Họ tên SV: Triệu Thị Bích Ngọc

Lớp: IB001

DỰ ÁN KINH DOANH QUỐC TẾ

Trình bày những thuận lợi và khó khăn của việc thực hiện từ kế hoạch dự án đến
lên kế hoạch các nguồn lực và chi phí

❖ Thuận lợi

- Có cái nhìn tổng thể về quy trình thực hiện của dự án: Kế hoạch dự án đã liệt kê
toàn bộ giai đoạn và các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án và mọi công việc liên
quan đến việc hoàn thành từng nhiệm vụ. Khi chuyển sang thực hiện kế hoạch nguồn
lực & chi phí sẽ được hình dung được nguồn lực nên phân bổ như thế nào cho toàn bộ
dự án.

- Ước tính khoảng thời gian và công sức cho từng nhiệm vụ của dự án: Sau khi
nhìn giai đoạn thực hiện trên kế hoạch dự án, nhà quản lý có thể ước tính được thời
gian để hoàn thành xong mỗi một nhiệm vụ là bao lâu. Điều này có thể bao gồm số
giờ, ngày hoặc tuần mà một nhiệm vụ sẽ thực hiện, lượng nguồn nguyên vật liệu cần
thiết cho mỗi nhiệm vụ hoặc nhân lực sử dụng cần thiết.

- Xác định rõ chi phí sẽ được sử dụng cho hoạt động nào của dự án: Kế hoạch dự
án được phát triển tốt cho phép quản lý chi phí dự án của mình hiệu quả hơn. Khi xây
dựng kế hoạch dự án, nhà quản trị có thể liệt kê mức đầu tư ước tính cần thiết để hoàn
thành từng bước sau đó tính tổng chi phí của dự án. Khi thực hiện chi tiết từng chi phí
trong kế hoạch nguồn lực & chi phí, nhà quản trị theo dõi mức độ bám sát của chi phí
thực tế với ước tính ban đầu của mình, thực hiện các điều chỉnh và tìm ra các tùy chọn
thay thế nếu họ thấy rằng hành động ban đầu không phù hợp với ngân sách của mình.

- Dự báo nguồn lực cần có để chuẩn bị trước, tìm kiếm nguồn lực phù hợp: Vì kế
hoạch dự án có cái nhìn tổng quát toàn bộ quy trình hoàn thiện dự án nên dựa nào đó
nhà quản trị có thể xác định được cần có những nguồn lực nào và cần có số lượng bao
nhiêu để có thể chuẩn bị khi tiến hành thực hiện dự án. Vì vậy nên khi hoạch định chi
tiết nguồn lực trong bản kế hoạch nguồn lực và chi phí dự án sẽ dễ dàng hơn.

- Nhận biết được nút thắt cổ chai (Bottleneck) trong quá trình thực hiện dự án để
đầu tư nguồn lực nhiều hơn: Lập kế hoạch giúp các nhà quản lý xác định công việc
nào đóng vai trò quan trọng hay nơi nào có giới hạn về khả năng thực hiện thì sẽ gia
tăng nguồn lực cần thiết nhất để được phân bổ vào công việc đó, điều này giúp mang
lại nhiều lợi ích nhất cho toàn bộ dự án.
- Khả năng phối hợp nhân lực với các nhiệm vụ: Nhà quản trị không chỉ kết hợp tài
nguyên với các nhiệm vụ dựa trên tính khả dụng mà còn cả khả năng. Xem xét các
nhiệm vụ cần thực hiện trong kế hoạch dự án sau đó xem xét tới điểm mạnh và điểm
yếu của người lao động để phân bổ tốt nhất trong kế hoạch nguồn lực & chi phí.
Trong khi một nhân viên có thể sẵn sàng cho một nhiệm vụ, một người khác có thể có
kỹ năng để thực hiện nhiệm vụ nhanh hơn, vì vậy nhà quản trị cần phải lên lịch nhiệm
vụ xung quanh khả năng sẵn sàng của anh ấy / cô ấy để đáp ứng yêu cầu dự án và yêu
cầu của chính nhân viên đó.
- Theo dõi chất lượng dự án và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực & chi phí:
Việc lập kế hoạch dự án đã cho nhà quản trị ước tính được ngân sách 1 cách tổng thể,
vì vậy mà sau khi thiết lập kế hoạch nguồn lực & chi phí, họ có thể so sánh với ngân
sách ban đầu để biết rằng liệu mình đã sử dụng chi phí phù hợp hay chưa, nếu cách
biệt quá lớn thì cần phải xem xét lại và điều chỉnh lại dự án.

- Thay đổi linh hoạt nhiệm vụ dự án trong phạm vi kiểm soát được: Khi các thay
đổi về nhiệm vụ trong quy trình xảy ra thì nó cũng không thể thay đổi quá nhiều so
với quy trình nhiệm vụ ban đầu, người quản lý có nhiều khả năng phát hiện ra chúng
và nắm bắt lại được tổng thể dự án thông qua kế hoạch dự án. Từ đó biết cách triển
khai các nguồn lực để ứng phó, giúp họ dự đoán trước và điều chỉnh trước thời hạn
thay vì vào phút cuối. Việc điều chỉnh phút cuối có thể khiến họ loay hoay trong việc
phân bổ lại nguồn lực và có thể gây ra sự chậm trễ thậm chí lâu hơn cho dự án.

❖ Khó khăn

- Kế hoạch dự án chưa đủ chi tiết: việc lên kế hoạch về 1 dự án chưa từng thực hiện
có thể gây ra những thiếu sót về nội dung công việc cần phải làm mà người lập không
để ý tới. Điều này có nghĩa là, tại một số thời điểm trong quá trình này, nhà quản trị sẽ
cần phải dừng dự án lại và thiết lập thêm hay sửa đổi công việc của dự án, với khả
năng là một phần lớn của dự án phải được làm lại sau khi thời hạn ban đầu được đáp
ứng.

- Sự không sẵn có của nguồn lực: Bởi mỗi dự án muốn có được thành quả cần phải có
nguồn lực đầu vào nhất định. Thực tế thì nguồn lực cung cấp cần phải có thời gian để
tìm kiếm hay chờ đợi nhà cung cấp sản xuất, tức sẽ có khả năng không đáp ứng đủ
hoặc đáp ứng chậm trễ hơn dự kiến trong kế hoạch dự án gây gián đoạn đầu vào,
không đáp ứng nhu cầu sản xuất (nguyên vật liệu, trang thiết bị, nhân lực,...) dẫn tới
công việc đó có khả năng không thực hiện được và phải chuyển sang phương án thay
thế khác.

- Sự thiếu sót về dự đoán chi phí → Chi phí thực tế tăng cao, vượt quá ngân sách
dự tính: như đề cập phía trên, kế hoạch dự án chưa đủ chi tiết cũng gây ra việc nhà
quản trị bỏ qua một số chi phí khi tiến hành thực, đồng thời bỏ qua yếu tố giá thực tế
sẽ phụ thuộc vào tình hình thị trường. Dẫn tới khi hoạch định chi phí trong kế hoạch
 nguồn lực và chi phí thì chi phí phát sinh thêm và bị vượt quá mức dự tính, khiến cho
lợi nhuận mà dự án mang lại không cao như ước tính ban đầu và dự án trở nên có hiệu
quả kinh doanh kém.

- Sự ước tính thời gian thực hiện còn kém: Những ước tính này sẽ được sử dụng để
lập lịch trình các nguồn lực và thiết lập thời hạn. Nếu ước tính không có cơ sở, hậu
quả làm chậm trễ dự án → thay đổi timeline của dự án, rủi ro lớn về thời gian hoàn
thành và chi phí vượt quá do phải duy trì dự án bị kéo dài tiến độ; khiến phải làm lại
kế hoạch dự án gây mất thời gian.

- Chưa chuẩn bị chiến lược quản lý rủi ro: Mọi dự án đều có một số loại rủi ro. Ví
dụ, có thể là không chắc chắn về sự sẵn có của một số nguồn lực nhất định. Việc quản
lý tài nguyên sẽ bị ảnh hưởng nếu nhà quản trị không có bất kỳ kế hoạch nào để quản
lý rủi ro đó. Các ước tính thời gian của dự án nên kết hợp các ước tính rủi ro này để
tránh các sai lầm như đã nêu ở trên.