EI éxito en las comunicaciones de un proyecto ‘Maria Fernanda Gualteros Guerrero, Universidad Nacional Abierta y a Distancia - Colombia RESUMEN La comunicacién es una herramienta fundamental para lograr alinear a todos los stakeholders con el logro de los objetivos, haciendo que estos procesos proporcionen un puente entre las personas y la informacién que son necesarios para que el proyecto tenga éxito, incluyendo procesos que garanticen que la generacién, recopilacién, distribucién, almacenamiento y disposicién final de la informacién sean proporcionados de manera adecuada, clara y oportuna, Los lideres de proyectos tienen la responsabilidad de planificar modelos de comunicacién que sirvan de instrumentos para tener informacion clara, concisa y oportuna para atender a las metas, expectativas, tareas y asesoramiento requerido durante todo el proyecto, Esasi que dentro de un proyecto podemos comunicarnos de diferentes maneras, pero es importante tener en cuenta que la forma en que nos comunicamos debe ser de manera que se pueda atender a distintos eriterios como la situacién, los canales, la persona a quien va dirigida y el motivo, Ademés, a veces nos centramos solo en aspectos verbales de la comunicacién y descuidamos el lenguaje no verbal, es decir, la postura corporal, los gestos, las ‘manos, la cara, la voz; los cuales, muchas veces, comunican mas que las palabras, teniendo en cuenta pues los diferentes mecanismos de comunicacién que llevan al éxito a los proyectos, Palabras Clave: Comunicacién, proyectos, lenguaje, involucrados, informacién. ABSTRACT Communication is a fundamental too! to align all stakeholders with the achievement of the objectives, making these processes provide a bridge between people and the information that are necessary for the project to succeed, including processes that ensure that the generation , collection, distribution, storage and final disposition of the information are provided in an adequate, clear and timely manner. Project leaders have the responsibility of planning communication models that serve as instruments to have clear, concise and timely information to meet the goals, expectations, tasks and advice required throughout the project. Thus, within a project we can communicate in different ways, but it is important to keep in mind that the way in which we communicate must be in a way that can meet different criteria such as the situation, the channels, the person to whom it is addressed and the reason. In addition, sometimes we focus only on verbal aspects of communication and neglect nonverbal language, that is, body posture, gestures, hands, face, voice, which, many times, communicate more than words, taking into account the different communication mechanisms that lead to the success of projects. Keywords: Communication, projects, language, involved, information. * Estudiante de Especializacién en Gestién de Proyectos - Periodo 21-11 2019 e-Mail: mafegualteres@ gmail.comINTRODUCCI Este articulo pretende mostrar la importaneia que tiene la comunicacién dentro del desarrollo y ejecucién de un proyecto, teniendo en cuenta las diferentes maneras de comunicarse clara y efectivamente con los involucrados de los proyectos, ‘mostrando la comunicacién como una herramienta de poder para garantizar el éxito de los proyectos, El éxito en las comunicaciones de un proyecto Teniendo en cuenta el PMBOK en su capitulo 10,en el que hace alusion a la Gestion de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar la adecuada y oportuna recopilacién, —distribucién, —_almacenamiento, recuperacién y disposicién final que debe tener un proyecto, esta informacion es vital para el desarrollo y ejecucion del este Dm V EI éxito en las comunicaciones de un proyecto es vital para el logro de los objetivos del mismo, ya que una comunicacién eficaz, crea un puente entre los, diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales_y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, asi como, las perspectivas e intereses diversos en la ejecucidn o resultado del proyecto. Es de gran relevaneia que en los proyecto a implementar, la comunicacién sea una herramienta planificada © identificada para cada involucrado, asegurando que obtenemos y suministramos la informacion requerida de la persona correcta, en el tiempo indicado, utilizando siempre, los medios y conceptos, modelos y técnicas de la teoria de la comunicacién a las necesidades especificas del proyecto, y exige también, la determinacién de las necesidades de informacién y comunicacién de los actores interesados stakeholders, Las comunicaciones en los proyectos requieren mucha dedicacién y habilidad tanto al director como. al equipo de del proyecto, quienes deben de ser conscientes de que las comunicaciones afectan crucial y globalmente al éxito del proyecto, en donde se debe dar respuesta a las preguntas que surgen como por ejemplo {Quién necesita informacién? {Qué informacion requiere? {Cuando la necesitara? {Como le sera presentada? La comunieacin debe _integrar todos los intercambios de informacion entre todos los stakeholders del proyecto. La persona responsable de elaborar la informacion y enviarla debe de realizarla con claridad, de manera completa. y sin ambiguedades. De forma, que el receptor la reciba y la entienda correctamente. Por lo tanto, su gestion incluye los procesos necesarios para asegurar la generacién, —_recoleccion, diseminacion, almacenamiento y disposicion ultima de la informacion del proyecto. Siempre en forma apropiada y en el momento oportuno. Una comunicacién exitosa y eficaz es la que crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto. De esta manera, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia y perspectivas e intereses diversos en el resultado del proyecto, Las actividades de comunicacién pueden presentar diversas extensiones que se pueden de tener en cuenta, entre las que encontramos las siguientes + Interna (dentro del Proyecto) : Externa (cliente, otros Proyectos) + Formal (informes, memorandos) + Informal (correos__electrénicos, conver nes ad hoc) + Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organizacion) + Horizontal (entre colegas) + Oficial (boletines, informe anual) + No oficial (Comunicaciones extraoficiales)+ Eserita y Oral + Verbal y No verbal (tono de voz, lenguaje corporal) La mayoria de las habilidades de comunicacién son comunes a la direccién general y a la direccion de proyectos entre estas habilidades, se encuentran + Escuchar de manera activa y eficaz + Preguntar y sondear ideas para una mejor comprensién + Eduear para aumentar el conocimiento del equipo + Investigar para confirmar la informacion + Identificar y gestionar expectativas + Persuadir para evar a cabo una aceién + Negociar a fin de lograr acuerdos entre partes + Resolver conflictos para _prevenir impactos negativos + Resumir, recapitular e identificar las proximas etapas Una comunicacién exitosa y eficaz es la que crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto. La PMBOK, identifica tres procesos para llevar a cabo la Gestion de las Comunicaciones del Proyecto de la mejor manera: 10.1. Planificar la Gestion de las Comunicaciones. Determina las necesidades de informacion de los interesadosy define como abordar las comunicaciones con ellos, 10.2. Gestionar las Comunicaciones. Consiste en la creacion, recopilacién, distribucién, almacenamiento, recuperacién y la disposicion final de la informacion del proyecto. Lo cual sera siempre de acuerdo con el Plan de Gestién de las Comunicaciones. La principal ventaja de este proceso es que permite un flujo de comunicacién eficiente y eficaz entre las partes interesadas del proyecto, 10.3. Controlar las Comunicaciones. Permite monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, de esta manera, segura que las necesidades de informacion de los interesados en el proyecto se estan cumpliendo. CONCLUSIONES En conelusién, podemos estar seguros en afirmar que la Comunicacién es una herramienta de poder y de ‘gran impacto para gestionar proyectos exitosos REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS PMBOK GUIDE SIXTH EDITION — Guia de los fundamentos para la direccién de proyectos. Ramirez, R. (2011). Gestion de las Comunicaciones del Proyecto segiin PMBOK y Lledo. Recuperado de https://randallramirezs.wordpress.com/2011/10/13 /gestion-del-recurso-humano-en-proyectos-segun- Rojas, E.N(2016, diciembre 19). Gestiin de las comunicaciones del proyecto. [Archivo de video] Recuperado de https://www. youtube.com/watch?v=jTgXSNFFAM &feature=youtu be