éEl Gerente del Proyecto debe ser un politico? AUTOR(A): José Esterkin TEMA: Gerencia de Proyectos PUBLICADO: 23/11/2004 htto://www.degerencia.com/articulos.php?artid=621 descargado el 05/03/2010 El gerente de proyecto tiene que dedicar 90% de su tiempo a comunicarse con todos los involucrados en el proyecto”. El gerente de proyecto no sélo tiene que tener habilidades técnicas, sino que también habilidades de comunicacion El gerente de proyecto debe administrar, controlar, pero por sobre todo comunicar y comunicarse’. Todas estas son frases que se leen y se escuchan en el ambito de proyectos Cuando las leemos pensamos: ‘Entonces el gerente de proyecto tiene que ser alguien simpatico, con carisma, con habilidades politicas?” Puede ser que tener alguna de estas tres cosas no le venga mal, pero cuando decimos que el gerente del proyecto debe tener habilidades de comunicacién, nos referimos a comunicacién en dos dimensiones: la primera comprende a la comunicacién formal e informal, la segunda comprende a la comunicacién oral y escrita, Estas cuatro combinaciones posibles nos definen aproximadamente qué tiene que hacer el gerente de proyecto en materia de comunicacion 1. Comunicacién formal-escrita: el gerente de proyecto debe ser capaz de redactar documentos en forma clara y comprensible. También debe revisar y elaborar los documentos elaborados por su equipo. Y cuando decimos "documentos", nos referimos a documentos electrénicos para entregar a patrocinadores, cliente o cualquier otro involucrado en el proyecto, nos referimos a presentaciones acerca de un tema del proyecto, memos, minutas de reuniones, etc. Y cuando decimos “saber redactar’ nos referimos a elaborar oraciones claras y concisas, no tener faltas de ortografia, utilizar correctamente las reglas de gramatica 2. Comunicacién formal-orat el gerente de proyecto debe tener la habilidad de presentar un tema oralmente ante una audiencia de involucrados en el proyecto — presentar el avance del proyecto a los patrocinadores, presentar issues, incidentes, problemas del proyecto, presentar temas especiales ante su equipo con la finalidad de involucrarlos y solucionar problemas. Dentro de la comunicaciénformal-oral también se encuentra la habilidad de coordinar reuniones efectivas 3. Comunicacién informat-escrita: el gerente de proyecto debe saber hacer buen uso de las ultimas tecnologias para la comunicacién escrita, sobre todo si el equipo del proyecto esta disperso en diferentes edificios, ciudades 0 paises. Mensajes de email, mensajeria instanténea y otros medios tecnolégicos: esta es la comunicacién informal-escrita en un proyecto. 4, Comunicacién informal-oral: charlar con su equipo en los pasillos més allé de dialogar en las reuniones formales, recopilar informacion caminando por la oficina, sostener reuniones informales, comidas, salidas con cualquier grupo e involucrados - todas estas son también formas de comunicacién, a veces las més efectivas. Estos contactos sirven para crear una atmésfera de trabajo cémoda y productiva, para construir equipos y sobre todo para obtener informacién, feedback u opiniones acerca del proyecto. En conclusién: es muy bueno si el gerente del proyecto es simpatico, tiene carisma, “es un politico’, pero el plano comunicativo en un proyecto requiere de estas cuatro combinaciones para que todo salga bien, para que la informacion fluya libremente hacia adentro y hacia afuera del proyecto. Si el gerente del proyecto conoce estos cuatro tipos de comunicacién y tiene habilidades para desarrollar_ cada uno de ellos, obtendré compromiso con el. proyecto, identificacién y participacién de todo el equipo, patrocinadores y accionistas en general. Esto sin duda contribuira al éxito del proyecto