Esei Pengurusan Majlis dan atur cara beserta contoh bagi elemen penting

protokol.

Menurut Kamus Pelajar Edisi Kedua pengurusan didefinisikan sebagai perbuatan

atau hal mengurus sesuatu seperti majlis syarikat dan lain-lain manakala majlis
merupakan perjumpaan (Kamus Dewan Edisi Ketiga) dengan maksud perihal
berkumpul atau berhimpun. Sehubungan itu, pengurusan majlis dapat dirumuskan
sebagai pengurusan yang amat penting dalam pelaksanaan sesuatu majlis. Melalui
pengurusan yang profesional dan sistematik, sesuatu majlis itu dapat dirancang dan
diuruskan dengan lancar dan sempurna. Sebaliknya, untuk mewujudkan majlis yang
harmoni dan bertatasusila, pihak pengurusan majlis mestilah mematuhi pantang
larang dan peraturan yang digelar sebagai protokol.

Protokol berasal dari bahasa Yunani yang mencantumkan dua kata dasar iaitu
“protos” yang bermaksud yang pertama dan “kolla” yang bermaksud pelekat. Ini
bermakna protokol membawa maksud pelekat yang pertama, iaitu tanda taraf atau
status. Protokol juga boleh ditakrifkan sebagai peraturan-peraturan dalam istiadat
rasmi dan merupakan satu set peraturan dan adat untuk mengawal kerasmian,
ketertiban, kesopanan, kehemahan dan keharmonian dalam melaksanakan
perkhidmatan dan hubungan luar atau pelaksanaan sesuatu majlis (Ramlan Abdul
Wahab, 2004). Sudah terang lagi bersuluh bahawa protokol amat penting dalam
sesuatu majlis kerana protokol masa kini dianggap sebagai peraturan-peraturan yang
telah diterima oleh semua pihak sama ada amalan hubungan antarabangsa,
hubungan harian dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat atau majlis rasmi
dan bukan rasmi yang berbentuk formal.

Aspek protokol dalam pengurusan pelbagai majlis rasmi atau formal akan
meliputi 16 elemen penting protokol. Antaranya ialah jawatankuasa, penting dalam
perlaksanaan sesuatu majlis dan merupakan satu jawatankuasa tetap dan bilangan
ahlinya adalah terhad serta telah diagihkan skop tugasan masing-masing. Contohnya,
Jawatan Majlis Rasmi atau Official Funvtions Committee, jawatan kuasa ini akan
menguruskan majlis-majlis rasmi. Organisasi yang berada di tingkat atas sekali ialah
pengerusi, dibantu oleh timbalan pengerusi, setiausaha dan ahli-ahli

Menyingkap elemen penting protokol yang seterusnya ialah tempat majlis.

Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat persiapan dengan lebih awal kerana
tempat majlis ada kaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan.
Contohnya, empat perkara penting yang mesti diambilkira adalah pertamanya
diketahui umum dan mudah dituju. Hal ini bermaksud tempat majlis mestilah di
kedudukan strategik dan bukannya di tempat tersorok. Kedua, mempunyai tempat
letak kenderaan yang mencukupi supaya senarai jemputan dapat pakir dengan
mudah dan pihak pengurusan majlis dapat jangka ketibaan senarai jemputan serta
majlis dapat berlangsung dengan tentatif yang telah dirancang. Ketiga, mempunyai
kemudahan asas yang mencukupi, pihak pengurusan majlis mestilah membuat
tinjauan terlebih dahulu bagi memastikan infrastruktur asas seperti tandas. Keempat,
tempat majlis mestilah sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan. Contohnya,
ada majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan di luar
dewan yang lebih terbuka.

Seterusnya, penyediaan senarai jemputan bagi setiap majlis hendaklah

disediakan. Contohnya, ringkasan senarai bagi menentukan kategori tetamu,
bilangannya, kombinasi dan peringkat umur. Selain itu, senarai jawapan kehadiran
dan senarai hadir bagi menganggarkan jumlah tetamu yang hadir kerana nombor
kerusi tetamu dianggarkan melalui proses ini.

Justeru, pemilihan menu perlulah bersesuaian. Menu biasa yang mengandungi

nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang
tempatan manakala menu barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar
negeri atau majlis tersebut khas diadakan untuk tetamu luar negeri.

Aturcara majlis merupakan urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga
akhir atau sinonim tentatif. Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah
malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan
selewat-lewatnya jam 11.30 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika
hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika
dimulakan pada sebelah petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45
petang. Cara membuat aturcara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu
acaranya mengikut urutannya. Kemudian letakkan masa akhir dan dari waktu akhir
membawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan jangka masa bagi
setiap acara.

Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertaluk kepada tahap atau taraf majlis
tersebut. Misalnya, majlis penuh istiadat seperti Majlis Bankuct Negara, perempuan
hendaklah berbaju kurung dan berselendang manakala lelaki hendak memakai tali
leher putih dan baju kebangsaan Rasmi dengan darjah kebesaran. Manakala majlis
separa formal seperti Majlis Tilawah Al-Quran, perempuan perlulah berpakaian baju
kurung labuh dan berselendang manakala lelaki memakai baju batik lengan panjang
atau lain-lain pakaian yang sesuai. Kesesuaian pakaian penting bagi sesuatu majlis
bagi tetamu berpakaian dengan penuh etika dan berkarisma.

Selain itu, dari segi protokol keutamaan yang perlu diikutdiikuti dalam majlis
rasmi dan formal ialah keutamaan yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan
Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah diluluskan dari semasa ke semasa.
Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi susunan keutamaan negeri yang
berkenaan. Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis formal seperti aturan
ketibaan dan balik, tempat duduk, teks ucapan dan lain-lain.

Justeru itu, panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu
kehormat dan para jemputan Panggilan ini juga hendaklah diamalkan dalam teks
juruacara dan perkara-perkara lainyang berkaitan. Panggilan Hormat yang menjadi
amalan sekarang contohnya jawatan Yang Di Pertuan Agung panggilan hormat
untuk penyadang ialah Seri Paduka Baginda. Contoh panggilan hormat untuk
penyandang Raja dan pasanganya islah Yang Mulia. Panggilan hormat ini adalah
tujuan bagi menghormati mereka.

Susunan tempat duduk majlis rasmi mestilah mematuhi susunan keutamaan

yang diwartakan. Selain itu, tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik
dan hendaklah terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang
ini.Juruacara berfungsi untuk memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku
mengikut urutan majis. Teks ucapan perlulah disediakan oleh pihak penganjur.
mestilah ditulis dalam saiz A3 dan satu muka surat terdiri hanya satu pengumuman
sahaja. Pengacara majlis mestilah mempunyai sekurang-kurangnya mempunyai
seorang sebagai simpanan.

Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara

terperinci dengan pelbagai tujuan, iaitu sebagai rekod, umtuk mengawal masa,
sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalian majlis tersebut dan untuk
dijadikan panduan masa akan datang. Selain daripada aturcara pentadbiran, ‘check
list’ hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkan pengendalian majlis
berkenaan.
 Orang yang bertanggungjawab menunggu, menyambut dan menjemput tetamu
yang hadir dan seterusnya mengiringi ke tempat duduk yang dikhaskan dengan
penuh sopan dan penuh hormat digelar penyambut tetamu. Contohnya penyambut
tetami di dalam majlis perlulah berkriteria berperawakan yang baik, tidak cacat dan
berwajah manis, berpakaian kemas dan bersih dan memgenali tetamu yang hadir.

Seterusnya raptai, Raptai sama seperti yang lain amatlah penting bagi sesuatu
majlis supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawab, untuk
menentukan urutan majlis atau menyelaras majlis dan memperbaiki kelemahan yang
adaserta untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat. Majlis
hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai dasar penerapan nilai-niai
islam sejajar dengan agama islam sebagai agama rasmi.

Penyediaan post- mortem dilakukan selepas selesai sesuatu majlis bagi

mengukur tahap kejayaan majlis. Post Mortem juga diadakan untuk mencari punca
kelemahan serta cara-cara untuk mengatasinya bagi majlis yang akan datang dan
secara tidak langsung menjadi manual panduanbagi majlis akan datang.

Konklusinya, dapat saya rumuskan bahawa protokol merupakan tatasusila sosial

dan tatacara bagi sesuatu majlis rasmi yang diwarisi sejak turu-temurun. Seluruh
ketertiban yang diranvang adalah bertujuan untuk kemuliaan majlis dan
kesempurnaan adat dan istidat serta budaya baik bangsa dan negara dipandang
tinggi oleh masyarakat dalam mahupun di luar negara.
Rujukan

Dewan Bahasa dan Pusaka , Definisi Protokol. Boleh didapati

http://prpm.dbp.gov.my/Cari1?keyword=protokol

Dewan Bahasa dan Pusaka , Definisi Pengurusan. Boleh didapati :

http://prpm.dbp.gov.my/Cari1?keyword=pengurusan

Kamus Dewan Edisi Empat. (2017). Kuala Lumpur:

Dewan Bahasa dan Pustaka Sdn Bhd.

Khairudin Muhammad, M. A. (2020). Bahasa Melayu Kontekstual. Kuala Lumpur:

Oxford Fajar Sdn Bhd.

Ramlan Abdul Wahab. (2004). Pengurusan Majlis dan Atur Cara: Elemen-elemen
Penting Protokol. Kuala Lumpur: Oxford Fajar Sdn Bhd.