Stock Transfer to Subsidiary Warehouse

SCM ERP EXDOC

Arcelik SC
DP Run
Subsidiary SC

Logistics
SNP produces the
STRs on required CIF STR Arcelik Warehouse
date

Per customer by subsidiary

Create RAM
STO Exdoc database
sales detail

Per container per storage location by Arcelik logistic

RAM logistic detail

Proforma Invoice Export Invoice and

Outbound
Shipment (Freight and related documents
Deliveries
Insurance)

Automatic inbound
goods issue
delivery

n:1

Cross comp.
İnvoice
(combine
deliveries) goods-receipt

invoice-receipt
1. Şirketler arası satış ve satın alma süreci satınalan şirketin deposuna sevkiyat
Bu bölüm Arçelik ile yurtdışı şirketimizin deposuna sevkiyatın nasıl olacağını
açıklamaktadır. Üstteki şekilde belge akışı anlatılmaktadır. Adımlar aşağıdaki gibi
olacaktır:
 SNP tarafından planlama sonucunda ÜDİden (satış yapan şirket) yurtdışı şirketine
(satınalan şirket) stok transfer adet ve tarihlerini içeren STR dediğimiz belge
oluşacaktır.
 Daha sonra satınalan şirket STRleri STO belgesine çevirerek sevkiyatı
onaylayacak ve tetikletecektir.
 Lojistik sevkiyat planlamasına başladığında STOlardan konteynır ve çıkış deposu
bazında teslimatlar yaratacaktır.
 Teslimatları bir nakliye belgesi altında toplayarak bir sevkiyatı (mevcut süreçteki
siparişi) oluşturacaktır.
 Lojistik RAM detayı yerine nakliye belgesi kullanacak ve bu belgedeki ilgili
alanlar doldurulacaktır.
 Navlun ve sigorta tutarları için bu teslimatlardan proforma fatura yaratılacaktır.
 Nakliye, STO ve proforma faturadaki ilgili bilgiler EXDOC sistemine ihracat
dokümanlarının yaratılması için gönderilecektir.
 Konteynırlar yüklendikçe ilgili teslimatların mal çıkışı yapılacaktır. Adet
düşümleri ve konteynır mikslerinin nasıl belirtileceği ve yönetileceği en çok
değişen noktalardan biridir.
 Mal çıkışının ardından satın alan şirkette alınan teslimat yaratılacaktır.
 Tüm mal çıkışları tamamlandıktan sonra satış yapan şirkette satış faturası
kesilecektir.
 Konteynırlar satın alan şirketin deposuna ulaştığında mal girişi yapılacaktır.
 Satın alan şirkette satıcı faturası girişi yapılacaktır.

Bu adımların detayları aşağıdaki başlıklarda anlatılacaktır.

 1.1. Şirketler arası STR/STO (Stock Transfer Requsition-Satın alma talebi / Stock
Transfer Order - satın alma siparişi (SAS)):

SNP’nin planlaması sonucunda oluşan ihtiyaçlar STR (Satın Alma Talebi)olarak ECC
sistemine aktarılacaktır. Bu belgelere referansla yaratılacak olan satın alma siparişleriyle satış
şirketinde de operasyonel süreçler başlayacaktır. Satın alma siparişleri SNP tarafından
yaratılan satınalma taleplerinden referans ile teslim tarihinden yaklaşık bir ay önce
yaratılacaktır.

Buradaki satın alma siparişi, şirketler arası satış sürecini tetikleyeceği için normal satın alma
siparişinden farklı olacaktır. Satın alan şirket ve satış yapan şirkette aynı doküman
kullanılacak/işlenecektir ancak belge satın alan şirket için normal satın alma belgesi olarak
davranırken satış şirketi için ihtiyaç oluşturacak. Satış şirketinin yaratacağı çıkış teslimatı ve
satın alan şirketteki alınan teslimat aynı satın alma siparişine istinaden yaratılacaktır. Her iki
şirket de aynı belgeyi işleyeceği için iki şirketteki ilgili kişilerin aynı dokümanı değiştirme
yetkisi olacaktır. İş kuralları ile kimlerin hangi alanları değiştirebileceği belirlenmelidir. Alan
bazında sistemsel bir yetki kısıtlaması yapılamamaktadır.

Mevcut durumda ön siparişte yapılan fiyatlandırma, termin tarihi belirlenmesi ve

kullanılabilirlik kontrolü satın alma siparişinin içinde yapılacaktır. Yeniden terminleme
programı şirketler arası satın alma siparişlerini de içerecek şekilde çalışacaktır.

Ayrıca RAM satış bilgileri (risk bilgileri) gerekli olduğu durumlarda, SAS oluşturulduktan
sonra bu belgenin içindeki bilgilere göre mevcut durumda kullanılan ekrana girilecektir.

Satınalma siparişinde şuanda önsipariş ya da sipariş belgesinde olduğu gibi malzemenin ana
verisinden belirlenen sevkiyat noktası varsayılan değer olarak kopyalanacaktır. Farklı bir
depodan sevkiyat yapmak için daha önceden satış siparişlerinde de yapıldığı gibi, SAS
belgesindeki sevkiyat noktaları değiştirilmelidir.

SAS belgesi satınalan şirketin isteğini belirtecektir ve birden fazla gemi seferi ile sevk
edilebileceği için navlun ya da sigorta tutarlarının bu belge içine girilmesi uygun
olmayacaktır.
Bir kısmı sevkedilmiş ya da hiç sevkedilmemiş kalemlerden sevkedilmesi tamamen iptal
edilen ve hiç planlanmayacaklar için son teslimat işareti konularak iptal yapılabilir.

Şirketler arası satın alma siparişi belgesinin eksiklikleri aşağıdaki gibidir:

a) SAS üzerinde teyit edilen miktar değişikliği değişiklik belgelerinden
görüntülenemeyecektir. Mevcut süreçte satış siparişi ya da önsiparişteki konfirmasyon
adedi ya da tarihi değişiklikleri sorgulanabilmektedir.
b) SAS’ta ileriye doğru terminleme (forward scheduling) mevcut değil. Konfirmasyon
tarihi geçmişte olan SASlar otomatik olarak bugüne konfirme edilemeyecektir.
Mevcut süreçte satış siparişi ya da önsiparişteki konfirmasyon tarihleri otomatik olarak
ileri tarihe terminlenebilmektedir. Örnek olarak 01.06.2011de istenilen teslimat tarihi
30.06.2011 olarak açılan bir SAS 10 günlük bir nakliye süresi olduğunda kullanılabilir
stok da olduğunu varsayarsak 20.06.2011'e teyitlenecektir. Ancak bir şekilde
20.06.2011'de ya da öncesinde teslimata dönmezse, mesela 23.06.2011 tarihine
geldiğimizde, teyit tarihi hala 20.06.2011 gözükecektir. Yeniden terminleme çalışsa da
20.06.2011 konfirmasyon tarihini günün tarihi olan 23.06.2011'e çekmeyecektir.
Benzer olarak 20.06.2011 tarihinde istenilen teslimat tarihi olarak 20.06.2011 açılan
bir satınalma siparişi 10 günlük nakliye süresi düşüldüğünde 10.06.2011'e
teyitlenmektedir. Bu SAS açılırken kullanıcıya bir uyarı mesajı verilmektedir.
c) Satın alan şirkete ait ihtiyaç listesinde, SAS’lar sadece istenen teslim tarihinde
istenilen adet kadar giriş olarak görüntülenecektir. Satış yapan şirketin teyit ettiği adet
ve tarihler satın alan şirkete yansımamaktadır. Doğru bilgi yansıtılamadığından satış
siparişlerine yanlış konfirmasyon vermemek için SAPnin önerisi SASları satınalan
şirkette kullanılabilir stok kuralından çıkarmaktır. Bu durumda satınalan şirket ancak
mallar yola çıktığında kullanılabilir stoğunda görebilir ve ancak yoldaki stoklar
üzerinden kendi satış siparişlerine konfirmasyon verebilir. Planlanan stok transferlerini
satış siparişi konfirmasyonlarında kullanamaz. Alternatif olarak, SASların içine satış
yapan şirketin konfirmasyonları elle satıcı konfirmasyonu (AB teyit anahtarı) olarak
girilebilir ve kullanılabilir stoğun hesaplanmasına katılabilir. Böylece doğru tarihler
üzerinden konfirmasyon verilebilir satış siparişlerine. Mevcut sürecimizde bazı
yurtdışı şirketlerimiz AB teyit anahtarını benzer şekilde elle beslemektedir, bazıları ise
iş yükü getirdiği için beslememeyi tercih etmektedir.
 1.2. Teslimat, Nakliye ve Proforma Fatura / EXDOC sisteminden belgelerin
yazdırılması

Şirketler arası satın alma siparişleri için gerekli işlemler yapıldıktan sonra lojistik sevkiyat
planlamasına başladığı anda (yaklaşık olarak gemi hareketinden bir hafta öncesinde) teslimat,
nakliye ve proforma fatura oluşturulacaktır.

Teslimat belgeleri, SAP’nin standart teslimat iş listesi kullanılarak çıkış yapılacak depo yeri
ve konteynır bazında lojistik bölümü tarafından yaratılacaktır. Mevcutta sevkiyat bazında
lojistik departmanı satış siparişi yaratırken yeni süreçte kontenır/çıkış deposu bazında teslimat
yaratmalıdır. Eski sistemdeki ambalajlama fonksiyonunun yerine teslimat belgesi
kullanılacaktır. Teslimat iş listesi ekranında hacim, ağırlık gibi ambalajlama için gerekli
bilgiler bulunacak ve bunlara göre teslimatlar yaratılacaktır. Teslimat üzerine konteynır tipi
gibi ambalajlamayı içeren bilgiler de girilebilecektir.

Teslimat belgesinde parçalı mal çıkışı fonksiyonu olmadığı için teslimatlar şuanda olduğu gibi
konteynır bazında yaratılmalıdır. Böylece konteynır yüklendiğinde teslimatın tüm adetine mal
çıkışı yapılabilecektir. Teslimat belgesinin yaratılma kuralları aşağıdaki gibidir:
 Satın alma siparişinin bir kaleminin birden fazla konteynıra karşılık gelmesi
durumunda, ilgili kalemden konteynır sayısı kadar teslimat yaratılmalıdır. Her bir
konteynır bir teslimata denk gelmelidir.
 SASın aynı kalemine denk gelen tekbir konteynır farklı depolardan yüklenecek ise ilk
depo için teslimat yaratıldıktan sonra SASta sevk noktası değişikliği yapıldıktan sonra
diğer depo için ayrı bir teslimat belgesi yaratılmalıdır.

Teslimat belgesi yaratılması aşamasında yine ATP temelinde kullanılabilirlik kontrolü

yapılacaktır. Lojistik STOlar için konteynır planlamasına başladığı anda teslimatları
yaratacağı ve buanda depoda stok olmadığı için mevcut durumdan farklı olarak yeni süreçte
teslimattaki kullanılabilirlik kontrolünde stoğun yanısıra planlı üretim siparişleri de dikkate
alınacaktır. Böylece depoda olmayan ama depoda olması planlanan ürünlere (konfirmasyon
alabilen ürünlere) teslimat yaratılabilecektir. Ancak herhangi bir planlı giriş olmadığı
durumda teslimat yaratılamayacaktır. Konfirmasyon adedi kadar teslimat yaratılabilecektir.
Şuanda önsiparişten siparişe çevrim yapılırken önsiparişin konfirmasyon alıp almadığı sipariş
belgesinin yaratılmasına engel değildir. Sistem üzerinde planlı bir giriş olmasada lojistik
sipariş yaratabilmektedir ama önerilen süreçte teslimat yaratamayacaktır. Teslimat belgesinin
kullanılabilir stok kuralı değişikliği stok kodu üretim yeri bazında olduğu için ihracat ürünleri
ile ilgili ÜDİdeki tüm teslimat belgelerini etkileyecektir. Mesela yurtiçi ve ihracatın ortak
kullandığı ürünlerin yurtiçi satış ya da perakende satıştaki teslimat belgeleri etkilenecektir ve
depoda fiziksel stok olmadan yaratılabilecektir. Ortak olan ürünler bu şekilde etkilense de
ortak olmayan sadece yurtiçine satılan ürünlerin kullanılabilirlik kontrol kuralı
değiştirilmeden devam edilebilir. Alternatif olarak bu karışıklığı önlemek için ÜDİdeki tüm
ürünlerin (yurtiçi, yurdışı) teslimat kullanılabilirlik kontrolü değiştirilebilir.

Yurt içi ürün satışı, yurtdışı şirketlerinin müşterilerine direk sevkiyatlar, perakende satışlar da
bu değişiklikten etkilenecektir.

Teslimat belgeleri, müşteri ve çıkış gümrüğü bazında gruplanarak nakliye belgesinin içine
konulacaktır. Nakliye belgesi, mevcut süreçteki sipariş belgesi ile benzerlik göstermektedir.

Nakliye belgesinin içerisine RAM Lojistik bilgileri girilecek ve bunlar EXDOC sistemine
aktarılacaktır. EXDOC sistemine nakliye belgesindeki RAM lojistik bilgilerinin yanısıra STO
ve teslimatlardan da bilgi gönderilecektir. Bu nedenle EXDOC sisteminde ve entegrasyonda
değişiklikler gerekecektir.

Navlun tutarlarının ve sigorta yüzdesinin girilebilmesi için nakliyenin içerisindeki teslimatlara

referansla proforma fatura yaratılacaktır. Her bir nakliye için tek bir proforma fatura olacaktır.
Bu faturaya fiyatlar SAS belgesinden kopyalanacak ve ek olarak navlun tutarı ve sigorta
yüzdesi başlık veya kalem bazında girilebilecektir. Bu değerler sonradan yaratılacak olan
faturaya da kopyalanacaktır. EXDOC sistemine de proforma faturadaki değerler
gönderilecektir.

EXDOCun SAP ile entegrasyonu revize edilerek değişik kaynaklardan da olsa aynı bilgiler
transfer edileceği için, bu sistemde yapılacak işlemlerde farklılık olmayacaktır. İhracat
işlemleri için gerekli çıktılar yine bu sistemlerden alınabilecektir.
 1.3. Mal Çıkışı / Alınan Teslimat yaratılması

Nakliyecilerden istenen araçlar gelmeden önceki günün akşamında ya da o günün sabahında

(mevcut durumda deponun siparişi teslimata çevirdiği anda), teslimat belgesinde
kullanılabilirlik kontrolü tekrar yürütülemediğinden yeni geliştirilecek bir rapor ile teslimat
belgelerindeki ihtiyaçlar için stok kontrolü yapılacaktır. Eğer teslimat yapılacak gün için
yeterince stok yoksa ve beklenen bir üretim de yoksa teslimatların ertelenmesine ya da iptal
edilmesine karar verilecektir. Ertelenme ya da iptal edilme durumlarında teslimatlarda ilgili
değişiklikler kullanıcılar tarafından yapılmalıdır. Bu değişiklikler teslimatın tarihinin
değiştirilmesi, adetinin değiştirilmesi, kalemin silinerek yeni bir teslimat yaratılması olabilir.
Bu işlemlerden sonra nakliye belgesi gibi ilgili belgelerde de revizyon yapılmalıdır.

Yükleme anında bazı ürünlerin eksik olmasından dolayı konteynır miksinin değiştirilmesi söz
konusu olduğunda depocu ilgili kalemleri teslimattan çıkararak ya da kalemin adedini
yüklenebilecek adede düşürerek yüklenemeyecek durumdakiler için yeni teslimat
yaratmalıdır. Böylece teslimatı mal çıkışı yapılabilir duruma getirecektir ve yükleme sonrası
mal çıkışını yapacaktır. Eğer farklı teslimatlardan kalan kalemler, tek bir konteynıra
yüklenecekse ya bu teslimatların aynı konteynıra yükleneceğine dair teslimatların içine bilgi
girilmelidir ya da ilgili kişi/ler bu teslimatları silerek tek bir konteynır olarak yeni bir teslimat
yaratmalıdır. Lojistiğin çalışma saatleri ve deponun sorumlulukları düşünülerek planlamadan
sonra yükleme anındaki bu revizyonların kimler tarafından nasıl yönetileceği
kararlaştırılmalıdır. Teslimat silip yeni teslimat yaratma işlemlerinden sonra teslimatların
ilgili nakliye belgelerine bağlanması ve gerekli diğer dokümanların revizyon edilmesi
gerekmektedir. Mesela proforma fatura kesildi ise iptal edilerek yeni duruma göre tekrar
yaratılmalıdır. Yükleme anındaki adet düşümleri ve konteynır mikslerinin tekrar ayarlanması
mevcut süreçten farklı olarak teslimat ve nakliye belgelerinin revizyonunu içermektedir.
Mevcut süreçte depo siparişten stoğu olan kalemleri teslimata çevirerek devam etmektedir.

Stok problemi yaşamayan teslimatlar içinse kamyon ya da konteynır geldiğinde normal depo
işlemleri yapılacak ve mevcut süreçte kullanılan ekranlardan mal çıkış işlemi yapılacaktır.

Teslimat üzerinden mal çıkış işlemi tamamlandıktan sonra otomatik olarak satın alan grup
şirketinde alınan teslimat belgesi yaratılacaktır. Bu belge ile satın alan şirketteki ihtiyaç
ekranlarında termin takibi yapılabilecektir. Otomatik olarak belge yaratıldığında gemi varış
tarihi çıkış teslimatında değil nakliye belgesinde olduğu için alınan teslimatın içine otomatik
olarak yansıtılamamaktadır. Mal çıkışından sonra stok şirketler arası nakil statüsünde takip
edilelecektir.

1.4. Mal Girişi

Mal giriş işlemi, alınan teslimatlara referansla ve fiziki olarak ürünler geldiğinde yapılacaktır.
MAl girşi yapıldığında şirketler arası nakil stoğu azalarak depo stoğu artacaktır. Burada temel
bir değişiklik öngörülmemektedir.

1.5. Satış Yapan Şirketin Satış Faturası / Satın Alan Şirketin Satıcı Faturası Girişi

Mevcut fatura yaratma programı yine kullanılacaktır. Referans belge türlerinin farklılığından
ve süreçteki değişikliklerden dolayı programın revize edilmesi gerekmektedir.

Satın alan şirkette de fatura girişi sürecinde bir değişiklik olmayacaktır.

2. Şirketler arası satış ve satın alma süreci satınalan şirketin müşterisine sevkiyat
(Direk sevkiyat)

Bu süreç için SAP intercompany sürecini önermektedir. Bu süreçte satınalan şirket kendisi
satış organizasyonunda müşterisi için satış siparişi açtığında teslimat yapan üretim yeri olarak
kendi üretim yerini değil Arçelik üretim yerini seçmelidir. Arçelik üretim yeri girilen
siparişler artık Arçelik üretim yerinin ihtiyaç listelerinde görülmeye başlanır. Teslimat işlemi
Arçelik organizasyonundan gerçekleştirilerek mal çıkış işlemi yapılır. Ardından bu teslimatı
Arçelik faturaladığında, satınalan üretim yerine (mesela Beka Fransa'ya) fatura kesmiş olur.
Aynı teslimatı satınalan şirket faturaladığında kendi müşterisini faturalandırmış olur. Son
adım olarak Arçelik'in kestiği faturayı satınalan şirket kendi sistemine girerek işlemi
tamamlayabilir.

Bu akışta Arçelik'te sipariş teslimata dünüştürüldükten ya da mal çıkışı yapıldıktan sonra malı
teslim alan müşterinin değiştirilmesi için adımların iptal edilerek doğru müşteri için tekrar
yapılması gerekmektedir.
İlk bölümde anlatılan şirketler arası STO belgesi ile sevkiyat süreci yurtdışı şirketin
müşterisine sevkiyat için tasarlanmış bir belge değildir. Bu nedenle bu belge üzerinde son
müşteri ile ilgili bilginin tutulacağı alanlar mevcut değildir fakat son müşteri bilgi amaçlı
olarak kullanıcı tarafından bir alana bu beslenebilir. Ancak bu bilginin fonksiyonel olarak
diğer belgelerde kullanılması zor olacaktır. Ek olarak STO belgesi satın alan şirketteki satış
siparişinden kopuk olacağı için yurtdışı şirketindeki satış siparişi ile STOnun yine kullanıcı
tarafından eşlenmesi gerekecektir.

3. Grup Dışı Müşterilere Satış Süreci

Teslimat belgesindeki kullanılabilir stok kuralı değişikliğinden dolayı STO sürecine benzer
şekilde teslimatlar yaratılacaktır. Lojistik planlamaya başlarken ilk adımdaki süreçte olduğu
gibi teslimatları yaratmaya başlayacak ve bunları nakliye belgesinde bağlayacaktır. Lojistiğin
artık sipariş yaratmasına gerek kalmayacağından yeni süreçte kullanılacak olan müşteri
siparişi, mevcut durumdaki ön sipariş ile benzerlik gösterecektir. Yeni durumdaki sipariş
mevcuttaki önsipariş belgesi yerine kullanılabilir. İlk adımda anlatılan süreçteki SAT yerine
önsipariş, SAS yerine de müşteri siparişi kullanılacaktır. Burada da nakliye belgesi
kullanılacak ve mevcut süreçteki sipariş ile benzerlik gösterecektir. Nakliye belgesi
yaratıldığında lojistik tarafından siparişten teslimatlar yaratılarak nakliye belgesine
bağlanacaktır ve proforma fatura yaratılarak sigorta-navlun tutarları girilecektir.