NO SE DEBE ARCHIVAR Copias o fotocopias de normas externas a fa Gobernacion de Boyaca (Leyes, Decretos Nacionales, Circulares, Resoluciones, acuerdos, entre otras). Estudios de documentos técnicos que sirven como informacion esporadica para cada una de las dependencias de la Gobernaci de la administracién central. n de Boyaca, pero que son responsabilidad Copias 0 fotocopias de documentos que son generados por la Gobernaci6n, pero que por funcién deben ser conservados en una dependencia. Articulos de prensa, publicaciones u otra clase de documentos 0 impresos que no constituyen documento de archivo, cuyo destino es una Biblioteca 0 Centro de Documentaci6n. Invitaciones, Tarjetas, plegables de programas, propaganda sobre productos comerciales, de posible interés para la administracion. DEBE EVITARSE Subrayar Aplicar resaltador o cualquier otro tipo de marca. Perforar, grapar y anillar los documentos en caso de ser necesario reunir dos o mas folios grapandolos, debe colocarse una proteccién de papel bond blanco que aisle ef gancho metialico y evite su oxidacion.GOBERNACION DE BOYACA TALLER DIRIGIDO A SECRETARIAS Y RESPONSABLES DE ARCHIVO SOBRE APLICACION DE LAS ‘TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD. TUNJA ARCHIVO CENTRALTales ciigido a Secrelarios y Responsobles de Archivo Solve Apficacién de las TRO. | 2007 e TABLA DE CONTENIDO Pag. 1. Definicién de Tabias de Retencién Documental e Importancia. 3 2. Marco Conceptual y Jutidico 4 3. Politicas para la organizacién de los Archivos de Gestion 6 | 4, Pasos para la apertura de ias series documentales 7 5. Concepto de Foliacién y procedimienio ° 6. Sistemas de Ordenacién 13 7, Inventario Documental y su finalided: 14 e 8. Ciilerios para la realizacién de Transferencias Documentcles 18 —————— Gobemacion de Eoyact Pagina 2: Toller diigioo © Secretarios y Responsobles de Archivo Sobea Aplicacién de las 1RD. | 2007 TALLER SOBRE APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Definicién de Tablas de Retencién Documental e Importancia. 1.1. Definicién “Ustado de series y sus correspondientes tipos documentales producidos 0 recibidos por una Unidad Adminisiotiva, en cumplimiento de sus funciones, o las cuoles se les asigna el tiempo de permanencio en cada etapa del ciclo vital de los documentos" 1.2. importancia Facilitar el manejo de la informacién. Coniribuir a Ia racionalizacién de la preduccién documental Permitir ¢ ta adminisiracion proporcienar un servicio eficaz y eliciente Facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retencién estipulados. * Regular las transferencias de los documentos en ios diterentes fases de archivo. + Garantizar la seleccion y conservacién de los documentos que tienen coracter permanente, + Permitic el manejo integral de los documentos. + _Normalizar Ia organizacién de los documentos a poriir_ del sistema de Archivo Total. Controlar la produccién y tramite documental. Identificar y reflejar las funciones inslilucionales. Delimitar los documentos de apoyo a la gestion edminisirativa y que por su cardacter deben eliminarse en el archivo de gestion 1.3. Seguimiento y actualizacin de las TRD El unidad de archivo de la gobernacién, deberd establecer un cronograma de seguimiento para la verificacién de la aplicacién de la Tabla de Retencién Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los Pracedimientos, reformas arganizacionales y funciones. Las modificaciones o actualizaciones de las. Tablas de Retencién documenta! que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, ‘deberdn ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad, aprobadas por el Comité de Archivo de la misma y ratificadas por acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad. ‘Gobemacion de oyace — —ewao agro), Pogine 3Toller diigloo a Secretatios y Responsables de Archivo Sobre Apicacién de tos TRO | 2007 2. Marco Conceptual y Juridico 2.1, Marco Conceptual Documento de apoyo: Es de carécler general (leyes, decretos. resoluciones, manvales, instructivos, ete.) que por a informacién que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especificas de Ia gestién administrativa Pueden ser generados en la misma institucién 0 proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas, Expediente: Conjunto de decumentos ‘elativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivistica. Unidad documentol formada por un conjunto de documentos generados, orgénica y funcionaimente por una oficing productora en ia resolucién de un mismo asunto Serie Documenial: Conjunto de unidades documentoles de estructura y contenido homagéneos, emanados de un mismo érgano o sujeto productor come consecuencia del ejercicio de sus funciones espectticas. Subserie Documental: Conjunto de unidades documentotes que forman parle de una serie y se jerorquiza e identifican en forma sepcrada del Conjunto de la serie por los fipos documentales que varia n de acuerdo con eltramite de cada asunto. Documento Esencia: Fs aquel necesorio para el funcionamienfo de un corganismo y que por su contenido informative y testimonial garantiza ef conocimiento de las funciones y actividades del mismo adn después de su desaparicién, “per lo tonto, posibilta la reconsiruccion de la historia institucional. Disposiciin Final de Documentos: hace referencio a Io tercera etapa de! Ciclo vitol, resultado “de Ia voloracién con miras a su conservacién permanente, g su eliminacién, seleccién por muestreo y/o microfilmacién. Documento Facilitativo: Es aquel de cordcter administrative comun a ‘cualquier institucién y que cumple funciones de apoyo Biminacion de documentos: Es Io desiruccién de los documentos que han Perdido su valor administrative, jutidico, legal, fiscal o contable y que no contienen voior histérico 0 que carecen de relevancia para la ciencia y I tecnoiogia. Seleccién Documental: Proceso medionte el cucl se determina conservacién parcial de la documentacién, por medio de muestreo. Tipo Documental: Unidad documenta! simple Unidad Administrativa; Unidad técnico-operativa de una insfituci6n Unidad Archivistica: Conjunto de piezas o lipos documentales Unidad de Conservacién: Cuerpe que contiene en forma adecuada una unidad documental, Gob: ——— yemacion ge Boyact PaginasB Toller dtigido 0 Secretatias y Responsales de Archivo Sobe Aplicacion de las RD | 2007 Unidad Documental: Unidad de anélisis en los procesos de identificacion y coracterizacién documental, Lo unidad documental puede ser simple cuando esta constiuide por un solo documento 9 compleja cuando 10 constituyen varios, formando un expediente. Valor primario: Es aque! que tienen ios documentos mientras sirven a la institucién productora y al iniciador. destinatario o beneficiario. Es deci, a los involucrados en el asunto. Volor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de informacion retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediaio © primario. Los documentos que tiene este valor se conservan permanentemente.! 2.2. Marco Juridico: + LEY 4 DE 1913. Sobre régimen politico y municipal. ARTCULO 289. Los jefes Ge a3 oficinas vigilordn que los secretorios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenienternente el que corresponda al fiempo que funcionen. Al efecto impondrén multos sucesivas a los secretorios que han funcionado 0 funcionen, pera que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionaies. + Constitucion Politica Art. 8 15, 20, 23. 72. 74, 95, Proteccion Patrimonio Cultural, Derecho a la intimidad Personal y Fomiliar, Derecho a recibir y entregar informacién veraz Ejército imparcial, Derecho a presentar peticiones respetuosas por motives de interés general 0 parlicular, Derecho o acceder a documentos publicos, salvo los que establezca la ley. » Ley 80 de 1989, Crea el Archivo General de la Nacién como ente rector de la politica archivislica a nivel nacional; Formula, orienta, coordina y control la Politica de Archivos y promueve ia organizacién de los archivos en el orden Nacional, Departomental, Municipal y Distrital: Apoya los archivos privados. * Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglomento General de Archivos". Ariiculo 23, “Valoracién documental” que orcena a las entidades oficioles elaborar ta tabla de retencién documenta! a partir de su valorecién, + Decteto 1382 de_1995. Obligatoriedad de Ia presentacién de las T.R.D + LEY 594 DE 2000, Ley General de Archivos: Arlicylo 35, Prevencién y sancién. El Gobiemo Nacional, o través del Archivo General de Io Nacién, y las entidades teritoriaies, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendran a prevencién facullades diigidas a prevenir y 1 Conceptos del tin ttanual de Tablas de Retenelin Documenial~ Archivo General de la Nadi. ‘Gobemmacién de Boyace Pégha 5Toller drigido a Secietaios y Responsables de Archive Sobve Azsicacién de los RD | 2007 soncioner ef incumplimiento de lo sefalacio en Ia presente ley y sus normas regiameniarias, asi ¥ 95 faltas contra e! patrimonio documental serén tenidas como foltas gravisimas cuando fueren realizadas por servidores publicos, de conformidad con el orticulo 25 de la Ley 200 de 1995. ¥ Sila falta constituye hecho punible porla destruccién o dofo del Patrimonio documental o por su explotacién ilegal, de conformiciad con lo establecido en los arficuios 218 a 226, 349, 370, 371, y 372 del Cédigo Penal, es obligacién insiaurarla respectiva denuneia y, si hubiere flograncia, poner inmediatamente el retenido a érdenes de la autoridad de policia més cercana, sin prejuicio de las sanciones patrimoniaies previsias. 3. Politicas para la organizacién de los Archives de Gestion Cada dependencia reine la documentacién en trémite o sometida o continua uiilizacién y consulta administrativa, este proceso da lugar a la identificacion carrecta de las series y subseries documentales, funcidn bésica de la gestién documental, Esta actividad se Consolida en Ia primera fase conocida come Archive de Gestion. El Acuerdo AGN No. 042 de 2002, “Por el cuol se establecen los criteries para la organizacién de los archivos de gestién en las entidedes pubdicas y las privadas que ‘cumpien funciones piblicas”, formula en su Arliculo 4: “Organizacién de archivos de gestién. 1} La organizacién de los archivos de gestion debe basarse en la Tabla de Retencién Documental debidamente cprobada 2) La aperturc e identificacién de las cometas debe reflejor las series y subseries correspondientes ¢ cada unidad administrativa, 3} La ubicacién fisica de los documentos responderd a Io conformocién de los expedientes, los tipos documeniaies se ordenardn de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramifes. El documento con la fecha mas antigua de produccién, sera el primer documento que se encontrard al abrir la carpeta y la fecha mas reciente se encontraré al final de la misma. 4) Los tipos docymentales que integran las unidades decumentales de las series y subseries, estaran debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacién, consulta y control. $} Las carpetas y demés unidades de conservacién se deben ideniificar, marcar y rotulor de tal forma que permita su ubicacién y recuperacién, dicha informacién generat ser: fondo, seccién, subseccién, serie, sudserie. numero de expediente, nomero de folios y fechas extremas, nimero de carpeta y némero de coja si fuere ei caso. es ‘Gobernocion de Boyacd Paging é gq.Tolle dingo a Secretctios y Responsables do Archivo Sobre Aplicacién de las TRO | 2007 4) Las transferencias prinfaries deberén efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Reiencién Documental, para ello se elaboraré un plan de tronsferencias y se seguiré la metodologia y recomendaciones que sobre el particular hago el jefe del archivo central, diigenciando el formato Unico de inventario, requlado por el Archivo General de Ia Nacién. 7} Las cajas que se utlicen pora la transferencia se identificardn asi: cédigo de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, seccién, legajos identificados con su numero respectivo, libros cuando sea dei caso, identificados con el nUmero que fe corespenda, ntmero consecutive de caja, némero de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos. PARAGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retencion Documental de las depenciencias y por lo tanto pueden ser eliminades cuando pierdan Su utiidad © vigencia, dejande constancic en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia' Es conveniente para efectos de organizacién de los Archivos de Gestién que se abran competas para cada serie y subserie con el fin de reservar el espacio, proyectando el crecimiento de cada una de ellas y evitando que al agregerse ios correspondientes fipos documentales se disminuyan ta faciidad de consulia por causa de la reduccién de espacio. Para evitar deteriora fisico de fa documentacién, en cada expediente se debe conservar un maximo de 200 folios, sin embargo esto dependeré del gramaje del papel y del tipo de carpeta. 4. Pasos para la apertura de seties documentales ~ Se tomaran las TRD de la respectiva dependencia e identificardn los series y subseries documentales que le han correspondido. - Se preparardn los separadores 0 guias de acuerdo con el tamafio recomendado, escribiendo en imprenta, maytsculas sostenidas, el cédigo y el nombre de la respectiva serie {en el borde superior - centrado). - Se marcaré ef cédigo y nombre de Ia respective subserie {lo primera tetra con maylscula). ~ Se colocaran las guias que identifican tanto jas series coma las subseries al inicio de los expedientes conespondientes. 4.1. Organizacién archivo de gestién - Se estimaré la cantidad de expedientes que deban abrise para cada serie y subserie dejando el espacio suficiente, proyeciando el crecimiento de cada uno de elles basado en el volumen de crecimiento del afio inmediatamente anterior, asi se rrr es Gobemocién Ge 8oyace Pagina 71 Toller crigido © Secielotios y Responscbies de Archivo Sobre Apiicacién de los 3RO | 2007 evitoré que ol agregarse los corespondientes tipos documentales se disminuya la facilidad de consulta por efecto de reduccién de espacio. - A continyacién de la guia de serie o subserie, se colocarén iantas carpetas colgantes como expedientes sea necesaric abrir y dentro de cada carpeta colgante se colocord una carpeto celuguic, en la cual se ubicaran ios fipos documentoles que conforman el expediente. Ejemplo: ~ Se reaizard lo distibucién secuencial de las gavetas de! archivador bondejas de estonteria, enumerando de uno (7) hasta {n} de artiva hacie ebajo. - Se distribuiran las series documentales en los gavetas atendiendo al orden de codificacién establecido: es decir en forma ascendente, como se encuentran ena TRO. Igualmente, en el vértice superior derecho de Ia goveta, se marcarén con una cartulina la descripcién de las series, subseries y expedientes que alli se encuentren. Fjempio: Esta medida evitaré !a continua manipulacién de los documentos. ‘Gobemnacién de Boyce Pagina 8Tole: digide a Secietatias y Respansabies de Archive Sobie Apscacién ce las RD | 2007 ~ Se ubicardn al interior de cada carpeta, solo los documentos [Copia de ios enviados v original de los recibidos) cuyo asunto atafe exclusivamente al respective expediente y se ordenaran en forma oscendente atendiendo ol orden natural en que fueron ‘elaborados. £ de fecha reciente a continuacién del anterior. (De izquierda a derecha} Ejemplo: Para evitar labores adicionales cl momento de efectuor las transferencias, se numeraré cada folio en el momento que se genere; para los fines periinenies se debe utilizar lapiz de mina negra y escribir el nimero.en et vérlice superior derecho de cada folio, anotando un némero por folio. El foliar los documentos ciariamenie evilar que existan fattantes inexplicables en ia numeracién como sucede cuando se efecta la foliacién al momento de Ia transferencia, La informacién acloratoria que hace parte de un folio [pos-il, recibos pequenos o papel inferior a '&« de tamatio carta} deberd adherirse a través de peganie en el mismo folio 0 en una hoja en blanco marcandola segdn el asunto relacionado. En caso de existir numeracién, ésta no seré corregida a menas que se detecte error en ella, por lo cual se numeraré nuevamente, tachando la anterior y haciendo ia debida observacién, 5. Concepto de Foliacién y procedimiento El presente documento tiene como propésito oirecer aigunas recomendaciones generoles sobre foliacién en documentos de archivo. Esta actividad, imprescindible en los Procesos de organizacién archivistica, tiene dos finalidades principales: controlar lo cantidad de folios de una unidad de conservacién dada {carpeta. legajo, etc.) y controlar la calidad, entendide esta Ultima como respeto ol principio de orden original y Ia conservacién de Ia integridad de la unidad documentai 0 unidad archivistica. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliacién es el respaldo técnico y legal de la gestion edminisirativa, ‘Gobemocion de Boyoca - — OT Pagina > Te: Toller dhigido « Secrelatios y Responsobles de Archivo Sobie Apiicacion de les kD | 2007 Ahora bien, en tanto permite ubicar y localizar de manera puntval un documento, la foliacién es necesaria para diligenciar diferentes insirumentos de control {inventarios, formatos de control de prestamos. IRD) y de consulta {inventarios, guias, catélogos). De otra pare, la foliacién es requisite ineludible para las transferencias tanto primarios {archivo de gestién al archivo central) como secundarias {archivo central al archivo histérico) Este documento esta ditigido o personas que tienen un manejo directo de ia documentacién de archive. Detiniciones Folio: Hoja. Foliar: Accién de numerar hojas, Foliacién: “Acto de enumerar ios folios solo per su cara recto" // "Operacién incluida en los trabojos de ordenacién que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental? Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeracién se aplica solamente a estas Folio vuelto: Segundc cara de un folio y a Ia cual no se le escribe numero. Pagina: Cara de una hoja ... // Lo escrito o impreso en une cara .. Paginar; Accién de numerar péginas. eye Noes Reauisitos 1. La documentacién que va a ser objeto de foliacién debe sstar previamente Clasificada. La de los oficinas se encontraré relocionade en lo Tabla de Retencién Documental (TRD) 2. La documentacién que va a ser objeto de foliaclén debe estar previamente ordenada. La ubicacién conecta de los documentos es aquella que respeta el Principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los tramites que dieron lugar a su produccién.. £1 numero uno (1) coresponde al primer folio del documento que dio inicio al tramite én consecuencia coresponde a la fecha mds antigua. 3. La documentacién que va a ser objeto de foliacion debe estar depureda. La depuracién consiste en el refiro de duplicades idénticos, foios en blanco y documentos de apoyo en los archivos ce gestion o de oficina, En fondos acumulades, se hard igualmenie depuracién 4. Se deben fotior todas y cada una de las uniciades documentales de una serie. En el caso de series documeniaies simples {acuerdos, decretos, citculares, resoluciones} la foliacién se ejecutaré de manera independiente por corpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contiaios, historias laborales investigaciones disciplinarios, procesos juridicos}, cade uno de sus expedientes 2 GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Hacia un diccionario de {terminologia archivistica. Bogots, Archivo General de ta Nacién, 1997. p. 62 * COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Reglomento General de Archivos. Santa fe de Bogots, 3597 * idem, —_—_—_—_____—_—_—_———_ Gobemacién de Boyacd PoginG 10 1874. Toller oiigido a Secretarias y Responsables de Archive Sobve Apicacién oe tas 180 | 2007 fendsé una sola foliacién de manera continua y si ial expediente se encuentra feparlide en mds de una unicdad de conservacién (carpeta}, ia foliacién se ejecutard de forma tol que la segunda sera fa conlinuacién de la primera Materiales 1 La foliacién debe efectuarse ullizando lapiz de mina negra y blonda, tipo HB 6 B. Otra altemativa el uso de boligrafo (esfero} de finta negra insolubie, pero el uso de este elemento dificutta corregir una foliacién mal ejecutada, No se debe foliar con lépiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la Mayoria de los casos, por las maquinas reprograficas. Procedimiento Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos, Para efectos de numeracién en archivos, este documento se refiere Unica y exclusivamente a foliacién, la cual ratifica lo ordenacién. 1 2 Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros. No se debe folior utiizando numeros con el suplemento A. 8, C. 6 bis. En documentos de archivo que contienen texto por amas caras, se registraré el numero correspondiente en la cara recta del folio, Se debe escribir el nimero en lo esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento, Se debe escribir el nUmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dafo irreversible al soporte papel, No se deben foliar las pastas ni tas hojas-guarda en blanco. Los planos, mapas, dibujos, eic., que se encuentren tencrén el numero de folio Consecutivo que les corresponde, ain cuando esién plegados, En el drea de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las Coracteristicas del documento foliaco: tamaiio, colores, titulo, asunto, fechas y offos datos que se consideren perfinentes. Si se opta por separar este material se dejord constancia mediante un testigo, ce su lugar de destino y en este se indicara la procedencia. Esio es lo que se denoming referencia eruzada Los anexos impresos {folletos, boletines. periddicos, revistos. } que sé encuentren se RuMererén como un solo folio. En el drea de notas del insirumento de control o de consulta se debe dejar constancia de titulo, aio. y numero total de paginas. Si se opta por separar este material se haré la correspondiente referencia cruzada. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequerio adheridos a una hoja, ésta se le escribird su respective némero de folio, dejando en el drea de Notas del instrumento de control o de consulta las coracieristicos del documento foliado: cantided de documentos adheridos, titulo, asunio y fecha de los mismos.5 * Para adherir documentos o fotografias a una hoja, debe utizarse pegante libre de Acido, Govemacon de bovacd Pagina 17 Responsobles de Archivo Sobve Aplicacién de kas TRO | 2007 10. Las fetografias cuando esidn suettas se foliaran en la cara vuelta, utilizando (épiz de mina negra y blanda, tipo HB 6 8, corespondiendo un numero para cada una de ellas. En el area de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejor constancia de las caracieristicas del documento foliado: tomato, color. fitvio, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. $i una o varias fotogratias se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribir su respective numero de folio, dejando constancia en el Grea de notas del insirumento de control o de consulta, de la canfidad de fotogratias adheridas a Ia hoja, al igual que otras caracteristicas: tamario, color, titulo, asunto. fecha y otros ciatos que se consideren Perfinentes. Si se opia por seporar este material se hard la correspondiente referencia cruzada, 11. Las radiogratias, diapositivas, negatives o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de profeccién y se hard Ia foliccién al sobre antes de ‘olmacenar ef material para evitar marcas, dejando constancic en el rea de notos del insttumento de control 0 de consulta del contenido del sobre: cantidad, jamaio, color, fitulo, asunio, fecha y olros datos que se consideren pertinentes 12. En caso de unidades de conservacién [copiadores de correspondencia, leggjos, tomos, libros de contabilidad, elc.) que ya vienen empastados, foliados y/o Paginades de fdbrico, puede aceptarse come mecanismo de contro! sin Necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el Grea de Notas del insirumento de control o de consulia, la cantidad de folios o paginas que contiene. 13, Para el caso de unidades documentales que se generan foliodas por impresora, se dejara esta foliacién siempre y cuando en una unidad de conservacién no haya més de una, en caso contrario, Cuando haya mds de una, deberé refoliarse toda ja unidad de conservacién. . Si existen errores en la foliacién, ésta se anularé con uno linea oblicua, evitande tachones. 15. La foliacién es una tarec previo o cualquier empasie, proceso de descripcién o proceso técnico de reprogratia {microfimacién o digitalizacién} 16. No se deben numerar los folios tofalmente en bianco (cosidos o empastades) que se encuentren en tomes o legajos en archivos de gestién o archivos centrales, pero si dejar ia constancia en el drea de notas del instrumento de control o de consulta. 17. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una funcién de conservacién como: aislamiento de manifestacién de deterioro biolégico, proteccién de fotografias, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracién de {intas por contacto. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitoles — CD's, disquetes. videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documento! a la que pertenecen, en el drea de notas del insirumenic de control o de consulta. $i sé opta por sepcrar este material se hard Ia correspondiente referencia cruzada. Posing 12 15Taller drigide « Secreterias y Respomsobies de Archivo Sobxe Apicacion de los RD | 2007 6, Sistemas de Ordenacién En os archivos se utiizan varies sistemas de ordenacién que moteriaizan la idea de secuencia: Numéricos (orcinales y cronckigicos}, alfabéticos (onomasticos, toponimicos, y teméticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es imporiante advertir que el sistema de ordenacién se subordina a las caracteristices de coda serie”. (Cartilla de ordenacién documental. Archivo General de ia Naci6n, 2003. p.16~ 20) 6.1 Sistemas de ordenacién numérices * Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, Ejemplo: cuenta interna No. 0766, cuenta interna No. 0967, cuenta interna No. 0968 y asi sucesivamente * Cronolégice: Consiste en colocer un documento detrés del olfo en forma secuencial de acuerdo con la fecha en Io que ta documentacién he sido framitada, tenienco en cuenta en primer jugar el afio seguido dei mes y al final el dia, Ejemplo: Serie consecutive de correspondencia: 2005-01-31 2005-02-01 2005-02-02 . 622 Sisternas de Ordenacién Alfabéticos Consisie en ia ordenacién de los documentos por las letras del clfabeto y pueden ser: + Onoméstico: Se utiliza para series documentales compuesias por expedientes que Permanecen abiertos por iapsos grandes de tiempos: Ejemplo: Historias laborales ACOSTA LOPEZ, Andrés CASCANTE PEREZ, José VILLAMIZAR ROJAS, Manvel + Toponimico {0 alfebético geogréfico): Se ardeno Jo sefle documental alfabéticamente por nombres de lugares. Ejemplo: Asistencia técnica, que presia uno entidad por deparlamentos: Amazonas Arquca Boyocd Cauca —_—————————————— Gobeiacion de Bayect Pago 13Tolle: digido 0 Secielcvios y Raxponsatles de Archivo Sobre ApicaciOn de fos TRO | 2007 * Temético: $e ordenan las series documentates por el contenido. Ejemplo: Actos Estadisticas Informes 6.3 Sistemas de Ordenacién Mixtos = Alfonumeéricos: Se ordena la serie documenta! uflizande ¢ Ja vez orden alfabético y numérico cronolégice. Ejemplo: Contratos de presiacion de servicios: 2000 MARINEZ DURAN, Jorge 2000 MONROY LOPEZ. Susana 2001 ARIAS, Rosa. 2001 ARIAS ROMERO, Julio * Orden cronoldgico: Aplica este sistema a series documentales cuyos unidades documentales son numéricas y a !a vez cronolégicas. ejemplo; Resoluciones Resolucién 001 2005 ~ 01 - 20 Resolucién 002 2005-02-10 Resolucién 003 2005-03-01 7. Inventario Documental y su finalidad, En el arliculo 26 de Ia Ley 594 de 2000 ~ Ley General de Archivos, se establece que “es obligacién de las entidades de la Administracién Publica elaborar inventarios de los documentos aue produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que sé asegute el control de fos documentos en sus diferentes foses”. Para ello el Archivo General de la Nacién ha regulado un fornato Unico de inventario documenial. En el Acuerdo AGN 042 de 2002, Articulo Séptimo: Inventario decumental. Se esiablece que las entidades de la Administracién PUblica adoptardn ei Formate Unico de Inventario Documental y én el instructivo de este formalo, se seficia: “Numeral 5: OBJETO. Se debe consignar fa finalidad del inventario, que puede ser: Tronsferencias Primarias Transferencias Secundarios, Voloracién de Fonds Acumuladies, Fusion y Supresion de entidades y/o dependencias, tnventarios individuoles por vinculacién, traslado, desvinculacién”. El formato regulado es el siguiente: —_—_—_—————— ‘Gabernacion de Boyace Pagina 4© 990409 op UROWEGOD si ouseg a ee eee TT Tews owed Dyas 05m, “80 “10601 Suits ‘ous ould 809 0D ‘26103 —_— tt od od op e039 ope deuue epo:0a0g Tor [oe [ene eas Baa RIGO ‘ns309 oO Topowancop op sowunsy 30 svn Jon ctouanaen | %9°5 F ossain /9pENHUOD oP HOPE PSMHO T 0 savage seves 3 ap acwon | C0 T oxrwin ‘DSUs ION Sp OBUBN = TN. ‘onsrso waoudndOad YNIDEO ‘VaILvaisiNiWay av wgo1ondows aYOUNS ‘INSITE GOIN. Taller ctigido @ Secretatios y Responsablas ce Archive Sobe Apiicacion Ge las 12D | 2007 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL * — Enfidad remitente: Oebe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentacién que se va a transferir. + Entidad productora: Debe colocarse ei nombre completo o raz6n social de la entidad que produce 0 produjo los documentos, * Unidad administrative: Debe consignarse el nombre de la dependencia 0 unidad ‘administrativa de mayor jerarquia de la cuc! dependa ia oficina productora. * Oficina Productora: Debe colocarse ef nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentacién tramitada en ejercicio de sus funciones. +4 Objet: Se debe consignar la finalidad del inventorio, que puede ser: Transferencias primarias, iransferencios secundarias, voloracién de fondos acumulados, fusion y supresién de entidades y/o dependencias, inventarios individuales. + Hoja __de _: Se numereré cada hoja del inventario consecutivamente. De__; Se fegistrard el fota! de hojas del inventario. + Registro de entrada: Se diligencia sdlo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los digitos correspondientes @ la fecha de la entrada de Ia transierencia (ao, mes, dia}. En NT se onotaré el nomero de la transferencia. + Nimero de orden: Debe anolarse en forma consecutiva el numero comespondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente comesponde a una unidad documental. * — Cédigo: Sistema cenvencional esablecido por ta entidad aue identifica jas oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados. + Nombre de la Serie, Subserle o Asuntgs: Debe anolarse el nombre asignado al corjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanades de un mismo éigano 0 sujelo productor come consecuencio dei ejercicio de sus funciones especificas. Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusién y/o supresién de entidades o dependencias, el asiento corresponderd a cada una de las unidades de conservaci6n. En los inventarios individuales, el asiento corresponderd a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un sole asunto aquellos documentos que guorden relacién con la misma funcién de {a oficina productora. + Fechas extremas: eben consignarse la fecha inicial y final de coda unidad descrita. {asiento), Deben colacarse los cuatro digitos corespendienies ol afio. Eemplo: 1950- 1960. En el caso de una sola fecha se anotard ésto. Cuando la documentacién no tenga fecha se anotara sf * Unidad de conservacién: Se consignara e! numero osignade a cade unidad de olmacenamiento. En la coiumna otro se registrorén las unidades de conservacién ———— Gobemacion de Boyacd Pogina 16: Toler oigido © Secretorias y Responsabies de Archivo Sobre ApICACIAN de 10s IRD | 2007 diferentes escribiendo ef nombre en la parte de arriba y debojo la cantidad o el numero correspondiente. * No. de folios: Se anotard ef numero total de folios contenido en cada unidad de conservacién descrita. + Soporte: Se ufilzaré esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentacién: microfiimes (M}, videos [V), casetes (C). soportes electrénicos, soportes electrénicos (CD, DK. DVD), etc. + Frecuencia de consulta: Se debe citar sila documentacién registra un alto, medio, bajo © ninguno indice de consulta; para tal efecto, se tendrén en cuenta los coniroles y fegisiros de présiamo y consulta de Ic oficina responsable de dicha documentacién. Esta columna se dilgencioré especiaimente para el inventario de fondos acumulados. * “Notas: Se consignardn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en fos columnos anteriores. Para Ia documentacién ordenade numéricamente como actas, Tesoluciones, memorandos, circuiares, entre otros, se anotardn los siguientes datos: faltontes, saltos por error en Io numeracién y/o repeticién del nUmero consecutive en diferenies documentos. Para los expedientes deberd registrarse la existencia de anexos: circulares, actos, Mmemorandos, resoluciones, informes, impresos, planes, facturas, disquetes, fotogratias o cualquier objeto de! cual se hable en e] documento principal. De estos debe sefialarse, en primer lugar, el nmero de unidades anexas de cade tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografias sueltas: luego el némero consecutive (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos lagibles por maquina deberin registrarse las caracterislicas fisicas y fequerimientos técnicos para Ia visuclizacién y consulta de la informacién. Especificar Programas de sistematizacion de ia informacién. A los impresos se le asignaré un nUmero ae folio y se registrara e! numero de paginas que lo componen. Asi_ mismo, se anotaré informacién sobre e! estado de conservecién de la documentacién, especificando el tipo de deteriore: fisico {rasgaduras, mutilaciones, Perforaciones, dobleces, faltantes), quimico (oxidacién de fintas, soporte débil) y/o biolégico {ataque de hongos, insectos, roedores}. . Elaborado por: Se esecribird el nombre y apellide, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, asi como el lugar y Io fecha en que se redliza la elaboracién del mismo. + Entregado por: Se onotard el nombre y apellido, cargo, fima de la persona responsable de entregor Ia transterencia, asi como el lugar y Io fecha en que se realiza dicha entrega, + Recibido por: Se registrara el nombre y apellido, cargo. firma de Ia persona responsable recibir el inventario, asi como el lugar y ia fecha en que se recibid. Oe ‘Gobemacion de foyace: Pogino 17Toler ctigico « Secrotoris y Resporscisis ce Archivo Sobre Aplicacion ce las TRO | 2007 8. Criterios para la realizacién de Transferencias Documentales la transferencia documental es la remisién de tos documentos del archivo de gestion al central y de este al histérico de conformidad con las tablas de retencién documental aprobadas. 8.1, Transferencias Primarias Todas las Dependencias de ia Gobernacién de Boyocd deberén preparar los documentos a transferir al Archivo Central, segin las series y tiempos de retencisn estipulades en ia Tabla de Retencién Documental vigenie. Esia se reaizaré de acuerdo con la programacién preestablecida pare cada dependencia. + Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hard oficial mediante Ia entrega fisica de la documentacién, la cucl deberd hacerse en el formato Unico de inventario documental. * Las asesorias para la preparacién de transferencias se impartiran en cada dependencia y en el Archivo Ceniral se efectuaré el cotejo respective verificando la concordancia de to relacionado en el inventario con ta documentacién fisica entregada, En caso de existir inconsistencias, oportunamente se informara a lo respectiva dependencia pera que se efectUen las corecciones del caso. + Luego de solicitados los ojustes, 1a respectiva dependencia cuenta con término de maximo 5 dias hébiles; para hacer llegar los formatos de inventario debidamente comegidos. + La persona responsable del archivo central notificara al Comité de Archivo el incumplimiento del cronograme de transferencias decumenteles 0 las corecciones no atendidas por parte de las dependencias, para que tomen las medidas corectivas. . Lo transferencia documental es un proceso mediante ei cual, una vez cumplides los tiempos de retencién estipulados en ia Tabia de Retencién Documental. sé irasladan los documentos de! Archivo de Gestién al Archivo Central y/o de éste, al Archivo Histérico. Todas los dependencias deberan preparar los documentos a transferir, de conformidad con los series, subseries y tiempos de retencién estipulados en la TRO vigente. ‘Gobemacion de Boyoce. Pagina 18 uuTolle diigido a Secretatias y Respansables de Archive Sobre Apicacién de los 12D | 2007 8.2. Pasos Metodolégices para efectuarla Transferencia Primaria + Tenga en cuenta I fecha programada en el cronograma de transferencias documentates concertado y elaberado por la unidad de archivo de Ia entidad. * Siguiendo la metodologie y recomendaciones que haga la unidad de archivo de lo Gobernacién o quien haga sus veces, y con el fiempo oporiuno para der cumpiimiento al cronograma, prepare fa transferencia primaria teniendo en cuenta lo establecide en la Tabla de Retencién Documental, Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hard oficial mediante la enirega fisica de la documentacién y su regisiro en el formato Gnico de inventario documenta! * Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que segtin fa TRD deben transferise, * Efecte €] proceso de seleccién natural. E5 decir, retite aquellos documentos que no son esenciales en e| expediente: Impresos 0 publicaciones periddices (revistas, folletos, Periédicos |, formatos, hojas en bianco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se . encuentren en el expediente, folocopia de leyes y decretos. cuando no formen parle integral del expeciente. * Ordenacién de tipos documentales. Los documentos se van colocende uno atrés de! otro en el orden en que se van generando 0 recibiendo, de tal manera que el Uiimo documento recibido sea el ditimo que contenga la carpeta + Tengo en cuenta que en cada carpeta debe incorporcise un volumen adecuado de folios, + Ordene los expedientes por afios y secuencialmente siguiendo el cddigo y Ia cronoiogio en forma ascendente. + Cuando tenga en orden las carpetes, proceda a enumerarlas de {1} hasta (n), segin ta contidad que vaya a transferir. + Registre los datos completes, en el Formato Unico de inventario Documental, teniende en cuenta gue si un expediente esta conformado por varias carpetas, en ia columna ‘numero de orden" consignaré solamente el nmero que corresponda consecutivamente y en Ia columna notas, indicaré cudntas corpetas conforman el expediente, * Imprima en original y copia el Formate Unico de inventario Documental y remita con Memorando ala ynidad de archive junto con la documentacian relacionada. Realice su transferencia en la fecha programada en ei cronograma de transferencias. Recuerde que todo ingreso de documentos al Archivo Central se hard oficial mediante la entrega fisica de Ia documentacién y su registro en el formato Unico de inventario documental regulado en el Acuerdo AGN 042 DE 2002 por el Archivo General de la Nacién. + Una vez realizado el cotejo de Ia transferencia documental, el funcionario de la unidad de Archivo, consigna en Ia solapa (vérlice superior izquierdo, parte exterior de la corpeta desacidificada} los datos de ubicacién fica de Ia carpeta en el archivo + La ubicacién de las corpetas en los cajas para archivo y estanteria, se haré siguiendo el orden preestablecido. conforme al_método elegido en los criterios para la organizacién del Archive Central Gobemacien de Boyacd: Paging 19 ZZ2007 BIBLIOGRAFIA, MINIMANUAL DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL, Archivo General de la Nacién GUIA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ~ Archivo General de Ig Nociéa, eo Gobemacién de Boyes Pagino 20