Contraloria General de la Republica SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Cédigo: GU-GESC-01 Versién: 00 Vigencia: {0 96/2015 ©. LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS D. LEG.1017 Planeamiento Estrategico NOMBRE CARGO FECHA Eapeciiat del - Elaborado por: ‘Aydoe Luna Lezema | Depertemento de Gestion 2110512015 do Preauctoe Erika Rocio Carers. Gerente del Departamento) — 2015 Reviondo por ores de Gestion de Productos 28 1051215 ‘Aprobado por: tus loo robes | evr Canta i 04 102015QQ LAgoMTTALONA 1. OBJETIVO. 2. ALCANCE GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS D.LEG. N° 1017 Invice 3. SIGLAS Y DEFINICIONES 3.4 SIGLAS 3.2 DEFINICIONES 4. MARCO CONTEXTUAL 5. RESPONSABILIDADES 6 DESARROLLO 6.1 PROCEDIMIENTOS CLASICOS DE CONTRATACION Gédigo: GU-GESC-01 Version: 00 Pagina 2 de 83 6.2 AMBITO DE APLICACION DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO.....7 63 PRINCIPIOS DE LAS CONTRATACIONES PUBLICAS. 8 64 LAS CONTRATACIONES PUBLICAS BAJO EL ENFOQUE DE PROCESOS, 9 6.4.1 SUB PROCESO: NECESIDAD DE CONTRATAR 10 6 4.2 SUB PROCESO: ORGANIZACION DE LAS CONTRATACIONES. "1 6.4.3 SUB PROCESO: ELABORACION DE BASES Y CONVOCATORIA. 13 6.4.4 SUB PROCESO: EVALUACION DE PROPUESTAS Y OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO. 4 6.4.5 SUB PROCESO: SUSCRIPCION DE CONTRATO. 15 6.4.6 SUB PROCESO: EJECUCION DEL CONTRATO. 16 6.4.7 SUB PROCESO: CONFORMIDAD DE LA PRESTACION 7 “Cualquier impresién no es valida para el SGC’ Fo4(PR-SG0-02)00“ICY: GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS 1A CONTRALORIA. D.LEG.1017 Cédigo: GU-GESC.01 Version: 00 Pagina 3 de 83 10. REFERENCIAS DOCUMENTALES. REGISTROS CONTROL DE CAMBIOS ANEXOS, 18 18 18 18 ‘Anexo N° 01: Marco conceptual del proceso de seleccién para la contratacién de bienes y servicios. 19 ‘Anexo N° 02: Matriz de Procedimientos para el control gubernamental a la contratacion de bienes y servicios, “Cualquier impresion no es valida para el SGC’ 46 Fos(PR-S6c-02)00 LeD GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 ALACONTRATAGION DE BIENES Y SERVICIOS —_Versién: 00 1A CONTRALORIA D.LEG.1017 Pe 1a 4 de 83 1. OBJETIVO La presente guia tiene como objetivo orientar el desarrollo del control gubernamental mediante la revision y evaluacién de los procesos que se llevan a cabo en la contratacién de bienes y servicios en el marco de la normativa de contratacién publica vigente. 2. ALCANCE La aplicacién de la presente guia es de cardcter orientador y de uso intemo para las unidades organicas de la Contraloria General de la Republica y los Organos de Control Institucional que supervisan la legalidad de la contratacion de bienes y servicios en las entidades bajo el Ambito det Sistema Nacional de Control El contenido de la presente guia no limita, sino complementa los procedimientos que se aplican en el marco del control gubemamenta! a los procesos de contratacion de bienes y servicios. 3. SIGLAS Y DEFINICIONES 3.4 SIGLAS ADP ‘Adjudicacion Directa Publica ADS ‘Adjudicacion Directa Selectiva AMC Adjudicacién de Menor Cuantia y BCR Banco Central de Reserva CGR Contraloria General de la Republica cp Concurso Poblico INEI Instituto Nacional de Estadistica e Informatica LCE Ley de Contrataciones del Estado LP. Licitacion Publica MEF Ministerio de Economia y Finanzas oc! ‘Organo de Control Institucional OSCE Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado OEC ‘Organo Encargado de las Contrataciones PAC Plan Anual de Contrataciones PIA Presupuesto Institucional de Apertura PEI Plan Estratégico Institucional PO Plan Operativo institucional Ruc Registro Unico de Contribuyente RLCE Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado RNP. Registro Nacional de Proveedores SEACE Sistema Electronico de Contrataciones del Estado SUNARP ‘Superintendencia Nacional de los Registros Publicos. 3.2 DEFINICIONES Bienes: Son objetos que requiere una entidad para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines, "Cualquier impresin no es valida para el SGC” Fo4(pR-sGC-02)00Ae GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 Q_ ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Version: 00 LA CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina § de 83 Contratacién: Es la accion que deben realizar las entidades para proveerse de bienes 0 servicios, asumiendo el pago del precio 0 de la retribucion correspondiente con fondos publicos, y demas obligaciones derivadas de la condicién del contratante. Contratista: El proveedor que celebre un contrato con una entidad, de conformidad con las disposiciones de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, Contrato: Es el acuerdo para crear, regular, modificar 0 extinguir una relacién juridica dentro de los alcances de la Ley y del Reglamento. Participante: El proveedor que puede intervenir en el proceso de seleccién, por haberse registrado conforme a las reglas establecidas en las Bases. Postor: La persona natural o juridica legalmente capacitada que participa en un proceso de seleccién desde el momento en que presenta su propuesta 0 su sobre para la calificacion previa, segun corresponda. Prestacion: La prestacién del servicio o la entrega del bien cuya contratacion se regula en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, Proceso de seleccién: Es un procedimiento administrativo especial conformado por un conjunto de actos administrativos, de administracion 0 hechos administrativos que tiene por abjeto la seleccién de la persona natural o Juridica con la cual las entidades del Estado van a celebrar un contrato para la contratacin de bienes o servicios Proveedor: La persona natural o juridica que vende o arrienda bienes, presta servicios generales © de consultoria. Servicio en general: La actividad 0 labor que realiza una persona natural o juridica para atender una necesidad de la entidad, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar terminadas sus prestaciones. 4, MARCO CONTEXTUAL, Constitucion Politica del Perti de 1993 Ley N° 27785, Ley Organica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la Republica y sus modificatorias Decreto Legislativo N° 1017, Ley de Contrataciones del Estado y sus modificatorias. Decreto Supremo N° 184-2008-EF, que aprueba el Regiamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus modificatorias. + Directiva N° 006-2008-OSCEICD, "Lineamientos para la aplicacién de la modalidad especial de seleccién por Subasta Inversa” + Decreto Supremo N° 154-2010-EF, Modificacion del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en el cual se establecen las regias para la realizacion y ejecucién de Convenio Marco. “Cualquier impresién no es valida para el SGC* Fo4(PR-SGC-02)00k b Wh ie GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL —Cédigo: GU-GESC-61 SS ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS —_Versién: 00 1A CONTRALORIA, D.LEG. N° 1017 Pagina 6 de €3 + Decreto Legislative N° 1071, Decreto Legisiativo que norma el Arbitraje y sus modificatorias, + Ley N° 29158, Ley Organica del Poder Ejecutivo + Normas Generales de Control Gubemamental, aprobadas con Resolucion de Contraloria N° 273-2014-CG. * Reglamento de Organizacién y Funciones de la Contraloria. 5. RESPONSABILIDADES La correcta utiizaci6n de esta guia es responsabilidad de las unidades organicas de la CGR y de los OCI que se encuentran comprendidos en el alcance de! presente documento. 6. DESARROLLO La normativa de contratacién pablica ha desartoltado el precepto constitucional eslablecido en el articulo 76° que dispone que las obras, asi como la adquisicion, enajenacién y suministro de bienes con utiizacion de fondos 0 recursos publicos se eecuten obligatoriamente por contrata y Licitacién Publica, mientras que la contratacion de semicios y proyectos se hace por Concurso Publico. Asi, ha desarrollado disposiciones y lineamientos que deben observar las entidades del Sector Piblico bajo el alcance de la normativa de contrataci6n publica, en los procesos de contratacion de bienes, servicios y obras. Todo proceso de contratacién regulado por la normativa de contrataciones del Estado, tradicionalmente se desarrolla en tres fases, que mostramos a continuacién: Grafico N° ot Fases del proceso de contratacién clasico betemincén dea Pedeconamiente de + hide Elaborado por. Departamento de Gestion de Productos de a CGR 6.1 PROCEDIMIENTOS CLASICOS DE CONTRATACION Los procedimientos cldsicos de contratacién que regula la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, se diferencian entre si por el valor referencial que representan, los plazos en los cuales incurren y los requisitos que se requieren para participar. A'continuacién, presentamos estos procesos de contratacion’ “Cualquier impresion no es valida para el SGC" Fo4PR-scC-02}00OS GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL : GU-GESC-01 ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Version: 00 LA CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 7 de 83 Grafico N° 02 Procesos de selecci6n Mare Contataciones por montos ine eae Elaborado por: Departamento de Gestién de Productos dela CGR 6.2 AMBITO DE APLICACION DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO La Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento tiene alcance a nivel nacional regional y local; y estén comprendidas bajo el ambito de estas disposiciones con el termino genérico de entidades las siguientes Grafico N° 03 Entidades bajo el ambito de la Ley de Contrataciones del Estado enolasind, Snosage Soporte, “Emma, ca,“ ie” ees ee i “ita peaks "Eee seme rgmamugye : Set, se EASE ous ae ta ac Per vty Gea Pea de itera, iS on ee seen Anotns Elaborado por: Departamento de Gestion de Productos dela CGR, *Cualquier impresion no es valida para el SGC” Fos(PR-SGC-02)00Lo LA CONTRALORIA GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 ALA GONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS : DLEG. N° 1017 Con relacién a los proyectos, programas, érganos desconcentrados, organismos publicos y/o unidad ejecutora ylu operativa, no basta con que estos se denominen ominaimente entidad, sino que a luz de la normativa de contratacién publica, debe analizarse sus normas de organizacién interna a efectos de determinar si cuentan con autonomia administrativa, econémica y presupuestal que les permitan adquirir bienes 0 servicios por su propia cuenta, sin necesidad de recurrir a la autorizacion de un funcionario 0 autoridad superior fuera del propio ente u organismo. A continuacion presentamos una breve definicion Proyectos Especiales: Conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzer uno o varios objetivos en un period limitadot Programas: Estructuras funcionales creadas para atender un problema o situacion critica, 0 implementar una politica publica especifica, en el Ambito de competencia de fa entidad a la que pertenecen?, ‘Organo Desconcentrado: Se entlende que los organos administrativos pueden transferir competencias a 6rganos jerarquicamente dependientes, con el objeto de aproximar a los administrados las facultades administrativas que conciernan a sus intereses* Organismos Publicos: Son entidades desconcentradas del Poder Ejecutivo, con personerta juridica de Derecho con competencia de alcance nacional, son de dos tipos: ejecutores y especializados* Unidad Ejecutora: Constituye el nivel descentralizado u operativo en las entidades y organismos del Sector Publico® 6.3 PRINCIPIOS DE LAS CONTRATACIONES PUBLICAS Los procesos de contratacién se rigen por los siguientes principios: Promocién del desarrollo humano: Las compras del Estado deben promover e! desarrollo humano de la sociedad peruana, acorde con los estandares internacionales, Moralidad: Los procesos deben sujetarse a reglas de honradez, veracidad intangiblidad, justicia y probidad ibre concurrencia: Debe promoverse la participacién amplia e imparcial, asegurando la pluralidad y participacion de postores. Imparcialidad: Los procesos deben llevarse en estricta aplicacion de la normativa dispuesta, atendiendo a criterios técnicos que permitan el tratamiento objetivo de proveedores y contratistas. Razonabilidad: El objeto de los contratos debe ser razonable en términos cualitativos y cuantitativos Eficiencia: Los contratos deben efectuarse bajo las mejores condiciones de calidad, precio y plazos, con el mejor uso de los recursos materiales y humanos. Publicidad: Las convocatorias y los actos de los procesos de seleccion deben ser objeto de publicidad suficiente para asegurar la concurrencia de potenciales postores. Transparencia: Las contrataciones deben realizarse bajo criterios objetivos que aseguren el libre acceso de los postores a la documentacién correspondiente, salve las excepciones previstas Economia: Los procesos deben ser simples, austeros y debe procurarse ei ahorro 4e recursos evitando exigir formalidades costosas e innecesarias en las bases ‘Numeral 38,3 dela Ley N* 29188, Ley Orgénica del Poder Ejecutvo, 2 Numeral 38.2 de Ia Ley N° 29188, 2 Numeral 74.3 dela Ley N' 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General 4 Aaticula 28 dela Ley N' 29158, © Numeral 6.1 de la Ley N" 28112, Ley Marco de a Administracion Financiers del Sector Publco. *Cualquier impresién no es valida para el SSC” Fos(pR-s6c-02}00> GUIAPARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 Co ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS_| Version: 00 LA CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 9 de 83 + Vigencia tecnolégica: Los bienes y servicios deben reunir condiciones de calidad y modernidad tecnologica para cumplir efectivamente los fines para los cuales fueron requeridos y tener la posibilidad de repotenciarse de ser necesario. + rato justo e igualitario: Todo postor debe tener iguales condiciones para partcipar y acceder a contratos con las entidades, se prohibe la existencia de privilegios, ventajas o prerrogativas. + Equidad: Las prestaciones y derechos de las partes deberan guardar una razonable relacién de equivalencia y proporcionalidad, sin perjuicio de las facultades que corresponden al Estado en la gestion del interés general. + Sostenibilidad ambiental: En los procesos se debe usar criterios que garanticen la sostenibiidad ambiental, evitando impactos negativos 6.4 LAS CONTRATACIONES PUBLICAS BAJO EL ENFOQUE DE PROCESOS El proceso de contratacién esté integrado por diversas operaciones que en el nuevo enfoque del control gubernamental, se evaluan mediante los servicios de control y servicios relacionados bajo el enfoque de procesos. Siendo asi, para el desarrollo de la presente guia y con fines metodolagicos presentamos el proceso de contratacion de bienes y servicios bajo el enfoque de procesos. E| macro proceso esta representado por el Sistema de Adquisiciones o Abastecimiento, el cual comprende, entre otros, el proceso técnico de Obtencién®; y, este proceso a su vvez esta conformado por siete (7) sub procesos, que son ios siguientes Nevesidad de contratar. Organizacion de las contrataciones. Elaboracion de bases y convocatoria Evaluacion de propuestas y otorgamiento de la buena pro Suscripcién del contrat. Ejecucion det contrato. Conformidad de la prestacion " Decito Ley N* 22058. Arco 2 Conesporde al Sisnma de Abastcirento asequar lauded, ronald, ecenciay efcacia de as ooests de Abesleinenn de bienes_y seicos no pesondes en Adminstacon Pibea, a avis de prozesos teocas de calabganbn, ‘egisto de proveesores,prgramacen,acqusicanes, arraceamion y soquad,dsribon, eis y conto, marerimiet,recsperecbn debenes yaisoosicion fra.” “Cualquier impresién no es valida para el SGC" Fo4(PR-SGC-02}00K s wD GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 Q_ ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Versién: 00 CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 10 de 83 Grafico N° 04 Enfoque de procesos en las contrataciones publicas once) Sn Clo eae Peseta e er Elaborado por: Departamento de Gestion de Productos dela CGR En funcion @ estos sub procesos, y con el propésito de orientar al auditor en el ejercicio del control guberamental, la guia desarrolla por cada sub proceso una matriz de procedimientos, los cuales sin ser limitativos son de cardcter orientador. En esta matriz de procedimientos se muestra las actividades, procedimientos, tareas, documentos técnicos y normativos a revisar asi como algunos riesgos relevantes, mas no os Unicos, que podrian ser identificados en aplicacion de los criterios normativos que regulan la materia. Asimismo, la guia contiene el Anexo N°01: Marco conceptual del proceso de contratacién de bienes y servicios, en aplicacién de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Legisiativo N° 1017 y su Reglamento. ‘A continuacién, presentamos cada uno de los sub procesos, que forman parte del Proceso Técnico de Obtencién de bienes y servicios, las actividades que se desarrolian en estos, y la formulacion de algunas interrogantes claves respecto a la actividad. 6.4.1 SUB PROCESO: NECESIDAD DE CONTRATAR En este sub proceso las actividades a cargo de la entidad estén relacionadas con la oportunidad en la que el area usuaria identifica las necesidades de bienes o servicios que requiere para el logro de sus objetivos y metas, necesidades que pretenden ser atendidas con determinada contratacién, las cuales deben estar sustentadas y documentadas. El objetivo especifico del control gubernamental en este sub proceso es establecer si la contratacién del bien o servicio fue requerido por el area usuaria, si cuenta con disponibilidad presupuestal, asi como si el bien o servicio se encuentra consignado en ‘Cualquier impresién no es valida para el SGC Fos{PR-S6C-02)00GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 ALA CONTRATAGION DE BIENES Y SERVICIOS | Version: 00 D.LEG. N° 1017 Pagina 11 de 63 Qo LA CONTRALORIA @! PAC y si el mismo contribuye al logro de los fines institucionales, en concordancia con la normativa vigente. Este subproceso, consta de las siguientes actividades: (i) Planificacién de las contrataciones; (ii) Identificacion de necesidades; ii) Aprobacién y difusién del PAC; y, Iv) Disposicion de recursos presupuestales, como se muestra a continuacion: Grafico N° 05 ‘Sub proceso: Necesidad de contratar Necesidad de contratar La contrataciin de bien o servi fue requerda por el res usuarla? 1 Planificacion elas contrataciones 2: Identifcacion de necesidades 2. dL planiieacon de las contrataciones se ajustan a ‘1 odjetves y prondages dl Pian Operatwo y Pian EstategicoInsituconal? eBisten requerimientos fomales Susteriados de las areas usuarias para Ia Contratacin de los bees y servicios? b. Glos requermientos de las eas usuanas fe realzan con erence de eccnomia ‘igencla tecnoldgica? 3: Aprobacion ydifusion del PAC : Disposicion de recursos presupuestales existe disponibiidad departs 2. 2Los procesos de contralaciones de bienes y a bresupuestates para la contatacén de bene Servicios requeridos por as areas usuarios tstin meludos en el PAC? b. GE PAC y.eus. modicatonae han sido Sprovados oportunamante por el funcionario Yserdcos inctudos en 8! PAC? (Las. paridas presupuesiales cubson los Fequecmiontos del PAC? competent? € GEIPAC esta publicado en el SEACE? La matriz de procedimientos para el control gubernamental aplicable a este sub proceso. esta desarrollada en el Anexo N° 02. 6.4.2. SUB PROCESO: ORGANIZACION DE LAS CONTRATACIONES, Este sub proceso comprende las actividades desarrolladas por la entidad que estan orientadas propiamente a la organizacién de las contrataciones, mediante la asignacién clara de responsabilidades al 6rgano encargado de las contrataciones que tiene a su cargo las actividades relativas a la gestién del abastecimiento al interior de una entidad, asi como del comité especial, érgano facultado para elaborar las bases administrativas y conducir el proceso de seleccién, desde su convocatoria hasta su culminacién con el consentimiento de la buena pro 0 su deciaracion de desierto, ‘Cualquier impresién no es valida para el SGC” Fo4(PR-SGC-02)00o~ x GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Versién: 00 UA CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 12 de 83 La participacion del organo encargado de las contrataciones juega un papel preponderante en la contratacién estatal, pues junto con el area usuaria y e! comite especial serdn las responsables de llevar adelante una contratacion eficiente dentro del marco normative aplicable, El objetivo especifico del control gubernamental en el sub proceso de organizacién de las contrataciones, es establecer si la designacion del comité especial, la formulacién del cronograma del proceso de seleccién, la determinacion del valor referencial, asi ‘come la elaboracién del expediente de contratacion, se realizaron de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En este sub proceso, se han identificado las siguientes actividades: i) Asignacién de responsabilidades; (ii) Organizacién y coordinacién de los procesos de seleccion; y, (i) Registro de los procesos de seleccién; como se muestra a continuacion Grafico N°06 Sub proceso: Organizacién de las contrataciones COrganizacién de las contrataciones La ergariacin de las cetataciones se enewents decum susertada? 2 Organizacon y coordinacion de os procesos de selecclon 1: Asignacion 6 responsabiligages 4 {El eonograms de los procesos de seleccin ‘anda concord on el PAC? a YEstin desigraas las dependencis ». {Elevonograma ha sige oaborado sonsierando feepansables “de. plaice procotoe de fas plazas minimos esabecidos er" l8 Conatecen? LH somstvar® cesta” probed “por ot ‘Comte » {Se designd ai Comte Especial par la Especat? Sxnavccn ae proceso de seicctn pars la © {Elva elerenct ha sido deteminaso, como Conratecen de ienes y secon? ‘ino, en base a dos Westes? 4 Tl eroedente do contalacin ha sido Sprebade por el luscoran competeniey fenigo el Cont Especia 53: Reglato dels procesos de seleccton 2. gL& Enidad cuenta con el sro de acias ara el Teale oe os procasoe de elect? La matriz de procedimientos para el control gubernamental aplicable a este sub proceso esta desarroliada en el Anexo N° 02. "Cualquier impresion no es valida para ol SGC” Fo4(PR-SGC-02)00OD GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 W_ ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Versién: 00 1A CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 13 de 83 6.4.3 SUB PROCESO: ELABORACION DE BASES Y CONVOCATORIA Este sub proceso esta relacionado con las actividades desarrolladas por el comité especial en el proceso de contratacién e inician con la elaboracién de las bases administrativas de! proceso de seleccién, su aprobacién e integracién, asi como la oportuna convocatoria con el objetivo de llevar a cabo el proceso de seleccién El objetivo especifico del control gubemnamental en este sub proceso es determinar si las bases administrativas del proceso de seleccién fueron elaboradas e integradas por el Comité Especial, aprobadas por el érgano competente, y que la convocatoria al proceso de seleccién se realiz6 en la fecha establecida en el cronograma; en el marco de la normativa de contrataciones del Estado. Este sub proceso, est integrado por las siguientes actividades: i) Elaboracion y aprobacion de las bases administrativas, (ji) Difusion de la convocatoria; e, (il) Integracion de las bases administrativas; como se muestra a continuacién: Grafico N° 07 Sub proceso: Elaboracién de bases y convocatoria Bases y Convocaton La elabocacin, aprobacién, ditusion de las bases administra, y la convecatoria fue realzada o gestionada de manera oportna por el Comite Especial y funeonarios competertos? Elaboracbn yaprobacién de las bates dranitatvas 2: ituston de a convocatora Las bases han sito elboradescumpenso las condones estasaraadas estalecdes 2. sLaconvocataria del proces ce sleecion se porelOsce? fal en eee execs b GLa coca y ls bases del proceso de Selecciones poicadas en el SEACE? Las especticacones técricas de la bases Correspondents defincas por el area ZLas bases fueron aprobadas por el funeionario competente? 3 Intogracién de tas bases administrativas 2 {Las bases integadas hen incorporado ia ‘bsolucién a las consulas y abservaciones formuladas por los paticipanies, ati como 1s pronuncamientos y medticacones. detnidas por el OSCE? b. dLas bases inegratas se publearon ‘portunamente en e! SEACE? La matriz de procedimientos para el control gubernamental plicable a este sub proceso esta desarrollada en el Anexo N° 02. ‘Cualquier impresion no es valida para el SGC" FOPR-SGC-02)00GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL —_Cédigo: GU-GESC-01 ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS —_Versién: 00 DLEG. N° 1017 gina 14 de 83 x LA CONTRALORIA 6.4.4 SUB PROCESO: EVALUACION DE PROPUESTAS Y OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO Este sub proceso esta relacionado con las actividades que desarrolla el comité ‘especial, desde la recepcién y evaluacién de las propuestas técnica y econdmica hasta el otorgamiento de la buena pro. Esta evaluacion se realiza en funcicn a las bases administrativas, las cuales definen el método que se utilizar para calificar y evaluar las propuestas, ios documentos de presentacién obligatoria y de presentacién facultativa, Jos puntajes que se otorgaran y la documentacion que se debe presentar para acreditar los factores de evaluacion El objetivo especifico del control gubernamental en este sub proceso es establecer sila recepcidn, evaluacion de propuestas, otorgamiento de la buena pro, declaracién de desierto del proceso de seleccion o la exoneracion del mismo, cuando corresponda, se realizaron en cumplimiento de la normativa de contrataciones del Estado. En este sub proceso, se tienen las siguientes actividades: i) Evaluacién de propuestas, (ii) Adjudicacién de la buena pro; y, (il) Exoneracién de procesos; como se muestra continuacién’ Grafico N° 08 ‘Sub proceso: Evaluacién de propuestas y otorgamiento de la buena pro Evaluacion de aropuestas y otorgamlento de ia buena pro 2ETproceso de evaluacién de las propuesias técnica y econémica se ha ‘esarroad en funciona los crterios de evahuacion extableidos en las bases administawvas? 1 Evaluacion de propuestas| 2: Adjudicacién de la buena pro Lm recepeién de propuestas se reid en la cla tena pro fue etowada al poster que Techa y nora establecise en el crenograma el proceso de selecciin? UEstuvo presente el Notri Publco 0 el uez {e Paz en el acto pidico de recepcién de propuestas? 21a propuesta wWenicaincuyd la ocumentanin fecutatva y toda la ocumeniaclin obigatoria exigita en las bases adminstatvas? resent la mejor propuesia en funcién de los facloes yertris de evaluaciénestablecdos en las bases administratvas? ela decoracin de nuidad del proceso se Sustertaen alguna de las caussles prevtas en "a pormativa yha sido pubicada en el SEACE? dla declaraciin de desiero del proceso de Seleccén cuenta con austente y ha sido publcada en el SEACE? {la propossia econémica incuye todos lot concopios exisdos ce acuerdo a la legisiacién vigente? {a cancelacisn del proceso de selecciin fue omalzada por el fuseonario competente y ha ‘do publesda en el SEACE? ‘3: Exonoracién del proceso de seleccién 8. Ela exoneracion del proceso do seleccién esta Sustentada en alguna de las cavssles previsas por Ia normativa vigente? {Se han emliaa los informes tcnico y legal prevos 8 Ia aprobacién de la exoneracién por Ia autridad competente? {La exonaracién ha sido aprobada por autoridad competonte? ‘Cualquier impresién no es valida para el SGC FoAPR-Sc02)00© LA CONTRALORIA GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAi. ‘ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS D.LEG. N° 1017 Cédigo: GU-GESC-01 Version: 00) Pagina 15 de 83 La matriz de procedimientos para el control gubernamental aplicable a este sub proceso esta desarrollada en el Anexo N° 02. 6.4.5 SUB PROCESO: SUSCRIPCION DE CONTRATO En este sub proceso se encuentran las actividades desarrolladas para la suscripcién de contrato entre la entidad y el contratista ganador de la buena pro con el propésito de dar initio a su ejecucion. La obligaci6n de contratar se origina cuando el otorgamiento de la buena pro ha quedado consentido 0 administrativamente firme. La suscripcién del contrato debe ser realizada en los plazos y previo cumplimiento de los requisitos establecidos en las bases administrativas. El contrato se perfecciona con la firma del documento que lo contiene; sin embargo, en el caso de las AMC para la contratacién de bienes y servicios, el contrato se podra perfeccionar con la recepcién de la orden de compra o de servicio, El objetivo especifico de! control gubernamental en este sub proceso es determinar si para la suscripcién de contrato, $2 ha cumplido con recabar los documentos previstos en las bases, y si el contrato récoge los términos, condiciones y clausulas obligatorias establecidas en la normativa aplicable. En este sub proceso, se ha dentificado las siguientes actividades: i) Verificacién previa del adjudicatario: (il) Definioén de los términos del contrato; (il) Verificacion de garantias; y, iv) Firma del contrato; como se muestra a continuacién’ Grafico N° 09 ‘Sub proceso: Suscripcién de contrato ‘Suscripcién del Contrato Los documentos presentedos pala suscripcén del contrato corresponden a os etablecidos en la Eases del proceso de seleccién y Ta norma que i equa? 8 ¢Los térmings del contato son concordanies on el modelo de contralo contenido en las bases de. proceso de selecclén as! como fa propuesta tecnica y economies? ‘3: Verificacion de garantias “Firma del contrato 1 postr ganador presets ta garantia dete! ‘cumpimiento antes dota firma del contate? 2E! postr ganador present la garania por e ‘manto diferencal de propuesta, cuando corresponda? {Las garaniag nan sido envtias por una empresa sutorizada y sujta al ambilo oe la ‘SBS o est4 considerada en la ita lsta de Dances extaneros de primera categoria que petiaieamente puolca el BCR de! Peru? 1. gEI conrato fue suserto con el postor onador fn el plaza. esiabieado en las bases ‘dministratvasy a normalva viene? b. Gel contrato a sido suserto pot fa entiad a fraves de un funconario competente y por contratsta.diectamente 22 aves” desu ‘poderado, en caso de persone natural y mediante reprecentan’e legal, en ‘caso. de persona urea? “Cualquier impresion no es valida para el SGC” Fo4(PR-SGC-02)00wm GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 K ALACONTRATAGION DE BIENES Y SERVICIOS Version: 00 1A CONTRALORIA, Pagina 16 de 83 D.LEG. N° 1017 La matriz de procedimientos para el control gubemamental aplicable @ este sub proceso std desarrollada en el Anexo N° 02. 6.4.6 SUB PROCESO: EJECUCION CONTRACTUAL, Este sub proceso comprende las actividades vinculadas a la ejecucion contractual para la prestacion dei bien o del servicio, etapa en la cual la entidad debe cautelar el cumplimiento de los plazos y condiciones establecidas, asi como la vigencia de ias garantias de cargo del contratista durante la ejecucion del contrato, aplicando las Penalidades, que correspondan, en caso de incumplimiento de las obligaciones estipuladas, 0 implementando los mecanismos de solucion de controversias que sean necesarios frente a controversias que surjan con el contratista durante esta etapa El objetivo especifico de! control gubernamental en este sub proceso, es establecer si en la ejecucion contractual del bien 0 del servicio, se cumplié los términos, piazos y condiciones establecidas en el contrato suscrito con el contratista, en el marco de la normativa aplicable, Este sub proceso, tiene las siguientes actividades: i) Inicio de la ejecucién contractual; (i) Adelantos y control de garantias; (ii) Incumplimiento del contrato; iv) Prestaciones adicionales, complementarias y ampliaciones del plazo contractual, y, v) Administracion de las controversias; como se muestra a continuacion’ Grafico N° 10 ‘Sub proceso: Ejecucién del contrato Ejecucién del Contrato Se cumplé con os plazos y condones pactadas en el contrato? “Inicio de Ia eecucion contractual 2: Adelantoa y control do garantine 8, gla ejecucién del contrato se na inciado a partic a. GE! contratsta solcté adelantos en los Plat Es la fase de programacién y formulacién dei presupuesto institucional, en la cual cada una de las dependencias de la entidad determinaré, dentro del plazo sefialado por la normativa correspondiente, sus requetimientos de bienes y servicios en funcion de sus metas presupvestarias establecidas, seftalando la programacion de acuerdo a sus prioridades, El desarrollo de los procesos de seleccién dentro del olazo previsto es determinante para el apoyo en el avance de las metas institucionales, en términos de oportunidad Area Usuaria: Es la dependencia de la entidad cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratacién de bien o servicio, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias, Corresponde al area usuaria definir cuales son sus necesidades reales, por lo que la norma pone énfasis en el hecho de que es esta dependencia la que elabora los requisitos tecnicos minimos. > Plan Anual de Contrataciones (PAC): Es el documento de gestion que sirve para programar, difundir y evaluar la atencion de las nevesidades de bienes, servicios y obras que una entidad requiere para el cumplimiento de sus fines. Tiene por objetivo asegurar el cumplimiento de las metas y objetivos previstos en e! PIA PO! y PEI, en funcion de sus metas presupuestarias y prioridades. *Cualguier impresion no es valida para el SG" Fos(PR-SGC-02)00See DR GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL_ | Cédigo: GU-GESC.01 ‘ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Versién: 00 LA CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 22 de 83 Grdfico N° 02 Procedimiento de elaboracién y aprobacién del PAC com. Ts Emiten requerimientos Etaborado por; Departamento de Gestion de Productos de la CGR. La elaboracién y aprobacién del PAC da inicio a la fase de programacién y actos preparatorios, bajo sancion de nulidad EI PAC debe ser aprobado por el Titular de la Entided dentro de los 15 dias 1habiles siguientes a la aprobacién del Presupuesto Institucional. Debe ser publicado por cada Entidad en el SEACE a7 un plazo no mayor de 5 dias ‘nabiles de aprobado, incluido e! documento que fo aprueba. Puede ser modificado de acuerdo a la asignacién presupuestal y en caso de reprogramacién de las metas institucionales. ~ La descripcién def objeto de contratacion y el correspondiente codigo asignado en el Catalogo. PEM PMTRIEE - EI tivo de proceso que corresponde al objelo y su valor estimado, asi coma fa NEG modalidad de selecci6n °, - Eltino de moneda. «La fecha prevista de la convocatoria “No es obligatorio incluir en 61 PAC las AMC no progremables. Modificacion del PAC La normativa de contrataciones contempla dos supuestos para la madificacion del PAC: i) La variacion en la asignacion presupuestal que influya en la cantidad de procesos de seleccion a financiar y, il) Cuando el valor referencial varle en mas del 25% el valor estimado y cambie el tipo de proceso de seleccién En el transcurso del afio, el PAC puede ser modificado de acuerdo con la asignacion presupuestal. En todos los casos se debe seguir el procedimiento establecido para su aprobacién y contenido, *“Cualquier impresion no es valida para el SGC" Fou(pR-scc-02)00) GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC.01 ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS _| Versién: 00 LA CONTRALORIA. D.LEG. N° 1017 Pagina 23 de 83 3.2Sub proceso; Organizacién de las contrataciones En este sub proceso, el objetivo es establecer si la designacion del comité especial, formulacién del cronograma del proceso, determinacién del valor referencial, as{ como la elaboracién del expediente de contratacién, se realizaron de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Comprende las siguientes actividades: CC Meee CEES gee Laat Ae ee Pee ed ee ee aE > El drgano encargado de las contrataciones de la entidad (OEC) Es el organo o unidad organica que realiza las actividades relativas a la gestion del abastecimiento al interior de una entidad, conocida como "Logistica’ 0 “Abastecimiento", y tiene un papel preponderante en la contratacion estatal, ya que junto con el area usuaria y el comité especial seran los responsables de llevar adelante una contratacion eficiente dentro del marco normativo aplicable. > Designacién del Comité Especial: El Comité Especial es el responsable de conducir el proceso teniendo a su cargo la organizacion, conduccion y ejecucién desde la preparacién de las bases hasta la ‘culminacién del proceso con la adjudicacion de la buena pro Corresponde al Titular de la entidad o al funcionario a quien se haya delegado esta atribucién, designar por escrito, a los miembros titulares y suplentes del comité especial, y ‘a quien actuaré como presidente. La designacion se notifica a cada uno de los riembros. be ]]_[ecomte expec actin en toma colpiada y es aténomo en sus decisions. Sus integrantes son solidariamente responsables por su actuacién, salvo e! caso de aquellos {que hayan sefalado en el acto correspondiente su voto discropante. Integrantes del Comité Especial El Comite Especial est integrado por tres (3) miembros, de los cuales uno deberd pertenecer al area usuaria, y otfo al érgano encargado de ias contrataciones de la entidad, alguno de los integrantes de! Comité debe tener conocimiento técnico en el objeto de la contratacién, De ser necesario, cuando se trate de bienes sofisticados, servicios especializados, obras 0 ‘cuando la entidad no cuente con un especialista, podran integrar el Comité Especial uno 0 mas expertos independienies, ya Sean personas naturales o juridicas que no laboren en la centidad contratante o funcionarios que laboran en otras entidades. *Cualquier impresién no es valida para el SGC* Foa(PR-SGC-02}002 GUIA PARAEL CONTROL GUBERNAMENTAL —_Cédigo: GU-GESC-01 ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS _ Version: 00 1A CONTRALORIA D.LEG. Ne 1017, Pagina 24 de 83 2 Se ea eran eens near = Elaborar las Bases = Convoear el proceso. - _Absolver las consultas y observaciones ~ (ntegrar las Bases ~ _Evaluar las propuestas + Adjudicar la Buena Pro + _Declarar desierto el proceso = Todo acto necesario para el desarrollo del proceso de seleccién hasta el __consentimiento de la Suena Pro. - Cualquier modificacién requiere contar previamente con 1a conformidad del area usuarie y/o del 6rgano encaraads de las contrataciones, segin corresponda, La modificacién implica una nueva ‘aprobacisn del Expediente de Contratacion. Los acuerdos que adopte el comité especial deben constar en actas, cuyas copias deberan incorporarse al expediente de contratacion Toda entidad debe contar con un libro de actas de Licitaciones Publicas, Concursos Publicos y Adjudicaciones Directas, 0 con un libro de actas por cada tipo de proceso de seleccién, debidamente foliado y legalizado, el mismo que podra ser llevado en hojas ‘mecanizadas. Facultativamente, también podra incluir las actas de las Adjudicaciones de Menor Cuantia 0 contar con un libro de actas para este tine de procesos de seleocién. El 6rgano encargado de las contrataciones sera ef responsable de la custodia de los indicadas libros. > Expediente de Contratacién: Se inicia con el requerimiento del area usuaria hasta la culminacion del contrato, y contiene todas las actuaciones referidas a la contratacién, incluyendo las ofertas no ganadoras. Es ‘aprobado por el Titular de la entidad o el funcionario competente, de acuerdo a las normas de organizacién interna. = Caracteristicas técnicas de lo que se va a contratar = Estudio de posibilidades que ofrece el mercado ~Dieponbiidedprespuestl PEO) <__1P2.2° proceso ae soeccon ESHEARIMI - Modoidad de seoccon ereraaienigg— Novotiod oe eleccin = Meriaidad de elcuctn contac Formula de resus, do sro aso Resumen Ejecutivo. © Con 61 Estudio de posibilidades se determina ol valor referencial, la existencia de pluralidad de ‘marcas y/o postores, la posibilidad de distnibuir la buena pro, los factores de evaluacién, de ser el caso ¥ otros aspectos que incidan en Ie effclencis de Ia contratacién. “Cualquier impresion no es valida para el SGC" Fo4(PR-SGC-02)00,Ta GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 ALLA CONTRATAGION DE BIENES Y SERVICIOS | Versi6n: 00 D.LEG. N° 1017 Pagina 25 de 83 1A CONTR CSN ‘Cuando un proceso de seleccién se deciara desierto, la nueva convocatonia debera contar con una nueva aprobacién del expediente de contratacién solo si se ha modificado en algun extremo. En caso no se haya producido modificacién alguna, no seré necesario una nueva aprobacién del expediente de contratacién, > Estudio de posibilidades que ofrece el mercado: El estudio de posibiidades que ofrece el mercado para la determinacién del valor referencial, se va a realizar cuando nos encontremos frente a la contratacién de bienes ylo servicios, incluidos los de consultoria y de consultoria de obra; y no sdlo se restringe @ determinar cual serd el valor referencial de! proceso de seleccién que convoque Ia entidad, sina que tiene como propésito identificar otros aspectos como: - Laexistencia de pluralidad de marcas y postores, en el marco de la libre competencia y concurrencia - La posibilidad de distribuir Ja Buena Pro, cuando no hay proveedores que puedan atender al 100% el requerimiento de la entidad - Obtener informacion que pueda servir para establecer factores de evaluacién, Analizar y evaluar la pertinencia de hacer ajustes a las caracteristicas o las condiciones de lo ‘que se va contratar. La Ley de Contrataciones y su Reglamento, sefiala el uso mirimo de dos (02) fuentes de informacion distintas para la elaboracién del estudio de posibilidades. a efectos de poder determinar el valor referencial de un proceso de seleccién. Excepcionaimente y siempre que ne exista la posibilidad de consultar mas de una fuente, la entidad podra consultar una sola fuente para determinar el valor referencial; sin embargo, ello debe ser sustentado, cuya informacién sera plasmada en el documento denominado resumen ejecutivo ! incumplimiento de contar can un minimo dos (02) fuentes para determinar el valor referoncial, y al no exislir sustento alguno para valerse de una sola fuente, podria generar una causal de nulidad. Grafico N° 03 Elaboracién del estudio de posibilidades que ofrece el mercado Procios histéricos one Procios SEACE enced de WI) estrectura do contatationes costos (OEC) cy Cotizaciones a = Elaborade por: Departamento de Gestion de Productos de la CGR. Precios histéricos, viene a ser el pago que la entidad efectia o ha efectuado por la contratacién de un bien © servicio, de igual o similares caracteristicas al que requiere contratar “Gualquier impresion no es valida para el SGC™ Fos(PR-SGC-02)00DO GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Versién: 00 LA CONTRALORIA, D.LEG. N° 1017 Pagina 26 de 83 Precios SEACE, es decir ls informacion contenida en el portal web del SEACE (www seace.aab pel, que le permite a la entidad realizar la busqueda de algun proceso de sseiecoiOn con buena pro para la contratacion de bienes y servicios, de iquales © similares caracteristicas a las que requiere. Estructura de costos, que es establecida por la entidad en virtud de los costos de cada componente o partida del objeto de contratacién, que incluye los conceptos por utlidades, tributos y todo costo que incida en el precio, Cotizaciones, son las consultas y/o solicitudes de informacion a los proveedores del Estado y tienen como finalidad que los proveedores puedan indicar cual es ef monto al cual ascenderia la contratacién del bien 0 servicio que la entidad quiere realizar. + Las solicitudes de cotizacién deben estar dirigitas a alferentes personas naturales 0 juridicas. ~ "No existe un numero minimo ni méximo de proveedores @ los que se solicite cotizaciones. Sin importar e! numero do cotizaciones (1, 2.0 més), estas constituyen una sola fuente, >» El Valor Referencial Como ya hemos sefialado, el valor referencial es el resultado del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, y para su determinacién se debe utlizar como minimo dos (02) fuentes, salvo que sea imposible conseguirias, en cuyo caso esta situacién debe ser sustentada. Uno de los criterios para la discriminacion de precios es su antiguedad, dado que el valor referencial debe reflejar el valor del mercado, por lo que no puede ser muy antiguo. El Reglamento de la Ley de Contrataciones establece los parametros de antiguedad, dependiendo del objeto de contratacion. El procedimiento empleado por la entidad para determinar el valor referencial debe ser objetivo, conforme a ia metodologia que la entidad haya escogido para hallar el valor referencial, por ejemplo sobre la base del promedio, el menor valor, etc., que deberé estar debidamente sustentado. Cuadro N° 02 Antigiiedad del valor referencial mr Bienes aeiieiee Nomayora meses. | A Partirde in aprobacion del mxpediente do Consultoria de obras () La antiguedad de! valor referencia! influye en la convocatoria del proceso de seleccién > Resumen ejecutivo del estudio de posibilidades que ofrece el mercado Es el documento que contiene los criterios y procedimientos empleados para determinar el valor referencial a partir de las fuentes validas empleadas por el 6rgano encargado de las, contrataciones, y debe ser formulado de manera obligatoria en los procesos de Licitaciones Publicas, Concursos Publicos y Adjudicaciones Directas, incluida las Adjudicaciones de Menor Cuantia Derivadas, sean procesos tradicionales 0 bajo la modalidad de subasta "Cualquier impresion no es valida para el SGC” FouPR-S6C-02)00WD GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Versién: 00 LA CONTRALORIA D.LEG. N°4017 Pagina 27 de 83 inversa, Es obligacion del Comité Especial publicar en e! SEACE en el momento de la convocatoria las Bases y el Resumen Ejecutivo. 3.3 Sub proceso: Elaboracién de bases y convocatoria, El objetivo especifico del control gubernamental en este sub proceso es determinar si las bases administrativas de! proceso de seleccion fueron adecuadamente elabcradas, aprobadas e integradas por el comité especial y que la convocatoria al proceso de seleccion se haya realizado en la fecha establecida en el croniograma, en el marco de la normativa de contrataciones del Estado. Este sub proceso, esta integrado por las siguientes acti > Elaboracién y aprobacién de las bases Son tres los aspectos basics que conforman la estructura de las bases administrativas - _ Reglas del proceso de seleccién y ejecucién de! contrato: La fuente de informacion son las bases estandarizadas emitidas por el OSCE, a la cual se afiade la informacion propia de Ia institucion y la que consta en el expediente de contratacion, - _ Requisitos minimos: La fuente de informacién es el expediente de contratacion y las normas legales que regulan el objeto del proceso de seleccién. - Factores de evaluacién: La fuente de informacion es el Reglamento de la Ley de Contrataciones; sin embargo, el aporte de la experiencia de los miembros del comité especial es fundamental. Los factores de evaluacién técnicos a ser utilizados, deben ser objetivos y congruentes con el objeto de la convocatoria, debiendo sujetarse a crterios de razonabilidad y proporcionalidad. Las Bases son aprobadas por e! Titular de la entidad 0 por quien tenga delegada expresamente y por escnio dicha facultad. La aprobacién se realiza mediante acuerdo, resolucion 0 cualquier otro documento en ef que conste indubitablemente su aprobacion, "Cuaiquier impresion no es valida para el SGC” FOuPR-S6C-02)00,Oo GUIAPARAEL CONTROL GUBERNAMENTAL —_Cédigo: GU-GESC-01 ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS Version: 00 LA CONTRALORIA D.LEG. N° 4047, Pagina 28 de 83 Qex Sistemas de contratacion Las bases administrativas deben incluir el sistema de contratacién a utilizar. A. continuacion mostramos los sistemas de contratacin segiin la normativa vigente: Cuadro N° 03 Sistemas de contratacién eta) eet Cone L r El postor formularé su propuesta Cuando 1a naturaleza de la ofertando precios unitarios, ‘tarifas 0 Sistema de precios prestacién no permita conocer porcentajes en funcidn de las partidas 0 Unitarios, tarifas © con exactitucl © precision las cantidades roferenciales contenidas en porcentajes —cantidades. magnitudes ‘las Bases y que se valorizan en relacion requeridas. ‘4 8u ojecucién real y por un determinado plaza de ejecucion. Elaborado por: Departamenta de Gestion de Productos de la CGR. > Convocatoria del proceso de seleccion Es el acto efectuado por la entidad a fin que los proveedores participen en un proceso de seleccién La convocatoria de las Licitaciones Pabiicas, Concursos Publicos y Adjudicaciones Directas se realizaré a través de su publicacién en el SEACE, con la publicacién de las Bases y un resumen ejecutivo del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, bajo sancién de nulidad. Las convocatorias para las Adjudicaciones de Menor Cuantia tambien se realizan a través del SEACE, sin perjuicio de las invitaciones que sé curse a uno o mas proveedores, segun la oportunidad, el monto, ia complejidad, envergadura o sofisticacion de la contratacién, bajo sancién de nulidad. "Cualquier impresion no es valida para el SGC" FO4(PR-SGC-02)00o. LA CONTRALORIA. GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL _ Cédigo: GU-GESC.01 ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Version: 00 DLE. N° 1017 Pagina 29 de 63 La identifcacién, domiciio y RUC de la entidad que convoca LL identificacién det proceso de seleccién La indicacién de la modalidad de seleccién, de ser el caso La desciipcién basica del objeto del proceso E valor referencial EI lugar y la forma en que se realizara la inscripcién 0 registro de participantes El costo de reproduccién de las Bases El calendario del proceso de seleccién Ei plazo de entrega requerido 0 de ejecucién del contrato La indicacion de ios instrumertas internacionales bajo cuyos alcances se ‘encuentra cubierto el proceso de seleccion, de ser el caso Ce ea) pect) > Registro de Participantes La persona natural o juridica que desee participar en un proceso de seleccion debe registrarse como participante de acuerdo a las reglas establecidas en las bases adiministrativas, para lo cual debe contar con la inscripcién vigente en el RNP, cuya vigencia debe ser verificada por la entidad para determinar que no se encuentre inhabilitado para contratar con el Estado. E\ participante podré solicitar a la entidad un ejemplar de las bases, estando la entidad obiigada a su entrega, previo pago del costo de reproduccién de las mismas, El registro de participantes electronico se lleva a cabo desde el dia siguiente de la convocatoria hasta antes del inicio de la presentacién de propuestas. En el casc de propuestas presentadas por un consorcio, bastaré que se registte uno (1) de sus integrantes. > Consultas y Observaciones a las bases Los participantes del proceso de seleccién podran formular consultas u observaciones a las bases administrativas, las cuales deben ser absueltas por el comité especial mediante un pliego absolutorio, debidamente fundamentado, publicado en el SEACE y a los correos electronicos de los participantes, de ser el caso, La diferencia entre ambas figuras radica en lo siguiente En las consultas a las Bases, ios participantes pueden solicitar actaraciones referidas al alcance y/o contenido de cualquier aspecte de las Bases, o plantear solicitudes respecto a elas. En las observaciones a las Bases, los patticipantes pueden cuestionar las Bases en lo relativo al incumplimiento de las condiciones minimas o de cualquier disposicion en materia de contrataciones del Estado u otras normas complementarias 0 conexas que tengan relacion con el proceso de seleccién. Los plazos para la formulacién y absoluci6n de consultas, dependen del tipo de proceso de seleccion. A continuacién de muestra los plazos en cada caso. “Cualquier impresién no es valida para el SGC" Fos(PR S6C-02)00ay GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 u ALA CONTRATAGION DE BIENES Y SERVICIOS | Versién: 00 LA CONTRALORIA D.LEG, N° 1017 Pagina 20 de 63 Cuadro N° 04 Plazo en las consultas a las bases i Formulacion ET Licitaciones y Concursos Pablicos Minimo 6 dias habiles Maximo de 5 dias habiles ‘Adjudicaciones Directas (ADP y ADS) Minimo 3 dias hébiles Maximo de 3 dias hatiles Adludicaciones de Menor Cuantia para ri bea yearamidindeaies Minimo 2 dias habiles Maximo de 2 dias hablles (1) Eiplazo se computa desde el dia siguiente de la convocatora, (2) Elplazo se computa desde el dia del vencimiento del plazo para recibir las consultas Cuadro N° 05 Plazos en las observaciones a las bases Tivo.de proceso ooo Licitaciones y Concursos Publicos | Minimo 5 dias habiles Maximo de 5 dias habiles Adjudicaciones _Directas_ ~=sy__—_—‘Se presentan en forma Adjudicaciones de Menor Cuantia simulténeaa la presentacién Maximo de § dias habiles para obras y consultoria de obras de las consultas (1) Elplazo se computa a partir de! dia siguiente de haber finaizado el término para la absoluci6r de fas cconsultas. (2) Elplazo se computa desde el dia de! vencimiento del plazo para recibir las observaciones. Respecto a as observaciores ef Comité Especial puede: (i) acogertas, (i) acogerlas parciaimente 0 (i) no acogerias, > Elevacion de observaciones EI participante que presento la observacién u otro distinto a este, puede solictar la elevacion de observaciones al Titular de la entidad 0 al OSCE segun corresponda, en el plazo de tres (03) dias habiles siguientes de ser natificado con el pliego absolutorio a traves, del SEACE, en los siguientes casos: - Las obsetvaciones no han sido acogidas por el comité especial 0 Io fueron parcialmente. - Las observaciones han sido acogidas por el comité especial, pero las Bases continian contrarias a jo dispuesto por el articulo 26° de la Ley de Contrataciones, cualquier otra disposicién de la normativa sobre contrataciones del Estado u ‘otfas normas complementarias 0 conexas que tengan relacién con el proceso de seleccién, El plazo para emit y notificar el pronunciamiento a través del SEACE es no mayor de diez (10) dias habiles, desde el dia siguiente de la recepcion del expediente completo por el OSCE. Una vez publicado el pronunciamiento a través del SEACE, éste debera ser implementado por e! comité especial EI Comité Especial no puede continuar con la tramitacion del proceso de sefeccién sino ‘ha cumplido con implementar adecuadamente fo dispuesto en el pronunciamiento, bajo ‘sancion de nuldad y sin peruicio de las responsabiidades a que hubiere lugar. Cualquier impresion no es valida para el SGC" FOMPR-S6C-02}00we GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL —_Cédigo: GU-GESC-01 ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS Versién: 00 D.LEG. N° 1017 Pagina 31 de 83 > Integracion de bases Las Bases integradas deben incorporar el integro de las aclaraciones, precisiones 0 modificaciones producto de la absolucién de consultas, observaciones, pronunciamientos, asi como las modificaciones requeridas por el OSCE, en el marco de sus acciones de supervision. Las Bases deben ser integradas y publicadas en el SEACE, por el comité especial u érgano encargado en los siguientes piazos Al dia siguiente de vencido el piazo para formular las observaciones, de no haberse presentado éstas, Aidia siguiente de vencido el plazo para soiictar la elevacion de las bases al OSCE, en el caso de haberse presentado observaciones a las Bases, - Dentro de los dos (2) dias habiles siguientes de notificado el pronunciamiento del OSCE, si se solicité la elevacion, 3.4Sub proceso: Evaluacién de propuestas y otorgamiento de la buena pro El objetivo especifico del control gubernamental en este sub proceso es establecer si la recepcion, evaluacién de propuestas, otorgamiento de la buena pro, deciaracién de desierto del proceso de seleccién o la exoneracién del mismo, cuando corresponda, se realizaron en el marco de la normativa de contrataciones del Estado. En este sub proceso, tiene las siguientes actividades: Pee es eee es eee ed > Presentacién de propuestas: En la fecha establecida en las bases, el postor presentaré su propuesta técnica y propuesta ‘econémica, debiendo cumpiir con acreditar la documentacién de presentacién obligatoria solicitada en las Bases, en los requerimientos técnicos minimos y en las disposiciones legales que regulan el objeto materia de contratacién El postor es responsable de toda la documentacién que presente como parte de su propuesta, tanto de su veracidad como de su exactitud. Las propuestas se presentan en 2 sobres cerratos: = Propuesta técnica: Contiene los documentos de presentacién obligatoria y facultativa, Se presenta en original y en el nimero de copias requerido por las Bases. Propuesta econémica: Solo se presenta en original, y el monto debe incluir todos los tributos, seguros, transportes, inspecciones, pruebas, y de ser el caso, los costos laborales, conforme a la legislacién vigente; asi como cualquier otro concepto que pueda tener incidencia sobre el costo del bien 0 él servicio @ adquirir 0 contratar, a ‘excepcion de aquellos que gocen de exoneraciones legales. “Cualquier impresi6n no es valida para el SGC" Fos|eR-S6C-02)00GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL ——Cédigo: GU-GESC-01 ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS Vorsién: 00 D.LEG. N° 1017 Pagina 32 de 83 EI monto total y los subiotales que lo componen deberan ser expresados con dos decimales. En ef caso del sistema de contratacién a precias unitarios, los precios de cada unidad podran ser expresados con mas de dos decimales. El acto publico de presentacién de propuestas se da inicio cuande el comité especial empieza a llamar a los participantes en el orden en que se hayan registrado, con la finalidad de que entreguen sus propuestas, los dos sobres, que contienen ia propuesta técnica y econémica, respectivamente, Segiin el tipo de proceso, el acto de presentacién de propuestas puede ser public o privado, como se muestra a continuacion: Cuadro N° 06 Acto de presentacién de propuestas enue rod eee) Set) Se ctaiem MAeoe ena Le ta Uicitacion Publica ¥ ¥ v Concurso Pablico v ¥ v Adjudicacién Directa Pabiica ~ ¥ v Adjudicacién Directa Selectiv v Adjudicacién de Menor Cuantia v (1) La participacién del Juez de Paz, se produce de manera excopcional, et fos supuesios en los que no ‘existe Nolario Pablico o este no pueda concumirdebido a que se encuentra de vacaciones, licencia 0 ‘no cuenta con disponibilidad de atencién. (2) En los procesos de Adjudicacién de Menor Cuenta Derivada, el acto de presentacién de propuestas se realiza bajo a formalidad que correspond al proceso principal. > Calificacién y evaluacién de propuestas: En esta etapa, el comite especial evalia la propuesta técnica y la propuesta econémica, asignando los puntajes que previamente han sido establecidos en las bases administrativas. Primero calificard y evaluard la propuesta técnica; después efectuara la calificacién y evaluacién de la propuesta econdmica Las propuestas se evaliian asignando los puntajes de acuerdo a los factores establecidos. en las bases del proceso, No se padrd establecer factores cuyos puntajes se asignen utllizando criterios subjetives; bajo responsabilidad del comité especial y del funcionario que aprueba las Bases. Admision y evaluacién de la propuesta técnica: Si la propuesta técnica fue admitida, el comité especial procede a aplicar los puntajes establecidos en los factores de evaluacién de las bases, previa revision de toda la documentacion sustentatoria que ha presentado el postor, a fin de asignarle el puntaje correspondiente. El comité especial no puede tener acceso a la propuesta econémica en tanto no haya culminado la evaluacién de las propuestas técnicas, Para acceder a Ja evaluacién de las propuestas econémicas, las propuestas técnicas deberan alcanzar el puntaje minimo de sesenta (60), salvo en el caso de la contratacion de “Cualquier impresion no es valida para el SGC” FoajpR-sac-02)00Om GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 Q_ ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS _| Versién: 00 LA CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 33 de 83 servicios y consultorla en que el puntaje minimo sera de ochenta (80). Las propuestas técnicas que no alcancen dicho puntaje seran descalificadas en esta etapa Admisién y evaluacién de la propuesta econémica Para que la propuesta econémica sea admitida, el comité especial debe verificar que esta se encuentre dentro de los siguientes topes, de acuerdo a lo establecido en la normativa de contrataciones: Cuadro N° 07 Topes en la propuesta econémica ice 100% No hay limite Servicios 100% No hay limite Consultoria de obras 100% 20% Elaborado por: Departamento de Gestion de Productos dela CGR, La propuesta econdmica se evallia sobre cien (100) puntos, asignando dicho puntaje a la propuesta econémica de menor monto. Si se presenta varias propuestas, se les asignara el purtaje de manera inversamente proporcional, aplicando la formula establecida en ia normativa de contrataciones, > Otorgamiento de la buena pro: Se realizara en acto piiblico para todos los procesos de seleccion; a excepcién de las Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuantia, en las que podra realizarse en acto privado. Los resultados del proceso de seleccién se daran a conocer a través de un cuadro comparativo, en el que se consignara el orden de prelacién y el puntaje tecnico, ecanémico y total obtenido por cada uno de los postores. E| Comité Especial otorgardi la Buena Pro a ostor con mayor puntaje total segin los términos de su propuesta y por la cantidad ofertada En el caso que el resultado del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado hubiere establecido que el requerimiento de la entidad no puede ser cubierto por un solo proveedor, las bases del proceso deberan prever la posibilidad de distribuir la buena pro, por lo que el saldo no atendido sera otorgado a los postores que sigan, en funcién al orden de prelacion, siempre que las propuestas econémicas no superen el 5% de la del postor ganador. En el caso que superasen dicho monto, los postores podran reducir el monto de su propuesta, Sila buena pro se otorga en acto puiblico, se entiende notificada la misma fecha en la que se entrega a los postores copia del acta del otorgamiento de la buena pro y el cuadro comparativo, sin admitir prueba en contrario. Se publica el mismo dia en el SEACE. Si el otorgamiento de la buena pro se realiza en acto privado, se publicard el acta de otorgamiento de la buena pro y el cuadro comparativo, y se entendera notificado a través del SEACE, el mismo dia de su realizacién. Adicionalmente, se podra notificar a los correos electronicos de los participantes que lo hubieren solicitado. ‘Cualquier impresién no es valida para el SGC" Foa(PR-SGC-02)00D GUIAPARAELCONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-SESC-01 _ ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Versién: 00 LA CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 | ina 34 de a3 Cuadro N° 08 Consentimiento de ta buena pro Coen Tipo de proceso Cnn) una Todos El mismo dia Concurso Publica ias hébiles" os om Licitacién Piblica ns ‘Adjudicacién Directa 7 ‘Adjudicacién de Menor Cuantia sa es A partir de la notificacién de su otorgamiento Elaborado por: Departamento de Gestion de Productos de la CGR, Declaracién de desierto Un proceso se deciara desierto cuando no queda valida ninguna propuesta © porque no se registro ningun participante; en este ultimo caso, la declaracion podré efectuarse culminada la etapa de registro de participantes. También se deciara desierto un proceso de seleccion en los siguientes casos - Cuando no quede por Jo menos dos (2) ofertas validas en el caso de procesos de seieccién convocados bajo la modalidad de Subasta Inversa. ~ En caso de que el postor ganador no presente la documentacion yo no concurra a susonbir el contrato, y no exista postor que haya ocupado el segundo lugar, o de haberlo, este no perfeccione el contrato Cancelacién del proceso de seleccién En cualquier estado del proceso hasta antes del otorgamiento de la buena pro, la entidad que convoca el proceso de seleccidn puedo cancelario cuando se presente alguna de las siguientes situaciones: ~ Por razones de fuerza mayor Caso fornito ~ Se aprueha con a eee Resolucién 0 ‘Cuando desparezea la necesidad de contratar ‘Acuerdo Coa perietionad i hsCoag, 6 prasapunto debidamento asignado tenga que destinarse a otros propésitos de emergencia declarados expresamente > Exoneraciones: Existen casos en los cuales el proceso de seleccién no cumple funcién alguna, por razones coyunturales, econdmicas o de mercado; en dichas situaciones las entidades s6lo pueden © deben satisfacer sus requerimientos a través de una propuesta, ésta, a SU vez, Sera ofrecida por un s6lo proveedor. La Ley prevé para estos casos las exoneraciones a los procesos de seleccién como mesida de excepcion en la que se exime ala entidad de la fase de selecoién. ‘Cualquier impresién no es valida para el SGC" Fos(PR-S6C-02)00Oo | UA CONTRALORIA, GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS D.LEG. N° 1017 Cédigo: GU-GESC-01 Version: 00 Pagina 35 de 83 Causales de exoneraciér La Ley de Contrataciones, ha previsto seis (6) causales de exoneracién de los procesos de seleccin, estableciendo los supuestos de aplicacién en cada uno de ellos. Cau Entre enidades Situacién de emergencla Situacion de desabastecimiento Secreto, secret militar 0 orate Gert ince [) Proveedor inico de { Prise toothy PP sin onde Servicios personalisimos Cuadro N° 09 Causales de exoneracién ‘Alcance Procede siempre que en razin do costos de ‘oportunidad en las contrataciones- resulte més eficiente y técnicamente viable pa safisacer la necesidad, sin contravenir el aticulo 60° de la Consttucién Politica del Peri. Procede ante ciertos eventos o la cercania de su ocurrencia, la entidad pueda actuar sin mayor dllacion a fin de obtener los blenes, ‘servicios u obras que atenderan sus ‘consecuencias 0 las prevean, Debe afetar 0 impel ala endad cumplic con sus actividades u operaciones. Se debe Aeterminar de A caso. las Feaponsablldades de los funcienwis 0 ‘servidores cuya conduct hubiera dado Wgar alacausal Su uso esti restringido a las Fuerzas ‘Armadas, Policia Nacional y el Sistema de Inteligencia, siempre y cuando la prestacion ‘exonerada se encuentre en la lista quo mediante Decreto Supremo aprueba la Presidencia del Consejo de Ministros. La entidad podré contratar directamente solo biones o servicios. Se encuentran incluidos os servicios de publicidad, Procede para la contratacion de servicios especializados profesionales, _atistcos, Cientiicos 0 tecnolbgicos con personas naturales. Elaborado por: Departamento de Gestion de Productos dela CGR, Citooes 1) Que en raz6n de costos de oportunidad resulta mas efciente adquirir 0 contratar con otra entidad: y, 1) Que la adquisicion resulta técnicamente idénoa yWlable, i) La ocurrencia de un acontecimiento catastrofico; La ocurrencia de una situacion que afecte la seguridad y la defense nacional; La existencia de una situacién de grave peligro Iv Situacfones de emergencia santa. ‘) La ausoncia inminente de determinado bien o servicio; 1) Una situacién extraordinara eimprevsible que ‘comprometo la continuldad de las funciones, Servicios, actividades u operaciones que la entida tone a su cargo. En la actualidad la contratacion debe ser aprobada proviamente por la Contraloria General de In Republica on un plazo de quince (15) dias habiles a pati de presentada la solicitud |) Que no exista bienes o servicios sustitutos a los requerides por el area usuar il) Que exista un nico provoedor en el ‘mercado nacional quo offezca ol bien 0 servicio; Que por razones técnicas o relacionadas con la proteccion de derechos de propiedad intelectual se haya establecido la exclusividad del proveedor. 1) Espocialidad del proveedor; il) Experiencia reconocida en la prestacion ‘objeto dela contatacion; Comparacién favorable frente potenciales proveedores, Servicios para la defensa judicial del Estado ‘en aplicacion de! D.S, N° 018-2002-PCME. m a otros " Incorporade por el aticulo 1* del Decreto Supromo N* 080-2014EF, pubicado el 22 abril 2014, que modifica @ aficulo 128" del Reglamento de fa Ley de Contataciones. * Incorporado por el articulo 1" del Decreto Supremo N* 080-2014-EF, publicado el 22 abil 2014, que modifica el aticulo 132" del Reglamento de la Ley de Contrataciones. *Cualquier impresion no es valida para el SGC" Foa(PR-sGC-02)00) GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Version: 00 1A CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 36 de 83 El procedimiento de contratacién exonerado: - _ Empieza con ta invitacion en la cual se alcanza al proveedor los requerimientos de la entidad a fin que este atienda la prestacién exonerada, EI proveedor que recibe la invitacion puede presentar su propuesta, para ello debe cumplir con presentar los documentos requeridos en las Bases ene? plazo otorgado para tales efectos, ~ El érgano designado en el instrumento de exoneracion corroboraré que la propuesta presentada cumpla con las condiciones de ias Bases, a fin de adjudicar las prestaciones exoneradas. La suscripcién del contrato derivado de una exoneracion, debe cumplir los requisitos establecidos en el articulo 141° del Reglamento de la Ley de Contrataciones, asi como los documentos que de acuerdo con la naturaleza de la prestacion sean requeridos y estén previstos en las Bases. Grafico N° 04 Procedimiento de exoneracion 10 dias nabiles do su aprobacion Elaborado por: Departamento de Gestion de Productos de la CGR, 3.5Sub proceso de suscripcién de contrato El objetivo especifico del control gubernamental en este sub proceso es determinar si para ( la suscripeion de contrato, se ha cumplido con recabar los documentos previstos en las. bases administrativas, y si el contrato recoge los téminos, condiciones y cldusulas obligatorias establecidas en la normativa aplicable. Comprende las siguientes actividades Verificacion previa del adjudicatari Definicion de los terminos del contrat Verificacion de gavantias. Gee ics Las bases de! proceso de seleccién debe comprender la proforma del contrato que seré celebrado con el postor adjudicado con la buena pro. “Cualquier impresion no es valida para e! SGC" Fos(PR-S6C-02)00TC GUIAPARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL Cédigo: GU.GESC-01 qd ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS Versi¢n: 00 LA CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 37 de 83 El contrato se celebra por escrito, ajustandose a la proforma incluida en las Bases integradas; sin embargo, tratandose de Adjudicacion de Menor Cuantia, distintas a las convocadas para la ejecucién y consultoria de obras, el contrato podra perfeccionarse con la recepcién de la orden de compra o de servicio. El contrato esta conformado por los siguientes documentos: - El documento que lo contiene (el contrato que ha sido suscrito) - Las bases integradas; - Laoferta ganadora, = Los documentos derivados del proceso de seleccién que establezcan obligaciones para ‘as partes y que hayan sido expresamente sefialados en el contrato. > Requisitos para la suscripcién del contrato El postor adjudicado con la Buena Pro, debe presentar de forma previa a la suscripcion del contrato y como condicién para este acto, lo siguiente - Los documentos provistos en las Bases ~ Constancia vigente de no estar inhabiltado para contratar con el Estado"? ~ Garantias, salvo casos deexcepcién. <= ~ Contrato de consorcio, de ser el caso. = Gédigo de Cuenta interbancaria (CCI), er © Salvo en los contratos derivados de procesos de AMC y de procesos de seleccién por items, en los que el monto del valor referencia! del item o sumatoria de los valores relerenciales de los items adjudicados @ un mismo postor no superen lo establecido en la normativa vigente para convocar a una AMC, en los que la entidad deberd efectuar la veriicacién correspondiente en el portal del RNP. Estos requisites no son exigibles si el contratista es una entidad publica, cualquiera sea el proceso de seleccién, con excepeién de las empresas del Estado que si deberan cumpliros, > Suscripcién del contrato: plazos y procedimiento Una vez que quede consentido o administrativamente firme el otorgamiento de la buena pro, los plazos y el pracedimiento para suscribir el contrato son los siguientes?: 4. Dentro del plazo de doce (12) dias habiles siguientes al consentimiento de la Buena Pro 0 cuando esta haya quedado administrativamente firme. Dentro de este plazo el postor ganador debe presentar la totalidad de la documentacién prevista en las Bases, ‘que debe ser subsanada en caso la entidad lo haya solicitado, cuando corresponda 2. Cuando la entidad ne cumpla con suscribir el contrato dentro del plazo establecido (12 dias habiles), el postor ganador de la buena pro, dentro de los dos (2) dias habiles siguientes de vericido el referido plazo, puede requerir Su suscripcién dandole a la entidad un plazo de entre cinco (5) a diez (10) dias habiles. Vencido el plazo otorgado, sin que la entidad haya suscrito el contrato, dentro de los cinco (6) dias habiles siguientes, tiene la facultad de dejar sin efecto el otorgamiento de la Buena Pro * 1 Asticulo 4 del Decreto Suprema N* 080-2014-EF, publcado e! 22 abril 2014, modifica el aticulo 148°. Plazos y procedimento para suscribirel Contrato del Reglamento de la Ley de Gontrataciones del Estado, ‘Cualquier impresién no es valida para el SGC” Fo4(PR-SGC-02)00oO GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Codigo: GU.GESC-01 ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Version: 00 LA CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 38 de 83 3, Cuando el postor ganador de la buena pro, por razones justificadas y ajenas a su voluntad, no cumpla con suscribir el contrato dentro del plazo de doce (12) dias, puede solicitar @ la entidad le otorgue por nica vez, un plazo de entre cinco (6) a diez (10) dias habiies. 4, En los casos que el contrato se perfeccione mediante orden de compra o de servicios, esta debe ser notificada dentro del plazo de siete (7) dias habiles siguientes al consentimiento de la buena pro 0 cuando esta haya quedado administrativamente firme. Dentro de este plazo el postor ganador debe presentar la totalidad de la documentacion prevista en las bases, qué debe ser subsanada en caso la entidad Io haya solicitado, cuando corresponda. 5. Cuando la entidad no cumpla con notificar la orden de compra o de servicios al contratista en el plazo establecido (siete (7) dias habiles siguientes al consentimiento de la buena pro 0 cuando esta haya quedado administrativamente firme), dentro de los dos (2) dias habiles siguientes de vencido dicho plazo, el contratista puede requerir a la entidad para que en el plazo de tres (3) dias cumpla con la natificacién; vencido este piazo, el contratista puede solicitar se deje sin efecto et otorgamiento de la buena pro, 6. Cuando el postor ganador de le buena pro, por razones justificadas y ajenas a su voluntad, no cumpla con presentar la documientacion completa para proceder con la notificacion de la orden de compra o de servicios dentro del plazo establecido (siete (7) dias habiles siguientes al consentimiento de la buena pro o cuando esta haya quedado administrativamente firme), podré solictar a la entidad le otorgue por unica vez, un plazo de entre dos (2) a cinco (5) dias habiles. 7. Cuando e! postor ganador no presente la documentacién ylo no concurra a suseribir el contrato injustificadamente, segiin correspanda, en los plazos indicados en los numerales precedentes, pierde automaticamente la buena pro. En tal caso, el drgano encargado de las contrataciones cita al postor que ocupé el segundo lugar en un plazo no mayor de cinco (5) dias habiles en el orden de prelacién a fin de que concurra a suscribir el contrato en el plazo previsto en los numerales 1 y 3. En el caso que el contrato se perfeccione con la notificacién de la orden de compra 0 de servicios, a entidad cita al postor que ocupé el segundo lugar en un plazo no mayor de 3 dias habiles en el orden de prelacidn a fin de que se le notifique dicha orden en el piazo previsto en los numerales 4 y 6. Si el postor no perfecciona el contrato, el comite especial o quien haga sus veces declararé desierto el proceso de seleccién, > Garantias durante la ejecucién del contrato Las garantias tienen como finalidad asegurar el curplimiento del contrato ya formalizado y las responsabilidades del contratista derivadas del mismo; y tienen una relacion directa con las penalidades establecidas en la norma de contratacién publica, para los casos en que el ‘contratista incumpla sus cbligaciones contractuales @ las cumpla en forma parcial, tarda 0 defectuosa Las garantias tienen que ser. = Incondicionales. Solidarias. + Irrevocables. = De realizacién automatica en el pals al solo requerimiento de la respectiva entidad, bajo responsabilidad de las empresas que las emiten. “Cualquier impresion no es valida para el SGC" Fos(PR-ScC-02}00,y GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC.01 ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS _ | Versién: 00 1A CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 39 de 83 Las empresas que emiten las garantias deben estar dentro del émbito de supervisién de fa Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones © estar consideradas en la tilima lista de bancos extranjeros de primera categoria que periddicamente publica el Banco Central de Reserva del Peri. Seguin corresponda, en los casos previstos en el Reglamento de la Ley de Contrataciones,, 1 postor esta obligado a presentar las siguientes garantias: Garantia de fie! cumplimiento Tiene por finalidad garantizar que el contratista ejecute la prestacién a su cargo y su monto 5 equivalente al 10% del monto del contrato original y debe tener vigencia como sigue: +'Su vigencia os hasta la conformidad de la de fa wet rce enea aie +84 vigencia os hasta o consentimiento Ia lauidacién Excepcién: En contratos que tengan una vigencia superior a 1 af, las entidades podrin aceptar que e! ganador de la buena pro presente la garantia de fie! cumplimiento y de ser ef caso, la garantla por el monto diferencia de la propuesta, con una vigencia de 1 arto, previo compromiso de renovar su vigencia hasta la conformidad de la recepoién de Ja prestacién 0 existe el consentimiento de la iquidacién de! contrato. Garantia de fiel cumpli jento por prestaciones accesorias Tiene las siguientes condiciones: - Esta disefiada para las contrataciones de bienes o servicios que conllevan la ejecucién de prestaciones accesorias, (mantenimiento, reparacién o actividades afines). = Es.una garantia adicional a la garantia de fiel cumplimiento. + Debe renovarse periédicamente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas, no pudiendo eximirse su presentacion en ningtin caso. - E| OSCE, mediante Directiva establece las disposiciones complementarias para la aplicacién de esta garantia, impresion no es valida para el SGC" Fos(PR-SC-02)00Te Ni GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL —Cédigo: GU-GESC-01 ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS Version: 00 LA.CONTRALORIA, D.LEG. N° 1017 Pagina 40 de 83 En contratos que tengan por objeto ta contratacién de servicios detivados de PRPMPTREEE procesos de ADS 0 cuando el valor referencial del item o fa sumatoria de BREEN ést0s no supere el monto establecido para convocer a una ADS. Ciena eee Peer eres Csbeepa En la contratacién ocasianal de servicios de transporte cuando la entidad Seal ‘ecibe los boletos respectivos contra el pago de los pasajes. ‘En contrataciones complementarias cuyos montos no superen el valor para una AMC tratandose de bisnes y servicios 0 a una ADS, traténdose de servicios Garantia por ef monto diferencial de propuesta Es otra garantia cuya presentacion dependera de! monto que haya sido ofertado por el postor que resulté adjudicado con la buena pro, siendo sus condiciones /as siguientes: i) Disefiada para la contratacién de servicios: Cuando la propuesta econémica fuese inferior al valor referencial en mas del diez 10% de este. il) Disefiada para la adquisicién o suministro de bienes: Cuando la propuesta econémica fuese inferior al valor referencial en més del 20%, li) En los 2 supuestos precedentes, es equivalente al 25% de la diferencia entre el valor referencial y la propuesta econdmica. iv) Es una garantia adicional a la garantia de fiel cumplimiento. ¥) Debe tener vigencia hasta la conformidad de la recepcién de la ptestacién (bienes y servicios) a cargo del contratista. La garantia de fiel cumplimiento asi como la garantia adicional por el monto diferencial de propuesta se ejecutaran, quedando la (ofalidad del monto afianzado como de su propiedad, 610 en los siguientes supuestos: - Siel incumplimiento ha derivado en la resolucién del contrato. ~ Dicha resolucién es por causa imputable al contratista ~ Dicha resolucién haya quedado consentida, ‘Cuando por laudo arbitral consentido y ejecutoriado se declare procedente la decisién de resolver el contrato. - Adicionalmente, se debe tener en cuenta que si han transcurrido tres (3) dias desde que la entidad requirié al contratista el pago del saldo a su cargo establecido en el acta de ‘conformidad de la recepcién, sin que este haya cumplido con dicha obligaci6n, la entidad puede solicitar la ejecucién de la carta fianza s6lo por el monto equivalente al saldo adeudado. Garantia por Adelantos La garantia deberd ser emitida por idéntico monto al adelante y por un plazo minimo de vigencia de tres (3) meses (salvo que el piazo del contrato sea inferior a 3 meses), siendo “Cualguier impresion no es valida para el SGC" Fos(PR-SGC-02}00GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL Codigo: GU.GESC.0% ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS Version: 00 D.LEG. N° 1017 Pagina 41 de 83 renovable trimestraimente por el monto pendiente de amortizar (supuesto de reduccion de carta fianza), hasta la amortizacion total del adelanto otorgado. Tratandose de los adelantos para materiales, la garantia se debera mantener vigente hasta ta utiizacién de los materiales o insumos a satisfaccién de la entidad, pudiendo reducirse de manera proporcional de acuerdo con su utlizacion veriicada La entidad s6lo puede entregar los adelantos previstos en las bases del proceso de ‘seleccién y solicitados por el contratista. La presentacion de esta garantia no puede ser ‘exceptuada en ningin caso, Garantias a Cargo de la Entidad En los contratos de arrendamiento de bienes muebles ¢ inmuebles, la garantia serd entregada por la entidad al arrendador, en los términos previstos en el contrato, cubriendo las obligaciones derivadas del contrato, con excepcién de la indemnizacion por lucro ‘cesante y dafio emergent, 3.6 Sub proceso: Ejecucién del contrato 1 objetivo especifico del control gubernamental en este sub proceso es establecer que en la centratacién del bien 0 del servicio, se haya cumplido los términos, plazos y condiciones establecidas en el contrato suscrito con el contratista; en el marco de la normativa aplicable. Este sub proceso, tiene las siguientes actividades: Inicio de ta ojecucién contractual, eee ca Incumplimiento del contrato, eee ea ea Sea oer Pt ere ee El contrato, y en su caso, la orden de compra u orden de servicio, asi como fa informacion . referida a su ejecucién, deben ser registrados en el SEACE en un plazo no mayor de diez (10) dias habiles siguientes a su perfeccionamiento, ocurrencia 0 aprobacién Las obligaciones contractuales pueden ser exigibles el dia siguiente de cumplirse las condiciones establecidas en las bases. Los plazos contractuales se computan en dias calendarios, salvo que e! Reglamento de la Ley de Contrataciones indique lo contrario. "Cualquier impresion no es valida para el SGC" FOHPR-SGC-02)00T ) GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 ALLA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Versién: 00 UA CONTRALORIA D.LEG. N°1017, Pagina 42 de 83 ~ Desde el dia siguiente de la suscripciin del documento que fo contiene o desde la recepcion de la orien de compra u otden de servicio (cuando la formalizacién 56 realice mediante estos documentos). « Traténdose de bienes y servicios la vigencia se extiende hasta que el funcionario competente dé la conformidad de la recepcién de la prestacién a cargo de! contratista y se efectie el pago correspondiente, = En el caso de ejecucién y consuitoria de obra la vigencia se extiende hasta el Cconsentimiento de la liquidacién y se efectie el pago correspondiente. - Las bases pueden establecer que el plazo del contrato sea por mas de un ejercicio presupuestal, hasta un maximo de 3 afos. Vigencia y casos ESSGEIAEGIN - Excepcién para plazos mayores, cuando ssa establecido por leyes especiales, vigencia ‘cuando por la naluraleza de la prestacién se requieran plazos mayores, siempre y ‘cuando se adopten las previsiones presupuestarias necesarias para garantizar el ago de las obligacione: = En el caso de la sjecucién y consuitoria de obras, el plazo contractual ‘correspondera al previsio para su culminacion, + Traténdose de servicios de asesorta legal (patrocinio judicial, arbitral u otros) el plazo podra vincularse con la duracién del encargo a contratars - Cuando se trate del arrendamiento de bienes inmuebles, el plazo podra ser hasta por un maximo de tres (3) afios prorrogables en forma sucesiva por igual 0 menor plazo; reservandose la entidad el derecho de resolucién unilateral sin econocimiento de lucto cesante ni dafio emergente, sujeténdose fos reajustes que pudieran acordarse al indice de precios al consumidor que establece el INE. > Adelantos Los adelantos son sumas de dinero que la entidad entrega al contratista de forma previa a la ejecucién de las prestaciones a su cargo. Para su procedencia se debe verificar las siguientes condiciones: Grafico N° 05 Condiciones para la procedencia de los adelantos ® O ag © o ee Elaborado por: Departamento de Gestion de Productos dela CGR, > Adicionales y reducciones: En bienes y servicios, el titular de la entidad podra disponer la ejecucion de prestaciones adicionales asi como de reducciones, cuya aprobacion se efectia a través de la emisién de la resolucién correspondiente, siendo las condiciones para su procedencia las siguientes: ~ _Sdlo para alcanzar la finalidad del contrato previa sustentacion por el area usuaria. ~ Limite maximo del 25% del monto del contrato original ~ Contar con la asignacion presupuestal necesaria. = Se puede disponer la reduccion de las prestaciones hasta el limite del 25% del monto del contrato original “Cualquier impresion no es valida para el SGC” F04(PR-SGC-02)00DO GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL _Cédigo: GU-GESC-01 ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Versién: 00 LA CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 | Pésina 43 de 83 > Ampliaciones de plazo ‘Se produce la ampliaci6n del plazo contractual en bienes y servicios en los siguientes casos - Cuando se aprueban prestaciones adicionales, siempre y cuando ello afecte el plazo contractual, en cuyo caso el proveedor ampliara el plazo de las garantias que hubiere otorgado. Por atrasos 0 paralizaciones no imputables al proveedor. - Por atrasos 0 paralizaciones en el cumplimiento de la prestaci6n del proveedor por culpa de la entidad; y por caso fortuito o fuerza mayor El proveedor debe solicitar la ampliacién dentro de los 7 dias hébiles de la notificacién de la aprobacién del adicional 0 de fnalizado el hecho generador de! atraso 0 parelizacion, La entidad debe resolver y notifcar dicha solicitud en el plazo de 10 dias habiles desde ‘Su presentecién. De no existir pronunciamiento expreso, se tendré por aprobada la ‘Solicitud del contratista en los términos en que fue formulada, bajo responsabilidad del Titular de la entidad. > Contrataciones Complementarias La entidad puede contratar complementariamente bienes y servicios con el mismo Contratista, dentro de los tres (3) meses posteriores a la culminaci6n del contrato y hasta por un maximo del 30% del monto del contiato original, siempre que se trate del mismo bien 0 servicio y que el contratista preserve las condiciones que dieron lugar a la adquisicion o contratacion, > Nulidad del Contrato Luego de haber sido suscrito, el contrato puede ser declarado nulo de oficio en los siguientes casos: - Si fue celebrado por alguien impedido para contratar (Ver articulo 10° de la Ley de Contrataciones); Si se verifica la trasgresion al principio de presuncién de veracidad; = _ Sise verifica que el contrato fue suscrito durante una apelacién en tramite; = Cuando se verifique que no se utlizé el proceso de seleccién que correspondia; - Cuando se contrate por exoneracion sin cumpiir las condiciones y requisitos previstos or la normativa para tal efecto Cuando la ontidad declare 1a nulidad del contrato, debe remitir carta notarial al proveedor adjuntando copia de! documento que declara la nulidad. En caso ef Contratista no esté de acuerdo tiene 15 dias habiles pera someter le controversia a cconclfacion o arbitra. “Cualquier impresién no es valida para el SGC" Fo4(PR-SGC-02)00C) GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL _| Cédigo: GU-GESC-01 ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Versién: 00 LA CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 44 de 83 > Resolucién del contrato por incumplimiento Cualquiera de las partes puede poner fin al contrato por un hecho sobreviniente a la suscripcién del mismo, siempre que se encuentre previeto expresamente en el contrato con sujecién a la Ley, “= Podird resolver el contrato, en los casos en que el proveedor: |) Incumpia Injustificadamente obligaciones contractuales, legales o reglamentarias a su ‘cargo, pese a haber sido requerido para ello; i) Haya llegado @ acumular el ‘monto maximo de [a penalidad por mora o ¢l monto miximo para otras penalidades; o il) Paralice o reduzca injustfcadamente la ejecucion de la Prestacién, pese a haber sido requerido para corregir tal situacion. eee) Pods solcitar la resolucién del contrato, en los casos en que la entidad ‘incumpla injustificadamente sus obligaciones esenciales, (que se ‘contemplan en las bases 0 en el contrato), pese a haber sido requerido. 3.7 Sub proceso: Conformidad de la prestaci6n El objetivo espectfico del control gubernamental en este sub proceso, es determinar si la cconformidad de la prestacién del bien o del servicio fue dada por el area ususria verificando el cumpiimiento de las especificaciones técnicas establecidas en el contrato, las bases. ‘administrativas y la oferta del postor adjudicado con la buena pro. Este sub proceso, tiene las siguientes actividades: eee ee ae La ejecucion det contrato culmina, traténdose de bienes y servicios, con la conformidad de recepcion de [a Ultima prestacién pactada y el pago correspondiente. > La conformidad y recepcién La recepcién y conformidad es responsabilidad del 6rgano de administracién 0, en su caso, del drgano establecido en las bases, sin perjuicio de lo que se disponga en las normas de organizacion interna de la entidad. La conformidad requiere del informe del funcionario responsable del area usuaria, quien debera verificar, dependiendo de la naturaleza de la prestaci6n, la calidad, cantidad y cumplimiento de fas condiciones contractuales; para lo cual debera realizar las pruebas que fueran necesarias. En el caso de las ordenes de compra a de servicio derivadas de Adjudicaciones de Menor Cuantia distintas a las de consultoria y ejecucién de obras, la conformidad puede consignarse en dicho documento. De existir observaciones, estas se consignaran en el acta respectiva, y se otorga al contratista un piazo para su subsanacién, en funcion a la complejidad del bien o servicio, que no padré ser menor de dos (2) ni mayor de diez (10) dias calendarios. De no cumplir con Ja subsanacién, la entidad podrd resolver el contrato, sin perjuicio de apiicar las penalidades que correspondan “Cualauier impresion no es valida para el SGC” Fos{PR-S6C-02}00,