ACTA No. 001 CONSTITUCION COMITE DE ARCHIVO Fecha: 23 de abril de 2015 Hora: 9:00 a.m. Lugar: Instalaciones Empresa Social del Estado. Asistentes: Carlos Ramos Varén - Secretaria General Julién Rodriguez Cruz — Asesor SIGA Francisco Rubiano Cordoba - Jefe de la oficina Asesora Juridica Héctor Pérez Zapata - Jefe de la oficina de Planeacion y Disefo Estratégico Enrique Plazas Veloza- Lider de la oficina de tecnolagias de la informacidn y la comunicacion Leonardo Martinez Mufioz - Asesor de la aficina de control interno Invitados: Ausentes: Orden del dia: Verificacién de Quérum Constitucién del comité de archivo Funciones del comité de Archivo Reunianes del Comité de Archivo. Werificacién y control del comité de Archivo. Desarrollo: El dia 23 de abril de 2015 en las instalaciones de la Empresa Social del Estado, se reunieron el Sefor Seeretario General, ¢l asesor del Sistema integrado de Gestion Documental y Archivos, el jefe de la oficina asesora juridica, el jefe de la oficina de Planeacién y Disefio Estratégico, el lider de la oficina de tecnologias de la informacién y la comunicacién y el asesor de la oficina de control interno, para conformar el comité interno de archivo, dando cumplimiento a la Ley General de Archivos que en su articulo 6 establece los pracesos y acciones que las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos deberan llevar acabo de acuerdo consus funciones y el Decreto 2578 de 2012 que en su articulo 14 establece: “Las entidades territoriales en los departamentos, distritos y municipios estableceran mediante acto administrative, un Comité Inteno de Archivo cuya funcién es asesorar a la alla direccion de la entidad en materia archivistica y de gestion documental, definir las politicas, los programas de trabajo y las planes relativos a la funcién archivistica institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demas hormas reglamentarias. Se establece que el Comité de Archivo de la Empresa Social del Estado sera un 6rganeasesor dela alta direccién responsablede definir las politicas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tecnicos en materia de gestion documental Integracién del comité de archive: El comité de archivo serd presidido por el Secretario general que definird los puntos a tratar en cada sesién, eslimara desdeel puntode vistajuridico, discipinario y legal aquellas decisiones que se tomen sobre la conservacién 0 no de los documentos y el uso de tecnologia para su conservacién El asesor del sistema integrado de gestion documental y archivo, seré el secretaria del comité, adelantaré propuestas de trabajo para cada sesién y presentara proyectos relacionados con gestién documental, sistemas de informaciin y procesos para el manejo de la correspondencia. El jefe de la oficina de Planeacién y Disefio Estratégico, seré el encargado de evaluar las proyectos desde el punto de vista logistico y estratégico, presentadas en el comité, can el propésito de determinar que sean acordes a la gestién de la Empresa Social de! Estado y que garanticen el mejoramiento continuo de los procesos y procedimientas al interior de la entidad El jefe de la oficina Asesora Juridica, seré el encargado de analizar, proyectar y avalar, los actos administrativas y consultas que él comité indique y que deba suscribir confarme a la Constitueién Politica y la Ley. De la misma forma deberd elaborar, estudiar y concepluar sobre proyectos de actos administrativos, contratas ylo convenios que deba suscribir 0 proponer laentidad conel propésito de adelantar las diferentes actividades de administracian documental. Asesorara sobre la conveniencia o no de decisiones administrativas que desde el puntade vista juridico puedan afectar el adecuado desarrollo de las actividades de gestién dacumental en la entidad. El lider de la oficina de tecnologias de la informacién y la comunicacién, ser el encargado de asesorar y evaluar los lineamientos que se dicten relacionados con el uso de las tecnologias de la informacién, uso del documento electrénico, apicacién y seguimiento de las Leyes 527 de 1999, 594.de 2000, 1437 de 2011 y 1712 de 2015 y la Directiva presidencial 04 de 2012"eficacia administrativa ylineamientos de fa politica cero papel en la administracién publica’. De la misma forma asesorard y liderard la implementacién del software de gestion documenta, los procesos de digitalizacién dacumental y trabajar de forma articulada para promover los lineamientos del Plan Ambiental Institucional. El asesor de la oficina de control interno, sera el encargado de acuerdo can el articulo 9 de la Ley 87 de 1993 de medir y evaluar a eficiencia, eficacia y economia de los demas controles, asesorando a la alta dir eccidn en la continuidad del proceso administrative, la reevaluacion de las planes establecidos y en introduccién de las correctives necesarios para él cumplimianto de las metas u objetivas previstos por la entidad. Invitados: Serdn invitados al comité de archive todos aquellos funcionarios de las. diferentes dreas de la entidad yo especialistas, historiadores y usuarios externas que puedan contribuir én los asuntos tratados en el comité. Podran participar en las seSianes Con Voz pero sin voto. Seran funciones del comité interno de archivo de acuerdo con el decreto 2578 de 2012: 1. Asesorar a la alta direccién de la entidad en la aplicacion de la normatividad arehivistica, 2. Aprobar la politica de gestién de documentos e informacién de la entidad. 3. Aprobar las tablas de retencién dacumental y las tablas de valoracién documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidacién y al Archivo General de la Nacién Jorge Palacios Preciado para su registro. 4, Responder por el registro de las tablas de retencién documental o tablas de valoracién documental en el Registro. Unico de Series Documentales que para el electa cree el Archivo General de la Nacién. 5, Llevar a cabo estudies técnicos tendientes a medernizar la funcién archivistica de la entidad, incluyende las acciones encaminadas a incorporar las tecnologias de la informacion en la gestién de documentos electronicos de conformidad con lo establecido en el Codigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo 6. Aprobar el programa de gestion de documentos fisicos y electrénicos presentado porel area de archivo de la respectiva Entidad. 7. Aprobar el plan de aseguramiento decumental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos.8. Revisar e interpretar la narmatividad arehivistica que expida el Archivo General de la Nacidn Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales y adopiar las decisianes que permitan su implementacién al interior de la respectiva entidad, respetanda siempre los principios archivisticos. 9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicacién de las tecnologias de la informacién en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la funci6n archivistica interna y la gestion documental. 10. Aprobar el programa de gestién documental de la entidad. 11, Aprobar las formas, formatos y formularios fisicos y electrénicas que requiera la enlidad para el desarrollo de sus funciones y procesos. 12, Acompafar la implementacién del Gobierno en Linea de la entidad en lo referente al impacto de este sabre la gestién documental y de informacién. 13. Presentar a las instancias asesoras y caordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramienta de la tuncién archivislica. 14, Apoyar el disefio de los procesos de la entidad y propaner ajustes que faciliten la gestion de documentos ¢ infarmacién, tanto en formato fisico como electrénica 15. Aprobar la implementacién de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestion documental de la entidad 16. Consignar sus decisiones en Actas que deberdn servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas. 17. Hacer sequimiento a la implementacién de las tablas de retencién documental y tablas de valoracién documental, asi como al Modelo Integrado de Planeacién y Gestidn, en los aspectos relatives a la gestion documental Reuniones del comité de archivo. El comité de archivo de la Empresa Sosial del Estado se reuniré ordinariamente él primer viernes de cada mes y extraordinariamente cuando se presenten circunstancias que ameriten su convocatoria. Verificacién y control: Correspondera al departamento de Gestién Documental. velar por el cumplimiento y adecuado funcionamiento de cada una de las estipulacianes aqui expresadas, como también servir de éigano asesor 0 consultor para tado lo que en materia de gestién dacumental se requiera.En constancia de la anterior, se firma en Bogota D.C., a los veintitrés (23) dias del mes de abril de dos mil diez y seis (2016). Carlos Ramos Varén Francisco Rubiano Cérdoba Secretario General Jefe de la oficina Asesora Juridica Julin Rodriguez Cruz Héctor Pérez Zapata Asesor SIGA Jefe de la oficina de Planeacion y Disenia Estratégico Enrique Plazas Veloza Leonardo Martinez Munoz Lider de la aficina TICS Asesor de laaficina de control interno