HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

BASE OFFICE

1
 MỤC LỤC
I. GIỚI THIỆU CHUNG .......................................................................................................... 3

1. Giới thiệu ............................................................................................................................... 3

2. Giải thích thuật ngữ ............................................................................................................... 3

II. ĐĂNG NHẬP VÀ PHÂN QUYỀN ...................................................................................... 3

1. Đăng nhập .............................................................................................................................. 3

2. Phân quyền ............................................................................................................................. 5

III. CÀI ĐẶT CÔNG VĂN, THÔNG BÁO ............................................................................... 7

1. Quản lý chung ........................................................................................................................ 7

2. Loại văn bản........................................................................................................................... 9

3. Kho lưu trữ ........................................................................................................................... 12

4. Cây thư mục ......................................................................................................................... 14

IV. QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐẾN, CÔNG VĂN ĐI, THÔNG BÁO, VĂN BẢN NỘI BỘ . 16

1. Tạo công văn đến ................................................................................................................. 16

2. Tạo công văn đi.................................................................................................................... 19

3. Tạo Thông báo/Công văn nội bộ ......................................................................................... 22

4. Chi tiết Công văn/ Thông báo .............................................................................................. 25

5. Lưu ý .................................................................................................................................... 34

2
I. GIỚI THIỆU CHUNG
1. Giới thiệu
Base Office – Ứng dụng quản lý và thông báo công văn nội bộ
Cho phép quản lý và sắp xếp toàn bộ văn bản chính thức trong nội bộ doanh nghiệp hiệu quả. Phê
duyệt và truyền tải văn bản nhanh chóng đến toàn bộ nhân viên
Những giá trị mà Base Office mang lại cho doanh nghiệp
• Tổ chức văn bản thông minh, khoa học:
- Sắp xếp văn bản theo nhiều lát cắt: Kiểu văn bản, cây thư mục, kho lưu trữ.
- Tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng theo hàng loạt tiêu chí: Nhóm văn bản, loại văn bản,
keywords, tiêu đề & trạng thái văn bản.
• Giúp thông tin được cập nhật và lan tỏa nhanh chóng - minh bạch:
- Được cập nhật theo thời gian thực: Các văn bản & thông báo được cập nhật liên tục từ cả
notification và emails
- Đọc văn bản ngay trên trình duyệt: Dễ dàng xem, đọc và thảo luận về các văn bản ngay
trên trình duyệt của bạn
- Xét duyệt văn bản trực tuyến: Cùng các thành viên khác xét duyệt văn bản để ban hành
cho toàn bộ những người liên quan ngay trên hệ thống.
2. Giải thích thuật ngữ
• Thông báo: là các văn bản dùng truyền đạt nội dung một quyết định, tin tức cho các cơ quan,
cá nhân biết và giới thiệu một chủ trương chính sách
• Công văn đến: Văn bản được gửi tới doanh nghiệp
• Công văn đi: Văn bản doanh nghiệp gửi đi
• Văn bản nội bộ: Các văn bản hành chính thông thường ban hành trong nội bộ.

II. ĐĂNG NHẬP VÀ PHÂN QUYỀN

1. Đăng nhập
• Khách hàng đăng nhập vào https://base.vn/
- Email: là email khách hàng dùng để đăng ký vào Base
- Password: là mật khẩu mặc định của hệ thống, được gửi vào mail của khách hàng khi được
đăng ký tài khoản

3
• Sau khi đăng nhập, click vào Avatar ở góc trái trên cùng -> Chọn ứng dụng Base Office:

• Sau khi đăng nhập và truy cập thành công, màn hình hiển thị giao diện đầu tiên:

4
 - Phần nội dung hiển thị Thanh menu bên trái màn hình chính (theo thứ tự từ trên xuống):
+ Văn bản: Hiển thị các văn bản từng thành viên được nhận
+ Đang theo dõi: Hiển thị danh sách các văn bản thành viên theo dõi
+ Chờ duyệt: Hiển thị các văn bản đang trong trạng thái chờ bạn duyệt
+ Tuỳ chỉnh: Cài đặt, thiết lập, quản lý Base Office
+ Cá nhân: Các mục văn bản dành cho từng cá nhân
+ Kho lưu trữ/Kiểu văn bản/Cây thư mục: Các phân loại lưu trữ văn bản trên hệ thống Base
Office.
2. Phân quyền
Đối với Base Office, có 3 cấp độ tài khoản là Owner (Thành viên quản trị), Admin (Thành
viên quản lý) và Member (Thành viên thông thường), được phân quyền như sau:
2.1. Owner (Thành viên quản trị):
Là cấp cao nhất hệ thống, có quyền tuỳ chỉnh Base Office ở nút "QUẢN LÝ" bao gồm:
• Tùy chỉnh nội dung: “Quản lý chung”, “Loại văn bản”, “Kho lưu trữ”, “Cây thư mục”

• Gửi đi tất cả công văn, thông báo tới thành viên

• Xem tất cả công văn, thông báo

2.2. Admin (Thành viên quản lý) và Member (Thành viên thông thường):
Có quyền nhận thông báo và xem tất cả các thông báo, công văn được gửi tới mình
*Ngoài ra, khi doanh nghiệp có sử dụng nhiều ứng dụng Base, nếu muốn phân quyền cho một
thành viên (không phải Admin của cả hệ thống, không phải Owner) có quyền admin trong
riêng app Base Office, cài đặt theo hướng dẫn sau:

5
Bước 1: Chọn “Ứng dụng” – Chọn vào app bạn muốn phân quyền – Chọn “Quản lý app
admins”

Bước 2: Sử dụng cú pháp @username để tag thành viên bạn muốn phân quyền
*(Sau đây thành viên này sẽ được gọi chung là Office Admin)
Office Admin có quyền truy cập mục “Quản lý” giống Owner

6
III. CÀI ĐẶT CÔNG VĂN, THÔNG BÁO
Vào “Tùy chỉnh” để cài đặt Base Office

1. Quản lý chung
• Cài đặt người duyệt tự động:
Bạn có thể cài đặt những thành viên có quyền duyệt tự động khi gửi đến các nhóm thành viên:

Nếu bạn chưa có nhóm thành viên, có thể tạo thêm nhóm bằng cách:
- Chọn “Quản lý nhóm tài khoản”

7
Màn hình sẽ hiển thị phần “Nhóm tài khoản” của trang Account.base.vn:
Nhấn “Thêm nhóm” và điền theo những ô có dấu sao bắt buộc:
- Tên nhóm: Khi tạo nhóm sẽ mặc định là “Bộ phận” trong Base Office- nên để tên theo bộ
phận, phòng ban, ví dụ: Phòng Kinh doanh
- Directory: Tên tắt của nhóm, có chức năng để tag như @username của người dung
- Group owner: Người quản lý của nhóm
- Các thành viên khác: sử dụng cú pháp @username để thêm thành viên
- Giới thiệu (có thể bỏ qua)

8
 • Tuỳ chỉnh phân quyền:
- Phân quyền cơ bản cho người theo dõi văn bản và người quản trị Office (app admins)

- Tuỳ chỉnh phân quyền khác: giúp phân quyền cho các thành viên ai được ban hành văn bản
theo loại nào

Sau khi thiết lập xong, nhấn “Lưu lại” để hoàn thiện thao tác.

2. Loại văn bản

• Tạo Loại văn bản: Chọn “Tạo mới”

9
Tên loại văn bản: Điền tên loại văn bản cần điền. VD như: Khen thưởng, Quyết định, Chỉ thị, Quy
định,...
- Mã văn bản (cách đánh số): Sử dụng các biến
+ {prefix} : Cho phép người dùng tự điền mã text
+ {counter} : số công văn có thể sinh tự động hoặc điền tùy theo cài đặt đánh số nâng cao
+ {day} : Ngày
+ {month} : Tháng
+ {year} : Năm
VD: QD/{counter}/{day}/{month}/{year}
- Doctype owner: Người quản lý loại văn bản
- Tuỳ chọn đánh số nâng cao:

10
+ Adjust counter with padding zero up to: Thêm hoặc không thêm số 0 đứng đầu số công văn
+ Manual update: Lựa chọn Có/Không để cho phép thêm mã văn bản thủ công hay không
+ Intial value: Giá trị số công văn bắt đầu đếm
+ Current value: Giá trị tới hiện tại
+ Require approval for each new allocation: Những người được yêu cầu duyệt bắt buộc (Có thể có
hoặc không)
- Phân quyền quản lý loại công văn:
+ Doctype owners can view all documents: Quản lý công văn có quyền xem tất cả văn bản
+ Doctype owners can manage/edit documents: Quản lý công văn có quyền quản lý/chỉnh sửa văn bản
+ Doctype default reviewers can view all documents: Người theo dõi mặc định có quyền xem tất cả
văn bản
+ Document reviewers can manage/edit documents: Người theo dõi văn bản có quyền quản lý/chỉnh
sửa văn bản đó.
- Quản lý Các phiên bản:
+ Only doctype owners can create master versions: Chỉ người quản lý loại văn bản mới có quyền
tạo Các tên phiên bản.
- Các option khác:
+ Gửi email tới tất cả người nhận: Mỗi công văn tạo trong loại này sẽ gửi email đến người nhận
+ Tích hợp quản lý công việc (Base wework): Có thể giao công việc liên kết với Base wework tại
công văn
+ Tích hợp chữ kí điện tử
+ Yêu cầu người review bắt buộc

11
Sau đó bạn chọn "Lưu lại" để lưu cài đặt cho loại văn bản này.
3. Kho lưu trữ
Kho lưu trữ giúp ghi nhận thông tin lưu trữ bản cứng của công văn bao gồm Văn phòng (địa điểm
lưu trữ), Kho lưu trữ (vị trí lưu trữ) và sổ công văn (Sổ lưu trữ văn bản cứng) của công ty.
a. Tạo mới Kho lưu trữ
Chọn "Kho lưu trữ" => "Tạo mới"

Sau đó, điền thông tin cho kho lưu trữ => "Lưu lại"
- Tên kho lưu trữ
- Mã kho lưu trữ: viết liền không dấu không kí tự đặc biệt
- Người quản lý: tag người quản lý kho lưu trữ
- Văn phòng: Chọn văn phòng có Kho lưu trữ
- Hạn chế quyền xem bởi một số nhóm thành viên: Có thể tích hoặc không

b. Quản lý Kho lưu trữ

• Thêm sổ công văn:
Để thêm sổ công văn trong một kho lưu trữ, chọn mục dấu “..” >> “Tạo sổ công văn”

12
Sau đó điền tên Sổ công văn và Kho lưu trữ của sổ công văn đó, sau đó ấn “Lưu lại” để hoàn thiện
thao tác.

• Thêm Văn phòng:

Để thêm thông tin Văn phòng lưu trữ công văn, chọn mục “..” >> “Tạo văn phòng”

Sau đó điền Tên văn phòng và địa chỉ của văn phòng, sau đó ấn “Lưu lại” để hoàn thiện thao tác.

13
4. Cây thư mục
a. Tạo Cây thư mục
Để thuận tiện trong quá trình lưu trữ, tìm kiếm cũng như hệ thống lại các thông báo, công văn, thì
khi tạo mới thông báo, công văn cần đưa các thông báo, công văn đó vào một thư mục cụ thể. Cây
thư mục có thể tùy theo nhu cầu của mỗi công ty muốn quản lí công văn theo dạng nào. Ví dụ có
thể thiết lập Cây thư mục này theo các phòng ban, khối,... của công ty như Marketing, Sales, Nhân
sự, Văn phòng CEO,...
Để tạo Cây thư mục sẽ thao tác như sau:
Trong mục “Tuỳ chỉnh” ở trên thanh menu, chọn “Cây thư mục” >> Sau đó nhấn vào “Tạo mới”

Sau đó, sẽ hiển thị ra bảng thông tin dữ liệu để có thể thiết lập dữ liệu.

14
Chú thích các trường thông tin:
- Collection name: Tên cây thư mục
- Collection code: Mã cây thư mục
- Tuỳ chọn khác:
- Only accept documents from certain user groups: Chỉ chấp nhận văn bản của một số nhóm
- Only accept certain document types: Chỉ chấp nhận một số loại văn bản
Sau khi thiết lập xong thông tin chọn Lưu lại là hoàn thành thao tác tạo cây thư mục.
b. Tạo thư mục con
Để thêm thông tin Thư mục con, chọn mục “..” >> “Create folder”

Sau đó điền Tên thư mục và Nhóm nội dung, sau đó ấn “Lưu lại” để hoàn thiện thao tác.

15
IV. QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐẾN, CÔNG VĂN ĐI, THÔNG BÁO, VĂN BẢN NỘI BỘ
1. Tạo công văn đến
Truy cập vào link https://office.base.vn/ rồi chọn vào nút Tạo văn bản mới.

Sau đó sẽ hiển thị ra bảng tùy chọn thông tin, ở mục CHỌN CÔNG VĂN chọn Công văn đến.

Sau khi lựa chọn các thông tin phù hợp về Loại văn bản, Kho lưu trữ và Cây thư mục, hệ thống sẽ
hiển thị ra trang để thiết lập các thông tin của công văn đến

16
Chú thích các mục:
• Tiêu đề văn bản: Tên của công văn. Ví dụ: Quy định về thời gian làm việc.

• Kiểu văn bản – Nhóm nội dung – Thư mục: Nơi lưu trữ của văn bản

• Mã số văn bản: Được hiển thị theo mã đã được thiết lập sẵn trong mục Tuỳ chỉnh >> Loại

văn bản
• Send from: Các thông tin của đơn vị gửi công văn đến

• Thông báo qua email – Người theo dõi – Chữ kí điện tử: Các tuỳ chọn thêm

• Người nhận: Thông báo này được gửi tới ai, bộ phận nào. Nếu là gửi tới toàn bộ công ty,

chọn vào nhóm Toàn công ty được tạo mặc định của hệ thống.
• Nội dung công văn đến: Phần này sẽ thiết lập nội dung của thông báo.

• Tài liệu đính kèm: Ảnh chụp/Bản scan thông báo được ký và đóng dấu đỏ của công ty.

• Từ khóa: Phần này có thể thiết lập hoặc không thiết lập. Việc thiết lập từ khóa giúp tìm

kiếm thông báo hiệu quả hơn.

Chú thích phần nội dung bên phải:
• Xét duyệt văn bản: Phần này sẽ thiết lập để tùy chỉnh thông báo đã được duyệt để ban hành

hay chưa. Nếu chọn vào phần Công văn đã được duyệt thì sẽ thông báo sẽ được ban hành
luôn. Còn nếu chọn Công văn đang chờ duyệt thì phải chờ người được tag duyệt chấp

17
 nhận thì Thông báo mới được ban hành. (người xét duyệt có thể cài đặt sẵn theo Nhóm
thành viên trong Tuỳ chỉnh)
• Lưu trữ văn bản: Tùy chọn nơi lưu trữ cho văn bản đó (Kho văn bản – Sổ công văn – Ghi

chú thêm)
• Liên kết phiên bản: Lưu lại các phiên bản cũ/phiên bản cha

• Văn bản liên kết: Gán link các văn bản liên kết với công văn đến

• Ngày ban hành: Ngày ban hành công văn.

• Ngày hiệu lực: Ngày công văn bắt đầu được áp dụng.

• Ngày hết hạn: Ngày kết thúc hiệu lực của công văn, có thể thiết lập phần này hoặc không

thiết lập tùy theo nhu cầu.

Cài đặt nâng cao:
• Đánh dấu: Đánh dấu văn bản khẩn cấp/bí mật
• Phân quyền cơ bản
• Quyền với người được giao việc:
- Trường hợp giao việc cho người không ở trong danh sách nhận công văn, sẽ được tự động
trở thành người theo dõi văn bản

Sau khi điền đầy đủ thông tin, chọn vào mục Tạo mới là hoàn thành.

18
 2. Tạo công văn đi
Truy cập vào link https://office.base.vn/ rồi chọn vào nút Tạo văn bản mới.

Sau đó sẽ hiển thị ra bảng tùy chọn thông tin, ở mục CHỌN CÔNG VĂN chọn Công văn đi.

Sau khi lựa chọn các thông tin phù hợp về Loại văn bản, Kho lưu trữ và Cây thư mục, hệ thống sẽ
hiển thị ra trang để thiết lập các thông tin của công văn đi:

19
Chú thích các mục:
• Tiêu đề văn bản: Tên của công văn. Ví dụ: Quy định về thời gian làm việc.

• Kiểu văn bản – Nhóm nội dung – Thư mục: Nơi lưu trữ của văn bản

• Mã số văn bản: Được hiển thị theo mã đã được thiết lập sẵn trong mục Tuỳ chỉnh >> Loại

văn bản
• Gửi từ: Chọn nơi gửi công văn (gửi dưới tư cách cá nhân hay bộ phận)

• Thông báo qua email – Người theo dõi – Chữ kí điện tử: Các tuỳ chọn thêm

• Gửi đến: Thêm nơi nhận bên ngoài của công văn (tên công ty/tổ chức nhận). Nếu là gửi tới

toàn bộ công ty trong nội bộ, chọn vào nhóm Toàn công ty được tạo mặc định của hệ
thống.
• Nội dung công văn đến: Phần này sẽ thiết lập nội dung của thông báo.

• Tài liệu đính kèm: Ảnh chụp/Bản scan thông báo được ký và đóng dấu đỏ của công ty.

• Từ khóa: Phần này có thể thiết lập hoặc không thiết lập. Việc thiết lập từ khóa giúp tìm

kiếm thông báo hiệu quả hơn.

Chú thích phần nội dung bên phải:
• Xét duyệt văn bản: Phần này sẽ thiết lập để tùy chỉnh thông báo đã được duyệt để ban hành

hay chưa. Nếu chọn vào phần Công văn đã được duyệt thì sẽ thông báo sẽ được ban hành
20
 luôn. Còn nếu chọn Công văn đang chờ duyệt thì phải chờ người được tag duyệt chấp
nhận thì Thông báo mới được ban hành. (người xét duyệt có thể cài đặt sẵn theo Nhóm
thành viên trong Tuỳ chỉnh)
• Lưu trữ văn bản: Tùy chọn nơi lưu trữ cho văn bản đó (Kho văn bản – Sổ công văn – Ghi

chú thêm)
• Liên kết phiên bản: Lưu lại các phiên bản cũ/phiên bản cha

• Văn bản liên kết: Gán link các văn bản liên kết với công văn đến

• Ngày ban hành: Ngày ban hành công văn.

• Ngày hiệu lực: Ngày công văn bắt đầu được áp dụng.

• Ngày hết hạn: Ngày kết thúc hiệu lực của công văn, có thể thiết lập phần này hoặc không

thiết lập tùy theo nhu cầu.

Cài đặt nâng cao:
• Đánh dấu: Đánh dấu văn bản khẩn cấp/bí mật
• Phân quyền cơ bản
• Quyền với người được giao việc:
- Trường hợp giao việc cho người không ở trong danh sách nhận công văn, sẽ được tự động
trở thành người theo dõi văn bản

Sau khi điền đầy đủ thông tin, chọn vào mục Tạo công văn đi mới là hoàn thành.

21
3. Tạo Thông báo/Công văn nội bộ
Truy cập vào link https://office.base.vn/ rồi chọn vào nút Tạo văn bản mới.

Sau đó sẽ hiển thị ra bảng tùy chọn thông tin, ở mục CHỌN CÔNG VĂN chọn Thông báo/Công
văn nội bộ.

22
Sau khi lựa chọn các thông tin phù hợp về Loại văn bản, Kho lưu trữ và Cây thư mục, hệ thống sẽ
hiển thị ra trang để thiết lập các thông tin của thông báo:

Chú thích các mục:

• Tiêu đề văn bản: Tên của công văn. Ví dụ: Quy định về thời gian làm việc.

• Kiểu văn bản – Nhóm nội dung – Thư mục: Nơi lưu trữ của văn bản

• Mã số văn bản: Được hiển thị theo mã đã được thiết lập sẵn trong mục Tuỳ chỉnh >> Loại

văn bản
• Gửi từ: Chọn nơi gửi công văn (gửi dưới tư cách cá nhân hay bộ phận)

• Thông báo qua email – Người theo dõi – Chữ kí điện tử: Các tuỳ chọn thêm

• Gửi đến: Thông báo này được gửi tới ai, bộ phận nào. Nếu là gửi tới toàn bộ công ty trong

nội bộ, chọn vào nhóm Toàn công ty được tạo mặc định của hệ thống.
• Nội dung công văn đến: Phần này sẽ thiết lập nội dung của thông báo.

• Tài liệu đính kèm: Ảnh chụp/Bản scan thông báo được ký và đóng dấu đỏ của công ty.

• Từ khóa: Phần này có thể thiết lập hoặc không thiết lập. Việc thiết lập từ khóa giúp tìm

kiếm thông báo hiệu quả hơn.

23
Chú thích phần nội dung bên phải:
• Xét duyệt văn bản: Phần này sẽ thiết lập để tùy chỉnh thông báo đã được duyệt để ban hành

hay chưa. Nếu chọn vào phần Công văn đã được duyệt thì sẽ thông báo sẽ được ban hành
luôn. Còn nếu chọn Công văn đang chờ duyệt thì phải chờ người được tag duyệt chấp
nhận thì Thông báo mới được ban hành. (người xét duyệt có thể cài đặt sẵn theo Nhóm
thành viên trong Tuỳ chỉnh)
• Lưu trữ văn bản: Tùy chọn nơi lưu trữ cho văn bản đó (Kho văn bản – Sổ công văn – Ghi

chú thêm)
• Liên kết phiên bản: Lưu lại các phiên bản cũ/phiên bản cha

• Văn bản liên kết: Gán link các văn bản liên kết với công văn đến

• Ngày ban hành: Ngày ban hành công văn.

• Ngày hiệu lực: Ngày công văn bắt đầu được áp dụng.

• Ngày hết hạn: Ngày kết thúc hiệu lực của công văn, có thể thiết lập phần này hoặc không

thiết lập tùy theo nhu cầu.

Cài đặt nâng cao:
• Đánh dấu: Đánh dấu văn bản khẩn cấp/bí mật
• Phân quyền cơ bản
• Quyền với người được giao việc:
- Trường hợp giao việc cho người không ở trong danh sách nhận công văn, sẽ được tự động
trở thành người theo dõi văn bản

Sau khi điền đầy đủ thông tin, chọn vào mục Tạo mới là hoàn thành.
24
4. Chi tiết Công văn/ Thông báo
Tại Chi tiết mỗi công văn/ thông báo, bạn được nhìn đầy đủ những thông tin cơ bản (nội dung,
người nhận, người xem, thông tin ngày ban hành/ngày hiệu lực/ngày hết hạn, chữ ký, bình luận)

Tại mục tùy chọn thêm (mũi tên xuống góc phải trên cùng), người gửi có quyền chỉnh sửa, gửi lại
thông báo, đánh dấu, Download danh sách người xem, cất giữ (lưu trữ) hoặc xoá văn bản:

25
a. Chỉnh sửa nhanh

- Sửa các thông tin cơ bản:

Bạn có thể sửa các thông tin cơ bản như Tên văn bản, Nộu dung, Ghi chú, Thư mục

- Sửa mã văn bản

26
- Sửa ngày văn bản: Bao gồm, ngày ban hành, ngày có hiệu lực, ngày hết hạn

- Sửa các thông tin bổ sung: Các thông tin bổ sung bao gồm Ghi chú, gán nhãn, phân quyền

27
- Sửa danh sách người nhận: Bổ sung, chỉnh sửa danh sách người nhận

- Sửa loại văn bản:

- Sửa thông tin lưu trữ: thay đổi nơi lưu trữ bản cứng văn bản

28
 - Thêm files: Đính kèm các file mới lên hệ thống

b. Phiên bản cha

Phiên bản cha cho phép người dùng gán nhiều văn bản trong cùng một nhóm phiên bản. Các văn
bản thuộc cùng phiên bản cha sẽ hiển thị trong cùng 1 danh sách, giúp khách hàng dễ dàng xem lại
được các văn bản cũ.
Để chỉnh sửa phiên bản cha, trong chi tiết một văn bản, chọn >> “Chỉnh sửa phiên bản cha”

- Trường hợp gán văn bản lần đầu tiên, phải thêm phiên bản cha bằng cách:
Chọn mục “Thêm phiên bản cha”

29
Sau đó, điền Tên phiên bản cha, chọn Nhóm nội dung, Loại văn bản, và ấn “Lưu lại” để hoàn
thiện thao tác.

- Gán văn bản vào phiên bản cha bằng thao tác:
Điền Version code (mã phiên bản) và vào tìm kiếm chọn Phiên bản cha đã tạo từ trước.
Sau đó nhấn “Lưu lại” để hoàn thiện thao tác.

30
 c. Gửi lại thông báo
Để gửi lại thông báo cho các thành viên, chọn >> “Gửi lại thông báo”

Sau đó nhắn nội dung gửi lại cho các thành viên trong bản thông báo

d. Download danh sách người xem

Download danh sách người xem để tổng hợp lại thông tin người xem văn bản, chọn >>
“Download ds người xem”

31
 e. Cất giữ
Cất giữ giúp cho người sử dụng ẩn văn bản trên Office vào mục Cất giữ, không hiển thị trên trang
chủ. Quản lý văn bản thao tác bằng cách chọn >> “Cất giữ”

Sau khi cất giữ xong, văn bản sẽ được lưu trữ ở mục “Cất giữ”

f. Xoá tạm
Xoá tạm giúp người sử dụng tạm thời xoá văn bản trên hệ thống. Người quản lý văn bản thao tác
bằng cách chọn >> “Xoá tạm”

Sau khi chọn mục “Xoá tạm”, văn bản sẽ được lưu trữ ở mục “Đã tạm xoá”

32
 g. Xoá vĩnh viễn
Khi chọn mục xoá vĩnh viễn, hệ thống sẽ xoá toàn bộ thông tin của văn bản đó. Quản lý chọn >>
“Xoá vĩnh viễn”

Sau khi chọn, hệ thống yêu cầu bạn cần phải xác nhận lại thông tin xoá dữ liệu thông tin:

h. Đánh dấu
Để đánh dâu văn bản trên hệ thống, trong trang chủ, chọn >> “Đánh dấu”

Sau khi thao tác, màn hình trang chủ sẽ hiển thị các văn bản nào được đánh dấu trên hệ thống.

33
5. Lưu ý
• Mục “Tạo mới” tại trang giao diện chính (với cả 3 hình thức Thông báo/ Công văn đến/
Công văn đi) : Chỉ tài khoản Owner và thành viên được phân quyền trong mục đó được
quyền tạo.
• Tại mỗi mục “Tài liệu đính kèm” cho phép tải lên tối đa 5 file, dung lượng mỗi file không
quá 25Mb
• Các mục người nhận, người duyệt,.. có hướng dẫn @username: đều sử dụng cú pháp tag tên
để thêm người là @username

34