Scribd Logo
Upload

Welcome to Scribd!

  • Contenido de La Orden de Trabajo (Planeacion 2)

    Uploaded by

    Jesùs Alberto
    9 views44 pages

    Original Title

    Contenido de La Orden de Trabajo (Planeacion 2)(1)

    Copyright

    © © All Rights Reserved

    Available Formats

    PDF or read online from Scribd

    Did you find this document useful?

    Is this content inappropriate?

    Report this Document

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Download as PDF or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    9 views44 pages

    Contenido de La Orden de Trabajo (Planeacion 2)

    Uploaded by

    Jesùs Alberto

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Download as PDF or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    of 44
    CAPITULO 2 CONTENIDO DE LA ORDEN DE TRABAJO a2 8. INFORMACION ADMINISTRATIVA DE LA ORDEN DE TRABAJO Como se explicd en el capitulo anterior, uno de los elementos que hacen parte del contenido de una ‘orden de trabajo es la informacion administrativa, en este capitulo se explicard en detalle los datos que ‘componen esta informacion. Los componentes de una orden de trabajo se muestran en la siguiente figura: 4 4 Fase ‘Qué detallado general ferminacion + Acide + Orden de Figura 1. Componentes de una arden de vabajo 8.1 Funcionarios - roles Identifica las personas autorizadas para realizar los diferentes procesos de administracion de intervenciones. La identificaci6n de los funcionarios autorizados en la orden de trabajo permite: — Asignar tareas y responsabilidades — Identificar los responsables en los diferentes estados de la orden de trabajo — Permitir trazabilidad de las personas involucradas en la intervencién Los funcionarios relacionados a una orden de trabajo son: = Solicitante: solicta las intervenciones a mantenimiento = Aprobador: autoriza la ejecucion de las solicitudes de servicio u érdenes de trabejo. = Responsable: tiene a su cargo la direccién, vigilancia y coordinacién de las intervenciones de ‘mantenimiento, Planeador: estima las tareas, recursos y tiempos necesarios para la ejecucién de las intervenciones de mantenimiento. = Programador: ordena y clasiica las actividades pendientes para ejecutarlas en un periodo preestablecido. = Ejecutante: ejecuta las drdenes de trabajo. = Documentador: documenta la ejecucién de las érdenes de trabajo * Auditor: revisa 0 audita los datos dela ejecucién de las érdenes de trabajo. 8.2 Estados de la orden de trabajo Identifca la clasificacion que indica el estado en el proceso de la orden de trabajo definido en la ‘organizacion, Permiten definir el avance en el proceso de la orden de trabajo, y defini los motives que causan las demoras en la ejecucién de las intervenciones. Ena siguiente gréfica se muestran los estados tipicos de una orden de trabajo: Figura 2. Estados de la OT 8.3 Centros de costo y cuenta contable © Centros de costo Designa los centros operativos dentro de la empresa, puede usarse para designar “Areas de responsablidad’, procesos o secciones. Son usados para asignar los gaslos 0 inversiones a un proceso determinado en el conjunto productivo 0 de servicios. Los centros de costos sirven como un criterio agrupador para reportes e indicadores tanto de intervenciones como de costos, Centro de costos Descripcion 4410 Recepci6n de materia prima 141i Embalaje 4a2 Linea comugadora 1811 Servicios industiales © Cuenta contable Indica en qué conceptos se emplea el dinero y cémo se distribuyen los gastos, inversiones y costos de mantenimiento. Al igual que los centros de costo, sirven como un criterio agrupador para reportes e indicadores. Los conceptos de centros de costo y cuenta contable se pueden resumir de la siguiente manera: Cuentas contables Centros de costos En qué se gasta el dinero? En donde se gasta el dinero? Gréficamente se representa en la siguiente figura ‘=Repuestos Herramientas mayores y equipos ® Mano de obra Figura 3, Cento de cosiosy cusnta cntable 6 8.4 Prioridad Es una clasificacion numérica o cualtatva que permite ordenar un conjunto de eventos o activos de acuerdo a la importancia subjetiva que se quiere asignar. La clasificacién de la proridad es fundamental para el proceso de planeacién y programacién, porque permite: — Atender a tiempo las solicitudes importantes — Planear adecuadamente las intervenciones — Estimar adecuadamente los recursos necesarios — Dirigir los recursos a lo mas importante — Mejorar la comunicacién con fos clientes Teniendo en cuenta esto, las prioridades se pueden clasificar en: * Emergencias: Establecida para un activo que presenta una condicién de falla y requiere la intervencién inmediata de mantenimiento. — Peligro de accidente — Riesgo ecolégico — Condiciones de salubridad — Pérdida significativa de la operacion y produccién ‘© _Imprevistos - averias: son intervenciones que no afectan de manera significatva la operacion ye ejecutan dentro de la programacin regular. ‘© Normal: son intervenciones que no afectan la operacién y pueden ser ejecutadas cuando se cuente con disponibilidad del activo los recursos. Por ejemplo, una organizacién puede determinar cuatro niveles de prioridad para las érdenes de trabajo, dela siguiente forma: = 4 - Atencién inmediata (usada para emergencias) = 3 - Atencion durante el dia = 2-- Atencién durante la semana = 4 - Atencién durante el mes La importancia de definir prioridades para la ejecucién de las érdenes de trabajo es poder responder las siguientes preguntas teniendo el siguiente ejemplo de dos érdenes de trabajo. cosansacin roa Qué se hace primero? + Fe Ret 07 Mar 16 £Qué es mas importante? + Teenpo Fecuen:6nres Qué es mas urgente? 68 8.5 Tipo de trabajo Es una clastficacién que permite agrupar las intervenciones con un criterio de tipo de ejecucién u origen del mismo. Permite agrupar los trabajos, para obtener reportes e indicadores de gestion. Las categorias para clasificar los trabajos son: Emergencia: acciones que deben aplicarse sobre un activo de forma inmediata por dafios imprevistos o si existen riesgos de seguridad, medio ambiente o pérdidas de produecién Correctivo programable: trabajos que pueden realizarse en una fecha determinada cuando se presenta una falla potencial o cuando es decidida una intervencion espectfica. Preventivo - Plan de mantenimiento: son las acciones periédicas de cambios y reparaciones requeridas para preservar la funcién del equipo. Tareas basadas en condicién: acciones de moritoreo y control de variables sobre un activo que permiten determinarfallas potenciales. Asistencia a produccién: apoyos @ operacin, correspondientes a movimientos de equipos, materiales y modiicaciones de formatos. Proyectos de mantenimiento: trabajos de mejoras o modificaciones relacionados con el érea de mantenimiento Apoyo a proyectos e ingenieria: apoyo en acciones de mejora sobre equipos e instataciones. Incluye la creacién de nuevos activos y montaje de equipos. Anélisis: acciones de evaluacién de criterios y variables para la toma de decisiones en pro del mejoramiento continuo. Desarrollo de personal: asistencia a eventos de capacitacion y desarrollo de los mantenedores. Disponibilidad: tiempo asignado a personal que asisten a tumos de trabajo para atender posibles emergencias. Estos trabajos tienen diferentes distribuciones con respecto a tres variables que es necesario evaluar para cada uno: Las horas - hombre necesarias para la ejecucién de cada trabajo, Los costos cargados a cada trabajo. La cantidad de érdenes de trabajo de cada uno de los tipos Un ejemplo de esto se muestra continuacién: a Horas Hombre 8.6 Tipo de paro Figura 4, Distibuciones por tipo de trabajo Cantidad de OT's Indica la oportunidad de detencién de los equipos para intervenciones de mantenimiento. Los patos entonces pueden clasificarse en: Paro forzoso En marcha Programado Ventana de oportunidad Parada mayor 8,7 Variables de control Las variables de control permiten identfcar las variables 0 contadores con las que se controlan las intervenciones. Algunos ejemplos son: Dias Horas Kilémetros Toneladas producidas 48 9, DISPONIBILIDAD DEL PERSONAL PARA LAS INTERVENCIONES Para saber la mano de obra que realmente esté disponible para atender las intervenciones de mantenimiento, es necesario calcular e identificar las horas aplicables a las érdenes de trabajo y diferenciar cada situacion, En la siguiente figura se muestra la pirémide de las horas para ilustrar la distribucion de las horas aplicadas a las ordenes de trabajo, Figura 5. Presi dels horas Inicialmente se puede apreciar que la totalidad de las horas pagadas a un trabajador, no comesponde a Jas horas que se emplean en trabajo efectvo (horas trabajadas) y corresponde solo a un porcentaje del total de las horas. ‘A continuacién se calculara la verdadera disponibilidad de la mano de obra: Primero se identifican en el siguiente calendario: sabados y domingos, dias festivos, vacaciones, dias en capacitaciones y analisis y ausentismo, todos estos dias deben restarse a los 365 dias del arto, Figura 6. Tiempo lboral anual De lo anterior se obtiene que de 365 dias del afio, 207 dias son laborables para un empleado, A pattir de esta informacion se procede a calcular en realidad cuantos dias a la semana esté disponible: 207 dias (a2) ( 1mes ) aio” \12 meses)” \43 semanas. El empleado est disponible 4 dias por semana Este mismo andlisis puede hacerse a un nivel més detallado, a nivel de un dia laboral, como se muestra a continuacién. 1 gered os SABE] [ttaoioy mse | acer] oa ern cy BOmin | | 15min | | 45min | | 30min | = iu Figura. Temgo laboral 8 horas cer Proareen| ara feate| [Rey pausss@) | Dia esol or t5min. | | 20min | | 30min. | = Figura 8, Tiempo labora 12 horas cy Se toma como referencia un dia laboral de 8 y 12 horas, y se restan las actividades diaria, tales como: la reunién diara y la charla de seguridad, la preparacién general para ls trabajos, el retigero y las pausas y el alistamiento personal, conociendo el tiempo que demoran estas actividades se obtiene un dia de trabajo con 6 horas y 9.3 efectivas respectivamente. Otro enfoque para realizar este analisis es el siguiente: Concepto Valor Horas por jomada 8 Horas de tiempos muertos y reftigerios. 2 Horas por jomada disponibles 6 Dias del afo disponibles teércos 22 Horas disponibles tedricas/ afio (242*6) = Dias de vacaciones 15 Horas indisponibles por vacaciones (15*6)=90 Dias indisponibies por capacitacién 7 Horas indisponibles por capacitacion (7*8)=42 Total de hores disponibles 4,452-90 -42= 1,320 Factor de ausentismo 2% Horas indisponibles por ausentismo 1,320°0.02=26 Total de horas disponibles 1,294 ‘Nimero de horas trabajadas 580 Factor de utiizacién 580/1,294=0.45 Horas promedio en la empresa anuales 41,294 Horas promedio en la empresa mensuales 108 Horas promedio en la empresa semanales 5 Horas promedio en la empresa diarias 5 Oltra forma de graficar las horas efectivas en dia laboral promedio es la siguiente: at Sabados | Dies Capacita- Vacacio- 2 y | Fest cién : 1 tismo domingos | vos yanalisis 30m Reunién diaria y charla de seguridad aes “16min Preparacion general 45min, Refigerio y pausas 30min, Alistamiento personal 6 Horas dia efectivo 207 dias laborales Del {otal de horas disponibles que tiene una persona o especialidad en un periodo, solamente un porcentaje corresponde a servicios realmente prestados al cliente. Independiente de las causas que afecten el factor de utiizacién, las horas en las cuales no se hace “uso" de un oficio, el area de mantenimiento debe recuperar el costo que para esta representa dicha especialidad La tendencia a “disminuir costos" prescindiendo del personal debe ser reemplazada por los objetivos de disminuir los tiempos perdidos del personal o aumentar la productividad, Para una empresa es independiente el pago a los técnicos, del nivel de ocupacién de los mismos, por 80 se afimma que ese costo es un costo fjo desde el punto de vista del dinero empleado por la empresa, 2 10, MODELO DE NEGOCIO DE MANTENIMIENTO El concepto “defnir el costo" se refiere al proceso que ocurre en un sistema de informacion y es reflejado en una cifra que muestra el desempefio puntual de la gestién y que en el tempo permite inferir una tendencia de utiizacin de recursos. En otras palabras, el ejercicio y la realizacién de actividades de mantenimiento exigen un consumo de recursos que, afectado por tarifas estandar, permiten obtener un valor que, en si mismo, no significa nada; sino se contrasta 0 compara con unidades tipo que indican el concepto de bien, mal, mejor 0 peor, Es decir, el concepio “costoso" debe referirse también al resultado obtenido y a la respuesta en la operacién 0 producci Por ejemplo, una O.T puede consumir 100 unidades monetarias de mano de obra y 600 de repuesios y materiales: Si se constituyen relaciones tales como: = Relacion repuestosimano de obra) = 6 a1 = Relacién repuestositotal: 8a? = Relacién mano obraitotal: ta7 Esto puede ser poco atractivo para una organizacion si esa “inversién" de 700 unidades monetarias en una labor de mantenimiento no se traduce en un beneficio mucho mayor para la empresa. La funcion de mantenimiento es tratada, desde el punto de vista de costos, como un ente de servicio Coon ariterio de costo cero; es decir, mantenimiento al interior de la empresa debe "cobrar" sus servicios alos usuarios de forma que al final de un periodo dado, el valor "cobrado" tienda a ser igual al costo total de mantenimiento incurrido en ese petiodo. O, de otto lado, la diferencia entre lo facturado y lo inverlido es "pérdida" para mantenimiento, que puede ser conocido para mejorar su productividad. EI mantenimiento no debe generar utlidad econdmica interior de la empresa. El valor que es cargado a las ordenes de trabajo tiene como fin distribuir el costo del area de mantenimiento a las diferentes areas usuarias del servicio. Los modelos de costos de mantenimiento son herramientas para la administracion de los mismos, han sido disefiados para asistir a los directores de mantenimiento en el proceso de toma de decisiones. Es una herramienta de gestion sin incidencias contables. El conjunto de costos directos e indirectos en que incurre mantenimiento durante un periodo, por la prestacion de sus servicios debe recuperarse a través de las érdenes de trabajo en el mismo periodo. O ea, la totalidad de costos presupuestados 0 reales al inicio o al final de un periodo debe distribuirse en las 6rdenes de trabajo que se efecuten en el periodo (esta referido al monto total). En la Figura 3 se ‘muestran los recursos de una orden de trabajo, En otras palabras, los costos conocidos contablemente estén distribuidos bajo criterios que, aunque itles, son insuficientes para ofrecer oportunidades de mejoramiento, algunos de los cuales no pueden usarse en ordenes de trabajo y por eso requieren factores multiplicadores en algunos casos. Para algunos, eso es aumentar el valor del servicio prestado y dicho aumento realmente signficaria improductvidad, ineficiencia o desperdicio que el usuario no desea que se le traslade al cliente, pero que necesita conocer para optimizarse como elemento de mejoramiento, ano de obra Repuestos Herramientas mayores Contratacion Costos indirectos Costos corporatives Costos directos Elementos de costos Cuando se comparan los presupuestos y los valores reales de los costos; los resultados obtenidos que al final del periodo no coinciden, generaimente son un signo de la necesidad de mejorar los procedimientos al realizar presupuestos o el desempefio y la necesidad de utilizar los recursos con adecuados procesos de programacién y planeacién de mantenimiento, Cuando se ejecutan intervenciones en mantenimiento cuyo costo es demasiado elevado para aplicarlo en un solo perfodo, lo usual en algunas empresas es diferir durante varios periodos este gasto a fin de suavizar su impacto en el precio de la operaci6n. En un modelo de costos, esto no aplica porque el objetivo no es dispersar los "picos" en los costos de mantenimiento, sino el de dotar a la empresa de criterios de costos plenamente identiicados en su periodo de ocurrencia, En el caso de una parada mayor o reacondicionamiento total que logra que aumente el valor del activo oe! bien capital; a empresa puede cambiar la orientacion fiscal del valor invertido; pero, eso no cambia el costo que haya causado en un periodo definido, ya que los recursos realmente fueron consumidos en esa fecha y, desde el punto de vista de la gestiin de mantenimiento, es mejor conocer ese “pico” para proyectar mejores compras, cuadrilas, herramientas y equipos auxiiares, que redunden en menor consumo de recursos y un mejor empleo de insumos. Los elementos del modelo de costos son: la orden de trabgjo y las tarifas. La orden de trabajo es la fuente primaria de informacién de costos, ya que toda intervencién de mantenimiento emplea recursos y esta respaldada por una orden de trabajo, para que los recursos planeados y empleados dentro de la orden de trabajo puedan referirse a la cantidad consumida; la orden de trabgjo facita la aprobacion de la actividad, al posibiltar Ia estimacién y la posterior ejecucion; permite asociar sus insumos 0 elementos utlizados, involucrando un costo al "liquidar’ estos recursos con tarifas establecidas. La siguiente tabla muestra la distribucion de costos de mantenimiento. Bk 0s de mantenimiento Directos ‘Salario + prestaciones + beneficios Materiales y repuestos Herramientas mayores io Mano de obra Contratos Indirectos: ‘Administracion (planeadores, supervisores, directvos, asistentes) Herramientas mayores $ Deben ser iguales Suministros administrativos Herramientas de dotacion Ferramienta compartida Consultoria y capacitaci Materiales y repuestos ‘Consumibles para intervenciones Gastos de viaje Transporte ‘Comunicaciones Contratacion La definicion de costos de mantenimiento se basa en tarifas estindar por el uso de diferentes elementos de costo: mano de obra y herramientas mayores; para el caso de los materiales y contratos, son asociados al costo que mantiene el sistema de materiales y de abastecimientos; en cada caso, seré realizada una detallada discusién de como logran dichas tarifas, que en la medida que reflejen la globalidad y totalidad de su cobertura, expresarén de manera real la inversion en que incurra la empresa para realizar esa labor. Para determinar el costo de una intervencién en una orden de trabajo, es requerido para cada elemento de costo el establecimiento de su tarifa, Esta tarifa corresponde al reflejo del valor real unitario, ademas debe permanecer estable durante un periodo de tal manera que la gestién sea medida en periodos de tiempo suficientemente largos como para registrar acontecimientos que puedan afectaria. EI principio basico tomado, para el célculo de las tarifas, es que en los valores "cargados" a las érdenes de trabajo deben recuperarse toda la inversion representada en costos directos e indirectos en los que incurren en un periodo dado, si estos costos estén presupuestados apropiadamente, los valores globales reflejaran esta sitvacién planeada; pero, no necesariamente un desfase entre lo presupuestado lo realizado significa una mala ejecucion, sino que puede ser una mala gestion de presupuestos. Cuando por primera vez se acomete una tarea de esta magnitud, para establecer los costos de manienimiento, se hacen estimaciones y promedios tomados de datos anteriores para realizar 6 presupuestos; si no hay conocimiento. El establecimiento de la contribucién de mantenimiento en los costos de una empresa es dispendioso y, por tanto, se hacen estimaciones con criterios econdmicos practices, administrativos y, sobre todo, precisos para defiir objetivos o, simplemente, basarse en valores globales histéricos tomados de sistemas corporativos Los costos de mantenimiento pueden clasficarse en tres categorias principales: = Costos directos Son aquellos relacionados directamente con la realizacién de una intervencién. Es decir, pueden medirse y asignarse como parte de una ejecucion especifica, que expresado de otra manera se refiere a que pueden relacionarse a una orden de trabajo. Estos costos son cargados a las instalaciones en las que se realizan las intervenciones. Cualquier costo que genere la ejecucién debe ser cargado al equipo a través de una orden de trabajo, la cual puede ser creada para respaldar y documentar las labores de mantenimiento correctivo, preventivo, predictvo, detectivo, mejoramientos, proyectos, entre otros. Los costos directos de mantenimiento son asignados a las érdenes de trabajo a través de los siguientes elementos de costo: — Mano de obra: es la retribucién por el esfuerzo aplicado por la persona en proceso de produccién o de prestacién de un servicio que realize. — Repuestos y materiales: son los costos en los que se incurre para adquirr los materiales y repuestos requeridos para los procesos de mantenimiento. — Herramientas mayores: son los valores cargados por los costos totales de posesion y operacién de las herramientas y equipos mayores. — Contratacion de servicios: son gastos administrativos por servicios que habitualmente se requieran y pueden inclir tanto el personal como los recursos. = Costos indirectos En mantenimiento, es el costo que no puede relacionarse a una orden de trabajo especifica. Por lo general, suelen ser: la direccién/ supervision, la administracién, los consumibles, la administracién de la herramienta, el uso de las herramientas menores y compartidas, los servicios de transporte para la realizacion de los trabajos, el uso de accesorios diversos 0 consumibles, las capacitaciones, comunicaciones, entre otros. 10.1 Tarifa de la mano de obra En los procesos de toma de decisiones en mantenimiento, muchas veces se requiere conocer el costo real para realizar alguna intervencin, esto permite comparar con otras opciones, como seleccionar otro ee tipo de estrategia de mantenimiento, verifcar si las tareas son costo-efectivas, contratar 0 comparar propuestas. La concepcién de que la mano de obra es un costo fio es generalizada, por eso no siempre se analizan de manera adecuada, lo cual ha ocasionado que estos costos no se distibuyan de manera apropiada y no incluyan todos los costos asociados de manera real y precisa, Un grupo de mantenimiento incluye personas que diigen, que gestionan y que ejecutan, pero en les rdenes de trabajo solo se registran los mantenedores y por esta raz6n los supervisores, ingenieros, planeadores, programadores, responsables de herramientas y en cierfos casos responsables de almacenes y de compras no estén relacionados de manera apropiada, Es bastante comin que los sistemas de administracién de mantenimiento por computador permitan registrar las horas reales que se usaron en una labor determinada y también, de la misma manera, se registran tarifas por hora y por especialidad o especiaista; de esta manera, el costo de la actividad es el producto de los dos valores. La pregunta que normaimente se hacen los administradores a todo nivel y en diferentes grupos de trabajo en una empresa es: {porque los valores obtenidos como costo total de mantenimiento difiere tanto del que se obtiene en un sistema contable? Hay varias explicaciones: la primera, las horas registradas no son reales, a veces no se registran todas. las horas asociadas a la labor, horas de espera, aprovisionamiento de recursos, horas de prueba, entre otras, tal como se vio en el capitulo 2 sobre los tiempos asociados a las intervenciones. En olros casos, la tatifa no es la comecta porque incluyen generalmente solo el salario y las prestaciones sociales, tales como pago de salud, pensiones, riesgos y benefcios que entrega la empresa Para “cargar’ consumos de mano de obra directa de mantenimiento, en una orden de trabajo se utiiza una tarifa por hora/hombre de cada una de las especialidades de mantenimiento, aunque puede hacerse por especialista sin que cambie el proceso de célculo; sin embargo, este nivel de detalle no agrega un valor significativo al andlisis, sise tiene en cuenta el esfuerzo realizado. La tarifa esta basada en el salario basico, y en una serie de factores que afectan y aportan al valor horalpersona y que no se pueden colocar explicitamente en las Ordenes de trabajo. EI mecanismo que asegura que los costos indirectos sean distribuidos en las érdenes de trabajo es su involucramiento en el célculo del costo de mano de obra directa, debido a que en todas las érdenes de ‘trabajo; existe al menos una especialidad asignada, pero no todas necesitan materiales ni herramientas que son costos directos de facil asignacion a labores definidas. La manera mas simple de expresar la tarifa de la mano de obra es: Costo de posesi6n del técnico @ de horas disponibles) * (Factor de ut 8 Donde el factor de utilizacion es igual a: Total horas ejecutadas de una especialidad Total horas disponibles de la especialidad De esta forma la tarifa de mano de obra también puede caloularse como: Costo de posesién del técnico # de horas trabajadas © Ejemplo: tarifa de mano de obra Para ilustrar el concepto de la tarifa de mano de obra, se desarrollaré a continuacién un ejemplo en el que se calcularé este valor: 10.1.1 Factor salario Es un factor fo que es uno (1) y representa el valor que es afectado por los que se van a calcular @ continuacién, 10.1.2 Factor prestacional y beneficios Este factor se aplca al salario bésico ponderado y se debe averiguar en el area de recursos humanos con los responsables de pago némina y seguridad social. Incluye los pagos tales como salud, pensiones, auxiio de vivienda, uniformes, riesgos profesionales, educacin, bonificaciones, recargos. Por ejemplo: 0.8 Antes de analizar cada uno de los factores que componen la tarfa, se debe determinar un valor promedio ponderado de los diferentes tipos o categorias que tiene una especialidad; en la siguiente tabla se ilustra un ejemplo de la forma como se puede calcular la tarifahora de mano de obra: si existen cinco tipos de especialistas relacionados, el céloulo de la tarifa se puede hacer para una de ellas que globalce las especialidades 0 puede hacerse discriminadamente, debe tenerse en cuenta que un Control detallado no nevesariamente mejora la gestion de costos. Especialidades Cantidad de personas Salario basico Mecainico D 3 $2,000 Mecanico 4 $2,500 Mecanico B 2 $3,000 Mecanico E 5 $7,500 Mecéinico A 3 $4,000 ‘Suma 7 El selario promedio ponderado de la especialidad o por oficio se caloula de la siguiente manera: Salario de la categoria 1 * Nimero de personas en la categoria 1 58 Salario de la categoria 2 * Namero de personas en la categoria 2. ‘Asi sucesivamente, se procede a hacer la sumatoria de estos salarios y luego se divide por el nimero de personas totales, con lo que se obtiene un Salario Basico Ponderado (SBP) que, generalmente, es expresado en [S/personal, Este valor se utilza como denominador en la mayoria de los célculos de los factores, (XG#de personas por especialidad) + (salario basico)) cad G de personas totales) (3 2,000) + (4+ 2,500) + (2 « 3,000) + (5 * 1,500) + (3 = 4,000) (44424543) a Ratt 10.1.3 Administracion Relaciona el costo de las personas de gerencia de mantenimiento, apoyo logistico, supervisores, planeadores y programadores, almacenistas, responsables de salas de herramientas que apoyan el personal operativo; el céleulo de este factor arroja un valor que se suma a los valores unitarios de salarios promedios. El factor de costo de administracién comprende también el gasto realizado en insumos y medios para el logro del adecuado funcionamiento de un grupo de mantenimiento, tales como: — Convenios de soporte anual del sisterna de administracién de mantenimiento por computador. — Uflizacién de computadores y programas informétioos por af. — Uso de elementos y consumibles de offcina, Cualquier recurso que no pueda asignarse precisamente en las érdenes de trabajo se debe colocar en el numerador y si algin funcionerio comparte su trabajo entre los dos esquemas, puede colocarse su porcentaje respectivo en la fraccién Para calcular este factor se utiliza la siguiente formula: (CSalario personal administrative + (Factor salario + factor prestacional) +Gastos administrativos mes “SEP « No, personal operativo Personal administrative | %dedecicacion | Salario Cantidad de | Vator total basico personas Superinlendente 10% $10,000 1 $7,000 Ingeniero de ; pictinnitend 20% $3,000 2 $1,200 Praneador 50% $3,000 2 $5,000 Supenisor 50% $2,500 2 $2,500 Asistentes 30% $1,500 1 $450 Total 8 $6,150 * Gastos administrativos del area (energia, agua, papeleria, entre otros) por afo: $36,000 Teniendo en cuenta los datos anteriores y la formula para el calculo del factor de administracién, se obtiene: = Factor administracion: 8,150 = (1+ 0,8) + (36,000/12) _ 2,441%17 oa Para este caso, se obtuvo un factor de 0.42 para los costos administrativos que incluyen el personal y gastos de papeleria y servicios como energia y agua. 10.1.4 Capacitacién y consultorias Relaciona un valor promedio por persona al dividr el dinero invertido en un periodo que generalmente es de un aflo en entrenamiento, formacién, consultorias y asesorias exclusivas del érea de mantenimiento, este valor se relaciona con el salario basico mensval (@&Pagos capacitacién y consultoria)/(12 meses + # personas operativas)) Salario basico ponderado Costos Valor Costo soporte y actualizacion software de mantenimiento / afio $20,000 Consultoria para mantenimiento / ahlo $80,000 Capacitaci6n para mantenimiento / por afio $60,000 ‘Suma $160,000 Co) — (460,000)/(42 « 17)) 41 Los costos de capacitacién del personal y de consultorias corresponden a un factor de 0.32 10.1.5 Herramienta menor Generalmente, todo técnico de mantenimiento tiene una dotacién basica de herramienta manual que se asigna permanentemente y que no es posible ni vale la pena anotar en las érdenes de trabajo, el factor relaciona un valor mensuel con el salario basico ponderado. Primero debe calcularse el valor promedio ponderado de la ‘caja" de herramientas, de la siguiente forma: Valor promedio ponderado = (5(Cantidad personas = Costo "caja" herramientas)) ‘Numero de personas totales Especialidades Cantidad de personas Valor “caja” de herramientas ‘Mecénico D 3 $5,000 ‘Mecanico C 4 $3,750 Mecénico B 2 $8,000 Mecanico E 5 $3,000 Mecénico A a $8,000 Promedio ponderado _ (3 * 5000) + (4 +3750) + (2 « 8000) + (5 + 3000) + (3 + 8000) ee 17 = 5,000 = Valor promedio ponderado: 5,000 Con este valor se calcula el factor de herramienta menor asi: (Walor promedio ponderado)/(# de meses de vida util) Salario basico ponderado Costos Valor ‘Valor herramienta menor o dotacién ponderado_ $5,000 Meses de vida dil 36 a (5,000/36) zaat 906 El costo de la "caja" de herramientas de este grupo de mecénicos tiene un factor de 0.06 10.1.8 Herramienta compartida En algunas ocasiones, un grupo de técnicos de mantenimiento 0 cuadiila tiene una dotacién basioa de herramienta que se asigna permanentemente, es bastante comin que esta herramienta esté en un cuarto de herramienta; no es facil, a veces no es posible ni vale la pena anotar en las érdenes de ‘trabajo, el factor relaciona un valor mensual con el salario bésico ponderado de las personas de la cuatiiia 0 grupo. (Walor dotacién de herramienta compartida nueva)/(# de meses de vida ttil)) (Galario basico ponderado) + (# de personas que comparten la herramienta)) [ Costos Valor Herramienta compartida $250,000 Meses de vida ati 60 No, de personas que comparten la herramienta T 250,000/60 _ 0. (2441*17) El valor de la herramienta compartida para este grupo de mecénicos coresponde a un factor de 0.1 10.1.7 Transporte Es frecuente en algunas organizaciones que un grupo de personas se desplacen permanentemente en un vehiculo y como tal es dificil ‘cargarlo’ como un recurso expreso en las diferentes Ordenes de trabajo Y. Por €80, ¢s mejor tomario como un valor que aurnenta el costo uritario de usar la mano de obra. (Costo mensual de alquiler 0 uso del vehiculo + Cantidad de vehiculos) (G de personas que se movilizan) + (Salario basico ponderado)) Costos Valor Posesion 0 alquiler vehiculos /mes $1,950 ‘Numero de personas promedio / vehiculo 7 Numero de vehiculos Z 6 (1,950 = 2) (17 * 2441) = 0.09 Los costos en los que se incurre para el transporte del personal operativo generan un factor de 0.08. 10.1.8 Gastos de viaje Si los gastos de viaje siempre se pudieran defnir para un trabajo especifico, serian un costo directo, mas en los casos en los cuales los técnicos permanentemente generan esos egresos para diferentes labores, es més légico determinar el costo mensual por persona y relacionarlo con el salario basico ponderado. El costo de gastos de viaje del personal puede ser el valor presupuestado o el histrico, pero expresado en [S/mes} ((Pagos en gastos de viaje)/(12 meses = # de personas operativas)) Salario basico ponderado Costos Valor: Costo anual de gastos de viaje $6,000 (§,000/(12 * 17) _ 2,441 fone Para el caso de los gastos de viaje se obtuvo un factor de 0.01. 10.1.9 Comunicaciones Con este factor se agrupan todos los costos por suministro, mantenimiento y administracién de radios, localizadores y teléfonos méviles que se utiizan dentro del cumplimiento y ejecucién de las érdenes de trabajo. (XPagos de comunicaciones) / (12 meses * # personas operativas) Salario basico ponderado Costos Valor Costo anval de comunicaciones (Radios, celulares, intemet, ancho de banda, $72,000 A entre ottos) 6 > 72,000/ (1217) _ VY 2,441 at Los costos de comunicaciones que incluyen los costos de radios, celulares, internet e intemet, corresponden a un factor de 0.14 410.1.40 Consumibles Con este factor se cubren las compras por cajas menores y otros consumibles que se utiizen dentro del ccumplimiento y ejecucién de la orden de trabajo, tales como soldadura comin, tomileria, detergentes, algunos lubricantes, telas, disolventes; para los cuales la determinacién precisa en una labor es cispendiosa y poco util. Se puede usar un valor presupuestado 0 un valor real y relacionarlo con el salario basico ponderado. ‘Se debe realizar una clasiicacién de los materiales indirectos o consumibles, considerando que estos corresponden a materiales que, aunque se utlicen en la ejecucion de un trabajo, no se pueden ni medi ni cargar directamente a una unidad especifica 0 equipo. Salario basico ponderado Costos Valor Costo consumibles / afio $18,000 18,000/(12 = 17) _ 2,441 noe Los consumibles utiizados por este grupo de mecénicas generan costos que representan un factor de 0.04, 10.1.11 Costo de posesién de un técnico La Tabla 11 muestra el valor de todos los factores para determinar el costo de poseer o tener un técnico de mantenimiento. El costo de poseer un técnico es la suma de estos factores calculados anteriormente: S| See Factor Valor % i Salario i 34% 2 Prestaciones + beneficios 08 2% 3 ‘Administracion 042 10% a Capacitacion y consultorias 032 1% 5 Herramienta menor 0.06 2% 6 Herramienta compartida on 3% 7 Transporte 0.08 3% 8 Gastos de viaje O01 0% g Comunicaciones 0.14 5% 10_| __ Consumibles accesorios y miscelaneos 004 1% Total 298 100% Asi el costo de tener disponible un técnico de esta especialidad es 2.98, y con el valor del salario ponderado se obtiene:$7, 274 En el siguiente grafico puede observarse la distribucién porcentual de todos los factores. Distribucion de los costos |B Salario: 34% 1 Prestaciones + beneficios: 27% 1 Administracion: 14% Capacitacion y consultorias: 11% ‘wHerramienta menor: 2% 13 Herramienta comparida: 39% 1a Transporte: 3% 5 Gastos de vile: 0% 4 Comunicaciones: 59% 1 Consumibles acoesorios y misceléneos: 1% Figura 9, Dist-bucin do los costes ena tata de mano de obra En esta grafica es posible observar cémo el salario y las prestaciones tienden al mayor impacto sobre el costo de poser un tecnico; sin embargo, también se puede ver como hay factores que comuinmente no se tienen en cuenta a la hora de hacer el célculo de la tarifa de mano de obra, y que tienen un porcentaje significatvo en esta distbucién. Entre estos factores relevantes se encuentran los costos de administracion y los costos de capacitacién del personal y consuttoras. Realizar este tipo de graficas permite visualizar la importancia de inciuir estos factores en el célculo de posesién de un técnico, ademés de identificar aquellos que tienen mas peso en la distribucién de los, costos. Las horas y dias disponibles se calculan como se muestra a continuacién, de acuerdo a lo visto en el punto antetor. La informacién es la siguiente: — Cada semana se trabajan 48 horas, 6 dias ala semana — Dias festivos: 10 dias al ao — Vacaciones: 16 dias al aio — Dias de capacitaciones: 8 dias en promedio al afio — Tiempo en retigerios,alistamientos y descansos: 2 horas diarias — Porcentaje de ausentismo: 2.5% — Horas en promedio reportadas en las OT por técnico: 810 al afo. — Horas extras por técnico al aio: 140 horas Con esta informacion se obtiene lo siguiente: Dias habiles te6ricos: 365 dias afio — 10 festivos — 15 dias de vacaciones — 52 domingos — 8 dfas de capacitaciones = 280 dias Horas teéricas por dia: 48 horas/semana _ Gdisjsemama rs Horas tedricas por afio: 280 « 8 = 2,240 horas WS 6 Horas perdidas por alistamientos, descansos y refrigerios: 280 « 2 = 560 horas Horas perdidas por ausentismo: (2,240 — 560) » 0,025 = 42 horas Total horas disponibles por ao: 2,240 — 560 — 42 = 1,638 horas Total horas disponibles por mes: 1,638/12 = 136.5 horas Horas disponibles por semana: 31.5 horas Horas disponibles por dia: 31,5 Zo = 53 horas Gréficamente se puede observar esta relacién de dias tebricos, perdidos y los realmente disponibles en la siguiente figura: Dias 4007 365 350 300 280 250 200 150 100 7 50 04 ao) hh Totales Domingos Festivos Vacaciones Capacitaciones —_Habiles tedricos Figura 10 Dias disponibles al ao En a siguiente figura, se realiza lo mismo, pero para el concepto de horas. Horas 2.500 2.000 1.500 1,000 0 Teéricas por aio Perdidas por Perdidas por Reportadas al _Disponibles por alistamiento al ausentismo afio afio afio Figura tt Horas Con los resultados de las horas disponibles y el dato de las horas reportadas se calcula el factor de utlizacién, para dos casos: con y sin horas extras. Horas trabajadas foras disponibles Factor de utilizacion = Factor de utilizaci6n sin horas extras = Factor de utilizacion con horas extras (810+140) _ (1,638 +140) 0n3 —S Ahora se procedera a calcular el valor del técnico por mes, también se mostraran los diversos eescenarios: por hora trabajada y por hora disponible; y con y sin horas extra, Costo posesion Valor hora = aff * Valor por hora trabajada $7,274 Bio = $1078 C49) + Valor por hora disponible $7,274 =3557 = 33 (2838, /49) = Valor por hora trabajada con horas extras $7,274 G0 + 197, ~ S919 * Valor por hora disponible con horas extras 7,274 7 = $49.4 (P6388 +1407, En la siguiente figura se pueden observar estos costos obtenidos: Valor por hora _ $1078 $1000 gt $919 $800 $600 + $533 $494 $400 $200 $- Trabajada Disponible Trabajada con horas Disponible con horas extras, extras Figura 12. Costo pr horas 10.2 Tarifa de herramientas mayores Las herramientes utlizadas en las intervenciones de mantenimiento pueden clasificarse en tres ‘categorias principales, de acuerdo con estas calegorias es la forma como se cargan sus costos de utilizacién; como se muestra en la siguiente tabla: Herramienta de dotacion Costo indirecto Herramienta compartida Costo indirecto Herramienta mayor Costo directo En el modelo de costos las herramientas mayores son equigos o dispositivos a los cuales es necesario calcularie una tarifa por su utlizacién, entre ellos estan las maquinas, herramientas, equipo de transporte e izado y los instrumtentos empieados en las labores de mantenimiento que por su importancia lo justfiquen. El desarrollo de la tarifa exige una clasificacién de las herramientas mayores en familias 0 clases, grupos o subgrupos y, asi, bajo una sola denominacién, una muitiplcidad de herramientas con caracteristicas propias y comunes, son asociadas. La metodologia de asociacién aplica los conoeptos de clase, tipo y grupo analogos a los de equipos. Para calcular el costo, incurrido en una OT por la utllizacion de una herramienta mayor, se realiza el producto del numero de horas de utilizacion de la herramienta por la tarifa horaria establecida para la familia, la tarifa es calculada de manera similar (XCostos de posesi6n de las herramientas ) G de horas disponibles) + (Factor de utilizacién) Los costos totales por posesién y operacién son los valores asignados por mantener operando las herramientas y equipos mayores, estos son: fjos y variables, de reposioién y de oportunidad, 10.2.1 Costos fijos y variables Los costos fijos y variables del periodo son faciimente cuantificables y se refieren a conceptos tales ‘como mantenimiento, operacién, consumo de energia, gastos legales, seguros y alustes. La definicién para los otros componentes del costo de la familia requiere mas andlisis. 10.2.2 Costo de reposicién Los activos y las herramientas sufren un desgaste que hace neceserio prever su reemplazo una vez su Vida til legue a su fin; por lo tanto, se debe recuperar en cada servicio un ‘monto de dinero" que le permitiia reponer las herramientas ites. Tebricamente, se asume que es e! niimero de activos o herramientas que realmente prestan el servicio para el cual fueron adquiridos, que se encuentra usando el factor de utlizacion del numero total de herramientas que tiene la familia Es el precio del mercado de las herramientas mayores tiles, dividido por el nimero de afios que espera sea utlizada dicha herramienta (vida util). Por lo tanto, el costo de reposicién esta dado por: (Precio unitario en mercado) + (No. de herramientas titiles) ‘Afios de vida util estimados n 10.23 Costo de oportunidad Los activos y herramientas son elementos que han requerido una apropiacién de presupuesto de inversién para su compra, asi como del estudio previo para considerar su adquisicion. Si a la herramienta no se le da una utlizacién apropiada, se incurre en un costo de oportunidad; es decir, los. beneficios perdidos al no utiizar este dinero en una actividad més productiva 0 con mayor lucro econémico. Se asume que dicho costo es igual al valor presente de las herramientas hipotéticamente no tiles, colocado a la tasa de interés que pagaria la empresa por un crédito para su adquisicion Dentro del costo global es necesario inclur el costo de oportunidad en que incurre mantenimiento por no ullizar un activo o una herramienta, Esa tasa de oportunidad para el caso de la empresa es fjada por las areas financieras, Puede asumirse que la herramienta mayor podria ser alquitada a terceros, o vendida, colocéndose el fruto de su venta o arrendamiento a tasas de interés atractivas; por esta raz6n, el costo de oportunidad anual esta dado por: (Precio unitario de la herramienta usada en el mercado)* (No. de herramientas no utilizadas )* (Tasa de interés) Ejemplo: una empresa tiene 13 gras, que tienen un estimado de 10 afios de vida uti, = Elfactor de utiizacién es del 65% = Elprecio actual de una gria nueva es de 500,000 = Elprecio actual de una gra usada es de 200,000 = La tasa de interés nominal es 5% anual. * Los costos fjos presupuestados en el afio para una gria son 26,000 * Los costos variables presupuestados en funcién del total de las horas de operacién para una aria son 50,000 * Costo total de operacién: (26,000 + 50,000)*13 = 988,000 para las 13 gras. Gosto de reposicion de las griias: Con los valores dados y aplicando la férmula, se obtiene lo siguiente: ie = 422,500 Costo de oportunidad de las griias: Con los valores dados y aplicando la formula, se obtiene lo siguiente: 200,000 * (13 * 0.35) « 5% = 45,500 Costo de posesién de las griias: Costo de operacién + Costo de reposicién + Costo de oportunidad Con los valores dados y aplicando la formula, se obtiene lo siguiente: 988,000 + 422,500 + 45,500 = 1,456,000 Tarifa por hora de uso Para conocer la utlizacién real de las grias se tienen también los siguientes datos: — Son 2 tumos al dia — Cada tumo es de 9 horas — Seutilizan 6 dias ala semana — 2semanas de vacaciones Primero deben calcularse las horas disponibles: 2turnos horas G6dias 50 semanas _ 5,400 horas ; — 5 por grit dia turno semana’ 1afio aio Conociendo este valor, ya es posible calcular la tarifa por el uso de la griia: 1,456,000, ¢ Dap Valor por hora =

    You might also like