Cédigo: CS-N-O01 Version: 13-23/Mar2021 [Pagina 1 de 23 ayo. géiigas | MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION [es DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 1. OBJETO El presente manual tiene por objeto integrar el conjunto de normas que reglamenta la adquisicién de productos y servicios por parte de la Camara de Comercio de Ibagué y desarrolla los procedimientos para la adquisicién de los mismos; con lo cual se garantice que se definan adecuadamente las especificaciones de compra y que las adquisiciones cumplen con los, requerimientos exigidos. 2, ALCANCE Este Manual aplica a la solicitud, evaluacién, seleccién y reevaluacién de proveedores y contratistas de la Camara de Comercio de Ibagué, asi como la implementacién del procedimiento de compras de productos y/o servicios. Lo anterior tiene aplicabilidad tnicamente por funcionarios de la Cémara de Comercio de Ibagué y los contratistas que dentro de sus obligaciones y/o entregables incluye alguna actividad de supervisién. 3, DEFINICIONES Y ABREVIACIONES + CCI: Camara de comercio de Ibague. © Contrato: Acuerdo de voluntades escrito entre dos o mas partes que se comprometen reciprocamente a cumplir con las condiciones pactadas. » Evaluaci6n y Seleccion: Proceso mediante el cual la organizacién define el proveedor que ha de suministrar un producto y/o un servicio. * Invitacién a cotizar: Comunicacién realizada de manera escrita enviada mediante correo electrénico © publicada en pagina web y redes sociales de la entidad a los proveedores, atendiendo las especificaciones de la solicitud de compras de productos yo servicios. ‘* Listade Proveedores: Lista en la cual se relacionan los proveedores con los que se ha tenido algtin tipo de relacién contractual, indicando los datos basicos del proveedor. * Orden de compra de productos y/o servicios: Formato utilizado para formalizar la contratacién con los proveedores de productos y/o servicios. + Proveedor: Organizacién 0 persona que proporciona un producto y/o servicio. + Responsabilidad Legal: Institucién juridica generada por los hechos generados por las, personas, que causan dafio o perjuicio a otra persona, bienes, medio ambiente, y que genera ara quien lo propicia dafio 0 la obligacién de repararlos. « Responsabilidad Administrativa: Aquella que surge de una contravencién administrativa propia de quien ejerce cargos directivos en una organizacién publica o privada. « Responsabilidad Civil: Obligacién de asumir las consecuencias de los dafios que se generan a otras personas, * Responsabilidad Penal: aquella que implica intencién 0 voluntad de causar dafio a una persona especifica * Responsabilidad en Riesgos Laborales: Obligacién econdémica mediante el cual los trabajadores estan protegidos por las contingencias que se ocasionen con causa u ocasién al trabajo, , ay i = INTRANET! PROCEEOS COMPRAS: Asistente de Calidad | Cootdani@rpi Compras | Ovedter Administrative y waNUALEs ELABORO REVISO ‘APROBO UBIGAGION DEL@Mqi anys] MANUAL DE Compras PARA LA ADuIsICION [Fedgo. CONE ‘Versién: 13-29/Mar/2027 -DE PRODUCTOS YIO SERVICIOS Pagina 2de 23, + Seguridad y Salud en el Trabajo: Disciplina que trata de la prevencién de las lesiones y enfermedades causadas por la condicién del trabajo, de la prevencién y proteccién de los trabajadores. SGC: Sistema de Gestién de Calidad. SGD: Sistema de Gestién Documental. SGSST: Sistema de Gestién de Seguridad y Salud en el Trabajo. Solicitud de Compras de Productos y/o Servicios: Formato a través del cual las areas solicitan al drea de Compras los productos y/o servicios que requieran para su funcionamiento. ‘+ Trabajador independiente: persona natural que presta sus servicios de manera personal, mediante contratos de cardcter civil, comercial o administrative. + VUC: Ventanilla Unica de Correspondencia. 4. CONDICIONES GENERALES: 4.1 MARCO NORMATIVO DE LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUE La Camara de Comercio de Ibagué, fue creada mediante Decreto 830 del 26 de mayo de 1923; es una entidad de derecho privado, sin animo de lucro, de cardcter corporativo y gremial, en la forma prevista en el Cédigo de Comercio y Decretos reglamentarios, que cumple funciones delegadas y asignadas por el estado, la cual se halla sometida a su control y Vigliancia en la forma establecida por la ley. Los contratos, érdenes y solicitudes de compras de productos y/o servicios, que celebre la CCI en cumplimiento de sus funciones y servicios se sometern en todas sus etapas a lo dispuesto en el presente Manual, las disposiciones del Derecho Privado y sus efectos se sujetardn a las normas del Derecho Civil y Comercial En cumplimiento a los requisites normativos exigidos en Colombia se tendré en cuenta la Normativa relacionada con las disposiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo y Sistema General de Riesgos Laborales: Resolucién 723 de 2013 - Decreto 1072 de 2015 y Resolucién 4111 de 2017, 4.2 PRINCIPIOS Las actuaciones de los funcionarios que intervengan en Ia contratacién 0 compra de productos y/o servicios de la CCI se desarrollaran con sujecién a los siguientes principios: 4.2.1 Planeacién: Trabajamos con la determinacién clara de metas, con base es un direccionamiento estratégico establecido por la alta direccién de la entidad y la planeacién dia a dia de cada una de nuestras actividades para el cumplimiento de los objetivos institucionales. 4.2.2 Transparencia: Garantizamos la honestidad, moralidad e imparcialidad de la CCI al establecer reglas claras, completas y objetivas en las decisiones que se adopten en cada una de las etapas contractuales. Los funcionarios vinculados con alguna de las etapas de la contratacién tendran la obligacién de mantener la confidencialidad en el manejo de la informacién relacionada con la seleccién del proveedor y la ejecucién del contrato; tendran el deber de atender con diligencia, prontitud y fidelidad los principios éticos en todas las actuaciones y reclamaciones que se presenten durante el desarrollo de las diferentes etapas del proceso. “Una vez impreso este documento se considera como copla no contclada y la CCl no se hace cargo de su atualizaciéa*‘Cédigo: CS-M-OOT Versién: 13~23/Mari2021 Pagina 3 de 23 ee MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION OS ae DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 4.2.3. Efectividad: Llevamos a cabo todas las etapas contractuales con eficiencia y eficacia; realizando sélo los procedimientos estrictamente indispensables en pro de optimizar costos y tiempo. 4.2.4 Imparcialidad: Estamos libres de prejuicios, es decir, nos abstenemos de consideraciones subjetivas y nos centramos en la objetividad de fa compra, al realizar un juicio sobre algun particular. 4.2.8 Responsabilidad: Hacemos producto las cosas, prestamos un excelente servicio, hacemos las actividades con eficiencia y eficacia, asumimos lo que hacemos, lo que no y lo que dejamos de hacer dando cumplimiento a las normas. 4.2.6 Respeto: Respetamos la dignidad del ser humano, sus valores y creencias y Teconocemos nuestras diferencias. Escuchamos a todos con atencién y valoramos sus aportes. 4.2.7 Legalidad: Aun cuando la CCI es una entidad de derecho privado y esta habilitada para dictar sus propias reglas generales, reglamentos y normas internas, prevalecerd la legalidad y todos sus actos estaran conforme a la Ley. 4.2.8 Economia: Procedemos con austeridad y eficiencia, optimizando el uso del tiempo y de los demas recursos; procurando el mas alto nivel de calidad en nuestras actuaciones. 4.2.9 Equidad: Prevalecerd la garantia de igualdad de derechos y oportunidades para el pleno desarrollo de las personas internas o externas a la institucién. 4.2.10 Moralidad: Las personas que intervengan en los procesos de contratacién de la entidad, actuaran con rectitud, lealtad y honestidad, con sujecién a los principlos contemplados en el presente manual, estatutos y procedimientos establecidos dentro de la institucién, 4.2.44 Publicidad: En el proceso de contratacién de la entidad se suministrard la informacién necesaria de acuerdo con la modalidad de contratacién y realizara la divulgacion de los procesos contractuales, de conformidad con lo establecido en el presente manual. 4.2.12 Valoracién ambiental: En el proceso de contratacién se buscara evitar o minimizar los riesgos en aquellas actividades en las cuales se considere que pueda tener un significativo impacto ambiental negativo. 4.3 POLITICA DE COMPRAS Elobjetivo de la Politica de Compras de la CCl es entregar a sus funcionarios los lineamientos bajo los cuales se debe ejecutar una accién de compra (de productos y/o servicios), de modo de establecer un estilo de gestién que garantice el cumplimiento de los principios contemplados en el Manual de Compras para la adquisicion de productos y/o servicios, el cual debe ser aplicado en la CCI por todos los funcionarios que intervengan directa 0 indirectamente en los procesos de contratacién en los cuales la Entidad actia como contratante, € “Una vez impreso este documento se considora como copia no controladay la CCI no se hace cargo de su actualzacién® teeGeo) Sleesg| MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION {CSdig0-CS-M-001 eS DE PRODUCTOS YIO SERVICIOS (eae ees Pagina 4 de 23, La politica de compra de la CCI debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: a) Considerar primero el interés de la CCI en todas las decisiones de compra de productos y/o servicios, por sobre el interés particular de las partes interesadas. b) El personal encargado de interactuar en la adquisicién de productos y/o servicios para la CCI, debe siempre actuar sin inourrir en favoritismos de ninguna indole, privilegiando Gnicamente el interés de la entidad. ©) Toda compra 0 acuerdo con proveedores debe estar previamente autorizada por el funcionario con las facultades 0 atribuciones de compra necesarias, No se debe ‘comprometer recursos de la CCI, ni celebrar contratos o generar ordenes de compras, sin atribuciones para ello. 4) Toda solicitud de compra debe estar fundamentada sobre el presupuesto, la necesidad y disponibilidad econémica y debe ser realizada en los tiempos determinados. e) La entrega de anticipos seré soportada con las garantias exigidas en el Manual de ‘Compras para la adquisicién de productos y/o servicios. 1) Promover una sana competencia entre proveedores para obtener el maximo valor agregado, sin perder de vista la misién de la CCI, relaciones de mutuo beneficio, de largo plazo, con altos estdndares de calidad, cumplimiento y transparencia. 9) Participar de manera activa denunciando situaciones o practicas indebidas o donde se detecten presunciones de fraude. h) En el proceso de invitacion a cotizar se deberd tener en cuenta a los Afillados de la CCl y proveedores o contratistas de origen jurisdiccional, Las empresas deben ser legalmente Consfituidas cuando aplique por el ejercicio de la profesién o actividad a contratar. i) Cada vez que se generen contratos u érdenes de compra de productos y/o servicios se deberd verificar que el contratista o proveedor no se encuentre sancionado teniendo en cuenta los Certificados de Policia Nacional, Contraloria y Procuradurla. Para el caso de personas juridicas aplicara también para el Representante Legal y/o Suplente cuando este firme el contrato con CCl. |) La Entidad efectuaré sus compras en condiciones de pago y precios justos acordes con las Leyes de oferta y demanda imperantes en el mercado, k) Guardar confidencialidad sobre la informacién y no emplearla en beneficio propio o de terceros. }. Cumplir con lo establecido dentro del SGC de la institucién. m) Propender por ser incluyente con los proveedores locales. 4.4 EXCLUSIONES Se excluyen del proceso de solicitud, evaluacién y seleccién y reevaluacién los siguientes acuerdos: los de a) Apoyo y contribuciones en dinero aprobadas por ia Presidencia Ejecutiva a través formatos GG-F-003 Solicitud de Apoyo y/o Contribuciones y GG-F-012 Aprobaci apoyo y/o contribuciones. ») Ferias, misiones, congresos o capacitaciones ofrecidas por un solo proveedor. ©) El suministro de productos o contratacién de servicios con personas naturales y/o juridicas ‘cuyo objeto sea el desarrollo de actividades administrativas, estratégicas o vinculadas proyectos en particular 0 convenios, siempre y cuando; se pueda validar su experiencia en el objeto a contratar o quienes integren el convenio lo justifiquen o autoricen por escrito mediante acta de reunién, d) Contrataciones laborales. “Una vez impreso este documento se considera como copia no contoleda y la CC! no se hace cargo de su actualzacion®@@raaiyy|_ MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION ee Version: 13~23/Marl2021 DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 5 de.23 @) Proveedores de servicios publics cuando no exista mas de un oferente. ) Afliaciones de la entidad y suscripcién a eventos de los funcionarios (congresos y olimpiadas entre otros). 4) Impuestos y contribuciones de caracter legal y gremiales. h) Pagos a clubes en los que haga parte la Camara. ’) Pagos entidades publicas o los generados en el cumplimiento de obligaciones legales. }) Suscripciones a revistas, periédicos 0 cualquier tipo de publicacién. k) Pagos que tengan regiamentacién especial, tales como vidticos, auxilios a trabajadores, gastos de viaje (incluidos pasajes aéreos y hospedaje), los gastos reembolsables y los honorarios de los conciliadores del Centro de Conciliacién Arbitraje y Amigable ‘composicién. I) Pagos que corresponcan a operaciones realizadas a través de caja menor, de conformidad a lo establecido en el Manual de caja menor. m)Gastos de representacién y pagos de restaurante y refrigerios generados en las reuniones de Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva y funcionarios de la entidad en el ejercicio de ‘sus funciones, 1) Para los proveedoras de medios de comunicacion se tendra en cuenta el plan de medios institucional ©) Pago de capacitaciones a funcionarios, (aplica el formato de TH-F-008 solicitud de formaci6n y/o entrenamiento).. ) Honorarios ocasionados por consultorias, asesorias y/o auditorias realizadas al SGC 0 a cualquiera de los sistemas (SGC, SGD, SGSST). ) Contratos de arrendamiento 0 adquisicién de bienes inmuebles. 1) Contratos de alquiler de stand, 8) Seguros adquiridos por la entidad propuestos por el corredor de seguros de la institucién © ente gremial (Confecémaras). t) Compras realizadas a través de tarjeta de crédito. NOTA 1: Para los literales a) b)c) p) q) 0) y 8) se requerira orden de compra o contrato seqin cuantia establecida, NOTA 2: Para el teral a), cuando el apoyo sea en especie, se deberé realizar el proceso de compras conforme a este Manual, exceptuando la generacién del formato CS-F-001 solfctud de compras de productos ylo servicios. ‘ya que los productos ylo servicios a requerir estén proviamente detallados dentro del formato GG-F.012 ‘Aprobscién de apoyo y/o contribuciones. NOTA 3: Para el literal q) (compras relacionadas con la adquisicién de bienes inmuebles) se debera dejar incorporados dentro del texto de la escritura publica el origan de los recursos con les cuales se adquirié el ‘mencionado bien y en el cerificado de tradicién y libertad deberd constar la naturaleza de los recursos pablicos o privados con los cuales fueron adquirdes los inmuebles, 4.5 EXCEPCIONES Para las excepciones, sin importar la clase de producto y/o servicio, la CCI podré contratar directamente en los siguientes casos: a) Por necesidad inminente o urgencia motivada: Se podré contratar directamente cuando la necesidad inminente 0 urgencia motivada del producto y/o servicio no permita solicitar ofertas 0 cotizaciones. b) Por Proveedor unico: Los que tengan por objeto el suministro de un producto o prestacién de un servicio, que sdlo puedan ser proporcionados por un solo proveedor. ©) Por experiencia satisfactoria: Se tendran en cuenta las siguientes: a “Una vez impreso este documento ce considera como copia no control y a CCI no se hace cargo de su actualizacin” 3‘Cédigo: CS-M-001 OG segs MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS. worsen [engsihleriedet Pagina 6 de 23 + Contratacién con persona natural y/o juridica, que haya prestado servicios y/o suministrado productos a la CCl de manera satisfactoria (formato CS-F-009 Validacién y Evaluacién de la compra o servicio) * Contratacién con persona juridica en la que, quien va a desarrollar el trabajo, sea persona natural que haya tenido un proceso de vinculacién con la CCI y su ‘experiencia haya sido satisfactoria, * Contratacién con persona natural y/o juridica con reconocimiento en el mercado por sus productos suministrados y/o servicios prestados con experiencia comprobada, soportada con certificaciones que sean acorde con el objeto que se va a contratar y de empresas reconocidas a nivel regional y/o nacional. 4) Por incumplimiento del perfil requerido: Una vez cerrado el proceso de evaluacion y seleccién de proveedores, se ratifique que los proveedores presentados no cumplen con el perfil requerido. ©) Por convocatoria desierta: Una vez publicado los términos de referencia y culminado los tiempos de la convocatoria y no se presente ningun proveedor. Para justificar las excepciones se debera dejar registro por escrito mediante una certificacion en el formato CS-F-011 Justificacin para contratar excepciones, donde se acredite ia excepcién debidamente firmada por el Solicitante de la compra y/o servicio, director del area que solicita y aprobada posteriormente por el Presidente Ejecutivo, 4.6 REPRESENTACION LEGAL Y AUTORIZACIONES: EI Presidente Ejecutivo serd el Unico responsable como el ordenador del gasto conforme a los estatutos de la CCI, sin embargo, delega bajo su responsabilidad (funcionario autorizado para ejecutar gastos) a los directores, subdirectores y coordinadores para autorizar compras de productos y/o servicios de acuerdo con la siguiente tabla: CARGO AUTORIZADO MONTO AUTORIZADO. Coordinadores. Hasta 4 SMMLV Subdirectores Hasta 6 SMMLV Hasta 10 SMMLV de manera auténoma 0 50 SMMLV previo Directores conocimiento y autorizacién por ‘cualquier medio documentado de parte det Presidente Ejecutivo) Presidente Ejecutivo hasta 100 SMMLV Junta Directiva ‘Superior a 100 SMMLV “Tabla No, 7 Gargos y mont de autorizacion NOTA 4: Se excepta como funcionarios autorizados para ejecutar gastos a los Coordinadares: Contable y ‘Control Intemo. NOTA 5: En Ia seleccién de proveedores el Coordinador de Compras pod autorizar dicho proceso dentro de su nivel de autoridad, si y solo si, cuando haya un solo proveedor. “Una vez imprese este documento se considera come copia no controlada y la CCI no s@ hace cargo de su actualizacién”