Aekessalud ASUNTO REFERENCIA FECHA MEMORANDUM N: 837 .ce-EsSALUp-2017 “Ajo del Buen Servicio al Ciudadano” “aij de la Lucha Gontra la Corrupcién™ Dr. Duilio Arnoulfo Valdivia Tejada Gerente de la Red Asistencial Arequipa Implementacién de Recomendaciones de la Carta dA vara! ru Control Interno N° 02 a) Proveido N°1753-PE b) Carta GUR-PVA N°501-2017-ESSALUD. 26 JUN, 207 Me dirijo a usted en atencién a la glosa del asunto y documento de la referencia a), mediante el cual el Presidente Ejecutivo de EsSalud pone en conocimiento y para su debido cumplimiento la Carta de la referencia b), emitido por la Sociedad de auditoria GUTIERREZ Y ASOCIADOS S.C.R.L. EN ASOCIACION CON PORTAL VEGA & ASOCIADOS C.S, quienes vienen realizando Auditoria a los Estados Financieros de la institucién, la misma que contiene el resultado de la evaluacién efectuada en el marco de los objetivos previstos para el desarrollo de la Auditoria Financiera y Presupuesta! agama anaDRAREN Sobre el particular, habiéndose determinado aspectos observables que representan |debilidades y/o deficiencias de control intemo, los cuales deberé tomar en consideracion con Ia finalidad de optimizar y/o fortalecer el Sistema de Control Intemo instaurado por ESSALUD. Finalmente, se adjunta copia de la Carta de Control Intemo N°01 disponiendo se cumpla en el plazo de cuarenta y ocho horas (48) con la presentacién de aciaraciones y/o comentarios con la documentaci6n sustentatoria, respecto a las observaciones 11, 12 y 13; debiendo dar cumplimiento a fas recomendaciones indicadas en ellas. Muy URGENTE 6S Pocey ck. Toe j Aleucwan © ingests. sears peodhen E 2 spo seven eo2 ok (ib i GUTIERREZ RiOS Y ASOCIADOS S.C.R.L. EN — mg! ASOCIACION CON PORTAL VEGA & ASOCIADOS S.C. “WEES? ‘Auditores y Consulteres Carta GUR-PVA N° 501-2017-ESSALUD Lima, 19 de junio de 2017 Setior: Gabriel Del Castillo Pocone Beevers Mow BP -2O12~ [Peet ‘Seguro Social de Salud - ESSALUD Remision Caria de Control Inferno N° 02 Auditota a Jos Estados Financieros y Carta de Control Interno N° 01 Auitorfa a los Estados Presuspuestarios f} @. Auditoria alos Estados Financieros y Presupuestaris del Seguro Social de Salud ~ ESSALUD. Pertodo 2016.- Memorandum de Control Iaterno, |b, Ley de Control knterno de las Entidades del Estado Ley N° 28716 © Informe de Ia Contraloria General de la Repblica N? 851-2015-0G/CEDS de {fecha 17-12-2015, sobre Designacion de Sociedades de Auditorta. De nuestra consideracion: En relacién al asunto de la referencia, tenemos a bien hacer de su conocimiento que como resultado dernuestraevaluacion efectuada en el marco de los objetives previstos para desarrollo de ia Auditoria Financiera y Presopuestal al 31 de diciembre de 2016, se han determinado los siguientes aspectos observables que representan dcbildades y/o deficiencias de control interno, {os cuales poneoios a su consideracién con la finalidad de optimizar y/o fortalecer el Sistema de ‘Control interno instaurado por BSSALUD. Por fo expuesto, mucho le agradeceremos, se sirva canalizar los aspectos reportados a las dreas 0 fancionarios correspondiente, a fin de que realicen sus comentarios respectives,informando de ser elaso sobre las medidas correctivas _ _ Para tal efecto, agradeceremos que fos comentarios y aclaraciones retpectives nos sean remitidas cenellapsode ites dias habiles, consderande que neste labor events con Plazas pase =e ESSALUD —_—— JPRRGIDENCIA EJECUTIVA] RECEPCION Ce. Comision de Cautela V schor W362 Ofeana 2 -Saniocio Gena Per Telefono, 221-7893 / 217773 Pema seebendeeira con pePase @ ERIM own f/ocerlacer GERENCIA GEN GENERAL ™ oat ES JUN. 2017 ESSALUD Agere ener 23.JUN 2617 Sc . wsuw ‘SEGURO SOCIAL DE SALUD = ESSALUD ‘CARTA DE CONTROL INTERNO N" 02_DE LA AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS ‘AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 (Paginas del 01 al 107) ‘CARTA DE CONTROL INTERNO H? 01 DE LA AUDITORIA A. LOS ESTADOS PRESUPUESTARIOS ‘ALM DE DICIEMBRE DE 2018 ‘Paginas dol 01 al 06)ESSALUD AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 34 DE DICIEMBRE DE 2016 ANTECEDENTES. A131 de diciembre de 2018, ESSALUD, viene desarrollando progresivamente el Proceso de implementacién del Sistema de Control interno, de acuerdo a la Normatividad vigente para Entidades sujetas al Sistema Nacional de Control del Estado; la cual esté compuesta principalmente por ia Ley N* 28716, Lay de Contro! intemo de las Entdades del Estado, las "Nommas de Contr iniemo, aprobadas por la Resolucion de Contraloria General N* 320-2006- CG, encontréndose en ia Elapa de Ejecucién a nive! de Sede Central y en Etapa de Planifcacion a Nivel de Redes Hospitalarias, sin embargo, coma resultado de la evaluaciin efectuada $2 establece que et proceso viene realizéndose con dilaciones que ne les penne ‘minimizar riesgos inherentes de importancia que conllevan las actividades vinculadas a los Procesos operacionales determinantes en la entidad, como el de personal & nivel inattucional y ‘esgos derivados del manejo de la Informacién en forma manual o mecénica por fata de imtegractin al Sistema Informatica, detectados on la evoluacién del Impacto que ha Tepresentado ol cambio a la nueva versién SAP V6. controles inadecuadas en el seguimiento de fos convenios y/o Acuerdes intemacionales respecto a ta sjecucién, extensién de los ‘alcances y prorroges, deficiente proceso de saneamiento contable respecto a la depuracién de tuna diversidad de saldos en cuentas del activo, pasivo y resultados con partidas de ejercicios anteriores y el lento saneamiento patrimonial de los inmuebles de las entidad, revelados en los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2016. GARTA DE CONTROL INTERNO N° 02 ‘Como resutado de ta revision selocva de los costes operatives por manterimiento Reparaciones de Bienes Muebies registrados en la cuenta 9520010000, abservainos que fn et Libro Mayor General al 30 de setiombre de 2016, se han raqistade gastos fecutados en Ics periodos 2014 y 2016, por un total de Si, 540,962, inabservando los Principios de contabltdad generaimente aceptados, establece lo siguiente: “Les Gonancias y Pérdidas excepcionales y extraondinarias deben dectararse en el ejercicio que ocurren, pero deben de mostrarse separades de las operaciones ordinaviss y ‘nonmales” En ef “Cédigo Marco de Control nemo de las Empresas del Estado", ol Fondo Nacionat de Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estacio-FONAFE, aprobé mediante ‘Acuerdo de Directorio N* 001-2006/028-FONAFE, pubicada al 11 de noviembre de 2006, fen el numeral 1 ~ Componente Actividades de Contra, en el iteral FC-22-Revision de Procesos, Actividades y Objetives, indicen: "Se debe de determiner fas modalidades y la oportunidad con la que, durante su ejecucion, los procesos, wctvidades y operaciones de Ia empresa deben ser objeto de revision ‘general o especiica por sus responsables, para permit detectar y corregir oportunamente ‘cualquier deficiencia 0 desviacién con respecto a lo previsto, asegurando el avance correcto y eficaz de los mismos',‘Cabe indicarse que en los periodos audtados 2015 y 2016, se han detectado los mismos lerores cometidos por a Administracién de fos funcionarios del Hospital Chiclayo, ‘Recomendacién Al Gerente de la Red Asistencial, disponga al responcabla del drea de Contabilidad, se ‘fectie el andlisis respective, a fn de precentar una adecuada informacion en los Estados Financieros de la Entidad. RED ASISTENCIAL PIURA Durante nuestra vista realzada a la Red Piura se constaté la existencia de 3 equips ‘adquirdos en al afio 2016 y 68 pudo observar que no estén slendo utlizados, esta informacién fue validada al momento de la visita porque los equlpos se encontraban tapados, ademas se solicits los reportes de trabajo de atencién y no existia evidencia de 30 uso. Se detallan los equipos encontrados: Para ol equipo Ecégrato Oftalmolégico- Cédigo Patrimoniat 00894022 — Valor 97338,700.00 ‘Se solcits que ae encienda, y se pudo validar que la méquina no esta siondo utilzada, [Buesto que en su memoria del equipo registra la cantidad de atenciones que reafiza por dia y el nombre del paciente, con 10 cual se demost~é que no hay evidencia del uso de este equipo. Los registros encontradcs corresponden al aho 2016 y representa menos de 40 stenciones. Segin comentarios del Médico Eodgrafe Hugo Roja Valdivia usuario . Para un Estorilizadior de Vapor- Cédigo Patrimonial 00892730 - Valortzado on ‘37900,700.00 ‘Se validé ef equipo en uso y también se pudo constatar que ha presentado fallas en dos opertunidades, a pesar que son equipos auevos y no se est reportanda formatmente la fellas a as jerarquias correspondientes. Otro de los inconvenientes es que segin lo manifestado por el técnico encargado del ‘mantenimiento $e deben cambiar algunos repuestos para el mejor funcionamiento de la ‘maquina como ftros cada 3 meses y hasta la fecha no le han aprobada [a compra de fives fo que perjudica adn més con el culdado y uso del equipo, disminuyendo ta vida ‘fi det bien. La fecha de activacién del equipo es 20/06/2016 y hasta la fecha no han camblado de ‘iro por mantenimiento inglcéndose por fala de aprobacion de la orden de compra, {Las inatalaciones del equipo han sido adecuadas en un ambiente con salida de vapcres ¥y cuenta con aire acondicionado para mejor operativiad det equipo, pero sin embargo hha presentado fatlas el equipo, ‘La entidad no esté cumpliendo con las Nonmas de Control intemo segin Resolucién de. Contraloria N*320-2006-C@ pubiicado e! dia 03/11/2006 en su contenido (Ill) Normas Generales de Controt Intero y en su numerat (2) Norma General para la evatvaciin det iesgo que nas cice lo siguiente: El components evaivacién del riesgo abarca al proceso de Identifcacién y anditis de los ‘iesgos a los quo esta expuesta Ia entidad para el logro de sus objetivas y la elaboracisn de una respuesta aproplada a los mismos, En el numeral 2.2 kdentiicacién de fos lesgos, hay que hacer la identifcacién de todos lot riesgos que puedan afectar ei logro de objetivos ce la entidad debide a factores externas 0 Iimemes. Los factores externos incluyen factores econdmicos, medioambientales, poftcns, ‘Sociales y tecnolégicos. Los faciores lntemos reffejan las secciones que realiza la ‘adiminiatracion e incluyen la infraestructura, personal, procesos y tecnologia. El Proceso de Identiicacién de riesgos debe tener como entradas tanto la experiencia de 2 entidad en matarie de impactos derivados de hechos ocuridos come futuros. Gon Carta N°001-2017 GUR-PVA-FCP de fecha 25 de mayo del 2017, se solict6 al Gerento dela Red Asistencia! Piura, les aclaraciones sobre las observaciones: ‘encontradas en su Red y no habidedose obtenido respuesta a la fecha. ‘Recomendaciones De acuerdo a fos citerios mencionades se debers tomar accién inmediata para ‘acondicionar el ambiente para el uso adecuado de loa Esterilzadores a vapor ubleados en 21 Hospital Redtegui y evaluer si el inconveniante presentado an los 3 equipos por fallas Cconstantes requiere que se ublice fa cldusuta da garantia y solictar ei camblo de equipos ‘portunarments antes de Su vencimiento de garantia, ya que un equipo nuevo no deberia presenter constantes falas,Respecto al uso adecuado de los equipos se debe aconcicionar el nivel de agua que se requerira utltzar de acuerdo a las condiciones tdonicas de uso de la méquina, asl como Las Normes da Contr! intemo, que fueron aprobedas mediante Resoludén de ‘Contraloria General N* 320-2006-CG, publicado el 03 de noviembre de 2008, en lo que respecta a: + 3. NORMA GENERAL PARA EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL © componente actividades de contro! gerencie! comprende polticas y procedimientos estableckios para asegurar que se esién Hevando a cabo les accbones neceseriss en fa ‘adiministaciin de los resgos que pueden afeciar los objetwos de fa enlidad, ‘ontribuyendo a asegurar ei cumplimiento de estos. 4.5. Veriteaciones y conciiaciones Los procasos, actividades 0 fareas signifcatives deben ser verlicados antes y después de ‘realzerse, asi como también deben ser fnalmente rogistrades y clasificados para su ‘revision posterior Comentarios: 1 Las veriicaciones y conciiaciones de fos registros contra las fventes respectivas eben realizerse periéokcamente para determinar y enmendar cualquier error U omision que se haya cometico on e! procesamianio de las datos, 02 Deben también realizarse veriicaciones y concifaciones entre fos repistros de una ‘misma unidad, enire éstos y fos de distintas unidades, est como contra tos ‘generates do fa insttuesén y kos de erceros ajenos a ésta, con la fnatitad de establecor fa \Veracidad de ia informacién contonia en los mismos. Dichos regisiros estan referios 2 fa {nformactin operative, financiera, administrativa y astratégica propia de ia institucin. Lo expuesto ocasiona que se esté sub 0 sobre estinando a! pasivo por los dias de ‘vacaciones pendientes de goce, los que se estén valorizados en exceso 0 deflecto, Recomendacion ‘Se sugiere quo la Gerencia General disponga a las Jefaturas de las Unktades de Personal dela Sede Central y de la Red Asistencial de Arequipa conclien fa data fel que consigna los dias reconocides por las vacaciones, sobre la cual se procederé a la valorizaciin respectiva. Inexistencia_de_documentacién on leaaics de personal pertenecientes a la rod anistenctal de Arequipa Durante muestra revision @ ta documentacion comprendida en los legajos de una muestra de trebajadores de ta Red Asistencial de Arequipa, se advitié la ausencia de documentacién requerida para su archivo en el referido legajo. icha documentacién comesponde a documentos que acrediten el otorgamiento de uinquenios, existencia de Deciaracién Jurada de Bienes y Rentas, evaluacién de desempefio, constancia de habiltacién profesional, ‘La situacion advertida se muestra @ continuacién: 35(1) Existencia de documentos que acrediten ios quinquenis, 6G) Bese ca cece ees Rens debiamens suc pr oer ‘@) Evalvacién de Desemperio emda y suscita parol Jafe del Area por Ta prestacén de servicios de! trabajador. (4) Constencia de Habitactin Profesional en los casos de servidores que frman en epresentacion de EsSalud, en el pariodo suelo a nuestro examen. (6) Quinquenios percibidos por el trabajador guarden relaciGn con su tiempo de servicios. ‘Lo expuesto trae consigo que se inobserven: {Las Normas de Control intemo, que fueron aprobadas mediante Resolucién de Contralaria ‘General N° 320-2008-CG, publicada 0! 03 de noviembre de 2006, en lo que respecta a: “3. NORMA GENERAL PARA El. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL ET tfuter 0 funclonario designado debe establooer una politica de conto! que se treduzca ‘on un Conjunto de procodimisntos documentados que permifan ajeresr las actividades de contro. NORMAS BASICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL, 3.8. Documentaci6n de procesos, actividades y tareas Los procescs, actividades y tareas deben estar debidemente documentedas pera ‘asogurar su adecuado dosarrofo de acuerdo con los esténdares estabvecidos, feciRar a ‘omcia revision de Jos mismos y garantizer la trazab@ldad de los productos © servicios _gecerados. OF Las procesos, actividades y tareas que toda eatided desamolla deben ser claramente ‘ontencidos y estar correctamenta definiges de acuerdo con los esténdares estabfecidos ‘Por 0 ttular 0 funcionario designado, pera as! garantizar su adecueda documentactén. Dicha documentscién comprende tembién los ragistros generacos por los controles eslablecidos, como consecuencia de hechos signiicativos que so produrcan en fos ‘Procesos, actvidedes y ‘areas, doblendo considerarse como minino la descripcién de ‘os hachos sucedidos, of efecto 0 impacto, lss medidas adoptadas para su correccién y ‘os responsables en cade caso, 2 Guakuier modiicacién @n fos provescs, actvidedes y tareas producto de mojeres 0 cambjos en las normativas y estéadares deben reflejarse on una actvalizacion do 12 documentacién respectiva, 03 La documentacién correspondiente a fos procesos, actividades y fareas de fa entidad eben estar aisponioies para facitar ia revision de fos mismos. 04 La documentaciin{de Jos procosos, actividades y fareas debe garantizer una adecvada transparancia en {fa ejecucién de los mismos, as! como asogurar el rastroa do las fuentes de defectos 0 ‘errares en Ios productos 0 servicios generados (trazablittad) Et numeral 6 Composicién del Legajo de personal, precisado en la Directive N° 001- GCRH-ESSALUD-2000 “Adminisiracton de Legajos de persona. aprabada con Resolucién de Gerencia Central N* 964-GCRH-ESSALUD-2000, establece que “E! logajo ‘do personal se organiza en secciones, en las que se archivan Jos documentos que 2 ‘cantinuacién so detatan. ‘Lo expuesto acasiona que los legajos de personal no fecilten el cumplimiento de diversas ‘acciones de supervision, al encontrarse desactualizados o incompietos. Se sugiere que la Gerencia de la Red Asistencial de Arequipa disponga a quién ‘corresponda la permanente actualizacion de los legajes del personal ‘Coma resuitado de nupstra revisién selectva a las adquisiciones y coniretaciones det perioda 2018, evidenciamos que la adjdicacién otergeda al proveedor ORPROTEC SAC. ef producto SET de Fijacién Extema para Manos, cuyo valor asciende a Si. 183,600.64, no cuenta con contrato yfu arden de compra, ni se inchiye en el Expediente de CContratacion de la Lcttacion Pablica N* 002-2018-ESSALUD-2016-RAAR del 20 de mayo 2016, Proceso N 1612100021, habiéndose requerido dicha documentacién, no nos fue centregada. ‘Alrespecto, de ta evaluacién ai proceso de adjudicacién se desprende que ta adjudicacion se dietribuy6 entre ocho proveedores alferentos siete de los cuales cuentan con contrato, ne habiéndose acreditado la elaboracién del octavo contrato, Esta sitvacién no permits a Fevisién Integral de! process y 8u respective cumplimiento contractual. Mediante correo electronica del 25-05-2017 y reterads el 30-05-2017 dirigido ala Jeta de la Ofcina de Adquisiciones se solicits la entrega de dichos documentos sin haber obtenido ‘respuesta a la fecha ‘Lo expuesto no es concordante con fo establecid en las siguientes normas: Raglamento de la Ley de Contrataciones aprobade modiants DS N* 360-2015-EF Asticule 119.- Plazos y provedimiento para el perfeccionamiento del Contrato Lon plazoe y el procedimiento para pertecionar ol conrata son ls siguientes: 1. Dentro {el plazo de ocho (8) dias habiles siguientes al rgitro en el SEACE det conerimionto de la buena pro o de que esta haya quedade administrativamente frme, el poster ganador 4 la buena pro debe presenta a totaldad de ls requstos para perfeccionar el cotrato. En un plazo que no puede exceder de los tres (3) dias hables siquentes de presentados ts documentos la Entidad debe suscib el conirato 0 notifier Ia orden de compra 0 de ‘service, segin comesponda, u otorgar un piazo adicional para subsanat 18 requisto, e! v7que no puede exceder de cinco (5) dias habiles contados desde el dia siguiente de Ia notifeacién de a Entidad. AI dia siguiente de subsanadas los observaciones, las partes ‘suseriben el contrat Worma de control interno speobacio mediante Resolucién de Contraloria N* 320- 2008Ncs, Nonmas Basicas para las actividades de control gerencial 3.9. Revision de procesos, actividades y tareas, Los procesos, actividades y tareas deben ser pritdicamente revisados pera asegurar que cumplen con Ios reglamentos, politicas, procedimientos vigentes y demds requistos. Esta tipo de revision en una entidad debe ser claramente distnguido de! seguimiento det ‘contro! inter, ‘Comentarios: 01 Las revisiones periédicas de los procesos, actividades y tareas deben proporcionar seguridad de que ésios se estén desarrolando de acuerdo con lo estableckdo en los ‘eglamentos, poltioas y procedimientos, asi como asegurar la calidad de los productos y Servicios eniragados por las eniidades. Caso contrario se debe detectar y corregit ‘oportunamente cualquier desviactén con respecto alo planeado, 02 Las revisiones periédicas de los procesos, actividades y tareas deben brindar la ‘oportunided de realizar propuestas de mejora en éslos con la finaidad de obtener una mayor eficacia y eficiencia, y asi contribuir ala mejora conlinua en la entidad, Recomendacién Disponer a ta Jefa de la Oficina de Adquisiciones y Contrataciones, previa evaluaciin ‘eguiarice los regisiros correspondientes, tomar acciones sobre el producto lickado, RED ASISTENCIAL ICA Como resuitedo de la evaluacién selectva al Reporte Andlisis de Sakios de ‘Otres Guertas por Cobrar” al 31 de diciembre 2016, remitios a la Comisién de Aucitora Externa, por ta Red Asistencial de Ica, observamos, que dichos Andisis de saidos, ‘sarecen de depuracién ylo iquidacién de los cargos y abonos registrados en contabfidad, stuacién que no permite visualzar el saldo neta a cobrar de cada deudor, registrado en los Estados Financisros con un saido deudor de SV. 1'341,171, en ta cuenta 1690000004- ‘Cobranza Oudese-Facturacién Diversa que daten desde el 2000 hasta el 2018, ‘Al respecto, el reporta presertado no constiuye un adecuado anilisis del saldo por cobrar ya que los registros no han sido depurados, en tal sentido na sicven de soporte @ los Estados Financieros, puesto que deben mosirar silo el detalle de las partidas pendientes de cobra. Efectuada la eveluacién at referido anailsis, 20 dotermind quo no es factible establecer qué patides corresponden a regularizaciones y cuales se encuentran pandientes de cobra, 10 ‘cual no permite vaidar sdecuadamente fa correcta vahacién de su contraparti¢a Ottas ‘Cuentas por Cobrar. En @1 “Codigo Marco de Control intemo de tas Empresas del Estado", el Fondo Nacional de Financiamiento de fa Actividad Empresarial del Estado-FONAFE, aprobé mediante sa