ACTA DE REUNION Revisién del SISSOMAC por la Titulo IGaee Responsable Gestion Integrada Oficina Lima — UEA Fecha 08-08-2017 Lugar Rata Hora Inicio | 9:00 a.m. Hora Fin 10:40 a.m, La Politica del SISSOMAC fue actualizada el 25 de agosto del 2015, se acordé que en fecha préxima se revisard si se mantiene acorde a las necesidades actuales de la U.E.A. RETAMAS por cuanto se mantiene vigent . Resultado de ultima auditoria. Resultados de las evaluaciones de los Requerimiento Legales y no Legales. Resultados de la participacién y consulta. Retroalimentacién del cliente y Comunicaciones relevantes de partes externas interesadas, (quejas). Desempefio de los procesos y conformidad del Producto. Desempefio del SSOMA y grado de cumplimiento de objetivos y metas. Estado de las Investigacién de Incidentes y Acciones Correctivas y preventivas. ‘Acciones de seguimiento a las revisiones previas de la Alta Gerencia. Cambios que podrian afectar al SISSOMAC y evolucién de los Requisitos Legales y otros requisitos relacionados con el SSOMA. 10. Recomendaciones para la Mejora. 1, RESULTADOS DE AUDITORIA Pere peneay + Auditoria de seguimiento Bureau Veritas - agosto 2017 Se ha programado la auditoria de seguimiento en ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007 e ISO 14001:2004 por parte de Bureau Veritas para la tercera semana de agosto 2017, del 14 al 18, + Auditoria Interna Junio - 2017 Fortaleza: Recursos Humanos: A la gestién de control de riesgos en el traslado aéreo del personal MARSA, con el seguimiento alos controles de la vigencia de la aeronavegabilidad de las avionetas, auditorias aeronduticas y programas de mantenimiento de las avionetas. Gestién Integrada: Los Objetivos definidos como organizacién, guardan plena relacién con los compromisos de la Politica SISSOMAC establecida. Mina: La Superintendencia de Mina, tiene clara la identificacién de requisitos legales y conoce donde se encuentra en el Sistema. Se evidencia una cultura de cumplimiento de las capacitaciones declaradas en las matrices IPERC de las Contratas de Mina, La ECM2 ACTA DE REUNION COMILUZ gestiona apropiada y ordenadamente toda su documentacién y evidencias del sistema de Gestién de SSO. Correcta sefializacién de refugios en interior mina. GSSO: Los objetivos de SSO de la organizacién estén enmarcados en las buenas précticas de seguridad y salud, en la excelencia operativa, en la genuinidad del liderazgo las experiencias internacionales. PCSMA: Se evidencia una cultura de cumplimiento en la inspeccién de las herramientas y de buena demarcacién de los espacios de trabajo. Geologia: Correcta segregacién de residuos en los recipientes destinados para tal fin (Se evidencié en las Cémaras de Diamantina de Geologia Minera y Geotecnia). mas: Uso y ubicacién correcta de las hojas MSDS de los productos quimicos que utilizan para el mantenimiento de equipos de cémputo. Centro Médico: Al proceso de vigilancia de la salud de los trabajadores de la U.E.A Retamas, cuyo reconocimiento fue brindado por la Autoridad de Salud de La Libertad. Resaltar el Orden y limpieza observados en los ambientes del Centro Médico, ahorro de papel por uso de archivos digitales y buen control documentario, logrando con esto un rea de trabajo mas amigable para los trabajadores, asi como un érea més segura para la prevencién de accidentes y el cuidado al medio ambiente. % Oportunidades de Mejora: * Control de documentos y registros en la organizacién. * Exhibicién de los IPERC, Mapas de Riesgo y Hojas MSDS en todas las dreas de Planta Benefici © Orden, limpieza y segregacién de residuos en los procesos de Polvorin Espafiola, Almacén Nuevo, Cancha de Apilamiento Mush Mush y Almacén Canchén. «Estado de Acciones Correctivas y Preventivas abiertas en 24 SAC cuyas fechas plazo de ejecucién oscilan entre abril y diciembre 2016. © En la utilizacién y aplicacién de la matriz de requisitos legales para cada proceso de la U.E.A. Retamas. © Documentacién: Revisién, aprobacién, actualizacién y distribucién de documentos criticos en el area de Proyecto Mina. Seguimiento y planificacién de los objetivos de calidad de la organizacién. No Conformidades (Generales): 11 Observaciones: 10 Oportunidades de Mejora: 17 eee RESULTADOS DE LAS EVALUACIONES DE LOS REQUERIMIENTO LEGALES Y NO LEGALES Legales: 1.Mediante Resolucién Ministerial 317-2016 se establecié la obligacién de hacer seguimiento a los compromisos aprobados en un Instrumento de Gestién Ambiental de conformidad con el Plan de Gestién Social del Estudio de Impacto Ambiental (EIA), en el caso de MARSA contamos con dos IGAs aprobados en el afio 2016, uno es el de la Modificacién de EIA (MEIA) para Campamentos e Infraestructura y el Informe Técnico Sustentatorio (ITS) para la ampliacién de la Planta de Beneficio, no obstante en este Ultimo se aprobé el Plan de Gestién Social de la MEIA de Campamentos e Infraestructura, Esta obligacién se cumplié en el presente afio y se presenté conjuntamente con la Declaracién Anual Consolidada (DAC)..Mediante Resolucién de Consejo Directivo del Organismo Supervisor de 7 ACTA DE REUNION _ Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Mineria aprobado mediante Decreto Supremo N° 024-2016-EM, al respecto ya nos hemos alineado a las exigencias de dicho reglamento, a fines del 2016 se comenzé todo el trabajo de actualizacion de procedimientos y estandares a esta norma. . Mediante Resolucién de Consejo Directivo del Organismo Supervisor de la Inversién en Energia y Mineria OSINERGMIN N° 08-2017-OS/CD se aprueban los formatos N° 1, N° 2 y N° 3, a los que se refiere el Procedimiento para el reporte de emergencias en las actividades mineras aprobado por Resolucién N° 013-2010-OS-CD se aprobaron los formatos y modificaron el Procedimiento para el reporte de emergencias en las actividades mineras. .Mediante Resolucién de Consejo Directivo N° 005-2017-OEFA/CD se aprobé el Reglamento de Supervisién de OEFA, por lo cual se realiza inspecciones internas en el cumplimiento de las normas medio ambientales y de los IGAS, a efectos de cumplimiento de nuestra politica ambiental y de no ser pasibles de multas y sanciones por la autoridad competente. Inversién en Energia y Mineria OSINERGMIN N° 040-2017-OS-CD se aprobé el nuevo Reglamento de Supervisién, Fiscalizacién y Sancién de las Actividades Energéticas y Mineras a cargo de Osinergmin, adecuado a las disposiciones de la Ley 27444 modificado por el Decreto Legislative N° 1272, en efecto esta norma se viene cumpliendo y en nuestro caso si nos aplica, ya hemos archivado procedimientos sancionadores, porque hemos reconocido la responsabilidad administrativa y por haber implementado las medidas correctivas antes del inicio del PAS. . Mediante Decreto Legislative N° 1278 se aprobé la Ley de Gestién Integral de Residuos Sélidos, debemos implementar la norma en nuestras operaciones, que involucra evaluar la posibilidad de reutilizar algunos residuos peligrosos y no peligrosos, mejorar nuestras instalaciones de almacenamiento temporal, ampliar nuestro relleno sanitario, acondicionar nuestro deposito industrial, evaluar la reutilizacion de los lodos de las PTARD, tratar el efluente del relleno sanitario, entre otros, se elaboraré un plan de trabajo y se implementaré una vez se apruebe su reglamento, pues ya dispusieron la_prepublicacion del Proyecto de Decreto Supremo que aprueba el Reglamento de la Ley de Gestién Integral de Residuos Sélidos, aprobada mediante D. Leg. N° 1278, en el portal del Ministerio. . Mediante Decreto Supremo N° 003-2017-MINAM se aprueban los Estdndares de Calidad Ambiental (ECA) para Aire y establecen Disposiciones Complementarias, la modificacién se refiere al diéxido de azufre y debido a nuestras emisiones no se ha identificado que sea plicable. . Mediante Decreto Supremo N° 004-2017-MINAM se aprueban Estandares de Calidad Ambiental (ECA) para Agua y establecen Disposiciones Complementarias, estamos evaluando los parémetros a fin de determinar la optimizacién y adecuacién de nuestros sistemas de tratamiento y asi cumplir con estos nuevos ECAs, no obstante, hemos cumplido con presentar la MINEM la modificacién de nuestro Plan Integral de Adecuacién a ECAs. ). Mediante Decreto Supremo N° 040-2014-MINAM se aprob6 el Reglamento de Proteccién y Gestién Ambiental para las actividades de Explotacién, Beneficio, Labor General, Transporte y Almacenamiento Minero, los alcances de esta norma siguen en proceso de implementacién el dado que tenemos IGAS en elaboracién y venimos actualizando nuestros estudios ambientales en base a los nuevos términos de referencia.o ACTA DE REUNION 10.Mediante Decreto Supremo N°007-2017-TR se modifica el Reglamento de la Ley General de Inspeccién del Trabajo aprobado mediante Decreto Supremo N° 019-2006-TR sobre las actuaciones de investigacién 0 comprobatorias y los informes de actuaciones inspectivas, la autoridad competente dispone el archivo del expediente o cuando el sujeto inspeccionado subsane las infracciones en el plazo otorgado por el inspector del trabajo en No Legales: la medida de requerimiento, asi también, pueden dejar constancia del cumpli obligaciones fiscalizadas, sin perjuicio de la emisién de las recomendaciones 0 advertenclas que correspondan, dando fin a la etapa de fiscalizacién. jiento de las % TITULO OBLIGACION | CUMPLIMI ‘ACCIONES ENTO : Elaboracidn de Procedimiento de Carguio, Traslado y eae muestreo de Mineral Artesanal, Puntos 5.3 aes 100% | (Obtencién de muestra de mineral) y 5.4 (Chancado de la Muestra de mineral en la sala de preparacién de muestras | muestras) ‘Se ha realizado la Construccién del Sistema de Abastecimiento de Agua Potable para la Comunidad |] de Llacuabamba de la fuente de agua quebrada Convenio ventanas, se tienen en prueba los siguiente Comunidad de Proyecto componentes: punto de captacién, sedimentador, | | Llacuabamba 2004] Dotacién de cAmaras rompe presi6n, pase aéreo y tuberias hasta | ‘Agua para 100% _| Punto final de disposicién, segtin compromiso de consumo Marsa con la Comunidad Campesina de Lacuabamba. Humano CC La obra esté a cargo de la Empresa ingeniera Uacuabamba Hidrulica e Hidrolégica SAC. Asimismo est pendiente la Construccién de reservorio por parte de la Comunidad Campesina de Llacuabamba, segtin actas de acuerdo del 30 de s octubre y 20 de Noviembre del 2015. 3. RESULTADOS DE LA PARTICIPACION Y CONSULTA En diciembre 2016 se realizaron las elecciones de los trabajadores con la participacién de los miembros del Sindicato, nombrandose 12 representantes (6 titulares y 6 suplentes). Se han realizado con normalidad las reuniones del Comité de Seguridad y Salud en el trabajo donde | se ha cumplido la participacién y consulta de los trabajadores.ACTA DE REUNION 4. RETROALIMENTACION DEL CLIENTE Y COMUNICACIONES RELEVANTES DE PARTES: EXTERNAS INTERESADAS, (QUEJAS) Retroalimentacién del cliente: En Laboratorio Quimico se presentaron las siguientes quejas: Enero:0; Febrero:3; Marzo:4; Abril:3; Mayo:4; Junio:3; Julio 3. 5. DESEMPENO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Servici i Enero:0; Febrero:2; Marzo }; Abril:0; Mayo:0; Junio:0; Julio 0. |. DESEMPENO DEL SSOMAC Y GRADO DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS. Seguimiento Mantener y/o Incrementar la satisfaccién de nuestros clientes 11. Del total de calificaciones, obtener lun 97% como bueno o muy bueno en. la evaluacién del grado de Isatisfaccién del cliente. La evaluacién es semestral, evaluandose —las._—_ltimas. encuestas de los clientes se ‘obtuvo un 97.5% de aceptacién. ‘Cumpligndose con la meta. De igual forma se desarrollaron reuniones con los clientes para conocer sus aspectos de mejora en el servicio. A partir de Setiembre las encuestas serén trimestrales. 2. Asegurar que un 95% de reportes (de resultados de tolvas, estén en el iempo establecido. Se cumplié: Enero: 95.7%, Febrero: 96.2%, Marzo: 96.5%, Abril: 95.1%. Junio 95.1%. Julio 98.1%. No se cumplié: Mayo 93.3%, 3. Resultados satisfactorios de la ronda interlaboratorios (ensayos de laptitud) |z| < 2 (90% a 100%) La evaluacién de la muestra se realiza_ semestral, _habiéndose recibido ya los informes de resultado de las muestras de minerales, el__—_resultado satisfactorio de todas las muestras con valores menores 2 0.96 (z-score). Se cumplié con la meta. 4, Que el 98% de las quejas ipresentadas por los clientes sean IConformes. Se cumplié: enero 100%, Febrero: 99.6%, Marzo 99.5%, Abril: 99.6%, Mayo 99.4%, Junio 99.6%. Julio 99.7% ‘5. Mejorar el SGC, generando 01 laccién preventiva bimensual. De enero a jullo se han desarrollado 6 acciones de mejoras identificadas por la propia rea de laboratorio quimico. Se usa formatos de SAP.Gestién Ambiental: ACTA DE REUNION Objetivo Sea |Mejorar ia Gestién de nuestra Huelta de Carbono. Reducir en 7% el consumo de combustible por minibuses y volquetes en operaciones mina, respecto al afio 2016. [Durante el mes de Julio se hal Iiegado al -4%, no alcanzando la meta, sin embargo el ppromecia acumuladoa 2 Jao sta en -9%. Incrementar en 3% la captura de ‘arbono por propagacién de especies forestales, respecto al afio| 2016. [a Julio se ha incrementado la fcaptura a 3302 tC02, Icanzando una captura Imensual promedio de 3277 ftco2, mediante ta lpropagacién de 3.0 hectéreas idurante el afo, ta) roceso Reducir en 1% la generacién de Fesiduos peligrosos, respecto al afio 2016.(se compara con el romedio anual 2016) [se cumplié: Enero -3%, \Febrero -9%, Junio:-13%, }ulio:-9% INo se cumplié: Marzo: 31%, labril 9%, Mayo: 33% Incrementar en 10% et reaprovechamiento interno de residuos, respecto al afio 2016. [Durante el 2017, se viene [cumpliendo con un lincremento mensual promedi| Ide 123%; sin embargo se ltuvieron desviaciones en el lprimer trimestre que ya fueron corregidas. Incrementar a 88%, la ‘asificacién correcta de residuos sélides generados. [Se cumplié: Enero: 92%, lFebrero:30%, Abril: 89%, IMayo 93%, Junio 92%, Julio ls2% INo se cumplié: Marzo: 85% IMejorar la gestién de incidentes lambientales Cumplir con 1 95% de las Fecomendaciones de los incidentes ambientales. [Se cumplié: Enero: 95%, Febrero: 99%, Marzo 97%, lAbril: 98%, Mayo 98%, Julio 18% INo se cumplié: Junio 91%, rtalecer la cultura ambiental de ja organizacién, Incrementar a 85% el indice de desempefio ambiental establecido en los Comités de Gestién Ambiental. Ise cumplié: Enero: 97%, [Febrero: 92%, Marzo: 96%, lAbril: 949%, Mayo: lo4%, Junio: 92%, Julio i379.ACTA DE REUNION GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Objetivos Generales | Objetivos Especiticos | Meta find? | avance a Junio Lideresestablecen un enfogue de Desarrolarentos | ossenanin crea Sore como vala jeres de un | Segunda en campo. cuidado genuino por la ae ty eee fas ias decsiones importants tenen seguridad, ‘en cuenta el factor seguridad, Desarroliar ia Desarolar panes expections por cade excelencia operativa en | area para mejorar ia excoioncis 90% 100% todos los ambitos | operative, Las extatepas de contol de riesgos de Gestionar por la organization se derplogen Indicadores de eneterano tno indcadres Desempefto en dena cme do reauado en y Seguridad y objetivos | ®°s"se# 95% ae) de rendimiento de forma pormenorizada | Cada rabajador sabe cles su cbetvo Y meta en segura. Cada abeador sabe oq lene que Desarrolar una clara | hacarylo que no también atribucion de las responsabiidedes —|os4,yangater sae un commocumecies | 95% 25% individuales para potencies de incur os impulsar la seguridad | procedniantes yextndares de pera, Los indvuosrealzancotdanamente amo pare de su métoco normal ve Arraigar la Seguridad | fapajo: la identficacion y la eliminacién Conductual en cada | Sovesgos, nk Pa trabajador sin importar su niveljerérquico | Fomarla detenninacin pare detener@ Ln compatero que est senso un método no segura. Mejorar el ‘Sistematizar el 80% de las tareas aprovechamiento la |rumara de segura. informacion ‘sobre seguridad y de | Crear un Nuevo software de gestion de obs cr fos conocmientos | seed melgetebsads en des line fsbcs de causes y dena rear un proceso de mojora continua | Domaneniomeri ene! | implementa un cca de |Salad soucoen mejora continua para eliminar totalmente tos. [ pooner a eh|| eo 53% uc permanente os indices de riesgos frecuencia, soveridad y scldorabied | 2 nos aeptabon | Vigilar la salud de los trabajadores y prevenir las enfermedades ‘ocupacionales y Lograr el 100% de vigllancia médica en os trabajadores expuesto a riesgos en salud Segin los grupos de exposicién similar en la U.E.A. Retamas. Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo y Junio se ccumpli6 al 100%ACTA DE REUNION prevmerin na. Enero, Febrero, Nor, iby Nye ySunle mo ublern casos do ‘nermedaces cupacloales Lograr una incidencia de cero casos de enfermedades ocupacionales en la U.E.A. Retamas en el presente afio. Lograr el 100% de las medidas preventivas en educacién sanitaria para prevencién de riesgos en Enero, Febrero, Marzo, salud ocupacional, riesgos psicosociales y salud mental | Abril, Mayo y Junio se en el trabajo segiin los grupos de exposicin similar y | cumplié linea de supervision en la U.E.A. Retamas. Lograr el 100% de las medidas preventivas en | educacién sanitaria para prevencién de enfermedades | Enero, Febrero, Marzo, prevalentes y estilos de vida saludable para los Abril, Mayo y Junio se | trabajadores y linea de supervision en la U.E.A. cumplié | Retamas. ESTADO DE LAS SAP Y SAC 2016 - 2017 ‘SAC- SAP Ato Ne de ‘Abierto BACT es ereetee | eal Cerrado nm | AAP hn = sap | agar on | Eaermenecon | verter foceeny Sratse) Implementnaose) | ef 0 v0 | "Seam 26 SAC ° 2 6 17 2016 2SAP ° o ° 2 59 SAC ° 5 54 ° 2017 15* SAP ° o 15 ° Se han incorporado 6 SAP que se generaron en Laboratorio Quimico adicionales a la auditoria interna.ACTA DE REUNION RESUMEN ACCIDENTES ANO 2016 - 2017 Total Mes LEVE |INCAP.| MORTAL | generat ‘Afio 2016 a ENERO 29 6 1 36 FEBRERO. 26 2 28 MARZO 12 7 19 ABRIL 27 8 36 ‘MAYO 21 5 26. JUNIO 7 6 23 JULIO 17 3 20 ‘AGOSTO 14 4 18 SEPTIEMBRE 15 3 78 ‘OCTUBRE 34 5 36 NOVIEMBRE 27 3 30 DICIEMBRE 26 4 30 Total 2016 262 7 i 320 ‘Afio 2017 ENERO u 2 33 FEBRERO. 24 4 25 MARZO 21 2 23 ABRIL 19 6 25 MAYO 15 4 19 JUNIO 16 é 23 JULIO 22 5 27 Parcial 2017 122 26 o 175 | 8, SEGUIMIENTO DE CUMPLIMIENTO A LAS REVISIONES PREVIAS DE LA ALTA DIRECCION Descripcién Responsable y Plazo Seguimiento Capacitar a nuestros auditores jinternos —respecto —a_—_las jactualizaciones de ISO 9001:2015 le ISO 14001:2015. Alta Direccion 2° Semestre 2016 Se cumplié con capacitar a los auditores internos en Febrero de 2017. Los cursos fueron en interpretacién de la Norma y Formacién de Auditor Interno en _ Sistemas Integrados de Gestién ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007. Se capacitaron a = 30 colaboradores. Formar Auditores Lideres en JOHSAS 18001 - curso in house (Certificadora Bureau Veritas) Alta Direccién 2° Semestre 2017 Esta pendiente llevar a cabo en este semestre el curso,ACTA DE REUNION 10. CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR AL SISSOMAC Y EVOLUCION DE LOS. REQUISITOS LEGALES Y NO LEGALES DEL SSOMA El cambio relevante respecto de la Matriz de Requerimiento Legales y No Legales recaen en la verificacién del cumplimiento de la normativa por parte de la Autoridad Competente, que en nuestro caso seria OEFA para verificar el cumplimiento de las normas ambientales, OSINERGMIN quien verifica el cumplimiento las normas de seguridad y salud ocupacional y SUNAFIL quien verifica el cumplimiento de las normas de seguridad y salud de los trabajadores y las normas que amparan su actividad supervisora son las siguientes: Resolucién de Consejo Directivo N° 005-2017-OEFA/CD que aprueba el Reglamento de Supervisién de OEFA, por lo cual se realiza inspecciones en el cumplimiento de las normas medio ambientales y de los IGAS, a efectos de cumplimiento de nuestra politica ambiental y de no ser pasibles de multas y sanciones por la autoridad competente. Resolucién de Consejo Directivo del Organismo Supervisor de la Inversion en Energia y Mineria OSINERGMIN N° 040-2017-OS-CD que aprobé el nuevo Reglamento de Supervisién, Fiscalizacién y Sancién de las Actividades Energéticas y Mineras a cargo de Osinergmin, adecuado a las disposiciones de la Ley 27444 modificado por el Decreto Legislative N° 1272, en efecto esta norma se viene cumpliendo y en nuestro caso si nos aplica, ya hemos archivado procedimientos sancionadores, porque hemos reconocido la responsabilidad administrativa y por haber implementado las medidas correctivas antes del inicio del PAS. Decreto Supremo N°007-2017-TR que modifica el Reglamento de la Ley General de Inspeccién del Trabajo aprobado mediante Decreto Supremo N° 019-2006-TR RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA Adecuar los requisitos de las ultimas versiones de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 al SGI Contratar dos técnicos especialistas mineros para el drea de capacitacién. Dar continuidad en la administracién de Gestién Integrada para mantener de forma permanente la presencia en el area, cubriendo los dias de salidas compensatorios. Evaluacién de la implementacién de Safety Start, seguridad basada en el comportamiento.ACTA DE REUNION mineros para el area de capacitacién. Descripcién Responsable Plazo Acordado (fecha) Contratar asesoria externa para la implementacién y elaboracién de Plan de Accién para adecuarse a las nuevas Alta Serenca| Diciembre 2027) versiones de las normas. Contratar dos técnicos especialistas Alta Gerencia Noviembre 2017 Contratacién de un personal mas para el drea de Gestién Integrada para mantener de forma permanente la presencia en el drea, cubriendo los dias de salidas compensatorios. Alta Gerencia Noviembre 2017 Evaluacién de la implementacién de Safety Start, seguridad basada en el Alta Gerencia Diciembre 2017 comportamiento Participante ‘cargo Firma Carlos Ortiz Gerente General Ake Edgardo Arrescurrenaga _| Representante de la Alta Gerencia ‘Sub Gerente de Medio Ambiente y Asuntos = Geraldo Moron Regulatorios | Sécrates Sifuentes Representante Alterno de la Alta Gerencia f