CAPITULO I CARACTERISTICAS DEL PROYECTO 2.1 Introduccién Los proyectos pasan por diferentes etapas de desarrollo. En su origen puede ser dificil determinar 0 describir su alcance, puesto que todavia es una idea que debe madurar para tomar cuerpo. Pero antes de iniciar su materializaci6n o en las fases iniciales de ella, es necesario definir con precisi6n los aspectos fundamentales que caracterizardn al proyecto, En general, estos aspectos son: + Produccién esperada, tanto en volumen como en calidad del producto, + Definicién 0 alcance del proyecto, En una obra civil, esta definicisn se expresa en planos y especificaciones. + Programa de materializacién del proyecto. + Presupuesto. Estos cuatro aspectos (Funcién, Descripcién, Programa y Presupuesto) deter- minan el mareo de referencia del proyecto para dirigir su materializaci6n 2.2 Etapas del proyecto Entre los dos hitos extremos de un proyecto: la idea inicial y el término de su materializacién, es conveniente agrupar las sucesivas actividades en etapas relativamente bien definidas, Cada etapa es, entonces, una parte de un proceso continuo cuyo propésito es alcanzar ordenadamente el término del proyecto. Cada etapa o fase termina con un producto o resultado tangible y verificable, tal como un estudio de factibilidad 0 un disefio detallado. El término de una etapa va generalmente seguido de una revisiGn de las etapas anteriores que incorpora los nuevos antecedentes, de modo de confirmar la bondad del pro- yecto, en cuyo caso se pasa a la etapa siguiente, o de concluir que el proyecto18 Administracién de Proyectos Civiles debe suspenderse o modificarse. El gréfico adjunto muestra las etapas corrien- tes que se aplican a un proyecto civil. En él se ha sefialado la oportunidad en que es necesario revisar los resultados del proyecto para decidir su curso posterior. Las etapas difieren no sdlo en su ubicacién en la vida del proyecto sino, tam- bién, en la tecnologia fundamental que emplean (evaluacién econémica, dise- fio, construccién) y en los recursos materiales y econémicos que requieren. Por ello, la divisién en fases facilita la administracién de los recursos y el control de los resultados en distintas épocas del proyecto. Ing. de Desarrollo nite ‘Aetividadtes Teenicas Estndios a nivel de perfil [Investigacion preiminar studios de peofactibiac Estudios de factbilidad Investigacion dtallada Aateproyecto Diseho bisieo | Diseito de ejecucién | Fjecuciin Thc casio i Operon | I = Actividades de Direccin Ambaiinddoreo | | HH]. || [fl Phanificacion de actividades Programacion final Presupuewto deiniivo iamiento | Direceidn(Adkn, superior) * Reflexién para decidir curso posterior. ——‘orrien- que es mr. >, tam- 2. dise- aicren os y el Caracteristicas del proyecto 19 En un proyecto se pueden identificar cuatro fases o etapas: a) Fase de Gestacién, en Ja que aparece la idea del proyecto y se hace un estudio muy basico para darse cuenta de si tiene alguna racionalidad. b) Fase de Definicién o Ingenieria de Desarrollo, en la que se evaltia el pro- yecto con informacion especifica. c) Fase de Materializacién o Ingenierfa de Ejecuci6n, en la que se realiza el disefio y la construccién 0 ejecucién del proyecto. d) Fase de Operacién o de Explotacién de la obra. 700 Fexibitdad para hacer cambios i { Enfass ena creatividad | enesis | Bitcutad | on | para hacer} buena ; ce cambios. acminis- lo | tracién | Fase PREINVERSION INVERSION INGRESOS ETAPA | Gestacion | Ingenieria do Desarrallo Ingenieria de Ejecucin | Operacion Subetapa | idea _| Perfi| Prefactis. | Fectib. | Diseno | Construc. | Prucbas| Sefial de 'nt | informe | informe | Disefo y | Certificado | informe | informe rival término do toni] do | especin- |Recepcién | de de proceso Pre-tacto. | Facttsi, | eaciones | uo Obras | Pruebas) — Ciorre "dela <3% 3.6% | 60-05% inversin ‘Adminitracin = 6 28 % ig. 2.2 Desarrollo esquemitico de un proyecto. Las dos primeras conforman el periodo de preinversién, por cuanto atin no se est seguro de que convenga hacer el proyecto, de modo que los recursos fisicos y monetarios que se comprometen, no son muy altos. La inversién puede asignarse a gastos generales de 1a empresa o al presupuesto de su divi- sién de desarrollo.20 __Administracién de Proyectos Civiles La etapa c) que comprende diseito y construccién, pertenece al perfodo de inversién del proyecto, debido a que ya se ha resuelto hacerlo realidad y es necesario colocar los recursos necesarios para ello. El proyecto utiliza el pre- supuesto inicial que se le asigna. 2.2.1 Fase de gestacién "La idea del proyecto nace de una necesidad insatisfecha, de politicas insatis- fechas, de politicas generales, de un plan de desarrollo, de otros proyectos 0 estudios o porque la realizacién del proyecto puede parecer atractiva, Sin em- bargo, este paso no se limita a describir en términos generales la idea del proyecto. Esta idea hay que afinarla y presentarla de manera apropiada a fin de tomar la decisin de continuar sus estudios. En la etapa de idea debe reali- zarse un esfuerzo para determinar las posibles soluciones al problema por re- solver y descariar aquellas claramente no viables. Esta etapa tiene como obje- tivo generar soluciones e informacién para decidir acerca de la conveniencia de emprender estudios adicionales". [1] 2.2.2 Fase de definicién o ingenieria de desarrollo Corresponde al periodo en el que se efectian los estudios necesarios para to- mar la decisi6n de rechazar o de llevar adelante el proyecto. Si las conclusio- nes son positivas, la fase termina con la aprobacidn formal del proyecto, la indicacidn de la fecha de su inicio y la asignaci6n de los recursos. En esta fase se distinguen tres subetapas, correspondientes a sucesivos estudios, cada vez de mayor profundidad, en la medida que sus resultados son favorables: Estudios a nivel de perfil Las informaciones necesarias para evaluar los costos y beneficios del proyec- to, se obtienen de fuentes disponibles, tales como bancos de datos de la em- presa © de instituciones técnicas, de revistas y bibliotecas, comparacién con proyectos similares, etc. No es necesario atin agotar el estudio de alternativas. El resultado del estudio debe materializarse en un informe a nivel de perfil que permitira decidir el paso siguiente (rechazo continuar). Estudios de prefactibilidad Para estos estudios suele requerirse informacién mis espectfica, lo que exige realizar algunas investigaciones de terreno, averiguar precios de los insumos principales, fijar el valor de los ingresos esperados, calcular el costo delodo de ad y es el pre- insatis ectos 0 sin em- Jea del ia a fin e reali- por re- 0 obje- niencia vara Lo clusio- ecto, la sta fase ida vez sroyee- laem- én con ativas. fil que © exige 1sumos sto del Caracteristicas del proyecto financiamiento, determinar los costos de operacién, etc. También se efectiian andlisis de sensibilidad de los resultados frente a variaciones de Jas variables mis relevantes del proyecto (precios, plazos, tasas de interés). Las conclusio- nes se vaefan en el informe de prefactibilidad, que determina las diferentes opciones, selecciona las mejores y define los antecedentes complementarios que requiere cl estudio final. Estudios de faetibilidad Es una profundizacién de los estudios de la etapa anterior. "En la etapa de factibilidad se tiene como objetivo reducir al maximo la incertidumbre asocia- da con la realizacién de un gran proyecto de inversiGn. En este sentido, esta etapa es la tiltima en el proceso de adquirir mayores conocimientos y, por lo tanto, menor incertidumbre a expensas de mayores costos en nuevos estudios. En la etapa de factibilidad deberd analizarse minuciosamente la alternativa recomendada en la etapa anterior, prestando especial atenci6n al tamatio Gpti- mo del proyecto, su entrada en operacién, su estructura de financiamiento, su organizacion administrativa, etc.” (1). No obstante lo anterior, siempre seri necesario realizar con posterioridad las investigaciones de terreno que requie- ra la ingenierfa bisica y de detalle. Esta etapa finaliza con el informe de factibilidad, que tiene una importance’ capital en el proyecto, puesto que determina el rechazo. la postergacién 0 ini- ciacién del proyecto, con todos los compromisos econémicos que ello impli- ca. Habitualmente incluye un diseito preliminar de 1a mejor alternativa. Muchos estudios de factibilidad y prefactibilidad incorporan estudios de di- seiios preliminares, Ali se plasma la elaboracidn técnica y arquitecténica del proyecto y se elaboran los manuales necesarios. Sin embargo, en muchos ca- sos, es preciso realizar el disefo definitivo una vez decidida la ejecucién del proyecto. De cualquier manera, los disefios definitivos y de ingenieria de deta- lle se encuentran en la frontera entre los estaclos de preinversi6n ¢ inversion’ (1), Caracteristicas relevantes de la fase de definicién Objetivo: saber si el proyecto es conveniente + Técnicas de mayor uso: ~ ingenierfa afin al proyecto ~ evaluacién de proyecto + Cualidad necesaria en el jefe de proyecto: ereatividad y objetividad + Costo bajo: generalmente no excede del 3% de la inversién total + Precisidn del presupuesto: -15% ~ +20%2 Administracién de Proyectos 2.2.3 Ingenieria de ejecucién o fase de inversion Corresponde al perfodo del proyecto desde las actividades que le dan inicio, hasta el fin de las pruebas y puesta en servicio. Su rasgo mas relevante es que compromete la parte més significativa de las inversiones del proyecto, pudiendo Megar a més del 95% del total. Se entiende, entonces, la importancia que una buena gestién durante este periodo puede tener en el resultado econémico final. En esta fase se distinguen varias subetapas: Diseiio Es el perfodo en el cual el proyecto pasa de su definicién de disefio preliminar hasta el de disefio de detalles, nivel que permite su construccién. La secuencia intermedia comprende, habitualmente, la transformacién del disefio prelimi- nar en un anteproyecto que debe ser aprobado por las autoridades. A continua- cidn se procede a desarrollar el disefio a un nivel que suele llamarse de inge- nieria basica, cuya caracteristica es que, atin cuando no permite construir es suficiente para estimar la dimensién y complejidad de la obra y determinar aproximadamente el yolumen de los elementos més importantes y su precio unitario. Los disefios a esta altura deben ya conocer los requerimientos que exigen los equipos de produccién para ser incorporados a la obra. Todos estos antecedentes bastan para calcular el presupuesto con una precision de -5% ~ +10%. El paso siguiente es ejecutar los disefios a nivel de ingenierfa de detalle con el que finalmente se puede construir el proyecto. Los disefios a este nivel final, deben cumplir la condicién de no alterar fundamentalmente el disefio basico de tal modo de que los precios unitarios mantengan su validez. La inversi6n necesaria para esta etapa fluctiia entre el 5% y el 10% del costo total, puesto que comprende los estudios de terreno, prospecciones, ensayos, levantamientos topograficos, estudios de mercado, etc. Ejecucién de obras Es el periodo en que se materializan las obras. Comprende las siguientes acti- vidades principales: Planificacién de la construccién: - Programacién = Organizacién - Financiamientonicio, 2s que jiendo ie una final. minar lencia elimi- tinua- inge- uir es minar recio s que estos in de riade fos a nte el lidez. costo ayos, sacti- Caracteristicas del proyecto 2B Ejecucién: - Licitacién de equipos de proyecto - Licitacion de obras - Construccién - Montajes y pruebas de puesta en servicio La inversi6n que compromete esta etapa fluctiia entre el 85% y 95% del presu- puesto del proyecto, por lo que resulta muy importante Ia capacidad de direc- cidn y gestidn de las autoridades responsables. Influencia del director del proyecto en Jos resultados La participacion temprana de un director capaz tiene una importancia capital en Ios resultados de proyecto, puesto que es en sus comienzos en donde es posible introducir ideas creativas, disefios econdémicos y eficientes, organiza- ciones y programas adecuados, etc. En el inicio, la flexibilidad del proyecto es grande; a medida que pasa el tiempo, se generan gastos y se toman decisiones 0 compromisos que quitan grados de elasticidad. (Fig. 2. ‘Alta laluencia Resultado Nivel de Influencia o728Kols [ap OpE|nUNaY 9}809 “nfluencia reciente — om ea Tempo delProveco Ingenieria yDisefio ictacia y Canstuccién Utzacién Fig.2.3 Nivel de influencia de los costos de un proyecto. (Boyd C. Paulson)inistracidn de Proyectos Civiles {Cémo influye el administrador de proyecto en el costo durante la etapa de ingenieria de ejecucién? 1. Area de diseito: Comprobando que ellos representan la combinacién de menor costo entre la obra misma (planos y especificaciones) y su facilidad para construir (ingenierfa de valor: ingenierfa de disefio + ingenieria de construecién). N Area de construccién: Buscando eficiencia en la ~ Contratacién de obras: Eleccién de: - tipo de contrato - bases administrativas y técnicas = plazos de construccién (valor éptimo) - Bjecucién: - Coordinacién entre contratista - _ Resolucién oportuna de conflictos, om - Control de calidades y plazos = Suministros oportunos - Ingenieria de valor jones, dudas e imprevistos 3. Area de su propia organizacién: Aplicando - Control de recursos - Control de programas Caracteristicas relevantes de la fase de ejecucién + Objetivo: cumplir las metas del proyecto + Técnicas de mayor uso: ~ ingenieria afin al proyecto - Administracién de proyectos * Cualidad necesaria en el jefe de proyectos: liderazgo y capacidad de gestién + Costo alto: generalmente superior al: 95% de la inversién total + Precisién del presupuesto:-5% ~ +10% 2.3 Secuencia de las etapas La secuencia natural de las fases del proceso de materializacién de un proyec: to civil es Disefio-Construccién, Sin embargo, dependiendo de las caracteris-apa 1 de dad de tos, on, ticas de la obra y de las exigencias que el medio competitive impone al mandante, esta secuencia natural conviene trastapatla en alguna medida. A modo de ejemplo, el esquema siguiente muestra las siguientes opciones que se dan en las obras. Fig. 24 Métodos de contratar la ejecucién. Comparacin esquematica. Ventajas de una negociacién. + Ahorro en el plazo de término (adelanto de la operacién comercial) * Ahorro en costo total porque pueden buscarse soluciones constructivas econdmicas en conjunto con el constructor. Inconyveniente * Puede quedar la duda de si se ha conseguido el precio mas bajo del mercado,2.3.1 Necesidad de cumplir con la secuencia de fases La secuencia de las fases habituales de un proyecto: estudios de prefactibilidad y de factibilidad, tiene por objeto hacer las inversiones menores posibles, pero suficientes, para obtener la informacién que requicre el estudio de la evalua- cién econémica. Los esquemas secuenciales de trabajo tienen, por supuesto, un cardcter general, de modo tal que su aplicacién estricta no es necesaria en todos los proyectos. Con alguna frecuencia, el director de proyecto tendra deseos de fundir las etapas de prefactibilidad y factibilidad para economizar tiempo y aprovechar las ventajas circunstanciales de una puesta en servicio anticipada. Este es el caso de productos cuya venta es fundamentalmente de temporada, No debe olvidarse, sin embargo, que la decision de materializar el proyecto se fundamenta en los resultados del estudio econémico, de manera que los antecedentes en que se apoya cl estudio deben ser suficientemente completes y confiables como para asegurar que los resultados no cambiarén cuando se recoja la informacién que requiere el proceso de disefio. Si la etapa que nos saltéramos fuese la de prefactibilidad, haciéndose de inmediato la inversi6n para el estudio de factibilidad y sus resultados econémicos fuesen negativos, se lamentarfa haber omitido la etapa anterior, Més peligroso atin puede resultar el iniciar los disefios basado sélo en que el aniilisis econémico a nivel de prefactibilidad fue favorable. En el caso de obras civiles, la decisién de "saltarse” una de las etapas puede apoyarse en Tos resultados del andlisis de sensibilidad que complementa la evaluacién econémica de la etapa anterior. Supongamos que, en la etapa de prefactibilidad, los resultados econémicos (TIR y VAN) son satisfactorios para un presupuesto de inversién considerado razonable. No obstante, nivel de prefactibilidad los antecedentes de base son incompletos y generan resultados cuya precisiGn esté en el rango de +15 % a 20 % (Fig, 2.5).lidad ‘pero alua- esto, iaen sndré nizar vicio te de var el nera rente iaran etapa to la esen atin mico uede tala iicos rado son Ga Caracteristicas del Diseho Construccion 210% ~~ log % Valor estado ¥ Cierre contrate 243% Liciacion (Reclamaciones) Fig. 2.5 Precisién de los Presupuestos segtin Ia etapa del proyecto. Esta incertidumbre en los costos se reduce si se mejora la informacién, para lo cual hay que invertir tiempo y dinero. Los nuevos antecedentes permiten revi- sar el valor de la inversién y repetir la evaluacién técnico-econémica. Para tomar la decisién de evitarse esta fase de los estudios, se analizaré la sensibi- lidad de los indices econémicos a la variaci6n de la inversi6n, lo que se repre- senta esqueméticamente en Ja linea AB de la figura 2.6. La inversién considerada en el estudio de prefactibilidad da un TIR del 15 %, Jo que puede ser satisfactorio para el duefio, Pero, si la inversin real Ilegase a ser un 15 % mis alta que Ia del presupuesto, el TIR disminuirfa del 15 % al 5 %, En caso de que el duefio tenga proyectos alternativos para su dinero de rentabilidad mayor que el 5 %, por lo que no le interesan obras con TIR infe- riores al 10 %, probablemente no quiera iniciar el proyecto con ese nivel de riesgo y prefiera invertir algo més en estudios para bajar la incertidumbre en los costos, es decir, elegira proseguir con el estudio de factibilidad. Si los resultados econémicos del proyecto fuesen tan buenos como los que indica la linea CD, puede ser que no se tenga inconveniente en iniciar el pro- yecto, puesto que en el caso extremo (inversién superior en 15 % al presu- puesto), la rentabilidad est sobre el rango que considera minimo. En esas circunstancias, puede resultar conveniente omitir el estudio de factibilidad y aprovechar el ahorro de tiempo para adelantar la puesta en servicio del pro- yecto.Fig. 2.6 Sensibilidad de la inversién. Bibliografia I MEJIA, FRANCISCO. Manual de Identificacién, Preparacién y Eva- luacién de Proyectos. Cuadernos del ILPES, Santiago 1993. NV PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Project Management Body of Knowledge, 1996. 3. ALBALA, AMERICO. Direccién de Proyectos. Ediciones del Colegio de Ingenieros de Chile, 1993. 4, PAULSON, BOYD C. Designing to reduce construction costs. journal of the construction Divisién, ASCE, 1976.