PEDOMAN PROSEDUR KEGIATAN SISTEM KREDIT PRESTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU AIRLANGGA INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM (AIMS) UNIVERSITAS AIRLANGGA Revisike i Tenggal Revisi 28 September 2015 Tanggal Becks 24 Oktober 2015 Kode Dokumen Disiapkan oleh: __ Diperiksa oleh ] Disetuj Champion Direktur Kemahasiswaan | ee | leh: 1 | Qe, | ee, MochamadFauzi.SE. | Dr. M, Hadi Shubhan, SH. MHL.CN san PD-KGH, PhD.ca 2 4 5. TUIUAN RUANG LINGKUP TARGET MUTU DEFINISI REFERENSI Untuk menjamin penyelenggaraan_Kegiatan _kemahasiswaan Khususnya kegiatan sofskil mahasiswa balk di fakuitas_maupun Universitas dapat berjalan dengan baik sesuai rencana dan berkesinambungan Berlaku untuk semua mahasiswa Universitas Ailangga baik jenjang D3 maupun $1. 2. Database kegiatan kemahasiswaan khususnya kegiatan softskll ‘mahasiswa di universitas Airlangga dapat dikelola dengan balk dan berkesinambungan. 'b, Semua program kegiatan kemahasiswaan khususnya kegiatan sofskil mahasiswa dapat berjalan lebih sistematis dan terencana, © Setiap tahun terjadi__peningkatankualitas _kegiatan kemahasiswaan khususnya kegiatan softskillt mahasiswa dd. Peningkatan peran serta mahasiswa dalam seluruh kegiatan kemahasiswaan khususnya softskil mahasiswa, Kegiatan SKP adalah kegiaten yang dirancang dengan sistem Untuk menyatakan pengakuan prestasi pengembangan sofskll kemahasiswaan dengan beban kegiatan mahasiswa_cinayatakan dalam satuan Kredit prestasi (disingkat skp). Adapun keglatan SKP meliputi : bidang kegiatan organisasi dan kepemimpinan; bidang kegiatan minat, bakat dan kegemaran; bidang kegiatan penalaran ddan keilmuan; bidang kepedulian sosial serta bidang kegiatan lain (2) UU No. 20 Tahun 2003 Tentang Sisdiknas. (2) PP No. 12 Tahun 2014 Tentang Pendidikan Tinggl (3) PP No. 30 Tahun 2014 Tentang Statuta Universitas Airlangge. (@) SK Rektor No. 844/203/KM/2005.Tentang Pola Pengembangan Kemahasiswaan Universitas Airlangga (5) KEPMEN 155 Tahun 1998 Tentang Pedoman. Umum (Organisasi kemahasiswaan di Perguruan Tinggi (6) Pedoman penyelenggaraan Latihan Ketrampilan Manajemen Mahasiswe (LKMM) tingkat dasar, Menengah, Lanjut, TOT- LKMM dan TOT-OPPEK dari Departemen Pendidikan Nasional Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Direktorat Pembinaan Kelembagsan dan Pemberdayaan Peran Masyarakat tahun 2008. (7) Pedoman_penyelenggaraan KTM, KPKM, Lomba Debat, Lomba Poster ilmiah dan Layanan Masyarakat dar Departemen Pendidikan Nasional Direktorat — Jenderal Pendidikan Tinggl yang berlaku. (8) SK Rektor Universitas Airlangga yang berlaku (9) Sk Dekan Fakultas yang berlaku (20) SK Rektor Universitas Alriangga tentang Pembentukkan Tim Pendamping Kemahasiswaan yang beriaku, (11) Konstitusi Mahasiswa Unair yang berlaku, (22) Peraturan Layenan dan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Arlangga yang beriaku. (13) Buku Informasi Kemahasiswaan yang beriaku (1) RKAT yang berlaku. (15) Peraturan Rektor Unair No. 7/H3/PR/2008 (16) Buku Pedoman pelaksanzan Sistem Kredit Prestasi (SKP)6 oh 7A, 7d. 74.2. 713, 72 724 722 723 724 726 DIDISTRIBUSIKAN ‘Semua pemegang controled copy atau unit yang berhak memiki KEPADA ddokumen sistem mutu PROSEDUR, Umum Prosedur inl berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus ditahas dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Rektor. Penyusun prasedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan : 2, Semua personil yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan alam prosedur ini . Semua personil yang terlibat dalam prosedur ini harus memilki Kompetensi yang dipersyaratkan dalam okumen wewenang dan tanggungjawab. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam Daftar Pemeriksaan. Ketentuan Umum Direktur Kemahasiswaan bertanggung javab untuk pembinaan kegiatan kemahasiswaan di tingkat Universitas. ‘Tim Pendamping Kemahasiswaan adolah tim yang dibentuk oleh Rektor yang memiliki tugas membantu Direktur Kemahasiswean dalam melaksanakan dan mengelola kegiatan kemahasiswaan tingkat universita. Dosen Pendamping Kegiatan Kemahasiswaan adelsh dosen yang ditunjuk untuk mendampingi pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan, pada tingkat fakuitas oleh Dekan, dan pada tingkat universitas oleh Direktur Kemahasiswaan. Pembina UKM adalah dosen Universitas Arlangga yang ditunjuk untuk memberikan pembinaan pada UKM dengan pemenuhan kualifkasitertentu RKAT menjadi dasar dukungan operasional bagi semua kegiatan kemahasiswaan, tingkat fakultas dikelola olen Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan sedangkan universitas dkelola oleh Direktur Kemehasiswaan. Tujuan dari Kegiatan SKP : 2. Meningkatkan partsipasi mahasiswa dalam kegiatan-kegiatan kemahasiswaan, 9. Meningkatkan kemampuan kepemimpinan, kerjasama dan komunikasi mahasiswa ©. Memberikan pengakuan dan atau penghargaan terhadap aktivitas pembelajaran dan prestasi rmahasiswa dl Ivar kegiatan kurikuler 4. Mengetahui semua aktivtas yang pemah dikuti dan semua prestasi yang pernah diperoleh setiap ‘mahasiswa selama menempuh pendidikan di Unair fe. Menydeiakan dokumen yang disertai bukti-bukti otentik tentang segala aktivitas dan semua pprestasi tersebut yang penting bagi penerima lulusan dunia kerja PANDUAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN. Menyusun Program dan Rencana Anggaran Kegiatan Kemahasiswaan Direktur Kemahasiswaan memimpin rapat dengan agenda menyusun program kerja dan rencana anggaran kegiatan kemahasiswaan bersame dengan Tim Pendamping Kemahasiswaan. Input rencana program dan anggaran didapatkan dari unit Kegiatan kemahasiswaan dan himpunan mahasiswa di tlap departemen Rencana yang disusun berdasarken '3. Sasaren yang ingin dicapai dalam tahun anggaren. b. Hasil evaluasi kondisi Kegiatan kernahasiswaan, termasuk kondisijumlah mahasiswa baru dan ait Hasil evaluasi program kerja dan anggaran pembinaan kemahasiswaan yang sudah dan sedang dilaksanakan. d. Rangkuman input (masukan) dari pelaksana pembina kemahasiswaan, pimpinan degartemen, pimpinan fakultas dan universitas yang didapatkan balk secara langsung maupun tidak langsung.fe. Input lainnya. 7.3.14 Rencana yang disusun harus diserahkan kepada Direktur Kemahasiswaan paling lambat pada bulan Desember setiap tahun, dapat juga bersamaan dengan pengajuan anggaran sesual dengan PP Anggaran (PP-UNAIR-MUN-03-01) 73.15 Direktur Kemahasiswaan melakukan rapt untuk membahas usulan rencana program kerja dan ‘anggaran kegiatan kemahasiswaan bersama Tim Pendamping Kemahasisviean, Kepala Sub Ditektorat Program Kemahasiswaan Kemahasiswaan dan Kepala Sub Direktorat Kesejahteraan, 7.3.1.6 Agenda rapat minimal berisi pembahasan sasaran terukur Kualtas Kegiatan kemahasiswaan, strategi pelaksanaan dan kelayakan implementasinya, serta besarnya anggaran yang diajukan 7.3.1.7 Hasil repat harus ditindakalanjuti olen Kepala Sub Direktorat Program Kemahasiswaan Kemahasiswaan dan Kepala Sub Direktorat Kesejahteraan untuk disusun menjadi usulen lengkep program kerja dan anggaran keglatan kemahasiswaan untuk diajukan kepada Rektor. 7.3.1.8. Setelah rencana disetujui Rektor, maka Direktur Kemahasiswaan wajib menyampaikan hasiinya kepade Direktur Keuangan untuk diadikan pedoman anggaran dalam peleksanaan pembinaan kegiatan kemahasiswaan, 7.3.19 Untuk memudahkan pelaksanaan, maka Derektorat Kemahasiswaan menyusun pedoman pelaksanzen, terutama pedoman untuk realisasi anggaran dana pembinaan kegiatan kemahasiswaan, 7.3.2 Pelaksanaan Program Pembinaan Kemahasiswaan. 7.3.2.1 Keglatan pembinaan kemahasiswaan dliaksanakan sesual dengan rencana dan anggaran yang telah disetujul, apabila ada penyimpangan (kebutunan di luar program kerja dan anggaren), maka Kepala Sub Direktorat Program Kemahasiswasn dan Kepala Sub Direktorat Kesejahteraaan wajib mengajukan ermohonan kepada Rektor melalui Direktur Kemahasiswaan untuk mendapatkan persetujuan. 7.3.2.2. Kegiatan kemahasiswaan dapat berupa : ‘2. kegiatan rutin : monitoring, evaluasi, dan dukungan terhadap kegiaten yg dilakukan oleh unit-unit kemahasiswaan ', kegiatan non rutin : kegiatan seminar, lomba, workshop, pelatihan kepemimpinan, yang semuanya cidasarkan pada proposal kegiatan yang telah disetujul . kegiatan kerja sama : kegiatan yang dilakukan bersama plhak eksternal yang melibatkan mahasiswa atau unit kemahasiswaan yang terkait dengan kegiatan kemahasiswaan 7.3.2.3, Semua komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal wajb didokumentasikan dan dimasukkan dalam arsip. 7.3.3 Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Pembinaan Kemahasiswaan 7.3.3.1 Evaluasi pelaksanaan diadakan tiap akhir bulan, tip tiga bulanan, semesteran dan akhir tahun, 7.3.3.2 Evaluas\ tiga bulanan, semesteran, dan tanunan dliaksanakan olen Wakil Dekan bidang Akademik dan Kemahasiswaan, Tim Pendamping Kemahasiswaan dan Kepala Sub Direktorat Program Kemahasiswaan dan Kepala Sub Direktorat Kesejahteraan, dipimpin oleh Direktur Kemahasiswaan, 7.33.3 Kepala Sub Direktorat Program Kemahasiswaan dan Kepala Sub Direktorat Kesejahteraan ‘menyusun laporan kegiatan pembinaan kemahasiswaan bersama dengan Tim Pendamping Kemahasiswaan dan dlsampaikan kepada Direktur Kemahasiswaan setiap enam bulan (per semester), 7.3.3.4. Hasil evaluasi harus ditindaklanjut oleh unit terkait 7.4 KEGIATAN SKP 1. Persiapan 1.1 Rektor bertanggung Jawad untuk menerbitkan surat keputusan tentang pengangkatan kepanitiaan dan besarnya biaya pelaksanaan setelah melalui Rapat Koordinasi Universitas (RKU), paling lambat 2 (dua) bulan sebelum pelaksanaan SP.12 13 14 45 16 47 Direktur Kemahas evaluasi kegiatan SKP. Direktur Kemahasiswaan memimpin rapat persiapan, bersame Wakil Dekan I, Tim Pengelola SKP, Ketua [BEM Universitas, Ketua DLM Universitas, Ketua UKM serta Kepala Sub Direktorat Program Kemahasiswaan untuk membentuk panitia yang akan menyelenggarakan kegiatan SKP, serta melaporkan kegiatan tersebut kepada Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, swaan_bertanggung jawab terhadap persiapan, pelaksanaan hingga monitoring dan Panitia pelaksana membuat proposal dan mengadakan rapat bersama Direktur Kemahasiswaan, Wakil DDekan Dekan 1, Ketua BEM Universitas, Ketua DLM Universitas, Ketua UKM, Kepala Sub Direktorat Program Kemehasiswean, dan Tim Pengelola SKP untuk membicarakan pedoman pelaksanaan SKP. Kepala Sub Direktorat Program Kemahasiswaan bertanggung jawab untuk : a. Menerbitkan pengumuman tentang pelaksanaan kegiatan SKP paling lambat 1 (satu) bulan sebelum pelaksanaen kepada seluruh fekultas. . Menyiapkan sarana dan prasarana yang dilaksanakan tingkat universitas Direktorat Kemahasiswaan : . Merekap data mahasiswa yang akan mengikut| dengan Borang data diri calon peserta dan jenis, kegiatan (BO-UNAIR-KMS-02-18-01) yang telah diss oleh calon peserta dan dikirim oleh walk dekan I paling lambat 2 (dua) minggu sebelum pelaksanaan kegiatan SKP, .Melaporkan hhasil rekapituasi calon peserta kepada Rektor setelan diverifikasi oleh Wakil Rektor I fan SKP (BO-UNAIR-KMS-02- dengan menggunaken Borang rekapitulasi calon peserta ke 18-02) paling lambat 2 (dua) minggu sebelum pelakssnaan SKP. Direktur Kemahasiswaan berkoordinasi dengan wakil dekan I dan panitia paling lambat 1 (satu) hari ‘sebelum keglatan SKP, Direktur Kemahasiswaan memastikan keslapan penyelenggeraan SKP dengan mengisi Borang daftar kesiapan pelaksanaan SKP (BO-UNAIR-KMS-02-18-03) paling lambat 1 (satu) hari sebelum SKP dllaksanakan 2. Pelaksanaan Kegiatan SKP 2a 22 Rektor selaku pimpinan universitas: {. Membuka dan Menutup kegiatan SKP. b. Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan SKP. Direktur Kemahasiswaan selaiu penanggung jawab pelaksanaan SKP tingkat Universitas: 2. Melaporkan pelaksanaan dan jumlah peserta, b. Melaksanakan SKP tingkat Universitas. 3. Evaluasi Penyelenggaraan Kegiatan SKP Ba Evaluasi penyelenggaran kegiatan SKP dllaksanakan sesuai dengan catatan penanggung jawab pelaksanaan kegiatan SKP, dalam bentuk laporan kegiatan SKP.3.2. Direktur Kemahasiswaan memimpin rapat_evaluasi_penyelenggaraan KP bersama _Panitia Penyelenggara, Wakil Dekan 1, Kepala Sub Direktorat Program Kemahasiswaan, dan Tim Pengelola SKP, Ketua BEM Unair, Ketua DLM dan Ketua UKM pada tiap akhir pelaksanaan SKP. 3.3 Materi rapat evaluasi penyelenggaraan SKP meliputi catatan tentang pelaksanaan dan hal-hal yang ‘mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan SKP. 3.4 Direktur kemahasiswaan menentukan tindakan perbalkan yeng harus dilakukan pada periode kegiatan SKP berikutnye, dan mencatatnya dalam Borang notulen rapat (BO-UNAIR-KMS-02-18-04). Kepala Sub Direktorat Program Kemahasiswaan selaku pelaksana kegiatan melakukan tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen repet dan wajlb memberian laporan hasil tindak lanjutnya kepada Direktur Kemahasiswaan sesuai batas waktu yang tertuls dalam notulen rapat. Wakil Rektor I wajib memberikan verifkas! atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan sebelum diteruskan kepada Rektor. Direktur Kemahasiswaan wajib mengambiltindakan pencegahan agar tidak terjadl lagi pada periode berikutnya. Pada akhir seluruh kegiatan, Direktur Kemahasiswaan memerikan laporan keglatan kepada Rektor . 4. Lampiran 2. Borang data dirt calon peserta dan jenis kegiatan (BO-UNAIR-KMS-O2-18-01) '. Borang rekapitulasicalon peserta Kegiatan SKP (BO-UNAIR-KMS-02-18-02) . Borang daftar kesiapan pelaksanaan SKP (BO-UNAIR-KMS-02-18-03) 4, Borang notulen rapat (BO-UNAIR-KMS-02-18-04)