PEMERINTAH KABUPATEN BENGKULU TENGAH SEKRETARIAT DAERAH Ji. Raya Bengkulu - Curup Km. 17 Ujung Karang Karang Tinggi, 01 mae 2021 Kepada Yth. Kepala Dinas / Badan / Bagian / Kantor / Sekretaris DPRD / Inspektur / Camat / Kepala Sekolah / Kepala Puskesmas se — Bengkulu Tengah di- BENGKULU TENGAH SURAT EDARAN NOMOR : 800/133 / BKPSD /tth2021 TENTANG PENGUMPULAN DOKUMEN DIGITAL PEGAWAI NEGERI SIPIL DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BENGKULU TENGAH, Guna mendukung rencana pelaksanaan sistem pelayanan kepegawaian yang berbasis digital dilingkungan pemerintah kabupaten Bengkulu Tengah dan juga sebagai tindak lanjut dari beberapa pelayanan urusan kepegawaian di Badan Kepegawaian Negara yang sudah dan seterusnya akan menggunakan sistem aplikasi pelayanan kepegawaian berbasis digital (tidak lagi melayani penggunaan dokumen fisik), diantaranya yaitu pelayanan urusan kepangkaian dan pensiun Pegawai Negeri Sipil dan lain-lain. Bersama ini diharapkan agar dapat memerintahkan Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian/Kepala Tala Usaha/Kepala Urusan Kepegawaian pada OPD/Unit Kerja masing-masing untuk mengumpulkan seluruh dokumen kepegawaian yang dimiliki masing-masing PNS dari awal pengangkatan sampai yang terakhir dalam berbentuk soft copy/scan. Dengan ketentuan dan langkah- langkah sebagai berikut 1. Masing-masing PNS untuk melakukan scanning/alih media seluruh dokumen kepegawaian yang dimiliki baik berupa dokumen asli atau fotocopy dilegalisir oleh pejabat yang berwenang dari bentuk dokumen fisik ke bentuk dokumen digital. (Disarankan menggunakan aplikasi CamScanner) 2. Menyeragamkan Penamaan file hasil scanning dengan mengikuti format dan ketentuan sebagnimana terlampir. (format terlampir pada lampiran I) 3. Setelah tahapan scanning selesai, masing-masing file PNS dimasukan kedalam folder-foldsr yang diberi nama sesuai dengan nama lengkap PNS (non gelar) yang bersangkutan. 4. File hasil scan yang sudah tersusun rapi dalam folder dikirimkan secara kolektif ke BKPSDM melalui Kasubbag Umum dan Kepegawaian atau Kasubag Tata Usaha masing-masing OPD/unit kerja Untuk menjamin validasi dokumen, wajib untuk a. Masing - masing PNS menandatangani Surat Pernyataan tentang keabsahan dokumen dengan format sebagaimana terlampir, (Format terlampir pada lampiran II),b. Setiap Kasubbag Umum dan Kepegawaian/K asubbag'Tata Usaha'Kepala Urusan Kepegawaian menandatengani surat pernyataan verifikasi dokumen PNS dilingkungan unit kerjanya masing- masing dan diketahui oleh Kepala OPD, Sekolah dan puskesmas cukup diketahui oleh kepala Unit kerja masing-masing, (Format terlampir pada lampiran {11 ¢. Kedua surat sebagaimana tersebut diatas ikut kedalam dokumen yang di scan dan dikirimkan, 6. Dokumen Pegawai Negeri Sipil yang - TELAH LENGKAP, dikirim langsung secara kolektif oleh Kasubbag Umum dan Kepegawaian / Kesubag Tata Usaha / Kepala Urusan Kepegawaian ke BKPSDM Kabupaten Bengkulu Tengah atau paling lambat tanggal 30 Mei 2021. - TIDAK MENGUMPULKAN, akan dikenakan sanksi administratif’ berupa penundaan beberapa pelayanan urusan kepegawaian antara lain : proses kenaikan pangkat, pensiun dan urusan kepegawaian lainnya 7. Untuk pertanyaan ateu informasi dapat meaghubungi Admin Data dan Informasi pada Badan Kepegawaian Pengembangan dan Sumber Daya Manusia Kabupaten Bengkulu Tengah, Contact Person / WhatsApp : 0852 2222 7013. ‘Demikian disampaikan, atas perhatian dan kesediannya diucapkan terima kasih, an, BUPATI BENGKULU TENGAH Fi eKaris Dacrah, ‘Tembusan Yh: 1. Bupati Benglula Tengah (sebagai laporan) 2. Arsip,LampiranI : Surat Edaran Bupati Bengkulu Tengah tentang Pengumpulan Dokumen Digital Pegawai Negeri Sipil Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bengkulu Tengah Nomor : 800! '25 /BKPSDM-024\\/2021 Tanggal; oy ager 2021 FORMAT PENAMAAN FILE DOKOMEN DIGITAL - NAMA DOKUMEN FORMAT NAMA ‘CONTOH | Berita Acara Sumpah/Janji PNS BASUMPIAB NIP | BASUMPIAB 19540230201 9x0cxcx Foto PNS Latar Belakang Merah [PICPNS NIP PICPNS_19940230201 xxx Ijazah Pada Saat Lulus CPNS UZPEND NIP ZPEND 199402302019 ocx Vjwah Verakhir [ZAKHIR_NIP ZAKHIR_199402302019;xxx Kartu Pegawai/Kartu Pegawai KPE_NIP 1994023020 19XxXxxx Elektronik/Keterangan Karpeg,_ _ | | SKCPN 7 SKCPN 19940230201 9x [SKPN_NIP SKPN_19940230201 9300000 SK Kenaikan Pangkat Terakhir SKKP_NIP SKKP” 1994023020 19rowxs. — SK Kenaikan Pangkat Keseluruhan SKKPALL NIP SKKPALL_199402302019 000% : to | SX Jabatan Keseluruhan (untuk Jabatan SKJABALL NIP SKJABALL_ 199402302019xx00Xx |_1° | Struktural dan Fungsional Umum) - 11 | SK Pengangketan Pertama Dalam Jabatan SKIFI_NIP SKIFI_ 1994023020 19xoG0X | Fungsional Tertentu 12 | SK Alih Jenjang Jabaten Fungsional Tertena | SKALIFJEN NIP | SKALIHJEN_199902302019:000xx ? | Gika ada) = | — 13_| SK Inpassing Jabaian Tertentu (jika ada) SKINPASS_NIP SKINPASS_199402302019xx00x 14 | SX Penyesuaign Jebatan Fungsional Tertentu | SKPENYJFT_NIP | SKPENYJFT_199402302019:00cxx Gjika ada) - _ = 15. | SK Pembethentian Sementara Jabatan ‘SKHENTIS_NIP SKHENTIS_19940230201903 1001 Fungsional (jika ada) a 16 | SK Pengangkatan Kembali Jabatan Fungsional | SKIFKEMBALI NIP | SRIFKEMBALI_199402302019.ccnxx | (jka ada) - — _ 17_| PAK Jabaian Fungsional Tertentu PAK_NIP PAK_199403302019:a000c% 18_| SK Konversi NIP (jika ada) SKKONVNIP_NIP__| SKKONVNIP_199402302019xaRa0 [19 "| SkP 2'Tahun Terashir (SKP 2019) THN NIP ‘SKP2018 1994023020 19x00 20 | SKP 1 Tahun Terashir (SKP 2020) SKPITHN NIP SKP2019_199402302019xxxxxx [21 | SK Hukuman Disiplin gika ada) SKHD_NIP SKHD_199402302019%;0000x SK Pindah Aniar OPD Didalam Pemkab SKMUT_NIP SKMUT 1994023020 19xxx0xx 22 | Bengkulu Tengah (Keselurshan) SK Pindab Insiansi (dari Luar Pemk Bengkulu Tengah) 24_| SK Izin Belajar 25_| SK Tugas Belajar | SK Peninjauan Masa Kerja SKPI_ 19940230201 9x00. SKIZNBEL_1994023020 lxcxree SKTUBEL_1994023020 1S:000cx SKPMK_ 19940230201 9:000cxx iS 37 | Setfikat Diklat Kepeminpinan )STRPIM_NIP STRPIM_ 1994023020 1Oxxxxcox |“! | (DIKLATPIM) _ _t _| gg | Surat Tanda Tamat Lulus Pendidikan dan STIPL_NIP STTPL_1994023020 19a Pelatihan (STTPL) - 29 | Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen | SPENYKD NIP SPENYKD_199402302019:x00x% 30_| Kartu Tanda Penduduk . KTP NIP KTP_199402302019xa0xxxx 31_|KartuKeluarga KK_NIP KK_199402302019xx0000¢ 32_| dan lain-lain (belum ada dalam daftar) Ditentukan lebih Tanjut Disentukan lebih lanpat (Nb: Chowan ek masing-mesing fle maksinal 24MB, Format file mengsunakan forma polLampin II: Surat Edaran Bupati Bengkulu Tengah tentang Pengumpulan Dokumen Digital Pegawai Negeri Sipil Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bengkulu Tengah Nomor : 800/128 /BKPSDM-02/t/2021 Tanggal: ot MateT 2021 CONTOH FORMAT SURAT PERNYATAAN KEABSAHAN DOKUMEN SURAT PERNYATAAN KEABSAHAN DOKUMEN Yang bertanda tangan di bawah ini ‘Nama NIP Jabatan Unit Kerja Bersama ini menyatakan bahwa file Dokumen Scan yang disampaikan dalam lampiran Usula adalah benar dan sesuai dengan sebagaimana dokumen fisik aslinya. Apabila dikemudian hari teryata file dokumen scan tersebut tidak benar atau dinyatakan tidak sah/tidak berlaku maka saya bersedia menerima sanksi sesuai dengen peraturan yang berlaku. Demikian pemyataan ini saya buat dengan sadar dan tanpa tekanan dari pihak manapun, ‘Yang Membuat Pernyataan Maral 10.000 Nama:Lampiran IIL Surat Edaran Bupati Bengkulu Tengah tentang Pengumpulan Dokumen Digital Pegawai Negeri Sipil Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bengkulu Tengah Nomor : 800/1}% /BKPSDM-02//2021 ‘Tanggal: o\ MiageT 2021 CONTOH FORMAT SURAT PERNYATAAN TANGGUNG JAWAB MUTLAK - KOP SURAT - SURAT PERNYATAAN TANGGUNG JAWAB MUTLAK ‘Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama NIP Jabatan Unit Kerja opp Bersama ini menyatakan bahwa Saya menjamin kebenaran dan bertangeung jawab atas dokumen elektronik am .....s0 Nip. telah dicek dan diverifikasi sesuai dengan persyaratan dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Apabila dikemudian hari ditemukan adanya dokumen elektronik tersebut ternyata tidak benar, maka saya siap bertanggung jawab dan diberikan sanksi baik secara administratif maupun pidana. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sadar dan tanpa tekanan dari pihak manepun Yang Membuat Pernyataan (Kepala Dinas/Kepsek/Kapus)