CASO INTEGRAL

Cecilia Testa, Fernando Ortega, Francisco Gatti, Jorge Piñones

Profesoras Auxiliares cátedra DATOS I, 2011

INTRODUCCIÓN

REPUESTOS FERCEJOR es una empresa dedicada a la Venta Mayorista de Repuestos para

Autos. Se encarga de la Venta, la logística y la distribución de la mercadería. Atiende desde la
ciudad de Córdoba a todo el país y el Mercosur, lo que la convierte en la líder del mercado del
repuesto para autos.

Su Misión es:
“Proveer todo tipo de repuestos para autos al comercio minorista en el momento justo, en el lugar
indicado y al mejor precio”. Para cumplir con esa misión, FERCEJOR, brinda el servicio de
logística y distribución a sus Clientes.

Su Visión es:
“Ser reconocida como una empresa de excelencia, altamente eficiente, humana y socialmente
responsable; referente del mercado del Repuesto en el Mercosur”.

Sus Valores son:

Flexibilidad, Innovación, Trabajo en equipo, Desarrollo personal y profesional, Seguridad.

La empresa ofrece una amplia gama de servicios, tales como:

• Venta mayorista de repuestos al mejor precio del mercado.
• Distribución y almacenamiento en depósitos propios – incluyendo el servicio de
arrendamiento de depósitos.
• Transporte de mercadería con servicio "puerta a puerta".

Historia

En el año 1980 los hermanos Juan y José Fercejor constituyen una pequeña sociedad familiar, en
la ciudad de Córdoba para dedicarse a la venta de repuestos para autos con el propósito de cubrir
el territorio de la provincia de Córdoba.

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A medida que la empresa fue creciendo compraron un salón que aumentó su capacidad de
depósito, y contando con una flota de dos furgones, comenzaron a diversificar sus actividades:

• Transporte de repuestos a los clientes.

• Embalaje de los productos transportados.

Un par de años después se trasladaron a un predio en la Avenida Circunvalación de la Ciudad de

Córdoba y allí construyeron un importante depósito, en el cual podían dejar de manera transitoria
los productos que los clientes compraban y que por razones de espacio preferían dejar en
FERCEJOR, alquilando parte del depósito para disponer de esa mercadería cuando realmente la
necesitaran. Esto se constituyó en una nueva unidad de negocio:

• Almacenamiento de Mercadería de terceros.

Con el tiempo se fueron incorporando a la empresa, los hijos de los socios constitutivos quienes
continuaron extendiendo la cartera de clientes y vieron la oportunidad de extender la distribución no
sólo en todo el territorio nacional sino también en los países del Mercosur.
En principio, se incorporaron servicios de distribución que llegaban hasta el puerto de Rosario y
poco a poco, se fue extendiendo esta red hasta contar hoy, con servicios de transporte que llegan
a todo el país, Paraguay, Uruguay y Brasil.

Este fuerte crecimiento de la actividad de la empresa provocó la necesidad de incorporar más

personal, así fue como ingresó María la esposa del hijo mayor de José, estudiante avanzada de
Ciencias Económicas. y se hizo cargo de formar el área administrativa.
Entre las tareas coordinadas por María estaban las de la recepción de los pedidos de entrega de
repuestos y el armado de las rutas de los recorridos. Otras actividades adicionales, eran la
atención telefónica y otras tareas administrativas típicas. De esta forma cuando un cliente tenía una
necesidad puntual se presentaba en la empresa, y allí se tomaba nota en una agenda de papel de
los siguientes datos, que hoy son cargados en planillas Excel:
• Nombre del cliente;
• Domicilio del cliente;
• Mercadería a entregar;
• Domicilio donde debían entregar el producto;
• Especificar si la mercadería debía permanecer en depósito.

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El organigrama de la empresa se expandió, tal como se muestra a continuación:

DIRECTORIO

Gerencia de Gerencia de Gerencia de

Administración Logística Ventas

María Estrada de Fercejor Paula Fercejor Luis Fercejor

Sistemas Almacenes
Proveedores Transporte vendedores
Cobranzas Mantenimiento Marketing
RRHH

Funciones

- Directorio: se encarga de definir la política y objetivos de la empresa. Es quien toma las

decisiones críticas, tales como lanzamiento de nuevos productos y servicios, decisiones de compra
de nuevas líneas de productos, de nuevos rodados para la distribución, del establecimiento de
nuevos puntos de venta, la autorización de compra de otros bienes de uso, y de toda estrategia
que involucre a la firma en su conjunto.

- Gerencia de Administración: se encarga de gestionar el cobro a los clientes, el pago a

proveedores, el registro de transacciones, gestionar recursos humanos e informar y asesorar al
Directorio en estos temas y la política financiera de la empresa. Además, de esta Gerencia,
depende todo lo referido a los Sistemas Informáticos de la empresa como así también al
mantenimiento del Hardware.

- Gerencia de Logística: se encarga del transporte, recorridos, entrega de pedidos, gestión de

almacenes y mantenimiento.

- Gerencia de Ventas: se encarga de ejecutar la política de ventas fijada por el Directorio, realizar la
gestión de clientes, coordinar con el Directorio las promociones a realizar e informar y asesorar a
éste en esta materia.

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Como se dijo, el área Sistemas depende de la Gerencia de Administración y está integrada por una
sola persona, con conocimientos “medios” en informática; se encarga de:
• Dar soporte a los usuarios en el uso del actual sistema.
• Realizar el mantenimiento de las PC, netbooks e impresoras, y de que la red esté
operativa.
• Hacer backups periódicamente y actualizar los anti-virus. -Es importante destacar, que en
la empresa no existe ninguna política formal de seguridad informática. Tampoco hay
restricciones de accesos al sistema, ni identificación de usuarios. No hay una toma de
conciencia seria de los daños que pueden provocar los virus o los accesos indebidos a los
datos, tanto de terceros como de personal desleal.
• Asistir a los usuarios, cuando éstos necesitan usar de un modo más avanzado planillas de
cálculo y procesador de texto, lo que demuestra la falta de capacitación del personal en
estas herramientas.
• Enviar al Servicio Técnico (tercerizado), equipos con problemas de funcionamiento, siendo
su responsabilidad el seguimiento de los mismos.

Hardware y Redes

La empresa cuenta con una red LAN de arquitectura BUS con 15 puestos de trabajo y un Servidor.
Este último es un clon que posee un procesador Intel Pentium IV y 2 GB de memoria RAM. Los
puestos de trabajo también son clones con procesador Pentium 3. Este hardware cumple con las
necesidades del software actual de la empresa.
Cada vendedor posee una netbook y se comunica a través de Internet.

Software

1.- SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Se trata de un Sistema desarrollado por un Analista al principio de la década de los 90, a medida
de las necesidades de aquel momento. Fue desarrollado en Fox Base, y funciona sobre sistema
operativo MS-DOS.

El sistema de gestión administrativa incluye los siguientes módulos:

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Compras: permite la carga de las facturas de compras de mercaderías y servicios y llevar la cuenta
corriente de los proveedores.

Ventas: permite el ingreso de los datos de los Clientes, la generación del Pedido de Venta, la
impresión de las Facturas por la venta de mercadería y por el servicio de alquiler de espacios en el
depósito.

Finanzas: con este módulo se realiza la administración de Cobranza, permitiendo la imputación de

la misma en la cuenta corriente de los clientes, y por consiguiente el ingreso de fondos en efectivo
en la Caja y/o el ingreso de valores a la cartera de cheques.
Además, permite realizar los pagos tanto a Proveedores de Mercadería con su respectiva
imputación en la cuenta corriente del proveedor, como así también, el pago de los gastos de
funcionamiento (honorarios profesionales, servicios públicos, combustibles, viáticos, etc.) tanto en
efectivo, cheques propios y/o cheques de terceros.

Contabilidad:
Permite la obtención de los saldos de las cuentas utilizadas a determinada fecha, pero no realiza el
balance, ya que los saldos de algunas cuentas deben ser obtenidos por fuera del sistema,
mediante planillas de cálculos y a través de papeles de trabajo de Contaduría. Estos saldos de las
cuentas son entregados al final del ejercicio a un Estudio Contable para la preparación del Balance
General.

Actualmente el Sistema de Gestión Administrativa carece de soporte por parte de quien lo

desarrolló, ya que no vive en el país. Tampoco quedaron a disposición de FERCEJOR, los
programas fuentes. Es por ello, que muchas tareas deben realizarse a través de planillas de
cálculo o a través de sistemas independientes, como es el caso del Sistema de Fletes.

2- SISTEMA DE FLETES

Se trata de un programa enlatado, adquirido en el mercado y que funciona de manera aislada del
sistema de Gestión Administrativa.
Este software genera las Hojas de Ruta y el seguimiento del tránsito de la mercadería.

3- ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

El registro de inventarios se realiza en planillas Excel, con demasiada intervención humana lo que
impide tener información confiable de las existencias en el depósito.
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4- VENDEDORES VIAJANTES

Cada uno cuenta con una netbook en la cual tiene cargadas las listas de precios en Excel; estas
listas son actualizadas desde Casa Central cuando hay variaciones de precios o condiciones de
ventas y enviadas mediante correo electrónico. Los viajantes también utilizan las netbooks para
enviar mails a clientes o a la Administración de Fercejor, informando las ventas realizadas para que
se le reserve la mercadería adquirida por el Cliente. El vendedor por lo general desconoce si
efectivamente hay stock de la mercadería que vende, lo que en muchos casos genera conflictos
con los otros vendedores.
Las facturas son emitidas desde la Casa Central.

5- HERRAMIENTAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS

Es un conjunto de aplicaciones que incluye correo electrónico, buscador de internet, procesador de

textos, hojas de cálculo que están disponibles en todas las estaciones de trabajo y a partir de las
cuales se generan gran parte de las actividades y procesos de REPUESTOS FERCEJOR. La
empresa carece de licencias de uso de estas herramientas lo que la pone en una situación de
riesgo ante posibles inspecciones de Software Legal.

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO

Si bien la empresa posee varios procesos que colaboran en forma directa o indirecta en la
generación de ingresos, en el planteo de este caso nos centraremos en el desarrollo de solo tres
de ellos: “Toma de pedidos”, “Entrega de mercaderías” y “Facturación en cuenta corriente”; a
continuación los describimos.

Proceso: Toma de pedidos

Cuando un cliente realiza un pedido, Ventas verifica en el sistema que el cliente posea crédito
disponible. Si es así, Ventas registra los siguientes datos, caso contrario se rechaza el pedido y se
informa al cliente.
• Número de Cliente;
• Razón Social;
• Fecha de Entrega;
• Teléfono;
• Domicilio de Entrega;
• Detalle de productos solicitados;
• Descuento total aplicado;
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 • Forma de pago;
• Lista de precios utilizada.

El sistema asigna un número de pedido y el área de ventas lo envía a logística para preparar la
entrega.

Proceso: Entrega de mercaderías

Este proceso tiene como producto final, el armado de la hoja de ruta y la actualización de los
sistemas de información correspondientes, para el registro de la mercadería entregada y de esta
forma saber cuál es la mercadería pendiente para armar la siguiente “hoja de ruta”.
Para el armado de la hoja de ruta se tiene en cuenta lo siguiente:
• Prioridad del cliente;
• Monto del pedido;
• Disponibilidad de vehículos;
• Ubicación de entrega;
• Rutas más cortas;
• Rutas más económicas;
• Vehículos más eficientes.

Una vez seleccionados los pedidos a satisfacer y el transporte a ser utilizado, se arman los
paquetes y se imprime la documentación correspondiente: Hoja de ruta y remitos individuales para
ser firmados por los diferentes clientes.

Cuando la mercadería se entrega al Cliente, este puede aceptar la totalidad, sólo una parte o
rechazar la totalidad del pedido. El proceso termina cuando el transportista actualiza el sistema con
el resultado que obtuvo para cada una de dichas entregas.

Proceso: Facturación en Cuenta Corriente

Este proceso genera las facturas en cuenta corriente y su respectiva contabilización. Al tratarse de
facturación mayorista, este proceso se ha automatizado de modo tal de generar las facturas en
base a los remitos previamente confeccionados. La empresa tiene como política, generar en forma
semanal las facturas correspondientes a los remitos de esa semana, teniendo la precaución de
facturar todos los remitos generados en el mes, dado las exigencias de la normativa impositiva al
respecto.

Debido a que la empresa actualmente está inscripta como importadora de bienes, ya que algunos
repuestos provienen del exterior, la AFIP ha determinado que sus facturas sean confeccionadas
siguiendo el nuevo régimen de factura electrónica. El área de sistemas ha iniciado una etapa de

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análisis para determinar cómo deberá adecuar su proceso de facturación para cumplir con el nuevo
régimen de factura electrónica.

CONSIDERACIONES FINALES

En muchas ocasiones la información que necesita el Directorio para la toma de decisiones se ve

demorada y en otros casos, la información que recibe no es confiable, ya que existen demoras en
la actualización de los inventarios, en la valuación de los mismos, y en el cotejo de los saldos
deudores y acreedores. En definitiva, el Directorio siente la sensación de “no saber dónde está
parado” según palabras de ellos. Es por eso que se ha encargado a la Gerencia de Administración
y al área Sistemas que investigue algunas opciones para reemplazar el actual sistema por uno que
actualice la tecnología, que abarque a toda la empresa y que le permita contar con información
confiable y oportuna para la toma de decisiones.

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