OBJETIVOS - Comprender la importancia de soportar el quehacer de la organizacién con diagramas y mapas de proceso. + Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede emplear una organizacién para desempeniarse eficazmente. + Entender las bondades que los diagramas de procedi- mientos ofrecen a una organizacion para representar, seguir y controlar sus acciones, + Aplicar la diagramacién para compendiar en forma orde- nada operaciones, formatos y método de trabajo. + Utilizar puntualmente el trazo de mapas de proceso como herramienta de andlisis organizacional. * Precisar de qué manera la técnica de modelado de datos contribuye a conservar el valor de los datos como un activo. + Emplear correctamente aplicaciones computacionales para analizar y simular procesos, * Valorar el aporte de la diagramacién y el mapeo.capiru.o 7 InTRODUCCION Las organizaciones demandan recursos técnicos que les permitan precisar, mediante diagramas de flujo y mapas de proceso, los elementos necesarios para llevar a cabo sus funciones en forma légica y consistente. En su calidad de técnicas de andlisis, compendian en forma ordenada y detallada las operacio- nes, las actividades, las funciones y los procesos que efectiian las unidades administrativas de la estructura organizacional que intervienen en ellas, los formatos que utilizan, asi como los métodos de trabajo con que determinan responsabilidades en la ejecucién, el control y Ia evaluacién de sus acciones. Como herramienta de estrategia permiten elevar el desempetio de la fuerza de trabajo, lograr economias en la produccién de bienes o prestacién de servicios, mejorar la coordinacién con grupos de interés y capitalizar las capacidades distintivas para lograr ventajas sustentables. Dracramacion Diagramar es representar gréficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones 0 fenémenos de todo tipo por medio de simbolos que clarifican la interrelacidn entre diferentes factores y/o uni- dades administrativas, asi como la relacién causa-efecto que prevalece entre ellos. Este recurso constituye un elemento de jucio invaluable para individuos y organizaciones de trabajo; aquellos, porque asi pueden percibir en forma analitica y detallada la secuencia de una acci6n, lo que contribuye sustancialmente a conformar una sdlida estructura de pensamiento que fortalece su capacidad de decisin. ¥ las organizaciones, porque les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante diagramas de Aujo, elemento fundamental para descomponer en partes proce- sos complejos, lo cual facilita su comprensién y contribuye a fortalecer la dindmica organizacional y a simplificar el trabajo. Simbol usados flujo Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grifico incoherente o no accesible transmite un mensaje deformado e impide comprender el procedimiento que se pretende estudiar. De ahi la nece- sidad de contar con simbolos que tengan un significado preciso, y de convenir reglas claras para utilizarlos. Los simbolos de diagramacién que se emplean internacionalmente son elaborados por las ins- tituciones siguientes: 1, La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los simbolos que apare- cen en la figura 7.1, los cuales, a pesar de que son aceptados en dreas de produccién, se emplean escasamente en el trabajo de diagramacién administrativa, pues se considera que su aleance se enfoca en los requerimientos de esta materia, 2. La American National Standard Institute (ANSI) ha preparado una simbologia para representar flujos de informacién del procesamiento electrdnico de datos (figura 7.2), de la cual se emplean algunos simbolos para diagramas de flujo administrativos (figura 7.3).FIGURA 7.1 simmbolos de la norma i {ASME para elaborar diggramas de fuyjo. Procedimientos y procesos PET} Simbolo Representa O ‘Operacién. indica las principales fases del proceso, método © procedimiento. Inspeccion, Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo, Desplazamiento o transporte. Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro. Depésito provisional o espera. Indica demora en el desarrollo, de los hechos. ‘Almacenamiento permanente. Indica el depésito de un documento Co informacién dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en I | un almacén. Origen de una forma o documento, Indica el hecho de elaborar tuna forma o producir un informe. Decisién 0 autorizacién de un docurnento, Representa el acto de tomar una decision o bien el momento de efectuar una autorizacin S Entrevistas. Indica el desarrollo de una entrevista entre dos o més personas. Destruccién de documento. Indica el hecho de destruir un | documento o parte de lo bien la existencia de un archivo muerto, 3. La International Organization for Standarization (ISO) ha elaborado una simbologfa para apoyar Ja garantfa de calidad a consumidores y clientes de acuerdo con las normas ISO-9000:2000 (figu- 107.4). 4, El Instituto Alemén de Estandarizacin, Deutsches Institut fur Nurmung e. V. (DIN), ha desarro- Mado una simbologia para la norma de! manejo de informacién de la familia de las normas ISO (figura 7.5), Existen también otras simbologfas para diagramar sin una certificacién tan estricta que por su versatilidad se emplean en las organizaciones, como es el caso de los diagramas integrados de flujo (DIF), que son una representacién gréfica de los modelos fisicos y de comunicacién de un proceso,| ‘Terminal. Indica el inicio ola terminacién del flujo, puede ser accion o lugar, ademas se usa para indicar una unidad administrativa 0 persona que recibe o proporciona | | | | | | | informacién. Disparador. Indica el inicio de ‘un procedimiento, contenido el nombre de éste 0 el nombre dela unidad administrativa donde se da inicio. Operacién. Representa larealizacién de una operacion o actividad | relativa a un procedimiento. tn punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos. Documento. Representa cualquier tipo de documento que entre, se utlice, se genere o salga det procedimiento, Archivo. Representa un archivo ‘comuin y corriente de oficina Nota aclaratoria. No forma parte del diagrama de flujo sino mas bien es un elemento que see adiciona ‘una operacién o actividad para dar una explicacién de ella, "Linea de comunicacién. Representa | Iatransmision de informacion de un lugar a otra mediante lineas | telefénicas, telegraficas, de radio, etcétera, Simbolo O | | | | df fom Representa Conector. Representa una conexién enlace de una parte del diagrama | | de lyjocon otra parte lejana del mismo. | Conector de pagina. Representa una | conexién o enlace con otra hoja diferente, en la que continda el diagrama de flujo. | Direccién de flujo o linea de unién. Conecta los simbolos sefialando el orden en que se | deben realizar las distintas operaciones, +) Operacion con teclado. Representa una accién en que se utiliza una perforadora Co vetificadora de tarjeta. *| tarjeta perforada. Represents cuslyuier Lipo de tarjeta perforada que se utiice en el procedimiento. *| Cinta perforada. Representa cualquier tino de cinta perforada que e tiie | ene procedimiento «+, Cinta magnética. Representa cualquier tipo de dnta magnéaca que seuttce ene oer | Representa eluso de Un dispositive en linea para proporcionar Informacion a una computadora electronica | vobtenerla de ella. | Nota: Los simbolos marcados con * son utilizados en combinacién con el resto cuando se esté elaborando un diagrama a || de flujo de un procedimiento en el cual interviene algiin equipo de procesamiento electrénico. \ FIGURA 7.2 Simbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujo (procesamiento electrénico de datos).Procedimientos y procesos [ieape FIGURA 7.3 ‘simbolos de la norma Simbolo ANSI para elaborar diagramas de flujo - (iagramacién _administrativa). ] Representa | Inicio 0 término. indica el principio o el fin del flujo. Puede ser accién o lugar; ademas, se usa para indicar una oportunidad administrativa o persona que recibe o proporciona informacién. Actividad. Describe las funciones que desempefian las personas inyolucradas en el procedimiento. | Document. Represents cualquier documento que entte, se Utilice, se genere o salga del procedimiento, donde se debe tomar una decisién entre dos o mas opciones. ‘Archivo. Indica que se quarde un documento en forma temporal | opermanente, Conector de pagina. Representa una conexién 0 enlace con otra hoja diferente, en la que continia el diagrama de flujo. Coneetor. Representa una conexin o enlace de una parte del | dagrama de flujo con otra parte del mismo. < | iden anlioeenticiice un puntachinatiinen | | | entre las cuales sobresalen dos estilos para describir el flujo de datos: 1, Yourdon-De Marco, y 2. Gane & Sarson (figura 7.6). Ventajas que ofrece la técnica de diagramacion De uso Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerirquico.“> CAPITULO 7 FIGURA 7.4 ‘Simbolos de la norma simbolo Representa 150-9000 para elaborar diagramas de flujo. O ‘peracines. Fases del proceso, métodooproceimiento Inspeccién y medicién. Representa el hecho de verificar la naturaleza, calidad y cantidad de los insumos y productos. Operacién e inspeccién. Indica la verificacién o supervision durante las fases del proceso, método o procedimiento de sus componentes. ‘Transportacién. Indica el movimiento de personas, material o equipo. Demora. Indica retraso en el desarrollo del proceso, método 0 procedimiento, | Decisién. Representa el hecho de efectuar una seleccién o decidir | _ una alterativa especifica de acién, | V7 Entrada de bienes, Productos 0 material que ingresan al proceso. L\ ‘Almacenamiento. Depésito y/o resquardo de informacién o productos. Permite al personal que interviene en los procedimientos identificar y realizar correctamente sus actividades. De aplicacion Por la sencillez. de su representacin hace accesible la puesta en préetica de las operaciones. De comprensi6n e intery Puede comprenderla todo el personal de la organizacién o de otras organizaciones.FIGURA 7.5 Simbolos de la norma DIN para elaborar diagramas de flujo. Datos. Elementos que alimentan y se generan en el procedimiento. ‘Comienza ciclo Inicio de un ciclo que produce o reproduce un flujo de informacion. Documento. Representa un documento que ingresa, se procesa, se produce 0 sale del procedimiento. Proceso. Representa la eecucién de actividades u operaciones dentro de! proceso, método 0 procedimiento. Decisién. indica un punto dentro del flujo en el que es posible seleccionar entre dos o mas opciones. Operaciones manuales. Constituye la realizacién de una operacién o actividad en forma especificamente manual. COOUDO: Permite més acercamiento y mayor coordinacién entre diferentes unidades, éreas u organizaciones. Disminuye la complejidad grafica por lo que los mismos empleados pueden proponer ajustes 0 sim- plificacién de procedimientos, utilizando los simbolos correspondientes. Se elabora en el menor tiempo posible y no se requi de dibujo. ren técnicas ni plantillas 0 recursos especialescariruto 7 FIGURA 7.6 | a ~ ‘Simbolos para diagramas integrados de flujo (DIF). Estilo Yourdon-De Marco ( receso [Archivo [es Estilo Gane & Sarson, - =I l 1 Archivo Entidad externa Tomado de Lowenthal, N. Jeffrey, Reengineering The Organization: A Step-by-Step Approach To Corporate Revitalization, Milwaukee, ASQC Quality Press, 1994, Recomendaciones para el uso y aplicacién de simbolos En cuanto a dibujo Es conveniente no mezclar varias lineas de entrada y salida en un mismo lado del simbolo, Por claridad, no debe haber més de una linea de unidn entre dos simbolos. El simbolo de decisi6n es el nico que puede tener hasta tres Ifneas de salida. Las lineas de unién deben representarse mediante lineas rectas; en caso necesario se pueden uti- lizar éngulos rectos. Para efectos de presentaci6n es recomendable que el tamaio de los simbolos sea uniforme, salvo cen caso de que se requiera hacer resaltar alguna situacién especial. En cuanto a su contenido, uso o ambos » Para facilitar su comprensién, el contenido del simbolo de operacién debe redactarse mediante frases breves y sencillas. © Cuando el simbolo terminal identifique una unidad administrativa debe incluir el nombre com- pleto de ella; en caso de utilizar iniciales para identificarla hay que anotar su significado al pie de Ja hoja del diagrama + El simbolo de documento debe contener el nombre original de la forma o reporte de que se trate. + Si existen varios ejemplares de un documento, el original tiene que identificarse con la letra “o” y las copias mediante los digitos “1”, “2”, “3”, etc. Se recomienda hacer esta anotacién en el extremo inferior derecho del simbolo.El contenido del simbolo conector puede ser alfabético 0 numérico, pero debe se conectores de entrada y salida. Cuando haya una gran cantidad de conectores, conviene adicionar un color al simbolo 0 a su contenido para facilitar su localizacién, Otra opcién es colocar antes o después del conector el simbolo terminal cuya identificaci6n sea el nombre de la unidad administrativa, el nombre de una operacién, etc., en donde se encuentre el conector destino. Es aconsejable que el contenido del conector de pagina sea numérico, y que el sfmbolo que indica el destino incluya el niimero de pagina donde contintia el diagrama y, a su vez, que el simbolo que indica la procedencia contenga ¢! ntimero de pagina de donde proviene el diagrama. ificacién de los diagrama: de flujo Por su amplia utilizaci6n y debido a todas las adaptaciones a que son sometidos para satisfacer las necesidades particulares de cada trabajo, los diagramas de flujo presentan muchas variantes, en diversas formas y con diferentes titulos. Para efecto de estudio los diagramas pueden clasificarse en los grupos siguientes: » Que indican sucesién de hechos. Con escala de tiempo. Que indican movimiento. Por su presentacién. Por su formato. Por su propdsito, Que indican sucesién de hechos Cursograma sinéptico del proceso, Presenta un cuadro general de la sucesién de las principa- les operaciones e inspecciones en un proceso, sin tener en cuenta quign las ejecuta y dénde se llevan a cabo. Para prepararlo sélo se utilizan los simbolos de operacién e inspeccién. A la informacién que brindan los simbolos y su sucesi6n se aflade paralelamente una breve nota sobre la naturaleza de cada operacién o inspeccién y, cuando se conoce, el tiempo que se le fija (figura 7.7). Cursograma analitico. Muestra la trayectoria de un producto o procedimiento, a la vez que sefiala con un simbolo todos los hechos sujetos a examen. Es uno de los instrumentos més eficaces para perfeccionar los métodos y proporciona gran ayuda para tener una visién panordmica de lo que sucede. Se presenta en relacién con tres variables: El operario: diagrama de lo que hace la persona que trabaja. El material: diagrama de la forma en que se manipula o trae el material. El equipo 0 maquinaria: diagrama de c6mo se emplea el equipo o la maquinaria (figura 7.8). Diagrama bimanual. Gritica en la que se consigna la actividad de las manos 0 extremidades de un operario y se menciona la relaciGn que hay entre ellas con la ejecucién de una tarea (figura 7.9). Con escala de tiempo En el diagrama de actividades miltiples se registran las actividades de varios objetos de estudio (operario, maquinaria 0 equipo), segtin una escala de tiempos comin que muestra la correlaciénCAPITULO 7 FIGURA 7.7 PERNETE DE TOPE PIEZA MOLDEADA ow DE PLASTICO Cur rama Qrsogr _samdedinete efi Fann eee > (0.025) 10 (0.080) ; fam 7 oma ome | ae ain 7 ia 3 tiempo fey ‘Tomado de Organizacién Internacional del Trabajo, Introduccién al estudio del trabajo, Limusa, México, 1987. 8 BE 1ommde didmetro ‘Acero BSS 3214 (0.025) (0010) Nose fija ‘tiempo (0.070) (0.020) Nose fija tiempo (0.0015) (0.008) Nose fija tiempo (0.045) Nose fija tiempo entre ellas. Asi puede detectarse si existe algtin tiempo improduetivo que se pueda suprimir 0 modi- ficar, y a quién le afectaria (figura 7.10). Este diagrama es muy util para organizar equipos de trabajadores durante la produccién en serie; en trabajos de mantenimiento donde no puede detenerse una méquina mas de lo estrictamente necesario; o para determinar cusintas méquinas puede atender un operario o grupo de ellos. 4process (CURSOGRAMA ANALITICO Material Diagramanim.2 Hoja mim. 1 [ Resumen - objeto (acide Actual Pro | Motores de autobiss usados: Operacion ° 4 3] 1 Transporte Oo 2 15 6 | | Espera 3 2 1 Aetivided fo 2 ’ 1 | Desmeontardesengrasarytimpirantes year OD t iit Gelainspeccén Método propuesto Distancia (mettos) Lugar de desengrase Tempo (min nombre) perros Fichanim. 1234 Costo 571 Mano debra Se Mates Commpuesis por ‘probed por Fecha Total Descripcion cantidag Distancia Tiempo | tm) (min) O | |D | ‘Almacenamiento en local de motores usados Motor recogido Transportado hasta trailer de desmontes Descargado Desmontado I Transportado hasta jaula de desengrase | coocde ej | | tensporads hast desengniedoe ‘| Coloedoen desengasodora Desengrase | | Seca de dase Transportado desde desengrasadora_ Descargado en tierra Dac fe coo | XS yf eg edo ap | x | | | | | —— jeporew ~ sopaanoidye suns _ | | (8x epuenyep —< =| (3218009 | “ |_eiusios | on (ouaweuedag) | E- & ames | i (sopaanoig ) x | can _ | | | (swept aA eo | | cwuawenecag jhe “bai aqueppaw | eae | CO) euarew epros x | (Ve —_ yeuarew j auns |< upew peuy bs UppaWe|e epuapyep << ge eptunwoy | sopaarcig —~uabuC?—" ON ~~ | (mamas | ( owaweuedaa ) ee | — oo ~STTVIWEIWW 30 NOIDISWOY3O OINGINIGEDONS | STIVUINAD SOIDIANRS A VIENGHIAOMd 30 WHINZD NOIDIIUIG |eee Procedimientos y procesos ‘Dua | opaaays 99600 papaes uns uaiew ap vs 1 #perdo>onove pen seusaro0p@ eq uo foto) sewounsop« mew ogooy ~ ppeiogge pepe ‘mainy macy | a PmIaHeS ae =) Pruptes=p see) | jroo * ewauinep & revaiew op 105) ees : s revarew suns 5 a on Vail oa SS — f_ ; seas - poe ion = bavagizay - as seidwo> ap ais ae] ; Fae staan) [Sate = e| eel al | sedu0> sooth cr hs ato ountea é saivisivy 30NoDIsInDay s00LNaMC=DOME “saiwuneo soDwups A mundsanous30 TwBKa0 NODDBUIG FIGURA 7.17 Diagrama de detalle.= capiruto 7 DIRECCION GENERAL PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DEUN PLAN ESTRATEGICO | Uevaracabo | las operaciones enlaforma acostumbrada | Determinar LUevar a cabo una | factors revisin dela salud delentorno | | interna Crearuna vision») Llevaracabo | Ffectuar el | un pronéstico | >| andlisisde | de negocios | diferencias | Establecer | Desarrollar direccién | planes anuales de estratégica ‘operaciones | Ls | Formule Autorizé Fecha de elaboracion ‘Tomado de Lowenthal, N. Jeffrey, Reengineering The Organization: A Step-by-Step Approach To Corporate Revitalization, Milwaukee, ASQC Quality Press, 1994, FIGURA 7.18 Diagrama de formato vertical. También cuando, mediante simbolos, se resefia la secuencia de cada una de las operaciones por las que superan los diferentes ejemplares de un formulario a través de los diversos puestos y/o unidades administrativas, desde que se origina hasta que se archiva (figura 7.24). De labores (;qué se hace?), al que también se le conoce como diagrama abreviado de proceso, indica, por medio de simbolos el flujo o secuencia de las operaciones, quién las hace o en dénde se hacen y en qué consisten. Es normal que se use el formato vertical para este tipo de diagramas (figura 7.25).Procedimientos y procesos Upperogers 2p eu>a4 ‘opsonoid je 8 — aBuapyap junio A sopaarois ‘evarew ep s640? uppeuiy A on depuanba) reueW? evarew ¥e ‘auns s ‘exdwo> =p ee eicuios 9p dwOD 2 pas auEIpOU vapioawepaw | xwors re Dios pususenedeg Jeuarew apios oN ajuaroyns puis “requozyoy oyeuu04 ap ewieibeIg 61 vunold sauorny snwi0s ii reusveus aa ezunn A s waDewie Te eouapye < “(> equnwe3 oy i jew upeuy ning) He Pen A ya - evarewr apr aueros woruy onauiedog ‘STIVRELIVW 3G NODISINDGY 34 OLNSIMIOIIONd SSITVAINID SODIANRS A VJuNna33NOMd 30 TWUENID NOIDIABIO‘yeingey oyeuuioy ap ewesBeig ove vunoId ‘gynuoy | yeuarew eziian, A | ‘upaewie |e ei epuapuep q—___ 4 )| ee | | . | | | | 3 | ry | “ | | Pedido ~ | 2a | | | | | al LS | Sinboios | ‘i | | Documenta Avetvo Formals Fecha de cdaborcon FIGURA 7.23 Diagrama de flujo de formas. Combinados: en los que pueden utilizarse dos més clases de diagramas en forma integrada De representacién con ilustraciones y texto, que muestra la secuencia de las operaciones, la forma de efectuarlas, dénde se hacen y para qué sirven, por medio de dibujos y anotaciones que sustituyen el uso de simbologia. Este tipo de diagrama es muy accesible, pues todo el procedimiento que describe se entiende con mucha facilidad (figuras 7.26 y 7.27). Diagrama con diseito asistido por computadora, cn el cual el manejo de la informacién se hace con recursos de graficacién clisicos (figura 7.28) o mediante diferentes figuras geométricas yPE capttuto 7 DIRECCION GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES Coracteristicas Encargado Mensajero. Subjefatura——_fialiade de la forma Partes | i nm D) hd Original papel | seuesopniedopsworoduse, ‘sunwjeucundienSsoiany sink eusnoueseue.Sop1 oR “pouns ares seu 5 vppsesep ‘Spo ou opetioxs oes ‘ ssumuymonny, —opabieunpe suena soupojseumioe aun =psuInbpw iB sper) suntomedopsuonieaion 5 "or une seu (myo cecuay, ePu9a suopenesa0, ‘yvesTia-vniod WoNaONDdSzIH00 99 OTN BOOLNAINICIDONE “swims Soman yuna 30-48}20 NQODBUC Diagrama de método analitico, FIGURA 7.25,“CAPITULO 7 Departamento solicitante Revisa existencias Solicita materiales | | Surte orden | de compra | Elabora requisicion Selecciona proveedor | de compra i i ' | 8 cy | | <_< Elabora orden | Lleva requisicién de compra de compra we s APB Surte materiales FIGURA 7.26 Diagrama de representacién con ilustraciones y texto (procedimiento de adquisicién de materiales). las formas que se utilizan, especificando el flujo (de izquierda a derecha) de una unidad u otra de modo progresivo y secuencial (figura 7.30). iternos La simbologia de la norma ISO-9000 (figura 7.31) y de la norma DIN (figura 7.32) permite homo- geneizar y fortalecer los sistemas de administracién para garantizar la calidad de los productos ‘optimizando el empleo de los recursos en los procedimientos de trabajo. En tanto, con los simbolos del DIF (figuras 7.33 y 7.34) se simplifica la representacién de los procedimientos pues muestran el flujo de productos fisicos y su relacién con el entorno. | c= ~—& “Trspeccione materiales es CeeProcedimientos y procesos [cy Funcionarios Personal, etc. Ventanillas, mesas, oficinas de trémites, etc, [ Quejasy sugerencias Puede orientarse? Pablico satisfecho? {Obtiene informacion? |) ———m»- ‘Pierde su tiempo? a Pablico satisfecho jdcclbny del ib (Actualizacién de la informacion y mejoramiento de los procedimientos) FIGURA 7.27 Diagrama de representacién con ilustraciones y texto (procedimiento para orientacién e informaciin al piblico).CAPITULO 7 FIGURA 7.28 Procesamiento Selecein de pedido. Libro mayor yy | general | Sistema de : procesamiento Documento + de orden de venta deembarque detiemporeal —-T- | Basede | datos de ¥ | mercadotecria Fecturas 1 2 3 4 Sistema de procesamiento | de solicitudes de cotizacién 4 | y y Inventario de | pedidos pendientes Analisis \ Seat de las ventas yfatantes Departamento de Departamento Planificacion de la de Mercadotect Produccién lebury y Willian A. Wineeler I ‘Tomado de Johansson, Henry J, Pattick McHugh, A Jon Pet Reingenieria de procesos de negocios, Limusa, México, 1995, Estado \ de cuenta del cliente | Departamento de Crédito La utilizacién de una u otra norma, o bien su combinacién, depende de las necesidades que se deban satisfacer en el momento de desarrollar el trabajo de la diagramacién administrativa,Procedimientos y procesos |” sconane eu 1,2 Up_eWUBLIO ap eWARS' jap Je1Ba]U} OYUALWEUODUNY fap ORPOW,CAPITULO 7 Secretaria de Relaciones Extetiores peeieh es dae Denominacién Descripcion de procedimiento (5) Hojgnim, de (3) Procedimiento:Expedicién de pasaportes eae {8 Coleaiin de (4) Fecha: Procedimiento SREEP a ()InTERVIENEN ig ACTIVIDADES: FORMA umuizaoa acthidad (Nim. de eran ete Sondesenedes Ventana ge seaumentoe fettudador Fawgala Piet Module de 01-0) Solita informacion reerente la expediién de pasapores. 02 0) Proparciona Solicitud pare expediién de pasaportes Solicitud para 6) Enttega forma on la que se indian los requlstos para la expedieidn de (con de un pasaporte, pasaporte 030) Eiabora"solictud..“yla adjunta a los documentos siguientes: “Acia de nacimlenio Credencial (de trabajo o escola) Stes varon en edad ita (artila SMN) e Ses mujer casada, luda odvorcada (acta de matrimonio, ‘defunciono dvorlo) + Sies meno de edad permiso de los padres o tutor bj Entrega“soltud’y decumentacion ale ventanila de verifcackin ae soictudes, 04 a)Verifia"solctudy documentacisn. 5) Entrega tlonare para pasos subsecuenteseindica ventana sdeatencion siguiente 05 o)Ancta nombre completa en el talonaio, ‘}pasaa a ventanila de documentory hace entega de la 5 “Folica "y documentacon comespondient. 05. e)Revisa documentaion y ‘solitude imprime ena misma huella actor da indice derecho de saletant. ‘)Desprende tien de vetaila de documentos 6 inca ea de pag por derechos entegecon cl tlonao, robot) documentacon (07) aude caja cortespondlent ypaga por concepto de derechos la contidad de $800.00, yeas pot (08 apRectbe $800.09 por pago de derechos a ‘Desprende lan depagoy sls okantes ‘ina pasr a fowgeta, 08. o}Aeude ala fotogatia ° 10 9} Toma fotografia indica nimero comespondiente pararecogeda {nunta numer, solta docamentaionyanexs os indies posal ventana Ge recep de documenta. 11) Acude vertnila de recepcin de documentos y hace ent ‘de documentacién correspondiente. " ae 12. @)Recbe documantacin e indica hora para pata ala ventanila ‘a de entrega de pasaportes. 1S. evga ventana ce enrege ce pasapores en espera ce a 14 @) Por medio deatavoces anuncian el nimero de ventaila en om local es solctante tiene que pasar 8 recoger su pasaporte 15. a}.mprime en pasaportes huella digital 5 Dy Firmay rece pataportey seta Bependencta responsable ‘probs Poesto FIGURA 7.30 Diagrama matricial (procedimiento para trémite de pasaporte)Produccién | | Control | decalidad Decision si Empaquetado Almacén, FIGURA 7.31 Maquila de ropa (utilizando ta simbologia 1S0-9000), Procedimientos y procesos ressve | etomin |_| EO Recoleceiin dedatos, FIGURA 7.32 Estudio para modificacién de estructura orgénica (utilizando la simbologia DIN).CAPITULO 7 = opeunmuiar opnpolg ‘vonozyeanay 210100105 01 wpoorddy dais-Aq-dais y ‘uoneziuebi9 ay) Suysoulbuaay ‘Kayyo¢ ssjeujuuar ~ anbiequg ouewuanur ap argued sewnd seuaren, uoronpoid | mes \ ® upponpoid ‘ap ewes6ord « uopanpoid ej apjonuoy a x eueuinbew posh, +(ex1ew 2a-uopinog, 41d exBojoquuls e| opueztinn) ojnaqe UN ap UoFINPOLd €€2 yuNOld “p66. Ss21g Aajend) 2ds¥ ‘Sax4NeMIW jeuuamo7 ap opewol soperpycs = a sounsy \< nap) afeusrewiy : soromeap uppewon —\__|saiopBanoig sfeuarewye + | __ | ap PmIpHOS reansey = * ® soueusnvl 9p sayevateuiop upewojut | sapevoreus )_ ONREIAOW / spopuen « ‘oppor | wppeuesboug smers9apso18a : E uppoapoid > speuoasProcedmints y procesos FIGURA 7.34 solicitud de informacién, de productos (utilizando fa simbologia de! DIF Gane & Sarson). <>! adientes Herramienta de aprendizaje Para visualizar un procedimiento completo en el formato y con Ia simbologia de més uso en las orga- nizaciones, se incorpora un ejemplo con el procedimiento “solicitud de vacaciones” en el formato tabular en el cual se utiliza la simbologfa de la norma ANSI (diagramacién administrativa) (figura 7.35).==.) capiTULo 7 FIGURA 7.35.2 MARCO CONCEPTUAL Nombrede a organizacion |_| Fecha a] | | | | Pagina Toei | Mansi organ | susiuyea | (general oespectfico) | | Pagina | De | De fecha | | | Pracedimiento solicitud de vacaciones" | “objeto | c jestionar oportunamente las solicitudes de vacaciones de los empleados de la ‘organizacion. 2. Area de aplicacién o alcance Todas las dreas de la organizacién. 3. Responsable Jefe del departamento de recursos humanos. 4,Politicas || =Lasolicitud de vacaciones debera presentarse al departamento de recursos ‘humanas con 30 dias de anticipacin ala fecha consignada en el programa anual de vacaciones. | +Sélo ol intaresaclo puede tramitar sue vacaciones 5.Concepto | Forma utilizada LS.RH.004.09 | | Hlabors | Revis6 Autoriz6 clavebrocedmienos y process DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO | Nombredelacrganizacién |_| Fecha —_ | Pégina de | | | Manual de organizacién Sustituye a | | (General o espectico) | Pina | io | | De fecha | | | | Procedimiento solicitud de vacaciones No.OPERACION RESPONSABLE(S) _DESCRIPCION 1 Interesado Elaborar una solicitud de vacaciones y memoréndum (original y copi 2 Interesado ‘Acude aentregar documentos | 21 Jefe inmedioto Recibe la solictud de vacaciones y acuse de recibo | 22 Interesado Integra aarchivo personal 3 Jefe inmediato Revisa la solicitud, Si cumple con los requisits la turna al jefe de recursos humans; sino, aregresa para correccion 31 Interesado Revise, cortige la solictud y reenvia solicitud al jefe inmediato 32 Jefe inmediato Recibe la solicitud | 33 Jefe inmediato Revisa correciones | 4 Jefe inmediato Envia la solictud al jefe de recursos humanos con un | | ‘memoréndum (archiva a copia) 5 Jefe de Rec Humanos — Recibe solicitud y memoréndum 6 Jefede Rec Humanos Archiva el memoréndum z Jefe de Rec. Humanos Compara la solictud de vacaciones con el programa anual de vacaciones | 8 Jefe de Rec. Humanos Autoriza el periodo de vacaciones 9 Jefe de Rec. Humanos.Enviaautorizacién por fax | 9a Jefe inmediato Recibe la autorizacion 10 Jefe inmedito Envia autorizacionalinteresado " Interesado Recibe la autorizacion | Flabors Revisé Autoriz6 | Clave FIGURA 7.35.bcartruto7 DIAGRAMA DE FLUJO | JEFE INMEDIATO ‘SPEDE RECIRSOS Flaborasolicitud de Me] oe l a ‘Acude alla oficina |__| Recbetasotind | [ae] del jefe intermedio |__devacaciones wae ee | integra archivo | [personal _—— FIGURA le ee Documentos Compara solicitud con el programa de vacaciones. a [2] haeINTERESADO | Recteautorzacisn |*—— | JEFE INMEDIATO —_ Recibeautorizacion Procedimientos y procesos | JEFE DE RECURSOS HUMANS Lz ‘Autoriza period de | vacaciones Enviaporfax | autorizacion A ee FORMATO LS. RH. 004.09 SOLICITUD DE VACACIONES Periodo OBSERVACIONES: (12) _ FIGURA 7.35.€ Autorizé: (11)[ES cariruvo 7 wwstmUcTVO Nombre del organizacién | Fecha | | | Pina be | Mena de pocdineos | Sustaye | | jeneral o especifico) o a | Pagina De | | Defecha Procedimiento*solictud de vacaciones" | 12. Instructivo para el llenado de la forma"solicitud de vacaciones" No.dereferencia Titulo que identifica | 1 | 2 Nombre | 3 Puesto 4 Adscripcién | 5 Nombre de la unidad | 6 Clave | a Plaza 8 Periodo 9 Elabord 10 Revisé " Autoriz6 12 Observaciones | Blaboré | Revisé FIGURA 7.35.f Instrucciones para su lenado Fecha y niimero de pagina Se anota a fecha de elaboracién y nuimero de hoja Se anota el nombre del solcitante Se anota el puesto del solicitante Indicacién de la adscripcién del puesto en la organizacion Se anota el nombre de la unidad especificaa la que pertenece el solictante ‘Se anota el ntimero de identificacién (clave) del solicitante Se anota el tipo de plaza que ocupa el solicitante Fecha de inicio y termino del periodo vacacional Se anota el nombre y firma de la persona que revisé Se anota el nombre y firma de la persona queautorizs Anotaciones sobre aspectos percibidos | Autoriz6 Herramientas de evaluacion y control Para evaluar el efecto de disponer de procedimientos se utilizan las siguientes herramientas: * Un istado con ta cobertura de los aspectos organizacionales que deben considerarse para garan- tizar su eficacia (check list) * Indicadores para diagnosticar su comportamiento. & Check list L stan definidos los procedimientos para llevar a cabo el trabajo? 2. {Estén documentados estos procedimientos? 3. {Quién es el responsable de elaborar los procedimientos?14, 15, 16. 17. 18. 19. 20. 21. 21. Procedimientos y procesos {Que otras dreas intervienen en su preparacién? {Se brinds capacitaci6n a todas las reas de la organizaci6n para la aplicacién correcta de los procedimientos? Utilizan algtin recurso de software para el disefio y elaboracién de los procedimientos? @Recibi6 usted capacitacién espectfica para su elaboracién, aplicacién o ambos? {Existe alguna relacién entre el nivel técnico del personal y el disefio de los procedimientos? {Se sigue un modelo de otra organizacin o se hacen internamente? {Se toman en consideraci6n esfuerzos anteriores? . Bxiste un documento que sirve como gufa para elaborarlos? . {Se dispone de una metodologfa para su preparacién’? . {Los procedimientos incorporan: ) objetivo del procedimiento? b) areas de aplicacién? ©) tesponsable(s)? ) politicas © normas de operacién e) concepto? f) control? 'g) descripcién de las operaciones? h) diagrama de flujo? i) formularios o impresos? {) instructivos? &) glosatio de términos? D) otros? {Han permitide a la organizacién sistematizar el manejo de informacién? {Han contribuido a elevar la calidad del trabajo? {Cémo se transmiten los procedimientos a la organizacién? {Qué estrategia se sigue para la implementacién de procedimientos? cExiste correspondencia entre la estructura organizacional y los procedimientos? {Los procedimientos forman parte de un proceso? {Cémo se relacionan? {Con cuales de los siguientes elementos existe comespondencia?: @) Objetivos. b) Politicas. c) Programas. d) Sistemas. e) Estrategias. ~ Otros. ._.Los procedimientos incluyen los formularios requeridos para su aplicacién? {Los form s empleados en los procedimientos son acordes con las necesidades de la organizacién? 4Se dispone de un mecanismo para el anilisis de formularios? {Cémo se disefian los formularios? Describalo brevemente. . {Qué se toma en cuenta para el disefio de formularios? a) Fina b) Uso. c) Otros. {Qué se considera en su composi 44) Uniformidad del trazo. b) Divisin modular. dad.er 28. 29. 30. 31 32. 33. 34, 35, 31. CAPITULO 7 ©) Claridad. d) Distribucién de datos. €) Jerarquizacién. Jf) Saturacién. 'g) Movimiento. ‘h) Ritmo. i) Imagen residual. J) Otros. {Qué recursos se utilizan para el disefio? {Quin produce los formularios disentados? (Es rentable para la organizacién el costo de impresién de los formularios? (Existe un catdlogo de formularios? {Quign es el responsable del anilisis, disefio y control de formularios? {Permiten los procedimientos una mayor y mejor interaccién de las dreas y niveles jerdr- quicos de la organizaci6n? {Con qué periodicidad se revisan los procedimientos? A quién se designa para mantener actualizados los procedimientos? {Cémo se transmiten los cambios que se introducen a los procedimientos? {Qué aspectos se toman en cuenta para la revisén de procedimientos? a) Propuesta de un area especffica. +) Como parte de un programa de mejoramiento. c) Solicitud de los receptores de los productos y/o servicios. d) Instrucciones de la alta direcci6n. e) Al seguir el comportamiento de organizaciones andlogas © lideres en el campo de trabajo. ) El resultado de cambios en el entorno. g) Cambios en la organizacion. i) La modificacién del objeto de la organizacién. i) La firma de tratados y/o convenios. ) Cambios en el enfoque estratégico de la organizacién. #) El cambio de tecnologia de apoyo. D) La desincorporacién de dreas. m) La descentralizaci6n de productos y/o servicios. 1) La fusi6n de la organizacién, 0) Alianzas estratégicas. p) La integraci6n de la organizacién a un corporativo. 4g) La peticin de su grupo de filiacién. 1) Sugerencia de una unidad de mejoramiento admi 8) Cambios en la estructura del 6rgano de gobierno. 1) Resultados obtenidos en un periodo. {Con qué procesos y estrategias se origina la actualizacién de los proce estudios organizacionales? a) Reingenieria. b) Simplificacin administrativa. ) Reorganizacion. 4d) Autoevaluacién. e) Anilisis de estructuras. J) Servicio a clientes. ‘¢) Benchmarking. A) Control total de la calidad. istrativo o consultor independiente, nientos en otros39, 40 4. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48, 49, 50. Si. iw Indicadores de proces Procedimientos y procesos [REESE i) Empowerment. j) Anilisis de sistemas. ) Estudios de viabilidad. 1D) Estudios de factibilidad. m) Anilisis de costo-beneficio. n) Otros. {Son los procedimientos una herramienta para mejorar el capital intelectual de la organiza cin? @Considera usted que los procedimientos contribuyen con el proceso de toma de decisiones? {Bxiste alguna relacién entre un manual de procedimientos y un manual de calidad? {De qué manera los procedimientos inciden en el logto de los resultados esperados por la organizacién? {Es el binomio proceso-procedimiento un mecanismo de estrategia? {Son los procedimientos la infraestructura de los procesos? Explique su respuesta. {COmo contribuyen a fortalecer la cadena de valor? {Han mejorado Ios indicadores de desempeiio a partir de la utilizacién de procedimientos? (Ejerce alguna infiuencia el empleo de procedimientos en las condiciones de trabajo exis- tentes? {Diria usted que los procedimientos constituyen un elemento que puede hacer mas compe- titiva a la organizaci6n? Explique su respuesta {De qué manera influyen en la ejecuciGn del trabajo? {Cudll es la actitud de la organizaci6n en cuanto al empleo de procedimientos? {Qué estima usted que necesita la organizacién para mejorar los procedimientos existentes? nientos — Indicadores cualitativos Forma en que s Manera en que dan una orientaci6n l6gica a las acciones. Nivel en que establecen la secuencia de las acciones, Modo en que racionalizan el esfuerzo. stematizan y ordenan el trabajo. — Indicadores cualitativos Procedimientos aplicados Procedimientos definidos Procedimientos aplicados Procedimientos actualizados Procedit ntos actualizados Total de procedimientos — Procedimientos aplicados Areas de la org: Procedimientos sustantivos icin Total de procedimientos