| PROCESO: CONTROL INTERNO Y EVALUACION Be _ FECHA DE VIGENCIA: FORMATO: ACTA DE REUNION DE 7 | : 01 | | APERTURA AUDITORIA INTERNA veneow _ t | "| PAGINA: 1 de 2 PROCESO: — a | DEPENDENCIA AUDITADA: ot ] —_ AD du wero dat “tw AB. HORA DE INICIO: Qo = [LUGAR cicin Juridica | NORADETERMINAGION: 44). ‘.ASISTENCIA : — = _ | La reunion de apertura contd con los siguientes funcionarios: | Por parte del proceso auditado Por parte del Equipo de Auditoria = yaniis Marve eludut | 2.PRESENTACION: | Se llevé a cabo la presentacién de cada uno de los funcionarios que participaran y/o atenderan como designados las visitas de Auditoria como faciltadores y articuladores de la informacion requerida para su desarrollo. Designando aSndy (ohuas Mead. como enlace (s) entre el auditor y el equipo auditado, Luego se explicé por parte del auditor el contenido de! plan de trabajo, en cuanto a; Metodologia de | seguimiento y el término previsto para la ejecucion de la Auditoria. |.PROPOSITO Y OBJETIVOS DE LA AUDITORIA: | que involucra los siguientes objetivos especificos: = (Os = Reports Seook.PROCESO: CONTROL INTERNO Y EVALUACION ee FECHA DE VIGENCIA: FORMATO: ACTA DE REUNION DE | veRSION: 01 APERTURA AUDITORIA INTERNA PAGINA: 1 de 2 | 4CONTROL DE REGISTRO DE LA ASISTENCIA A LA REUNION DE APERTURA: Nombres y Apellidos Proceso al que Pertenece y/o Dependencia eMsto wow ssa Suita LAndses iat Opa Juiduca. rrdy toluas vuedo! _asidsca, Jones Hostinat | dowtro _ inferredR E.S.E. Hospital Departamental San Rafael De Fundacién SSD Nit. 891.780.008-7 cree ‘Tu Salud En Nuestras Manos INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO PROCESOS AUDITADO: PROCESO DE CONTRATACION [AUDITORIA N°: 1 FECHA: FEBRERODE201I8 LUGAR DE REALIZACION: OFICINA DE JURIDICA 1, OBJETIVO DE LA AUDITORIA Verificar el cumplimiento de la normatividad legal en el proceso de contratacién del Hospital San Rafael de Fundacién. 2. ALCANCE Revision de lista de chequeo entregada, estatuto de contratacién del Hospital San Rafael de Fundacién y demas leyes relativas a contratacién publica, revision de Proceso de contratacién, soportes de contratos, reportes SECOP 3. METODOLOGIA Dando cumplimiento al alcance de la auditoria, se desarrollaron las siguientes actividades: + Reunién de apertura. «Entrevista a la Jefe de Area y personal responsable de cada subproceso o informacién requerida en la auditoria. + Revisi6n de contratos. = Verificaci6n de soportes documentales, actividad desarrollada antes y durante el proceso de auditoria. * Revisi6n contratos en el SECOP. gerencia@hospitalsanrafaeldefundacion.gov.co calle 16 No. 52-46 salida a Valledupar tel 4140124.E. Hospital Departamental San Rafael De Fundacién Nit. 891.780.008-7 ‘Tu Salud En Nuestras Manos + Reunién de cierre, exponiendo los principales hallazgos. * Presentacién de informe, del cual se hace llegar copia a la gerencia de la ae 4, HALLAZGOS (FORTALEZS Y OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO): Los hallazgos que se pudieron observar en la auditoria realizada al proceso de contratacién se encuentran los siguientes: * No se evidencia la existencia de procedimientos documentados para la ejecucién del proceso contractual, sin embargo se cuenta con una lista de chequeo basica. * No se evidencia sustento de planeacién para la actividad contractual. + No se evidencia el presupuesto y compras a realizar, las cuales debié conocer la oficina de juridica. * Nose evidencia en su totalidad las actas de finalizacién de los contratos. * En cuanto al estudio de conveniencia no se evidencia un andlisis de conveniencia exhaustivo de la necesidad. Dentro de las fortalezas se evidencia: * Orden en la documentacién lo que se hace que sea facil encontrar los documentos. * Los soportes en cuanto al CDP y RP estan debidamente registrados en cada contrato. + La documentacién basica est4 completa en su gran mayoria. gerencia@hospitalsanrafaeldefundacion.gov.co calle 16 No. 52-46 salida a Valledupar tel 4140124BR E.S.E. Hospital Departamental San Rafael De Fundacién: SSR ‘Nit. 891.780.008-7 Tu Salud En Nuestras Manos 5, RECOMENDACIONES « Implementar la nueva lista de chequeo sugerida por parte la oficina asesora de control interno, la cual est mas completa, para de esa forma tener la documentacién necesaria en cada contrato. * Presentar informe financiero una vez termine la ejecucién del contrato. + Se recomienda establecer un comité evaluador de propuesta, * Se sugiere que el asesor juridico conozca las necesidades tanto del personal como de adquisicién de elementos para que pueda ser anexado el presupuesto al contrato. © Completar soportes de contratos. © Importante realizar la publicacién en el SECOP de los contratos, junto con el acta de terminacién y con el respectivo informe por el supervisor del contrato de satisfaccién. ‘+ Realizar la foliacién de los procesos de contratacién. * Crear un comité de planeacién-contratacién; con el propésito de que en la proceso de la contratacién, se identifiquen las diferentes etapas, insumos necesarios, responsables, posibles riesgos, entre otros aspectos que permitan una mayor eficacia y eficiencia al momento de realizar estudios previos y de mercado adecuados con el fin de precisar el objeto del contrato y las obligaciones mutuas de las partes. KARIME MARTINEZ MELENDEZ Oficina Asesora de Control Interno. gerencia @hospitalsanrafaeldefundacion.gov.co calle 16 No. 52-46 salida a Valledupar tel 4140124THOIA DE RUTA FORMATO DE CONTRATACION. [NOMBRE CONTRATISTA JORDEN DE PAGO IN-CONTRATO IFECHA DE SUSCRIPCION JOBJETO CONTRATACTUAL |VALOR DEL CONTRATO [DURACION [TIPO DE CONTRATO. [cHEQUEO DE DOCUMENTOS Si [NO N/A [FECHA w [SOLICITUD DE NECESIDAD. |comizaciones [SOLIGITUD CERTIFICADO [DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL [CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD_ [ESTUDIOS PREVIOS |SOLICITUD DE OFERTA [OFERTAS PRESENTADAS [REGISTRO PRESUPUESTAL [ACEPTACION DE OFERTA FORMATO DE HOIA DE VIDA [CERITIFICACIONES DE EXPERIENCIA POUZA. [ACTA DE INICIO [ACTAS PARCIALES IRECIBIDO A SATISFACCION IINFORME DE ACTIVIDADES [INFORME DE INTERVENTOR. [FACTURAS [CUENTAS DE COBRO PAGO DE SALUD [ACTA DE LIQUIDACION, ‘OBSERVACIONES GENERALES [ELABORA: Oficina Asosora de Control interno,PROCESO: CONTROL INTERNO Y EVALUACION zz FECHA DE VIGENCIA: FORMATO: ACTA DE REUNION DE | VERSION: 01 CIERRE DE AUDITORIA INTERNA. PAGINA: 1 de 2 DEPENDENCIA AUDITADA: if CIA AU Contrata usa HORADEINICIO: — g. 99 KM HORA DE TERMINACION: 40 00 4... 4, ASISTENCIA : La reunién de cierre conté con los siguientes funcionerios: Por parte del proceso auditado \ Por parte del auditor Vavine Massing Helordis. | 2. AGRADECIMIENTO: Se agradecié al (los) lider (es) del proceso(s) y a los funcionarios de la(s) dependencia (s) auditada, por la disponibilidad de los recursos fisicos y logisticos que fueron solicitados para realizar el trabajo y por disposicién del personal que fue requerido en las evaluaciones, que fueron realizadas. ‘3.HECHOS RELEVANTES: El auditor presenta los hechos mas relevantes (fortalezas y debilidades), encontrados en desarrollo de la Q ausitoria: moliste “4.:PLAN DE MEJORAMIENTO: El (los) responsable (s) del (los) proceso (s) evaluado (s) enviaré (n) el plan de mejoramiento propuesto a la Oficina de Control Interno el dia del mes del afio segiin el formato establecido (Plan de Mejoramiento) 5, INFORME DE AUDITORIA: Finalmente se informé que se procederé a la entrega del informe final de la auditoria intema el dfa_AG-_ delPROCESO: CONTROL INTERNO Y EVALUACION Ee FECHA DE VIGENCIA: FORMATO: ACTA DE REUNION DE | versiON: 01 CIERRE DE AUDITORIA INTERNA PAGINA: 1 de 2 mes Ov delafio_ To 4B. yon (Jefe de ofic. Control interno y evaluacién) Lider del Proceso Auditado e