GUIA TECNICA COLOMBIANA =>. (@) icontec GTC-ISO/TR ~ 26122 201-9 INFORMACION Y DOCUMENTACION. ANALISIS DE PROCESOS DE TRABAJO PARA REGISTROS E: INFORMATION AND DOCUMENTATION. WORK PROCESS ANALYSIS FOR RECORDS CORRESPONDENCIA: esta guia es una adopcién idéntica (IDT), respecto al “DESCRIPTORES: ands dc os procesos de Vabaj; ceacentagewomeaptura = registros; control - registros; analisis funcional andlisis Secuenciall Lcs:01140.20 © Mes: © icontec coLomers ARCHIVO ‘GENERAL DE LA NACION erechos. Ninguna pare de esta publcacén puede sar repreducida 0 utlzada © per cislguier meso, decténic © mecinica incuyanso fotocopado y igo por eset del editor. Eaitada por ICONTEC Apartado 4257 Bogoti, DC -Tel (s70 6078888 Prohibida Sureproduccian l Editada 2014-120PROLOGO EI Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificacién, ICONTEC, es el organismo nacional de normalizacién, segtin el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de caracter privado, sin animo de lucro, cuya Misién es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccidn al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del pais, para lograr ventajas competitivas en los mercados intemo y externo. La representacién de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacién Técnica estd garantizada por los Comités Técnicos y el perfodo de Consulta Publica, este titimo caracterizado por la participacin del publico en general. La guia GTC-ISO/TR 26122 fue ratificada por el Consejo Directive de 2014-11-19. Esta norma est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales A continuacién se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta guia a través de su patticipacién en el Comité Técnico 189 Archivo. Gestion de documentos de la STN del Archivo General de la Nacién. ARCHIVO DE BOGOTA . ARCHIVO GENERAL DE LA NACION BP DOCUMENT COLVSTASAS DEPARTAMENTO DE LA PROSPERIDAD. SOCIAL GESTION DE SEGURIDAD ELECTRONICA -GSE S.A- | INDEPENDIENTE - JHON FREDY GONZALEZ INDEPENDIENTE - OSCAR JAVIER ALMANZA. - ; INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTIN CODAZZI MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO. PUBLICO . MINISTERIO. DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES P & Z SERVICIOS LTDA. . SECRETARIA NACIONAL DE PLANEACION UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE. COLOMBIA UNIVERSIDAD DE LA SALLE UNIVERSIDAD DE LOS ANDES: UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Ademds de las anteriores, en Consulta Publica el Proyecto se puso a consideracion de las siguientes empresas: AMERITEC ARIAS CONSULTING ASCOLBI BANCO DE LA REPUBLICA CAMARA DE = COMERCIO. «DE. BARRANQUILLA COLEGIO AMERICANO DISARCHIVOS ECOFILM ECOPETROL EMPRESA DE RECURSOS TECNOLOGICOS §.A. ESP ERT. ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA -ESAP- FINDETER FUNDACION UNIVERSITARIA INPAHU GRUFO ASDINDEPENDIENTE - ADDY ANDREA RODRIGUEZ _ INDEPENDIENTE - ADRIANA ORDONEZ INDEPENDIENTE - ALBA CLEMENCIA HENAO INDEPENDIENTE - ALEJANDRA OROZCO INDEPENDIENTE - ALEXANDRA CELIS AVILA INDEPENDIENTE - AMANDA SANCHEZ INDEPENDIENTE - ANDRES ALEXANDER VEGA ; INDEPENDIENTE - ANGELA MARIA RINCON INDEPENDIENTE - ANGELICA ELEJAL INDEPENDIENTE - ANYELA RODRIGUEZ INDEPENDIENTE - AURA RINCON INDEPENDIENTE AURELIANO HERNANDEZ INDEPENDIENTE - CARLOS ANDRES MUNOZ INDEPENDIENTE - CARLOS ANDRES PINO INDEPENDIENTE - CARLOS NEIRON PUENTES INDEPENDIENTE - CESAR ALBEIRO MOTOYA . INDEPENDIENTE - CLARA INES ROMERO INDEPENDIENTE - CLAUDIA CAMACHO, INDEPENDIENTE - DAVID ANDRES CORRALES INDEPENDIENTE - DIANA VIVET PRIETO INDEPENDIENTE DIEGO ANDRES CAMPOS: INDEPENDIENTE - EDGAR MAURICIO GONZALEZ INDEPENDIENTE - EDWIN ALONSO SOSSA INDEPENDIENTE - ENNIO PRADA INDEPENDIENTE - ESMERALDA QUINTERO INDEPENDIENTE - FRANCISCO SERRATO INDEPENDIENTE - FREDDY JARAMILLO OROZCO . INDEPENDIENTE - JAIRO ALEXANDER PENA INDEPENDIENTE - JAVIER IBAN UMANA INDEPENDIENTE - JORGE A. MONTOYAG. INDEPENDIENTE - JOSE EFRAIN FORERO INDEPENDIENTE - JOSE LEONARDO CALDERON : INDEPENDIENTE - JOSE MAURICIO VARGAS INDEPENDIENTE - JUAN OTTO MELO INDEPENDIENTE - LUZ MARINA RODRIGUEZ INDEPENDIENTE - LUZ MARY VARGAS INDEPENDIENTE - LUZ MIREYA GOMEZ INDEPENDIENTE - MARIA DEL CARMEN TRILLERAS . INDEPENDIENTE - MARIA DORA SUAREZ INDEPENDIENTE - MARIA EUGENIA SANDOVAL 2 “ INDEPENDIENTE - MARIA HELENA GOMEZ INDEPENDIENTE MARIA — LUCILA ZAMBRANO) | INDEPENDIENTE - MARIA SOLEDAD RIVEROS INDEPENDIENTE - MARLY YOLIE QUINTANA INDEPENDIENTE - MARTHA HELENA ARANGO. INDEPENDIENTE - MARTHA PATRICIA VARGAS MORENO INDEPENDIENTE - MONICA BERNAL INDEPENDIENTE - NANCY GALLO INDEPENDIENTE - NAYIBE SOACHA INDEPENDIENTE - NIDIA PATRICIA ESPINDOLA INDEPENDIENTE - NARANJO INDEPENDIENTE - NOHORA YEMID QUITIAN INDEPENDIENTE - NOHRA PATRICIA VELA INDEPENDIENTE - NUBIA ESPERANZA CORTES INDEPENDIENTE - NURIAN OMAIRA ROJAS INDEPENDIENTE - ROSMY YESENIA VILLAMARIN INDEPENDIENTE - RUBEN DARIO YAIMA INDEPENDIENTE - RUBENUID ROMERO INDEPENDIENTE - RUTH SANCHEZ INDEPENDIENTE - SANDRA ELIANA RUIZ INDEPENDIENTE - SANDRA LILIANA RONCANCIO INDEPENDIENTE - SANDRA SIERRA INDEPENDIENTE - TRINIDAD ROJAS __ INDEPENDIENTE - VIANNEY LUCIA GARZON INDEPENDIENTE - YOLANDA RANGEL INVERSIONES AJOVECO MINISTERIO DE COMERCIO INDUSTRIA Y TURISMO MINISTERIO DE INTERIOR Y JUSTICIA MINISTERIO DE TRANSPORTE ORGANISMO | NACIONAL DE ACREDITACION DE COLOMBIA -ONAC- PASSWORD LTDA. PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION SIDEIN NINFA MERCEDESSOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHMISTAS UNIVERSIDAD DEL NORTE SOFTWARE INTEGRADO UNIVERSIDAD DEL QUINDIO SUPERINTENDENCIA DE SALUD UNIVERSIDAD EXTERNADO SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA PUBLICOS THOMAS MT] -MANEJO TEC. DE INFORMACION- S.A ICONTEC cuenta con un Centro de Informacién que pone a disposicién de los interesados normas internacianales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados. DIRECCION DE NORMALIZACIONGUIA TECNICA COLOMBIANA GTCSO/TR 26122 CONTENIDO Pagina INTRODUCCION 1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACION 2. REFERENCIAS NORMATIVAS 3. TERMINOS Y DEFINICIONE: 4. EJECUCION DEL ANALISIS DE PROCESOS DE TRABAJO .. 4.1 GENERALIDADES .. 4.2 DIMENSION DE LOS REGISTROS PARA EL ANALISIS DE PROCESOS DE TRABAJO 4.3. ALCANCE Y ESCALA DEL ANALISIS DE PROCESOS DE TRABAJO..... 4.4 PARTICIPANTES Y VALIDACION 4.5 RESPONSABILIDADES .... 5. REVISION CONTEXTUAL .. 5.1 GENERALIDADES .. 5.2 RESULTADOS DE LA REVISION CONTEXTUAL .. 6. ANALISIS FUNCIONAL.. 6.4 GENERALIDADES .. 6.2 ANALISIS DE LAS FUNCIONES.. 7. ANALISIS SECUENCIAL....GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 26122 Pagina 74 GENERALIDADES 7.2 IDENTIFICAR LA SECUENCIA DE TRANSACCIONES EN UN PROCESO... 7.3 RESULTADOS DEL ANALISIS DE LA SECUENCIA DE TRANSACCIONES: EN UN PROCESO 74 — IDENTIFICACION Y ANALISIS DE LAS VARIACIONES EN EL PROCESO... 7.5 RESULTADOS DEL ANALISIS DE LAS VARIACIONES AL PROCESO . 7.6 ESTABLECIMIENTO DE LAS REGLAS QUE GOBIERNAN LAS TRANSACCIONES DE COMPONENTES IDENTIFICADAS .. 7.7 RESULTADOS DEL ANALISIS DE LA BASE DE REGLAS PARA TRANSACCIONES 7.8 IDENTIFICACION DE LOS VINCULOS CON OTROS PROCESOS.... 7.9 RESULTADOS DEL ANALISIS DE LOS VINCULOS CON OTROS PROCESOS... 14 8. VALIDACION DEL ANALISIS DEL PROCESO DE TRABAJO CON LOS PARTICIPANTES .. 8.4 GENERALIDADES 8.2 PROCESO DE VALIDACION 8.3. RESULTADOS DE LA VALIDACION CON LOS PARTICIPANTES.... BIBLIOGRAFIA DOCUMENTO DE REFERENCIA.... TABLAS Tabla 1. Jerarquia de los términos ... Tabla 2. Revisién contextual. Tabla 3. Identificacién de funciones, procesos y transacciones ...GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 26122 Tabla 4. Identificacién de la secuencia de las transacciones. Tabla 5. Identificacion y andlisis de variaciones al proceso .. Tabla 6. Establecimiento de las reglas procedimentales que gobiernan la secuencia de transacciones.. Tabla 7. Identifica nde los culos con otros proceses ... Tabla 8. Validacion del ana is del proceso de trabajo con los participantes....GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 26122 INTRODUCCION Todas las organizaciones, independientemente de su tamafio o de la naturaleza de su negocio, existen y actuan para lograr determinadas metas y objetivos. Para cumplir sus propias metas y objetives especificas, cada organizacién determinara y aplicara procesos de trabajo apropiados que constituyen el negocio de la organizacién Todas las organizaciones generan registros de sus propios procesos de trabajo. Estos registros constituyen evidencia de las metas y objetivos de la organizacién, de sus decisiones y de sus transacciones. Para entender completamente estos "registros del negocio" es necesario entender los procesos de trabajo que los generan. Este entendimiento también se puede usar para identificar los registros que se deberian generar de los procesos de trabajo y gestionarios en él tiempo como actives de la organizacién Los andlisis de procesos de trabajo para registros se llevan a cabo para determinar los requisitos para la creacién, captura y control de registros. Describe y analiza lo que ocurre en una funcién en un contexto de negocio especifico. No puede ocurrir en lo abstracto; depende de la recopilacién de informacién exacta y del entendimiento bien fundamentado, del contexto y de la misién de la organizacién El presente documento estd previsto para: = profesionales de la gestién de documentos (0 personas asignadas en una organizacién para la gestin de registros) responsables de la creacién y gestién de registros en un sistema de negocio o en software dedicado para aplicacion de registros, - _analistas de sistemas/negocios responsables por el disefio de procesos y/o sistemas de negocio, que crearan o gestionaran registros. Para los propésitos del presente documento, andlisis de procesos de trabajo incluye la lentificacién de a) _larelacién entre los procesos de trabajo y su contexto de negocio; b) [a relacidn entre los procesos de trabajo y las reglas que gobierman su aplicacién (obtenidas del entorno de reglamentacian pertinente) c) _ la separacién jerdrquica de los procesos de trabajo en sus. componentes o en partes de estos componentes: y d) la interdependencia secuencial entre procesos de trabajo separados o transacciones individuales. El andlisis de los process de trabajo para los propésitos de la creacién y control de registros sirve para - _ brindar una identificacién clara de los requisites para la creacién de registros, faciltando la captura y gestién automatica de registros a medida que se ejecuta el trabajo; yGUIA TECNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 26122 - definir vinculos contextuales de negocio entre registros, y de este modo conducir a su disposicién y agrupamiento légicos, asegurando de esta manera una documentacién clara de los procesos de trabajo, y facilitando la recuperacién, retencicn y disposicion de registros con base en el conocimiento del negocio. El andlisis de procesos de trabajo brinda soporte a la integracién de la captura de registros a medida que se ejecuta el trabajo. El procesamiento de pedidos y de cuentas, el pago de salarios, la gestién de activos, el control de existencias o los sistemas de aseguramiento de la calidad y la gestion de contratos son ejemplos de pracesos de trabajo en los cuales la creacién de registros esta integrada normalmente al procesamiento de las transacciones. La integracién de los procesos de los registros en protocolos de automatizacién aplicados a procesos de trabajo asegurara que los registros de las organizaciones sean creados, capturados y controlados sistematicamente en sus sistemas de negocio.GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 26122 INFORMACION Y DOCUMENTACION. ANALISIS DE PROCESOS DE TRABAJO PARA REGISTROS 1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACION El presente documento brinda orientacién sobre el analisis de los procesos de trabajo desde la perspectiva de la creacién, captura y control de registros, Identifica dos tipos de andlisis, a saber: a) _ elanélisis funcional (separacién de funciones en procesos), y b) _elanalisis secuencial (investigacién del flujo de transacciones). Cada andlisis requiere una revision preliminar del contexto (es decir, el entorno de disposiciones y de reglamentaciones) apropiado para el andlisis. Los componentes del andlisis, se pueden abordar en varias combinaciones y en un orden diferente del descrito aqui, dependiendo de la naturaleza de la tarea, de la escala del proyecto y del propésito del andlisis, También se incluyen orientaciones en forma de listas de preguntas/asuntos para considerar en cada elemento del andlisis Este documento describe una aplicacién practica de la teoria esbozada en la norma ISO 16489 Como tal, es independiente de la tecnologia (es decir, se puede aplicar independientemente del entorno teenolégico), aunque se puede usar para evaluar la adecuacién de las herramientas técnicas que brindan soporte a los procesos de trabajo de una organizacion. Se enfoca en los pracesos de trabajo existentes, no en faciltar el “flujo de trabajo" (es decir, la automatizacion parcial o total de un proceso del negocio, durante el cual se intercambia de un Patticipante a otro; documentos, informacion o tareas, para emprender acciones, de acuerdo con un conjunto de regias procedimentales, como se esboza en la Referencia [1] de la bibliografia 2. REFERENCIAS NORMATIVAS Los siguientes documentos referenciados son indispensables para la aplicacién de este documento. Para referencias fechadas se aplica Unicamente la edicién citada. Para referencias no fechadas, se aplica la ultima edicién del documento referenciado (incluida cualquier enmienda) ISO 15489-1, Information and Documentation. Records Management. Part 1: General. 1de 17GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 26122 ISO/TR 15489-2, Information and Documentation. Records Management. Part 2: Guidelines. 1S0 23081-1:2006, Information and Documentation. Records Management Processes. Metadata for Records. Part 1: Principles. ISO/TS 23081-2:2007, Information and Documentation. Records Management Processes. Metadata for Records. Part 2: Conceptual and Implementation Issues. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Para los propésitos de este documento se aplican los términos y definiciones de las normas ISO 15489-1 e 18015489-2; ISO 23081-1 e ISO 23081-2, y los siguientes. 3.1 Documentacién (Documentation). Conjunto de documentos que describen las operaciones, instrucciones, decisiones, procedimientos y reglas de negocio relacionados con una funcion, proceso ¢ transaccion. 3.2 Andlisis funcional (Functional Analysis). Agrupamiento de todos los procesos ejecutados para lograr una meta especifica y estratégica de una organizacién, mediante el cual se revelan las relaciones entre las funciones, los procesos y las transacciones que tienen implicaciones para la gestién de registros 3.3 Secuencia (Sequence). Serie de transacciones relacionadas por el requisito de que la ejecucién de una transaccidn posterior depende de completar las transacciones anteriores, 3.4 Anlisis secuencial (Sequential Analysis). El andlisis secuencial representa un proceso del negocio en una secuencia lineal y/o cronolégica que revela las relaciones de dependencia entre las transacciones que forman parte. 3.5 Transaccién (Transaction). La menor unidad de un proceso de trabajo, que consiste en un intercambio entre dos o mas participantes o sistemas. 3.6 Proceso de trabajo (Work Process). Una o mas secuencias de transacciones, necesarias para producir un resultado que cumpla con las reglas 0 procedimientos establecidos, EJECUCION DEL ANALISIS DE PROCESOS DE TRABAJO 41 GENERALIDADES El andlisis de procesos de trabajo para registros se emplea para recoger informacién acerca de las transacciones, procesos y funciones de una organizacién, con el fin de identificar los requisitos de creacion, captura y control de registros. Existen dos enfoques para la ejecucién del andlisis de procesos de trabajo: a) funcional b) _secuencial Antes de seleccionar cualquiera de los dos enfoques 0 una combinacién de ellos, es necesario determinar el propdsito del proyecto de registros, el alcance y la escala del proyecto, y elGUIA TECNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 26122 contexto organizacional (revisién contextual, véase el numeral 5) de trabajo que se va a analizar. 4.2 DIMENSION DE LOS REGISTROS PARA EL ANALISIS DE PROCESOS DE TRABAJO El anélisis de procesos de trabajo es la base necesaria para los procesos siguientes usados para la creacion, captura y control de registros: a) Identificacién de los requisites de los registros para documentar una funcién u otros, conjuntos de procesos: b) desarrollo de esquemas de clasificacién basados en las funciones, para la identificacion, ubicacién y vinculacién de los requisites relacionados; c) _ mantenimiento de vinculos entre los registros y el contexto de su creacién: 4) desarrollo de reglas y convenciones para denominacién e indexacién, para asegurar el mantenimiento de los registros de identificacién, a través del tiempo: 2) _identificacién de la propiedad de los registros a través del tiempo; f) _determinacién de los periodos de retencién apropiados para los registros, y desarrollo de autoridades de disposicin de registros 9) _anilisis de gestién de riesgos en el contexto de sistemas de registros; h) definicién de la proteccién de seguridad apropiada para los registros, y desarrollo de permisos de acceso y niveles de seguridad 4.3 ALCANCE Y ESCALONAMIENTO DEL ANALISIS DE PROCESOS DE TRABAJO Los dos andlisis se pueden ejecutar en diversas combinaciones y escalas, dependiendo del aleance de la tarea. El andlisis se puede dimensionar para cumplir varios requisitos, es decir, desde una identificacién y andlisis completos de todas las funciones de una organizacién, hasta ‘el andlisis micronivel de un proceso particular en una sola unidad de negocio. La escala y el nivel de detalle usados dependera de la evaluacién de riesgos de la organizacién, y del propésito de la tarea de gestion de registros. El andlisis funcional utiliza un método analitico descendente que comienza con las metas y estrategias organizacionales y puede descender al andlisis de las transacciones. Se puede usar transversalmente en mas de una organizacién (dentro de una o mas jurisdieciones), dentro de una organizacién de una divisién de una organizacién responsable de una funcién EI andlisis secuencial se puede dimensionar para analizar procesos transversalmente en la ‘organizacién entera, transversalmente en una o mds organizaciones, (dentro de una o mas jurisdicciones), 0 dentro de una divisién o una sola unidad de negocio. Se puede usar para analizar un conjunto de procesos, las transacciones que canforman un solo proceso, o una sola ‘trangaccin, hasta la propia pulsacién de las teclas, dependiendo del propésito del analisis. Para los propésitos del presente documento, se usa la jerarquia de términos definidos en la Tabla 1GUA TECNIGA GOLOMBIANA GTC-ISO/TR 26122 NOTA _Muchas jurisdiceiones usan términos diferentes para designer los niveles légicos de andlisis de uns funcién. En algunos casos, Iss jurisdicciones u organizeciones pueden preferir dentiicar niveles diferentes o acicionales en le separacién de funcién a transaccién. Tanto el niimero de niveles como los puntos en los cusles se identifican, dependen de la practice juridiccional y del aleance y la escala del propio proyecto de anélisis de trabajo. Se pueden usar terminos tales como “subfuncion’, "actividad" y ‘accion’, pero no se han emplesco en el presente doeumento, en parte para faciltr Is implementscién Tabla 1. Jerarquia de los términos Término Fuente Ejemplo 4 (en una universidad) | Ejemplo 2 (en la practica médica) Funcién 180.23081-2:2007 _| investigacién Servicios a los pacientes [Conjunto de procesos| El presente documento | Financiacién de Ia investigacién | Examen, diagnéstico y tratamiento Ge pacientes Proceso 15023061-2:2007 | Aprobacién de solicitudes de| Examen de un paciente financiacion para investigacion Transaccién 180 23081-22007 | Presentacién de una solictud de|Entrega de una recela de| financiacion pare investigaciGn _| medicamentos para un paciente Se hara énfasis en el andlisis funcional cuando se desarrolle un esquema de clasificacién basado en funciones para toda la organizacion, particularmente para identificar los niveles mas altos del esquema. Se hard énfasis en el andlisis secuencial cuando se resuelvan problemas relacionados con creacién, captura y control de registros en un solo proceso 0 en una sola unidad de negocio de una organizacion. Cuando se ejecuta un anélisis de procesos de trabajo para un proyecto de registros especifico, se deberian hacer las siguientes preguntas: El proyecto de registros concierne a a) una sola transaccién en un proceso? b) aun solo proceso en una unidad de negocio? ¢) varios procesos relacionados (un conjunto de procesos) en una divisién de una organizacién? d) toda una funcién que se ejecuta transversalmente en una o més organizaciones? e) — .Unandlisis funcional de toda la organizacion? 4.4 PARTICIPANTES Y VALIDACION El andlisis de procesos de trabajo para los propésitos de la creacién y control de registros es especifico: Describe y analiza en tiempo real los procesos que ocurren en las organizaciones, y depende de que se recolecte informacién exacta. Los participantes en los procesos de trabajo son una fuente clave de esa informacion y una referencia importante para la validacién de su exactitud La revisién del rol de los participantes en un proceso (por ejemplo, las descripciones de los cargos) también facilita el andlists de procesos de trabajo. La naturaleza de su participacién (por ejemplo, asesoria y orientacién, autorizacién, procesamiento, evaluacién, auditoria) pueden indicar etapas.en el proceso, al igual que el punto en el que se ejecutan las etapas.GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC1SO/TR 26122 La validacién es la clave para el éxito del andlisis de procesos de trabajo, para lograr la aceptacién de los hallazgos del andlisis y la colaboracién e implementacién de las recomendaciones. La validacién depende de que los participantes confirmen que los hallazgos del andlisis son completos, exactos y confiables. 4.5 RESPONSABILIDADES El gerente de una organizacién es responsable del desempefio de la organizacién y de la forma en que ésta maneja Su negocio y ejecuta sus procesos de trabajo. La responsabilidad por los registros que resultan de los procesos de trabajo reside principalmente en el gerente al que se haya delegado la responsabilidad operativa y la rendicidn de cuentas con relacién a los negocios que se ejecutan. Los registros adecuados son esenciales para posibilitar la rendicién de cuentas, la gestion de riesgos y el seguimiento de aspectos de las responsabilidades de los gerentes. La responsabilidad por los registros que surgen de cualquier proceso de trabajo especifico incluye la documentacién de las reglas, procedimientos y directrices del negocio que gobierman e8€ proceso. El mantenimiento y actualizacién de la documentacién de las reglas de negocio y procedimientos especificos para un proceso de negocio es una responsabilidad gerencial También es una responsabilidad gerencial establecer procedimientos que aseguren que el andlisis de los procesos de trabajo se actualicen cuando haya cambios en un proceso de trabajo. En una organizacién, los individuos tienen diferente roles y responsabilidades en el tiempo, a los que se deberia hacer seguimiento como parte de la informacién contextual necesaria para asegurar que los registros que surgen de los procesos de trabajo que ejecutan sigan siendo significativos. 5. REVISION CONTEXTUAL 5.4 GENERALIDADES Todos los andlisis de procesos de trabajo deberian comenzar con una revisién del contexto en el cual la organizacién hace sus negocios, es decir, una revisién del entorno regulatorio de la organizacion, y del contexto organizacional en el que se llevan a cabo los procesos de trabajo. NOTA Para orientacién adicional cuando se lleva a cabo la revisién contextual, véase la ISO 18489-1, numerales 5, 8.42) 8.40), y el ISOITR 15489-2, numeral 32, El entorno regulatorio en el que opera una organizacién esta conformade por la legislacién nacional e internacional que tiene impacto sobre la forma en que una organizacion dirige su negocio, las reglas comerciales, las normas obligatorias, los cédigos voluntarios, los acuerdos las practicas y las expectativas de la comunidad, entre otros., que la organizacién deberia cumplir. La jerarquia de los elementos involucrados en la revisién del entorno regulatorio incluye: a) _Disposiciones legales y jurisprudencia, y reglamentaciones que gobieman el entorno especifico del sector, y el entorno general del negocio: b) _normas obligatorias ¢) _eddigos voluntarios de buenas practicas,GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 26122 d) —_cédigos de ética y de conducta: e) _expectativas identificables de la comunidad; f) — direstivas y politicas de dominio de la organizacién; y 9) reglas y procedimientos de la organizacién Para las organizaciones del sector publico, la legislacién o la politica establecen las expectativas con relacién a las funciones y procesos que va a ejecutar una organizacién particular. Para organizaciones de un sector diferente de! pubico, estas expectativas se articularén en un prospecto del negocio, en la declaracién de la misién o en una constitucién que indique para qué esta conformada la organizacién. Una revisién del contexto organizacional ubica los procesos de trabajo transversalmente al interior de una o més organizaciones. Establece la arquitectura de la funcién 0 proceso (por ejemplo, centralizado o descentralizado) y la rendicion de cuentas para el desempefio de la funci6n 0 procesos. Identifica el marco para ubicar las funciones, procesos y transacciones individuales dentro de una organizacién, y para definir cémo se relacionan entre si, un ejercicio que aleanza precisin por medio del andlisis funcional y secuencial (véanse los numerales 6 y 7) Cuando se lleva a cabo el andlisis de procesos de trabajo, la revisién contextual deberia reflejar con exactitud, al nivel mds alto, el entorno regulatorio y el contexto organizacional que autoriza el proceso de trabajo. Si el alcance del andlisis del proceso esta limitado a un proceso especifico, el alcance de la revisién contextual deberia comprender solamente las politicas, procedimientos o reglas especificas que gobieran ese proceso especifico. Por el contrario, si el alcance del andlisis de los procesos de trabajo abarca una funcién completa, el alcance de la revisién contextual correspondiente se deberia extender a todos los elementos del entomo requlatorio y del contexto organizacional relacionados La Tabla 2 presenta varias preguntas para cuando se lleve a cabo una revisién contextual Tabla 2, Revisién contextual Referencia Nro. Pregunta 1 Qué legisiecién 0 declarecién de misién gobiemma especificamente el proveso de trabalp que se revise? 2 {Qué otros requisitoslegeles tienen impacto o infuencia en ls funeién © proceso? 3 {-Bristen normas 0 reglementos oblgatorias que deban cumplir la funtion o proceso? 4 {Biisten teglementos, eésigos de conducts © de buenss préciicas pertinentes @ Ie funcién o 7 proceso(s) 5 {.Cudles son los provedimientos esperifiras que gobieman ellos) prozeso\s)? 6 {Qué expectativas de Is comunidad podrian tener impacto o inflir en uns funcién © pros es0(8)? ZEN donde estén ubeados os procescs en la organizscién (es devin, centrelzedos 0 7 escentralizados, transversales en més de uns orgenizacién o trensverssles en més de una jrisdiecibny? 5 Ate quién es responsable el gerents por os probeses de les que rnd cuentas, y con eatin Gué resultados? 6 {Qué partvipantes en is) organizaciones estén involuersdo(s) en ellos) procesos y dénde estén bieados?GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 26122 5.2 RESULTADOS DE LA REVISION CONTEXTUAL, Los elementos principales del entomo regulatorio y del contexto organizacional, en relacién con el praceso de trabajo que se analiza, estan identificados y documentados. De esta manera se ‘suministra la base para llevar a cabo el andlisis funcional y secuencial 6. ANALISIS FUNCIONAL 6.1 GENERALIDADES Las funciones se identifican en relacién con los abjetives de la organizacién. Se pueden definir como process agrupados, ya que estén dirigidos a un objetivo estratégico especifico Generalmente, las funciones deberian ser categorias exclusivas y se deberian representar solamente una vez en el andlisis, aun cuando sus procesos constituyentes pueden llevarse a cabo en varias partes de la organizacion NOTA Puede haber varios niveles jerdrquicos deniro de estos grupos, dependiendo de eémo las jurisdieciones u ‘onganizeciones decidan seperar las funciones. Estos niveles se pueden denominar subfunciones, actividades, actiones, entre otros., pero en el presente documento se denominan colectivamente "conjuntes de procesos' El andlisis funcional es una forma de andlisis descendente que comienza con los objetivos y propésitos de una organizacién, con la identificacién de programas, proyectos y procesos empleados para cumplirlos, y con el desglose de estos hasta los niveles apropiados, para mostrar las relaciones entre ellos. Se recomienda llevar a cabo el andlisis funcional en forma independiente de la estructura organizacional, ya que la funcién se puede ejecutar en mas de un lugar dentro de una organizacién, o transversalmente a varias organizaciones. 6.2 ANALISIS DE LAS FUNCIONES 6.2.1 Etapas basicas del andlisis funcional Las etapas bésicas para realizar el analisis funcional incluyen las siguientes: 2) _dentificacién de los objetivos y las estrategias de la organizacién La identificacién de los objetivos y las estrategias generales de una organizacién generalmente utiiza la revisién contextual y los instrumentos de creacién de la organizacién, sus informes publicos (informes anuales, documentos de planeacién estratégica, cuentas anuales) y la planificacién estratégica y documentacién sobre presupuesto, tal como el plan corporativo (véase el numeral §). También se deberia consultar cualquier documentacién existente que suministre un andlisis de las funciones de la organizacién b) _Determinacién de las funciones de la organizacién mediante las cuales se logran estos objetivos. Las funciones se identifican mediante la agrupacién de los procesos dirigidos a cada objetivo especifico. La determinacién de las funciones de una organizacién es una tarea de dos vias, en la que se analizan de arriba hacia abajo los objetivos de la organizacién y se investigan y analizan los procesos para agruparlos en relacién con los abjetivos y estrategias.GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 26122 °) Identificacién de los procesos de la organizacién que constituyen estas funciones, Cuando se lleve a cabo un analisis funcional de toda la organizacién, se deberian explicar todos los procesos. Los procesos, a diferencia de las funciones, pueden repetirse en el andlisis, ya que los mismos procesos se pueden ejecutar en varias partes de la organizacién, o transversalmente en mas de una organizacidn, y/o debido a que los mismos tipos de procesos se encuentran en diferentes funciones. Por ejemplo, la planificacién, el desarrollo del presupuesto, la gestion de registros de proyectos y de informacién, la implementacién y la evaluacién de post-implementacién de un proyecto son procesos genéricos que apareceran en los analisis de la mayoria de procesos de negocio relacionados con diferentes funciones. Estos procesos genéricos se diferencian entre si por su contexto de negocio especifico o por su aSociacién funcional, por ejemplo, gestiin del personal - planificacién versus gestién financiera - planificacién. Los procesos, que son especificos a la funcién, se describen en términos que también son especificos: por ejemplo, leasing de propiedades (en una organizacion con propiedades para arrendamiento) 0 insercién laboral (en una agencia de empleo). Para la recoleccién de informacién y el andlisis de los procesos se puede ulilizar el andlisis, secuencial, para identificar las transacciones que componen los procesos. Anélisis de todos los elementos que constituyen los procesos, para identificar las transacciones que componen cada proceso. Un andlisis detallado de la informacién y de los recursos necesarios para la ejecucién de las transacciones generalmente utiliza el andlisis sec uencial (véase el numeral 7) El nivel hasta el que desciende el andlisis funcional depende de la tarea. Por ejemplo, para los propésitos de clasificacién o disposicién de registros, el andlisis deber‘a identificar todos los procesos individuales que constituyen una sola funcion. Para procesos de control de registros, deberia llegar hasta la transaccién individual, o al punto en el que ocurre la creacién de los registros, La Tabla 3 presenta varias preguntas para cuando se identifican funciones, procesos y transacciones. ‘Tabla 3. Identificacién de funciones, procesos y transacciones Referencia een Pregunta {Cuales son las funciones operacionsles de la organization (es decir, squellas que cumplen Objetivas Unicos de la organizacion? {Guales son las funciones administrativas d= la organizesién que epoyan la ejecucion de les 2 funciones operacionsles? 3 {.Cémo se relacionan las funciones administrativas y operacionales entre siy con la estructura de ia orgenizacion? 4 2Quiénes son les partcipantes involueracos en el desempefio de Iss funciones scministrstves y operacionales, y en dénce estan situsdos en ls estructura? 5 {Una funeién o un orupe significative de procesos son realizados por mas de une orgerizacién en ia misms jursdictién o en una diferente? 6 {7Una funeién © grupo significatvo de proceses han sido coniratados externamente con oe organizacién? T .CuBles son los principales procesos que constivyen cada funcion operational y administrative? {Cémo s¢ relacionan estos provesos entre si? _Cudles son las transacciones componentes de cada prozeso?GuiA TECNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 26122 6.2.2 Resultados del andl is de las funciones Para un esquema de clasificacién basado en funciones, o para determinar los conjuntos de registros para disposicién, se desarrolla y documenta un modelo de representacion de los procesos de la organizacién, que visualiza las representaciones jerarquicas entre los procesos y las funciones, y las relaciones entre los procesos. Se produce la documentacién de las funciones jerarquieas, procesos y transacciones para apoyar el desarrollo de un tesauro, la denominacién de las convenciones o las reglas de indexacién . ANALISIS SECUENCIAL 71 GENERALIDADES 7.1.1. El andlisis secuencial identifica y representa la(s) secuencias de transacciones de un proceso de trabajo y sus vinculos/dependencias de otros procesos. Busca explicar cada etapa en un proceso de trabajo, y generalmente brinda una cronologia de estas etapas. La base del andlisis secuencial es identificar lo que ocurre en el proceso. El objetivo de hacer la representacién de un proceso es determinar la secuencia de las etapas, es decir, lo que se ha logrado en cada etapa antes de que ocurra la transaccién siguiente. Cuando un proceso opera a través de varias secuencias simulténeas (procesos paralelos), andlisis secuencial los lleva de vuelta a la secuencia ldgica en el punto en el que convergen Cuando ocurre mas de una secuencia en el proceso, la representacion deberia identificar tanto el punto en el que convergen muchas secuencias, como las secuencias que se deben completar antes de emprender otras. Cada transaccién componente se deberia identificar como una etapa separada. El andlisis secuencial trabaja en una escala mas pequefia que el andlisis funcional, es decir al nivel transaccional. Es especifico para el tiempo y lugar de trabajo. El analisis secuencial del proceso de trabajo establece: a) _ eldesempefio rutinario del proceso, b) _ las variaciones mas frecuentes, y ¢) la identificacién de otras variaciones (menos frecuentes, o excepciones) que requieren intervencién no normalizada (inusual no rutinaria) Para procesos de trabajo establecidos, el andlisis secuencial compara las secuencias cronolégicas existentes, contra los requisitos identificados durante la revisién contextual. Para el disefio de nuevos procesos de trabajo, el andlisis secuencial brinda la oportunidad de documentar las transacciones en relacién con sus reglas contextuales. 7.1.2 El andlisis secuencial se puede aplicar a procesos de trabajo que producen registros que se archivan como archivos de correspondencia o archivos de caso, y el andlisis se puede usar para el manejo de estos registros y procesos en el disefio de plantilas y rutas esténdar para las tareas. Tiene el potencial para el desarrollo de sistemas de automatizacién de oficinas por ejemplo, usando flujos de trabajo que integran la gestion de registros a las tareas del trabajo.