CAPITULO Il CATALOGACION CONCEPTOS BASICOS Es una actividad o tarea de la logistica que consiste en la identificacién de los articulos bajo normas o pautas establecidas, clasificandolos de acuerdo a parametros y asignandoles un-cédigo con el objetivo de darles un nico nombre. Consiste en dar a cada elemento un solo nombre, de manera tal que resulte imposible, ya sea en el presente o en el futuro, la existencia de diferentes denominaciones para un mismo elemento En este capitulo se usard el término materiales para designar de igual manera a las. materias primas, productos en proceso y productos terminados. OBJETIVOS DE LA’ CATALOGACION DE PRODUCTOS (a) Eliminar los items o referencias con varias denominaciones, debido a la variedad de proveedores, nombres que lés da el mercado, etc.(b) Capturar las relaciones de intercambiabilidad, sustitucién y reemplazo que existen entre los materiales, para evitar compras innecesarias de material, existiendo otros de reemplazo , sustitutos o intercambiables en el almacén. (c) Prevenir la emisi6n de las érdenes de compra innecesarias de materiales, que se encuentran en stock bajo distintas denominaciones, con el consiguiente gasto financiero que esto representa. (@) Prevenir la existencia de inventarios sin movimientos 0 uso al no saber que son, para que sirven y quienes son sus usuarios. (e) Mejorar los ratios de rotacién de los almacenes y evitar obsolescencias al tener los materiales plenamente identificados. (f) Mejorar la gestion de almacenes optimizando el uso del espacio fisico. (g) Agilizar la gestion de compras y abastecimiento mediante el establecimiento de estandares y normas para los materiales. (h) Homogenizacién, revision y actualizacién de las practicas relacionadas con la gestion de materiales. ETAPAS DE LA CATALOGACION De la definicién de Catalogacién se establecen las etapas o partes del proceso que hay que seguir en la catalogacion de los materiales y que se conocen como Normalizacién, Identificacién, Clasificacién y Codificacién, las cuales permiten la simplificacién de los inventarios mediante la reduccién de las variedades de los mismos que emplea la empresa. A continuacion se trataré cada una de estas etapas, de manera de dar una vision, mas 0 menos completa, de las tareas que se deben realizar, a quienes se puede acudir en busca de ayuda y como debe preparar la informacién para que sea procesada y se obtengan resultados de interés para la empresa.Normalizacion Constituye la primera etapa del proceso de catalogar y, como se ha indicado en la definicién tiene por finalidad disminuir las variedades existentes en almacenes, en base al establecimiento de normas o pautas con las cuales es posible comparar los materiales que se guardan y utiizan en la empresa. El objetivo principal de una norma, consiste en proporcionar ciertos criterios para juzgar y, mediante la comparacién, seleccionar los materiales que deben emplearse y los productos que fabricara la empresa, evitando asi las variedades innecesarias. Los criterios que hay que establecer, en relacién con materiales y productos, se refieren a marcas, denominaciones, caracteristicas, propiedades fisicas o quimicas, usos, acabado, embalaje, inspeccién o control a la que deben someterse los articulos, dimensiones, etc. los cuales permiten hacer las comparaciones y proceder a separar aquellos materiales que no concuerden con los criterios establecidos La tarea, como se puede apreciar es complicada y extensa en el tiempo pues la incidencia que tiene sobre las dependencias que requieren materiales, determina que sea un comité el que establezca las normas, el cual estaré formado por elementos de dichas dependencias, los que deben ponerse de acuerdo para aprobar cada norma o estandar, que regird el mantenimiento y la renovacién de los inventarios. Las normas que establezca el comité, permitird la simplificacién de las variedades, lo oual facilitard la reduccién del capital invertido en materiales, evitando el alto costo de posesién que la diversidad de materiales trae consigo. La empresa que no establece normas, practicamente, est dando lugar a que cada dia aumenten las variedades y por lo tanto el capital que invierte, debido a que en las adquisiciones primara el deseo del usuario de que se compren los materiales y articulos que le gustan, le recomiendan o él considera mejor, sin tener en cuenta las consecuencias que ello trae consigo para la empresa. En cambio, cuando existen normas que rigen las adquisiciones, la tendencia es la reduccién, evitando de esta manera la proliferacion de variedades y las pérdidas para la entidad por acumulacion de articulos sin movimiento y altos costos de posesi6n. Normas Las normas pueden considerarse registros vivos que eliminan el esfuerzo de repetir consideraciones para problemas idénticos. Existen dos tipos de normas: las técnicas que se refieren a tamafos, forma, color, propiedades fisicas y quimicas, y caracteristicas de ejecucién; y las gerenciales, relacionadas con reglas de operacién, practicas contables, procedimientos, etc. Al poner en ejecucién un programa de catalogacién en la empresa, existen areas a las cuales es conveniente examinar en relacién a los materiales que emplea y en las que, el establecimiento de normas permitira mayores ahorros. Cada compafiia debera determinar el o las areas importantes por normalizar en relacién con el porcentaje de dinero que est gastando 0 invirtiendo en las adquisiciones de los materiales que utiliza. Hay que tener presente que en cada empresa existe un area mas importante y que, normalmente, no son las mismas, ya que depende de la finalidad, su naturaleza y el empleo que da a los materiales el que haga destacar a un Area sobre las otras.Identificacion Como ya se ha definido, la Identificaci6n constituye la segunda etapa en el proceso de catalogar materiales y en ellas se precisan las caracteristicas primarias y particulares de cada articulo, en relacién con las generales, de manera de asegurar su naturaleza especifica y sus diferencias con otros materiales del mismo grupo; al mismo tiempo se determinara la denominaci6n que le corresponde o aquelia con ia que se le conoce en la empresa. Si el articulo fuese conocido por varias denominaciones, se elegiré aquella con la cual se le designara en la empresa, haciendo notar o inscribiendo las otras denominaciones con que puede buscarse el material, para evitar futuros errores. Muchas veces la causa de la existencia de variedades innecesarias en los aimacenes, se encuentra en la mala descripcién de la denominacién del material, y en el uso de otfos nombres o marcas, ya que existen articulos a los que se les esigna por 5 6 6 nombres diferentes. Esta es la razén por la cual debe escogerse el nombre que se emplear4 en la empresa. En esta etapa es conveniente y necesario que los especialistas de cada area 0 ‘dependencia de la empresa, colaboren con los elementos de logistica que tienen a su cargo la labor de identificacién, especialmente los especialistas de produccién o jingenieria, que en funcién de las operaciones de fabricacion, podran ayudar y aesierar la labor de identificar los materiales empleados por ellos, tanto en lo ionado con los articulos qué emplean en la manufactura, como en aquellos que requieren para el mantenimiento de los equipos, maquinarias y herramientas que San en su trabajo. El personal que tiene a cargo la identificacién ordenara los los segin la identificacién efectuada, anotara la descripcién y las cteristicas de cada articulo, agrupandolos por su similitud y por las normas jdas con anterioridad posible que, en algunos casos, la identificacién requiera de la observacion y jertcia del personal que utiliza los materiales, para definir la informacion que ser registrada en las tarjetas o formularios de descripcién, incluyendo las caciones nomalizadas que se hayan seleccionado y adoptado en la ‘a. Dichos registros evitan pérdidas de tiempo y de datos y aseguran la juacién de la tarea de catalogacion iniciada. ‘dentificacién de los materiales que, posteriormente, serén clasificados y cados, debe empezar respondiendo a preguntas que faciliten la tarea, como jemplo: al es la naturaleza especifica de este material? diferencias existen entre este y otros materiales similares del grupo? no describir correctamente este articulo en relacién con los ofros de la misma materiales estén identificados? son los materiales de mas facil identificacion? repeticiones se han encontrado en articulos conocides por diferentes pero cuyas caracteristicas son idénticas? ‘son las caracteristicas principales de este material? 2 eliminar este articulo, de acuerdo con las normas establecidas? a las normas? gEs un similar? otra forma puede encontrarse este articulo? zCon qué descripcién? consiste en el sistematico ordenamiento de todas las existenciassimilares identificadas, de acuerdo a sus caracteristicas comunes, su uso y SU naturaleza y su separacion por clases, seguin sus diferencias fundamentales. La tarea de clasificar los materiales se efectia sobre las tarjetas o listados de descripcién, producto de la identificacién, las cuales se juntan, por ejemplo, segiin la naturaleza de los materiales, prescindiendo del origen, uso final, 0 cualquier otra agrupacién, en razén de que el mismo articulo puede aparecer en mas de una de las clasificaciones posteriores. De esta manera se prevé la posibilidad de duplicidades y se esta en condiciones de detectarlas. Una vez reunidas las tarjetas de descripcion por naturaleza del material, se analizan las caracteristicas significativas y se elige Una para iniciar el ordenamiento de cada agrupacion y formar las clases que incluirén toda la variedad de articulos existentes, separados por sus diferencias fundamentales, La separacién por estas diferencias que se ha mencionado, permite la subdivision de cada clase en niveles de clasificacién mas bajos como sub clases, secciones, grupos, etc. Los materiales que no tengan significacién para la empresa seran separados en un agrupamiento especial para ver qué se hace con ellos. De esta manera la labor que se realiza se orienta hacia la simplificacién de existencias y eliminacién de variedades innecesarias, lo que facilita la reduccién de costos de procesamiento. La clasificacién de los materiales, efectuada minuciosamente, presenta las siguientes ventajas: (a) El ordenamiento en funcién de una de las caracteristicas fundamentales facilita la deteccién de los duplicados o similares. (b) Se evita la inclusion de materiales duplicados. (c) Permite que en cada clase exista un lugar para cada articulo, en funcin de sus caracteristicas fundamentales. (@) Se controla la posterior inclusion de nuevos materiales siempre se tiene presente el reemplazo que existe en almacén. (e) Facllita la agrupacién de articulos misceléneos que no son lo suficientemente importantes para justificar clases separadas ( Da lugar a trabajos preliminares que facilitan’la clasificacién final. El tiempo empleado en estos trabajos preliminares, se justifica por los mejores resultados que se consiguen y la posibilidad de dar asi fluidez en el acopio de datos y en las operaciones. (g) Permite utilizar al personal de acuerdo con su experiencia y conocimientos, de manera de hacer més segura la clasificacién asi como la identificacién y las descripciones. (h) Da lugar a una colaboracién mas estrecha entre el personal de logistica y los usuarios. Ejemplo La siguiente es una lista de algunas de las clases de un empresa del sector industrial. Clase | : Material de Ferreteria en general. Clase Il: Rodamientos, repuestos y accesorios. Clase ill :Pinturas, bamnices y otros revestimientos de proteccién, equipos pi pintar, repuestos y accesorios. Clase IV : Herramientas de mano y portatiles mecanizadas Clase V : Productos Basicos de Metal. 109 ejemplo de la subdivisién de las clases citaremos los siguientes: |: Material de Ferreteria en general clases 0 secciones: .dores: clavos, tachuelas, pernos, prisioneros, tornillos, etc. ajeria: Cerrojos, picaportes, chapas, aldabas bisagras, etc. delas, Anillos, huachas y articulos similares. cinas, pines, pasadores y articulos similares. s, soportes, tecles y articulos similares. se IV Herramientas de mano y portatiles mecanizadas mientas para aflojar y ajustar — Repuestos y accesorios. amientas de corte, calafateo y pulido — Repuestos y accesorios. amientas de extraccién, horadacién, escareo y compresién — Repuestos y ios. jientas de medicién, calibracién y nivelacién — Repuestos y accesorios. V : Productos Basicos de Metal ses 0 secciones: bres, flejes, zunchos, cables, cadenas s, varillas atinas les especiales: vigas, canales, tees anchas icacién etapa final de la catalogacién consiste en asignar ndmeros, letras u otros bolos, de manera de distinguir cada articulo por las caracteristicas que le enecen. Asignar un simbolo 0 cédigo a cada material permite diferenciarlo de los. s y evita la duplicidad o el aumento de variedades. En el proceso de catalogar materiales, la codificacién sigue a la clasificacién y constituye una labor ardua a la cual se debe estar preparado, es decir haber definido el numero de entos que tendra y cémo estaran representados en él las clases, subclases, sdenamiento e items; de igual manera haber establecido tablas de equivalencia ordenamiento alfabético o numérico y haber preparado todas las instrucciones ayudaran a la codificacion y posibilitaran la reduccién del tiempo en la gnacién de cédigos. Es muy comtin que se confunda la catalogacién con la codificacién, pues esta etapa al es la que culmina el proceso iniciado con la normalizacién y, se puede decir, © mientras no se hayan asignado los cédigos a cada articulo no esta completo el De alli que muchas empresas consideren que asignar cédigos a los les y tener listados de lo8 articulos codificados es disponer de un catalogo. la mas erroneo, pues dicha asignacién sélo constituye el paso final del proceso, 9 no todo el proceso y con ello se habra conseguido designar los materiales por simbolo arbitrario que, normalmente, no simplifica las existencias, ni elimina edades, ni unifica la designacién de materiales similares o idénticos, que es una as principales finalidades de la catalogacién para reducir costos.ificacién se presentan problemas, principalmente, en la seleccién y de los simbolos que formaran el cédigo del material, los cuales hay que prever teniendo como objetivo que la codificacién debe facilitar el procesamiento y uso de la informacién contenida en el cédigo, y debe considerar para el futuro las expansiones que puedan presentarse y la intercalacién de nuevas variedades dentro de las clases establecidas. La labor de codificar materiales demanda tiempo y personal para preparar y realizar la codificacién, sin embargo los ahorros potenciales que pueden lograrse mediante el empleo de mejores procedimientos y la mayor fluidez en el proceso de adauirir y solicitar materiales, asi como en la remisién de datos y la realizacion de las operaciones logisticas, justifican el tiempo que se dedique a codificar y el empleo del personal que tenga que hacerlo. Se ha indicado que los principales problemas que se presentan en la codificacién, se refieren a la seleccién del simbolo a utilizar y a la disposicion que se les dé dentro del c6digo que se intenta formar. Para evitar dichos problemas es conveniente conocer los diferentes tipos de cédigo que se pueden emplear y la utilizacin que de ello se puede hacer, una vez que se ha efectuado el andlisis del método que se haya seleccionado en funcién de las necesidades de informacion y del equipo de procesamiento de datos que se tiene en la empresa o que se piensa emplear en el futuro. La decision a tomar se limita a determinar el tipo de cédigo 6 simbolo que se usara y el nimero de elementos que constituiran el cédigo total de cada material, en relacion con la clasificacién que se ha realizado. Por ello es conveniente conocer los diferentes tipos de simbolos que pueden eleairse. ‘Simbolos Numéricos y Alfabéticos El cédigo puede utilizar ntimeros, letras o la combinacién de ambos, sin embargo existen preferencias por los simbolos numéricos, originadas en la mayor facilidad con que los equipos de procesamiento de datos trabajan con este tipo de simbolos. Un andlisis de estas formas de simbolizacién permitiré encontrar las ventajas de cada una, lo cual orientara al responsable de la codificacion para tomar la decisién del cédigo a emplear: Los simbolos alfabéticos pueden abarcar mas clasificaciones con una sola posicién, ya que si se utilizan todas las letras se dispondré de 26 simbolos alfabéticos. mientras que utilizando los simbolos numéricos solo se tendré disponibles 10 clasificaciones en una sola posicién. Los simbolos numéricos disminuyen las equivocaciones y cumplen con identificar con facilidad los articulos representados por el cédigo. Permiten mayor facilidad para el empleo de equipos mecanizados de procesamiento de datos y por ello son generalmente preferidos al catalogar. Colocacién u orden de los simbolos en el cédigo Los cédigos se clasifican segin la manera en que los simbolos deben ordenarse para designar la clasificacién a la cual el articulo pertenece. Entre los diferentes tipos se deben distinguirse los cédigos de grupo, de secuencia, y de block, aung cominmente puede, en la practica encontrarse la combinacién de estos tipos clases de cédigos. Cédigo de Grupo El ordenamiento de los digitos en grupos o campos, para designar las clasificacior 12efectuadas y a las cuales pertenece el articulo codificado es conocido como eédigo de grupos. En este tipo de cédigos la posicién de los digitos empleados es significativa para la clasificacion de los articulos codificados, indicando de izquierda a derecha las clasificaciones mayores 0 mas amplias, Por ejemplo, el cédigo 31 — 08 — 2467 se interpreta: Clase - 31 Sub-clase o seccién - 08 item - 2487 EI ntimero de digitos 0 posiciones en cada grupo esta limitado a una cantidad determinada. El cédigo de grupo se adapta con facilidad a los equipos de procesamiento de datos y permite separar los articulos de acuerdo a las clasificaciones efectuadas y proporcionar a la direccién datos bastante interesantes al respecto. También presenta como ventaja la facil memorizacién del significado que los nimeros tienen en cada posicién, facilitando su empleo por todos los que utilizan 0 manejan los cédigos. Como en todo tipo de codificacién se debe prever futuras expansiones en base a los néimeros no usados en los grupos establecidos. Cédigos de Secuencia Este tipo 0 clase de cédigos se identifica por la numeracién correlativa de los cédigos utilizados y son generalmente aplicados en la numeracién de formularios o documentos tales como érdenes de compra, facturas, guias de remision, etc. Su finalidad es facilitar el control y hacer posible la cuenta de todos los documentos emitidos por una simple comparacién del cédigo. Ademés permite identificar con facilidad las copias de los documentos. Cédigo de Block Cuando es necesario reservar una cantidad determinada de simbolos en la secuencia, para cada clasificaci6n de articulos se utilizan los codigos de block. Este tipo de cédigo es poco utilizado en la catalogacién de materiales y se emplea con mayor frecuencia en los cédigos contables. Por ejemplo : Cédigos Descripcion 01-49 Activo 50-79 Pasivo 80-99 Capital Tomado de : Valdés, Armando. “Administracién Logistica’. Lima, Servicios de Artes Grdficas S.A. pp. 291 - 312Lectura 1 : CATALOGACION DE MATERIALES: PRIMER PASO EN UN SISTEMA DE ABASTECIMIENTO Introduccién La gestion del abastecimiento (en una empresa, en una entidad sin fines de lucro, e una fuerza armada, etc.) tiene siempre una serie de objetives que, tratandose de la empresa, tiende al maximo beneficio para la compafila, 0, a veces, la maxima rapidez de respuesta ante una demanda del mercado; en el caso de un ejército en accién, se entiende facilmente la decisiva importancia que puede tener un correcto y oportuno abastecimiento. El primer paso para que el abastecimiento funcione realmente como un sistema, respondiendo a objetivos claros, y proveyendo un flujo de materiales acorde con otro flujo en sentido opuesto de informacién, consiste en que los materiales se encuentren correctamente identificados y catalogados. El proceso de catalogacion consiste en dar a cada elemento un solo nombre, de manera tal que resulte imposible, y sea en el presente o en el futuro, la existencia de diferentes denominaciones pata un mismo item. Mantener estos nombres duplicados significaria que, agotado determinado material, el sistema se abocarla a comprarlo, existiendo en depésitos materiales iguales, con otro u otros nombres, y bajo diferentes nimeros de identificacién, que nadie solicita por cuanto desconoce este hecho. El uso de diferentes nombres para un mismo material es tanto més probable cuanto mayor es el tamafio de la organizacién y cuanto mas tiempo haya transcurrido desde que se inicié el registro de los nombres de los materiales. En ciertos productos, es clasico encontrar 5 0 mas denominaciones, que tienen aparentemente igual vigencia en el mercado, pero de las cuales solamente una es la correcta, y a veces ninguna de ellas corresponde realmente a la norma. Es facil imaginarse cémo han ingresado estos materiales con diferentes denominaciones. Si se carece de un sistema de materiales, la denominacién se inscribe en los registros copiando, por ejemplo, el texto provisto por la empresa proveedora en su remito o en su factura; cada proveedor de un mismo material suele dar a éste un nombre levemente diferente, o totalmente diferente, de manera que s6lo un experto puede reconocer en las 2 0 mas denominaciones un mismo material. No solamente esto ocurre,'sino que, ademés, una misma frase identificatoria puede, eventualmente, escribirse modificando el orden de algunos de sus vocablos, de manera que si existe un indice alfabético de denominaciones, las 2 6 3 que inviertan algunos términos apareceran en principio como denominaciones diferentes: por ejemplo, arandela de acero diémetro 13 mm ser considerada distinta a arandela 13 mm de acero. Si cada material tiene, en promedio, 2 nombres distintos, todo el sistema logistico de la organizacién se multiplica por 2, el listado de inventario aparece abultado con doble cantidad de items, el valor de materiales en stock se abulta realmente con un exceso del 40% por sobre el nivel normal real, y se crean distorsiones muy dificiles de gobemar. Un sistema de catalogacién debe disefiarse para su vigencia posterior lo mas prolongada posible. No importa qué alteraciones se deberén introducir en las denominaciones por obra de cambios tecnolégicos en los materiales, por cambios de disefio 0 por modificaciones de las normas de utilizacién. Las identificaciones que se adopten, y los cédigos, numéricos o alfanuméricos que se disefien, tienen que ser compatibles con el desarrollo de la organizacién para los préximos 20 afios o mas, y 4el sistema tiene que ser, ademas, suficientemente sencillo y claro como para que cualquiera de los integrantes de esta organizacion lo comprenda. Para el caso de vislumbrar a corto 0 a largo plazo la necesidad del uso de la computadora para los inventarios y para la programacién automatico de las compras, el sistema de catalogacién deberd estar preparado para ser puesto en computadora sin dificultad alguna, es decir, los datos de cada material podran ser grabados encinta o en disco, para la preparacién de los listados y para la marcha de los distintos programas del sistema. Definiciones Para unificar criterios y para entendernos en la terminologia, definiremos a la catalogacién como el desarrollo de las caracteristicas fisicoquimicas, técnicas, funcionales y administrativas de una serie de elementos incorporados a un sistema de abastecimiento, a fin de distinguirlos unos de otros, y de esta manera asignar a cada articulo un solo nombre, una sola identificacién y un solo cédigo que lo represente. En este punto conviene aclarar cuales materiales deben catalogarse; suele proponerse la catalogacién de todos los elementos que compra la empresa. Las normas del buen sentido, y lo sugerido por la experiencia en ia materia, dicen que debe catalogarse solamente todo cuanto se compra en forma repetitiva, o sea los materiales que se adquieren en forma habitual y no por dnica vez, formando, por ejemplo, parte de un proyecto especial. Se deben catalogar, asi, las materias primas, los productos auxiliares, los repuestos, los materiales de uso normal en oficina o en mantenimiento, los materiales de limpieza, la ropa de trabajo, los elementos de proteccién personal, etc. No es necesario catalogar elementos grandes y complicados, que se adquieren una sola vez, como ocurre con ciertas maquinas, asi como no se requiere catalogar inmuebles, terrenos, etc. catalogar implica invertir dinero; por lo tanto, no se justifica hacerlo cuando se trate de una sola compra, que no se repetira; la inversion en catalogacién esta dada por el tiempo del personal técnico y administrativo, el tiempo de uso de computadora, el espacio ocupado en el sistema administrative de inventatio y otros items de menor valor. El punto esencial a tener en cuenta para catalogar un elemento consiste en saber para qué se va a utilizar, pues el nombre de un material puede no coincidir en 2 empresas que lo utilizan con diferente finalidad. Daremos un ejemplo: en las librerias se encuentra boligrafos de aspecto similar, pero de diferentes marcas, todos con tinta del mismo color, trazo de igual espesor y tanque de capacidad similar para una libreria, mayorista o minorista, los boligrafos similares de diferente marca seran casi seguramente 2 items diferentes; para una empresa que utilice estos boligrafos para sus tareas administrativas, es bastante probable, o casi seguro, que 2 boligrafos de diferente marca sean realmente un mismo elemento. A los items diferentes, desde el punto de vista de sus caracteristicas de produccién, los llamaremos items de produccién, con sus caracteristicas tales como fueron construidos y denominados por su fabricante, sujetos a sus propias normas de fabricacién y control de calidad. Por otra parte, desde el punto de vista del abastecimiento de la empresa usuaria, esos diferentes boligrafos serén un solo item de abastecimiento como elemento incorporado a un sistema de administracién de abastecimiento, sometido a control de calidad y normalmente sujeto a obtencién, almacenamiento y distribucion repetitivos. Cada item normalizado es un elemento, pieza, componente, subconjunto o equipo 15identificado 0 descrito en normas industriales nacionales o internacionales, privadas © militares, reconocidas o aprobadas. También llamaremos item de reemplazo al que es funcionalmente intercambiable con otro, pero siendo fisicamente diferente, por lo que la instalaci6n del reemplazo requiere operaciones, como podrian ser, en la industria mecanica, el perforado, la rectificacion, el corte o el limado, para su aplicacién y ajuste. Se entenderdn como items intercambiables a 2 0 més items que poseen caracteristicas fisicas o funcionales tales como para ser excelentes en rendimiento y durabilidad y ser capaces de utilizacién indistinta, uno en lugar del otro, sin alteraciones en su conformacién o en la de items adyacentes, excepto por ajuste. De esta manera, cuando fos materiales utilizados por fa organizacion estan sistematizados, la computadora, ante la falta de stock de cierto elemento, acude directamente al stock del item intercambiable correspondiente, para hacer frente a la demanda que se ha generado; asi se salvan los inconvenientes que se presentaban al no existir un sistema de catalogacién. [tems sustituibles son los que poseen caracteristicas fisicas funcionales como para ser intercambiable solamente bajo ciertas condiciones, o en aplicaciones particulares, y sin alterar la conformacién de items adyacentes. Luego de aplicar un sistema correcto de catalogacién se descubre la existencia de lo que se llamara items distintos ficticios, que son los que, siendo idénticos a los fines del abastecimiento © fines logisticos, han sido administrados hasta el momento como elementos diferentes. Problemas resultantes de la inexistencia de catalogacion Se pueden identificar 5 problemas tipicos en las organizaciones, cuando no existe una sistematizacion para la identificacién y la catalogacion de los materiales que se utilizan y que son obtenidos en forma repetitiva: Incremento en la variedad de los articulos de consumo que se utilizan para un mismo fin; duplicaciones en los inventarios, al aparecer un mismo articulo con distintas denominaciones, administrandose éstos como si fuesen diferentes; agotamientos ficticios del stock, al no existir relaciones de intercambiabilidad o sustituibilidad entre los articulos en uso; existencias en depésitos de gran cantidad de materiales sin movimiento, de los cuales se ignora qué son, para qué sirven y quignes son los usuarios; falta de coordinacién en la obtencién para los distintos sectores de la organizacién, cuando esta tarea se lleva a cabo en forma descentralizada. Todo este proceso de catalogacién pasa por un concepto fundamental que consiste en la normalizacion de los materiales; la norma es un documento técnico que debe haber sido producido por acuerdo entre firmas fabricantes y consumidoras, con la representacion de un especialista en la tecnologia que se utiliza en la producci6n. Para que la norma tenga real valor, debe ser comparable con otras normas del mercado intemacional; no tendria gran interés una norma preparada a_nivel nacional, que fuese totalmente de comparar con normas extranjeras de productos similares; en un caso como éste, se debe poder comparar los productos de diferentes origenes en funcién de sus normas, y evaluar las caracteristicas y los controles aplicados en su fabricacién, a fin de que el producto resulte util para la aplicacion estudiada. Una norma es, por lo tanto, un documento preparado para comprar y para vender, cuya vigencia debe ser impuesta por el consumidor. La norma de fabricacién no es modificada, generalmente, mientras el mercado no exija esa mejora, haciendo valer su poder de compra. La normalizacién de los materiales, para su correcta catalogaci6n, implica que el 16| comprador debe saber para qué se utilizaré el material y qué exigencias técnicas tiene; en el caso de ignorarse estos requerimientos, la organizacién no podra comprar el material, y sera imposible comparar 2 ofertas de diferentes proveedores, Por cuanto el precio no significa nada si no se lo compara con las caracteristicas del producto ofrecido. Caracteristicas de un sistema de catalogacién Un buen sistema de catalogacién debe ser simple, claro, homogéneo, adaptable y econémico. Por simplicidad se entiende que este sistema debera ser comprensible por las Personas de todos los niveles de la organizacién; par ala interpretacion y el manejo de este sistema no deberan exigirse requisitos especiales en cuanto a otros conocimientos. La claridad del sistema es cualidad que ayudara a evitar confusiones, permitiendo una facil determinacién de grupos y subgrupos de articulos; es imprescindible que determinado elemento sea catalogado en un solo subgrupo y que no exista la menor duda en cuanto a esto La homogeneidad de un sistema de catalogacion implica que su aplicaciones similar Para todos los materiales que se encuentran en uso en distintos sectores de la organizacién; no habra excepciones, ni interpretaciones restrictivas de procedimiento. Por sistema adaptable se entiende basicamente uno que pueda funcionar tan bien Con métodos de registro manual de informacién como con los electronicos. La economia implica que la puesta en practica y el mantenimiento del sistema de catalogacién demande el minimo de recursos, tanto en mano de obra como en medios materiales. Desde ya se puede decir que no todos los sistemas actualmente en funcionamiento en las grandes organizaciones responden bien a estas 5 caracteristicas basicas. Como se describen los materiales. La denominacién de un determinado material se puede hacer mediante 2 métodos distintos: el primero consiste en describirlo de la manera mas clara y completa posible, y el segundo dar una referencia concreta para su permanente identificacion El primer método es el de la denominacién por descripcién, y el segundo es la denominacién por referencia. La descripcién de! material debe hacerse respetando una norma fundamental: las distintas partes componentes de la frase identificatoria deben ordenarse Secuencialmente de manera tal que se lean en orden decreciente de importancia, Estas diferentes partes de la frase deben razonarse Permanentemente, de manera tal que la palabra principal sea la primera del nombre, la que le sigue en importancia la segunda, y asi sucesivamente. Para evitar dudas y discusiones inttles, es conveniente preparar, antes del trabajo de catalogacion, esquemas de identificacion estindar, muchos de los cuales existen ya, preparados por entidades de normalizacién argentinos, extranjeras o intemacionales. En la preparacién de estos esquemas de identificacion deberan verse reflejados los intereses de todos los sectores de la organizacion que participan del proceso, en especial el rea de abastecimiento, los distintos usuarios, la oficina de catalogacién, etc. a fin de evitar dificultades en un futuro, para las grandes organizaciones seria conveniente utilizar un programa de computadora que permita comprar textos relativamente largos, verificando similitudes no solamente en el primer término de la frase sino en las palabras siguientes, hasta determinada distancia del vocablo inicial, 7con lo cual se asegure que no se han de presentar distintas denominaciones para un mismo material; en caso de duda, la mejor solucién consiste en una inspeccién visual del material, seguida eventualmente de ensayos de distinta naturaleza. En la descripcién por referencia lo que cuenta es consignar un numero y su origen, por ejemplo el que le asigna el fabricante, 0 el numero de pagina o de figura de un determinado catélogo, ya sea de fabricante o de proveedor, numero de plano, o cualquier otra referencia que individualice en forma indubitable al elemento Toda la informacién correspondiente a un determinado material debera ser volcada a una ficha, cuyo disefio es de capital importancia para que el sistema funcione, y lo haga en forma econdmica. Dado que las salidas del sistema son mitltiples, se debe prever no solamente la denominacién completa del material sino también, para Giertos usos, una denominacion abreviada que eluda la escritura de textos largos: por ejemplo, para un listado de stocks, ya sea impreso 0 con salida en pantalla, es suficiente consignar el numero de catélogo y un texto de no mas de 30 6 40 caracteres. Cuando se busque la informacién necesaria para la compra, el programa deberé reproducir, en cambio, el texto completo de la denominacién del material. Caracteristicas del formulario principal El formulario principal del sistema de catalogacién sera una ficha de informacién técnica, que, como se dijo, se inicia con el numero de catdlogo, la descripcién abreviada y la descripcién detallada. Ademas, esta ficha debera contener los espacios necesarios para la fecha de ingreso de la informacion al sistema, la unidad de compra, la unidad de despacho, el nimero de item al cual ha sustituido y el nlimero de item que lo sustituye, la clase del nomenclador nacional o de! cédigo NATO, las dimensiones principales del elemento, el numero de plano, la caracteristica o sigla de la empresa que produjo el plano, el numero de especificacién técnica y la sigla de la empresa o instituto que la edit6, la pagina y el numero del catélogo que corresponde, la mencién de planos complementarios, el subconjunto y el conjunto del que forma parte el elemento, las condiciones del embalaje y almacenamiento; un cédigo de precaucién de manipuleo y almacenamiento, un cddigo de reparabilidad del material y un area para datos administrativos. - El cédigo de precaucién de manipuleo y almacenamiento, que puede requerir 1 6 2 caracteres, tiene informaciones como la inflamabilidad del material, su cardcter de corrosivo, explosive, oxidante, reductor, toxico 0 venenoso, cide, radiactivo, sustancia alcohdlica, material que debe preservarse de la luz, y otros. El cédigo de reparabilidad tiene en cuenta la posible diferenciacién entre materiales nuevos y usados, y los requerimientos para su eventual puesto a nuevo ‘Acerca de los datos administrativos se puede hablar mucho pero en principio debe tenerse en cuenta que alguna informacion es de capital importancia, mientras que otra puede ser de caracter optativo. Seré importante tener 0x en esta ficha los datos de consumo medio anual, lote econémico de compra, xx de seguridad, punto de desorden y ubicacién fisica dentro del depésito; todas estas informaciones deben poder ser modificadas con la frecuencia que el sistema requiera, pero en general no variaran sino en funcién de los programas de uso del material a organizacion, y segiin las tendencias del mercado, En cambio, existen otras informaciones de tipo monetario que solamente tienen importancia en funcién del corre conocimiento de su fecha de inscripcién en el sistema, y de los pardmetros segun cudles se vayan modificando con el tiempo; a este esquema responde, por ejemplo los datos de precio unitario, ¢ informaciones similares. El cédigo 18La longitud del ntimero de cédigo tiene gran importancia econémica en el sistema. Por lo pronto el tamafio del ntimero de cédigo debe ser xxx como para un desarrollo a largo plazo de la organizacién, y no para unos pocos mas; ello no significa que se deba adoptar un cédigo muy grande pensando que en un futuro se pueda adquirir cualquier clase de material que provee el mercado nacional o internacional. Sera importante, cuando se decida disefiar un sistema de catalogacién, prever el futuro hasta 30 6 40 afios en lo posible, pero sin por ello complicar demasiado al sistema. A este respecto convendra recordar que no tiene sentido inventar lo que ya esta inventado; es decir, si existen sisterias de codificacién suficientemente claros, simples, que no leven a una cantidad de digits demasiado grande, no hay por qué aumentar significativamente el tamafio del cédigo, pues cuanto mayor sea el espacio que se utilice en la memoria de la computadora, mayor serd el costo de los sistemas de informacion. Es probable que cierta parte del cédigo deba ser realmente significativa, subdividiendo a los materiales en grandes grupos, de manera que, por ejemplo, los primeros 2 digitos identifiquen al grupo de materiales, lo cual no querra decir que existan 100 grupos, sino que en la actualidad puede haber 30 6 40, y se han dejado 60 6 70 combinaciones vacantes, para el futuro desarrollo del sistema. Quiza pueda hilarse mds fino, adoptando el sistema de grupos y subgrupos, llevando la parte significativa del cédigo a 3 0 a 4 digitos; en este ultimo caso, se tendran 100 divisiones posibles para cada grupo de materiales, y seguramente en el momento de poner en marcha el sistema no se utilizaré mas de una tercera o cuarta parte de estas posibilidades. Por ultimo, los 4 los 5 digitos finales del cédigo no deberian ser significativos, ni ser asignados en forma tal de que alguno de sus digitos diese la impresién de tener alguna relacién con la caracteristica del material, pues en ese caso el operador del sistema tenderla siempre a confiar en su memoria, cometiendo seguramente algunos errores, los que en la prdctica invalidan las eventuales ventajas de este tipo de asignacién de numeros. Un caso real Para fijar todos los conceptos desarrollados, describiremos a continuacién un caos real, resuelto hace poco tiempo, de una empresa con cerca de 30.000 items diferentes,*en su mayor parte repuestos de mantenimiento. Este equipo de materiales presenta ciertas caracteristicas peculiares: en general no se compran con gran frecuencia, raz6n por la cual las empresas tienden a subestimar el esfuerzo de compra, pensando que no vale la pena catalogar cuidadosamente materiales que se compran de vez en cuando. Este tipo de empresas muchas veces tiene perfectamente determinadas las caracteristicas de sus materias primas y de los elementos que entran a formar parte directamente del producto terminado, y que en general no pasan del 5 al 10% del total de items diferentes, almacenados en el sistema. Se presta, por lo tanto, cuidadosa atencion a esos elementos econémicamente importantes y se descuidan las caracteristicas de los elementos que, si bien no representan gran esfuerzo econémico en la compra, pueden acarrear serios disgustos a la direcci6n, en caso de no llegar a tiempo la provision. El problema de denominacién incompleta se presenta frecuentemente con este tipo de materiales. A continuacién damos la denominacién de un determinado item, segiin se encontraba registrada en los archivos de la empresa, y el texto identificatorio modificado y ampliado de acuerdo con las normas correctas de catalogacion. Ejemplo de cambio de texto Item NP... is : Se encontraba registrado como alambre bajo plomo de 2 x 1,5mm 19El texto se modificé y amplié asi: Conductor eléctrico de cobre electrolitico, recocido, bipolar, rigido (alambre), de 2 x 1,5mm? de seccién, aislados 0 individualmente en PVC de diferente color, vai chata PVC, segin normas IRAM 2.143 y 2.183, codigo SPAC, marca CIMET similar. Como se aprecia, en el nuevo texto, practicamente nada queda del anterior, salvo cantidad de conductores y la seccién, pero mirando bien a fondo se nota que ni siquiera estaba bien escrita la unidad de medida del conductor, que es el mm?; no existia en el conductor citado ninguna aislamiento de plomo, como figuraba en el viejo texto, sino que se lo habia denominado asi por los parecidos con los viejos cables de vaina de plomo, del tipo telefénico, que se usaban antiguamente; no figuraba la aislamiento individual de cada conductor; no decia si las 2 aislaciones eran diferentes, y por lo ultimo se le agregé al texto el nimero de la norma a la que responde el material. La marca o el nombre del fabricante puede figurar o no en el texto identificatorio, segiin criterio de cada organizacién. EI segundo tipo de problemas que se encuentra frecuentemente con los materiales destinados a mantenimiento es la multiplicidad de nombres, de los cuales puede o no haber uno que sea el correcto. A continuacién se da un ejemplo de 5 denominaciones distintas que estaban referidas en realidad, a un solo material, y que figuraba con 5 nUmeros de catélogo diferentes: Planchuela de hierro 1” x 1/8". Hierro en planchuela 1” x 1/8"; Planchuela de acero dulce 1” x 1/8”; Planchuela de hierro laminado 1” x 1/8"; Planchuela de hierto 25 mm x 3 mm Al preparar un catélogo de materiales es conveniente redactar también un listado de vocablos aprobados y de sinénimos correspondientes no aprobados, pata en un futuro no correr el riesgo de volver a duplicar o triplicar los nimeros y nombres identificatorios de un mismo material. Uno de los casos tipicos de materiales que sufren este problema es el rodamiento de bolsas. El nombre correcto es rodamiento de una hilera de bolas, segtin lo manifiesta el manual SKF; sin embargo, se los llama rodamiento radial rigido de una hilera de bolas, rodamiento de acero de una hilera de bolas, rodamiento de bolillas de una hilera, rulemAn, rulemén a bolilla, cojinete a bolillas, y con varias otras denominaciones. En esa empresa encontramos situaciones de 3 nombres distintos por igual motor eléctrico, llamado una vez motor eléctrico trifésico de corriente alterna, en un segundo caso motor trifésico (y luego se indicaba la marca) y en el tercero motor de corriente altema trifasico, siempre con las mismas caracteristicas de potencia, velocidad, tensién y descripcion fisica Haba también 3 descripciones y 3 niimeros diferentes para un mismo tipo de tornillo, llamado una vez bulén de bronce con cabeza y tuerca hexagonal de %" x 90 mm de longitud. Habia 3 ndmeros distintos para un tubo de acero sin costura que, en otro caso, se llamaba tubo liso negro y, por ultimo cafio de acero negro sin costura, siempre coincidiendo las medidas principales y las otras caracteristicas. Otro caso con.4 nombres era un conductor eléctrico, llamado cable bajo plastico, cable con aislamiento PVC, cable bajo goma y cable plastico, también coincidiendo la cantidad de conductores y la seccién de ellos, pero no siempre denominados con las unidades correctas. De esta enumeracién se desprende que los dos problemas principales causantes de 20la multiplicacién licticia de items son: la descripcién con sustantivos no aprobados y la descripcién con los nombres y adjetivos correctos, pero puestos en orden que no siempre es el mismo. Hasta hace poco tiempo, en una empresa con el inventario de las dimensiones del caso precedente, era forzoso analizar las denominaciones mediante el esfuerzo humano; en la actualidad ya existen programas de computadora que permiten comparar textos, reuniendo todos los materiales cuya primera palabra coincida, o la primera y la segunda, o las 3 primeras, y asi sucesivamente hasta que se pueda separar un pequetio grupo de items que podrian ser diferentes o no; de esta manera la revisién directa del material solamente se hace en unos pocos casos. Ademéas de estos tres problemas tipicos en cuanto a la denominacién (incompleta, con nombres equivalentes, y con palabras desordenadas) hay otros que se presentan con menor frecuencia. Se encontraron, por ejemplo, casos de descripciones de materiales en que se hacia mencién de la marca, con lo cual un material de obtencién general en plaza se transformaba en uno especifico, lo que no era correcto. También se encontraron casos en que dentro del nombre del material se habia hecho figurar la fecha de recepcién, o el numero de remito o algun otro dato administrativo irrelevante. Cuando se recibe un material es aconsejable transcribir la descripcién tal cual figura en el manual del fabricante y, en caso de no poseerla, utilizar la que aparece en la nota de entrega o en la factura, pero ello no significa que deba trascribirse todo el documento incluyendo su numero y su fecha. No esta de mas recordar, empero, que de todos los textos posibles el mejor siempre el expresado en el catalogo del fabricante; si en éste se utiliza un idioma extranjero, deberé traducirse con mucho cuidado. También es dable encontrar en empresas de este tipo materiales descritos con palabras de la jerga de los operarios especializados, haciendo referencia a la forma de la pieza, comparandola con algtin elemento de consumo actual, por ejemplo una fruta, 0 algo similar. En algunos casos de este tipo tuvimos que realizar un gran esfuerzo para identificar ante todo la aplicacién del material, para luego poder pasar a una descripci6n detallada del item. En sintesis, de algunos grupos de materiales, con la correcta catalogacin, se pasé a tener menos del 20% de los items originales, sin reducir por eso el volumen real del material. Si a ello le agregamos la normalizacion que se lleva paralelamente, la reduccién es aun mayor, con grandes beneficios para todos los componentes de la organizacion. Conclusiones. Un buen sistema de catalogacién sirve no solamente para que cada material tenga su nombre y su numero de cédigo, sino mucho mas que eso: La normalizacién de los materiales ayuda a la decisién acerca del uso mas correcto de un determinado material, colabora en la reduccién de items innecesarios dentro del sistema, permite, mediante el uso de computadoras, preparar listados parciales de materiales, en funci6n de las caracteristicas de proteccién que requieran, 0 listados subdivididos por ubicacién fisica; ayuda a preparar listas de materiales de grandes tareas de mantenimiento, permite dar de baja materiales correspondientes a equipos que quedan fuera de uso, ayuda a la obtencién més rapida y mas segura de los materiales, y; por Ultimo, pero no por eso lo menos importante, reduce costos y mejora notablemente la velocidad de respuesta del sistema ante un determinado requerimiento. Tomado de : Tanzer, Pablo Revista : “Administracion de Empresas” N° 151 21