{gBLICA DEL p, & he Resolucién dd SKeorelanio. Sloneral Ne 037-2020-TR-SG Lima, 6 de julio de 2020 VISTOS: Los Memorandos N° 0457-2020-MTPE/A/S y N° 0500-2020-MTPE/A/9, de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto; los Informes N° 0168-2020- MTPE/4/9.3.y N° 0202-2020-MTPE/4/9.3, de la Oficina de Organizacién y Modemizacién; los Memorandos N° 0013-2020-MTPE/4/9.4 y N° 0099-2020- MTPE/4/9.4, de la Oficina de Descentralizacién; y, el Informe N° 1312- 2020-MTPE/4/8, de la Oficina General de Asesoria Juridica del Ministerio de Trabajo y Promocién del Empleo, y; CONSIDERANDO: Que, conforme a lo establecido en el literal b) del numeral 23.1 del articulo 23 de la Ley N° 29158, Ley Organica del Poder Ejecutivo, y sus modificatorias, son funciones generales de los Ministerios aprobar las disposiciones normativas que les correspondan; Que, el numeral 72.2 del articulo 72 del Texto Unico Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrative General, aprobado por Decreto Supremo N° 004- 2019-JUS, establece que toda entidad es competente para realizar las tareas materiales internas necesarias para el eficiente cumplimiento de su misin y objetivos; Que, mediante Decreto Supremo N° 008-2020-SA, se deciara la Emergencia Sanitaria a nivel nacional por el plazo de noventa (90) dias calendario, y se dictan medidas para la prevencién y control para evitar la propagacién del COVID-19; disponiendo en el numeral 2.1.5 de su articulo 2 que en todos los centros laborales piblicos y privados se deben adoptar medidas de prevencién y control sanitario para evitar la propagacién del COVID-19; ‘Que, a través del Decreto Supremo N° 020-2020-SA, se prorroga a partir del 10 de junio de 2020 hasta por un piazo de noventa (90) dias calendario, la emergencia sanitaria declarada por Decreto Supremo N° 008-2020-SA; ‘Que, mediante Decreto Supremo N° 044-2020-PCM, precisado por los Decretos ‘Supremos N° 045-2020-PCM y N’ 046-2020-PCM, se declara el Estado de Emergencia Nacional por el plazo de quince dias calendario, y se dispone el aislamiento social obligatorio (cuarentena) asi como medidas de limitacién al ejercicio del derecho a la libertad de transito, por las graves circunstancias que afectan la vida de la nacién a consecuencia del brote del COVID-19; habiéndose prorrogado dicho plazo, mediante los Decretos Supremos N° 051-2020- PCM, N° 064-2020-PCM, N° 075-2020-PCM, el Decreto Supremo N° 083-2020-PCM, el Decreto Supremo N° 094-2020-PCM y el Decreto Supremo N° 116-2020-PCM;037-2020-TR-SG Que, mediante la Primera Disposicion Complementaria Final de la Resolucién Ministerial N°103-2020-PCM, que aprueba los Lineamientos para la Atencién a la Ciudadania y el Funcionamiento de las Entidades del Poder Ejecutivo, durante la vigencia de la declaratoria de Emergencia Sanitaria producida por el Covid-19, en el marco del Decreto Supremo N° 008-2020-SA, en adelante los Lineamientos, se dispone que cada entidad del Poder Ejecutivo se encuentra facultada para aprobar lineamientos especificos para regular su funcionamiento, entrega de bienes, prestacién de servicios y tramites, y acciones para la atencién a la ciudadania durante la vigencia de la declaratoria de Emergencia Sanitaria producida por el COVID-19, sin trasgredir Io dispuesto en los lineamientos emitidos por el Ministerio de Salud: Que, en los numeraies 5.8 y 6.9 del apartado 5) de los Lineamientos, se dispone que: i) en caso de existir la necesidad de realizar reuniones de trabajo o coordinacién entre entidades de la Administracién Publica, con gremios o representantes de la sociedad civil, debe preferirse realizarlas de manera virtual mediante el uso de tecnologias de la informacién;y, i) restringir la realizacién de cursos, seminarios, talleres u otros similares de forma presencial, prefiriendo el desarrollo de cursos virtuales dirigidos tanto a la Ciudadania como a los y las servidoresias civiles de la entidad o de otras entidades piblicas; Que, mediante los documentos de vistos, la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto remite la propuesta de “Protocolo para Organizar y Desarrollar Sesiones © Reuniones Virtuales entre la Unidad Ejecutoria 001: Ministerio de Trabajo - Oficina General de Administracién y los Gobiernos Regionales 0 los Gobiernos Locales, durante el Estado de Emergencia Nacional por el COVID-19, y la duracién de las medidas sanitarias 0 restricciones por sus efectos” , sustentado en los Informes N° 0168-2020-MTPE/4/S.3 y N° 0202-2020-MTPE/4/9.3, de la Oficina de Organizacién y Modemizacién y los Memorandos N‘ 0013-2020-MTPE/4/9.4 y N° 0099-2020- MTPE/4/9.4 de la Oficina de Descentralizacién; Que, en ese sentido, resulta necesario expedir el acto de administracion que apruebe el “Protocolo para Organizar y Desarrollar Sesiones o Reuniones Virtuales entre la Unidad Ejecutoria 001: Ministerio de Trabajo - Oficina General de Administracién y los Gobiernos Regionales o los Gobiernos Locales, durante el Estado de Emergencia Nacional por el COVID-19, y la duracién de las medidas sanitarias o restricciones por sus efectos”; Con las visaciones de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto y de la Oficina General de Asesoria Juridica; y, De conformidad con lo establecido en la Resolucién Ministerial N° 308-2019-TR, que aprueba el Texto Integrado del Reglamento de Organizacion y Funciones del Ministerio de Trabajo y Promocién del Empleo; y, la Resolucién Ministerial N° 312-2019-TR, que{yBLICA DEL p, & he Reselvcién del SSeerelario. Soneral oN, 037-2020-TR-SG delega diversas facultades y atribuciones a diversos funcionarios del Ministerio para el Ejercicio Fiscal 2020; SE RESUELVE: Articulo 1.- Aprobacién de Protocolo Apruébase el “Protocolo para Organizar y Desarrollar Sesiones o Reuniones Virtuales entre la Unidad Ejecutoria 001: Ministerio de Trabajo — Oficina General de ‘Administracién y los Gobiernos Regionales 0 los Gobiernos Locales, durante el Estado de Emergencia Nacional por el COVID-19, y la duracién de las medidas sanitarias o restriociones por sus efectos” que como anexo forma parte integrante de la presente Resolucién. Articulo 2.- Vigencia El protocolo aprobado en el articulo 1 es vigente en tanto dure el Estado de Emergencia Nacional Articulo 3.- De la Publicacion Dispénese la publicacién de la presente resolucidn y su anexo en el Portal Institucional del Ministerio de Trabajo y Promocién de! Empleo (www.gob.pe/mtpe), siendo responsable de dicha accion la Oficina General de Estadistica y Tecnologias de la Informacién y Comunicaciones. Registrese y comuniquese. Rit bsp RRA RITA GALI SSECRETARIA GENERAL etvia de Tabu Prac del mleoPROTOCOLO PARA ORGANIZAR Y DESARROLLAR SESIONES O REUNIONES VIRTUALES ENTRE LA UNIDAD EJECUTORIA 001: MINISTERIO DE TRABAJO - OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION Y LOS GOBIERNOS REGIONALES 0 LOS GOBIERNOS LOCALES, DURANTE EL ESTADO DE EMERGENCIA NACIONAL POR EL COVID-19, Y LA DURACION DE LAS MEDIDAS SANITARIAS O RESTRICCIONES POR SUS EFECTOS 1 JUSTIFICACION La epidemia de COVID-19 fue deciarada por la Organizacién Mundial de la Salud (OMS) como una emergencia de salud publica de preocupacién internacional, el 30 de enero de 2020, de conformidad con el Reglamento Sanitario Internacional (RS!) (2005). Con fecha 12 de marzo del 2020, este brote fue caracterizado como una Pandemia, llamando a los paises a tomar acciones urgentes y agresivas. Mediante Decreto Supremo N° 008-2020-SA del 11 de marzo 2020, se declara en Emergencia Sanitaria a nivel nacional, por el plazo de 90 dias calendario, por la existencia del COVID-19, En el Peru, mediante con el Decreto de Urgencia N° 025-2020, del 11 de marzo de 2020, se dictaron medidas urgentes y excepcionales destinadas a reforzar el Sistema de Vigilancia y Respuesta Sanitaria frente al COVID-19, en el territorio nacional, con el objetivo de adopter acciones preventivas y de respuesta para reducir el riesgo de propagacién y el menor impacto sanitario de la enfermedad. Al mismo tiempo, la OMS (Organizacion Mundial de la Salud) declaraba que la pandemia de COVID-19 representaba una de las crisis sanitarias mas importantes que afronta el mundo, con un gran impacto desde el punto de vista de salud publica, ms social y econémico. Posteriormente, mediante Decreto Supremo N° 044-2020- PCM, prorrogado por los Decretos Supremos N° 051-2020-PCM, N° 064-2020-PCM, N° 075-2020-PCM y N° 094-2020-PCM se declara el Estado de Emergencia Nacional, disponiéndose el aislamiento social obligatorio (cuarentena), por las graves circunstancias que afectan la vida de la Nacion a consecuencia del brote del COVID-19. EI Estado de Emergencia Nacional por el COVID-19 ha significado, para todo el sector publico, organizar, desarrollar e implementar un conjunto de acciones que permitan continuar con la prestacién de los servicios a favor de la poblacién, garantizando el cuidado de su salud y proteccién de la vida de los servidores Pliblicos y la poblacién usuaria, Adicionalmente, acorde a lo establecido en la primera Disposicion Complementaria Final de la Resolucién Ministerial 103-2020-PCM, que aprueba los Lineamientos para la Atencién a la Ciudadania y el Funcionamiento de las Entidades del Poder Ejecutivo, durante la vigencia de la declaratoria de Emergencia Sanitaria producida por el Covid-19 en el Pert, en el Marco del Decreto Supremo N° 008-2020-SA sefiala que cada entidad del poder ejecutivo se encuentra facultada para aprobar lineamientos especificos para regular su funcionamiento, entrega de bienes, prestacién de servicios y tramites, y acciones para la atencién a la ciudadania durante la vigencia de la declaratoria de Emergencia Sanitaria producida por el Covid-19, sin trasgredir lo dispuesto en los lineamientos emitidos por el Ministerio de Salud.uN El numeral 5.8 y 5.9 del apartado 5 del referido lineamiento, sefiala que i) en caso de existir Ja necesidad de realizar reuniones de trabajo 0 coordinacién entre entidades de la Administracién Publica, con gremios 0 representantes de la sociedad civil, debe preferirse realizarias de manera virtual mediante el uso de tecnologias de Ia informacién y ii) restringir la realizacién de cursos, seminarios, talleres u otros similares de forma presencial, prefiriendo el desarrollo de cursos virtuales dirigidos tanto a la ciudadania como a los y las servidores/as civiles de la entidad o de otras entidades publicas. En este escenario, y cumpliendo su funcién rectora, el MTPE viene sosteniendo permanente coordinacién con los Directores y Gerentes Regionales de Trabajo y Promocién del Empleo y sus drganos y equipos técnicos de los 25 Gobiernos Regionales, a través de reuniones virtuales que permiten realizar coordinaciones y brindar capacitaciones, asistencia técnica y retroalimentar las estrategias adoptadas, que en conjunto constituyen una nueva experiencia sectorial y motiva protocolizar su desarrollo y trasladar las lecciones hacia otras modalidades virtuales de comunicacién durante la Pandemia por el COVID 19. En esta oportunidad, el propésito de este protocolo es establecer lineamientos para organizar y desarrollar de manera organizada y ordenada las reuniones virtuales con los principales actores regionales (Gobiernos Regionales, Gerencias y Direcciones Regionales de Trabajo y Promocién del Empleo, mancomunidades regionales, ANGR, etc.) y actores locales (municipalidades provinciales o distritales, mancomunidades municipales, AMPE, REMURPE, etc.) y sus respectivos equipos técnicos. OBJETIVO Establecer lineamientos de gestion para la organizacién, implementacién_y desarrollo de sesiones o reuniones virtuales entre la Unidad Ejecutoria 001 Ministerio de Trabajo - Oficina General de Administracién y los Gobiernos Regionales 0 los Gobiernos Locales, salvaguardando las restricciones sanitarias y el distanciamiento social, durante el Estado de Emergencia Nacional por el COVID- 19, y la duracién de las medidas sanitarias o restricciones por sus efectos. ALCANCE EI presente protocolo es de aplicacién a la Unidad Ejecutoria 001: Ministerio de Trabajo - Oficina General de Administracion para organizar y desarrollar las sesiones o reuniones virtuales programadas con los Gobiernos Regionales o los Gobiernos Locales, asi como de sus organizaciones representativas (ANGR, AMPE, REMURPE) o asociativas (Mancomunidades regionales y locales). DEFINICIONES 4.1, SESION VIRTUAL 0 REUNION VIRTUAL: Es el acto de comunicacién por medios electrénicos en tiempo real de audio y video, que permite la interactividad a un grupo de individuos situados en distintos territorios y/o alejados entre si 4.2. ORGANOS Y/O UNIDADES ORGANICAS: Son las unidades de organizacion que conforman en la estructura organica de la entidad. 4.3. MODERADOR: Es la persona que conduce y dirige la reunion virtual convocada y da la palabra a los que necesitan intervenir.4.4, EXPOSITOR: Es la persona que interpreta, expone y desarrolla sobre el tema objeto de convocatoria a sesién o reunién virtual. 4.5. PARTICIPANTES: Las personas naturales 0 juridicas que integran la sesion © reunion virtual PAUTAS PARA LA ORGANIZACION Y DESARROLLO DE LA SESION O REUNION VIRTUAL: 5.1, PROGRAMACION DE ACTIVIDADES Los érganos y/o unidades orgénicas informaran a la Oficina de Descentralizacién con un plazo de tres 03 dias utiles, salvo aquellas que tengan cardcter de urgencia a fin de agendar las sesiones o reuniones virtuales programadas, a través de un correo electronico indicando el dia, hora, tema a tratar y entidades que participaran. Los érganos y/o unidades orgénicas registran las sesiones o reuniones virtuales que convocan en el Sistema de Registro o herramienta teconolégica hablltado para tal fin (google classroom u otra herramienta similar): registrando el dia, fecha y hora de su desarrollo, el tiempo de duracién, asi como describiendo el nombre de la sesién o temas a abordar, entidades (grupo objetivo y personas) participantes y podran ajuntar la presentacién que se realizar. 5.2. ACCIONES PARA SU ORGANIZACION Los érganos 0 unidades organicas que convocan ala reunién deberan aplicar las siguientes medidas: a) Definir el tipo de sesién o reunién virtual: coordinacién, orientacién, capacitacién, asistencia técnica 0 fortalecimiento de capacidades. b) Definir el objetivo de la reunién. ) Establecer la hora y fecha de la reunién virtual d) Definir el tiempo de duracién de la reunién, e) Convocatoria via correo electrénico a los participantes f)Confirmar la disponibilidad de los participantes para la reunién 9) Realizar una prueba a la plataforma virtual (Meet u otro aplicativo recomendado por OGETIC) para evitar inconvenientes durante la reunién. h) La Oficina de Descentralizacién (ODES) en el marco de sus funciones necesariamente sera convocada y participara del desarrollo de la sesién © reunién virtual, cuando entre el publico objetivo estuviera presente algun Gobernador Regional (u otro representante del GORE diferente del GIDRTPE) 0 alcalde o los directores y Gerentes Regionales de Trabajo y Promocién del Empleo de los 25 Gobiernos Regionales. i) Tener anticipadamente la informacién (documentos) a ser presentados en la reunién virtual, y podré realizar (compartir) presentaciones con ios participantes. 5.3. DE LA CONVOCATORIA: El érgano que convoca a la sesién o reunién virtual debe cursar un correo electrénico a los participantes con:5.4. dq) Nombre de la sesién (contiene un resumen de los temas a abordar) Dia y hora de inicio de la sesion Hora de apertura o ingreso de la sesién (30 minutos antes del inicio de la reunién o exposicién) Enlace web de la sesion. DESARROLLO DE LA SESION O REUNION VIRTUAL, 5.4.1. Luego de las palabras de bienvenida se deben exponer las pautas basicas (objetivo y programa de la sesién virtual, asi como la forma en que intervendrd los participantes) para el desarrollo de la reunién, asi como se hara mencién a que la sesién sera grabada en audio y video. 5.4.2, Elmoderador debera siempre solicitar silenciar los micréfonos y video de la camara de los participantes (en caso que los participantes excedan a 20), asi como pedir el registro de los participantes en el chat de la sesién (nombre apellidos, cargo, correos electrénicos y entidad a la que representan). 5.4.3, En la etapa de exposicién del tema, el expositor deberd hablar con claridad y en posicién frente a la camara, y estar en un lugar con adecuada iluminacién y sin ruidos. 5.4.4. Debe existir una etapa de preguntas 0 consultas y un momento de absolucién a las mismas. Se debe garantizar el uso de la palabra ola intervencién de las principales autoridades regionales 0 locales convocadas. 5.4.5. Los participantes, intervienen con preguntas, comentarios, intercambio de ideas 0 informacién que les parezcan pertinentes, respetando el momento y orden establecido por el moderador. 5.4.6. Previo a la finalizacién del evento, se debe indicar la forma o medio para compartir las presentaciones y la grabacién de la sesién con los participantes. 5.4.7. En caso de adopcién de acuerdos, se debe verificar el quérum requerido por norma correspondiente, 5.4.8. De existir problemas de comunicacién con algun participante, se debe indicar que sus consultas o comentarios sean realizados por el chat de la sesion o reunion virtual, 6.4.9, Se debe grabar, desde el inicio, la sesién o reunién virtual a fin de que pueda existir archivo del mismo y se pueda compartir con los participantes en cada sesién reunién virtual EVALUACION DE RESULTADOS Finalizada la sesién o reunién virtual, en un plazo maximo de dos (02) dias habiles el organo solicitante de la reunién debera tener a pposicién un resumen ejecutivo de los principales resultados, participantes, conclusiones 0 acuerdos asumidos|. OTRAS MEDIDAS 6.4. 6.2. 6.3. Es de responsabilidad del organo convocante, o quien se designe en la reunién, compartir el enlace de grabacién y el material grafico a través del correo electrénico consignado por los participantes. En caso se presenten acuerdos durante el desarrollo de la reunién los organos y unidades organicas convocantes deberan redactar los acuerdos arribados y finalizado el evento, deberan ser compartidos a los correos electrénicos de las autoridades participantes. La elaboracién de informes, ayudas memoria o acuerdos de las reuniones virtuales estaran a cargo de las unidades organicas que convocaron y seran remitidas, para conocimiento, a la Oficina de Descentralizacién La cancelacién, postergacién o reprogramacién de una sesién 0 reunién virtual convocada, deberé ser comunicada a los participantes con una antelacién de un dia de inicio de la sesién o reunién virtual.