EL DOCUMENTO

Muchos hemos oído hablar de “documento”, y muchos hemos visto uno; es decir
todos conocemos y tenemos un documento. Pero sabemos realmente ¿qué es un
documento?, ¿cómo podríamos definirlo?

1.- CONCEPTO:

HEREDIA HERRERA

Etimológicamente la palabra deriva de “documentum”, procede del verbo “docere”: .

enseñar.
Documento en un sentido muy amplio y genérico es todo registro de información
independiente de su soporte físico. Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento
humano: “libros, revistas, fotografías, films, microfilmes, microfichas, láminas,
transparencias, diseños, mapas, informes, normas, técnicas, patentes, cintas grabadas, discos,
partituras, fichas perforadas, manuscritas, sellos, medallas, cuadros, modelos, facsímiles y
de manera general todo lo que tenga carácter representativo en las tres dimensiones y esté
sometido a la intervención de una inteligencia ordenadora”.
De una manera más simple, aunque también amplia, puede decirse que “documento es el
testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene
información”. Es, pues, un objeto que conserva la huella de la actividad humana; que
sirve para dar noticia de un hecho, quedando esta noticia fijada en el objeto. Se presenta por
lo tanto como soporte material (piedra, pergamino, papel, cinta, disco) en el que un medio
(escritura, pintura) fija el contenido, la noticia (información).

LODOLINI ELIO

No todos los escritos tienen carácter documental y no todos los documentos constituyen
un “archivo”. Para que pueda hablarse de “documento” hace falta-al menos según la
opinión corriente en el mundo occidental-que el escrito haya sido producido en el
transcurso del desarrollo de la que, para entendernos, podemos indicar como una
actividad administrativa, en la acepción más amplia del término: administración de un
Estado o de cualquier otra colectividad organizada, de una empresa, de una familia, o
administración de sectores particulares, políticos, judiciales, financieros, militares,
eclesiásticos, tecnológicos, científicos, etc

2.- ELEMENTOS CONSTITUTIVOS::

SOPORTE:
Es el material donde se plasma la información o el contenido del documento y
que puede ser : un papel, un diskette, un pergamino, una cartulinas, una piedra,
una tabla, tela, etc.

MEDIO:
Es la manera de plasmar la información en un soporte y este puede ser :
la escritura ( manuscrito, impreso), dibujos, trazos, colores.
 CONTENIDO:
Es la información o mensaje que se transmite y puede ser : figuras de animales,
carta de saludo, testamento, castillo del Rey, cerámica de la cultura Mochica,
novela “historia sin fin”

3.- CLASES DE DOCUMENTOS

Por la Forma que transmite la información tenemos:

Clases de Documentos

3.1 .- TEXTUALES:

Son las que transmiten la información por texto escrito, es decir, empleando los
llamados signos alfabéticos. Según el procedimiento empleado en su
escrituración, puede ser documento manuscrito, mecanografiado o impreso. Lo
único que haría en estos tres casos es la manera de acoplar el signo al soporte.

Manuscritos, impresos, mecanografiados.

3.2.- GRAFICOS: son documentos que transmiten la información mediante

representaciones o imitaciones de las figuras de los cuerpos, es decir, por el
empleo de formas, volúmenes, colores y signos no alfabéticos cargados de
significado. El instrumento de escritura, que puede ser más o menos
evolucionado son: pincel, lápiz, pluma, tiralíneas, aerógrafo. Los documentos
gráficos son, por tanto, documentos realizados directamente por la mano hábil
del hombre. Lo corriente es que vayan acompañados de textos explicativos y
leyendas, de lo que se deduce que por sí mismos son insuficientes (no en todos
los casos por supuesto) para transmitir una completa información.

dibujos, mapas, planos, bosquejos, grabados,

etc.

3.3. IMAGEN: son documentos que transmiten la información mediante

representaciones o imitaciones de las figuras de los cuerpos, es decir, por el
empleo de formas, volúmenes, colores y signos no alfabéticos cargados de
significado, pero logrados por medios químicos sobre un soporte preparado de
antemano. Es un documento resultado de la tecnología, no obtenido
directamente de la hábil mano del hombre, artista o no.

Ejemplos: Fotografía, microfilm, diapositiva, cliché, película muda

3.4 SONOROS: son documentos que transmiten la información mediante

representaciones o imitaciones de sonidos cargados de significado y logrados
 por medios mecánicos o electromagnéticos sobre un soporte preparado de
antemano.
Esta tecnología, permite grabar (capturar) y reproducir (liberar) cualquier tipo de
sonido, preferentemente la palabra y la música.

discos, cintas magnetofónicas, discos compactos-cd, cassettes.

3.5 AUDIOVISUALES: son documentos que transmiten la información

mediante representaciones o imitaciones de las figuras de los cuerpos en
movimiento captadas, en la mayoría de los casos, por medio químicos sobre un
soporte preparado de antemano, y acompañados por sonido grabado en el mismo
soporte. Es la suma del documento en imagen y el sonoro en un mismo soporte
que se reproducen al tiempo por medio de un aparato mecánico, logrando la
ilusión de la figura y el sonido al unísono.

Ejemplos: Estampas, películas, discos fonográficos, cintas fonográficas, etc.

Ejemplo :
El siguiente documento es una carta, la cual se identificará cuales son sus
elementos y qué clase de documento es:

Lima, 13 de
mayo del 2002

Sr.

Director
Universidad San Pablo

Es grato dirigirme a usted para expresar mi

agradecimiento por haber permitido que el alumno Juan
Chávez del VII ciclo de la Carrera Archivística realice
sus prácticas pre-profesionales en el archivo de su
institución.

Hago propicia esta oportunidad para renovar

los sentimientos de mi distinguida consideración y
estima personal.

Atentamente,

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Documento: carta; es un documento porque transmite información y es el
testimonio de una actividad.

soporte : papel

Medio : escritura impresa

Contenido : carta de agradecimiento

Clase de Documento: textual

RESUMEN

 El documento es todo registro de información, independiente de su soporte

físico. Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano.

 Es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable

que contiene información.

 Objeto que conserva la huella de la actividad humana.

 Los elementos de todo documento son: soporte, medio e información o

contenido.

 Las clases de documentos son: textual, gráfico, imagen, sonoro, audiovisual,

plástico.
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE:

1.- Haga una lista de documentos que usted tiene en su casa e indique
sus elementos constitutivos y su clase.

• …Autoevaluó de la casa: papel, escritura e información de impuesto

predial de la casa.

• …Cuadro: Tela, gráfico, Naturaleza…………………………

• …Huaco: Arcilla, gráfico, Historia…………………………

• …Video: Cinta, audiovisual, Documental de Manu.

3.- Describa los elementos de este documento (pintura)

SOPORTE:

Tela
MEDIO:
Gráfico: Representación de figuras de cuerpos

INFORMACION:
Paisaje indigenista