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  • Ficha Apontamentos - Contas A Pagar

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    Ficha Apontamentos_contas a Pagar

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    Compras, fornecimentos e dividas a pagar Nesta dea analisaremos um amplo grupo de contas, pelo que, como ponto de partida, vamos estruturar 0 contetido da mesma. A drea compras, fornecimen- tos e dividas a pagar abrange quatro grandes blecos: — Compras de bens ¢ servigos relacionadas com operacées correntes da empresa; — Dividas a pagar relacionadas com operagées correntes da empresa (fore- cedores conta corrente, fornecedores titulos a pagar ¢ adiantamento de clientes); — Dfvidas a pagar nao relacionadas com operagées correntes da empresa (for- necedores de investimento); — Outras contas « pagar (Estado, pessoal e passivos financeiros —a desenvol- ver em capituilos prépri ‘Ao longo deste capitulo, quando nos referimos As dividas a pager, estamos 4 abranger nio sé todas as.obrigacdes que advém da aquisigao de bens e servicos ~ afetos ao proceso produtive, mas também as aquisicSes de imobilizado e de outros servigos, ou seja, analisamos as divides a pagar numa stica global. ‘A auditoria a érea de compras, fornecimentos e dividas a pagar tem como objetivo determinar a exatidao das dividas comerciais, procurando aferir se hd omnissées e comprovar que estas sfio geradas num ciclo com suficientes ele~ mentos de controle interno para que ndo seja contraido nenhum passive nao desejado. 0 ciclo econémico-cont: que esto em armazém a procedimentos mais complexos que visem a otimi: a0 do sistema. Aferida a necessidade de um determinado bem ou servigo 0 departamento de compras dA inicio ao processo de procura e selecao dos fornecedores qué possam satisfazer as necessidades da empresa. Selecionados os fornecedores, aos quais deve ser efetuada uma consulta, éthes solicitado um orgamento onde sejam indicados os pregos dos bens ot. servigos que a empresa pretende adquirir, bem como as condigées de pags mento ¢ os prazos de entrega. Face As propostas recebidas a empresa esco~ Ihe qual a mais vantajosa, enviando, de seguida, a ordem de compra. £ neste: listico inicia-se com a detegdo de uma necessida- de de compra. No caso de ativos fixos esta necessidade est4 relacionada com rnovas linhas de producao, substituigo de nndquinas ou ampliacao da capacida- de produtiva. No caso dos inventérios, intervird o sistema de gestdo de stocks que estiver implementado, que pode ser desde a simples observacdo dos bens ‘momento que se pode produzir o primeiro ato de relevincia econdaniea sus- cetivel de cont: ico, pois a ordem de compra encerra um Conjunto de di- eitos ede obrigagdes que em alguns casos podem ser bastante relevantes, por - exemplo, se se verificar um pagamento antecipado, " ‘Uma vez efetuado o pedido de compra prodiz-se, umn maior ou menor pea |, 4 rececio do bem ou a prestagio do servigo. Aquando da recegao hé que comprovar que corresponde a soicitado, quer em qualidade, quer em quot dade, e caso tal nfo aconteca o bem rececionado poderd sor devolvido ao forme. ‘ cedor. Por iiltimo, apés a confirmacao e contabilizacao da fatura proceder-se-4 40 seu pagamento, no prazo previamente acordado, Os documentos com relevancia contabilistica, utilizados mais habitual- mente, sfo as ordens de compra, que é um pedide a.um fornecedor para que jam fornecidos determinados bens ou servicos em determinadas condircce, s gules de rececdo, documentos justificativos da entrega da mercadoria ¢ ac ras, que so os documentos emitidos pelo vendedor. " Para se proceder a contabiliagao de uma compra nifo é necessério que a ypresa tenha na sua posse a fatura, Com frequéncia ocorre que, A data de ‘eacerramento, a empresa ainda nao rececionou todas as faturas; assim, ante a essidade de ter que registar todos os factos econdmicos imputaveis 20 exer- {ici sao utilizadas as guias de recegio ou as ordens de compra para efetuar os “respetivos registos contabilfsticost, Pelo descrito anteriormente podemos constatar que 0 proceso de compra ‘ompreende diferentes fases que vao ter uma repercussdo distinta no trabalho auditoria. . Este ciclo representa uma grande parte das despesas incorrides por qual- _suer negécio, tendo urna importdncia capital no apuramento do resultado do “Skercicio. Na maior parte das empresas, é um ciclo materialmente relevante, e, ‘auditor pretende correr um risco baixo de que erros materialmente relevan. tenham ocorrido. Se aliado ao grande volume de transacSes existir um eficiente e eficaz con- olo interuo, resulta na adogo por parte do auditor de um baixo risco de rolo, nonzeadamente no que respeita as assercdes da ocorréncia, rigor € lassifcacio, fern. § do arts. 36° de CIVA, onde estio elencadze as forimalidades das faturas ov atermie da cont fereedoresfoures em serine onli a eee 309 ~ Nas compras efetuadas foram incorporados todos os gastos devidos, Sfo au. ténticas, encontram-se devidamente suportadas por documentos e foram autorizadas por pessoas com competéncias para tal; ~ Encontram-se devidamente refletidas periodizadns todas as operagées co- latorais derivadas das compras, como é o caso dos bénus e dos deceontcs comerciais; ~ Ocontrolo interno existe, é adequado e reflete os seguintes procedimentos: a manutencio de urna lista atualizada de fornecedores, a existéncia de noe mas escrtas sobre procedimentos relacionados com pedides de compres onde sejam analisadas tendéncias de presos e desvios face a0 montante on Gamentado, 2 implementagdo de controlas adequados em relado 3s letras a pagar a forneceiores e uma clara definisto das pessoas com poderes para ‘efetuar os pagamentos aos fornecedores; A empresa realiza testes para se assegurat de ui 58es, contabilizando os passives no periodo devide: Todas as informagées pertinentes esto divulgadas no Anexo. listicos mais importantes neste ciclo sto os seguintes: — Balanceamento entre gastos e rendiment — Nobalango hé que distinguir entre dfvidas correntes e dividas ndo correntes uso da taxa em vigor a balano 0 valor da divida deve ser transposto rosultantes da liquidacto essa data (NCRF 23 § 23). As diferencas de cam reconhecidas nos resultados do perfodo em que ocorram. — Asdividas ndo correntis siio mensuradas ao custo amortizado (NCRF 27 § 13). lado corte de opera- 9.2. Objetivos da auditoria Tal como em todas as outras reas, os objetivos esto relacionados com a ob- tengo de prova suficiente e apropriada sobre as assergGes do Srgiio de gestio. ‘As compras, fornecimentos e dividas a pagar representam, na generalidade das empresas, uma importante fatia dos gastos, logo; sio uma componente im- portante no apuramento dos resultados. Como foi referido, esta area esté rela- do de importantes ativos, como é 0 caso de mercadorias, ‘Ligando os objetivos 4s assercies, temos a seguinte tabela; Quadro 9.1. — Objetivos de auditorie — Ses Assergio ‘Transagbes ‘Soldos Finais ‘As compras de bens e servicos As dividas contabilizadas cionada com a aqui: adc " “ registadas representam bens representa ‘matérias-primas e imobilizado que, de uma forma individual, sio, geralmente yeoobidos ovuMigo deco; SUSE stented itens materialmente relevantes nas demonstragGes financeiras, tal como acon- Os pagamentos registados data de belongs tece com as dividas a pagar. representam pagarentos efetuadios, Os objetivos da auditoria sero centrados na andlise da sobre ou subval a fornececiores. 0 5 oa (Os descontos, devolugées a xa¢ao des gastos, dos fornecedores de investimentos e das dividas a fornecedo Qedeeconts, devokicbes a Fepresentam movimentos que ccoreram, Todas a6 compras, dedugies as As dlvidas a ps ; vidas a pagar Incluem Compras ¢ todos os pegamentos _ todas as quantias devidias le acontocerarr ne periede foram a fornacedores de bens e registados, servigos a data do balango. res au outros credores. Concretamente podemos estabelecer os soguintes objetivos: — Ossaldos do balanco esto de acordo com os saldos do balance! : — Todos os passivos originados por operacées correntes, incluindo juros € ages judiciais movidas contra a empresa, encontram-se corretamente con tabilizados e classificados de acordo com as NCRF e sio legitin — As dividas a pagar a fornecedores e a outros credores, so aul coniram-se suportadas pelas mercadorias recebidas, servigos utilizados 0 quaisquer outras operagées efetuadas pela empresa; tos ‘As compras registadias ‘As divas @ ai 8 pagar stio Gbrgngdes orgiwram aivdas eropresentam — tecponsabildace da emeresa a fesponsabilidades da empresa, data do balariga, Quadro 9.1. (cont) — Objetivos de auditoria ‘Saldos Finais 5m primeiro lugar, 0 grande ndmero de transagdes que se processam, o © grande mdm ‘ ie € um factor de risco, uma vez que erros podem acorrer. Por outro lag . lado, ‘ssergtio ‘Transagéee “As compras, dedugdes as ‘As dividas 4 pagar astéo proliferacdo de descontos, em determin: . compres eas dividas apacer Corretamente velorizadas, _gncias com os fornecedores em relack eae a Joe originar diver. laglo ondigBes contratun- Existe balanceamento entre 08 estda corratamante registadas gastos 0 os rencimentos. e vaiorizadas. “Todas as compras, dedugdes as compras @ pagamenios estao rogistados no exercicio correto. Seales Em segundo lugar, o corte de operacdes e a prese 0 volume de compras anuais pode originar erros relaci das compras e dos descontos, Em berce : nga de bénts ligados jonados com o registo TApresentagéo As compras, dedugies ‘As dvidas a pagar sido aermeangeo comprasecs pagamentes estio _cotretamente clasiicadas aprogentados de forma apropriade —_@ identifcadas nas OF's. AS ia). Em quarto lugar, a contrataggo de fornecedor dee brn. Ae divulgagées foram ——_divulgagdes sao adequadas. auséncia de controlos de autorizagdo adequados ¢ ‘t tum processo cr lequados e devidametite segregad. egados jodem favorecer o surgi naga rgimento de fraudes, Em gui . Em guinto lugar, a tentaci fod esto pode ter em subavaliar os gastos de mmodaaréportay Theron fc son presses park subavaliarasdvidas a pager para camuflar probley ne ez, Por iltimo, a tentacdo que os funcionaios da empresa poclem ter jira efetuar compras e pa = 0s func odanen aera € pagamentos no autorizados on para se apropriaein devidarante efetuadas. 9.3. Problemas frequentes. s problemas mais relevantes nesta dea tém asua origem na incorreta classi- ficagiio e valorizaco dos saldos, na existéncia de passivos ocultos, no corte operagées e na valorizaglo dos passives em moeda estrangeira. ‘As dividas de natureza comercial estdo relacionadas com a atividade de connpra de bens e com a contratagdo de services, pelo que é importante ancl ‘sar o ciclo das compras em todos os seus aspetos (pedido de compra, ordem de. compra, rececio, armazenamento, contabilizacdo e pagamentto). lamente despesas no montante de § 74,4 lolphia Communications Compo fi 210 mihoes 's Corporation nfo reconheceu responsabilidades Collins anc ji Aikman reconheceu. gastos num sé exercicio, no montante $ 16 milhé iihGes, que daveriam ter sido reconhecidos ao longo de varios déncia necessaria ¢ suficiente dade o programa de auditoria a desenvolver deverd contemplar os segutint aspetos: obter prova suficiente que permita concluir sobre a validade das compras — Analisar as faturas (teste & exatidao aritmética, IVA, etc}; — Investigar qualquer informacdo que chegue zo seu conhecimento rela rnada com este ciclo que possa originar um erro significative nas divides: pager. 31,2013, «Auditing & Assurance Services, Sth ad, McGraw Hil win, Risco de controio tor deve analisar o ambi jente de Bo do ri compromises nte de controle ne avalagio dorisc. Esa ava id a 1. ri ade vabres éticos so qualidades importantes, pois hd numerosas para os empregados comet s relatérios nanceiros fraudulentos, Mande parson goss 9.4, Risco inerente sta drea apresenta varias caracteristicas suscetiveis de originar um elev risco inerente. oo reese et pager 3 gsté pré-determinado para soicitar a compra de bens quando estes descerm ; um determinado nivel. 0 pedido de compra pode ser emitide mmanualmente decompra é emitido em duplicado, o original fica arauivade no departamento de produso, senda « pia remetida para a seccao de compras, Odepartamento de compras apenas deve emitir as ordens de compra apis Numa auditoria ao ciclo de compras, fornecimentos e. dividas a pagar, o auditor eve efetuar um levantamento do flux contabilstco relacionade com avn fret, Ou seja, o auditor deverd efetuar uma andlise des provedimenss, quea Gubresa tem implementalo desde que a prodnsao solicita a aquisigde de un determinado bem até ao pagamento desse bem, passando pela fase de selegio do fomeceder, rececio dos bens em armazém, ete, Tal como acontex coma | cicto das vendas, prestacdes de servigose divides a receber, tatnbom neste cela cad empresa teréo seu proprio luxo de atividades, pelo que o auditor event ‘examiné-lo om fungao das caracteristicas proprias de cada uma Seguidamente exporemas dois exemplos de fluxos de transagbes relaciona- dos com esta érea. 2 rocesso de compra de bens envolve os seguintes passos quo, sempre Aus vraticivel, devem respeitar a segregagao de Funcdes, competindo a vec Feagto do trabalho de cada individuo ou departamento, a outro individen ou departamento: 14 Requisigao dos bens e/ou servigos 2 Emissio das ordens de compra 3. Recegao dos bens 4.* Verificacao e confirmacao da fatura do fornecedor 52 Contabilizagio da obrigagao 6 Pagamento da obrigagio 78 Contabilizaco do pagamento Pea ce Credusie, qual 60 melhor fornecedr paca prover o-ratesal ‘fequerido, selecionando-o de wna base de dados que deve ester permanen- ves: em primeiro lugar, lnitar a possbilidade de quem solicits og pedidos _ de compra emitic ordens fraudulentas (ex. hens para uti i atesta a asserciio da ocorréncia, {AP9# a escolha do fornecedor, a ordem de compra é emitida em quadrupli- op inal destina-se a0 fornecedor selecionado, uma edpia serd arqui- no departamento de compros e as restantes cépias setae emvigdes ara Gepertamento de contabilidade e para a recegao das mercadorias (para que enha conhecimento de que a compra foi lancada), Fprocesse comeca quando o departamento de produgio deteta a necessf. : dade de aquisigdo de determinados bens, emitindo um pedide de compra referindo qusis as quentidades que pretende aduirr © 0 momento on q ‘eecessita de as ter. Muttas vezes 60 prdprio programa de gestio de stele a P CUIBLBOXN| — +46 eANBL (1) 42620 8 sepiyp @ souauirceunoy ‘seicusoa ep eoup By — onnbiy oxbnpaig, 92 orca de idusoo 2 opibeg louswauedoq| ep oeseu epazoua, onsen oP ie fap 12} iduioa 2p evepio| ‘ep ondeayerIay tuto 20 wap ima vélida ordem de compra representa a autorizagéo para o departamento recegio aceitar os bens entregues pelos fornecedores, 0 departamento de econo deve comparar os bens rececionados com a deserigio dos bens que ta da ordem de compra, conté-los e verificar que néo se encontram danifi- os. Caso os bens no correspondam ao solicitado ou se encontrem danifica- © os devem ser devolvidos ao fornecedor. A segregacao de fungies entre a recesio, o pedido de compra e a ordem de mpra, impede que os primeiros efetuem requisigGes diretamente aos forne- dores e que o departamento de compras tenha acesso a bens indevidamente “encomendados. Aquando da rececio dos bens deve ser emitida uma guia de "zececGo pré-numerada, que atesta a assergio da ocorréncia. A guia de receco ve ser emitida em quadruplicado: o original ser4 enviado para a contabili- c-as cépias enviadas para o armazém, departatnatite'de'ebilipras e uma ivada no departamento de rececdo. © Quando o departamento de contabilidade recebe a guia de recegio deveré “proceder & sua contabilizacao, debitando a conta de compras por contrapartida conta fornecedores-fatiras em recegao e conferéncia. Nos bens e servigos ddquiridos a crédito, os fornecedores devem ser instrufdos para enviarem a ‘a diretamente para o departamento de contabilidade. Antes da sua con- bilizacio as faturas sio conferidas e aprovadas. iste procedimento abarca seguintes confirmagies: numerar sequencialmente as Faturas dos fornece- res, de modo a aferir se todas as faturas foram contabilizadas (testa-se a as- ‘sergdo da plenitude); verificar se a fatura esté de acordo com a guia de rececao ‘com a ordem de compra, assegurando-se de que todas as faturas respeitam compras devidamente autorizadas (testam-se as assergdes da ocorréncia € isténcia)}; verificar a exatidéo aritmética da fatura (testamn-se as assercées da lorizacao e rigor); aposicao nas faturas das contas a movimentar (testam-se assergdes da apresentacdo e divulgacao); ¢ elaboracéo de uma lista didria onde constem as faturas aprovadas para pagamento (testam-se as assercGes da “Scorréncia, valorizacéo, rigor ¢ apresentagao e divulgacio). Caso tudo esteja correto, o departamento de contabilidade procede a conta~ izacHo da fatura debitando a conta fornecedores-faturas em rececio e con- éucia pela conta fornecedores conta corrente, 0s vencimentos das faturas deverfo ser adequadamente controlados e ge- ‘Talmente, tal controlo estd a cargo do departamento de contabilidade. O paga- hento deverd ser efetuado por intermédio de cheque ou transferéncia bancd- pelo departamento de tesouraria, que apenas deverd efetuar pagamentos (2) se6ed & sepiip 2 sowauujosvio, ‘seiduioo ap wasp wp BWEIBoxnld — -2°6 ein ana EEL OnnbAy —_— sopesaUIo ue estejara devidamente autorizadas guardar uma edpia do cheque ou da fransferéncia bancétia, As pessoas que concedem a autorizacao de pagamento s faturas nfo devern ter qualquer intervengao no processo de compra (testa- se'a asser¢ao da ocorréncia e existéncia), devendo apenas assinar essas autori- _agSes na presenga dos documentos de suporte (testa-se a valorizagao e rigor) ‘eos cheques devem ser crurados (testa-se a ocorréncia e existéncia) de modo a ‘reduzir as possibilidades de roubo ou adulteragio. Quando o cheque é enviado para o fornecedor o departamento de contabili- ‘ade contabiliza 0 respetivo pagamento, 0 pessoal com esta responsabilidade ‘no deverd ter qualquer intervengio no processo de compra (verificagio da ‘fature do fornecedor, aprovagio e contabilizagio das faturas ou preparacdo s cheques). 0 controlo mais usual sobre a contabilizagao dos pagamentos & ‘a reconciliagao bancéria (testa-se a existéncia e ocorréncia, plenitude, valori- 1¢80 e rigor), Resumidamente elencamos os diferentes controlos que devem ser testados lo auditor: Os documentos so pré-numerados e so adequadamente arquivados; Todas as operacdes internas esto devidamente autorizadas por pessoal com competéncia para tal; Hé uma adequada identificagao do fornecedor, quantidade, precos e praros | de entrega nas ordens de compra; += Comparacao das guias de recego com as ordens de compra, investigando possiveis discrepancias; © Adequado registo das faturas, comprovando a sua exatidio aritmética, ¢ confrontando-as com os pedidos de compra, ordens de cormpra e guias de - Tecegio; = Adequado controlo do prazo de vencimento das faturas; : ia desses controlos bem como os Sbjetivas de auditoria que se pretendem validar. ‘Quadro 9.2. — Ertos, controlos » testes aos controlos Goto Auton & lege i ole Pomseltote é Fingio EroPetincal yen Saseonotn | |B) EE H aa: i a3]23/2 eae ae aja |8|23/ 4/8 5 ee amigas Poaeyss Ponies te wa ieee Car, Chonmspeae preven bers seni bens parafins — ¢ espacificos: impiamentacios v tans mune TaGSaS Pacem” Cada pals te Brrr SEE SET Stpaociwa Sewmce Geese Site? Sunacrdonce sonore wns, Carr aco SShpatowans sofennas | d Sees Sees Poor Pe Gauge” Taman nara Se, Ee SNe con eet Shima nomenan Py ee Bklumioams foro Scttanaten Sewanee Gmtines —Oetdeeis Otome Rocogae incorrectas, responsivels procediment ‘dos bere ‘bens pois recendo. 4 stectuado. Srcados — Sowencotowss 1 wees, farecacnse Sneteasos conus ba, Sica coreawon de Sra Gefocmios in ereoslo faces mecsnaneno sosmnvane Saats Miodrag |, eee” ramets ns Paton sa” CanpairacronEranhora one: Gocompracoma, documentagto 4 foturee com g guia suparte das: vidiily maoreoe some ahead Quadro 9.2. (cont) — Erros, controlos e testes 20s controlos Geto coe comme Gree contabilzadas com controntagaoé | | viv cumeisee Seek Sea ime — Sees aoa See Gee Soe. nee Sec, , Seinente Rerun Sn aura contained =e aa = Ss. oe. ee seow’ Ste |! |), |, Sas. Sees some Se =o es aon ‘Annecessidade de um contro! pelo caso dos hotéis Sheraton. Alagadamenie dois responsav ‘compras, favoreciam um determinado fornecedor através de informages privilegiadas, ‘© fornecedor colocava a oferta mais baixa, ganhando assim um vasto numero Concursos, Em troca os responséveis da empresa, alegadamente, recebiam s. 0 pagamento de luvas 6 de ificl detegto por parte dos auditores, no into existem indicios em relago aos quais devern estar atentos: Trabalhadores que ostentam sinais exteriores de riqueza, no compativeis ‘com a sua remuneragéio; = Oritérios para a selegtio de fomecedores imprOprios ou questionéveis; > Solegiio de fomecedores que apresentam os pregos mais elevados, ou cujes pregos aumentaram significativamente desde que foram contratados pela primeira vez; > Fornecedores que repetidaments ganham os concursos apresentande a © oferta mais baixa; * Compras continuas a fornecedores que fornecem produtos de qualidade duvidosa: =~_InformagSes fomecidas por outros empregados. ‘Aveta, 2070, uling and Assurance Services, Pontce Hal 9.6. Procedimentos substantivos O alcance, extensio ¢ profundidade dos procedimentos substantivos depende- rida avaliagao do controle interno, 0s fornecedores, regra geral, representam as maiores obrigagSes correntes | expressas no balanco e sao um factor determinante na avaliagdo da solvénicia | da entidade no curto prazo, 0 facto de ser uma Area em que ocorrem muitas | ‘transagSes torna-a particularmente suscetivel a ocorréncia de erros e de frau- des, 0 grande problema desta drea esta relacionado com uma subavaliago dos Passivos, uma vez que 0 érgio de gestio poderd sentir-se tentado a apresem tar dermonstragées financeiras que apresentem wma posigdo financeira mais favordvel. Com tor deveré vezillear se o balancete de abertura estd de acordo com o balancete de encerramento do ano anterior ¢ obter uma listagem dos créditos por liqui- dar a data do balango (conferindo a sua exatidao aritmética ¢ se 0 valor total corresponde ao evidenciado no balango). Alocando os objetivos de auditoria aos procedimentos substantives, obte- ‘mos a seguinte tabela: Quadro 9.3. — Procedimentos substantivos e objetivas de aucitoria Procedimentos substantivos Objetivos de auditoria “Procedimentos analfices ~—~CSCSC RED Procedimentos analiticas Existéncia, obrigagGes, rigar ¢ valorizagao —_r»maitcos___ Existéncia, obrigag6as, rigor @ valorizagao_ Corte de onerages Plenitude, corte eee Plenitude, corte Ciroularizacto de dividas a pagar ——_—Plenitucie, existéncia, ocorréncia, obrigagies, rigor, valorizagao @ corte 3 ————__________obrigagies, rigor, valorizagao corte Vouching e Tracing Existéncia, ccorréncia, obrigayées, valorizacdo, rigor ¢ corte Revistio da documantagao Ocorréncia, rigor, olassificagao Revistio dos pagamentos posteriores _Plenitude, ocorncla, existéncla Revisdo de saldos pauco usuais Ciassificago, valorizagaio Avaliar @ aproseniagao divuigagéo _Apresentago e divulgagao. iE spresoniagto e divulgagéo _Apresentagaoedivulgagéo. @)Procedimentas aplicdveis as compras e fornecimentos Em relago aos procedimentos analitices 0 auditor procura identificar varie ‘s0es relativas e absolutas comparando o ano corrente com os anos anteriores Uutilizando igualmente ferramentas mais sofisticadas como sio os récios e a8 nto de partida na execugdo de procedimentos substantivos oaudi- | anilises de tendéncias. Concretamente o auditor poderd utilizar os seguinte procedimentos: — Andlise comparativa entre as compras efetuadas e os gastos que lhes séo at sociados ocorridas no exercicio com as ocorridas em exercicios anteriores — Comprovacdo da razoabilidade global das compras, em relagao a cada pre duto, multiplicando o mimero de unidades compradas por um prego médi de compra; — Célculo da margem bruta e comparagdo com a verificada em anos anteriore. Caso esta seja mais alta do que o esperado, poderemos estar perante um subavaliagiio das compras, de modo 2 apresentar resultados mais elevados; — Anélise da evolucio no ano, e em comparacao com anos anteriores, do principais fornecimentos (honorérios, publicidade, comunicacio, transpor te de mercadorias, etc.). . Em relagdio &s provas de detalhe ds transagdes,o auditor deverd efetuar os seguitt tes testes: — Vouching: A Enfase destes testes consiste em selecionar, a partir do balance te de compras, aquisigdes de bens e chegar aos sens documentos de supor te (nota de encomenda, guia de recesao e fatura), verificando assira a st ocorréncia. — Tracing: & o processo inverso do descrito anteriormente, Neste caso parti mos dos docurnentos de suporte para chegar ao movimento na contabilida de, confirmando assim a plenitude. = Revisio da documentucao: 0 auditor deverd comprovar as faturas, analisand: a sua exactidao aritmética e verificando se as quantidades e precos descri tos esto de acordo com as notas de encomenda e com as guias de recesae (que deverao ter uma numeracéio sequencial); Revisdo do corte de operagies &s compras: Esta prova tem como principal ob Jetivo verificar se as compras efetuadas até a data de encerramento forant contabilizadas no referido perfodo. Uma vez que o corte de operagBes tet apenas relevancia na data de encerramento, muitas empresas nfo tm im plementados controlos que permitam uma correta contabilizacio das ope rages que ocorreram, imediatamente antes e apés o encerramento", As sim, 0 risco de detecdo deverd ser baixo, pelo que devertio ser realizado: tes testes, goralmente abrangem wm poriedo de 510 dias antes depots da data de encer 0, prolongando-se pele temape qe 0 auditor considere necessério 9.6. Procedimentos substantivos de tendéncias. Concretamente o auditor poderd utilizar os seguintes » procedimentos: f.— Andlise comparativa entre as compras efetuadas e os gastos que Iles sio as- =) -sociados ocorridas no exercicio com as ocorridas em exercicios anteriores; — Comprovacao da razoabilidade global das compras, em relacéo a cada pro- duto, multiplicando o mimero de unidades compradas por wm preco médio de compra; — Célculo da margem bruta e comparagao com a verificada em anos anteriores. Caso esta seja mais alta do que 0 esperado, poderemos estar perante uma io das compras, de modo a apresentar resultados mais elevados; da evolugio no ano, e em comparagio com anos anteriores, dos principais fornecimentos (honorérios, p comunicasio, transpor- te de mercadorias, etc). * © alcance, extensao e profundidade dos procedimentos substantivos depende- r4 da avaliagdo do controlo interno. 98 fornecedores, regra geral, representam as maiores obrigagSes correntes ‘expressas no balanco e sao um factor determinante na avaliacao da solvéncia da entidade no curto prazo, 0 facto de ser una érea em que ocorrem muitas transagGes torna-a particularmente suscet{vel a ocorréncia de erros e de frau- des. 0 grande problema desta érea esta relacionado com uma subavaliagZo dos Passivos, uma vez que o drgio de gestio poderd sentir-se tentado a apresen- tar demonstragées financeiras que apresentem uma posigao financeira mais favordvel Como ponto de partida na execucio de procedimentos substantivos o audi tor deverd verificar se 6 balancete de abertura esté de acordo com o balanicete de encerramento do ano anterior e obter uma listagem dos créditos por ligui- dar & data do balanco (conferindo a sua exatidao aritmétice e se o valor total corresponde ao evidenciado no balanco). Alocando os objetivos de auditoria aos procedimentos substantivos, obte- mos a seguinte tabela: ‘Em relago s provas de detalhe ds transagées, o auditor deverd efetuar os seguin- testes: "= Vouching: A énfase destes testes consiste em selecionar, a partir do balance- _ te de compras, aquisicdes de bens e chegar aos seus documentos de supor- te (nota de encomenda, guia de rececéo e fata), verificando assim a sua ocorréncia. Tracing: é 0 processo inverso do descrito anteriormente. Neste caso parti- mos dos documentos de suporte para chegar ao movimento na contabilida- de, confirmando assim a plenitude, Revisio da documentacdo: 0 auditor deverd comprovar as faturas, analisando a sua exactidao aritinética e verificando se as quantidades e pregos descri- tos esto de acordo com as notas de encomenda e com as guias de rece¢ao (que deverdo ter uma numeracdo sequencial); Revise do corte de operacdes ds compras: Esta prova tem como principal ob- Jetive verificar se as compras efetuadas até & data de encerramento foram ‘ontabilizadas no referido perfodo. Uma ver que o corte de operagdes tent apenas relevancia na data de encerramento, muitas empresas no tém im- plementados controlos que permitam uma correta contabilizacio das ope- "agbes que ocorreram, imedietamente antes e apés o encerramentol, AS- sim, o risco de detecde devera ser baixo, pelo que deyerso ser realizados o Sec teio gerahoert,abeargem um peods de Sao as vaimo depois da data de encer- ieato, prolongando-se pelo tempo que 0 auditor considere necessério, Quadro 9.3, — Procedimentos substantivos e objetivos de auditoria Procedimentos substantivos Objetivos de auditoria Procedimentos analticos xisténcla, obrigagoes, rigor e valorizagao Corte de operagces Plenitude, corte Cireularizegto de divides @ pagar Plenitude, existéncia, oconréncia, obrigagies, rigor, valerizacao o corte Vouching e Tracing Existéneia, ocorténcia, obrigagies, valorizagai, rigor @ cone Reviedo da documentacio Ocorrénca, rigor elassificaglo Revisto dos pagamentos posteriores _Plenitude, ocorréncia, existénia 2 Reviséo de ssidos pouco usuais —_Classficagao, valorizagdo s Aualiat a apresentagéo « divuigago _Apresentagao « dlvulgagao. RES Spnemingio © civulgagéo __Apresentagéo ¢ dlvulgagao, 2) Procedimentos aplicdveis as compras e fornecimentes Em relagio aos procedimenios analiticos 0 auditor procura identificar vars: 960s relativas e absolutas comparando o ano corrente com 0s anios anterior izando igualmente ferramentas mais sofisticaclas como so os récios € extensivos testes de detalhe, Neste campo o enfoque do auditor centra-se na plenitude e na ocorréncia. A comprovagio destas assergies é efetuada mediante o exame dos registos das mercadorias que entraram em armazém (guias de rececio), comparando-os com as faturas dos fornecedores nas da- tas imediatamente antes ¢ apds o encerramento do exercicio. Uma ver. que muitas compras nao resultam na emissio de guias de rece. 0 (como 6 0 caso dos servigos) é necessério selecionar, a partir dos for- necimentos contabilizados, se os documentos de suporte que Ihe esto na origem (vouching) se referem a servicos efetivamente prestados antes da data de encerramento, Portanto em relagio ao fornecimento de servigos 0 auditor verificard se os gastos contabilizados correspondemn a servigos efe- tivamente recebidos, se esto suportados pela correspondente fatura e se esta estd corretamente emitida e contabilizada. Deverd verificar se foram efetuadas as adequadas especializacbes em relacdio aos servi¢os recebidos e ainda nfo contabilizadas 2 vice-versa, — Revisao do corte de operacées aos pagamentos: Um apropriado corte de opera~ ‘Ses & data do balango é essencial para uma correta apresentacio dos de- pésitos & ordem e das dividas a pagar. O método usual para testar o corte aos pagamentos é através da data de apresentacdo dos cheques no banico. Este teste ¢ desenvolvido como parte integrante do teste as reconciliagdes bancérias, 4) Gastos por servigas recebidos O auditor verificard se os gastos por fornecimentos contabilizados correspon- dem a servigos efetivamente recebidos, suportados por faturas corretamente emitidas e contabilizadas, bem como a correta especializacio. Para analisar os servigos recebidos o auditor poder recorrer aos soguintes procedimentos: — Inspesiio fisica, quando possivel, dos elementos que suportarn os gastos (ar- rendamentos, seguros e gastos com manuitencdo e conservaci): — Confirmacdo, perante terceiros, do servico efetuado; ~ No caso das honorérios, confirmar se a base para as retengSes na fonte efetuadas pela empresa coincide com o montante contabilizado como gasto. ©) Procedimentes aplicdveis ds dividas a pagar Em relagdo &s provas analiticas o auditor comparard os saldos das contas df- vidas 8 pagar do exercicio com as dos exercicios anteriores, analisando a sua oabilidade, Uma alteracio significativa, quer em alta quer em baixa, pe er originada por umn dos seguintes motivos: atrasos nos pagamentos a fe edores, decisao do drgio de gestdo em aumentar os inventdrios, on be servigos cujas faturas ainda nio foram rececionadas ou que esto pende de autorizagio, Outras provas analiticas que o auditor poderé realizar so: — Calcular o indice de rotaco das dfvidas a pagar (compras/saldo médic divides a pagar), comparando-o com o do exercicio anterior e analisan sua razoabilidade; ~ Caleular o prazo médio de pagamentos: 365 » dividas a pagar/Compras. Em relagio is provas de detalhe aos saldos,o auditor deveré efetuar as seguir Cirgularizagéo aos fornecedores: A circularizacio aos formecedores consist confirmacao do saldo evidenciado ma contabilidade através do envio, a credor selecionado, de uma carta onde é solicitada a confirmagao do si Para com o cliente de auditoria a data da circularizagao. £ recomend: que este tipo de circularizacdo seja cega, ou seja, que na carta enviada fornecedores no se mencione o saldo que a empresa tem para com o for cedor, uma vez que tal procedimento facilita a detecao de possiveis passi omitido: Para ia circularizagao de forma adequada é necessério ter em at ‘cdo os seguintes aspetos; 1) Necessidade de circularizar os fornecedo 2) Selegdo dos fornecedores a circularizar; 3) Momento da circulariza 4) Elaboracdo das cartas e 5) Anilise das respostas. 1) Necessidade de circularizar: a circularizagéo aos fornecedores & re mendada quando 0 risco de detegdo ¢ baixo, em virtude de uma avalia: alta da f(R8;R0), quando a empresa tem um reduzido ntimero de forne dores e quando a empresa nio efetua reconciliagSes mensais des divi a pager; 2) Selecdo dos fornecedores a circularizar: o mais frequente é que a sele, dos fornecedores seja efetuiada com base no volume de neg durante 0 exercicio (quanto maior for, maior é a possi estar subavaliado) ¢ no saldo a data da ciccularizagio. Assim, dever aclos os fornecedores com quem norinalmente a empre trabalha, bem como os que apresentarem saldos mais siguificativos. 3) Momento da circularizagao: os fornecedores podem ser circularizado: data de encerramento ou a uma data anterior. f frequente, na hora extensivos testes de detalhe. Neste campo o enfoque do auditor centra-s na ples tas imediatamente antes e apés o encetramento do exercicio, Uma ver que muitas compras nio resultam na emissdo de guias de rece $0 (como € 0 caso dos servisos) & necessario selecionar, a partir dos for- necimentos contabilizadas, se os documentos de suporte que Ihe esto na origem (vouching) se referem a servicos efetivamente prestados antes da tivamente recebidos, se estio suportado esta esté corretamente emitida » contahi efetuada’ as adequadas especializacies em relagdo aos servigos recebidos ¢ ainda nao contabilizados e Vine-versa..: ~ Revisto do corte de operacées aos pagamentos: Uma apropriado corte de oper ses & data do balango é essencial para uma correta apresentacéo dos pésitos a ordem e das dividas a pagar. © método usual para testar o corte 4205 pagamentos ¢ através da data de apresentagio dos cheques no ban: Este teste & desenvolvido como parte integrante do teste as reconciliag bancarias, 8) Gastos por servis recebidos © auditor verificard se 0s gastos por fornecimentos contabilizados correspo dom a servigos efetivamente recebides, suportados por faturas corretamente omitidas e contabilizadas, bem como a correta especializagéo, Pata anialisar os servicos recebidos o auditor paders recorrer aos seguintes procedimentos: ~ Inspe¢io fisica, quando poss(vel, dos elementos que suportam os gastos (a rendamentos, seguros e gastos com manuterigdo e conservacéo), ~ Confirmacdo, perante terceiros, do servico efetuado; — No caso dos honordrios, confirmiar se a base para as retengées na fonte fetuadas pela empresa coincide com o montante contabilizado como gas ©) Procedimentos aplicéveis ds dividas a pagar im relagdo as provas analiticas 0 auditor compararé os saldos das contes df Vides a pagar do exercicio com as dos exercicios anteriores, analisanclo a sua ide € na ocorréncia, A comprovacio destas assergies & efetuada ‘exame dos registos das mercadorias que entraram em armazém (guias de rececao}, comparando-os com as faturas dos fornecedores nas da. razoabilidade. Uma alteracio significativa, quer em alta quer em baixa, poderé ser originada por um dos seguintes motivos: atrasos nos pagamentos a forne- ‘codores, deciséo do drgao de gest3o em aumentar os inventérios, ott bens e sgervigos cujas faturas ainda nfo foram rececionadas ou que esto pendentes de autorizacio, Outras provas analiticas que o auditor poderd realizar sic: — Caleular 0 indice de rotagao das dividas a pagar (compras/saldo médio das divides a pagar), comparando-o com o do exercicio anterior e analisando a sua razoabilidade; = Calcular 0 prazo médio de pagamentos: 365 « dividas a pagar/Compras. Em relagdo as provas de detalhe aos saldos, 6 auditor deverd efetuar as seguintes: Cireularizagto cos fornecedores: A circularizagao 20s fornecedores'consistens * confirmagao do saldo evidenciado na cor vio wr selecionado, de fa onde é sc eros 0 cliente de data da circularizagao. E recomendével que este tipo de circularizagao seja cega, ou seja, que na carta enviada aos fornecedores no se mencione o saldo que a empresa tem para como forne- uma ver que tal procedimento facilita a detecdo de possfveis passivos Para realizar a circularizagio de forma adequada é necessério ter em aten- sao os seguintes aspetos: 1) Necessidade de circularizar os fornecedores; 2) Selegao dos fornecedores a circularizar; 3) Momento da circularizacio; 4) Elaboragio das cartas ¢ 5) Anélise das respostas, - 1) Necessidade de cizcularizar: a tircularizagio aos fornecedores 6 reco- mendada quando 0 risco de detecio é baixo, em virtude de uma avaliacao alta da f(R1;RC), quando a empresa tem um reduzido néimero de fornece- dores e quando a empresa no efetua reconciliagSes mensais das dfvidas a pagar; 2) Selegio dos fornecedores a circularizar: o mais frequente é que a selegdo dos fornecedores seja efetuada com base no volume de negécios mantido durante 0 exercicio (quanto maior for, maior é a possibilidade do saldo estar subavaliado) ¢ no saldo & data da circularizagao. Assim, deverao ser circularizados os fornecedores com quem normalmente a empresa trabalha, bem como os que apresentarem saldos mais significatives. 3) Momento da circularizagdo: os fornecedores podem ser circularizados & data de encerramento ou a uma data anterior. £ frequente, na hora de plantar o trabalho de auditoria, decidir circularizar a uma data ant ado encerramento, no entanto esta decisdo estd dependente da confia: $2 que o muditer tenh sobre os controlos implementados pela empresa em relacio as transagies que ocorram entre a data da circularizagio e a data de encerramento, Caso seja decidido efetuar a circularizagao antes da data de encerramento, o auditor deverd atualizar o seu trabalho, i vestigando as variagées que ocorreram até a data de encerramento, 4) Exvio das cartas: as cartas podem ser elaboradas pela empresa ou pel auditor, devendo ser sempre assinadas pelo responsdvel da empresa € pelo auditor. 0 auditor realizaré um primeiro envio e, caso nao obte. ‘he respostas suficientes, efetuaré um segundo envio para os que no responderam. f importante realgar que na carta no deve constar qual o saldo que figura na contabilidade do clients © que a resposta deve ser "” enviada diretamente para o auditor, “NW Relatncmn OF cope penny GOR = Fomoak a NV Reteréncia: CF—GOM ~ 1/2011 COM = Fomscimento de Material de Ganstrugio, SA Data: 20/02/2012 Somrio 38 ‘Santarém, Assunto: Certificacdio Legal das Contas ‘NIF; 500.000.000 ABC ~ ind. Metatirgica, SA Exmo(s). Senhor(s), Setando a nossa seciedade, dentro dos procedimenios inerentes a Certicago Legal las Contas, a efectuar andlise da antidade acima citada, agradosianios que nos indie jeassem diractamente 0 naldo a vosso favor & data de 31 de Dezembro de 2011, Pediimos o favor de responderem giractamente para: AUDITORES E ASSOCIADOS, § RoC. Av. de Tomar Tomer Esperando a vossa coleboracdo, ‘subscrevemo-nos: ‘Auiorizamos o fornecimento das informagdes pedidas nesta carta Atenciosarente AUDITORES E ASSOCIADOS, S ROC. (Assinaturas autorizadas da empresa) {assinatura do auditor ee CaS daemeress) _(assinatura do auditor) Figura 9.3. — Exemplo de carta de circularizago a fornecedores 5) Anélise das respostas: As respostas dos fornecedores devem ser compa- radas com os saldos apresentados pela empresa, analisando, com docu. mentagio suporte, as diferencas que tenham sido encontradas, 0 pro- cedimento é 0 seguinte: uma vez recebidas as respostas verifica-se se cofcidem ou no com o saldo apresentado pela empresa. Caso tal nao aconteca, é entregue & empresa o extrato enviado pelo fornecedor, para que esta proceda a reconeiliagao. Apés a elaboragiio das reconclliagdes, 0 auditor procederé a verificagdo da sua exatidao aritmética e analisaré as éiferencas detetadas". Caso 0 nfimero de respostas enviadas pelos for- necedores seja insuficiente, o auditor deverd realizar procedimentos al- ternativos em fangao do grau de confianga que tenha depositado no con- trolo interno. Alguns desses procedimentos alternatives sao: comprovar 0s saldos evidencitdos em dividas a pagar, mediante og documentos de suporte, aumento do alcaice das provas de corte, aumento do alcance da revisié dos’ pagamentos posteriores, reviso das guias de entrada sem fatura e revistio das faturas dos fornecedores recebidas apés o encerra- mento do exercicio. 0 auditor deve arquivar adequadamente todas as respostas obtidas, bem como as reconciliagdes realizadas polo cliente, e deveré efetuar uma resumo da circularizacéo realizada, onde constaré o nlimero eo saldo global dos for- ~ necedores circularizados, a quantidade e o saldo das respostas recebidas, as divergéncias encontradas, as conclusdes alcangadas e os ajustes propostes. diferenas so originadas por mercadorias ou pagamentos ei trnsito, bem incias de valor (es, descontos contabitizados pelo cliente no aceltes pele for- Se use MS4 GLIENTE: ABC, SA ANO: N ‘OUIENTE: ABC, SA ANO: N SECCAO: Método de Selegtio ~ Circularizagio de Fornecedotes. Revisto por 4d ECCAO: Resumo da Croularizagao de Forncoedores Preparado por -RP__ Data 18/02/Net. Data 15/08/Net BP Data 15/0/Ne1 — Rvisto por _JJ_ 1 Resiime Cireulafiaagao de Fomnecedores TOTAL DE SALDOS Método de Selegao Utiizada: NE % 100% 1)___ Sato supeiora € 350005 $ Nao responderam 2 2) ‘Acumulade anual superior a € 45,000 8 100% 5 63% 204552 80% | ~ Reconciliado 418% 13142 6% 3) Sado contranatura aon ea ae Respostas nijo Reconolliadas A (satisfatérios) PA (ndo satisfatorios} Nao reatizagdo PAY Nao responderam Pa (ealistatorios) 2 25% 20083 8% PA (nao satistatorios) Neo reaizagéo PAY 225% 20085 TOTAL 6 10094 287758 100% Figura 9.6, — Resume da circularizagaio a fornecedores Figura 9.4, — Critérios de selego dos fomecedores a clrcutarizar nse a ap gas icons popiemrag tea CYSSRE sions ‘useage tin mice aw AS A "00 TEESE OR I eae aaa err wonesinS egy whe aN yews weainreneee reas 3 ay oybssa0 oad moe ee Ble in pee ae Terao ORANG OAL aa mae Ea Ea 80 8 ES 3s Trane aoa wre see ‘ava iw Gao me sLee swe BOO reese weass wanes we fox TwoL man we aie ee =e omy ace oy na shims es “THERE onpedss epost 09 as es om i edn FCG on Len OH a, wow > Tom ae a tad ae = os e eas om soiopavauioy 8 oBdezlzENDuI9 ap OssE00IG OP C}ANUCD — ‘96 eANB} eS Bo ewes wer ae ee cerusuco ep a votes wow a) Revisit de saldos pouco usuais ‘quando o auditor esté a rever as dividas a pagar poderé ver-se confrontado ‘com saldos pouco usuais, que deverfio merecer a sua especial atengéo. Como smplo podemos elencar os seguintes: Fornecedores com saldo devedor: nestes casos para além de analisar a sua proveniéncia, deverd ponderar a sua reclassifica¢lo como contas @ receber; _= Dividas de valor «certo»: pode indiciar que empréstimos estejam classifica dos como fornecedores; Saldos das contas de fornecedores frequentemente retificados: pode indicar aexisténcia de controlos internos débeis em relagao ao registo das contas; = Faturas vencidas com dates muito antigas: pode indicar uma mA gestdo das dividas a pagar ou desacordos com os fornecedores relativamente 20 valor da fatura (ex. descontos contabilizados’pelo cliente ndo aceifés pelo fornecedor). s) Provas de corte 4 realizado de provas de corte nas dividas a pagar est4 estreitamente relacio- la com as provas de corte que se realizam na drea de inventarios. Ao efetuar was de corte o auditor deve analisar as seguintes situacoes: Mercadorias em poder da empresa que nio foram contabilizadas por néo _ ter sido recectonada a fatura, Neste caso as mercadorias devem ser regista- das no inventério final e a compra contabilizada (creditando a conta forne- sedores faturas em recegio e conferéncia); ; Foram recebidas e contabilizadas faturas de mercadorias que nao constam em armazém a data de eacerramento. Neste caso 0 auditor deverd ter em atengo = ue as mercadorias devem constar na conta mercadorias em iransito. Revisdio dos pagamentos posteriores a prova de auditoria consiste em verificar se 0s saldos & data de encerra- onto foram pagos no exercicio seguinte, obtendo assim evidBncia sobre a ple- itude dos passivos, 0 objetivo desta prova é determiner se as obrigagdes do ico que esté a ser suditado e que foram pagas posteriormente, estavam etamente contabilizadas & data de encerramento. Comparagio das dividas a pagar com documentagao de suporte 7 60M esta prova o auditor procura confirmar as assercies da ocorréncia e da ~ Plenitude, analisando se os saldes expressas na conta de fornecedores possuem um lado 0 fornec or outro lado a empresa deve con ravés de uma nota de crédito emitida scondigg alizadas on

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