| Cédigo: DE-01 | | INSTRUCTIVO PARA LA RACIONALIZACION DE TRAMITES Y OTROS PROCEDIMIENTOS Versién: 01 Go | ADMINISTRATIVOS — OPAS {1 | Fecha: 12-12-2014 4. OBJETIVO Proporcionar un instructive que permita gestionar al interior del Ministerio de Minas y Energia la estrategia de racionalizacién de tramites del Gobierno Nacional y de Otros Procesos ‘Administrativos - OPAS, para el fortalecimiento de la cultura del buen servicio Publico, en desarrollo de la politica estatal de Modernizacién y lucha contra la corrupcién. La Ley 962 de 2005, tiene por objeto facilitar y garantizar la eficiencia y eficacia de la funcién administrativa, facilitando las relaciones de los particulares con la administracién publica, de tal forma que las actuaciones que deban surtiese ante ella, para el ejercicio de actividades, derechos, cumplimientos de obligaciones, se desarrollen de conformidad con la Constitucién Nacional y los principios rectores de la politica de racionalizacién de tramites y OPAS. Por lo anterior se disefia este instructive el cual busca orientar a los funcionarios del Ministerio de Minas y Energia, en el registro e inscripcién de los tramites y Otros Procesos Administrativos - OPAS, en el sistema SUIT y en la racionalizacién de tramites, para contribuir a la efectividad de la gestion del Estado. Adelantar un proceso de racionalizacién de tramites, procesos y procedimientos requiere una metodologia practica que conlleve una aplicacién sistémica. 2. ALCANCE Inicia con la identificacion del tramite y Otros Procesos Administrativos - OPAS del Ministerio y termina con la racionalizacién del mismo. Aplica para los trémites generados de los Procesos Misionales y del Proceso de Gestién Juridica, a cargo de la Oficina Asesora Juridica de! Ministerio de Minas y Energia. 3. DEFINICIONES Estandarizacién*: Corresponde a los tramites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario que son similares o equivalents y aplican a diferentes instituciones. Dando cumplimento con el Articulo 41 del Decreto Ley 019 de 2012 es competencia del Departamento Administrative de la Funcién Publica - DAFP, velar por la permanente estandarizacion de los tramites de la Administracién Publica y verificar su cumplimento cuando se inscriben en el SUIT, por lo que este sistema permite registrar Formatos Integrados — FI, basados en modelos. Normalizacién: Reglamentacién de las dimensiones y calidades de los productos con el fin de simplificar su manejo y reducir sus costos. ' Gula de usuario del Sistema Unico de Informacién de Trémites SUIT 3 de enero de 2014 del DAFP. Pagina taeCédigo: DE-I-01 INSTRUCTIVO PARA LA RACIONALIZACION DE. TRAMITES Y OTROS PROCEDIMIENTOS Versién: 01 ADMINISTRATIVOS - OPAS Fecha: 12-12-2014 Otros procedimientos administrativos de cara al ciudadano?: Conjunto de acciones que realiza el usuario de manera voluntaria para obtener un producto o servicio que ofrece una institucién de la administracion publica o particular que ejerce funciones administrativas dentro del ambito de su competencia, sus caracteristicas son la no obligatoriedad para el usuario y no tienen costo para éste. Por lo general estos procedimientos administrativos estan asociados con un tramite, ya que de éste se pueden generar acciones de consulta, certificaciones, constancias, entre otras, los cuales acreditan el resultado de un :ramite. Procedimientos: Permiten precisar la forma de hacer algo; incluyen el qué, el cémo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea e involucran los elementos técnicos para emplear, las condiciones requeridas, los alcances y limitaciones fijadas, el nimero y caracteristicas del personal que interviene, entre otros. Se definen como el conjunto de especificaciones requeridas para cumplir una fase o etapa perteneciente a un proceso y que varia de acuerdo con los requisitos y con el tipo de resultado esperado. Procedimiento Administrative: Conjunto de acciones que se realizan en ejercicio de la funcién administrativa para alcanzar y dar cumplimiento con los fines del Estado, dentro de las reglas y principios que lo rigen. Procesos: Serie de fases 0 etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecucién de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfaccin de una necesidad. En las entidades, las dependencias tienen nombres muy definidos pero los procesos no. Es asi como los procesos aparecen fragmentados, muchas veces invisibles por la estructura organizacional; se les asignan responsabilidades a directivos y se rinden cuentas de un area o dependencia en particular, pero no se asigna la responsabilidad por el trabajo completo, esto es, por el proceso. Racionalizacién de traémites*: Es el proceso que permite reducir los trémites, con el menor esfuerzo y costo para el usuario, a través de estrategias juridicas, administrativas 0 tecnolégicas que implican: simplificacion, estandarizacién, eliminacién, automatizacién, adecuacién o eliminacién normativa, optimizacién del servicio, interoperabilidad de informacién publica y procedimientos administrativos orientados a facilitar la accién del ciudadano frente al Estado. El resultado es la optimizacién de tramites. Regulacién: Conjunto de normas o reglas vigentes que reglamenta el ejercicio de un derecho ylo el funcionamiento de una actividad social, politica, econémica, educativa, con el fin de garantizar los fines y recursos Estatales y el funcionamiento eficiente de los mercados, generar certeza juridica, garantizar derechos de propiedad, evitar dafios inminentes o bien atenuar o eliminar dafios existentes a la salud o bienestar de la poblacién, al medio ambiente, a los recursos naturales o a la economia, entre otros. * Gula de usuario del Sistema Unico de Informacion de Tramites SUIT 3 de enero de 2014 del DAFP. ° Guia de usuario del Sistema Unico de Informacion de Tramites SUIT 3 de enero de 2014 del DAFP. ‘Decreto 2641 de 2012 - DAPRE, DNP, DAFP. Pagina 2605Cédigo: DE--01 INSTRUCTIVO PARA LA RACIONALIZACION DE TRAMITES Y OTROS PROCEDIMIENTOS Version: 04 fen | ADMINISTRATIVOS — OPAS Fecha: 12-12-2014 Requisitos: Son los documentos, pasos 0 condiciones necesarios para la ejecucién del tramite. Tramite: Serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que han de llevar a cabo los usuarios para obtener un determinado producto o para garantizar debidamente la prestacién de un servicio, el reconocimiento de un derecho, la regulacién de una actividad de especial interés para la sociedad 0 la debida ejecucién y control de las actividades propias de la Administracién publica. Siempre es generado por un agente externo a la organizaci6n. Los traémites implican una interaccién o encuentro entre la Administracién publica y la sociedad, y tienen como propésito facilitar el ejercicio de los derechos de los ciudadanos. Por tanto, fiel a los principios constitucionales, la Administracion pUiblica no impondra tramites ni exigirA requisitos que no estén contemplados en la ley o no hayan sido autorizados expresamente por ésta (Constitucién Politica de 1991) Conjunto de requisitos, pasos, 0 acciones regulados por el Estado, dentro de un procedimiento administrativo misional, que deben efectuar los usuarios ante una institucion de la administracion publica o particular que ejerce funciones administrativas, para adquirir un derecho 0 cumplir con una obligacién prevista 0 autorizada por la Ley y cuyo resultado es un producto o un servicio® Tramite en Linea’: Trémite que puede ser realizado por medios electronicos a través del portal de una entidad, ya, sea de manera parcial, en alguno de sus pasos 0 etapas, 0 total, hasta obtener completamente el resultado requerido. Ventanilla Unica Virtual’: Sitio virtual desde el cual se gestiona de manera integrada la realizacion de tramites que estén en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la solucién completa al interesado. 4. NORMATIVIDAD Constitucién Politica de 1991 (Articulos 83, 84, 209 y 333). Establece el principio de la buena fe, la no exigencia de requisitos adicionales para el ejercicio de un derecho, los principios de la funcién administrativa, de la actividad econémica y la iniciativa privada. DECRETO LEY 019 DE 2012 Dicta normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trémites innecesarios existentes en la Administracion Publica. El articulo 39 establece el procedimiento para establecer los tramites autorizados por la Ley., y sefiala lo siguiente: 3 Guia de usuario del Sistema Unico de Informacion de Tramites SUIT 3 de enero de 2014 del DAFP. * Decreto 1151 de 2008, articulo 4, 7 Decreto 1151 de 2008, articulo 4 Pagina Sde 8(Cédigo: DE-01 INSTRUCTIVO PARA LA RACIONALIZACION DE TRAMITES Y OTROS PROCEDIMIENTOS Versién: 01 ADMINISTRATIVOS - OPAS Fecha: 12-12-2014 “El numeral segundo del articulo primero de la Ley 962 de 2005, quedaré asi: 2. Procedimiento para establecer los trémites autorizados por la ley. Las entidades publicas y los particulares que ejercen una funcién administrativa expresamente autorizadas por la ley para establecer un trémite, deberén previamente someterlo a consideracién del Departamento Administrativo de la Funcién Pablica adjuntando la manifestacién del impacto regulatorio, con la cual se acreditaré su justificacién, eficacia, eficiencia y los costos de implementacién para los obligados a cumplirlo; asi mismo deberd acreditar la existencia de recursos presupuestales y administrativos necesarios para su aplicacién. En caso de encontrarlo razonable y adecuado con la politica de simplificacién, racionalizacién y estandarizacién de tramites, e! Departamento Administrativo de la Funcién Publica autorizara su adopcién e implementacién. Para el cumplimiento de esta funcién el Departamento Administrativo de la Funcién Publica contaré con el apoyo de los Comités Sectoriales e Intersectoriales creados para tal efecto. Asimismo, podré establecer mecanismos de participacién ciudadana a fin de que los interesados manifiesten sus observaciones. E/ Director dei Departamento Administrativo de la Funcién Publica rendiré, al inicio de cada periodo de sesiones ordinarias, informe a las Comisiones Primeras de cada Camara sobre la expedicién de los nuevos trémites que se hayan adoptado. Paragrafo 1 EI procedimiento previsto en el presente articulo no se aplicaré cuando se trate de adoptar tramites autorizados por los decretos expedidos durante los estados de excepcién, con motivo de la declaratoria de un estado de catastrofe 0 emergencia natural 0 cuando se requiera la adopcién inmediata de medidas sanitarias para preservar la sanidad humana o agropecuaria. Paragrato 2 Las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales 0 Municipales unicamente podran adoptar, mediante ordenanza o acuerdo, las medidas que se requieran para la implementacién o aplicacién de los tramites creados o autorizados por la Ley’. DECRETO 2693 DE 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Linea de la Republica de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones DECRETO 0381 DE 2012 Paginas deeINSTRUCTIVO PARA LA RACIONALIZACION DE TRAMITES Y OTROS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS — OPAS = Fecha: 12-12-2014 EI numeral 10 del Articulo 9 le asigna a la Oficina de Planeacion y Gestion Internacional, la siguiente funcién: “Elaborar los estudios y presentar propuestas sobre la organizacién y desarrollo administrativo, simplificacién, agilizacién y modemizacién de trémites y procedimientos’. LEY 1474 DE 2011 Dicta normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencién, investigacion y sancién de actos de corrupcién y la efectividad del control de la gestin publica. El Articulo 75. Sefiala: “Politica antitramites. Para la creacién de un nuevo tramite que afecte a los ciudadanos en las entidades del orden nacional, estas deberén elaborar un documento donde se justifique la creacién del respectivo tramite. Dicho documento deberé ser remitido al Departamento Administrativo de la Funcién Pablica que en un lapso de treinta (30) dias deberé conceptuar sobre la necesidad del mismo. En caso de que dicho concepto sea negativo la entidad se abstendré de ponerlo en funcionamiento”. LEY 1450 DE 2011 (Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014) El articulo 232 prevé que los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva de los érdenes nacional y territorial deberan racionalizar sus procesos, procedimientos, tramites y servicios internos, haciendo uso de las tecnologias de la informacién y las comunicaciones, con el propésito de ofrecer una oportuna, eficiente y eficaz prestacién del servicio en la gestion de las organizaciones. LEY 962 DE 2005 Dicta disposiciones sobre racionalizaci6n de tramites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones piblicas 0 prestan servicios publicos. DECRETO 4669 DE 2005 Regula el procedimiento que debe seguirse para establecer y modificar los tramites autorizados por la ley y crear las instancias para los mismos efectos. LEY 489 DE 1998 Dicta normas sobre la organizacién y funcionamiento de las entidades del orden nacional. 5, DESARROLLO 5.1 Principios © Racionalizar, a través de la simplificacién, estandarizacién, eliminaci6n, optimizacion y automatizacién, los tramites y procedimientos administrativos y mejorar la Pagnas deeCédigo: DE-I-01 INSTRUCTIVO PARA LA RACIONALIZACION DE TRAMITES Y OTROS PROCEDIMIENTOS Versién: 01 ADMINISTRATIVOS - OPAS Focha: 12-12-2014 participacién ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas, con las debidas garantias legales. * Facilitar el acceso a la informacién y ejecucién de los tramites y procedimientos administrativos por medios electrénicos, creando las condiciones de confianza en el uso de los mismos.5.2 5.2 Pasos para crear un nuevo tramite De conformidad con lo establecido por el numeral 2 del articulo 1° de la Ley 962 de 2005 y de conformidad con el Articulo 2 del Decreto 4689 de 2005, las entidades publicas autorizadas legalmente para establecer un trémite, previa su adopcion, deberan presentar la solicitud a consideracién del Departamento Administrative de la Funcién Publica, adjuntando la Manifestacién del Impacto Regulatorio, que consiste en: a) Describir el tramite y justificar su creacién desde el punto de vista legal b) Efectuar una propuesta de disefio del proceso del tramite. ©) Sefialar los beneficios para la entidad y para los usuarios. d) Precisar la carencia de medidas alternativas de menor costo y mayor eficiencia y el impacto presupuestal en la entidad. e) Acreditar los costos de su implementacién para los obligados a cumplirlo y los recursos presupuestales y administrativos necesarios para su aplicacién. 5.3 Especificaciones para la creacién de un nuevo tramite Defina los siguientes elementos: © Descripcién: Ingrese los datos correspondientes al Nombre del trémite, Tipo de tramite, En qué consiste y si es realizado por medios electrénicos. * Aquién esta dirigido el trémite (persona natural, persona juridica). * Clasificacién tematica (tema, subtema). © Clasificacién Eventos de Vida, en caso que aplique. * Fechas en que se debe o puede realizar el tramite. © Lugar y horarios en que se puede realizar el tramite. © Vigencia del tramite. © Requisitos para la realizacién del tramite. ® Documentos necesarios para la realizacién del tramite. Pagina 6d08(Cédigo: DE4-01 INSTRUCTIVO PARA LA RACIONALIZACION DE TRAMITES Y OTROS PROCEDIMIENTOS Versién: 04 few ADMINISTRATIVOS — OPAS Fecha: 12-12-2014 © Pasos que debe seguir el usuario desde el inicio del tramite hasta su finalizacién. © Datos sobre el pago del tramite, cuenta en la que se realiza el pago, en caso que aplique. * Pasos que se deben realizar al interior de la entidad para dar soluci6n al tramite. © Respuesta del tramite, dependencia que resuelve el tramite, cargo, tipo de respuesta, descripcién condicional, atributo de la respuesta, forma de envio de la respuesta, plazo para dar respuesta. Seguimiento al ciudadano, tipo de medio, datos necesarios. * Normas y estadisticas, normatividad que regula el trémite, tipo de norma, numero, afi. © Relacién del trémite con tramites precedentes. Racionalizacién del tramite, tipo de racionalizacién, fecha, tipo de norma, numero, afio. 5.4 Automatizacion y Ventanilla Unica Para los tramites y servicios que, de acuerdo con el andlisis y caracterizacién previa de sus usuarios, puedan ser automatizados, la informacion debe estar publicada en el Sistema Unico de Informacion de Tramites (SUIT), como nico medio que contiene los requisitos exigibles al ciudadano, Asi mismo, se busca implementar soluciones de autenticacién y/o firma electrénica, notificacién electrénica, firma digital y actos administrativos electrénicos segtn sea requerido por las entidades en cada uno de los tramites, servicios, procesos y procedimientos internos. La informacién de tramites y servicios se organizara a través de ventanillas Gnicas virtuales, las cuales permiten un acceso unificado a los usuarios, asi como Un control y seguimiento de la gestion de los mismos 5.5 Tramites objeto de registro en el SUIT EI Ambito de aplicacién de las normas antitramites como son la Ley 962 de 2005 y el Decreto Ley 019 de 2012, preceptuan que las mismas aplican a todos los organismos y entidades de la Administracién Publica que ejerzan funciones de cardcter administrative y a los particulares cuando cumplan funciones administrativas. De conformidad con el articulo 38 de la Ley 489 de 1998, la administracion publica esta conformada por los organismos de la rama ejecutiva del poder publico y por todos los demas organismos y entidades de naturaleza publica que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de actividades y funciones administrativas o la prestacién de servicios puiblicos del Estado Colombiano. La regia general es que la rama del Estado Colombiano que ejerce funciones administrativas es la ejecutiva, sin embargo las demas ramas y organismos también pueden ejercerlas. Pagina? de(Cédigo: DE--01 INSTRUCTIVO PARA LA RACIONALIZACION DE TRAMITES Y OTROS PROCEDIMIENTOS Versién: 01 Moo ADMINISTRATIVOS — OPAS ert a Fecha: 12-12-2014 FLUJOGRAMA TAREA RESPONSABLE 1. Realizar la_propuesta de disefto de| Funcionario creacién del trémite y/o modificacién dellresponsable del v existente, Contiene: Nombre del Tramite u|tramite Realizar propussia de OPAS, Descripcién, Justificacion del tramite ox disefio de creacién del desde el punto de vista Legal y Beneficios trim yo macieacion del para la entidad y para los usuarios. ¥ 2. Revisar y analizar la propuesta del tramite | Oficina de Rovisary analar a y evaluar su pertinencia (competencias, | Planeacién y propuesta del tramite y recursos presupuestales y administrativos | Gestién ‘valuar su pertinencia ecesarios_ para su impiementacién — costos, | Internacional, relacion con cadenas de trémites y uso de recursos tecnolégicos ~ automatizacién. 3. 2s pertinente? Ofcina de ues Planeacion = y pert? Gestion Internacional Preserireboovactresy 4. Presenter observaciones | Oficina ae femmes 4 j)\rexmendacenes quer prsanto la] Panescén —y ropuesta, Gestion Internacional Bieerenai 5. Enviar la informacion requerida al DAFP y| Oficina ee ‘eave al DFP sometero a su aprobacién, Planeacién @ Gesticn Interacional 6. ZEs aprobado? Al DAFP le compete validar | Departamento y aprobar los tramites y otros procedimientos | Administrative de la de cara al usuario en el Sistema Unico de| Funcién Publica Informacion de Trémites —SUIT. 7. Presentar _observaciones_—_y| Departamento Biante semen recomendaciones a quien present6 la| Administrativo de la LC) propuesta Funcién Piblica Pubica ia informacion del 8. Publicar la informacion del tramite en el Oficina de Keer Sistema Unico de Informacion de Tramites | Planeacién y (SUIT), de conformidad con los lineamientos y | Gestién directrices del DAFP. Internacional Pagina 8deS(Cédigo: DE-I-01 INSTRUCTIVO PARA LA RACIONALIZACION DE TRAMITES Y OTROS PROCEDIMIENTOS Version: 01 ADMINISTRATIVOS - OPAS Fecha: 12-12-2014 La automatizacion es el uso de las Tecnologias de la Informacién y la Comunicacié apoyar y optimizar los procesos que soportan los trémites. Asi mismo, pe modemnizacién intema de la entidad mediante la adopcién de herramientas tecnolégicas (Hardware, Software y comunicaciones), que conllevan a la agilizacion de los procesos. Dentro de automatizacién se destacan: - Automatizacién parcial o total de tramites y servicios. - Elaboracion de certificaciones o constancias en linea - Elaboracién de formularios para descarga. 6. REGISTROS 7. ANEXOS Guia de usuario del Sistema Unico de Informacion de Tramites SUIT 3 de enero de 2014 ola que la modifique, de! DAFP. 8. CONTROL DE CAMBIOS FECHA CAMBIO 7 I VERSION Elaboré fevisé Aprobo Pac Lapel E Brea. okt WWE We iy Oficina de Planeacién y Jefe Oficina de Planeacion y Repre} le la Alta Gestion Internacional Gesti6n Internacional Direcct6n . Pignad de®impieaned me eon! 26 nsceodel3 = eonteoan # Bio AOS sb orans of € TIUE estininT ob