_CAPACITACION REDACCION DE INFORMES APLICADOS A LOS SERVICIOS DE VIGILANCIA Y © SEGURIDAD PRIVADA RICARDO ABRIL MARTINEZ Profesional en Salud Ocupacional |Capacitaciéa Redaccién de informes Todo buen trabajo debe-estar sustentado por un buen informe escrito. Un informe exacto es resultado de la observa- cién precisa. No contie en su memoria; anote los datos importantes. No dude en preguntaras/ se trate de una bobada; es bien diffcil explicar los errores bobos. Estos son principios. basicos que deben observarse en la redaccién de informes. Meditelos. Redactar informes es una tarea esencial en el trabajo de seguridad. Toda actividad debe informarse pues, cuando ocurre una fala, el informe es la mejor herramienta para establecer las causas y solucionar el problema. Los informes son instrumentos de prevencién. Redactar informes parece dificil, especialmente cuando no se ha tenido la suficiente practica; sin embargo, con un poco de dedicacién y bastante ejercicio es posible llegar a redactar, elaborar y presentar informes correctos. Cualidades de un buen informe. El informe puedé ser verbal o escrito, pero debe tener las siguientes cualidades. Oportuno - Preciso - Conciso - Claro - Completo La oportunidad significa que lo informado debe servir para tomar una decisién o la accién correctiva inmediata. Un informe sobre a iniciacién de un incendio cuando el edificio ha sido.consumido por las llamas para nada sirve. La precisintiene que ver con informar s6lamente hechos y no conjeturas 0 adivinaciones. El informe debe remitirse a lo que se vid, oy6, alld, escuché o sinti6. La precisién tiene que ver también con el uso de términos exactos evitando palabras imprecisas. LA concision se tefiere al empleo del minimo indispensable de palabras. Las palabras rebuscadas y los arabescos litera- rios deben suprimirse pues confunden, restan claridad, dificul- tan la comprensién del informe y alargan innecesariamente el contenido.Capacitacién La claridad se relaciona con el uso de palabras conocidas y escritas en forma que no dejen lugar a la dude. La gramatica, la puntuacién y la ortografia deben respetarse, pues reflejan la calidad del autor det informe. El informe debe ser completo 0 cabal. Para saber si esté completo debe contestara los seis interrogantes basics. Casi siempre es dificil contestarlos todos; sl por qué y el para qué son Jos mas complicados, pero, no importa. Ud. debe preocu- Parse por narrar los hechos lo més completo posible que el resto le corresponde hacerlo al investigador. Al'terminar de escribir un informe Iéalo dos o tres veces y Consiiitelo con un amigo o compafiero capacitado. Recuerde Que un informe se esoribe para que lo lea otra persona, quien debe entender bien lo que Ud. quiso decir. : Interrogantes bésicos Se llaman interrogantes porque son preguntas; se de- nomjnan basicos porque son el fundamento de cualquier investigacién. Los interrogantes bésicos son seis: QUIEN Quién Io hizo? Hay sospechosos? Quién es el lesionado? ; Quién causé este incidente? Quién fue sorprendido cometiendo el delito? Quignes son los testigos? Quiénes son los posibles cémplices? Quign informé del hecho? Qué funcionario asistié por la autoridad? QUE Qué pasd? Qué sucedio? » ° Cuél es el problema? Qué fue lo que robaron? Qué accién se toms? Cuél fue el resultado? DONDE — Dénde sucedi6? Dénde se bused ayuda? ‘Dé6nde fue encontrado el intruso? En qué lugar estaba guardado e’ dinero?Capacitaciés CUANDO Cuando sucedié el hecho? Cuando se recibié la informacion? Cuando fue descubierto el robo? Cuando pasé la patrulla la tiltima vez? ‘A qué hora son la alarma? como Como se cometi6 el secuestro? Cémo sobrepasé el ladr6n la malla? ‘Cémo lograron escapar? Cémo abrieron la puerta? POR QUE Por qué no soné la alarma? Por qué ocurrié el accidente? Por qué se tomé esa decision? Por qué se produjo el incendio? Si al contestar el por qué se trata s6lo de opiniones personales se debe dejar cons- tancia en el informe. ‘Todo buen informe debe tratar de contestar los seis inter- rogantes basicos. Cuando alguno de éllos falta, revise el informe. Si no se puede contestar alguno de éllos no se préocupe. Un investigador proseguira el caso. Elaboracién de informes Existen varios métodos para elaborar informes. Los mas utilizados son: 41, El informe se inicia tomando como punto de partida el mamento en que el vigilante llega al sitio del incidente. A partir dg,este punto empieza a registrar los sucesos pasados y los futuros a medida que se van presentando. 2. Se, recolecta toda la informacién disponible y luego se procede a ordenar los datos cronolégicamente. Es un método Practico que facilita una posterior investigacién. 3. El tercer método consiste en utilizar formatos pre-impre- sos. El mas conocido es el libro de Minuta 0 Libro Diario de Névedatdes que debe encontrarse en todos los puestos. Otros sol formatos pata cada tipo de caso, p. ej. Robo, Accidente, IndendiTaforme No [Lugar D [Nonibre del Vigilante Asunto: Credencial No Informe detallade cibido ‘rma del Vigilante || Firma del Supervisor |° [DI MLA. te |