PENGURUSAN

MAJLIS RASMI

Anwar Mohd Zain

Unit Komunikasi Korporat
Jenis Majlis

 Majlis Penuh Istiadat

 Majlis Rasmi dan Formal
 Majlis Rasmi tetapi Tidak
Formal
 Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal
 Majlis Tidak Rasmi dan Tidak
Formal
 Majlis Rasmi Kerajaan

 Istiadat atau majlis yang

dipertanggungjawabkan kepada
kementerian, jabatan, agensi
Persekutuan
 Perbelanjaan bagi membiayainya
dikenakan kepadavot anggaran
persekutuan
Protokol

Peraturan yang diterima oleh semua

pihak dalam:

 Hubungan antarabangsa
 Hubungan harian dalam masyarakat
 Istiadat atau majlis
Elemen-elemen Protokol

 Susunan Keutamaan
 Darjah Kebesaran
 Panggilan Hormat
 Susunan Tempat Duduk
 Susunan Bendera
 Susunan Keutamaan

 Senarai yang disusun mengikut

kedudukan kekananan antara pelbagai
golongan masyarakat termasuk pegawai
kerajaan, bukan pegawai kerajaan dan
orang awam
 Susunan Keutamaan
Persekutuan

 Susunan Keutamaan Persekutuan masa

kini ~ Warta Kerajaan P.U. (B) –
22 Januari 1998

 Kedudukan Datuk Bandar dalam Susunan

Keutamaan Persekutuan ialah ke ?
Kepentingan
Susunan Keutamaan
 Menyusun tempat duduk
 Menyusun atur cara majlis
 Tertib ketibaan tetamu kenamaan
 Tertib kepulangan tetamu
 Penyampaian ucapan
 Pengacaraan majlis
 Susunan bendera
Asas Menentukan
Susunan Keutamaan

 Pegawai Kerajaan
 Jenis jawatan yang disandang

 Gred jawatan
 Anugerah kebesaran

 Bukan Pegawai Kerajaan

 Anugerah kebesaran

 Kedudukan dalam masyarakat

 Panggilan Hormat

 Panggilan sewajarnya terhadap

tetamu kehormat dan dif
 Diguna pada kad jemputan, kad nama,
sampul surat, teks juruacara dan teks
ucapan
 Panggilan hormat meliputi panggilan
turun-temurun diraja, jawatan,
anugerah dan keagamaan
Panggilan Hormat

 Perdana Menteri
 Timbalan Perdana Menteri
 Ketua Menteri
 Menteri Besar

Yang Amat Berhormat

Panggilan Hormat

 Menteri
 Timbalan Menteri
 Ahli Dewan Rakyat
 Ahli Dewan Negara
 Ahli Dewan Undangan Negeri

Yang Berhormat
Panggilan Hormat

 Pengerusi Majlis
 Ketua Jabatan
 Ketua Bahagian

Yang Berusaha
Yang Berbahagia
Yang Mulia
Susunan Tempat Duduk

 Bilangan Ganjil

 Bilangan terhad kepada bilangan

yang kecil ~ 3, 5, 7 dan 9
 Susunan tempat duduk atas pentas
mengikut susunan keutamaan atau
kekananan
 Pengukuran kekananan dikira dari
tengah-tengah
Susunan Tempat Duduk

 Bilangan Genap

 Bilangan yang ideal ~ 6, 10, 14, 16

 Susunan tempat duduk atas pentas
mengikut susunan keutamaan atau
kekanan
 Pengukuran kekananan di kira
secara dibahagi dua
Tindakan-tindakan bagi
penganjuran majlis

 Mengadakan mesyuarat dengan

menjemput pihak-pihak yang terlibat
 Menubuhkan jawatankuasa kecil dan
melantik petugas
 Menetapkan tarikh, masa dan tempat
 Menetapkan aturcara/program
 Menentukan tetamu kehormat
 Menentukan senarai jemputan
Tindakan-tindakan bagi
penganjuran majlis

 Menyediakan senarai semak

 Melawat tapak atau tempat majlis
 Menyediakan anggaran perbelanjaan
dan menentukan sumber peruntukan
 Memohon kelulusan pihak Pengurusan
 Melaksanakan raptai
 Taklimat kepada tetamu kehormat
Jawatankuasa Kecil

 Pengagihan tugas mengikut

bidang tanggung jawab/ kepakaran
 Bidang tugas jawatankuasa
berdasarkan keperluan dan
aturcara majlis
 Pengerusi Jawatankuasa kecil
akan melantik ahli-ahli bagi
melaksanakan tugasan/tanggung
jawab
 Senarai Semak

 Dokumen disediakan oleh setiausaha

atau sekretariat mengandungi perkara-
perkara yang perlu diambil tindakan
 Panduan di dalam mesyuarat untuk
meneliti tahap persiapan atau kemajuan
sesuatu tugasan
 Mengelak tertinggalnya perkara-perkara
penting yang perlu diambil tindakan
Senarai Jemputan

 Senarai Ringkas
(mengikut kumpulan jemputan)
 Senarai Penuh
(mengikut Susunan Keutamaan)
 Senarai Susunan Abjad
(mengikut abjad)
Jenis Jemputan

 Seorang
 Berpasangan
 Campuran (seorang dan
berpasangan)
Kad Jemputan

 Kad jemputan
 Logo organisasi
 Jawatan tuan rumah
 Nama Majlis
 Tarikh, Tempat, Masa
 Pakaian
 Aturcara
 No. telefon dan nama pegawai untuk
memaklumkan kehadiran
 Pelan lokasi dan pelekat letak kenderaan
Pakaian Menghadiri Majlis

 Pakaian istiadat
 Pakaian Kebangsaan Hitam
 Pakaian Kebangsaan
 Lounge Suit
 Batik
 Pakaian Pejabat
Aspek-aspek penting Jemputan

 Senarai tetamu jemputan

 Pengedaran kad jemputan
 Pengesahan kehadiran
 Senarai kehadiran tetamu jemputan
 Sambutan

 Tetamu disambut oleh Penyambut

Tetamu yang mudah dikenali
 Siap sedia dengan senarai kehadiran
jemputan untuk semakan
 AJK Induk/Sambutan turut sama
menyambut tetamu
 Tetamu kehormat disambut oleh tuan
rumah
 Tugas Penyambut Tetamu

 Menjemput tetamu masuk ke dewan majlis

 Mengiringi dan menunjukkan tempat
duduk tetamu
 Melayan sebarang pertanyaan tetamu
 Menyerahkan buku aturcara/program
kepada tetamu
 Sentiasa menunggu tetamu di pintu
masuk dewan majlis
 Bilik Menunggu

 Memudahkan penyelarasan dan

persediaan dewan
 Memperkenal dif yang akan berada
dipentas
 Menunggu tetamu kehormat (VVIP)
oleh tetamu jemputan (VIP)
 Menyampaikan cenderamata
 Taklimat kepada tetamu kehormat
mengenai perjalanan majlis
Pengacara Majlis (MC)

 Mengawal majlis
 Membuat pengumuman
 Memberi panduan kepada
hadirin tentang majlis yang
sedang dan akan berjalan
 Teks disediakan/disemak oleh
penganjur
 Aturcara Pentadbiran

 Dokumen panduan disediakan penganjur

untuk AJK dan petugas
 Catatan terperinci termasuk masa,
perkara, nama pegawai,pelan, pegawai
penyelaras, aktiviti pergerakan dsb.
 Dokumen rujukan utama pengurus
pentas (stage/floor manager) bagi
mengendalikan majlis bersama-sama
petugas-petugas lain
Aturcara Majlis

 Panduan kasar kepada tetamu

 Ringkas
 Makluman kepada tetamu ~ waktu
ketibaan tetamu kehormat, acara
utama dimulakan, majlis dijangka
tamat
 Dimasukkan dalam buku cenderamata
dan kad jemputan
Buku Cenderamata

 Mengandungi ~ butiran mengenai

majlis, kata-kata aluan, aturcara,
penghargaan
 Diletak lebih awal di meja bagi tetamu
kehormat
 Bagi tetamu jemputan biasa
diserahkan oleh penyambut tetamu
semasa memasuki dewan majlis
PENGURUSAN
MAJLIS RASMI

Semoga berjaya dengan

CEMERLANG
Rujukan