Municipalidad Provincial de Urubamba BENEMERITA CIUDAD Y PROVINCIA ARQUEOLOGICA DEL PERU CUSCO - PERU tA 20. mu Unubamba, 03 de diciembre de 2020 visto: ElFom ico de Tramite N*012944, Exp. N"3385 de fecha 10 de marzo de 2020 det consuttor, la Carta N° 004-2020 MDLP de fecha 07 de agosto de 2020 del consult, ef Informe N*0113-2020- OPEO-CYAG-MPU de fecha 24 de noviembre de 2020 de la encargada de la Oficina de Planesmiento Estrategico y Operativo de fa Entidad Municipal: CONSIDERANDO: Qué, Ue contormided con 16 estableties por 61 AniciNO 192° we 18 ConsinueiSn Politica de! Pert, modificatorias y e! anticulo 1 def Titulo Preliminar de la Ley N* 27972 - Ley Orgénica de ‘Municipalidades, establece que los gobiemos locales gozan de autonomla politica, econdmica y ‘administrativa en los asuntos de su competencia. La aufonomia que la Constitucién Politica del Peri establece para las municipalidades radica en la facultad de ejercer actos de gobierno, isiraciOn, con Sujecion al ordernarninto jut Que, fa Municipalidad Provincial del Urubamba, es un érgano de gobiemo focal, emanado de 1a voluntad popular, con personeria juridica de derecho piblico, con autonomia econdmica, politica y _administrativa en los asuntos de su competencia y de conformidad a Jo establecido en los articulos 1 y X det Titulo Preliminar de la Ley Orgénica de Municipalitades. Los gobienos locales son eritidades bésicas de la organizacién temiorial de! Estado y canales inmediatos de participacién vecinal en los asuntos publicos, que institucionalizan y gestionan con autonomia los intereses propios de las comespondientes colectvidades; siendo elementos esenciales ds! goblemo local, e! temitorio, fa poblacién y la organizacién. Los gobiemos locales promueven el desarrollo integral, para Viabilzar el crecimiento econdmico y a justicia social Que, la Directiva es une norma estrictamente técnica y procedimental para la implementaciin y operatividad de a aplicacién de control pravio an las actividades administrativas, sustenténdose an tuna norma juridica de orden técnico en e! marco de fo dispuesto en ef Articulo 39 de la Ley Organica de Municipaiiiades, Ley N* 27872, que sefiala ‘normas municipales, ios concejos municipales ejercen sus funciones de gobiemo mediante la aprobacién de ordenanzas y acuerdo. Los asuntos ‘administrativos concemientes a su organizacién intoma, los resuelven a través de resoluciones Je concejo. El alcaide ejerce les funciones ejecutivas de gobiemio seftaladas en ia presente ley mediante decretos de alcaldia. Por resoluciones de aicaldia resuelve ios asuntos administrativos & ‘Su cargo, las gerencias resuelven los aspectos administratvos a su cargo a través de resoluciones y drectivas. Que, mediante ef Memoréndum N° 021-2020-GM-MPU de fecha 10 de enero de 2020 la Gerencia ‘Municipal dispone la reetizacién de! taller denominado “elaboracién de diagndstico de las Directivas vigentes’ a las Gerencias de Infraestructura, Desarrollo Econémico, Desarrollo Social, Medio Ambiente, Desarrollo Urbano y Rural, de Administracién y Oficinas de Supervision, Liquidacién y Transferencia de Proyectos, Programacién Multianual de Inversiones, de Planificacién, de Presupuesto por Resuitados y la Unidad Fontiuladora. Que, mediante ef Memorindum N* 029-2020-GM-MPU de fecha 25 de febrero de 2020 la Gerencia ‘Municipal dispone la realizacién del taller denominado “definicion de las Directivas” a las Gerencias de Infraestructura, Desarrollo Econémico, Desarrollo Social, Medio Ambiente, Desarrollo Urbano y Rural, de supervision, Progremacién Muttian ones, do Proyectos y fa Unidad Formuladora Que, la Gerencia Municipal requiere fa Contratacién de Jos Servicios de Consultoria para la elaboracién y/o actualizacién de Directivas intemas para la Municipalidad Provincial de Urubamba,Municipalidad Provincial de Urubamba BENEMERITA CIUDAD Y PROVINCIA ARQUEOLOGICA DEL PERU CUSCO - PERU 120% ‘Servicio N°00103 con el Ing. Martin Danio Que, mediante Formulatio Unico de Tramite N°018944, Exp. N°3385 de fecha 10 de marzo de 2020 1 consultor ing. Martin Danilo Luna Pezo, hace la entrega de quince (15) Directivas interias desarrolladas luego de desarrollados talleres particpativos con personal de las distintas Unidedes: corgénicas de la Entidad Municipal luego de un proceso de revisién por parte de la Entidad Municipal \y Subsaraci6n por pate del consullr, 2 raves de la Carla N° 004-2020 MOLP de fecha O7 de agosto ‘de 2020 s@ hace entrega de fa versisn final las quince (15) directivas. Que, mediante ef Informe N°0113-2020-OPEO-CYAG-MPU de fecha 24 de noviembre de 2020 la encargade de la Oficina de Planeemiento Estratégico y Operativo remite opinién técnica sobre la Directiva intema, sefialandio lo siguiente: “(...) ANALISIS, las drectivas son documentos normativos Intemos que resvelven asuntos administrativos y elaborados por la Alta Direccién, gerencias, offcinas u drgano de nivel equivalente de fa Municipalidad Provincial de. Urubemba, precisando politica insttucionales y determinando los proceaimientos que deben realizarse en la eyecucién de luna determinada aceién administratva o técnica, concordante con los objetivos legales vigentes, ‘Por fo que se remite el andiisis de cada directiva, siendo of siguiente: respecto de la propuesta de "Directiva N° 010-2020-MPU-C: Directiva para la Administracién de Almacenes y Toma do 7 Inventario Municipalidad Provincial de Urubamba, elaborado, segiin la siguiente base legal. Ley 27972 Ley Orgénica de Municipaliiades, Resolucién Jefatural N° 118-80 INAP/PDA que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento, Norma General de dei Sistema de ‘Abastecimiento SA 05 Unidad en el Ingreso Fisico y Custodia Temporal de Bienes, Norma Técnica de Control intemo para ef Area de Abastecimiento y activo Fijo 3000-02 Unidad de Almacén, Resolucién Jefatural N” 335-90- INAP/PDA que aprueba el Manual de Administracion de Almacenes pare el Sector Piblico Nacional. dicha Directiva tiene Establece nomas, procedimientos y responsabilidades que garantizan fa correcta administracion de los almacenes bajo los procesos de almacenamiento, distibucién, inventariado, baja de bienes, registro y contol de existencias que deben de tener los responsabies involuorados, estas normas ayudaran al uso ptimo de [os recursos. de la Municipalidad Provincial de Urubambe’; finaliza la opinién técnica con (...) WV CONCLUSIONES. 1.Los procedimientos descrtos en jas Directives Administrativas antes mencionadas quardan con las normas establecidas por sus entes rectores y estén dentro de! marco legal vigente, 2.Considerando el “Acta de reunién para emisién de conformidad de orden de servicio ‘N° 103-2020 por parte de los gerentes y jefes de unidad de la municipalided provincial de ‘Urubamba’, en la cual todos los érganos y unidades orgénicas de su revisién procedieron a otorgar conformidad habiéndose levantado las observaciones efectuadas por las reas seffaladas en dicho documento 3. De acuerdo al andlisis y confomidad de los érganos y unidades orgéinicas, esta dependencia deciara procedente la aprobacién de las directivas antes mencionadas, 4. De acuerdo al art. 39 de la ley N* 27972, Ley Organica de Municipalidades, indica que las gerencias resuelven fos aspectos administrativos a: su cargo a través de resoluciones y directvas, por fo que las ‘eprobaciones de diches directivass deben de realizerse mediante resolucién de Gerencia Municipal’. En uso de las facultades establecidas en la Ley N° 27972, Ley Orgénica de Municipalidades y en ‘uso de fas atibuciones y facultades conferidas mediante la Resolucién N°154-2020-MPU/A de fecha 16 de junio de 2020 poria que designe a ia Gerenie idunicipal y ia Resolucion de Aicaicia N" 155- 2020-MPU/A de fecha 17 de junio de 2020 mediante la cual s@ delega facultades administrativas: ‘SE RESUELVE: ILO PRIMERS... APROBAR DIRECTIVA N?10.- DIRECTIVA PARA LA ADMINISTRACION DE ALMACENES Y TOMA DE INVENTARIO en los términos del texto de veinticuatro (24) folos el que forma parte integrante de fa presente resolucién.Municipalidad Provincial de Urubamba BENEMERITA CIUDAD Y PROVINCIA ARQUEOLOGICA DEL PERU CUSCO - PERU )- DEJESE SIN EFECTO, todo acto administrative presente resoluci6n. ARTICULO TERCERO.- DISPONER /a publicacién de la presente Resolucién en el portal web de la Entidad Municipal. ABTICULO CUARTO... NOTIFICAR ¥ ENCARGAR, el curnplimiento de ta presente resolucion a /as Gerencias de infraestructura, Desarrollo Econémico, Desarrollo Social, Medio Ambiente, Desarrollo Urbano y Rural, de Administracién y Oficinas de Presupuesto por Resultados, Planeamiento }@, Estratégico y Operativo, Supervisién, Programacién Multianual de Inversiones, de Proyectos y la Unidades de Abastecimiento, de Contabilidad, de Tesoreria, Formuladora y todas las demas Unidades Orgénicas de Municipalidad Provincial de Urubamba. REGISTRESE, COMUNIQUESE CUMPLASE Y ARCHIVES ceo se Garg Moaca crete tientMunicipalidad Provincial de Urubamba Cusco DIRECTIVA N° 010 — 2020 - MPU Administracién de Almacenes y Toma de InventarioMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE URUBAMBA INDICE: CAPITULO 4. DISPOSICIONES PRELIMINARES. AnticuLo 1, OBveTvo \ ARTICULO2, BASE LEGAL nn Bl ARTICULO3, ALCANC Re ] AnticuLo4. RESPONSABILIDADES... SY ARticULO.S. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES.. / CAPITULO 2. DISPOSICIONES GENERALES... | ARTICULO6, SOBRE EL ALMACEN.. CAPITULO 3. DISPOSICIONES ESPECIFICAS.... ARTICULOT. DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO ARTICULOB. DEL PROCESO DE DISTRIBUCION... »NARTICULO 9. DEL INVENTARIO FISICO DE ALMACEN = ARTICULO 10, BAJA DE BIENES.. J Jaericuro 11, REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS. CAPITULO 4, DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS .esnesesnesnnssesnsvnn CAPITULO 5. ANEXOS, ma:MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE URUBAMBA INDICE ANEXOS: ANEXOS 4 ANEXOS 2 ANEXOS 3 ANEXOS 4 ANEXOS 5 ANEXOS 6 ANEXOS 7 ANEXOS 8 GUIA DE INTERNAMIENTO... CONTROL VISIBLE DE ALMACEN .ocnn NOTA DE ENTRADA A ALMAGEN CENTRAL... KARDEX DE PRODUCTOS POR PROYECTO... PEDIDO - COMPROBANTE DE SALIDA. ACTA DE INICIO DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS DE ALMACEN CENTRAL versus 1 ACTA DE FINALIZACION DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS DE ALMACEN CENTRAL11 FLUJOGRAMA : aMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE URUBAMBA DIRECTIVA N° 010 — 2020 - MPU CAPITULO 1. —_ DISPOSICIONES PRELIMNARES Articulo 1. Objetivo 14 Establecer normas, procedimientos y responsabilidades que garanticen la correcta ad- mministracién de los almacenes y toma de inventario de la Municipalidad Provincial de Urubamba — MPU, Articulo 2. Base Legal Ley 27972 Ley Organica de Municipalidades. Decreto Ley N. 22056.- del Sistema Nacional de Abastecimiento. Resolucién Jefatural N’ 118-80 INAP/PDA. - Que aprueba fas Normas Generales del Sistema de Abastecimiento. Norma General de det Sistema de Abastecimiento SA. 05 Unidad en el Ingreso Fisico y Custodia Temporal de Bienes. Norma Técnica de Control interno para el Area de Abastecimiento y activo Fijo 3000-02 Unidad de Almacén. Resolucién Jefatural N" 335-90- INAP/PDA. - Que aprueba el Manual de Administracién de Aimacenes para el Sector Piblico Nacional. Articulo 3. Alcance 34 La presente Directiva tiene alcance general siendo su aplicacién y cumplimiento obliga- torio por todas las Unidades Organicas, en especial atencién de ia Unidad de Logistica ~ Almacén y las Unidades Ejecutoras de inversiones de la MPU. Consideracién: Le Municipalided Provincial de Urubamba tiene un 4mbito geogréfico muy extenso, con Centros Poblados dispersos, Donde, se ejecutan Proyectos de inversion Publi ca. Por su naturaieza, la ejecucién de cada una de ellas se hace compleja; motivo por el cual ‘cuenta con un Almacén Central acondicionado y de capacidad limitada, a su vez cuenta con ‘Almacenes especiales determinados por la naturaleza de ejecucién y Almacenes Peritéricos 0 de Obra éste titimo ubicado en cada uno de los sectores dénde son efecutados los Proyec-MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE URUBAMBA Articulo 4. Responsabilidades. 4a 42 La Gerencia de Administracién y la Unidad de Logistica velaran por el cumplimiento de la presente directiva, Es responsabilidad del Jefe de Almacén: Supervisar, verificar y suscribir la conformidad referidos a la cantidad de los materiales que ingresan al Aimacén Central; previa verificacién, opinién y aprobacién del control de calidad, el mismo que esta a cargo del responsable del Area Usuaria (Resident y/o Ins- pector del Proyecto, Programes y Dependencias Orgénicas de la Municipalidad Provincial de Urubamba) que, eritiré ol informe de conformidad de los bienes recepcionados con el visto bueno del Inspector 0 Supervisor de Proyecto de ser el caso, todo ello dirigidas a la Gerencia de Administracion. Una vez recepcionados fos bienes y/o materiales, son transferidos a os Aimacenes Espe- ciales y Periféricos de Proyectos con su correspondiente PECOSA (pedido comprobante de salida) debidamente firmados por los responsables del Area de Almacén, Unidad de Logistica y Area Usuaria. \Velar por la seguridad, orden y mantenimiento del local y equipos de Almacén, Efectuar la entrega de bienes conforme a la recepcién realizada para las obras o Proyec- tos que solicitaron. Coordinar con los responsabies del Area Usuaria para la recspcién, verficacién, intema- miento y su posterior transferencia de bienes al Area Usuaria. Emitir los reportes de movimiento de bienes en almacén a la Unidad de Contabilidad con conocimiento de la Gerencia de Administracién. ‘Cuando los bienes son entregados en obra, la recepcién y conformidad esta a cargo del Area Usuaria (Residents, Supervisor yo Inspector de Proyecto u Obra). quienes deberén susoribit la guia de remision y nota de entrada a almacén de obra y emitir el informe de ‘conformidad al érea de Aimacén Central debidamente firmado. Articulo 5. Modificaciones y actualizaciones xe 54 La presente Directiva podré ser modificada y actualizada por efectos de la evaluacion eriédica de su aplicacién, para lo cual las oficinas y areas organicas vinculadas a los feferidos procesos presentaran la correspondiente propuesta fundamentada a la Ge- rencia Municipal, a que una vez evaluada con las unidades orgénicas respectivas sera Temitida a la Oficina de Asesoria Juridica para la modificacion respectiva y tramite de aprobacion mediante Resolucién de Gerencia Municipalss MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE URUBAMBA ¥ El Almacén. Es el area fisica seleccionada bajo criterios adecuados destinado a la cus- todia temporal y conservacion de los bienes que van a ser utilizados en el cumplimiento de los fines institucionales. En él se realizaran los procesos técnicos de Almacenamien- to y Distrbucion. CAPITULO 2. DISPOSICIONES GENE- RALES Articulo 6. Sobre el Almacén La Unidad de Logistica de la MPU tendra a su cargo ia organizacién e implementacion de uno o mas almacenes para la custodia temporal de los bienes que suministra, para lo cual deben considerar aspectos de seguridad, faclidad de recepcidn y otros que permitan el mejor cumplimiento de la funcién, 6.3 LaMPU, dispondré: a. Un almacén central, Donde, se recepcionan, custodian y almacenan los bienes adquiridos Por la instituci6n, Un almacén especial. Donde, se custodian materiales, insumos y otros que por su natura- leza especial y caracteristicas propias son almacenados en condiciones ciferentes, por ejemplo, el Vaso de Leche. Almacenes Periféricos 0 de Proyectos. Donde, se custodian temporalmente los bienes ad- quiridos para los proyectos y se ubican en los proyectos dentro del ambito Provincial CAPITULO 3. —_ DISPOSICIONES ESPECIFICAS. Articulo 7. Del proceso de almacenamiento 7.4 El Almacenamiento: Es un proceso técnico de abastecimiento, las actividades conoer- nientes a éste proceso estan referidas a la ubicacién temporal de bienes en un espacio fisico determinado con fines de custodia como via para trasiadar fisicamente (temporal) a quienes lo necesitan (72. Eneste proceso ol almacenero debe realizar las siguientes fases: recepcién, verfica- ‘in, control de calidad, interamiento, registro - control y custodia. a. Recepeién ‘+ Se efectuaré con los siguientes documentos: © Orden de Compra en su fase de compromiso y constancia de notificacién del refe- ‘ido documento al proveedor, Guia de Remisién u otro documento considerado por Ja legistacion tributaria como comprobante de pago Examinar en presencia de fa persona responsable de la entrega: los registros, sellos, fechas de vencimiento, envotturas, embalajes, etc. A fin de informar cualquiera anor- malidad, Contar y verificar los paquetes, bolsas, cajas ylo equipos recepcionados y se asegura- ré de anotar las discrepancias encontradas en los documentos de recibido. E! pesajeMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE URUBAMBA ‘puede omitirse cuando el niimero y ca- racteristicas de los bienes recapcionados permitan efectuar una verificacién cuantitati- va sin problema algun. ‘+ Asimismo, en la documentacién de recibido deberé anotar: ‘© Nombre de Ia Persona que hace la entrega. ‘© Nombre de la persona que recibe la mercaderia. © Numero de la placa del vehiculo utiizado en el transporte (cuando sea pertinente) y © Fecha y hora de recepcién b. Verificacion y Controt ‘+ Comprende actividades que deben realizarse en un lugar predeterminado indepen- dientemente de la zona de almacenaje, ‘© Se efectuard en presencia de la persona que hace la entrega y el responsable del Area Usuaria (Residente o Responsable de la dependencia o dei Programa), quienes deberén certificar segin corresponda que los bienes entregados estén en conformidad con lo solicitado, asi mismo deberén realizar la confrontacién con los siguientes do- cumentos: Orden de Compra, Gufa de Remisién u otro documento andiogo. '* Cuando sea necesario y por la complejidad de las espacificaciones técnicas de los bienes. Se solicitard la Opinién Especializada. Es decir, se comunicara a los Respon- { sables de la Oficina de Tecnologias de la Informacién y Comunicacion, Equipo Mecd- nico u otros de Ia Municipalidad Provincial de Urubamba, y En casos muy excepcionales cuando las especificaciones técnicas de los bienes sean de muy alta especialidad o complejidad y la entidad no cuente con personal especi zado, la Municipalidad deberé solicitar opinién de personal extemno a la Entidad. La opinién especializada estara sustentada oon un informe ‘+ Si, por el numero y caracteristicas de los bienes recepcionados fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificacion y control de calidad, el Jefe de Almacén suscribira la Guia respectiva dando conformidad sélo por ol nimero de bienes recibidos y el pe- 0 bruto respectivo. + Laverificacién cuantitativa implica comprobar que las cantidades recibidas son iguales a las que se consignan en la documentacién de recibido, labor que corresponde a Al- macén Central. BB © La verificacién cualitative se realizaré tomando en cuenta las caracteristicas y propie- dades de los bienes recepcionados y que éstos estén de acuerdo con las especifica- ciones técnicas solicitadas, labor que corresponde ai Area Usuaria como es el Resi- dente del Proyecto u Obra, responsable de las Dependencias de la Municipalidad 0 Quien haya solicitado el requerimiento det bien internado en el Almacén Central Tratandose de bienes que por sus caracteristicas ameritan ser sometidos @ pruebas de conformidad, las pruebas o exémenes serén de entera responsabilidad del grea usuaria de acuerdo a las especificaciones técnicas. La recepcién de bienes es de responsabilidad de Almacén Central y serén suscritas en el rubro respectivo de la Orden de Compra y guia respectiva, y el responsable del Area Usuaria o Responsable del Proyecto u Obra que solicité el requerimiento del bienMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE URUBAMBA intemado en el Almacén Central de la MPU emitiré su informe de conformidad respectiva del bien en razén al cumplimiento de las especificaciones técnicas y dems caracteristicas del bien con el visto bueno del inspector de obra de ser el caso. Internamiento ‘+ Comprende acciones orientados a ubicar los bienes en los lugares previamente signa- dos en el Aimacén, de fal manera que su identificacién sea agi y oportuna, * Deberd agruparse los bienes segtin su tipo, periodo de vencimiento, dimensién, ete. + Se evitaré cividir un grupo de biones det mismo tipo en zonas de almacenaje distintos, + Si Almacén central no cuenta con los equips 0 ambientes especiales para la conser- vacidn de determinados bienes, éstos se internarén a través de los almacenes espe- ciales para su custocia. Registro y control ‘© Una ver ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, debe registrarse su ingreso en la Tarjota de Control Visible (VINCARD), la misma que sera colocada junto al grupo de bienes registrados. * En el caso de bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos de la compra, se procederé previamente a formular la correspondiente Nota de Entrada a Almacén (NEA), * Copia del documento de ingreso (Orden de Compra - Guia de Internamiento, Nota de Entrada @ Aimacén) serviré para el registro correspondiente del ingreso en la Tarjeta de Existencias Valorada de Aimacén (KARDEX). + Los bienes recepcionados serén comunicados a la Unidad de Patrimonic que realice su registro y codificacion respectiva. a efectos de ‘* Para el registro y control de combustibles de 1a entidad una vez recepcionado sera a cargo y de exclusive control, bajo responsabilidad del 4rea de Control Vehicular y de Combustible. Custodia ‘+ Es el conjunto de actividades que se realizan con la finalidad que los bienes almace- rnados conserven las mismas caracteristicas fisicas y numéricas en que fueron recibi- das. ‘© Cada articulo almacenado transitoriamente en el Almacén Central de la MPU debe ser protegido de elementos naturales como: la humedad, luz, lluvia, etc., seguin recomen- daciones estipuladas en las Normas Técnicas, Manual del Fabricante u otros Textos Especializados, ‘+ Cuando los bienes 0 materiales son transferidos a los Almacenes Especiales y/o Al- macenes Pariféricos 0 de Obra, la custodia de los bienes almacenados conserve las mismas caracteristicas fisicas y numéricas en que fueron recibidos, corresponden la custodia asumir a los Responsables del Area Usuaria quienes recepcionaron en dad de transferidos del Almacén Central + Las Areas Fisicas destinadas a servir de almacén deben ser implementados de me- ios para proteger: a las personas; el material almacenado; el mobiliario,(MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE URUBAMBA ‘equipos @ instalaciones de riesgos in- temos y externos; asi como de robos o sustracciones, acciones de sabotaje, inoen- dios, inundaciones, etc. ‘+ Se debe considerar todos los aspectos de proteccién al personal que labora en alma- 6n por los datos que pusdan causar a su integridad fisica; dotandole de los equipos @ implementos necesarios para la adecuada manipulacién de materiales y disefiando Planes de Seguridad que contemplen programas de evacuacién para casos de sinies- tros (incendios, terremotos, inundaciones, etc.) y de entrenamiento en el manejo de equipos de menipulacién de materiales y de seguridad, Articulo 8, Del proceso de distribucién 8.1 Consiste en un conjunto de actividades de naturaleza técnico — administrative referida a la directa atencion de necesidades incluyendo las operaciones de trastado interno. Este proceso comprende las siguientes fases’ 8. Formulacion del pedido ‘© Para éste proceso se emplea el formulario Pedido Comprobante de Salida (PECOSA). ‘© Se formula en base a la Orden de Compra y Guia de internamiento. '* Corresponde la formulacién del Pedido Comprobante de Salida a la dependencia / usuaria. b, Autorizacién de despacho * La autorizacién se otorgard a aquellos bienes que figuran en la Respectiva Orden de ‘Compra solicitados por cada Proyecto o Dependencia solicitante, de la forma siguien- te: © Numeracion y registro del Pedido Comprobante de Salida. © Aprobacién de la Unidad de Logistica. © Velorizacién de Pedido Comprobante de Salida. ‘Acondicionamiento de materiales * El responsable de Almacén recibiré los Pedidos de Comprobantes de Salida aproba- dos y dispondra | acondicionamiento de los bienes para su entrega, colocéndoios en 9! lugar destinado para el despacho. 4. Control de materiales ‘+ Enllos Almacenes Especiales serdn asumidos por el personal Responsable del Pro- rama. + En/los Almacenes Periféricas de Obra serdn asumidos por el Residente, Inspector y Almacenero de obra. ‘+ El material o bien que saiga de almacén sera verificado por el responsable segun Pe- dido Comprobante de Salida y retendra una copia del mismo para ser entregada al rea respectiva del control de stock. + Cuando et material 0 bien es remitido a lugares fuera de la entidad utlizando medios de transporte, el transportista debera estar registrado e identificado por el Area de Control Vehicular.MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE URUBAMBA * El transportista portaré copia de Nota de Salida de Mercaderias de Almacén Central, documento verificado por el personal de vigilancia de tumo de Almacén Central. Articulo 9. Del inventario fisico de almacén Es una forma de verificacion fisica que consiste la existencia 0 presencia real de los bienes alma- cenados, apreciar su estado de conservaciin o deteriore y condiciones de seguridad, El personal que realize el inventario fisico, debe ser independiente de aquellos que tienen @ su cargo el registro y manejo de los actives, salvo para efectos de identificacién. Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes versus Ia informacion \contable se deben investiger. Luego desarrollar la conciliacién y ajuste con eutorizacién de la Ge- 9.1 Son condiciones previas al inventario: + Ordenamiento de Aimacén: El Principio del buen ordenamiento debe mantenerse en los almacenes en todo momento, sin embargo se hace necesario cuando se trata de realizar inventarios. = Documentacién: Es imprescindible preparar la documentacién para la toma de inventario. Para ello los aspectos a considerar son: ‘+ Control Visible de Almacén, deben estar al dia ‘+ Bloqueo del internamiento de bienes recepcionados durante el periodo de inventario. Estos quedarén temporalmente en la zona de recepcién y seran internados una vez concluido et inventario. ‘+ Despacho de materiales y equipos correspondientes a Pedidos Comprobantes de Sa- lida pendientes de atencién. Los bienes de pedidos no reclamados permanecen en la zona despacho. + Suspender la recepcién de pedidos por un periodo prudencial antes del inicio del in- ventaro. ‘© Formatos a utilizar (Acta de Inicio de Toma de Inventario de Existencias de Almacén, ‘Acta de Finalizacién de Toma de Inventario de Existencias de Almacén}, + Formato de Inventario Fisico de Existencias del stock de Almacén Central, ‘© Formato de nota de Entrada a Almacén Central ~ Inventario valorado (Kardex), + Equipo de verificadores, '* Cuando se trate del Inventario Fisico General Ia verificacién fisica sera realizada por la Comisién encargada de dicho Inventario el cual corresponderé a la Gerencia de Admi- nistraci6n proponer la conformacién de dicha comision, Si se trata del Inventario Fisico de Almacén, el responsable de la Gerencia de Admi- nistracion y de la Unidad de Logistica designarén la comisién de verificacién, la que en ningun caso sera integrada con personal de Almacén; éstos tiltimos intervendrén para indicar et lugar en que se encuentren ubicados los bienes.MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE URUBAMBA "Medios o Instrumentos ‘* El equipo de verificadores seré dotado de medios adecuados tales como Catdlogos, winchas, calibradores, metros, balanzas, etc. Que les permita certificar las medidas, ‘denominaciones, pesos, cédigos, etc. De cada uno de los bienes que se esti verifi- cando, 9.2 Formas de efectuar el inventario * Albarer ‘+ Se realiza ol Inventario por el equipo de verificacién de manera general, sin excepcién alguna de todos los bienes almacenados. Esta modalidad se utilizaré para efectuar el inventario Masivo de Aimacén. * Por Seleccién © Consist en constatar la veracidad de las existencias del grupo de bienes sobre los cuales se tiene interés, sin importar su ubicacion. Esta forma se utiliza para realizar in- i ventarios de tipo selective. 93 Sobrantes de inventario Si en el proceso de Inventario se establece bienes sobrantes, se procederd en la forma si- guiente: ‘+ Determinar su origen principalmente entre las siguientes causas: Documentos fuente 1o registrados en las Tarjetas de Existencias Valoradas. ‘+ Bienes entregados en menor cantidad a la registrada en la PECOSA. ‘+ Entrega de un bien sobrante de almacén serén registrados en la NEA. Faltante de Almacén En el caso que, como consecuencia de la conciliacion entre los registros de existencias, y el inventario fisico realizado se determinen faltantes, la comisi6n de verificacién actua- ra de la forma siguiente: Faltante por robo 0 sustraccién: Elaboraré un expediente con las investigaciones real izadas acompafiadas de la denuncia policial correspondiente. BS + Faltante por merma Traténdose de bienes solidos o Ifquidos que, por su naturaleza se volatizan sera aceptada siempre y cuando este dentro de la tolerancia establecidas en la norma respectiva. + Faltante por negligencia El jefe de Almacén 0 servidores a cargo de la custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida,MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE URUBAMBA Articulo 10. Baja de bienes 70.1. Se dara de baja a los bienes que como resultado del Inventario Fisico General estén considerados para tal proceso. Para dicho efecto debera efectuarse la identificacion de los bienes a darse de baja 10.2. Son objeto de baja, rebajas y disminuciones: = Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado de inutilidad. «= La merma producida en las existencias por efecto de volatilizacién o por accién de anima- les depredadores. = Los bienes perdidos por robo 0 sustraccién:; y * Bienes que por su vencimiento o su estado de descomposicién no son recomendables pa- ra ol consumo, { 10.3 El procedimiento para la baja, rebaja y disminucion se realizara + Para el primer y segundo caso con el informe Técnico, el que calfca su estado inservible. = Para el tercer caso, con el Informe de ia Comisién de Inventario, el expediente de ias in- vestigaciones realizadas y la denuncia policial correspondiente. * Enel cuarto caso con el informe Sanitario respective y of Informe de Control interno sobre deslinde de responsabilidades. + Resuelta la baja se registra, informa y sustenta su salida con la resolucién respectiva, "Para efecto de la Enejenacién de los bienes dados de baja se procederé conforme a la normatividad vigente, Articulo 11. Registro y control de existencias * Consiste en un sistema de Registros y Reportes en los que, se consigna datos sobre in- gresos y salidas de bienes del local de almacén y cantidades disponibles a distribuir. = Los registros y reportes se pueden elaborar de manera manual 0 mediante proceso auto- matico de datos en el primer caso se utlizaré tarjetas y formularios y en el segundo se cempleara el disefio de los mismos, a + Elregistro y control de existencias se realiza en los siguientes documentos: ‘+ Tarjeta de Control Visible Almacén, + Nota de Entrada a Almacén, + Pedido de Comprobante de Salida.MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE URUBAMBA 11.1. Tarjeta de Control Visible Almacén: Finalidad: Controlar en unidades fisicas el movimiento y saldo de cada bien almacena- do. Es de uso exclusive del almacenero y permanece junto al grupo de bienes en ella registrados 11.2. Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén Finalidad: Suministrar informacién sobre el movimiento de entrada y salida de bienes ‘en almacén, asi como determinar existencias en cantidades totales y unitarias debida- mente valorizadas. El registro en este documento debe ser permanente y estara a car- {go de la Unidad de Logistica en un ambiente distinto al de Almacén. Utilizacién: Las tarjetas se mantendran en ficheros denominados Kardex, serén agru- pados y clasificados de acuerdo con las clases de los Grupos Genéricos del Catalogo de Bienes Aprobados. Cada grupo de tarjetas sera diferenciado colocando el cédigo de la clase respectiva en una pestafia adhesiva en la parte superior de la tarjeta que sefia- la la separacién de unas con otras. Nota de Entrada a Aimacén Finalidad: Servir de documento fuente y se utiliza para informar sobre ingreso de bie- nes al Almacén por conceptos distintos de la adquisicion con Orden de Compra. NOTA: La nota de Entrada a Almacén se utiliza por el ingreso de bienes por concepto de: + Donacién de bienes. ‘+ Produccién de bienes. * Alta de bienes, © Sobrantes de Inventario, © Remesa de Bienes. ‘© Traspaso de Bienes. + Reingreso de Bienes. Utilizact6n: Este formulario es de utllizacién compartida por las Unidades de Oficina de Logistica y Contabilidad Ala Unidad de Logistica le compete consignar los siguientes datos: + Encabezamiento, © Columna 1 Articulos, © Columna 2 Valores. 10MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE URUBAMBA 11.4 Pedido - Comprobante de Salida PECOSA Finalidad: Servir de documento fuente, en el que se efectuara el pedido, se autoriza y registra la salida de bienes de Almacén, Utiizacion: Este formulario es de utilizacién compartida por las dependencias solicitan- tes por la Unidad de Logistica y la Unidad de Contabilidad. CAPITULO 4, —_ DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS = Los casos no previstos en la presente Directiva seran resueltos por la Gerencia de Admi- nistracion y la Unidad de Logistica, + La presente directiva entrara en vigencia a partir del dia siguiente de su aprobacién por Resolucién de Gerencia Municipal. CAPITULO 5. — ANEXOS Anexos 1 Guia de Internamiento ‘Anexos 2 Control visible de almacén ‘Anexos 3 Nota de entrada a almacén central ‘Anexos 4 Kardex de productos por proyecto ‘Anexos 5 Pedido— Comprobente de salida ‘Anexos 6 Acta de inicio de inventario de existencias de almacén central Anexos 7 Acta de finalizacién de inventario de existencias de almacén central Anexos 8 Flujograma 1"‘ANExKO1 CGUIA DEINTERNAMIENTO Seforles) Directén ~ - [oa] Le agradecemos enar 2 nuestro Almacn Central sto en la Plaza de Armas S/N - Muncpalidad Province de Urvoembs - MPU Lasigulente tonnes Reference — Feeturaranembre de: Municpalidad Provincial de Urubamba- RUC pRovecro Fuente deFiranciamiento:{ J -RECURSOSDETERNINADOS fub:{ | CANONYSOBRE CANON aRTICULOS ALORS Taatiendor] cuenta de Gasto_| Patino Trace Untane cannised | unis Deseipelén Marea TOTAL Bees Tele Unidad de LagiscaNeto, Eta Orden esta sn fn del Jefe dela Unidod de Logica y dela Gerencia de Adinstacin, Cada Oren de Compra debe tener su gua de RemicényFactraeorespondlente en orignaly exp. ego remit Armacin- Logica, Noe rearvamos el gerecho de develver os Bienes que no estan de acuerdo a nuestra Especticacones en canfrmidad la Ley "1087 y su ReglarentoANEXO2 LE DE ALMACEN Articulo Precio Unidad Moviemiento Salida IOBSERVACIONES:ANEKOa [NOTA DE ENTREDA A ALMACEN CENTRAL Proyecto Meta Operacién —Scasnnnsnonn Fuente ses a ENTREGUE CONFORME RECIBI CONFORME Residente de Obra Almacén Central Supervisor de Obraaero 4 AROEX OE PRODUCTOS POR PROYECTO (oat 10 Feeeno 220 AL28 De enHERO DE 202) Goa ‘oat Weieacan. (8H) rwode [sede [stock | Unto |ngreco [sade | Sado a re sano anc]aE EET a a a We doe + fee Jmacen en AOD FOREONA *4¢ | responsable de nacin ec contre Faena Tesponstie AbacaANEXO 6 [ACTA DE INIGO DE TOMA DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS DE ALMACEN CENTRAL Ena capital de la provincia de Urubarba, reunidos en e Almacén Central de la Municipalidad Provincial de Urubamba,siendo las horas dela el dia de. ddl ao 2 oxen vituda la Resoluclén de i Sete se reunieron los miembros dea Comision de Toma de Inventaio de Exktencias dal Ejerccio Fiscal. Integrados por los siguientes funcionarios de I Muniepalidad Provincial de Urubamba - Cusco ‘que, a continuacién se detala: Presidente GGERENCIA DE ADMINISTRACION ‘Coordinador_:IEFE DELAUNIDAD DELOGISTICA (GERENTE DE INFRAESTRUCTURA, [GERENTE DE DESARROLLO ECONOMICO (GERENTE DE DESARROLLO SOCIAL (GEERENTE DE DESARROLLO URBANO GGERENTE DE MEDIO AMBIENTE (Con la fnalidad de dar inicio a inventario de materiales programado por la Comisién de Inventario de Eistencas dela ‘Municipaldad Provincial de Urubamba de le regién Cuseo, {linventario send efectuado siguiendo métodos y procedimientos establecios en la norma vigente, En conformidad a la presente, se suscribe el presente documento sendo las ons horas d deldia de del ao 2OXX.-ANEXO? [ACTA DE FINALIZACION DE TOMA DE INVENTARIO DE EXISTENGIAS DE ALMACEN CENTRAL nla capital de la provincia de Urubamba,reunides en el Amacdin Central de ls Munlepaidad Provinelal de Urubamba, siendo lat E216 enn 88 nnn 960 2 OX en iad 2 a Resolucién de rns 86 feURierON [0s Miembros de fa Comisén de Toma de Inventario de Exktencias del "integrados or lo siuiente funcionarcs dela Municpaided Provincial de Urubambe - Cusco rei isl ae, a continuaién se deta Presidente: GERENCIA DE ADMINNSTRACION "EFE DEA UNIDAD DE LOGISTICA Integrantes _ GERENTE DE INFRAESTRUCTURA “GERENTE DE DESARROLLO ECONOMICO (GERENTE DE DESARROLLO SOCIAL [GEERENTE DE DESARROLLO URBANO (GERENTE DE MEDIO AMBIENTE Con la fnalidad de dar por culminada el inventario de materiales programado por Comisién de Inventario de Exstencias dela ‘Municpalidad Provincial de Urubarba de la reglin Cusco. linventaro fue efectuado siguiendo métodos y procedimientosestablecidos en la norma vigente. En conformidad ala presente, se suscrbe el presente documento, siondo las. horas dela do io ae. 1 el ao 2 01%,Flujograma — Directiva N° 10 - 2020 PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCION 'PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO