x = Pagina 1 de 3 RV: MEM. 0019- TRAMITE URGENTE Olga Lucia Barbosa Marin Jue 18/03/2021 1040 Para: Direccibn de Presupuesto ; Direccion Financiera de Contabilidad ; DIR DE RENTAS E INGRESOS ; Claudia Viviana Alvarez Quintero (CC: Mariela Escobar Bernal 2 archivos adjuntos (331 K8) MEM, 0018,PDF; OFICIO 1098 RDO 686. docx, SH-160- 1098 Ibagué, 17 de marzo 2021 Doctores ANDRES OCTALIO LOZANO ACOSTA Director Financiero de Presupuesto MARTHA ELENA CHARRY MURCIA Directora Financiera de Rentas e Ingresos CLAUDIA VIVIANA ALVAREZ QUINTERO Directora Financiera de Tesoreria CARLOS ALFONSO CRIOLLO RODRIGUEZ Director Financiero de Contabilidad Secretaria de Hacienda Ibagué UNTO: plemoranca 0018 dsl 16.de.mAcze 2izasaflattanicanlal Alan fa jejoramiento Archivistico y Ordenes Perentorias dadas por el ‘sociadas al levantamiento de Inventarios” - RDO. TRAMITE URGENTE Respetados Doctores: De manera atenta, por competencia me permito dar traslado del memorando 0019 del 16 de marzo 2021, suscrito por sefior Gobernador del Tolima JOSE RICARDO OROZCO VALERO, “Alerta frente al Plan de Mejoramiento Archivistico y Ordenes Perentorias dadas por el AGN Asociadas al levantamiento de Inventarios” - RDO. SH 686 Por lo anterior se solicita su estricto cumplimiento y asi evitar sanciones administrativas para el Sefior Gobernador y a su vez para los funcionarios responsables de dicho proceso en cada Direccién. Cordialmente, hups://outlook.office,com/mail/sentitems/id/AAQKADExOGViMjRjLTR)Y 2ktNDUw.... 18/03/2021 Escaneado con CamScannerPagina 2 de 3 MARIA DEL CARMEN MUNOZ Secretaria de hacienda Dptal Copia: Mariela Escobar Bemal Despacho del Goberador ‘Anexo: Lo enunciado Elaborado: Olga Lucia De: Mariela Escobar Bernal Enviado: miércoles, 17 de marzo de 2021 9:33 Para: Notificaciones Judiciales ; DATT TOLIMA <; Secreataria General y de apoyo ala Gestién ; Secretaria de Interior ; atencionalciudadano@sedtolima.gov.co ; Secretaria Hacienda ; SECRETARIA DE DESARROLLO AGROPECUARIO ; SECRETARIA ADMINISTRATIVA ; despacho@saludtolima.gov.co ; SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA cinfraestructura@tolima.gov.co>; SECRETARIO DE PLANEACION Y TIC ; SECRETARIA DE DESARROLLO ECONOMICO secretaria.desarrolloeconomico@tolima.gov.co>; SECRETARIO DE AMBIENTE Y GESTION DEL RIESGO ; Secretaria Inclusién Social ; SECRETARIA DE LA MUJER mujer@tolima.gov.co>; DIRECCION DE GESTION DOCUMENTAL ‘co>; Control Interne ; Sandra Asunto: MEM. 0019 Buenos dias, para los fines pertinentes, de manera atenta hago llegar el MEMORANDO 00192 de marzo 16 de 2021, suscrito por el sefior Gobernador. Cordialmente, Mariela Escobar Bernal Despacho Gobernador Mariela Escobar Bernal NOTA CONFIDENCIAL: Cualquier copia, uso 0 distribucién no autorizados de este nantitamelid/AAOKADEXOGVIMIRILTR)YZKINDUw.... 18/03/2021 Escaneado con CamScannerGOBERNACION DEL TOLIMA Nit: 800.113,672.7 Despacho Nague. (1,6 WAR 2021 MEMORANDO No. @0 7 9 PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO, IRECTORES DE ADMINISTRATIVOS neememeee DIRECTOR DE GESTION DOCUMENTAL DE: JOSE RICARDO OROZCO VALERO Goberador de! Departamento del Tolima ASUNTO: ; YSALERTA FRENTE AL PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO Y ORDENES PERENTORIAS DADAS POR EL. AGN ASOCIADAS AL LEVANTAMIENTO Og INVENTARIOS Respetados doctores: Gon preocupacién observé que transcuridos tres meses desputs de la vista de control Gfectuada por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION en el mes de noviembre, no oe gvidencian avancos significativos frente al levantamionto de Inventarioe ay formato FUID y organizaclén de archivos de gestidn, \o anterior conforme a lea evidencias presentadas por la Direccién de Gestion Documental a la Direccién de Control interno, Por lo anterior y teniendo en cuenta la responsabilidad que nos asiste y en especial al equipo directive, en su calidad de lideres de las dependencias me permito Contextualizarlos en el tema y solicito que de manera mensual reporten avances a la Direceién de Gostién Documental, dado que el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION nos concedié un ultimo plazo de 18 meses (contados a partir del 6 de noviembre) para superar los 7 hallazgos que porsisten del PLAN DE MEJORAMIENTO y dar cumplimiento a las dos drdenes incumplidas hasta esa fecha. ANTECEDENTES, PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO: Producto do la vista de Inspecclén Viglancia y Control efectuada por el Archivo General dela Nacién en el aho 2017, la Goberacién del Tolma Suscibié un Plan de Mejoramiento con el AGN, en el cual se regisan 10 nallazgos. El pasado 6 Ge noviembre el Archivo General dela Nacién, adelanié visita wrtval ge contol ala Gobermacion Gel Tolima, y segun io regisra el acta levantada en esa fecha y raificada el dia 15 de cciemore, ¢ tos 10 hallazgos solo se superaron 3. De fos 7 halazgos Mcumpldes, en 2 de els Venen responsabilidad fodas las dependencias, asi La Gobernacién del Toima no cuenta con Ia totelidad Inventarios documentales conforme a la norma : (Carrera 3°. Callas 10 y 11, Piso 10%, Teldfons: 2616345, 2617142, Cod Postal 730005 “EL TOLIMA NOS UNE” <0 ~Ibagué, Tolima =Colomblo- Escaneado con CamScannerSe GOBERNAGION DEL TOLIMA a oy Nit 800,113.672-7, 3 Despacho ~. Fac’ el Tolima eoetroussn” fost Crganizacién de los Archivos de gestion: La Gobarnacién del Tolima no ests aplicando fos crtenos de organizacién a Ia tolalidad de los archivos de gestin, segin Ia rommatividad relaconada: ordenacién, foliacién, hoja de control, contol de préstamo de Gocumentos, numeracién de actos administrativos @ integridad fisica de los documertos ORDENES PERENTORIAS: De Ia misma acta de Ia visita de control del dia 6 de noviembre de 2020, se extracta que @ la fecha se incumplieran dos Ordenes Perentorias dadas por el AGN. a Primera orden: (Visita do Vigilancia: realizada del § al 9 de junio de 2017) *(..) En un plaza maximo de 180 dias contados a partir del ofa sigulente a la fecha de entrega dei presente informe, la Gobernacén del Tolima, deberd dar aplicacién de manera inmeciata alo establecido en los articulos 26 de la Ley 594 de 2000, articula 7 del Acuerda No 042 de 2002 y el articulo 12 de la Ley 1712 de 2074, en torno a la implementacion del Formato Unico de Inventario Documental respecio de la lotalidad de la informacion que se encuentra en tos Giferentes despachos de esta Gobernacién, asi como la documentacién que se encond evidencié en las bodegas denominadas “Las Brisas y Calle 26° y (las bodegas que no nos Quisieron mostrar) reportando avances significativos mensuales de implementacién a la Oficina de Control Interno de 1a Gobemacién, partiendo como fecha del primer reporte el dia 9 de julio del apo 2017(...)” Sogunda orden: (Visita de Control: realizada los dias 29 y 30 de junio de 2018 al Departamento Administrative de Trénsito y Trangparte de la Gobernacion del Tolima) (Dar apleacén de manera Inmediata ao establecido en el aticu 28 de la Ley 594 de 2000, Sicule 7 del Acuerdo No,042 da 2002 y el articulo 73 de la Ley 1712 de 2014, para lo cual dete implementar et Formato Unico de Inventario Documental en los archivos de gestién de la sede Operativa de Trénsito de Alvarado Cer inventario documental dete contener la relacién de todos los expedientes que. se Enevenian en fsico, asi como evidenciar el control de aquellos expedientes que han sido abjeto de vaslado a ora sede de transito a nivel nacional. So iaventario eocumenial de la sede Operativa de Transito de Alvarado, debe relacionar de Franera clara y detailada el numero de placa y radicado de todos los expecientes traritados, y/o {rastadados, y su ubicacion topogrdfica. trasiatmolementaciéon del formato Gnico de inventario documantal debe nacerse en megios que Femnitan su cleponibidad inmediata, seguridad, respaldo de fa Infermacin,integrida, y contol, Ferme et inveriario documenial de ia Sede Operaliva de trénsto de Alvarado, en el tiempo seeeiteds para fa elaberaclén de los Inventarios documentales, de canformidad con le orden carrie por el Grupo de Inspeccion y Vigianela, ala Gobernacién de Tolma, por vista de Vigiancia, efectuade entre los clas § al 9 de junio, De los anteriores incumplimientas se gonerd uns tercera ORDEN PERENTORIA, daca el 6 de noviembre de 2020, “Tercera orden: Tees atmina nico e improrragable, de doce (12) meses contados a pari do la fecha de wetcicion de la presenta acia de vista de contol vinual, ta Gabernacion del Tolima deber® sect cplimientoy ejecucién integral a todas y cada una las actividades programadas en el Pian Ge wejoramiento. Archivlstico- PMA y superar la normatividad archlistica presuntamend Ae clfa de conformidad con fo establecda en Ia Ley 584 de 2000 y demas normatividad reglamentaria.”, Carrera 30, Galles 10 y 11, Piso 10°, Teléfonos: 2616345, 2617142, Cod. Postal 730006 “EL TOLIMA NOS UNE" ‘yur tolima.cov.co ~Ibagué, Tolena ~Colombia- Escaneado con CamScannerGOBERNACION DEL TOLIMA Aa Nit: 800.113.672-7 . Despacho el Tolima rsune El Plazo fue ampliado a 18 meses, conforme al oficio suscrito por !a Dra. ADRIANA HINESTROSA BEJARANO, Subdiroctora do! Sistema Nacional de Archivo el 18 de diciembre de 2020 Radicado No. 2-2020-11487. ‘Como pueden cbservar ha sido relterado el incumplimiento de Ia Gobernacién del Tolima, tanto del Plan de Mejoramiento Archivistico- PMA, como de las Ordenes Perentorias, lo cual de no tomer medidas inmediatas puede generar sanciones, come lo enuncia en su oficio la Dra, Hinestrosa: “En caso de que, los presuntos incumplimientos persistan, y no se de cabal cumplimiento a la orden que antecede, El AGN, en virtud de ‘sus facultades legales, tomard las acclones administrativas que correspondan, de conformidad con lo establecido en el Articulo 35 de la Ley 594 de 2000. Por todo lo anterior, solicito a ustedes disefiar acciones de contingencia, lo cual debera ser coordinado desde la Direccién de Gestin Documental; los avances logrados frente a las dos Ordenes Porantorias debon ser reportados a la cién de Gestién Documental mensualmente ad =mypesapforme 2 lor pardmetos dos por esa Direce avances ‘Serdn trimostrales. La Direccién de Control Interno remitira los seguimientos al AGN, conforme a la periodicidad por ellos requerida y emitira copia a mi despacho. JOSE RIGARDO BROZG VALERO C.C. Drecfién de Cental ifemo. Roviso: ARMANDO LEON BARROS FRAGOZO, Director de Control Interna Piso 10", Tetonos: 2616345, 2617142, Cod, Postal 730005 “EL TOLIMA NOS UNE vanvettollnd. gov. tbogus, Tolima =Cokomble- ‘Carrera 3°, Gales 10 11, Escaneado con CamScanner