® SENA Nn CIRCULAR singe Pan. 11-4040 Bogota D.C. PARA: Directores de Area, Coordinadores de Grupo, Secretaria General, Jefes de Oficina de la Direccién General ASUNTO: Calendario radicacién planillas de pago y actualizacién certificaciones para disminucién base de retencién en la fuente 2020 Con el fin de registrar en forma oportuna las obligaciones y pagos de los contratistas por prestacién de servicios personales, informamos que a partir del mes de marzo de 2020 las planillas deberdn ser entregadas en contabilidad, debidamente revisadas, avaladas y firmadas por el supervisor, en el horario de 8:00 am a 4:00 pm, de acuerdo con el cronograma que se presenta a continuacién: FECHA ENTREGA oe conraaitipan_| Marzo 17-19 Abril 1721 Mayo 18-20 Junio 1619 _| Julio 37-22 Agosto 18-20 | Septiembre 18-21 Octubre 19-21 Noviembre 17-19 [Diciembre 16-18 Es importante indicar que con la entrega oportuna de la planilla al Grupo de Contabilidad dentro de las fechas establecidas en el anterior cronograma, se garantiza que el abono en la cuenta bancaria del contratista por parte del Tesoro de la Nacién se reatice a partir del dia veinticinco (25) 0 dia hébil ‘Siguiente de cada. Conforme a la Ley 1819 del 29 de diciembre de 2016 articulo 18 y el Decreto 2250 de diciembre de 2017, es importante tener en cuenta los siguientes lineamientos: Para la depuraci6n de la base de! calculo de retencién en la fuente, es necesario que los contratistas que prestan sus servicios a lz Entidad, adjunten a la planilla de honorarios, todos los soportes que ‘espalden las cifras que disminuyen su base de retencién, cumpliendo con lo establecido en la ‘modificacién del articuto 388 del estatuto tributario, el cual en el numeral 2 inciso 3 indica que para Ministerio de Trabajo SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZE 52020-00040personas no obligadas a facturar. e SENA Nw determinar los factores de depuracién de la base de retencién de los trabajadores cuyos ingresos no provengan de una relacién laboral, o legal y reglamentaria, se realizar mediante los soportes que adjunte el trabajador a la factura 0 docurnento equivalente o el documento expedido por las Por lo anterior a continuacién se resumen los documentos que requieren anexar los contratistas, a la planilla de cobro segin corresponda el caso y los cuales deberan verificar los supervisores de contrato antes de radicar en el area contabilidad, a fin de evitar devoluciones y demoras en el trémite de la obligacién (se les recuerda a los supervisores revisar sus obligaciones contenidas en la Resolucién SENA No. 0202 de 2014): PRIMER PAGO. PAGOS POSTERIORES DOCUMENTO courpacrua} TESORERIA / eer | TESORERIA / ic PAGADURIA AL | PAGADURIA Planilla de cobro de honorarios timate Bol lea copia ORIGINAL copia | ORIGINAL supervisor del pago y ordenador det gasto Planilla Seguridad Social en estado PAGADA, del mes anterior al periodo objeto de cobro. Si es nuevo en el sistema de seguridad social o no tenia contrato en la Entidad, parael | COP ee eet fue primer pago solo debe adjuntar copia de la afiliacién con fecha det mes de inicio del contrato Re eareenseeee eeu COPIA COPIA No APLC | NO APLICA superior a 180 dias Factura Venta (Sélo para responsable del IVA), cumpliendo 7 com los requisitos establecidos enel | COPIA eee On eonenet articulo 617 del estatuto tributario Certficacién de la cuenta AFC y el fective pago realizado por el eee iodo objeto de cobro, solo si ORIGINALY | CERTIFICACION COPIA ORIGINAL earn ean cate beneficio para | CONSIGNACIO| ORIGINAL | CONSIGNACI | CONSIGNACI Nea a N consignacié | ON on disminuir la base de retencién en ta i fuente Certiticado de la cuenta de aportes | Saiciyary | _ COPIADE voluntarios Pensiényelefective | Chaitin.” [CERTIFICACION| COPIA | ORIGINAL ago realizado de los aportes por el | cuwenacio| YORIGINAL | CONSIGNAC! CONSIGNACI periado objeto de cobro, solo si N CONSIGNACIO ] ON On desea acogerse a este beneficio para LooN ireccion Calle 57 Ministerio de Trabajo SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Direcci6n Genere SENA disminuir fa base de retencién en la | fuente Certificado de intereses de Vivienda, Correccién Monetaria, 0 Costo Leasing para vivienda pagados en el afio anterior, solo si desea acogerse a este beneficio para disminuir la base de retencién en la fuente ORIGINAL, copia COPIA copia Certificado de pagos efectuados por contratos de prestacién de servicios a empresas de Medicina prepagada © por seguros de salud pagados enel| ORIGINAL copia COPIA COPIA afio anterior, solo si desea acogerse | a este beneficio para disminuir la base de retencién cenrirenco| conve | comave | ORADE Certificacién Dependientes y 'N ORIGINAL Y | CERTIFICACION | CERTIFICACIO. ONY COPIA Soportes segin corresponda COPIA DE YCOPIADE | NY COPIA DE DE SOPORTES SOPORTES SOPORTES SOPORTES Péliza solo para el primer pago COPIA COPIA NO APLICA | NO APLICA Afliacion A..L solo para el primer ‘COPIA COPIA NO APLICA NO APLICA ago. Certificacién vigente de los exdmenes preocupacionales solo | COPIA COPIA NOAPLICA | NO APLICA para el primer pago Constancia Induccién en Seguridad y Salud en elTrabajo solo primer pago| COMA COPIA NNO APLICA | NO APLICA IMPORTANTE: Los documentos relacionados a continuacién no se adjuntan ala planilla entregada en contabilidad, pero reposarén en el respectivo expediente contractual: * Informe mensual de actividades " Legalizacién de vidticos "Formato GTH-F-074 Entrega de Bienes e Informacién de Ejecucién Contractual por el Contratista, para el caso del ultimo pago o en liquidaciones o cesiones de contrato Ministerio de Trabajo SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Direccién, q reccion Calle 57 6-69, cludad Bogoté - PBX (57 2) 5461500SENA K Adicionalmente los contratistas que solicitan deduccién por concepto de intereses de vivienda y seguros de salud, a partir del il_de 2020, deberdn actualizar las certificaciones correspondientes, como se explica a continuacién: > Certificacién de Intereses por concepto de intereses de vivienda o correccién monetaria en préstamos concedidos para adquisicién de vivienda 0 por costo financiero pagado en contratos de leasing que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda de! contratista: El pago efectuado durante el afio inmediatamente anterior por concepto de intereses de créditos hipotecarios, correccién monetaria en préstamos concedidos para adquisicién de vivienda, 0 costo financiero en contratos de leasing, que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda del contratista, se puede deducir de la base de retencién. Para esto deberd suministrar en la planilla de cobro del mes de abril, el certificado expedido por la Entidad Financiera en original, por concepto de los pagos realizados por: intereses, correccién monetaria o costo financiero, pagado durante el afio 2019 y junto con la planilla mensual deberd anexar copia de la misma, para efectos de realizar control de la informacién suministrada. Es importante aclarar que esta certificacion debe estar en cabeza del contratista como la persona que efectivamente ha realizado el pago de estos intereses. Respecto 2 la planilla, en el campo en el cual debe ingresar la deduccién, el valor a disminuir mensualmente sera el resultado de dividir el valor de los pagos certificados en (12) meses o en el nimero de meses al que corresponda los intereses pagados. > Certificacién de pagos por medicina prepagada y seguros de salud: El pago efectuado durante el afio inmediatamente anterior por concepto de medicina prepagada 0 seguros de salud, los cuales impliquen proteccién al contratista, su cényuge, sus hijos y/o dependientes, se puede deducir de la base de retencién. Para obtener este beneficio deberd suministrar en la planilla de cobro de! mes de abril, la certificacién original expedida por la empresa de medicina prepagada vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud 0 por la respectiva compafifa de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, certificando los pagos realizodos durante al aifo 2019 y junto con a planilla mensual deberé anexar copia de la misma, para efectos de realizar control de la informacién suministrada. Es importante aclarar que esta certificacion debe estar en cabeza del contratista como la persona que efectivamente ha realizado el pago de esta medicina prepagada y/o seguro de salud. Respecto a la planilla, en el campo en el cual debe ingresar la deduccién, el valor a disminuir mensualmente seré el resultado de dividir el valor de os pagos cettificados en (12) meses 0 en el numero de meses al que corresponda el valor pagado, > Certificacién de pagos por dependientes: La certificacién de dependientes y los documentos anexos a la misma, deberén actualizarse siempre ‘que presente cambios en la situacin de sus dependientes a cargo. Por ejemplo para el caso de los contratistas que soliciten la deduccién de dependientes, por los hijos que tengan hasta 18 afios de edad, en el momento en el cual cumplan esta edad limite, deberén suministrar adicionalmente el recibo de pago de la matricula expedido por instituciones debidamente acreditadas, en la cual conste ‘que el contratista se encuentra financiando la educacién de su hijo que ha cumplido la mayoria de Ministerio de Trabajo SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Direcci6n Gener Direction Calle 57 8-69, ciudad Bogotd - PBX (57 1)5461500 Pee eee eee eee® SENA IW edad; en instituciones formales de educacién superior certificadas por el ICFES 0 la autoridad oficial correspondiente. Los documientos que mensualmente se deben remitir junto con la certificacién de dependientes son los siguientes: CONCEPTO REQUISITOS Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 afios de edad. Registro civil de nacimiento Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 afios, cuando el padre © madre contribuyente persona natural se encuentre financiando su educacién en instituciones formales de educacién superior certificadas técnicos de educacién no formal debidamente acreditados por la autoridad competente. Por el ICFES 0 la autoridad oficial correspondiente; o en los programas Recibo de pago de matricula de instituciones debidamente acreditadas Los hijos del contribuyente mayores de 18 afios que se encuentren en situacién de dependencia originada en factores fisicos o psicol6gicos que sean certificados por Medicina Legal. Certificado de Medicina Legal El cényuge 0 compafiero permanente del contribuyente que se encuentre en situacién de dependencia sea por ausencia de ingresos 0 | ingresos en el afio menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada or contador piblico, 0 por dependencia originada en factores fisicos 0 Certificado de Contador Publico Certificado de Medicina certificados por Medicina Legal. 1 Psicol6gicos que sean certificados por Medicina Legal pie los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en | Certificadlo de Contador situacién de dependencia, sea por ausencia de ingresos o ingresos en el Paiblico fi dosci e tifcad: do affo menores a doscintas sesenta (260) UVT, certifcada por contador | «aa de Medicina Pblico, © por dependencia originada en factores fisicos o psicol6gicos ie > Certificacién de la cuenta AFC y/o AVC Esta certificacién corresponde a las sumas depositadas en cuentas de ahorro para el fomento de ta construccién (AFC) y cuentas por ahorro voluntario contractual (AVC) abiertas en: ‘a) Organizaciones de la economia solidaria vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia © por la Superintendencia de la Economia Solidaria que realicen préstamos hipotecarios y estén legalmente autorizadas para ofrecer cuentas de ahorro 'b) Establecimientos de crédito vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Ministerio de Trabajo ‘SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Direccién General Direcclén Calle 57 8-69, ciudad Bogota - PBX (57 1) 5461500i El valor consignado mensualmente se reportaré en la planilla de honorarios y debe corresponder al mismo periodo objeto de cobro, adjuntando el respectivo soporte de pago. > Certificado de la cuenta de aportes voluntarios a fondo de pensién voluntarios y/o aportes voluntarios a fondo de pensiones obligatorias Este corresponde a los aportes voluntarios del participe independiente a los seguros privados de pensiones, a los fondos de pensiones voluntarias y a los fondos de pensiones obligatorias, administrados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia. El valor consignado mensualmente se reportard en ta planilla de honorarios y debe corresponder al mismo periodo objeto de cobro, adjuntando el respectivo soporte de pago. Cordialmente, \ ue ace ‘WILSON JAVIER ROJAS MOREN Director Administrativo y Financiero repar6: Sandra Viviana Sastoque, Profesional de Contabilidad, ‘probs: Vitor Daniel Guevara Cardone, Coordinadr de Conon Copia: cleon@sena.edu.co Ministerio de Trabajo SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Direccién General jreccion Calle S7 &-69, ciudad Bogots 'BK (57 1) $461500