CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRIỂN HƯNG VƯỢNG SÀI GÒN Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc

Số: 250701/2021/BBCH-HVSG

TP. Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 07 năm 2021

BIÊN BẢN CUỘC HỌP

(V/v: Đánh giá Sự kiện Online Phú Mỹ Future City tổ chức ngày 25/07/2021)

Hôm nay, vào lúc 11h00 ngày 25/07/2021 đã diễn ra cuộc họp giữa Ban lãnh đạo và Ekip Tổ
chức Sự kiện Online chia sẻ về việc Tổ chức sự kiện Online Phú Mỹ Future City thông qua Zoom.
Cuộc họp triển khai như sau:
I. THÀNH PHẦN THAM DỰ:
Chủ trì: Ông Hoàng Tuấn Anh Chức vụ: Phó Chủ tịch HĐQT
Thư ký: Bà Bùi Thị Huyền Chức vụ: Chuyên viên IC
Thành phần tham dự:
1. Ông Phạm Việt Anh Chức vụ: Tổng Giám đốc
2. Bà Nguyễn Việt Trinh Chức vụ: Trợ lý Tổng Giám đốc
3. Bà Đào Thị Hoài Chức vụ: Phó Tổng Giám đốc
4. Ông Trần Tiến Hoàng Chức vụ: Phó Tổng Giám Đốc
5. Ông Nguyễn Đức Hoàng Chức vụ: Giám Đốc Tài Chính
6. Ông Nguyễn Trọng Toán Chức vụ: Giám đốc Đối ngoại
7. Ông Nguyễn Hữu Tuấn Chức vụ: Giám đốc dự án Diamond Centre Point
8. Ông Nguyễn Văn Tuyên Chức vụ: Giám đốc dự án Phú Mỹ Future City
9. Ông Lê Tấn Nguyễn Chức vụ: Giám đốc Marketing
10. Ông Hồ Khắc Phú Chức vụ: Giám đốc Marketing
11. Bà Thái Thị Yến Chức vụ: Kế toán tổng hợp
12. Bà Nguyễn Thị Ly Chức vụ: Trưởng phòng Nhân sự
13. Ông Trần Đức Chức vụ: Chuyên viên Marketing
14. Ông Phan Văn Lập Chức vụ: Chuyên viên Marketing
15. Bà Hà Thị Thắm Chức vụ: Chuyên viên Marketing
16. Bà Nguyễn Lê Hạnh Thảo Chức vụ: Chuyên viên IC
17. Bà Trần Tùng Chi Chức vụ: Chuyên viên IC

II. NỘI DUNG CUỘC HỌP

STT HẠNG MỤC NỘI DUNG GHI CHÚ

 - Giới thiệu về công ty:
+ Có thể thay phần giao lưu, phỏng vấn khách hàng
bằng việc chiếu clip/video ngắn giới thiệu về công ty;
+ Bổ sung những sản phẩm công ty đã triển khai, tổng
PHẦN MỞ
số lượng nhân sự, quy mô của công ty;
ĐẦU
1 + Đưa thêm điểm 10 công ty: hình ảnh 2 toàn nhà, văn
CHƯƠNG
phòng công ty, các sự kiện mở bán, các hoạt động
TRÌNH
thiện nguyện,…
- Giới thiệu diễn giả: Thêm video giới thiệu diễn giả
nhằm PR, nâng cảm xúc của người xem.

- Giảm bớt các lô khóa ảo để tránh làm hoang mang

tâm lí khách hàng
- Nên để tỷ lệ khóa ảo phù hợp với số lô trên bảng
PHẦN BOOK
2 hàng (Ví dụ: Với số lượng booking của sự kiện hôm
LÔ
nay là 25 booking, bao gồm 6 lô thật và 19 lô ảo thì
phù hợp với bảng hàng khoảng 40-50 lô)

- Nên đổi quân xanh liên tục, không nên lặp lại cùng 1
người trong 2 sự kiện diễn ra liên tiếp.
3 QUÂN XANH
- Có thể nhờ bạn bè người thân làm quân xanh để cách
nói chuyện tự nhiên hơn

- Lưu ý lại với các nhân viên kinh doanh về việc đóng
góp ý kiến. Nên nhắn tin riêng cho ban tổ chức hoặc
báo lại Giám đốc vùng tình trạng cần khắc phục,
BỘ PHẬN
không nên nhắn công khai nơi khách hàng có thể thấy
4 KINH
được để tránh làm hoang mang, ảnh hưởng đến tâm lý
DOANH
khách hàng
- Nắm rõ quy trình booking, chỉ book sau khi
bảng hàng được công bố
- Sau khi công bố chính sách bán hàng, công bố bảng
hàng booking trước khi bắt đầu book khoảng 05 phút.
Trong thời gian 05 phút, diễn giả nêu ra 05 điều được
5 KỊCH BẢN
và mất khi đầu tư vào sản phẩm để khách hàng vừa có
thời gian chọn lô và không bị trống trong thời gian chờ
đợi.

- Các nhược điểm khi tổ chức sự kiện qua ứng dụng

Zoom:
+ Độ trễ âm thanh, do đường truyền mạng nên có thể
bị trễ 1-2 giây
+ Khi có người nói thì nhạc đang phát sẽ bị giảm âm
thanh hoặc nhòe có thể gây khó chịu cho người nghe.
6 KỸ THUẬT + Không share đồng thời 2 thiết được, nên phải
chuyển thường xuyên giữa thiết bị trình chiếu và thiết
bị phát âm thanh, có thể ảnh hưởng đến độ trơn tru
của sự kiện. Nếu ghép nhạc trực tiếp vào file thuyết
trình thì khó kiểm soát được âm lượng, nên chưa làm
hài lòng được một số người xem.
+ Còn bị giới hạn về kỹ thuật và phần mềm.
 - Thống kê giao dịch, xác nhận lại tiền vào với bộ
phận kế toán.
- Tổng hợp danh sách nhân viên có giao dịch booking
thành công để chúc mừng.
7 IC
- Làm link khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng
tham gia sự kiện và thống kê tình trạng khách hàng (ở
đâu, đã gặp sales chưa, đã đâu tư chưa,…)

- Nghiên cứu phát triển thêm các phần mềm ứng dụng
và kỹ thuật hỗ trợ tổ chức sự kiện online để các sự kiện
MARKETIN
8 tiếp theo diễn ra thành công hơn vì online là một kênh
G
phát triển về lâu dài, hướng tới tổ chức các sự kiện kết
nối nhà đầu tư trên toàn quốc.
THỜI GIAN
- Thời gian duyệt chương trình trước khi bắt đầu mỗi
DUYỆT
9 event nên là ít nhất 24 giờ để ban tổ chức có thời gian
CHƯƠNG
điều chỉnh nội dung chương trình cho phù hợp.
TRÌNH

III. TỔNG KẾT

Cuộc họp kết thúc vào lúc 12h00 ngày 25/07/2021, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp
thông qua, cùng ký và có hiệu lực kể từ ngày ký.

THƯ KÝ CHỦ TỌA

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

BÙI THỊ HUYỀN HOÀNG TUẤN ANH

CÁC THÀNH VIÊN KHÁC

( Ký, ghi rõ họ tên)