III.

QUOTATION, CONTRACT & PO TYPES:

Mục 1. Number of quotation required for purchase order:

Khoản dao động của giá trị đơn hàng mua phát sinh khá rộng  Xem xét lại tình hình mua hàng
thực tế phát sinh của công ty đồng thời tham khảo ý kiến của các bộ phận liên quan để có khoản
chia hợp lý hơn. Khoản chia này nên trong khoản để đơn giản và dễ kiểm soát:

< 1 VNDm or < 50 1 - 20 VNDm or 50 20 - 300 VNDm or > 300 VNDm or Vật tư
USD -1,000 USD 1,000 - 25,000 USD sản xuất có tính thường
xuyên, ổn định
Expenses sheet 1 - 2 quotations 2 - 3 quotations Bidding with > 3
suppliers

Cần lưu ý:
- Nghiêm cấm việc chia nhỏ giá trị đơn hàng để vượt thẩm quyền thực hiện công việc. Trường
hợp phát hiện sẽ bị xử lý theo đúng quy định của cty.
- Vật tư sản xuất có tính thường xuyên, ổn định là những vật tư nào và thời gian định kỳ thực
hiện việc tổ chức đấu giá mua sắm những vật tư này ???

Mục 3. Các loại hình PO:

Tách một phần riêng trong quy trình hoặc thêm phần phụ lục ghi chú rõ các danh mục mua hàng
được loại trừ khỏi trách nhiệm của Bộ phận Mua hàng cũng như các chi phí không yêu cầu Bộ
phận Mua hàng làm PO khi thanh toán như:

- Chi phí khách sạn, vé máy bay, di chuyển… được yêu cầu thanh toán cho khoản công tác phí
(Theo quy định chính sách đi công tác ban hành ngày 01/08/2016).
- Mua vật liệu, phụ liệu của bộ phận Creative (Hiện bộ phận Creative được cấp budget 5tr VND
để thực hiện việc này, sau đó sẽ làm bảng kê chi phí để yêu cầu kế toán thanh toán lại).
- Chi phí mua sữa cho công nhân.
- Chi phí vận hành khác của cửa hàng bán lẻ mà có PR với tổng giá trị từ … VND trở xuống như
(Phòng mua hàng và các bộ phận có liên quan thống nhất hạn mức quy định cho các chi phí này:
1tr hay một mức nào phù hợp khác): Chi phí điện, nước, rác, decal, xe ôm (Bảng kê ko có HĐ) –
> Petty cash.
- Chi phí liên quan đến XDCB.
- Chi phí các mặt hàng liên quan đến kỹ thuật, IT.
…

Bộ phận mua hàng xem xét thêm còn các khoản chi phí nào liên quan phát sinh ngoài các chi phí
trên.
V. SUPPLIERS MANAGEMENT/SELECT AND REGISTER NEW SUPPLIERS
Phần này còn mang tính chất chung chung, chưa chi tiết làm rõ các nội dung đề cập. Bổ sung
form questionnaire để đánh giá NCC tiềm năng.
VII. BID PROCEDURE:
Mục 1. Prepare for bidding:
- Trước hết bộ phận yêu cầu (User) sẽ làm PR liệt kê danh sách các mặt hàng/dịch vụ cần mua
sắm với chi tiết quy cách, chủng loại, số lượng… và gửi xin xét duyệt trước khi gửi cho bộ phận
mua hàng.
- Bộ phận mua hàng kiểm tra thông tin gửi bởi bộ phận yêu cầu, soạn và hoàn thiện hồ sơ mời
thầu. Trước khi gửi hồ sơ thầu cho NCC, bộ phận mua hàng gửi danh sách NCC đã chọn đính
kèm lý do lựa chọn NCC đó + yêu cầu mua sắm cho bộ phận Finance và Audit bằng email.
- Tiêu chuẩn lựa chọn NCC:
+ Trực tiếp SX/Đại lý chính của sp
+ Các sản phẩm đã sử dụng tại DLHF và được đánh giá tốt (Nếu là NCC cũ)
+ Các bộ phận có liên quan (FA/Audit/Users) có thể chỉ định lựa chọn thêm NCC…
Mục 4. Receiving Sealed Bids by Letter:
Được thực hiện bởi bộ phận hành chính (Lễ tân) sẽ nhận hồ sơ thầu kín từ NCC chứ ko phải
Suppliers.
Mục 6. Bid evaluation process:
Cần xem xét thêm trường hợp đấu giá lại lần 2 nếu cần thương lượng thêm về giá với NCC. Cho
ví dụ: Những NCC có giá chênh lệch trong vòng 10% (Hay 1 mức nào khác) so với báo giá thấp
nhất thì phải tiến hành yêu cầu những NCC này gửi báo giá lần 2.

Bổ sung phần phụ lục (Appendix) gồm các Lead time mua hàng và các form mẫu biểu liên quan
đến quy trình (PR, PO, request for quotation, bidding evaluation…).