Các thành phần thể thức bổ sung của văn bản,

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, một số lưu ý

trong trong trình bày văn bản hành chính
P A R T O N E 1. Phụ lục

01
2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn,
các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

3. Ký hiệu người soạn thảo

văn bản và số lượng bản
phát hành

4. Địa chỉ cơ quan, tổ chức;

Các thành phần thư điện tử; trang thông tin
thể thức bổ sung điện tử; số điện thoại; số
Fax
1.Phụ lục 1

a) Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo

Trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó.
Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên (Các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã).
b) Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục
Được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ
đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
c) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục
Được ban hành bao gồm: Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ
từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số …/…-… ngày …. tháng
….năm ….)
Trong đó:
(1) Số thứ tự của Phụ lục.
(2) Tiêu đề của Phụ lục.
(3) Số và ký hiệu của văn bản.
(4) Thời gian ban hành văn bản.
(5) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản.
(6) Nội dung của Phụ lục.
d)
- Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện
tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và
không thực hiện ký số lên Phụ lục.
- Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản
điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan,
tổ chức trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể: Vị trí: Góc
trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin. Hình ảnh chữ
ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị. Thông tin:
Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm;
giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO
8601) được trình bày bằng phông chữ Times New
Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10,
màu đen.
e) Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng
Phụ lục.

f) Mẫu trình bày phụ lục văn bản thực hiện theo quy
định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về
công tác văn thư.
 2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ
dẫn về phạm vi lưu hành

Dấu chỉ độ mật

Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật,
tối mật hoặc mật), dấu tài liệu thu hồi đối với văn
bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện
theo quy định hiện hành. Con dấu các độ mật
(TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu tài
liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ độ
mật được đóng vào ô số 10a Mục IV Phần I Phụ
lục này; dấu tài liệu thu hồi được đóng vào ô số
11 Mục IV Phần I Phụ lục này.

Kích thước các mẫu dấu mật theo quy định nhà nước
01 Dấu chỉ độ mật ở ô 10a
b) Dấu chỉ mức độ khẩn

Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị

hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ
khẩn trình người ký văn bản quyết định. Tuỳ theo
mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản
được xác định độ khẩn theo các mức sau: hoả tốc,
thượng khẩn, khẩn.
 b) Dấu chỉ mức độ
khẩn

Khi soạn thảo văn bản

có tính chất khẩn, đơn
vị hoặc cá nhân soạn
thảo văn bản đề xuất
mức độ khẩn trình
người ký văn bản
quyết định. Tuỳ theo
mức độ cần được
chuyển phát nhanh,
văn bản được xác định
độ khẩn theo các mức
Văn bản hỏa tốc sau: hoả tốc, thượng
khẩn, khẩn.
 Con dấu các mức độ
khẩn được khắc sẵn hình chữ
nhật có kích thước 30 mm x 8
mm, 40 mm x 8 mm và 20 mm
x 8 mm, trên đó các từ “HOẢ
TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và
“KHẨN”, trình bày bằng chữ in
hoa, phông chữ Times New
Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân
đối trong khung hình chữ nhật
viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn
được đóng vào ô số 10b Mục IV
Phần I Phụ lục này. Mực để
đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng
màu đỏ tươi

Ô số 10b
c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu
hành

Đối với những văn bản có phạm vi, đối

tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ
dẫn về phạm vi lưu hành
như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU
HÀNH NỘI BỘ”. Các chỉ dẫn về phạm vi
lưu hành trình bày tại ô số 11 Mục IV
Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối
trong một khung hình chữ nhật viền đơn,
bằng chữ in hoa, phông chữ Times New
Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, đậm. .

Ô số 11
 3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và
số lượng bản phát hành

Đối với những văn bản cần quản lý chặt chẽ về số

01
lượng bản phát hành, ghi ký hiệu người soạn thảo và số
lượng bản phát hành, được trình bày tại ô số 12 Mục IV
Phần I Phụ lục này, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng
bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
VD: PL.(300)

Ví dụ
Số:………………………………………………………
ĐT:……………….. Fax:……………………………….
E-Mail:……………….. Website:………………………
4. Địa chỉ cơ quan, tổ chức;
thư điện tử; trang thông tin
điện tử; số điện thoại; số Fax
Nếu cần thiết, trong các văn
bản, giấy tờ hành chính của cấp uỷ,
cơ quan, tổ chức đảng các cấp ghi
thêm địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ
thư điện tử (email), số điện thoại, số
fax, địa chỉ trang thông tin điện tử
(website).
Các thành phần này được trình
bày tại ô số 13 Mục IV Phần I Phụ lục
này ở trang thứ nhất của văn bản,
bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến
12, kiểu chữ đứng, dưới một đường
kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang
của vùng trình bày văn bản.
 1. Khái niệm kỹ thuật trình bày
P A R T T W O văn bản

02
2. Khổ giấy, kiểu trình bày và
định lề trang văn bản

3. Kỹ thuật trình bày các thành phần

văn bản

4. Viết hoa

Kỹ thuật trình bày văn 5. Viết tắt

bản hành chính 6. Một số vấn đề cần lưu ý

 Khái niệm kỹ thuật trình bày văn bản.
Khái niệm kỹ thuật trình

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính là quy định

bày văn bản.

về: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí
trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ,
kiểu chữ, và các chi tiết trình bày khác.
Các tiêu chuẩn về kỹ thuật trình bày nêu trên áp
dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính
và in ra giấy, hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in
sẵn.
Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện
theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
MORE
 Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản
01
Khổ giấy
Văn bản được trình bày
(đánh máy hoặc in) trên
giấy A4
Các loại văn bản như
giấy giới thiệu, giấy biên
nhận hồ hơ, phiếu gửi,
phiếu chuyển có thể
được trình bày trên khổ
giấy A5
02 03
Kiểu trình bày Định lề trang
Trang mặt trước.
Theo chiều dài của khổ
Lề trên: Cách mép trên từ 20 - 25 mm.
A4.
Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 - 25 mm.
Trường hợp nội dung
Lề trái: Cách mép trái từ 30 - 35 mm.
văn bản có các bảng,
Lề phải: Cách mép phải từ 15 - 20 mm.
biểu nhưng không được
Trang mặt sau (nếu in 2 mặt):
làm thành các phụ lục
Lề trên: Cách mép trên từ 20 - 25 mm.
riêng thì văn bản có thể
Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 - 25 mm.
được trình bày theo
Lề trái: Cách mép trái từ 15 - 20 mm.
chiều rộng.
Lề phải: Cách mép phải từ 30 - 35 mm.
 Vị trí trình bày các thành phần thể thức
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu và tiêu ngữ
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, kí hiệu văn bản
4 : Địa danh và thời gian ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn
6 : Nội dung văn bản
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
7a, 7b, 7c :
quyền
8 : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản
12 :
phát hành
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông
13 :
tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn
14 :
bản sang định dạng điện tử
 Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày,
tháng, năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13.
 I. VIẾT HOA VÌ PHÉP ĐẶT
1 CÂU
Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ

II. VIẾT HOA DANH TỪ

nhất của một câu hoàn chỉnh
Viết hoa trong
RIÊNG CHỈ TÊN NGƯỜI
1. Tên người Việt Nam.
2
văn bản hành
2. Tên người nước ngoài
được phiên âm chuyển sang III. VIẾT HOA TÊN ĐỊA LÝ chính
tiếng Việt 3 1. Tên địa lý Việt Nam

2. Tên địa lý nước ngoài được

phiên âm chuyển sang tiếng Việt
IV. VIẾT HOA TÊN CƠ
4
QUAN, TỔ CHỨC
1. Tên cơ quan, tổ chức
của Việt Nam
2. Tên cơ quan, tổ chức
nước ngoài 5 V. VIẾT HOA CÁC TRƯỜNG HỢP KHÁC
Viết tắt
 •Nắm vững vấn đề đặt ra để chọn thể loại cho phù hợp. Trong
một văn bản chỉ nên tập trung vào một vấn đề, tránh nêu vấn
đề đối lập nhau hoặc trùng lặp để nâng cao tính hiệu lực.

• Trong văn bản cần xác định rõ phạm vi hiệu lực, thẩm quyền
ban hành văn bản, đối tượng tác động, thời gian, không gian,
trách nhiệm thực hiện...

•Bảo đảm tính kế thừa của văn bản, chú ý đến những văn bản
Một số vấn đề hiện hành để đảm bảo tính mạch lạc, hệ thống, khoa học, bảo
đảm văn bản cấp dưới phục tùng văn bản cấp trên
cần lưu ý
•Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang
bằng chữ số Ả rập cách mép dưới trang giấy 25 mm ở góc
phải.

• Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự
của phụ lục bằng chữ số La Mã.
THANKS FOR WATCHING!

If u have any question...please keep it for yourself..i’m not google