Professional Documents
Culture Documents
Trần Thanh Chính - Tóm tắt sách Telesales
Trần Thanh Chính - Tóm tắt sách Telesales
LỜI MỞ ĐẦU
Hình thức bán hàng qua điện thoại, hay còn được biết đến là “Telesales”,
“Telemarketing”, “Inside sales” xuất hiện vào thập niên 1970 tại Bắc Mỹ, châu Âu, châu Úc.
Xuất hiện lần đầu tiên lại Việt Nam từ năm 2007, tại một số tổ chức tài chính, ngân hàng,
công ty bảo hiểm, và phát triển nhanh chóng và có mặt hầu hết tất cả các ngành nghề cho đến
thời điểm hiện tại.
2. Mô tả công việc:
Nhiệm vụ Yêu cầu về kinh nghiệm Yêu cầu về kỹ năng tính cách
Nhân - Tìm kiếm & Phát triển khách hàng mới qua - Ít nhất 1 năm kinh - Giọng nói nhỏ nhẹ, rõ ràng, chuẩn (Miền Nam,
viên nguồn tin có sẵn nghiệm tiếp thị bán hàng Miền Bắc, Huế);
tiếp thị - Tiếp thị khách hàng, giải đáp, tư vấn, chăm sóc qua điện thoại - Nhẫn nhịn, kiên trì, bình tĩnh nhanh nhẹn, trung
bán khách hàng về sản phẩm, hệ thống, dịch vụ qua thực
hàng các kênh hỗ trợ. - Kỹ năng chăm sóc khách hàng
qua - Hoàn thành các chỉ tiêu được giao (KPI). - Kỹ năng làm việc nhóm, độc lập
điện - Phát hiện & Đánh giá xu hướng sử dụng sản - Kỹ năng lắng nghe
thoại phẩm của khách hàng và thị trường --> Hỗ trợ và - Kỹ năng ra quyết định
xây dựng các kế hoạch kinh doanh
Nhân - Tiếp nhận danh sách các cuộc hẹn, gọi điện và - Ngoại hình đẹp
viên xác nhận cuộc hẹn - Giọng nói nhỏ nhẹ, rõ ràng, chuẩn (Miền Nam,
bán - Chốt bán hàng và bán chéo sản phẩm Miền Bắc, Huế);
hàng - Mở rộng, duy trì mối quan hệ với khách hàng - Nhẫn nhịn, kiên trì, bình tĩnh nhanh nhẹn, trung
trực - Quản lý, cập nhật liên tục hệ dữ liệu khách hàng thực
tiếp - Lập báo cáo bán hàng - Kỹ năng chăm sóc khách hàng
- Kỹ năng làm việc nhóm, độc lập
- Kỹ năng lắng nghe
- Kỹ năng ra quyết định
Kỹ năng quản lý thời gian
- Kỹ năng giao tiếp, truyền đạt, thuyết phục
- Kỹ năng tiếng Anh tốt
Nhân - Giám thính các cuộc gọi tiếp thị bán hàng theo kế - Ít nhất 3 năm kinh - Kỹ năng phân tích ra quyết định
viên hoạch giám sát chất lượng nghiệm giám sát chất - Kỹ năng làm việc nhóm, độc lập
giám sát - Chấm điểm và đánh giá chất lượng cuộc gọi theo lượng hoặc 2 năm kinh Kỹ năng quản lý thời gian
chất tiêu chí nghiệm quản lý tiếp thị - Kỹ năng giao tiếp, truyền đạt, thuyết phục
lượng - Tổng hợp đánh giá và đề xuất phương án cải bán hàng qua điện thoại - Nhẫn nhịn, kiên trì, bình tĩnh nhanh nhẹn, trung
thiện chất lượng cuộc gọi - Có kiến thức và kinh thực
- Đào tạo hoặc hỗ trợ đào tạo nhân viên tiếp thị nghiệm về KPI, CRM, - Khả năng giao tiếp cơ bản bằng Tiếng Anh
bán hàng qua điện thoại. Call Recording trong - Khả năng chịu áp lực cao
Contact Center.
Nhân - Tham mưu, hỗ trợ xây dựng và tính toán các - Có ít nhất 2 năm kinh - Kỹ năng phân tích và báo cáo dữ liệu tài chính
7
viên chương trình thưởng khuyến khích hoặc thay đổi nghiệm phân tích kinh - Kỹ năng làm việc nhóm, độc lập
phân sao cho phù hợp với tốc độ tăng doanh thu và doanh - Kỹ năng ra quyết định
tích chiến lược kinh doanh Kinh nghiệm xây dựng - Kỹ năng giao tiếp, truyền đạt, thuyết phục
kinh - Là đầu mối quản lý, trích xuất và phân tích các và quản lý dữ liệu khách - Nhẫn nhịn, kiên trì, bình tĩnh nhanh nhẹn, trung
doanh báo cáo từ hệ thống theo dõi thực hiện chỉ tiêu hàng thực
- Là đầu mối tiếp nhận các bá cáo MIS hàng tuần - Quen thuộc với hệ - Khả năng giao tiếp và đọc hiểu tốt bằng Tiếng
từ các trưởng nhóm, xứ lý và tổng hợp các báo cáo thống BI, CRM Anh
MIS hàng tháng/hàng quý cho giám đốc
- Là đầu mối chịu trách nhiệm phối hợp các bộ
phận liên quan tiếp nhận, tổng hợp, quản lý và
cung cấp dữ liệu khách hàng
- Hỗ trợ phân tích, đánh giá kết quả chốt hẹn định
kỳ
- Hỗ trợ xây dựng, điều hành các chiến lược kinh
doanh phù hợp
- Tiếp nhận xử lý nguồn dữ liệu khách hàng theo
yêu cầu
8
2.3. Tầm quan trọng của việc tuyển dụng và đào tạo:
Tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng có tính quyết định chiến lược đối
với thành công hay thất bại của kênh tiếp thị bán hàng. Một nguồn nhân lực tốt, được đào tạo
bài bản, khi tác nghiệp có năng suất cao với tổng số cuộc gọi cũng như tỉ lệ chốt cuộc hẹn
cao, giúp giảm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp và tăng uy tín của doanh nghiệp (VD một
nhân viên giỏi có thể đạt từ 100 - 120 cuộc mỗi ngày, tỉ lệ cuộc hẹn lên đến 30%. Trong khi
đó nhân viên trung bình, con số cuộc gọi chỉ đạt từ 80 – 100 cuộc gọi, với tỉ lệ chốt hẹn là
dưới 10%). Ngược lại nếu như không khắt khe trong khâu tuyển dụng có thể gây ra những hậu
quả lớn đối với doanh nghiệp, tốn nhiều chi phí hơn hay thậm chí là mất uy tín của công ty
trong mắt khách hàng, gây phản cảm và định kiến xấu cho khách hàng.
10
Đối với nhân viên Telesales: đầu tiên phải thuộc lòng về kiến thức về sản phẩm và dịch
vụ, sau đó sẽ tìm hiểu về khách hàng, tiếp theo phải nắm được danh sách khách hàng tiềm
năng để gọi và tiếp thị sản phẩm. Tuy nhiên, lưu ý rằng 100% khách hàng đều ngán những
màn đọc thuộc lòng sản phẩm như một cái máy phát thanh. Mục đích của hầu hết các cuộc gọi
tiếp thị là đặt cuộc hẹn, vì vậy tránh học vẹt, mà hãy hiểu rõ và yêu sản phẩm mà mình tư vấn
11
để tư vấn đúng việc, đúng nhu cầu của khách hàng, qua đó cung cấp các thông tin của sản
phẩm, giải đáp mọi câu hỏi của khách hàng, và truyền được cảm xúc của mình qua những
thông điệp mà nhân viên muốn truyền đạt đến khách hàng.
Một điểm quan trọng nữa mà nhân viên Telesales cần chú ý: Phải lọc được những lợi
điểm bán hàng của sản phẩm dịch vụ, cái mà có khả năng thu hút sự chú ý, kích thích sự tò
mò, thúc đẩy khao khát trải nghiệm của khách hàng để chào bán. Đây là một chiên lược vừa
thông thái vừa tinh quái, giúp nhân viên tiếp cận được một khách hàng mới đang tràng ngập
hoài nghi và sẵn sàng cúp máy. Thông thường hãy tìm từ 5 đến 10 lợi điểm. khi tiếp thị, nhân
viên chỉ cần tung ra tối đa 3 lợi điểm phù hợi với tình huống đối đáp là được, nên sử dụng linh
hoạt những lợi điểm ấy sẽ giúp việc chốt lịch hẹn trở nên dễ dàng hơn. (Ví dụ về khóa học của
RMIT trang 47, 48 và ví dụ về chào hàng thẻ thành viên cho khách sạn IMPERIAL Vũng
Tàu, trang 48, 49 sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về điều này).
2. Dữ liệu khách hàng.
2.1. Tổng quan:
Là danh sách khách hàng với cấu trúc thành phần bắt buộc gồm: họ và tên, số điện thoại,
đại chỉ, lịch sử giao dịch và một số thông tin có thể có: ngày tháng năm sinh, giới tính, nghề
nghiệp, thu nhập.
Doanh nghiệp có thể khai thác từ nguồn dữ liệu hoạt động sẵn có như các giao dịch, số
liệu kế toán hoặc khai thác từ dữ liệu marketing. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể có được
danh sách từ việc mua dữ liệu (ưu điểm: đầy đủ thông tin; nhược điểm: dễ trùng lặp dữ liệu);
huy động nhân viên tự khai thác dữ liệu từ nhân viên bè, internet hoặc chạy danh sách số điện
thoại trên Excel (Lưu ý nếu sử dụng phương thức này mà muốn đạt hiệu quả thì doanh nghiệp
nên dùng nguồn nhân lực chuyên nghiệp và thiện chiến).
Để thu thập danh sách khách hàng tiềm năng một cách chất lượng, người phân tích dữ liệu
cần tiến hành các hoạt động sau:
Xác định đối tượng khách hàng: cụ thể từng đối tượng.
Xác định thông tin cần thu thập: tùy thuộc vào từng phân khúc mà doanh nghiệp
muốn hướng tới; doanh nghiệp cần phải đánh giá mức độ khả thi khi lấy thông tin
đó.
Xác định nguồn dữ liệu: xác định nguồn dữ liệu để doanh nghiệp có thể đặt mức
ưu tiên cao hơn cho những nơi/địa điểm có nhiều khả năng tìm được khách hàng
tiềm năng hơn
Xác định khối lượng thông tin: Giúp doanh nghiệp phân bố nguồn lực, đưa ra các
chỉ tiêu cho các thành viên một cách phù hợp
Xác định cách thức thu nhập: Tùy vào điều kiện, cơ sở hạ tầng thông tin của doanh
nghiệp
Lưu trữ và xử lý dữ liệu: So sánh với dữ liệu hiện hữu để loại trừ trùng khớp. Nên
có phần mềm lưu trữ.
12
2.2. Phương pháp chấm điểm thời gian sử dụng gần nhất và tần suất sử dụng.
Phương pháp này chỉ áp dụng với danh sách khách hàng khai thác từ nguồn dữ liệu hoạt
động của doanh nghiệp. Nhằm mục đích chọn lọc danh sách số lượng khách hàng có dự báo
phản hồi đặt cao nhất. Ưu điểm của phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi
phí và tăng năng suất lao động vì nó ưu tiên đưa những khách hàng có tỉ lệ phản hồi tích cực
và quan tâm cao nhất.
Phương pháp chi tiết:
Đối với thời gian sử dụng gần nhất: chia toàn bộ danh sách khách hàng thành 5 phần:
Đánh số 5 cho nhóm khách hàng sử dụng gần nhất so với thời điểm hiện tại; và lần lượt đến
số 1 là nhóm khách hàng sử dụng xa nhất.
Đối với tần suất sử dụng: Tương tự ta cũng chia tập khách hàng thành 5 phần: Đánh số 5
cho 20% khách hàng có tần suất sử dụng nhiều nhất, đánh số 1 cho 20% đối tượng khách
hàng có tần suất sử dụng ít nhất.
Sau khi xác định thời gian sử dụng gần nhất và tần suất sử dụng. Tiến hành liên hệ số liệu
bằng hàm “=CONCATENATE” và Sort kết quả, ta sẽ được danh sách khách hàng có tỉ lệ
phản hồi tích cực và quan tâm cao nhất.
Ví dụ minh họa chi tiết nằm ở Trang 58-62.
Theo như ví dụ trên thì ta được kết quả đáng kể sau:
Khách hàng ở điểm thời gian 5 có tỉ lệ phản hồi và mua hàng đối với tiếp thị gấp
40 lần khách hàng ở điểm thời gian 1.
Khách hàng ở điểm tần suất 5 có tỉ lệ phản hồi và mua hàng đối với tiếp thị gấp 9
lần khách hàng ở điểm tần suất 1.
Khách hàng ở điểm “CONCATENATE = 55” có tỉ lệ phản hồi và mua hàng đối
với tiếp thị gấp 360 lần khách hàng ở điểm “CONCATENATE = 11”.
Chứng tỏ sự hiệu quả của phương pháp.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thu thập thông tin tệp khách hàng bằng nhiều phương pháp
marketing khác nhau. Ví dụ: Game thử tài quản lý tài chính của một công ty bảo hiểm nhân
thọ vào năm 2018. Người tham gia sẽ nhận được voucher trị giá 30 nghìn đồng tiền cafe.
Công ty sẽ thu được thông tin: sđt, email, tên, tuổi, thu thập,...
Doanh nghiệp phải “Tập trung tối đa nguồn lực vào hệ khách hàng được dự đoán phản hồi
và mua hàng cao và giảm thiểu nỗ lực đối với hệ khách hàng phản hồi thấp”. (Tương tự
nguyên lí 80/20).
13
khách hàng như “.... thật khó để miêu tả bằng lời”, “Anh phải cầm nó trên tay mới cảm nhận
được thiết kế hợp lý như thế nào với người sử dụng”, “lời nói không diễn tả được”,... Đồng
thời nhân viên phải yêu sản phẩm, dịch vụ đang chào bán mới có thể truyền cảm xúc vào
thông điệp muốn gửi đến khách hàng.
Khi chốt hẹn, cần đưa ra ít nhất 2 lựa chọn cho khách hàng và chủ động chốt một lựa
chọn. Tránh sử dụng: “Vậy khi nào bên em qua chỗ anh/chị thì tiện cho anh chị?”, câu nói
trên dễ dẫn đến tình trạng tiêu cực là khách hàng sẽ phản hồi đại khái cho qua chuyện. Tác
dụng của việc đưa ra 2 lựa chọn và chốt 1 sẽ giúp cho khách hàng của nhân viên sẽ phải hành
động để đưa ra một thời gian thích hợp.
Trong kịch bản tiếp thị bán hàng cần có dòng “Yêu cầu nhân viên nhắc lại một lần nữa
thời gian và địa điểm đã được chốt trước khi nói lời cảm ơn và hẹn gặp lại khách hàng.
(Mẫu kịch bản tiếp thị bán hàng được trình bày cụ thể ở trang 72, 73, 74).
1.4. Nhận xét
Thực trạng tiếp thị bát nháo tại Việt Nam với đội ngũ yếu kém trong năng lực tiếp cận đã
gây ra ấn tượng tiêu cực cho nhiều khách hàng.
Khi tiếp cận khách hàng bằng một cách nào đó mà bị từ chối, thì nguyên nhân là do
người bán hàng chọn cách tiếp cận không phù hợp. Cần tìm hiểu kỹ hơn và lựa chọn cách
khác.
Giọng nói và thái đọ là yếu tố quyết định việc khách hàng từ chối hay tiếp tục lắng nghe.
15
Nên sử dụng những cụm từ tác động mạnh thật của sản phẩm, dịch vụ
đến cảm xúc của khác hàng như: "Không Khi khách hàng cảm thấy tò mò, bị cuốn hút vào những lời
thể bỏ qua", "Chỉ dành cho số lượng khách miêu tả sinh động và hấp dẫn, thì họ sẽ dần quên đi cam kết
hàng giới hạn", "Đợt giảm giá đặt biệt tri ân "chỉ trình bày trong 4 phút". Và khi họ cảm thấy những điều
khách hàng",… đó giờ đây thực sự là nhu cầu của bản thân thì lúc đó nhân
viên đã có được một cuộc hẹn thành công.
Lắng Khi đã vượt qua 8 giây sinh tử, hãy vừa lắng Phải thực hiện trong điều kiện không bị làm phiền bởi tác Sáng mai 9 giờ, hoặc
nghe, nghe, vừa ghi chép vắn tắt những ý chính. động xung quanh để tập trung. chiều 2 giờ thì giờ
ghi chép Điều này giúp tìm hiểu nhu cầu khách hàng Chỉ sử dụng câu hỏi đóng để xác nhận nội dung. Khách nào em gặp sẽ tiện
và tìm
cũng như sẽ là tư liệu quý báu cho những hàng có thể trả lời hoặc không, thì nhân viên cũng phải cho anh hơn?
hiểu
nhu cầu lần gọi tiếp theo. chuyển tiếp qua nội dung khác. Nếu giả sử anh/chị
của Đặt câu hỏi mở thăm dò, và một số câu hỏi Sử dụng nhiều câu hỏi mở đẻ khơi gợi khách hàng bộc lộ quan tâm thì sản
khách đóng nếu cần thiết suy nghĩ, cảm xúc đối với sản phẩm. Có thể giúp vượt qua phẩm, dịch vụ bên
hàng những tình huống bị từ chối. em cần phải có
Không nên dừng lại để ăn mừng thư giãn. Mà hãy tiếp tục những đặc điểm gì
dùng cảm xúc tích cực đó để tiếp tục gọi điện cho khách để làm hài lòng
hàng tiếp theo anh/chị?
Chốt Cảm ơn khách hàng đã đồng ý hẹn Không nên dừng lại để ăn mừng thư giãn. Mà hãy tiếp tục
hẹn và Nhắc lại: thời gian, địa điểm, một số thông dùng cảm xúc tích cực đó để tiếp tục gọi điện cho khách
kết thúc hàng tiếp theo
tin liên quan đến các chương trình miễn phí
cuộc gọi
và hứa sẽ trình bày chi tiết khi gặp mặt. Đừng dừng lại cho đến khi chạm đến giới hạn về thời gian.
Nói một lời chúc tốt đẹp, trước khi chào tạm Một số dấu hiệu khách hàng đồng ý hẹn gặp:
biệt khách hàng. o Hỏi kỹ về sản phẩm, dịch vụ, chương trình khuyến mãi
o Xác nhận giờ hẹn và địa chỉ cuộc hẹn
o Xác nhận lại tên nhân viên bán hàng trực tiếp sẽ đến gặp
họ
o Xác nhận danh tính của nhân viên tiếp thị bán hàng.
17
Lưu ý rằng: chỉ khi việc sửa chữa khiến cho khách hàng hài lòng mới đề
xuất khách hàng cũ quay lại dùng sản phẩm và dịch vụ
o Cuộc gọi cho khách hàng hiện hữu gồm các bước:
Lưu ý rằng: chỉ khi các vấn đề vướng mắc của khách hàng hiện hữu được
giải tỏa êm đẹp, mới tiếp thị chéo sản phẩm cho khách hàng.
o Mặc dù vậy, không được quá hạ thấp giá trị của bản thân và các giá trị của sản
phẩm, dịch vụ của công ty. Bởi vì nếu làm vậy, khách hàng có thể lấn tới và yêu
cầu những điều không thực tế.
3. Chỉ tiêu và điều hành chỉ tiêu:
Tùy vào chiến lược kinh doanh và quan điểm quản trị của mỗi doanh nghiệp, việc tính
chỉ tiêu cho nhân viên tiếp thị sẽ dựa vào số lượng cuộc hẹn thành công hoặc doanh số chốt
bán từ cuộc hẹn thành công.
3.1. Chỉ tiêu:
Chỉ tiêu phòng ban --> Chỉ tiêu nhóm/đơn vị --> chỉ tiêu cá nhân.
Bộ chỉ tiêu cá nhân phải thỏa mãn 4 tiêu chí sau:
o Thể hiện mục tiêu công việc
o Có không quá 4 chỉ tiêu
o Phải có khả năng thúc đẩy
o Có thể đo lường được
o Xác định được phương pháp đo lường để áp dụng trên diện rộng
Ví dụ:
Các chỉ tiêu Định nghĩa
Cuộc gọi thực hiện Tổng số cuộc gọi một nhân viên tiếp thị
thực hiện quay số trong một ngày làm việc
Cuộc gọi kết nối Tổng số cuộc gọi thực hiện được kết nối với
khách hàng tiềm năng
Cuộc hẹn Tổng số cuộc gọi kết nối được khách hàng
18
Tiếp nhận, tổng hợp, theo dõi, điều chỉnh các chỉ tiêu
Bước 2: Tổng
Đơn vị kiểu soát
hợp và đánh
dữ liệu Đối chiếu số liệu định kỳ theo chính sách thưởng Incentive. Sau
giá
đó gửi kết quả cho đơn vị kinh doanh sau thời hạn kết thúc
chương trình thưởng Incentive 1 - 2 ngày để xác nhận
Bước 3: Kiểm tra việc tính toán kết quả thực hiện của trưởng nhóm, nhân
Trưởng đơn vị
Kiểm soát kết viên và phải gửi lại cho đơn vị kiểm soát dữ liệu những trường
kinh doanh
quả hợp có sai sót để bổ sung
Đơn vị chịu trách Dựa vào bảng tổng hợp đánh giá kết quả hoạt động, qua đó tính
Bước 4: toán thu nhập cho từng người theo chính sách
nhiệm tính toán
Thanh toán
và chi trả thưởng Thưởng Incentive sau khi đã trừ thuế thu nhập (nếu có) được chi
thu nhập
Incentive trả vào tháng liền sau của tháng đạt đủ điều kiện.
Nếu phát hiện sai sót, trưởng đơn vị sẽ chịu trách nhiệm tổng
Bước 5: Rà Mọi thành viên hợp và gửi đề nghị rà soát tới đơn vị kiểm soát dữ liệu
soát trong tổ chức Phần thu nhập bổ sung (nếu có) từ việc điều chỉnh sẽ được thanh
toán vào kỳ tiếp theo
tiếp thị bán hàng, các kịch bản tiếp thị và danh sách các sản phẩm. Có thể thay
đổi, chỉnh sửa chiến dịch một cách linh hoạt, cho phù hợp với từng thời điểm.
o Từ đó, người quản lý quan sát, điều hành sao cho chiến dịch đạt được mục tiêu
của nó.
o Ngoài ra, tính năng này còn giúp Export các báo cáo kết quả thực hiện chiến dịch
một cách chi tiết.
4. Hệ thống quay số tự động.
o Nhằm giảm các thao tác thừa, giảm thời gian vận hành để tăng năng suất. Tính
năng này được lập ra đảm bảo nhân viên tiếp thị liên tục thực hiện cuộc gọi vào
giờ cao điểm. Tuy nhiên việc này có thể gây ra áp lực lớn đối với nhân viên, vì
vậy ban điều hành cần đưa ra những chính sách vận hành cũng như đãi ngộ hợp lí,
nhằm tránh những ảnh hưởng tiêu cực của nó.
o Vì vậy, tính năng quay số bán hàng được tạo ra để nhân viên có thể thoải mái,
linh hoạt hơn trong việc tiếp nhận cuộc gọi. Nhân viên sẽ có quyền chủ động
trong việc quay số khi sẵn sàng. Tuy nhiên sẽ rất khó kiểm soát năng suất, do đó
tính năng này thường được doanh nghiệp sử dụng trong giờ thấp điểm.
o Việc kết hợp linh hoạt 2 tính năng này là rất cần thiết đối với kênh tiếp thị bán
hàng qua điện thoại. Do đó, yêu cầu người quản lý phải thông minh, tỉnh táo trong
việc phân bổ thời gian hợp lí.
5. Quản lý cuộc gọi
o Tính năng này giúp: hiển thị danh sách cuộc gọi, tìm kiếm cuộc gọi, tạo, xóa, sửa
cuộc gọi, thực hiện gọi khách hàng, chuyển đến cuộc gọi khác, chuyển đến cuộc
gọi gần nhất.
o Khi nhân viên thực hiện cuộc gọi, thì một trang chứa những thông tin chi tiết của
khách hàng sẽ được hiển thị. Nhân viên có thể sửa thông tin khách hàng.
6. Quản lý sản phẩm:
o Ưu điểm của tính năng này là giúp nhân viên có thể thấy được những thông tin,
thuộc tính của sản phẩm với những kịch bản tiếp thị bán hàng có liên quan.
7. Quản lý báo cáo
o Hệ thống cho phép trích suất báo cáo dưới dạng file Excel, PDF, Word tùy theo
mục đích sử dụng. Hơn nữa các kết quả còn được trình bày dưới dạng biểu đồ
giúp đánh giá, phân tích và ra quyết định. Tiết kiệm được chi phí vận hành cho
doanh nghiệp.
8. Ghi âm cuộc gọi
o Đây là một tính năng hỗ trợ chuyên viên giám sát chất lượng cuộc gọi rất nhiều.
Mọi người được trao quyền có thể tìm kiếm, trích suất file ghi âm cuộc gọi, để
phục vụ mục đích công việc.
o Ngoài ra tính năng này còn hỗ trợ công tác đào tạo một cách hiệu quả.
24
CHƯƠNG 3: NHỮNG SAI LẦM PHỔ BIẾN TRONG TIẾP THỊ BÁN
HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI
Khi tiếp thị bán hàng qua điện thoại, nhân viên có thể mắc những sai lầm dẫn đến kết quả
không được như mong đợi. Dưới đây là 3 sai lầm phổ biến mà nhân viên tiếp thị bán hàng
qua điện thoại hay mắc phải:
Diễn giải Khắc phục
1. Không Đây là sai lầm nghiêm trọng, việc không Trước mỗi cuộc gọi nên:
chuẩn bị chuẩn bị nội dung có thể làm cho nhân viên Tìm hiểu thông tin thật kỹ
kỹ nội không chốt được hẹn, kể cả đối với chuyên lưỡng: tính cách, thói
dung gia tiếp thị qua điện thoại. Nên nhớ rằng tỉ lệ quen, sở thích.
thành công của việc chốt hàng tỉ lệ thuận với Chuẩn bị kỹ kịch bản tiếp
việc nhân viên chuẩn bị kỹ lưỡng như thế thị phù hợp.
nào.
2. Gọi điện Tâm lý của nhân viên hiện tại sẽ được khách Nếu đang có chuyện
bán hàng hàng cảm nhận thấy qua âm điệu của họ. Vì buồn, chán nản thì không
khi tâm lý vậy một tâm lý bất ổn, tiêu cực có thể ảnh nên ngồi vào bàn để thực
bất ổn hưởng xấu đến cảm xúc của khách hàng và hiện cuộc gọi.
ngược lại. Ảnh hưởng đến quyết định cuối Nghỉ ngơi, thư giãn để
cùng của khách hàng. bình tâm.
Giao tiếp qua điện thoại: Âm điệu chiếm Học cách quản trị cảm
55%, lời nói chiếm 38% và 7% là ngôn ngữ xúc
cơ thể.
3. Dài Đây là sai lầm phổ biến. Xuất phát từ việc Chỉ nên nói khi đã hiểu
dòng, nói nhân viên có tâm lý làm cho xong việc bởi nhu cầu của khách hàng.
hết phần một số nguyên nhân. Nhân viên thiếu tự tin Sử dụng kỹ năng giao
của khách với khả năng ứng biến của bản thân tiếp, nói đúng trọng tâm.
hàng
33
Trong đó:
Cấp độ 1: Chúng ta phán xét và phản ứng với những lời nói và cảm xúc của người đối
thoại dựa trên chính cảm xúc của chúng ta. Ở cấp độ này nhân viên dễ bị cảm xúc của
khách hàng chi phối, gây ra một số ảnh hưởng tiêu cực đến cuộc trò chuyện. Kết cục
của các cuộc đối thoại thường là thất bại về phía nhân viên tiếp thị và bán hàng qua
điện thoại
Cấp độ 2: Tiếp nhận thông tin và đồng cảm để giải đáp các vấn đề. Chúng ta gạt bỏ
được cảm xúc chủ quan và định kiến của mình, từ đó khiến khách hàng bình tĩnh và
cho họ cảm thấy được sự tôn trọng. Đối với cấp độ này nhân viên tiếp thị bán hàng có
thể thực sự lắng nghe bản chất của vấn đề và giải quyết đúng hướng để làm khách
hàng hài lòng.
Cấp độ 3: Chúng ta lắng nghe chân thành, và đặt các câu hỏi một cách chủ động.
Thậm chí là đưa ra các vấn đề không nằm trong phản ánh của khách hàng để đưa ra
những giải pháp triệt để. Khách hàng sẽ bị chinh phục bởi sự chuyên nghiệp, nhiệt
tình và chân thành của chúng ta.
Để đạt được kỹ năng nghe hoàn hảo, nhân viên cần thực hiện quy trình bốn bước gồm:
Nghe => Chú ý nghe => Hiểu => Phản hồi.
Lắng nghe chủ động không chỉ thể hiện chúng ta quan tâm đến khách hàng mà còn thể hiện
chúng ta hiểu những gì họ nói. Để đạt được cấp độ 3, thì nhân viên cần rèn luyện các nguyên tắc
sau:
34
1. Những khách hàng bức xúc, chán chường => Ôi, không thể như vậy được, em rất lấy
Hãy là đồng mình để khách hàng tin tưởng, mở làm tiếc.
Khuyến lòng
6
khích
2. Xác định cách thức phù hợp để khuyến khích Nếu em là anh/chị thì em cũng không thể
khách hàng chia sẻ. chịu như vậy...
1. Hiểu giọng địa phương, tiếng lóng là một yêu
Bảng đánh cầu cần có của một nhân viên tiếp thị bán hàng qua
7
vần tên gọi điện thoại
2. Kỹ năng nói:
Giọng nói truyền tải cảm xúc, thái độ và cả chất lượng đối với người nghe.
2.1. Âm điệu (55%): Bao gồm: âm lượng, tốc độ và cách phát âm.
Những vấn đề: âm lượng quá lớn, tốc độ quá nhanh hoặc quá chậm, phát âm không chuẩn
sẽ khiến chất lượng giao tiếp bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Tuy nhiên vấn đề nghiêm trọng
nhất của âm điệu là tác động tiêu cực của cảm xúc cá nhân gây nên âm điệu tiêu cực, khách
hàng có thể nhận ra và điều này ảnh hưởng không tốt đối với kết quả cuộc gọi.
Yêu cầu: âm điệu ngọt ngào và bình tĩnh trong mọi tình huống. Muốn đạt được điều đó,
đòi hỏi một quá trình rèn luyện chăm chỉ.
2.2. Lời nói (38%): Bao gồm kiến thức và sự tự tin khi nói
Yêu cầu: lời nói của nhân viên phải đảm bảo đầy đủ thông tin, chính trực để có được sự
tin cậy của khách hàng. Chỉ cần khách hàng tin cậy, nhân viên sẽ có được lợi thế trong việc
xử lí tình huống qua điện thoại.
2.3. Ngôn ngữ cơ thể (7%): Bao gồm: nụ cười và dáng điệu.
Yêu cầu: Luôn mỉm cười và tư thế ngồi nghiêm chỉnh, thả lỏng khi trò chuyện với khách
hàng. Khi nhân viên tiếp thị bán hàng qua điện thoại: Nụ cười sẽ truyền tải qua âm điệu đến
người nghe một cách rõ ràng.
Giọng nó có thể hủy hoại mọi ấn tượng tốt đẹp của khách hàng hoặc giọng nói có thể sữa
chữa và xóa tan những thành kiến, khó chịu mà khách hàng đã trải nghiệm. Vậy làm thế nào
để có một kỹ năng tuyệt vời. Dưới đây là 9 nguyên tắc giúp nhân viên có thể thực hiện điều
đó:
36
Xưng tên mình, tên công ty, Việc nhân viên tự xưng tên giúp khách hàng ghi nhớ cho những cuộc điện
chào khách hàng và hỏi tên thoại sau này.
khách hàng để tiện xưng hô Xưng tên công ty giúp khách hàng yên tâm rằng họ đang giao dịch đúng
2 đơn vị cung cấp dịch vụ
Hỏi tên gọi khách hàng giúp họ cảm thấy được trân trọng và sự thân thiện
của nhân viên.
Thường xuyên gọi tên khách Việc lạm dụng gọi tên khách hàng có thể khiến họ khó chịu.
hàng một cách tinh tế Khi bắt đầu và kết thúc cuộc gọi thì nhân viên cần phải sử dụng tên khách
hàng.
3
Còn lại, trong giao tiếp thì phải tinh tế trong việc lựa chọn thời điểm phù
hợp để gọi tên khách hàng một cách tự nhiên.
Luôn sử dụng những từ ngữ Sử dụng những lời chúc mừng, lời khen tặng là một cách tăng hiệu quả giao
đẹp, tránh từ ngữ phản cảm tiếp.
Tránh những từ ngữ phản cảm như: "không thể", "sự cố", "vấn đề". Thay
4 vào đó hãy nói: "dạ rất tiếc là em đã cố gắng hết sức nhưng...", "anh/chị vui
lòng..." hoặc "những gì em có thể hỗ trợ là..."
Gạt bỏ tất cả những cảm xúc Luôn cảnh giác với những siêu nghĩ tiêu cực của bản thân trước những tác
cá nhân khi tiếp nhận thông động của khách hàng qua điện thoại.
5 điệp khách hàng Thay đổi giọng nói tức là thay đổi thái độ phục vụ.
Không ăn hoặc uống khi Khẩu hình miệng sẽ quyết định giọng nói.
6 đang tiếp nhận điện thoại
Luôn luôn cảm ơn và xin lỗi Khi giao tiếp qua điện thoại, lời cảm ơn và xin lỗi là những tiêu chuẩn của
7 vào những dịp có thể kỹ năng nói hoàn hảo.
Một lời cảm ơn hoặc xin lỗi chân thành sẽ gây thiện cảm với khách hàng.
Tư thế ngồi chuẩn mực Yêu cầu: phải được cung cấp tai nghe đeo khi giao tiếp.
Ngồi ngay ngắn trên ghế, mắt hướng vào màn hình, hai tay sẵn sàng tìm
8
kiếm dữ liệu
Chờ đợi khách hàng cúp máy Trong một số trường hợp, dù đã chào nhân viên rồi nhưng khách hàng chợt
rồi ngắt cuộc gọi nhớ ra điều để hỏi thêm.
Để gọi lại và gặp được chính nhân viên thì khách hàng có thể gặp nhiều
9 phiền toái.
Vì vậy, chỉ cúp máy khi nghe thấy tiếng cúp máy của khách hàng
Kỹ thuật luyện tập kỹ năng nói PICTURE: (Tham khảo trang 174-177)
37