‫دليل التخطيط التشغيلي‬

‫القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬

‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫الرياض ‪ -‬المملكة العربية السعودية‬
‫هاتف ‪+96612810057 - +96612810809 - +96612810403 :‬‬
‫فاكس ‪ +96612810599 :‬البريد اإللكتروني ‪ir@sf.org.sa :‬‬

‫‪Cover.indd 1‬‬ ‫‪5/2/2016 3:18:00 PM‬‬

 ‫دليل التخطيط التشغيلي‬
‫القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬

‫‪���� �����.indd 1‬‬ ‫‪5/9/16 10:51 AM‬‬

 ‫ح‪ /‬مؤسسة حممد وعبداهلل ابراهيم السبيعي اخلريية‪1437 ،‬هـ‪.‬‬
‫فهرسة مكتبة امللك فهد الوطنية أثناء النرش‬
‫مؤسسة حممد وعبداهلل ابراهيم السبيعي‬
‫دليل التخطيط التشغييل ‪ /‬مؤسسة حممد وعبداهلل ابراهيم السبيعي‬
‫‪ -‬الرياض‪1437 ،‬هـ‬
‫‪ ..‬ص؛ ‪ ..‬سم‬
‫ردمك‪978-603-90467-5-2 :‬‬
‫‪-1‬التخطيط ‪ -‬املنظامت واهليئات ‪ -‬تنظيم وادارة أ‪ .‬العنوان‬
‫ديوي ‪1437/7187 658 ،401‬‬
‫رقم اإليداع‪1437/7187 :‬‬
‫ردمك‪978-603-90467-5-2 :‬‬

‫‪2‬‬

‫‪���� �����.indd 2‬‬ ‫‪5/9/16 10:51 AM‬‬

 ‫المحتويات الرئيسية‬
‫لدليل التخطيط التشغيلي‬

‫مقدمة حول عملية التخطيط التشغيلي‬

‫المراحل الرئيسية لعملية التخطيط التشغيلي‬
‫السياسات المنظمة ألعمال التخطيط التشغيلي تبعا لمراحل التخطيط التشغيلي‬
‫هيكلية المتابعة ألداء الخطط التشغيلية‬
‫اإلجراءات المنظمة إلعداد ومتابعة الخطط التشغيلية‬
‫النماذج المنظمة إلعداد ومتابعة الخطط التشغيلية‬

‫‪3‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 3‬‬ ‫‪5/9/16 10:51 AM‬‬

 4

���� �����.indd 4 5/9/16 10:52 AM

 ‫‪1‬‬
‫الفصل األول‬
‫مقدمة حول عملية التخطيط التشغيلي‬

‫‪5‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 5‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫طة‬ ‫ل‬
‫الخ جية‬ ‫ا‬ ‫ماذ‬
‫راتي‬ ‫وج‬ ‫ال‬
‫ست‬ ‫مؤس دت‬
‫اال‬ ‫س‬
‫ة؟‬
‫ية‬ ‫ما‬
‫فيذ‬ ‫ذا‬
‫لتن‬
‫طا‬ ‫يج‬
‫خط‬ ‫ن‬ ‫بأ‬
‫ال‬ ‫ع‬ ‫نف‬
‫ل؟‬

‫ية‬ ‫كي‬
‫غيل‬
‫تش‬ ‫في‬
‫ط ال‬ ‫أ‬ ‫جب‬
‫خط‬ ‫نن‬
‫ال‬ ‫نف‬
‫ذ؟‬

‫‪6‬‬

‫‪���� �����.indd 6‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫تمثل عملية التخطيط التشغيلي األساس العملي في ضمان تطبيق التنفيذية من‬
‫خالل تحويل كل مبادرة تنفيذية إلى مجموعة من الخطوات واإلجراءات اليومية التي‬
‫توضح «كيف» ستتم عملية التطبيق الفعلي لكل مبادرة تنفيذية على أرض الواقع‬

‫تعتبر عملية التخطيط التشغيلي عمل إداري يتم تطبيقه ومتابعته داخليا من قبل‬
‫كل إدارة لضمان تحقيق األعمال والمستهدفات الواردة في الخطط التنفيذية وهي‬
‫بذلك تعد أحد أهم األدوات الرئيسية التي تمكن العاملين في اإلدارة على إنجاز ماتم‬
‫اعتماده من مبادرات تنفيذية‬

‫يعتبر هذا الدليل المرجع الرئيسي لتوضيح المراحل الرئيسية التي تمر بها عملية‬
‫التخطيط التشغيلية وتقاطعتها مع اإلدارات والمستويات اإلدارية المختلفة‪ ،‬كما يقدم‬
‫هذا الدليل شرح مفصل للسياسات والقواعد الرئيسية المنظمة لكل مرحلة من مراحل‬
‫التخطيط التشغيلي واإلجراءات الخاصة بكيفية إعداد ومتابعة تنفيذ الخطط بشكل‬
‫منهجي منظم وباستخدام نماذج تساعد المعنيين على توثيق الخطط ونتائج إنجازها‬

‫‪7‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 7‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 8

���� �����.indd 8 5/9/16 10:52 AM

 ‫‪2‬‬
‫الفصل الثاني‬
‫المراحل الرئيسية لعملية التخطيط التشغيلي‬

‫‪9‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 9‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫‪03‬‬ ‫‪02‬‬ ‫‪01‬‬
‫المرحلة‬ ‫المرحلة‬ ‫المرحلة‬
‫الثالثة‬ ‫الثانية‬ ‫األولى‬

‫عرض ومناقشة الخطط التشغيلية‬ ‫إعداد المسؤولين عن تطبيق‬ ‫تحديد القواعد الرئيسية المنظمة‬
‫مع مدراء اإلدارات للمراجعة‬ ‫المبادرات التنفيذية لخطط تشغيلية‬ ‫لعملية التخطيط التشغيلي‬
‫والمناقشة‬ ‫عملية وقابلة للتحقيق‬

‫‪04‬‬ ‫‪05‬‬ ‫‪06‬‬

‫المرحلة‬ ‫المرحلة‬ ‫المرحلة‬
‫الرابعة‬ ‫الخامسة‬ ‫السادسة‬

‫إرسال نسخة من الخطط التشغيلية‬
‫لإلدارة االستراتيجية للتحقق من‬
‫تطبيق المواصفات االحترافية‬
‫المعتمدة‬
‫تطبيق المسؤولين عن الخطط‬ ‫مراجعة المدراء لنتائج تطبيق الخطط‬
‫التشغيلية للخطوات واإلجراءات‬ ‫التشغيلية وتصحيح االنحرافات في‬
‫اليومية ورفع تقارير شهرية بما تم‬ ‫حال وجودها وتقديم التوجيه‬
‫إنجازه‬ ‫الخاص بتطوير األداء‬
‫دليل التخطيط التشغيلي ‪ -‬القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬ ‫‪10‬‬

‫‪���� �����.indd 10‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫‪3‬‬
‫الفصل الثالث‬
‫السياسات المنظمة ألعمال التخطيط التشغيلي تبعا‬
‫لمراحل التنفيذ‬

‫‪11‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 11‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫المرحلة األولى‬
‫تحديد القواعد الرئيسية المنظمة لعملية‬
‫التخطيط التشغيلي‬

‫دليل التخطيط التشغيلي ‪ -‬القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬ ‫‪12‬‬

‫‪���� �����.indd 12‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫التأكد من اعتماد كافة الخطط التنفيذية المراد إعداد خطط تشغيلية لها‬
‫‪1‬‬
‫يتم إعداد واعتماد كافة الخطط التشغيلية لكافة اإلدارات قبل شهر من بدء العمل على‬
‫تطبيقها على أرض الواقع‬ ‫‪2‬‬
‫تقديم مدير اإلدارة لشرح مفصل لنظم وقواعد إعداد الخطط التشغيلية لكافة العاملين في‬
‫اإلدارة مع توضيح مثال عملي بهذا الخصوص‬ ‫‪3‬‬
‫تقديم مدير اإلدارة للصورة الكلية لعمل اإلدارة واستعراض كافة الخطط التنفيذية وطبيعة‬
‫العالقة والتكامل بين تلك الخطط‬ ‫‪4‬‬
‫تحديد مدير اإلدارة للميزانية التي تم اعتمادها لكل خطة تنفيذية والمبادرات التنفيذية‬
‫التابعة لها‬ ‫‪5‬‬
‫تحفيز مدير اإلدارة لكافة العاملين للتفكير خارج الصندوق وتصميم إجراءات وخطوات عملية‬
‫مبتكرة تسهم في تحقيق المبادرات التنفيذية من األبعاد الرئيسية التالية‪:‬‬

‫• تحقيق الجودة المستهدفة للمخرجات الخاصة بكل مبادرة تنفيذية‬ ‫‪6‬‬

‫• االلتزام بالوقت المحدد لتطبيق كل مبادرة تنفيذية‬

‫• تطبيق المبادرة التنفيذية ضمن الميزانية المحددة لها‬

‫تأكد مدير اإلدارة من التطابق بين الخطط التنفيذية والتشغيلية وإجراء التعديالت الالزمة في‬
‫الخطط التنفيذية والتشغيلية‬ ‫‪7‬‬
‫‪13‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 13‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫المرحلة الثانية‬
‫إعداد المسؤولين عن تطبيق المبادرات التنفيذية‬
‫لخطط تشغيلية عملية وقابلة للتحقيق‬

‫دليل التخطيط التشغيلي ‪ -‬القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬ ‫‪14‬‬

‫‪���� �����.indd 14‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫إعداد مدير اإلدارة لقائمة خاصة بالمبادرات التنفيذية المكلف بتطبيقها كل مشرف‪/‬موظف‬
‫قبل نهاية العام السابق بثالثة أشهر على األقل‬ ‫‪1‬‬
‫يقوم المشرف‪/‬الموظف المسؤول بمراجعة المبادرات التنفيذية الخاصة به والتأكد من‬
‫استيعاب أبعادها وترابطها مع المبادرات التنفيذية األخرى‬ ‫‪2‬‬
‫يقوم مدير اإلدارة بعقد لجلسة توجيه مع كل مشرف‪/‬موظف على حدة للتأكد من قدرته‬
‫على إعداد خطط تشغيلية سنوية فاعلة وقابلة للتحقيق على أرض الواقع‬ ‫‪3‬‬
‫يقوم مدير اإلدارة بتكليف كل مشرف‪/‬موظف بإعداد الخطط التشغيلية الخاصة به خالل شهر‬
‫على األكثر‬ ‫‪4‬‬
‫يقوم كل مشرف‪/‬موظف مسؤول بإعداد الخطط التشغيلية الخاصة به ضمن اإلجراءات‬
‫والنماذج الواردة في الدليل‬ ‫‪5‬‬
‫يقوم المشرف‪/‬الموظف بالتنسيق مع كافة األطراف ذات العالقة بالخطط التشغيلية (الشركاء‬
‫المنفذين‪ ،‬اإلدارات األخرى‪ ،‬الموردين‪ ،‬الخ) لضمان إعداد خطط تشغيلية واقعية‬ ‫‪6‬‬
‫يراعي المشرف‪/‬الموظف مواصفات الجودة واإلطار الزمني والتكلفة الواردة في الخطط‬
‫التنفيذية عند إعداد الخطط التشغيلية‬ ‫‪7‬‬
‫للموظف الحق في االستعانة بأي جهات داخلية وخارجية ذات خبرة إلعداد خطط تشغيلية‬
‫واقعية وقابلة للتنفيذ‬ ‫‪8‬‬
‫‪15‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 15‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫المرحلة الثالثة‬
‫عرض ومناقشة الخطط التشغيلية مع مدراء اإلدارات‬
‫للمراجعة والمناقشة‬

‫دليل التخطيط التشغيلي ‪ -‬القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬ ‫‪16‬‬

‫‪���� �����.indd 16‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫يقوم كل مشرف‪/‬موظف بإعداد عرض مرئي خاص بالخطط التشغيلية المكلف بتنفيذها خالل العام‬
‫التالي وتسليمها لمدير اإلدارة‬ ‫‪1‬‬
‫يقوم مدير اإلدارة باالطالع على الخطط التشغيلية المقدمة من قبل كل مشرف‪/‬موظف‬
‫معني وتسجيل المالحظات الخاصة به والتحقق من القضايا الرئيسية التالية‪:‬‬

‫‪ -‬التأكد من قدرة الخطوات واإلجراءات العملية الواردة في الخطط التشغيلية من تحقيق‬

‫النتائج الخاصة بكل مبادرة معتمدة في الخطة التنفيذية‬

‫‪ -‬التأكد من جودة الترابط بين الخطوات واإلجراءات العملية الواردة في الخطط التشغيلية‬

‫‪ -‬التأكد من واقعية ومنطقية عناصر الخطة التشغيلية‬

‫‪ -‬التأكد من عدم التداخل واالزدواجية بين الخطوات واإلجراءات التشغيلية المرتبطة بالمبادرات‬
‫التنفيذية‬

‫‪ -‬التأكد من التزام عناصر الخطة التشغيلية بمواصفات الجودة والزمن والتكلفة المعتمدة‬ ‫‪2‬‬
‫في الخطط التنفيذية‬

‫‪ -‬التأكد من عبء العمل الواقع على المسؤولين عن تنفيذ كل خطوة وإجراء تشغيلي وقدرة‬
‫المسؤول على تنفيذها‬

‫‪ -‬تحقيق التوازن ومبدأ روح الفريق في إسناد تطبيق الخطوات واإلجراءات التشغيلية بين العاملين‬
‫في المؤسسة وشركاء التنفيذ‬

‫‪ -‬توثيق الدروس والعبر المستفادة من مراجعة الخطط التشغيلية في النظام المعرفي‬

‫للمؤسسة‬

‫‪17‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 17‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫يقوم مدير اإلدارة بعقد ورشة عمل لكافة المشرفين‪/‬الموظفين إلبداء مالحظاته والمناقشة‬
‫مع الحضور لضمان جودة بناء الخطط التشغيلية وتكاملها مع الخطط التنفيذية خالل فترة ال‬ ‫‪3‬‬
‫تتجاوز أسبوعين من تاريخ تسليم المشرفين‪/‬الموظفين لخططهم التشغيلية‬

‫يقوم المشرفون‪/‬الموظفون بإجراء التعديالت الالزمة وتقديم النسخة النهائية لمدير اإلدارة‬
‫خالل فترة ال تتجاوز أسبوعين‬ ‫‪4‬‬
‫يقوم مدير اإلدارة بإعداد الخطط التشغيلية الخاصة بالمبادرات التنفيذية المكلف هو شخصيا‬
‫بتنفيذها‬ ‫‪5‬‬

‫دليل التخطيط التشغيلي ‪ -‬القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬ ‫‪18‬‬

‫‪���� �����.indd 18‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫المرحلة الرابعة‬
‫إرسال نسخة من الخطط التشغيلية لإلدارة االستراتيجية‬
‫للتأكد من تحقيق المواصفات المعتمدة‬

‫‪19‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 19‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫يقوم كل مدير إدارة بإرسال نسخة من كافة الخطط التشغيلية التي تمت مراجعتها لمدير‬
‫اإلدارة االستراتيجية‬ ‫‪1‬‬
‫يقوم مدير االدارة االستراتيجية والفريق المساند له باالطالع على كافة الخطط التشغيلية‬
‫وتسجيل مالحظاتهم حول كفاءة االلتزام بالمواصفات االحترافية الخاصة بالتخطيط التشغيلي‬ ‫‪2‬‬
‫يقوم مدير اإلدارة االستراتيجية بعقد لقاء مع كل إدارة على حدة لتقديم مالحظاته والتباحث‬
‫حول مواصفات الخطط التشغيلية التي تم إعدادها من قبل اإلدارة خالل شهر على األكثر من‬ ‫‪3‬‬
‫تاريخ تسليم اإلدارة لخططها التشغيلية‬

‫لإلدارة االستراتيجية الحق في طلب إجراء تعديل في مواصفات الخطط التشغيلية لتتالئم مع‬
‫المواصفات االحترافية المعتمدة‬ ‫‪4‬‬
‫تقوم اإلدارة االستراتيجية بتقديم الدعم والمساندة لإلدارات في توضيح المفاهيم الخاصة‬
‫بالتخطيط التشغيلي والمساعدة في حل المشاكل التي قد تطرأ عند استخدام منهجية‬ ‫‪5‬‬
‫التخطيط التشغيلي والرد على كافة االستفسارات بهذا الخصوص‬

‫تقوم اإلدارة االستراتيجية بإعداد تقرير حول مستوى جودة وكفاءة الخطط التشغيلية التي‬
‫تم إعدادها بعد أسبوعين على األكثر من تاريخ عقد اللقاءات مع اإلدارات وتقديمه لمساعد‬ ‫‪6‬‬
‫األمين للشؤون االستراتيجية‬

‫تقوم اإلدارة االستراتيجية بتوثيق الدروس والعبر المستفادة في النظام المعرفي للمؤسسة‬
‫‪7‬‬
‫دليل التخطيط التشغيلي ‪ -‬القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬ ‫‪20‬‬

‫‪���� �����.indd 20‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫المرحلة الخامسة‬
‫تطبيق المسؤولين عن الخطط التشغيلية للخطوات‬
‫واإلجراءات اليومية ورفع تقارير شهرية بما تم إنجازه‬

‫‪21‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 21‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫يقوم مدير اإلدارة بعقد لقاء مع كل مشرف وموظف للتحضير للبدأ بتطبيق الخطط التشغيلية‬
‫المكلف بها واالتفاق حول المتطلبات والموارد الرئيسية الالزمة لنجاح تطبيق الخطط التشغيلية‬ ‫‪1‬‬
‫يقوم مدير اإلدارة بالتواصل مع اإلدارة العليا لتأمين المتطلبات الالزمة لتطبيق الخطوات‬
‫التشغيلية‬ ‫‪2‬‬
‫يقوم مدير االدارة والمنفذون للخطوات واإلجراءات التشغيلية بتوثيق الدروس والعبر‬
‫المستفادة في النظام المعرفي الخاص بالمؤسسة كل شهر‬ ‫‪3‬‬
‫يحق لمدير االدارة وبعد موافقة المشرف المباشر له من تعديل المبادرات التنفيذية تبعا لما‬
‫تقتضيه ظروف العمل في الخطط التشغيلية مع إخطار مدير اإلدارة االستراتيجية بذلك‬ ‫‪4‬‬
‫يقوم المشرف‪/‬الموظف إذا رغب بتطوير جانب من جوانب العمل الخاصة بالخطط التشغيلية‬
‫وبعد موافقة مدير اإلدارة بتوجيه خطاب رسمي‪:‬‬
‫لمدير اإلدارة االستراتيجية للحصول على دعم متخصص في هذا المجال ومن ثم تأمين‬
‫الخبرات الالزمة له‬
‫لمدير الشراكات لتقديم المعلومات الخاصة بشريك محدد ومن ثم تقديم المعلومات‬
‫المطلوبة‬
‫‪5‬‬
‫لمدير العالقات العامة ومدير خدمات الموظف لتقديم الخدمة المطلوبة ومن ثم تقديم‬
‫الخدمة المطلوبة ضمن الميزانية المعتمدة‬
‫لمدير إدارة التقنية لتقديم الدعم التقني والفني المطلوب ومن ثم تقديم الدعم التقني‬
‫والفني المطلوب‬

‫دليل التخطيط التشغيلي ‪ -‬القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬ ‫‪22‬‬

‫‪���� �����.indd 22‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫المرحلة السادسة‬
‫مراجعة المدراء لنتائج تطبيق الخطط التشغيلية‬
‫وتصحيح االنحرافات في حال وجودها وتقديم التوجيه‬
‫لتطوير األداء‬

‫‪23‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 23‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫‪1‬‬
‫يقوم مدير اإلدارة باالطالع على التقرير الشهري الذي أعده المشرفين والموظفين حول ماتم‬
‫إنجازه من خطط تشغيلية ومقارنتها بالمواصفات واألوقات المعتمدة‬

‫يقوم مدير االدارة بعقدجلسة توجيه واحدة على األقل كل شهر مع كل مرؤوس لمناقشة‬
‫ماقام بتنفيذه من خطوات وإجراءات تشغيلية وماقدمه من معلومات في التقرير الشهري‬ ‫‪2‬‬
‫حول كفاءة وفعالية التنفيذ والمشاكل المصاحبة وأسبابها الكامنة والحلول المقترحة لمعالجتها‬

‫‪3‬‬
‫يقوم مدير اإلدارة بتقديم الدعم الفني والمعرفي المتخصص للعاملين ومسانتدتهم في‬
‫تطبيق الخطوات واإلجراءات التشغيلية بأفضل صورة احترافية ممكنة‬

‫يقوم المشرف‪/‬الموظف باتباع ماتم االتفاق عليه من حلول وإجراءات تطويرية لالرتقاء بمستوى‬
‫تطبيق الخطط التشغيلية‬ ‫‪4‬‬

‫‪5‬‬
‫يقوم مدير اإلدارة بتأمين كافة المتطلبات الضرورية والالزمة لضمان أداء الموظف للخطوات‬
‫واإلجراءات التشغيلية بكفاءة واقتدار‬

‫‪6‬‬
‫يقوم مدير اإلدارة بالتحقق من حجم وطبيعة التكامل بين ماتم إنجازه من خطوات وإجراءات في‬
‫الخطط التشغيلية وجودة ماتحقق من نتائج في المبادرات التنفيذية المرتبطة بها‬

‫يقوم مدراء اإلدارات بتقييم أداء المشرفين‪ /‬الموظفين وتحديد مناطق الضعف في مهاراتهم‬
‫وقدراتهم والتواصل مع إدارة الموارد البشرية لتأمين التدريب المطلوب‬ ‫‪7‬‬

‫دليل التخطيط التشغيلي ‪ -‬القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬ ‫‪24‬‬

‫‪���� �����.indd 24‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫‪4‬‬
‫الفصل الرابع‬
‫هيكلية المتابعة ألداء الخطط التشغيلية‬

‫‪25‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 25‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫منهجية إدارة أداء الخطط التشغيلية‬

‫ب‪ -‬تقييم وتطوير أداء الخطط التشغيلية‬ ‫أ‪ -‬إعداد الخطط التشغيلية‬

‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬

‫توثيق الدروس‬ ‫مراجعة وتقييم‬ ‫إعداد التقارير‬ ‫حفظ الخطط‬ ‫مناقشة واعتماد مراجعة المواصفات‬ ‫إعداد الخطط‬
‫والعبر المستفادة‬ ‫أداء الخطط‬ ‫الدورية الخاصة‬ ‫التشغيلية في‬ ‫االحترافية الخاصة‬ ‫الخطط‬ ‫بالتسيق مع مدراء‬
‫التشغيلية وتقديم الخاصة بأداء الخطط‬ ‫بكفاءة وفعالية‬ ‫بالخطط التشغيلية النظام المعرفي‬ ‫اإلدارات‬
‫التشغيلية‬ ‫التوجيه االحترافي‬ ‫أداء الخطط‬ ‫للمؤسسة‬
‫لالرتقاء باألداء‬ ‫التشغيلية‬

‫(اإلدارة‬ ‫(إدارة الجودة)‬ ‫(مدير اإلدارة)‬ ‫(مدير اإلدارة)‬ ‫(اإلدارة‬ ‫(مدير اإلدارة)‬ ‫(المشرف‪/‬‬
‫االستراتيجية)‬ ‫االستراتيجية)‬ ‫الموظف)‬

‫دليل التخطيط التشغيلي ‪ -‬القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬ ‫‪26‬‬

‫‪���� �����.indd 26‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫‪5‬‬
‫الفصل الخامس‬
‫اإلجراءات المنظمة إلعداد ومتابعة الخطط التشغيلية‬

‫‪27‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 27‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫أوالً‬

‫اإلجراءات الخاصة بإعداد الخطط التشغيلية‬

‫دليل التخطيط التشغيلي ‪ -‬القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬ ‫‪28‬‬

‫‪���� �����.indd 28‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫مراجعة الهدف االستراتيجي والمبادرات التنفيذية التابعة له باستخدام النموذج (‪ )1‬المرفق في‬
‫الفصل السادس‬ ‫‪1‬‬
‫يقوم المشرفون‪/‬الموظفون وبالتعاون مع مدير اإلدارة المباشر بتصميم خطوات وإجراءات‬
‫تشغيلية توضح “كيف“ يجب أن نحقق كل مبادرة تنفيذية من خالل‪:‬‬

‫‪ -‬تطبيق المبادرة التنفيذية على أرض الواقع على شكل خطوات وإجراءات تفصيلية يومية متسلسلة‬

‫‪ -‬مراعاة أن التقل عدد الخطوات التشغيلية عن ‪ 3‬خطوات أو أن ال تزيد عن ‪ 9‬خطوات‬ ‫‪2‬‬

‫‪ -‬تحقيق النتيجة النهائية المرتبطة بالمبادرة التنفيذية‬

‫‪ -‬مراعاة منع تداخل الخطوات التشغيلية للمبادرة المستهدفة مع مبادرة تنفيذية تتبعها أو‬
‫تسبقها‬

‫تحديد المسؤول الرئيسي عن تنفيذ كل خطوة تشغيلية (تحديد اسم الشريك للمشاريع والمسمى‬
‫الوظيفي لألعمال الداخلية)‬ ‫‪3‬‬
‫تحديد الوزن النسبي للخطوة (‪ )%‬تبعا ألهميتها وتأثيرها في إنجاز المبادرة التنفيذية‬ ‫‪4‬‬
‫تحديد تاريخ البدء واالنتهاء من تطبيق كل خطوة تشغيلية مع مراعاة مايلي‪:‬‬

‫‪ -‬جاهزية المنفذ لتطبيق الخطوة التشغيلية تبعا للموارد المتوفرة‬

‫‪ -‬حجم وضغط العمل الذي يقوم به المنفذ في مختلف المبادرات التنفيذية‬ ‫‪5‬‬
‫‪ -‬التسلسل الزمني المطلوب بين الخطوات التشغيلية لتحقيق المبادرة التنفيذية ضمن المدة‬
‫الزمنية المعتمدة للمبادرة‬

‫‪29‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 29‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫تحديد كافة المتطلبات الالزمة لتنفيذ كل خطوة تشغيلية (اإلدارية‪ ،‬أدوات‪ ،‬ممارسات احترافية‪ ،‬الخ)‬
‫‪6‬‬
‫التأكد من تحقيق التكامل بين عناصر الخطة التشغيلية المختلفة‬
‫‪7‬‬

‫دليل التخطيط التشغيلي ‪ -‬القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬ ‫‪30‬‬

‫‪���� �����.indd 30‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫ثاني ًا‬

‫اإلجراءات الخاصة بمتابعة أداء الخطط التشغيلية‬

‫‪31‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 31‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫يقوم مدير المشرف‪/‬الموظف بتقديم تقرير دوري شهري حول ماتم تطبيقه من خطط تشغيلية‬
‫لمدير اإلدارة التابع له باستخدام النموذج (‪ )2‬المرفق في الفصل السادس‬ ‫‪1‬‬
‫تحديد المشرف‪/‬الموظف لمقدار اإلنجاز الذي تم إحرازه في كل خطوة وإجراء تشغيلي‬ ‫‪2‬‬
‫تحديد المشرف‪/‬الموظف لنسبة جودة تنفيذ كل خطوة وإجراء تشغيلي‬
‫‪3‬‬
‫تحديد مدير اإلدارة لمناطق الضعف في تنفيذ كل مبادرة ومن ثم توثيق النسبة الخاصة‬
‫بجودة التنفيذ‬ ‫‪4‬‬
‫تحليل المشرف‪/‬الموظف لألسباب الكامنة وراء ضعف مقدار وجودة اإلنجاز المستهدف من خالل‪:‬‬
‫‪ -‬تقديم توصيف دقيق للمشكلة المرتبطة بضعف األداء‬
‫‪ -‬استعراض كافة األسباب المحتملة لتلك المشكلة من خالل إشراك أكبر قدر ممكن من األطراف‬
‫المرتبطة بتلك المشكلة‬
‫‪ -‬تحديد األسباب الحقيقية التي تقف وراء تلك األسباب المحتملة من خالل توجيه سؤال “لماذا”‬
‫حدثت تلك األسباب عدة مرات على شكل حلقات تتسع في مستوى تأثيرها‬ ‫‪5‬‬
‫‪ -‬الوصول إلى سبب محدد ودقيق ال يوجد إجابة فيه لسؤال “لماذا” حدث ذلك السبب‬
‫‪ -‬فحص عالقة ذلك السبب بالمشكلة الحقيقية والتأكد من أن معالجة السبب ستعمل على التخلص‬
‫من تلك المشكلة‬
‫‪ -‬في حال كان السبب عام جدا خارج نطاق المشكلة فيتم العودة إلى الحلقة التي تسبقه‬
‫‪ -‬االستعانة باإلدارة االستراتيجية لتحليل األسباب الكامنة إذا لزم األمر‬

‫تحديد المشرف‪/‬الموظف لشكل وطبيعة الحلول المقترحة إلزالة السبب الكامن بالتعاون مع مدير‬
‫اإلدارة‬ ‫‪6‬‬
‫دليل التخطيط التشغيلي ‪ -‬القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬ ‫‪32‬‬

‫‪���� �����.indd 32‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫‪6‬‬
‫الفصل السادس‬
‫النماذج المنظمة إلعداد ومتابعة الخطط التشغيلية‬

‫‪33‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 33‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫نموذج ‪1‬‬

‫خطة تشغيلية‬

‫السنة‪:‬‬ ‫ ‬
‫اإلدارة‪:‬‬

‫المسؤول عن‬
‫الفترة‬ ‫المبادرة‬ ‫الهدف‬ ‫ ‬
‫التنفيذ‬

‫المتطلبات‬ ‫وزن الخطوة‬ ‫الخطوات‬

‫تاريخ االنتهاء‬ ‫تاريخ البدأ‬ ‫منفذ الخطوة‬
‫التشغيلية‬ ‫(إجمالي ‪)100%‬‬ ‫التشغيلية‬

‫دليل التخطيط التشغيلي ‪ -‬القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬ ‫‪34‬‬

‫‪���� �����.indd 34‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫نموذج ‪2‬‬

‫إعداد تقرير شهري حول تنفيذ خطة تشغيلية‬

‫السنة‪:‬‬ ‫ ‬
‫الشهر‪:‬‬ ‫اإلدارة‪ :‬‬

‫المسؤول عن‬
‫الفترة‬ ‫المبادرة‬ ‫الهدف‬
‫التنفيذ‬

‫األسباب الرئيسية‬
‫أهم المشاكل‬ ‫نسبة‬ ‫نسبة‬
‫الكامنة وراء‬
‫الحلول المقترحة‬ ‫والصعوبات‬ ‫جودة‬ ‫إكتمال‬ ‫إجراءات ‪ /‬خطوات العمل‬
‫تلك المشاكل‬
‫المصاحبة للتنفيذ‬ ‫التنفيذ‬ ‫التنفيذ‬
‫والصعوبات‬

‫‪35‬‬ ‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫‪���� �����.indd 35‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫شكرا للشريك الفني‬

‫التصميم واإلخراج‬

‫مكتب جاهزية األعمال‬

‫رقم التلفون‪ - 0126514919 :‬رقم الفاكس‪ - 0126519432 :‬جوال‪0568444482 :‬‬
‫العنوان البريدي‪ :‬ص‪.‬ب ‪ 5296‬جدة ‪21422‬‬
‫شارع الملك فهد ‪ -‬عمارة أبا الخيل – متكب رقم (‪)702‬‬

‫دليل التخطيط التشغيلي ‪ -‬القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬ ‫‪36‬‬

‫‪���� �����.indd 36‬‬ ‫‪5/9/16 10:52 AM‬‬

 ‫دليل التخطيط التشغيلي‬
‫القواعد الرئيسية المنظمة لبناء خطط تشغيلية فاعلة‬

‫مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية‬

‫الرياض ‪ -‬المملكة العربية السعودية‬
‫هاتف ‪+96612810057 - +96612810809 - +96612810403 :‬‬
‫فاكس ‪ +96612810599 :‬البريد اإللكتروني ‪ir@sf.org.sa :‬‬

‫‪Cover.indd 1‬‬ ‫‪5/2/2016 3:18:00 PM‬‬