STANDAR KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA | DAN LINGKUNGAN HIDUP iI Dibuat oleh, | Nomor Dokumen. a HSE/2011/01.07/STD Ade Kurdiman ‘Achadi Revi HSE Manager Operation Director Tanggal Berlaku : 1 Agustus 2011 | Jumiah Halaman | Distribusi ke = | - Dewan Direksi, Semua Kepala Divisi, Semua Kepala Departemen, Semua Project | Manager, dan Semua Superintendant | 01.07 | PENGENDALIAN DOKUMEN DAN CATATAN HASIL IMPLEMENTASI K3LH LATAR BELAKANG 1.1. Mangjemen PT Harita Panca Utama menerima bahwa pengelolaan Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan Hidup yang baik adalah landasan utama dalam semua kegiatan operasionalnya. 1.2.Untuk mendukung pernyataan diatas, kita harus memastikan semua dokumen standar, prosedur K3LH dan catatan hasil implementasi PANCA NIRBHAYA dikendalikan dengan baik. 2. SASARAN 2.1. Memastikan semua dokumen siandar, prosedur K3LH dikelola dan cikendalikan dengan baik dan teratur. 2.2.Memastikan semua catatan hasil implementasi PANCA NIRBHAYA disimpan dengan baik untuk keperiuan evaluesi, analisa dan audit 3. PENGENDALIAN DOKUMEN STANDAR DAN PROSEDUR YANG DIKELUARKAN OLEH HEAD OFFICE 3.1. HSE Dept Head Office harus memastikan semua salinan dokumen standar PANCA NIRBHAYA dibagikan ke semua pemegang file dokumen PANCA NIRBHAYA 3.2. Semua standar yang didistribusikan kepada pemegang file dokumen PANCA NIRBHAYA alam bentuk salinan hardcopy dan diberi tanda ‘CONTROLLABLE DOCUMENT? / dokumen terkendali sebagai bukti bahwa dokumen standar yang didistribusi tersebut sesuai dengan dokumen aslinya 3.3. HSE Dept Head Office menyimpan semua file asli dalam hardcopy dan softcopy sebagai master dan/alau acuan kontrol dokumen PANCA NIRBHAYA yang didistribusikan ke semua pemegang dokumen, 3.4. HSE Dept Head Office harus selalu memelihara dan memperbaharui datter pemegang file standar PANCA NIRBHAYA. 3.5. Semua dokumen standar dan prosedur K3LH harus menggunakan format stander untuk memudahkan dalam pengendaliannya. Format standar tersebut harus HSE/2011/01.07/STD; Revi 0.0 Halaman: 1/3memuat informasi minimal tentang : judul dokumen, nomor dokumen, nomor revisi, tanggal efektif dan kolom pengesahan 3.6. HSE Dept Head Office harus mereview semua standar dan prosedur yang telah dikeluarkan sekurang-kurangnya setiap dua tahun sekali atau setap tenadi perubahan aktifitas. 37. Catatan hasil review atau revisi stander PANCA NIRBHAYA harus disimpan dalam master dokumen oleh HSE Dept Head Office. 3.8. Jika terjadi revisi / perubahan, maka nomor revisi akan berubah sesuai urutan revisi Kode Nomor Revisi tertulis Revisi : 0.0 (digit pertama menunjukan nomor perubehan ‘versi’ dokumen dan digit kedua menunjukan perubahan dokumen dengan versi yang sama) 3.9. Jika terjadi revisi / perubahan, HSE Dept Head Office herus mendistribusikan salinan standar / prosedur yang telah direvisi kepada semua pemegang file dan diberi tanda ‘CONTROLLABLE DOCUMENT’ / dokumen terkendali sebagai bukti bahwa salinan dokumen yang direvisi telah sesuai dengan dokumen revisi aslinya. 3.10.Dokumen asli standar yang lama / master copy (hardcopy dan softcopy) harus disimpan di HSE Dept Head Office. 3.11.Semua pemegang file harus mengganti standar / prosedur / dokumen yang lama dengan standar / prosedur / dokumen yang telah direvisi. Salinen stender yang lama dapat dimusnahkan. 3.12.Setiap enam bulan sekali, HSE Dept Head Office harus melakukan audit dokumen untuk memestikan dokumen yang didistribusi sesuai dengan dokumen aslinya dan membuat daftar /list status dari standar atau prosedur yang telah dikeluarkan, dan membagikannya kepada semua pemegang file standar. 3.13.Semua pemegang file standar harus mencocokkan isi file dengan daftar status standar ‘tersebut. Jika terdapat kekurangan dari isi file atau terdapat dokumen yang tidak terkendali, maka pemegang file harus segera menghubungi HSE Deot Head Office / Site untuk dilengkap. 3.14.Semua dokumen yang tidak terkendali hasil temuan audit dokumen dari HSE Deot Head Office harus dikeluarkan dar isi file dokumen 3.15.Semua dokumen dengan revisi terbaru harus disimpan dengan rapi di tempat yang aman dari kehilangan, kerusakan, kebakaran, dan lain—lain. 3.18.Apabila diperlukan, semua dokumen PANCA NIRBHAYA herus selalu tersedia untuk semua pihak yang berkepentingan (misainya : customer atau sub- contractor), 4. PENGENDALIAN STANDAR DAN PROSEDUR YANG DIKELUARKAN OLEH SITE 4.1. HSE Dept Site harus memastikan semua dokumen standar den prosedur K3LH yang disusun oleh site harus mengacu dan tidak menyimpang dari standar dan prosedur pengendalian dokumen yang dikeluarkan oleh Head Office (paragraf nomor 3) termasuk bila terdapat revisi / perubahan dari dokumen. 42. Semua dokumen standar dan prosedur K3LH yang dibuat oleh site harus Menggunakan format standar untuk memudahkan dalam pengendaliannya. Format standar tersebut minimal _memust informasi tentang : judul dokumen, nomor dokumen, nomor revisi, tanggal efektif, dan pengesahan dari Project Manager. 43. Dokumen asli stander yang lama / master copy ( dalam bentuk hardcopy dan ‘soficopy) harus disimpan di HSE Dept Site. 44, Setiap enam bulan sekeli, HSE Dept site harus melakukan audit dokumen dan membuat daftar / list status dani siandar atau prosedur yang telah dikeluarkan, termasuk daftar standar dan prosedur dari HO, dan membagikannya kepada semua pemegang file di site. HSE/2011/01.07/STD; Revisi 0.0 Halaman 2/34.8. Semua pemegang file standar harus mencocokkan isi file dengan daftar status standar tersebut. Jika terdapat kekurangan dari isi file, maka pemegang file harus segera menghubungi HSE Dept Site. 4.6. Semua pemegang file harus mengganti standar / prosedur yang lama dengan standar / prosedur yang telah diravisi 4.7, Semva dokumen dengan revisi terbaru harus disimpan dengan rapi di tempat yang aman dari kehilangan, kerusakan, kebakaran, dan lain-lain 4.8. Apabila diperlukan, semua dokumen harus selalu tersedia untuk semua pihak yang berkepentingan (misalnya : customer dan sub-contractor) 5. PENGENDALIAN CATATAN HASIL IMPLEMENTAS! PANCA NIRBHAYA 51.HSE Dept Head Office / Site harus memastikan semua hasil implementasi PANCA NIRBHAYA didokumentasikan dengan baik dan benar. 5.2. Dokumentasi (evidence) dapat dalam format soft copy (tersimpan dalam komputer) atau dalam bentuk hard copy (tersimpan di file hoker). 5.3.Semua dokumentasi harus disusun dan dikendalikan dengan rapi, sehingga memudehken dalam pengambilan jika sewaktu-waktu diperlukan. 5.4.Semua dokumen harus disimpan di tempat yano aman dari kehilangan, kerusakan, kebakaran, dan lain-lain. 5.5. Untuk dokumen yang bersifat rahasia, penyimpanannya dapat dipisahkan dengan dokumen lainnya 5.6.Site harus menyimpan semua catalan hasil implementaso sistem PANCA NIRBHAYA selama dua belas bulan ke belakang untuk keperluan audit. Catatan yang sudeh lebih dari duabelas bulan kebelakang, dapat dikeluarkan dari sistem dokumentasi dan dibuang / dimusnahkan, 5.7. Khusus untuk laporan bulanan K3LH dan IBPR harus disimpan selama 5 tahun Untuk dokumen hasil MCU harus disimpan dengan batas waktu sesuai dengan standar HSE/201 1/03.23/STD. 5.8. Berita acara pemusnahan dokumen (formulir HSE/F—006) harus digunakan. 5.9. Semua dokumen harus selalu tersedia untuk semua pihak yang berkepentingan (termasuk untuk customer dan auditor) kecuali untuk dokumen yang bersifat rahasia seperti MCU harus sepengetahuan dari karyawan yang bersangkutan 6, PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL 6.1. Dokumen eksternal adalah dokumen dari luar perusahaan terkait K3LH yang digunakan sebagai salah satu acuan implementasi aktifitas K3LH di perusahaan. Contoh dokumen eksternal - SOP dari Kepala Teknik Tambang ; Peraturan Republik Indonesia terkait K3LH yang relevan dengan proses bisnis dan tanggung-jawab perusahaan serta dokumen ektemial K3LH sejenis lainnya 6.2. Project Manajer harus memastikan bahwa semua dokumen ekstemal yang terkeit dengan K3LH yang ditulukan ke sitenye harus didokumentasikan dan diregister dengan baik. 6.3.Project Manager harus memastikan bahwa semua dokumen eksternal yang masuk dan akan dijadikan dokumen legal di perusahaan, maka dokumen tersebut harus diberikan tanda ‘CONTROLLABLE DOCUMENT” 6.4. HSE Dept HO harus memastikan bahwa semua dokumen ekstemal yang terkait dengan K3LH di HO harus didokumentasikan dan diregister dengan baik. 6.5. HSE Dept HO harus memastikan bahwa semua dokumen eksternal yang masuk terkait K3LH dan akan dijadikan dokumen legal di perusahaan, maka dokumen tersebut harus diberikan tanda ‘CONTROLLABLE DOCUMENT HSE/201 1101 OTISTD; Revisi 0.0 Halaman. 3/3BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN NOMOR poKUMEN | JUDUL DOKUMEN ALASAN PEMUSNAHAN Dimusnankan oleh, ‘Tanggal Pemusnahan HSe/F=008; Revisi 0.6 Disetujui oleh, Halaman 4/1