QUY TRÌNH GIỮ CHỖ CÓ HOÀN LẠI

Bước Quy trình Thời gian thực hiện Bộ phận thực hiện Mô tả

CHUẨN BỊ
- Sales Support chuyển bảng sản phẩm và form mẫu phiếu giữ chỗ có hoàn lại đã được
24 giờ kể từ khi có bảng sản phẩm,
Sales Support duyệt cho IT, Kế Toán, người phụ trách đóng dấu
1 form mẫu phiếu giữ chỗ có hoàn lại
IT - IT upload bảng sản phẩm, mẫu phiếu giữ chỗ không hoàn lại lên hệ thống và tạo tài khoản
được duyệt
đăng nhập hệ thống booking online cho từng đại lý

Nhiệm vụ của Đại Lý:

- Chỉ thao tác trên rổ hàng đại ký đã ký quỹ theo phân quyền trên hệ thống
GIỮ CHỖ CÓ HOÀN - Nhập thông tin khách hàng ưu tiên 1, 2, 3 trên hệ thống bao gồm:
LẠI + Họ tên khách hàng
+ Số CMND kèm ngày cấp - nơi cấp (đối với khách hàng cá nhân), số giấy phép đăng ký
24 giờ kể từ khi khách hàng yêu
2 Đại lý kinh doanh (đối với khách hàng là doanh nghiệp)
cầu giữ chỗ
- In phiếu giữ chỗ có hoàn lại từ hệ thống cho khách hàng và đại lý ký đóng dấu.
- Hướng dẫn khách hàng chuyển khoản phí giữ chỗ.
- Upload file scan phiếu giữ chỗ và ủy nhiệm chi lên hệ thống.
- Chuyển phiếu giữ chỗ khách hàng và đại lý đã ký đóng dấu cho Sales Support của Chủ
Đầu Tư

XÁC NHẬN THANH

TOÁN

Nhiệm vụ của Kế toán:

24 giờ kể từ khi khách hàng thanh
3 Kế Toán - Kiểm tra và xác nhận thanh toán cho khách hàng trên hệ thống
toán
- In giấy xác nhận thanh toán gửi Sales Support

CHỦ ĐẦU TƯ KÝ
PHIẾU GIỮ CHỖ CÓ
Nhiệm vụ của Sales Support:
HOÀN LẠI - Tiếp nhận phiếu giữ chỗ từ Đại Lý.
24 giờ kể từ khi đại lý chuyển
Sales Support - Check thông tin trên phiếu giữ chỗ
4 phiếu giữ chỗ có hoàn lại về Chủ
Đại Diện Chủ Đầu Tư - Đính kèm giấy xác nhận thanh toán do kế toán phát hành vào phiếu giữ chỗ có hoàn lại và
Đầu Tư
trình ký đại diện Chủ Đầu Tư.
- Đại Diện

24 giờ kể từ khi đại diện Chủ Đầu
5 Đại lý
Tư ký phiếu giữ chỗ
- Sales Support kèm giấy xác nhận thanh toán do kế toán phát hành vào phiếu giữ chỗ có
hoàn lại mà đại diện Chủ Đầu Tư đã ký cho người phụ trách đóng dấu.
- Người phụ trách đóng dấu đóng dấu vào phiếu giữ chỗ có hoàn lại.
Ghi chú: Chủ trương là form mẫu phiếu giữ chỗ có hoàn lại đã được duyệt và bảng sản
phẩm đã được duyệt ban hành

ĐÓNG DẤU PHIẾU

GIỮ CHỖ CÓ HOÀN
LẠI

Tp. Hồ Chi Minh, ngày …… tháng …… năm ……

BOD BAN KẾ TOÁN BAN KD & TT BĐS NGƯỜI LẬP

HOÀN THÀNH - KHÁCH

HÀNG NHẬN PHIẾU GIỮ
CHỖ CÓ CHỮ KÝ VÀ
ĐÓNG DẤU CỦA CHỦ
ĐẦU TƯ VÀ GIẤY XÁC
NHẬN THANH TOÁN
 QUY TRÌNH GIỮ CHỖ KHÔNG HOÀN LẠI

Bước Quy trình Thời gian thực hiện Bộ phận thực hiện Mô tả

24 giờ kể từ khi có bảng giá, form - Sales Support chuyển bảng giá, form mẫu phiếu giữ chỗ không hoàn lại cho IT, Kế Toán, người phụ trách đóng
CHUẨN BỊ Sales Support
1 mẫu phiếu giữ chỗ không hoàn lại dấu
IT
được duyệt - IT upload giá bán, mẫu phiếu giữ chỗ không hoàn lại lên hệ thống

Sales Support
2 Ngày công bố giá - Sales Support gửi bảng giá được duyệt cho đại lý qua email (file scan)
CÔNG BỐ GIÁ Đại lý

Nhiệm vụ của Đại Lý:

- Hướng dẫn khách hàng ưu tiên 1 có 48 giờ đề hoàn thành thủ tục chuyển sang giữ chỗ không hoàn lại.
- In phiếu giữ chỗ không hoàn lại từ hệ thống cho khách hàng và đại lý ký đóng dấu
- Upload phiếu giữ chỗ không hoàn lại khách hàng và đại lý đã ký đóng dấu lên hệ thống
ƯU TIÊN 1
- Chuyển hồ sơ cho Sales Support của Chủ Đầu Tư:
QUYẾT ĐỊNH Đại lý
3 48h kể từ ngày công bố giá + Phiếu giữ chỗ có hoàn lại trước đó đã có chữ ký & đóng dấu của Chủ Đầu Tư (Liên: Khách hàng)
Sales Support
+ Phiếu giữ chỗ không hoàn lại có khách hàng và đại lý ký đóng dấu.
Nhiệm vụ của Sales Support:
- Check thông tin giữ chỗ không hoàn lại.
- Bấm nút chuyển sang giữ chỗ không hoàn lại trên hệ thống
- Trình ký hồ sơ giữ chỗ không hoàn lại cho Đại Diện Chủ Đầu Tư

Nhiệm vụ của Đại Lý:

- Hướng dẫn khách hàng ưu tiên 2 có 48 giờ đề hoàn thành thủ tục chuyển sang giữ chỗ không hoàn lại kể từ khi
ưu tiên 1 hết thời gian.
- In phiếu giữ chỗ không hoàn lại từ hệ thống cho khách hàng và đại lý ký đóng dấu.
ƯU TIÊN 2 48 giờ kể từ khi ưu tiên 1 hết thời Đại lý - Upload phiếu giữ chỗ không hoàn lại có khách hàng và đại lý ký đóng dấu lên hệ thống.
4
QUYẾT ĐỊNH gian Sales Support - Chuyển phiếu giữ chỗ không hoàn lại có khách hàng và đại lý ký đóng dấu cho Sales Support của Chủ Đầu Tư
Nhiệm vụ của Sales Support:
- Check thông tin giữ chỗ không hoàn lại
- Bấm nút chuyển sang giữ chỗ không hoàn lại trên hệ thống
- Trình ký hồ sơ giữ chỗ không hoàn lại cho Đại Diện Chủ Đầu Tư.

Nhiệm vụ của Đại Lý:

- Hướng dẫn khách hàng ưu tiên 2 có 48 giờ đề hoàn thành thủ tục chuyển sang giữ chỗ không hoàn lại kể từ khi
ưu tiên 1 hết thời gian.
ƯU TIÊN 3
- In phiếu giữ chỗ không hoàn lại từ hệ thống cho khách hàng và đại lý ký đóng dấu.
QUYẾT ĐỊNH
48 giờ kể từ khi ưu tiên 2 hết thời Đại lý - Upload phiếu giữ chỗ không hoàn lại có khách hàng và đại lý ký đóng dấu lên hệ thống.
5
gian Sales Support - Chuyển phiếu giữ chỗ không hoàn lại có khách hàng và đại lý ký đóng dấu cho Sales Support của Chủ Đầu Tư
Nhiệm vụ của Sales Support:
- Check thông tin giữ chỗ không hoàn lại
- Bấm nút chuyển sang giữ chỗ không hoàn lại trên hệ thống
- Trình ký hồ sơ giữ chỗ không hoàn lại cho Đại Diện Chủ Đầu Tư

Nhiệm vụ của Đại Lý:

- Hướng dẫn khách hàng giao dịch tự do có 24 giờ đề hoàn thành thủ tục chuyển sang giữ chỗ không hoàn lại kể từ
khi ưu tiên 3 hết thời gian.
- Chỉ hướng dẫn khách hàng giao dịch tự do trên những sản phẩm thuộc danh sách ký quỹ của đại lý mà ưu tiên 1,
2, 3 không quyết định chuyển sang giữ chỗ không hoàn lạ.
- Điền thông tin khách hàng và in phiếu giữ chỗ không hoàn lại từ hệ thống cho khách hàng và đại lý ký đóng dấu.
Đại lý
GIAO DỊCH 24 giờ kể từ khi ưu tiên 3 hết thời - Upload phiếu giữ chỗ không hoàn lại có khách hàng và đại lý ký đóng dấu lên hệ thống.
6 Sales Support
TỰ DO gian - Chuyển phiếu giữ chỗ không hoàn lại có khách hàng và đại lý ký đóng dấu cho Sales Support của Chủ Đầu Tư
Kế Toán
Nhiệm vụ của Kế Toán:
- Check khoản tiền chuyển thanh toán vào của khách hàng (nếu khách hàng giao dịch tự do cần thanh toán mới)
- Xác nhận thanh toán trên hệ thống
Nhiệm vụ của Sales Support:
- Check thông tin giữ chỗ không hoàn lại
- Trình ký hồ sơ giữ chỗ không hoàn lại cho Đại Diện Chủ Đầu Tư

Tp. Hồ Chi Minh, ngày …… tháng …… năm ……

BOD BAN KẾ TOÁN BAN KD & TT BĐS NGƯỜI LẬP
 QUY TRÌNH KIỂM TRA DOANH THU VÀ TÍNH HOA HỒNG
Bước Quy trình Thời gian thực hiện Bộ phận thực hiện Mô tả

CÀI ĐẶT MẶC

ĐỊNH CHỨC Nhiệm vụ của Phòng Kinh Doanh và Nhân Lực Cộng Đồng:
PHÒNG KINH DOANH
DANH, PHÒNG - Kết hợp lập danh sách Nhân viên Kinh Doanh theo Phòng Kinh Doanh
1 48 giờ NHÂN LỰC CỘNG ĐỒNG
BAN Nhiệm vụ của IT:
IT
- Cập nhật nhân viên kinh doanh gán theo phòng kinh doanh

NHẬP DỮ LIỆU THÔNG TIN

KHÁCH HÀNG GIỮ CHỖ CÓ
2 HOÀN LẠI 24 giờ

- Nhân viên Kinh Doanh/Đại Lý nhập thông tin khách hàng bao gồm:
NHÂN VIÊN KINH DOANH + Họ tên
ĐẠI LÝ + Ngày tháng năm sinh
+ Số CMND/Passport/Số CCCD, ngày cấp, nơi cấp (nếu là khách hàng cá nhân). Số giấy phép đăng ký kinh doanh (nếu khách hàng là doanh nghiệp)
NHẬP DỮ LIỆU THÔNG TIN
KHÁCH HÀNG GIỮ CHỖ
3 KHÔNG HOÀN LẠI 24 giờ

ĐÃ THU
- Sales Support chốt chuyển đề nghị thanh toán hoa hồng được Nhiệm vụ của IT:
DOANH THU BLĐ của BKD & TT BĐS ký cho Kế Toán vào ngày 20 hằng - Cài đặt tiến độ thanh toán theo dự án được duyệt
THỎ A THUẬ N CHƯA THU tháng - Cài đặt chính sách hoa hồng theo dự án được duyệt
ĐẢ M BẢ O KÝ Nhiệm vụ của Kế Toán:
XUẤT DANH SÁCH
KẾ T HỢ P ĐỒ NG ĐÃ CHI (KHI CẦN) - Kế Toán check, trình ký duyệt đề nghị thanh toán: - Xác nhận thanh toán của khách hàng trên hệ thống
+ Đối với hoa hồng của nhân viên kinh doanh và bộ phận liên - Xác nhận thanh toán hoa hồng trên hệ thống
HOA HỒNG THEO TỪNG CĂN quan của C.T: kế toán chuyển cho bộ phận C&B vào ngày 25 IT Nhiệm vụ của Sales Support:
ĐỐI VỚI SALES CT KẾ TOÁN - Xuất đề nghị thanh toán hoa hồng từ hệ thống:
XUẤT DANH SÁCH hằng tháng.
4
CHƯA CHI (KHI CẦN) + Đối với hoa hồng của đại lý: Kế toán trình ký hoa hồng được SALES SUPPORT + Đối với NVKD của CT: xuất đề nghị thanh toán hoa hồng theo từng căn.
ĐỀ NGHỊ duyệt vào ngày 25 hằng tháng và kế toán thanh toán cho đại lý C&B + Đối với đại lý bán hàng cho CT: xuất đề nghị thanh toán hoa hồng theo danh sách của từng đại lý.
THANH THEO DANH SÁCH vào từ ngày 05 đến ngày 10 của tháng tiếp theo. - Xuất hoa hồng từ hệ thống khi cần bao gồm:
TOÁN HOA ĐỐI VỚI ĐẠI LÝ XUẤT DANH SÁCH
ĐÃ CHI (KHI CẦN) + Hoa hồng đã chi theo thời gian, phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh, đại lý
HỒNG (CHỐT GIAO DỊCH - C&B nhận đề nghị thanh toán hoa hồng được duyệt vào ngày + Hoa hồng chưa chi theo thời gian, phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh, đại lý
TÍNH HOA HỒNG 25 hằng tháng và chi hoa hồng vào lương của nhân viên kinh - Xuất doanh thu từ hệ thống khi cần bao gồm:
THEO THỜI GIAN doanh/nhân sự liên quan từ ngày 05 đến ngày 15 của tháng tiếp + Công nợ đã thu lọc theo thời gian, phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh, đại lý
XUẤT DANH SÁCH theo.
GHI TRÊN HỢP + Công nợ chưa thu lọc theo thời gian, phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh, đại lý
CHƯA CHI (KHI CẦN)
ĐỒNG ĐẠI LÝ

ĐÃ THU Nhiệm vụ của IT:

- Sales Support chốt chuyển đề nghị thanh toán hoa hồng được
BLĐ của BKD & TT BĐS ký cho Kế Toán vào ngày 20 hằng - Cài đặt tiến độ thanh toán theo dự án được duyệt
DOANH THU - Cài đặt chính sách hoa hồng theo dự án được duyệt
tháng
HỢP ĐỒNG CHƯA THU Nhiệm vụ của Kế Toán:
MUA BÁN XUẤT DANH SÁCH - Kế Toán check, trình ký duyệt đề nghị thanh toán: - Xác nhận thanh toán của khách hàng trên hệ thống
ĐÃ CHI (KHI CẦN) + Đối với hoa hồng của nhân viên kinh doanh và bộ phận liên - Xác nhận thanh toán hoa hồng trên hệ thống
HOA HỒNG THEO TỪNG CĂN IT Nhiệm vụ của Sales Support:
quan của C.T: kế toán chuyển cho bộ phận C&B vào ngày 25
ĐỐI VỚI SALES C.T hằng tháng. KẾ TOÁN - Xuất đề nghị thanh toán hoa hồng từ hệ thống:
5 XUẤT DANH SÁCH ĐÃ
ĐỀ NGHỊ + Đối với hoa hồng của đại lý: Kế toán trình ký hoa hồng được SALES SUPPORT + Đối với NVKD của CT: xuất đề nghị thanh toán hoa hồng theo từng căn.
THANH CHI (KHI CẦN) duyệt vào ngày 25 hằng tháng và kế toán thanh toán cho đại lý C&B + Đối với đại lý bán hàng cho CT: xuất đề nghị thanh toán hoa hồng theo danh sách của từng đại lý.
TOÁN HOA THEO DANH SÁCH vào từ ngày 05 đến ngày 10 của tháng tiếp theo. - Xuất hoa hồng từ hệ thống khi cần bao gồm:
HỒNG ĐỐI VỚI ĐẠI LÝ + Hoa hồng đã chi theo thời gian, phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh, đại lý
(CHỐT GIAO DỊCH XUẤT DANH SÁCH
- C&B nhận đề nghị thanh toán hoa hồng được duyệt vào ngày + Hoa hồng chưa chi theo thời gian, phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh, đại lý
TÍNH HOA HỒNG ĐÃ CHI (KHI CẦN)
25 hằng tháng và chi hoa hồng vào lương của nhân viên kinh - Xuất doanh thu từ hệ thống khi cần bao gồm:
THEO THỜI GIAN doanh/nhân sự liên quan từ ngày 05 đến ngày 15 của tháng tiếp + Công nợ đã thu lọc theo thời gian, phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh, đại lý
GHI TRÊN HỢP XUẤT DANH SÁCH theo.
ĐỒNG ĐẠI LÝ + Công nợ chưa thu lọc theo thời gian, phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh, đại lý
CHƯA CHI (KHI CẦN)