atcenrenanio J “yar0-2010 =) Directiva organizacién y administracién de archivos en el Ejercito Nacional 010 Q iano CAPITULO V. REQUISITOS GENERALES DE LAS AREAS DE ARCHIVO. (Adaptacién metodolégica para las FFMM del A.G.N.) DEPOSITO DE ARCHIVO: local o lugar destinado exclusivamente para la administracién, organizacién y conservacién de los documentos de archivo. Por lo general en el disefio 0 adaptacion de la planta fisica se estudian variables para las dependencias, ignorando al archivo Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberdn tener en cuenta los siguientes aspectos: PRINCIPIOS PRINCIPIO DE INDEPENDENCIA Es necesario que el archivo cuente con autonomia respecto a las demés dependencias, la independencia no es solo organica, funcional o de responsabilidades; en el local de archivo no deben estar otras oficinas o dependencias En la medida en que se centralice el manejo de la documentacién, crece la importancia y la responsabilidad del archivo, en consecuencia debe recaer en una sola persona 0 dependencia esto asegura el control, la integridad y la seguridad de la documentacion. PRINCIPIO DE AMPLITUD EI acervo documental de una unidad tiene como constante su continuo crecimiento, se debe proyectar un depésito lo suficientemente amplio, no solo para custodiar la documentacion que ya se tiene al momento de la instalacion del nuevo archivo, sino ademas con una capacidad de recepcion para el futuro evaluando {ancho, fondo y alto) La adecuada planificacién, evitara improvisar depésitos adicionales y traslados de documentacion que implica riesgos para la integridad de los archivos. 4 EFICIENCIA CON TRANSPARENCIA™ "2010 ARO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA’ AV. Calle 26 No. 52-00 Com, 3180111 Ext. 4482 Fax 2661117 www.cjercito.mil.co Mensajeria electronica, . Slee oy ‘We10-2010 Directiva organizacién y administracién de archivos en el Ejercito Nacional 0 1 0 Dp Hants PRINCIPIO DE SEGURIDAD La seguridad para los archivos es un factor de “CONSERVACION PREVENTIVA *, Por ella se entiende también no solo lo referente a su accesibilidad para evitar adulteraciones 0 robos sino la seguridad fisica de la documentacion. Un depésito seguro es aquel que esta ubicado en el lugar mas dptimo, exclusivo y aislado de la accion de agentes fisico-quimicos. La sefializacion, avisos de prevencién y el prudente manejo y mantenimiento de las instalaciones eléctricas e hidraulicas; las normas de accesibilidad aseguran su integridad y conservacién. PRINCIPIO DE FUNCIONALIDAD La ubicacién funcional de un archivo permite el facil acceso de sus usuarios, evitando largos y dispendiosos desplazamientos, la optima distribucion y aprovechamiento de los espacios fisicos para las aéreas técnicas, de depdsito, administrativas y de servicio del archivo. PRINCIPIO DE DIGNIDAD El recinto que se utiliza para la custodia y conservacién de los archivos debe ser digno del respeto de usuarios y funcionarios. Donde los usuarios puedan satisfacer cémodamente sus necesidades de informacién y los funcionarios obtenga la garantia de condiciones de trabajo adecuadas. CONDICIONES FiSICAS UBICACION. 1. Debe ser equidistante a todas las dependencias, asi se evitara desplazamientos innecesarios e incémodos, pérdida de tiempo y situaciones de riesgo. 2. Caracteristicas de terreno sin riesgos de humedad subterranea o problemas de inundacion y que ofrezca estabilidad, 3. Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y en lugares que disminuyan el posible peligro por atentados. 78 "2010 AND DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA’ AV, Calle 26 No, 82:00 Com, 3160111 Ext 4452 Fax 2661117 wwWw.ejercito.mil.co Mensajeria electronica ceayg@ejercito.mil.co, BICENTENARIO & oie SY Dina ronan amnion seats ene esto Nions QA) tose 7 Aspectos Estructurales. 1 2. Lo Dependiendo de las condiciones ambientales, se debe aislar la humedad y el calor, manteniendo condiciones ambientales optimas. Si se utilizan estanteria_de 2.20 m de alto, la resistencia de las placas y pisos debera estar dimensionada para soportar una carga minima de 1200 kim2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estanteria compacta o de mayor tamafio sefialado, Los pisos deben resistir el peso que va a sostener, el facil y rapido desplazamiento de equipos y que facilite la limpieza, el techo debe ser sometido a algun sistema efectivo de impermeabilizacion y los muros puertas deben estar construidos con material ignifugos de alta resistencia mecanica y desgaste minimo a la abrasion. Las pinturas utilizadas deberdn igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentacién. Las instalaciones eléctricas deben ser las minimas, solo las fuentes de luz Necesarias con sus controles e interruptores por fuera del recinto. La instalacién hidraulicas, para control de incendios (hidrantes),se debe hacer por fuera del deposito Se debe prever la instalacién de equipos para atencion de desastres como extintores, Considerar rejillas de seguridad y equipos de circulacion de aire. Proveer la sefializacién (no fumar, aseo, evacuacién y buen trato documental, etc.) Distribuci6n. 1. Las Areas destinadas para la custodia de la documentacion deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. Las zonas de trabajo archivistico, consulta y prestacién de servicios estaran fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulacion y mantenimiento de las condiciones ambientales en las areas de depésito. Las areas técnicas tendran relacién con el de depésito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la funcion desarrollada, asi como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepcién, organizacién y tratamiento de los documentos. 16 ences Cov respanencit ( &) “2010 ARO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA™ AV. Cale 26 No. 52:00 Com 3150114 Ext 4482 Fax 2061117 www.eiercito.mil.co =, Mensajeria electronica ceaye@ejercito.mil.co‘ BICENTENARIO & oe ae rcv cranny adnnirctndeachasen el era Nacional (J D_Hojone.77 Areas de depésito, Es usual que se pretenda dotar de mobiliaria y equipos al deposito de archivo con mesas que se rechazan en otras dependencias, estanterias oxidadas o carcomidas, o con desechos de una remodelacién de otra oficina. El almacenamiento de la documentacion, debera establecerse a partir de las caracteristicas técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos: Estanteria: a 2 10. 1 Ante el problema de ares reducidas se debe adaptar estrategias de distribucién funcional de! mobiliario. Disefio acorde con las dimensiones de las unidades que contendrd, evitando bordes o aristas que produzcan dafios sobre los documentos. Los estantes deben estar construidos en laminas metalicas sélidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado quimicamente estable: Debera tener una altura de 2.20 m y cada bandeja soportar un peso de 100kg/m lineal La estanteria total no deberd tener mas de 100 m de longitud. Si se disponen médulos compuestos por dos cuerpos de estanterias, se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberan anclar los estantes con sistemas de fijacion a piso La balda superior debe estar a un maximo de 180 cm, para facilitar la manipulacion y el acceso del operario a la documentacién. La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso. Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduacién cada 7 cm. o menos. Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentacion EI cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningun otro material Distribucion de Estanterias. 1 La estanteria no ira recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio minimo de 20 cm., entre éstos y la estanteria. 7 “ERCENCIA CON TRANSPARENCIAY & “2010 NODE LOS HEROES DE LA SEOURONS DEMACRATICAS : AV. Calle 26 No, $2-00 Com, 3150111 Ext. 4452 Fax 2661117 www.ejercito.mil.co Tre, Mensajeria electronica coaye@ejercito.mil.coBICENTENARIO A= “eessen0-2010 7) Directv organiaciony adminsratn de vcivas ene Beret Nacional (J QQ tejano.70 2. El espacio de circulacién entre cada médulo de estantes debe tener un minimo de 70 cm., y un corredor central minimo de 120 cm. 3. La estanteria debera tener un sistema de identificacion visual de la documentacién acorde con la signatura topografica, 4. Para unidades de conservacion como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metalicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformacién de la documentacién almacenada 5. Archivadores verticales, utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la conservacién y proyectarse de acuerdo con la produccién documental del Archivo de Gestion. Mobiliario para documentos en otros formatos. Para la documentacién de imagen andloga como microfilmacién, cintas fonograficas, cintas de video, rollos cinematograficos o fotografia entre otros © digital como disquetes, C.D. principalmente, se debe contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseftos desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestaticos a que haya lugar. Contenedores 1. Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de proteccién, acordes con las caracteristicas de tamafio y funcién 2. Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores 9 sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros 0 tomos encuadernados con el propésito de prolongar de una manera considerable la conservacion de los mismos. 3. Los contenedores deben ser elaborados en carton neutro y si no se dispone de —_éstos, se aplicara al carton un recubrimiento que impida la acidificacion por contacto. Si usted no maneja documentos de caracter histérico, puede utilizar cajas de archivo corrientes; pero en ningun caso utilice las *recicladas* 4, El material y el disefo de la elaboracion de las unidades de almacenamiento debe —_estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamafio de la documentacion a conservar. Para el ensamble no se utilizara adhesivo o materiales metalicos. 3 sch arene (& nian CSN Ste ote cdi AV. Calle 26 No. 52-00 Com. 3150111 Ext 4452 Fax 2661117 www.ejercito.mil.co = Mensajeria electronica ceayg@ejercito.mil.cc, BICENTENARIO._ (A=. ae OP vwi0-2010 Directive oganizacion y administration de archives enel Gere Nevionad ~ El caudal debe garantizar la renovacién continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio, > La disposicién de las unidades de conservacién en los estantes debera permitir una adecuada ventilacion a través de ellos. v Debera en lo posible contar con medios de filtracién del aire de ingreso tanto de particulas sélidas. Los niveles de éstos guardan relacién con el sitio de emplazamiento de la edificacién. lluminacion y seguridad en depésitos. 1. Debe evitarse el uso de luz incandescente por ser calida, emite radiaciones y produce menor flujo luminoso; la luz fluorescente es fria, emite radiaciones ultravioleta y més flujo luminoso, pero tomando en cuenta que los balastros estén fuera del depésito 2. Debe evitar la incidencia de la luz directa del sol sobre documentacion y contenedores, cuando no se puede suprimir se debe utilizar filtros 0 cortinas en las ventanas. 3. Las especificaciones técnicas de los extintores y el numero de unidades debera estar acorde con las dimensiones del depdsito y la capacidad de almacenamiento. 4. Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo. 80 SEFICIENCIA CON TRANSPARENCIA’ iM) "2010 ARO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA® AV Calle 26 No, 52.00 Com 9180111 Ex. 4482 Fx 2661117 www.ejercilo.mil.co a Mensajeria electronica ceayg@ejercito.mil.coa & 1810-2010, Diractvaorganisacony admin dearcivas ena ecto Nacional (4 2 tsano.s) 5, Proveer la sefializacién necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atencién de desastres y las rutas de evacuacién y rescate de las unidades documentales. 6. Proveer la sefializacion necesaria que permita la prevencién de accidentes y seguridad Mantenimiento. 1. Garantizar la limpieza de instalaciones y estanteria con un producto que no incremente la humedad ambiental. 2. Las unidades de conservacién requieren de un programa de limpieza en seco como brochas 0 el empleo de aspiradoras. \ ane Coronel CARLOS IVAN MORENO OJEDA Ayudante General Comando Ejército E Integrante Comité Tecnico de Archivo Mindefensa 81 SEFICIENCIA CON TRANSPARENCIA” “2010 AMO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICAT 4 AV. Cale 26 No. §2-00 Com, 3180111 Ext 4482 Fax 2661117 www.ejercito.mil.co Tun Mensajeria electronica ceavg@ejercito,mil.co