Jurnal Akuntansi UBHARA. ISSN : 2460-7762 ANALISIS EFEKTIFITAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI YANG TEROTOMATISASI PADA PENGGAJIAN KARYAWAN SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN DALAM MENDUKUNG. OPERASIONAL PERUSAHAAN (Studi Kasus PT.Trikarya Abadi Sejahtera) Laila Megawati, Tri Lestari, Widya Susanty Progam Studi Akuntansi,Fakultas Ekonomi,Universitas Bhayangkara Surabaya Lailamegawati45@yahoo.com ABSTRAK Penelitian ini merupakan studi kasus pada PT Trikarya Abadi Sejahtera. Metode pengembangan system ini penulis menggunakan jenis penelitian kualitatif deskriptif. Tujuan penclitian ini untuk mengetahui bagaimana system informasi akuntansi terhadap penggajian karyawan yang berjalan di salahsatu perusahaan yang bergerak di bidang otomotif. Serta menganalisis apakah sistem yang berjalan dalam penggajian karyawan PT Trikarya Abadi Sejahtera sudah efektif atau belum sehingga akan menghemat waktu dan biaya. Kata Kunei : Sistem Informasi Akuntansi,Sistem Penggajian,Sistem Akuntansi ABSTRACT This research is a case study pada PT Trikarya Abadi Sejahtera Metode development system , the writer uses descriptive qualitative research . The purpose of this study to determine how the accounting information system of the payroll that runs on one of the main companies engaged in automotive As well as analyzing whether the system is running in the employee payroll PT Trikarya Abadi Sejahtera have been effective or not hus saving time and costs Keywords : Accounting Information Systems , Payroll System , Accounting System PENDAHULUAN Setiap perusahaann sangat membutuhkan peranan Sumber Daya Manusia (SDM). Peranan SDM dalam hal ini sebagai input penting yang biasa disebut pegawai. Dalam hal ini mengandung pengertian orang-orang yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam kegiatan operasional.Semakin berkembangnya suatu perusahaan maka akan memerlukan banyak pegawai, Keterlibatan pegawai dalam perusahaan dimulai dari kegiatan perusahaan, yaitu menyusun dan merencanakan tujuan perusahaan yang akan dicapai baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang,melaksanakan kegiatan operasional perusahaan dan pengendaliamya sampai kepada tercapainya tujuan 214Jurnal Akuntansi UBHARA. ISSN : 2460-7762 perusahaan tersebut, Keseluruhan kegiatan perusahaan dalam mencapai_tujuan perusahaan hendaknya dilaksanakan secara efektif dan efisien tetapi tidak jarang terjadi penyelewengan dan pemborosan yang mengakibatkan kerugian yang tidak sedikit bagi perusahaan.Dalam melaksanakan kegiatan operasi perusahaan diperlukan adanya ‘manajemen perusahaan yang baik dengan ditunjang oleh personil yang berkualitas agar dapat berkarya secara efisien. Hal penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah faktor manusia. Sumber daya manusia dalam suatu perusahaan merupakan faktor dominan dalam pencapaian tujuan perusahaan.Sebagai imbalan kepada sumber daya tersebut, maka perusahaan memberikan serangkaian penghargaan di mana salah satu komponennya adalah gaji. Kemajuan teknologi di bidang informasi pada dewasa ini sangat mendukunng kita untuk meningkatkan kinerja yang efektif dan efisien Maka dengan itu perlu diadakan mekanisme yang terotomotisasi di suatu perusahaan untuk menghemat waktu dan memperlancar kinerja_karyawan.Dengan menggunakan sistem modem yang terotomotisasi di harapkan semua pekerjaan khususnya yang berhubungan dengan penggajian karyawan PT Trikarya Abadi Sejahtera yang terletak di Jalan Sidosermo II / 72. A Surabaya. PT Trikarya Abadi Sejabtera bergerak pada bidang otomotif, dimana perusahaan ini melayani spesialisasi Body Repaid Mobil, seperti mobil yang sudah rusak pada bagian body akan diperbaiki menjadi sedia kala, bahkan yang hancur pun dapat menjadi pulih kembali, dengan melalui proses estimasi (melakukan pengecekan pada item-item yang rusak dan yang mana harus dikerjakan). Bagaimana analisa suatu sistem informasi akuntansi yang terotomatisasi pada penggajian karyawan secara efektif dan efisien dalam mendukung operasional perusahaan ? Tujuan penelitian dari skripsi ini diharapkan dapat membuat proses perhitungan gaji secara otomatis, serta hal-hal yang berhubungan dengan penggajian karyawan PT Trikarya Abadi Sejahteralebih efektif dan efisien dalam mendukung operasional perusahaan, Manfaat pada skripsi ini diharapkan dari pelaksanaan penelitian ini dapat membawa manfaat hasil sebuah sistem usulan bagi PT Trikarya Abadi Sejahteraberupa sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang terotomatisasi sehingga akan efektif dan efisien 215Jurnal Akuntansi UBHARA. ISSN : 2460-7762 PT Trikarya Abadi Sejahtera memiliki sekitar 65 karyawan dengan melakukan 2 penggajian, yaitu untuk karyawan kantor dan borongan..Selama ini PT Trikarya Abadi Sejahtera melakukan proses absensi secara manual untuk karyawan kantor dengan menggunakan kartu absensi,dan nantinya kartu absensi ini digunakan sebagai pedoman dalam perhitungan gaji yang akan diterima oleh karyawan PT Trikarya Abadi Sejahtera, Sedangkan, untuk karyawan borongan tidak ada proses absensi, karena penggajiannya tergantung pada banyak sedikitnya bidang yang telah terselesaikan.Oleh Karena itu penyusun mencoba membuat suatu sistem informasi akuntansi penggajian karyawan yang, merubah semua proses perhitungan lama secara manual menjadi sistem baru yang terotomatisasi sehingga akan menjadi lebih efektif dan mengurangi terjadinya kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan. Sehingga, berdasarkan uraian di atas, maka akan dilakukan penelitian dengan judul “Analisis Efektifitas Sistem Informasi Akuntansi yang Terotomotisasi pada Penggajian Karyawan Secara Efektif dan Efisien dalam Mendukung Operasional Perusahaan (Studi Kasus PT Trikarya Abadi Sejahtera)” Sistem adalah sekelompok elemen yang terintregasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan bersama (Raymon:2008),dikutip dalam buku karya Zakiyudin (2012:5) Me Fadden dan kawan-kawan mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut dikutip dalam buku karya Zakiyudin (201210). Masyhad(2006:3). Akuntansi adalah kegiatan jasa. Fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif tentang unit-unit usaha ckonomi, terutama yang bersifat keuangan, yang diperkirakan berguna dalam pengambilan-pengambilan keputusan ekonomi. Menurut PERMENDAGRI No 13 tahun 2006 pasal 232, system akuntansi adalah : a. Entitas pelaporan dan entitas akuntansi menyelenggarakan system akuntansi pemerintah daerah, b. Sisitem pemerintah daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan peraturan kepala daerah mengacu pada peraturan daerah tentang pokok- pokok pengelolaan keuangan daerah. c. Sistem pemerintah daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi serangkaian prosedur mulai dari proses pengumpulan data, pene: an, 216Jurnal Akuntansi UBHARA. ISSN : 2460-7762 pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan Kkeuangan dalam —rangka pertanggungjawaban pelaksanaan APBD yang dapat dilakukan secara manual atau menggunakan aplikasi komputer. Menurut pendapat Markus Zahnd dalam bukunya Perancangan Kota Secara Terpadu mendefinisikan efektivitas dan efisiensi, sebagai berikut: “Efektivitas yaitu berfokus pada akibatnya, pengarubnya atau efeknya, sedangkan efisiensi berarti tepat atau sesuai untuk mengerjakan sesuatu dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya” (Zahnd, 2006:200-201). Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Bodnar dan Hopwood (2006:3) bahwa : “Sistem Informasi Akuntasi_ merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia, dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya kedalam informasi, informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan”, Gaji umumnya merupakan pembayara atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. Mulyadi (2006:373) 1 Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Perancangan dalam suatu entitas merupakan suatu kegiatan menyusun system yang baru untuk menggantikan system yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki system yang telah ada, beberapa hal yang menyebabkan system yang lama diperbaiki, adalah: a. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul dalam system lama. b. Untuk meraih kesempatan, ¢. Adanya intruksi-intruksi 2. Tujuan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Wilkinson dan Cerullo (2006-5), tujuan utama dari Perancangan Sistem Informasi Akuntansi adalah menyediakan informasi akuntansi untuk berbagai pengguna yaitu, internal users seperti manejer atau external users seperti pelanggan. Tiga spesifik yang dapat membantu tercapainya tujuan utama, adalah sebagai berikut : a. Mendukung operasi dari hari ke hari, 217Jurnal Akuntansi UBHARA. ISSN : 2460-7762 b, Mendukung pembuatan Keputusan yang dilakukan oleh pengambil keputusan intern. cc. Memenuhi kewajiban sehubungan dengan pengelolaan METODE PENELITIAN Untuk tekhnik pengumpulan data meliputi 1. Studi Pustaka (Literature Study) Data diperoleh dengan cara mempelajari dan mengaitkan literature yang berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi, 2. Studi Lapangan a, Dokumentar Dokumentar yaitu tekhnik pengumpulan data dengan cara mempelajari dan menggunakan catatan-catatan berupa dokumen atau formulir-formulir yang telah diolah perusahaan untuk memperoleh gambaran tentang system dan prosedur penggajian karyawan pada perusahaan tersebut. b. Observasi Pengamatan dan pencatatan secara sistematis langsung pada perusahaan Data yang berhasil dikumpulkan dituangkan dalam bentuk uraian, Proses analisa adalah sebagai berikut 1. Identifikasi data sistem informasi akuntansi penggajian pada PT.Trikarya Abadi Sejahtera. 2. Analisa potensi kelemahan prosedur penggajian pada PT.Trikarya Abadi Sejahtera 3. Usulan perbaikan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT.Trikarya Abadi Sejahtera Dalam penulisan ini, tekhnik analisis yang diterapkan yaitu dengan membandingkan antara teori dengan fakta yang terjadi yaitu mengenai efektifitas sistem penggajian. 218Jurnal Akuntansi UBHARA. ISSN : 2460-7762 HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Bagian ini berisi analisa mengenai sistem penggajian yang telah ada pada perusahaan, Tujuan dari analisa ini adalah untuk mengetahui kekurangan-kekurangan dari sistem yang sudah ada sehingga diharapkan nantinya akan didapatkan solusi-solusi atau saran-saran untuk mengembalikan sistem ke arah yang lebih baik. Dari analisa ini, juga akan didapatkan deskripsi kebutuhan perusahaan akan sistem penggajian yang seperti apa yang berguna untuk pembuatan rancangan sistem penggajian terotomotisasi yang terbaru. a. Karyawan datang pada pukul 08.00 dan melakukan absensi dipos penjagaan b, Pada bagian personalia Daftar Hadir Kayawan akan dievaluasi bersama daftar karyawan absen setelah itu dibuatkan laporan daftar gaji dan upah karyawan dari slip gaji c. Daftar gaji akan diproses pada bagian kasir untuk dibuatkan laporan dan pencatatan gaji 4d, Pada bagian payrol cek penentuan gaji akan dipakai untuk meneairkan gaji karyawan Tanda bukti pencrimaan gaji masuk pada bagian accounting dan akan dibandingkan dengan laporan gaji setelah itu akan dijumal pada pengeluaran kas dimasukkan pada buku besar setelah itu dibuat laporan keuangan 219Jurnal Akuntansi UBHARA. ISSN : 2460-7762 Foon Sumber : PT Trikarya Abadi Sejahtera 2015 Gambar 1 Flowchart Sistem dan Prosedur Penggajian dan Pengupahan Karyawan PT Trikarya Abadi Sejahtera 220Jurnal Akuntansi UBHARA. ISSN : 2460-7762 Pesala Pall Uae Bar ry N C#> eC ae ae eon \ 7 eae \ ae \ eet L_/ OS Toa ‘Sumber : Pen 2015 ‘ambar 2 Usulan Design Flowchart Sistem Prosedur Penggajian dan Pengupahan a. Karyawan dating pada pukul 08.00 dan melakukan absensi dari pos penjagaan b.Bagian personalia, membuat rekapitulasi data karyawan tentang gaji karyawan guna diserahkan pada bagian payroll c.Bagian payroll, menerima daftar gaji dan upah karyawan lalu memasukkannya ke computer untuk segera diproses, lalu membuat rekapan gaji dan upah beserta slip penerimaan gaji dan upah, Bagian payroll kemudian menyerahkan daflar dan rekap gaji dan upah ke bagian utang d.Bagian utang, setelah menerima daftar gaji dan rekapan gaji dan upah lalu membuat bukti kas keluar untuk diserahkan pada bagian kasir 221Jurnal Akuntansi UBHARA. ISSN : 2460-7762 e.Bagian kasir, mengisi cek sesuai dengan jumlah rekapan gaji dan upah untuk satu periode penggajian dan memintakan tandatangan atas cck kepada menejer keuangan, setelah itu disetor ke bank £. Bank, memproses cek yang diterima dari kasir lalu mentransfer kerekening masing- masing karyawan, Menurut data yang diterima dari kasir. Setelah itu membuat tanda bukti penerimaan pada saat karyawan mengambil gaji dan menyerahkan tanda bukti tersebut ke bagian keuangan g.Bagian keuangan, menerima tandatangan bukti penerimaan gaji dari bank lalu membandingkan dengan daftar gaji dari bank, lalu membandingkan dengan daftar gaji dan upah, Setelah itu bagian keuangan membuat jurnal pengeluaran kas, buku besar dan laporan keuangan sebagai catatan akhir. SIMPULAN Berdasarkan hasil pembahasan penelitian dalam skripsi yang berjudul : “Analisis efektifitas Sistem Informasi Akuntansi yang terotomotisasi pada Penggajian Karyawan secara Efektif dan Efisien dalam Mendukung Operasional Perusahaan” adalah sebagai berikut : 1, Penelitian ini berhasil dengan baik membuat sistem penggajian yang otomatis guna mempermudah karyawan dalam pengambilan gaji. 2. Dengan adanya sistem penggajian yang otomatis, akan lebih afektif dan efisien dalam penggajian karyawan, Karena akan menghemat waktu dan biaya 3. Sistem akuntansi penggajian otomatis dapat memberikan kemudahan kepada bagian keuangan dan personalia dalam pengelolaan data pegawai, data gaji, dan data presensi yang digunakan sebagai dasar proses penggajian PT Trikarya Abadi Sejahtera SARAN Dalam pembuatan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian yang otomatis di PT Trikarya Abadi Sejahtera Surabaya ini masih banyak hal yang dapat dikembangkan, seperti 222Jurnal Akuntansi UBHARA. ISSN : 2460-7762 1. Sistem akuntansi penggajian otomatis ini perlu dikembangkan dan diperluas lagi untuk Keperluan informasi yang lain, selain tentang perhitungan gaji pegawai dapat juga dikembangkan berbasis client/server. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja lebih efektif, akurat dan hemat 2. Sistem akuntansi penggajian otomatis ini perlu diterapkan di PT Trikarya Abadi Sejahtera Surabaya sehingga dapat mengurangi terjadinya kesalahan dalam pembayaran gaji, menghemat waktu, dan biaya-biaya terkait dengan proses penggajian serta akan menjadi sistem yang tidak ketinggalan jaman, karena dilihat dari jumlah karyawan yang semakin bertambah dan perusahaan sudah berbentuk Perseroan Terbatas. 3. Selalu adakan pelatihan bagi setiap karyawan untuk meningkatkan kualitas, misalnya saja untuk bagian sistem informasi, bagian ini harus dapat meningkatkan keablian dan kemampuannya khususnya dalam masalah pengoperasian komputer. Hal ini sangat penting, Karena sistem pengolahan data dan absensi di PT. Trikarya Abadi Sejahtera sudah otomatis, sehingga jika terjadi gangguan terhadap database perusahaan bagian sistem informasi dapat dengan cepat menanggulanginya schingga perusahaan tidak ‘mengalami kerugian, dan aktifitas kerja tidak terganggu. 4, Sistem Informasi Akuntansi yang otomatis akan lebih memudahkan karyawan dalam pengambilan gaji,dari segi waktu dan biaya DAFTAR PUSTAKA Bodnar, George H.,2006, Sistem informasi akuntansi,Salembaempat, Jakarta Togiyanto,2005,TeoriPortofoliodanAnalisisInvestasi,EdisiKedua, BPFE, Y ogyakarta Masyhaddan Hermaboan sigit,2006,Akuntansiuntuk Perusahaan Jasa dan Dagang | pertama,Graha Hmu, Yogyakarta Mulyadi, 2006, SistemInformasiAkuntansi, BPFE,Y ogyakarta PERMENDAGRI Nomor 13,2006, PedomanPengelolahanKeuangan Daerah, Jakarta Tautiq ,Rohmat Sistem Informasi Menejemen,Grahallmu, Yogyakarta Yin,K Robert,2009,StudiKasusdanmetode,EdisiSembilan RajawaliPers Jakarta Zakiyudin,Ais,2012,SistemInformasiMenejemen,Edisi ke-2,Mitra Wacana Media, Jakarta 223