SESAPE = ‘Seria aosl da Patvoro BA DRECCIONES. |Soeeener BOLIV! RESOLUCION ADMINISTRATIVA. ae ‘SNPE/RA/DGE-135/2020 La Paz, 14de mayo de 2020 ASUNTO: Aprobar el Reglamento de Gestién Documental Digital del SENAPE vistos: El Proyecto de Reglamento de Gestién Documental Digital propuesto por Ia Direccién Administrativa Financiera del SENAPE, El Informe Técnico N° SNPE/IN/DAF-076-UA/2020 emitido por la Direccién Administrativa Financiera que concluye que la implantacién del nuevo modelo de gestin que incluye la optimizacién y automatizacién de procesos, el desarrollo de actividades mediante herramientas de gobierno electrénico, a ciudadania digital y el desarrollo de un archivo digital, requiere de linearientos, estandares técnicos y la Reglamentacién pertinente. 6 proceso de transformacién digital requiere generar normativa que habllte el uso de la Firma Digital, el flujo de tramites digitales y conformacién del archivo digital. El Informe Legal N° SNPE/IN/DJ-140-UAJ/2020 de 12 de mayo de 2020, emitido por la Direccién Juridica del SENAPE, que concluye que el proyecto de Reglamento de Gestién Documental Digital, propuesto por Ia Direccién Administrativa Financiera, en el marco de la Transformacién Digital del SENAPE, ha seguido los “Lineamientos Técnicos, Estandares y Formatos para la Gestién Documental Digital”. aprobados por Resolucién —Administrativa N° AGETIC/RA/0040/2018 de 01 de Junio de 2018; por lo que, coresponde su aprobacién a través de Resolucién Administrative, emitida por la Méxima Autoridad Ejecutiva del SENAPE en el marco de sus funciones CONSIDERANDO: Que, la Ley General de Telecomunicaciones, Tecnologias de Ia Informacién y Comunicacién, Ley N° 164 de 8 de agosto de 2011, en su articulo 76 establece que el Estado fijaré los mecanismos y condiciones para que las entidades pUblicas garanticen el maximo aprovechamiento de las tecnologias de IaImECCIONES, informacién y comunicacién, que permitan lograr la prestacién de servicios eficientes. Que, el pardgrafo | del articulo 75 de Ia seficlada Ley N° 164 dispone que el nivel central del Estado promueva Ia incorporacién del Gobierno Electrénico a los procedimientos gubernamentales, a Ia prestacién de sus servicios y a la difusion de informacién, mediante una estrategia enfocada al servicio de la poblacién, Que, el Plan de Implementacién del Gobierno Electrénico, aprobado mediante Decreto Supremo N° 3251 de 12 de julio de 2017, ha delimitado tres ejes y 14 lineas estratégicas, entre los cuales resalta, el EJE | - Gobierno Soberano, con sus Lineas Estratégicas 4 y 5 referentes a “Ciudadania Digital" y "Seguridad informética y de Ia informacién” respectivamente y el EJE 3 - Gobierno Abierto y Participative, con su Linea Estratégica 13 concemiente a la “Transparencia y datos abiertos” Que, la Ley N° 1080, de 11 de Julio de 2018, de Ciudadania Digital, tiene por objeto establecer las condiciones y responsabiidades para el acceso pleno y ejercicio de la ciudadanta digital en el Estado Plurinacional de Bolivia, siendo ‘aplicable para todas los ciudadanas y los ciudadanos del Estado Plurinacional de Bolivia, y las entidades pUblicas y privadas que presten servicios pUbIicos delegados por el Estado, en todos los Organos y niveles de gobierno. Su implementacién sera paulatina conforme a la capacidad institucional de las mismas. Que, el articulo 8 de la Ley N° 1080, dispone que todo acto que se realice mediante el ejercicio de la ciudadania digital, goza de plena validez juridica, que los documentos o solicitudes generados a través de ciudadania digital, o firmados digitalmente, deben ser aceptados o procesados por todas las instituciones pUblicas y privadas que presten servicios pUblicos y que las solicitudes realizadas a través de la ciudadania digital no requieren el uso de firma digital, con excepcién de los actos de disposicién de derechos. Que, el Decreto Supremo N° 3525, 4 de abril de 2018 que norma el archivo digital, la interoperabilidad y la tramitacién digital, en cuyo articulo 14 establece que todo documento firmado digitalmente sera plenamente valido en toda actuacién administrative, y que las entidades putblicas y privadas que presten servicios piblicos delegados por el Estado, mediante resoluciénSE#APE Revnesebtenre ‘ScSicnmcethe expresa de la maxima autoridad, aprobarén un reglamento de gestiéri” documental digital. Que, la Agencia de Gobierno Electrénico y Tecnologias de la Informacién y Comunicacién - AGETIC, emilié los “Lineamientos Técnicos, Estandares y Formatos para la Gestién Documental Digital" aprobados por Resolucién Administrativa N° AGETIC/RA/0040/2018 de 01 de Junio de 2018, cuyo uso y aplicacién es obligatoria para todas las entidades publicas. Que, el Decreto Supremo N° 28565, de 22 de diciembre de 2005, establece los principios de organizacién y funcionamiento del Servicio Nacional de Patrimonio del Estado - SENAPE, como drgano de derecho plbiico, desconcentrado del Ministerio de Economia y Finanzas Publicas, con dependencia funcional del Viceministerio de Tesoro y Crédito PUblico, estructura propia, autonomia de gestién administrativa y competencia de émbito nacional. Que, la Resolucién Administrativa N° SNPE/RA/DGE-037/2020 de 24 de enero de 2020, emitida por el Director General Ejecutivo del SENAPE aprueba el Proyecto de Transformacién Digital, en el marco de la incorporacién del Gobiemo Electrénico a los procedimientos gubernamentales de Ia entidad, a la prestacién de sus servicios y a la difusion de informacién a la poblacién y que el mismo, engloba la Gestion Documental Digital; para lo cual, es necesario la aprobacién de su reglamento. Que, el arliculo 9 del Decreto Supremo N° 28565 de 22 de diciembre de 2005, establece que el Director General Ejecutivo del SENAPE, fiene entre sus principales atribuciones el formular normas reglamentarios, circulares e instructives para facilitar la aplicacién de disposiciones legales y funciones del SENAPE, asi como dictar Resoluciones Administrativas, en el marco de sus competencias. POR TANTO: EL DIRECTOR GENERAL EJECUTIVO DEL SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO - SENAPE, en ejercicio de las atribuciones conferidas por el Decreto ‘Supremo N? 28565, de 22 de diciembre de 2005.SE#APE _e ‘Seca Nanaimo ao BOLIVIA PRIMERO: Aprobar el Reglamento de Gestién Documental Digital del Servicio" hibicas Nacional de Patrimonio del Estado ~ SENAPE, que forma parte de la presente Resolucién Administrative. SEGUNDO: Aprobar la implementacién del Sistema de Gestién Documental Digital del Servicio Nacional de Patrimonio el Estado, al que se hace referencia en el Reglamento aprobado en articulo primero de Ia presente Resolucion Administrativa. TERCERO: La Direccién Administrativa Financiera, queda encargada del cumplimiento, difusién y aplicacién del presente Reglamento. Registrese, comuniquese y archive Dro Gimex Fernandes, pauconee ce Teese tig ‘enact SiS HR: MAORI ASIOE LSGE/RPVICST/Lucia Terenas CorneroREGLAMENTO DE GESTION DOCUMENTAL DEL SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO LA PAZ - BOLIVIA 2020REGLAMENTO DE GESTION DOCUMENTAL DIGITAL DEL SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO CONSIDERACIONES GENERALES ARTICULO 1. Objeto El objeto del presente reglamento es regular y definir los parametros técnicos, estandares y formatos para la gestin documental digital, conforme a Decreto Supremo N° 3525; estableciendo las condiciones técnicas referidas a la produccién, uso, destino, gestién y mecanismos de seguridad, aplicables por las entidades en los documentos, expedientes y archivo digital. ARTICULO 2. Finalidad 8 presente reglamento fiene la finalidad de implementar el sistema de gestién documenial digital y de la politica que conduzca a cero uso de papel en el SENAPE, con el fin de oforgar mayor celeridad a los actos administrativos, brindar Mayor fransparencia y fiuidez en la comunicacién, asf como el intercambio de informacién entre entidades del Estado. ARTICULO 3. Principios ) Autenticidad: Todo sistema de gestién documental digital debera garantizar Ia autenticidad de los documentos en los contenidos. b) Conservacién: La conservacién de los documentos digitales, requeriré la adopcién de medidos de indole técnica, tecnolégica, administrativa y normativa para su adecuada preservacién, garantizando su autenticidad, disponibilidad e integridad. ¢) Integridad: Los sistemas de gestién documental digital deberén garantizar a integridad de los documentos que contienen, es decir que los mismos no han sido alterados. ) Seguridad: Los sistemas de gestion documental digital deberan contar con Mmecanismos de seguridad que garanticen la preservacién, la proteccién y Confidencialidad de los documentos digitales. e) Trazabilidad: Los sistemas de gestién documental digital deben permifir la frazabilidad de los documentos digitales en téminos de temporalidad y Pertenencia a un expediente, incorporando informacién necesaria para su anéiisis, disponiblidad y acceso oportuno, cumpliendo los requisitos ‘administratives que correspondan.ARTICULO 4. Definiciones Las definiciones del presente reglamento son los siguientes: Archivo Digital: Permite clmacenar por medios electrénicos todos los documentos utilzados en los actuaciones administrativas. Estos archivos, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrénicos vienen a ser complementarios y equivalentes a los archivos convencionales. Ciudadania Digitak Es el ejercicio de derechos y deberes en el mundo digital Ciudadania Digital acerca el Estado a las y los ciudadanos en el mundo digital, para que a través del uso del Intemet puedan acceder a los servicios de las entidades pUblicas y garantizar sus derechos en el mundo digital. La ciudadania digital esirecha el vinculo entre la ciudadania y el estado promoviendo el uso responsable de la tecnologia en beneficio de la poblacién. Permite una autentificacién segura tecnolégicamente, a informacién, sistemas y servicios del Estado. Dispositive de Almacenamiento: Conjunto de componentes electrénicos habilitados para leer o grabar datos en el soporte de almacenamiento de datos de forma temporal o permanente. Documento Digital: Es toda representacién digital de actos, hechos o datos jurdicamente relevantes, con independencia del soporte utlizado para su fjacién, almacenamiento o archivo. Estampa cronolégica: Servicio que gorantiza la existencia de un documento (o Mensaje de datos en general) en un determinado tiempo. Mediante la emision de una estampa de tiempo es posible garantizar el instante de creacién, modificacién, recepcidn, etc., de un determinado mensaje de datos impidiendo su posterior alteracién. Expediente Digital: Es el conjunto ordenado de datos, informacién y documentos digitales, vinculados sobre un determinado asunto, independientemente de la naturaleza de la informacién que contenga. ima Digital: Es un mecanismo criptogréfico que permite al receptor de un Mensaje fimado digitalmente identificar a la entidad originadora de dicho mensoje (autenticacién de origen y no repudio) y confirmar que el mensaje no ha sido alterado desde que fue fimacio por el originador {integridad). Firma Electrénica: £5 el conjunto de datos electrénicos integrados, ligados 0 Asociados de manera Idgica a otros datos electrénicos, utiizado por el signatario como su medio de identificacién, que carece de aiguno de los requisitos legales para ser considerada fima digital.Interoperatividad: Capacidad de los programas de computacién, para intercambiar informaci6n y utilzar mutvamente la informacién as! intercombiada. ‘Meta datos: Conjunto de datos que describen el contenido informative de un recurso, de archivos 0 de informacién de los mismos Sistema de Gestién Documental Digital: Es aquel sistema de gestién para la ‘administracién, almacenamiento, seguimiento y control de documentos digitales dentro de una entidad. Versién: Variacién de un activo digital o sus metadates. En otras palabras, sigr una actualizecién, edicién 0 cambio con respecto a una versién anterior y sus metadatos. Versionamiento: Gestisn de cambios efectuados en un documento, programa, imagen, website y otros archives que contengan informacién. Los cambios se regisiran de forma automatica y pueden ser identificados mediante nmeros 0 combinaciones alfanuméricas. En lossistemas de gestién documental con funciones avanzadas de control de versiones, cada cambio no sefidiaré Unicamente las modificaciones efectuadas, sino quién y cudndo se realizaron, ica CAPITULO | SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DIGITAL ARTICULO 5. Introduccién Bl Servicio Nacional de Patrimonio del Estado - SENAPE, con base en lo dispuesto en el articulo 14 del Decreto Supremo N°3525 de 04 de abril de 2017, mediante el presente regiamento, dispone la adopcién de un archivo digital para la gestién de Ia documentacién digital de la entidad. La gestién integral de la documentacién que produce la entidad en medios digitales, estar respaidada Por el uso de las credenciales de autenticacién de los usuarios que acceden al sistema y que son de uso exclusivo y responsabilidad de cada usuario. As! mismo, fa fima digital en documentos donde es utilizada, se convierte en un mecanismo adicional de seguridad sobre Ia informacién que se produce en el sistema. ARTICULO 6. Ambito de Aplicacién 5 presente Reglamento es un insirumento de gestién, para el conocimiento y la aplicacién de todas las unidades organizacionales del SENAPE, asi como de cumplimiento obligatorio para los servidores publicos, consultores de linea, Personal eventual sin excepcién en sus diferentes niveles jerarquicos.ARTICULO 7. Aprobacién y Difusion EI presente Reglamento sera aprobado por el Director General Ejecutivo del SENAPE mediante Resolucién Administrativa y entraré en vigencia a partir de la fecha de su aprobacién. El Responsable de Planificacién en coordinacién con el/la/los Responsable(s) de Archivo, sern responsables de su difusién. ARTICULO 8. Revisién y Actualiza: Se realizaran actualizaciones y/o modificaciones al reglamento, como resultado de la experiencia de su aplicacién y por efecto de reformas en la normativa. Las modificaciones seran realizadas por el Area de Planificacién, la propuesta sera remitida a la Maxima Autoridad Eecutiva para su consideracién y aprobacién mediante Resolucién Administrativa. ARTICULO 9. Previsin En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la inlerpretacién del presente regiamento, estas serdin solucionadas en el marco y Previsiones establecidas en las disposiciones legales en vigencia que regulan la materia. CAPITULO II CONSIDERACIONES TECNICAS a SECCION ‘SOFTWARE DE GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES a ARTICULO 10. Software ei) Para la gestion de documentos digitales SENAPE dispone del sistema de gestién its & de documentos di tales, que permite la administracién, almacenamiento, senave se seguimiento y el control de documentos, que contempla la gestién de usuarios, GED», edicion de documentos, gestién de roles, historial de cambios, control de (Zeffl. eersiones, contol de acceso a los documentos, trazablidad de. los mismos, es 4/Dsquedas, impresion (de ser necesatio|, derivacién, aprobacién, firma digital enARTICULO 11. Base de datos 8 sistema de gestién de archivos digitales de SENAPE utiliza una base de datos PostgreSQL, la misma que se enmarca en el esiéndar SQL, pose una comunidad activa de desarrollo, es software libre y garantiza el adecuado almacenamiento de datos. ARTICULO 12. Medidas de seguridad El acceso al servidor dispuesto para el sistema de gestién de documentos digitales del SENAPE estard restringido a dos servidores pulblicos de la entidad, responsables de su administracién y actualizacién. Las credenciales de acceso seran de exclusiva responsabilidad de los mismos, como cualquier alteracién en el sistema y la documentacién que contiene. El acceso y uso adecuado del Sistema de Gestién Documental Digital y de la documentacién que se produce en el sistema, en medios digitales, estard respaldada por el uso de las credenciales de auienticacién de los usuarios que acceden al sistema y que son de uso exclusive y responsabilidad de cada usuario. Asimismo, la firma digital en documentos donde es ufilizada, se convierte en un mecanismo adicional de seguridad sobre Ia informacién que se produce en el sistema, garantizando la autenticidad e integridad de los documentos. Por lo tanto, el acceso al sistema a través del uso de las credenciales de autentificacién, sera elemento suficiente para garantizar el no repudio de las acciones y elementos creados en el sistema, por los servidores pUblicos lel SENAPE, ARTICULO 13. Respaldos Los responsables de administracién y actualizaci6én del sistema de gestién de documentos digitales del SENAPE serdn también los encargados de respaldar la informacién contenida en la base de datos como también en el sistema de archivos de forma periédica e incremental, en un servidor fisico distinto a aquel en el que opera el sistema de gestién documental del SENAPE; asi también seran responsables de cumplir el Plan de Copias que consisten en generar respaldos mensuales de esia informacién en medios de almacenamiento exteinos a ser entregados y resguardados por la Direccién AdministrativaI Las copias de seguridad deberdn realizarse de forma periédica e incremental, al menos una vez por dia y realizar una copia de seguridad total al menos una vez por mes. |i. El cédigo fuente y versionamiento del mismo, para el sistema de gestién de documentos digitales del SENAPE, estaré a cargo del Area de Sistemas, ‘que sera responsable de garantizar su resguardo y preservacién. ARTICULO 14. Interfaces de programacién de aplicaciones I Sistema de Gestién Documental Digital, podré contar con interfaces de Programacién de aplicaciones, si fuera necesario. ARTICULO 15. Mantenimiento |. El Sistema de Gestién Documental Digital del SENAPE seré actualizado por las siguientes razones: co 1. Seguridad. Parches de software, identificacién de vuinerabilidades, Y errores de programacién. 24) 2. Necesidad. Incorporacién de nuevas funcionalidades o caracteristicas. |. Los responsables de la administracién y actualizacién del Sistema de Gestién Documental Digital del SENAPE serdn los encargados de planificar Le. ¢ implementar las actualizaciones, garantizando el buen funcionamiento del sistema, la integridad de la informacién almacenada, asi como la disponibilidad més alta posible del sistema, lM. Las actualizaciones por razones de seguridad deberén incorporarse sstlin, inmediaiamente sea identificada su necesidad, Tact : = EARTICULO 16, Control de acceso de usuarios a documentos seus” Para el acceso a los documentos del sistema se tendrén restricciones basadas en “roles de usuarios" el rol de tipo administrador que pemiitira ‘aceeder a Ia configuracion del Sistema y el rol de tipo usuario general que estard resitingido a los participantes en su produccién y a quienes corresponda tomar conocimiento del mismo para su procesamiento.a EI sistema restringiré el acceso a documentos cuyo interés no sea de los usuarios. Igualmente, queda prohibido cualquier intento de acceder a documentacién que no sea de su interés a los servidores publics del SENAPE, estard sujeto a la Responsabilidad por la Funcién Publica establecida en la Ley N° 1178, ARTICULO 17. Tecnologia de almacenamiento El sistema de gestin de archivos digitales del SENAPE estar dispuesto, junto con la documentacién que contiene, en un servidor virtual ubicade en servidor fico diferente al delas copias de respaldo, de manera que garantice, al menos dos copias simulténeas en discos duros distintos. EI monitoreo del comecto funcionamiento de los dispositivos de almacenamiento que contengan el sistema de gestién de documentos igltales del SENAPE, su base de datos o los documentos creados y Gestionados en él, es responsabilidad de los encargados de la administracién y actualizacién del sistema de gestién de documentos digitales del SENAPE. La enfidad deberd aimacenar la informacién en un dispositive perdurable, el que sea més adecuado a las necesidades de conservacién a corto, medio y largo plazo, empleando cualquier medio electrénico, éptico o Informatico. ARTICULO 18. Reemplazo y Disposicién de dispositives de almacenamiento Ante Ia falla y reemplazo de los disposttives de aimacenamiento que contengan Ia base de datos 0 los documentos digitales del sistema de gestion de documentos digitales del SENAPE, los responsables de administracion y actualizacién del sistema de gestién de documentos digitales serén los encargados de reemplazar el dispositive de almacenamiento y disponer el hardware dafado, en presencia de un fepresentante de la Direccién Adminisirativa Financiera y ofto de la Direccién Juridica,I. Una vez reemplazado el dispositive de cimacenamiento y habiéndose Veriicado la conecta replicacién de Ia informacién, como el corecto funcionamiento del sistema, el dispositive de almacenamiento, sera destruido, garantizndose que la informacién contenida en el mismo no es recuperable bajo ningin medio tecnolégico conocido. La ecurrencia del hecho como el procedimiento y resultados serdn informados a la Méxima Autoridad Ejecutiva del SENAPE, por todos los participates. ARTICULO 19. Sistema de archivos Con el fin de llevar un control de la documentacién intema y exiema se ‘almacenan los documentos generadios en el sistema de archives. La estructura de las carpetas virtuales serd creada por niveles y subniveles que seran tipificades y descritos seguin las necesidades de la Entidad. ARTICULO 20. Capacitacién y Soporte EI Grea de Sistemas es responsable de capaciiar en el Sistema de Gestién Documental Digital , a todos los usuarios del sistema y a Ia vez brindar el soporte iécnico respectivo, as! como elaborar, actualzar y difunair la documentacién necesaria para la operacién y mantenimiento del mismo. En lo que se refiere a las plantilas y fiujos disefiados en el sistema, el Grea de sistemas colabora con Ia capacitacisn especifica que debe realizar a Direccién propietaria de la plantilia. CAPITULO IIL GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES SECCION CAPTURA ARTICULO 21. Produccién de documentos digitales I. Los documentos digitales gestionados por el SENAPE seran producidos en el Sistema de Gestién Documental Digital, salvo excepciones establecides en los procedimientos internos del SENAPE. I, Cada usuario contaré con un identificador y contrasefia para acceder al sistema y de esta manera autenticar su identidad y garantizar el no repudio.Il, Una vez ingresado al sistema de Gestién Documental Digital institucional el usuario podra hacer uso dé las opciones habiltadas previamente por el ‘administrador institucional de acuerdo al rol que desemperie en el mismo. ARTICULO 22, Edicién de documentos digitales Los documentos digitales gestionados por el SENAPE serdn editados en el sistema de gestién de documentos digitales, con las herramientas dispuestas respecto a estas actividades y bojo los regisiros generados en el mismo, salvo excepciones establecidas en los procedimientos intenos del SENAPE. ARTICULO 23. Gestién de versiones El sistema de gestién de documentos digitales del SENAPE debe garantizar minimamente el guardado de versiones previas a la versién final de los documentos; sin embargo, no necesariamente garantizaré el versionamiento de los mismos. ARTICULO 24. Creacién de documentos digitales ni \, Los documentos digitales del Sistema de Gestién Documental Digital del SENAPE ae ) se crearén el momento en que reciben la aprobacién correspondiente de todos / los destinatarios de! mismo, momento en el cual les sera asignada su respectiva Clasificacién, cédigo, fecha y estableciéndose su aisposicién para la(s) fimats) digital[es) correspondientes. ARTICULO 25. Metadatos de documentos igitales Los metadatos correspondientes a los documentos digitales del Sistema de Gestién Documental Digital del SENAPE deberan permitir la trazabiidad de los documentos en el archivo y expedientes digitales, identificando su fecha de creacién, fecha de modificacién, fecha de aprobacién, fecha de firmado, servidores pUblicos intervinientes en su produccién, derivacién, observacién y aprobacién. Asi también en los casos que coresponda deberé poder identificar la onulacién.ARTICULO 26. Formato de documentos digitales Considerando la estandarizacién, vigencia de los formatos, facilidad de migracién y acceso, los documentos digitales del Sistema de Gestién Documental Digital del SENAPE podrén estar almacenados en los siguientes formatos: 4) Portable Document Format ~ PDF ] Texto Plano ~ txt c} JSON ARTICULO 27. Codificacién de documentos digitales EI sistema de gestién de documentos digitales de! SENAPE asignaré de forma auiomatica y correlativa los cédigos correspondientes a los documentos digitales, considerando: @) Elnombre de Ia entided b) La Direccién responsable [si corresponde} ¢) Eltipo de documento d) Elcorelativo ARTICULO 28. Firmas electrénicas y digitales 1. Todo documento digital contenido en el Sistema de Gestién Documental Digital del SENAPE que se emita para un destinatario externo deberd estar digitalmente firmado. Los documentos de uso intemo pueden tener Gnicamente la firma electrénica o Ciudania Digital. Il. Las firmas digitales otorgadas por la entidad a los servidores pUblicos, seran de uso exclusivo para los tramites del SENAPE. ARTICULO 29. Estampas cronolégicas La fecha de validez de los documentos contenidos en el Sistema de Gestién Documental Digital del SENAPE seré aquella consignada en el documento y asignada autométicamente por el sistema al momento de su creacién. 10ARTICULO 30. Integridad de documentos digitales La integridad de los documentos digitales contenides en el sistema de documentos digitales del SENAPE esté garantizada a través de la seguridad del Sistema de Gestién Documental Digital y segin comesponda, en documentos uso de firma digital y de Ia firma electronica, segin corresponda. EI sistema gorantizaré la validacién de la firma correspondiente en cada etapa. Arficulo 31. Clasificacién de documentos digitales Los documentos digitales contenidos en el Sistema de Gestién Documental Digital del SENAPE serdn clasificados conforme a las siguientes categorias: a) Secreta. Cuando la divulgacién de su contenido pone en riesgo la seguridad nacional, Ia vida de las personas o puede afectar de forma imeparable su vida. b) —_Confidencial. Cuando Ia divuigacién de la misma pone en riesgo la seguridad de alguna entidad publica, sin representar un riesgo para la seguridad nacional o puede afectar a vida de las personas. Informacién estratégica para la entided con nivel de confidencialidad alto, de acceso restringido a personal no autorizado. c)__ Reservada 0 uso interno. Cuando su divulgacién puede representar un tiesgo para la imagen © cetividades de la entidad o cualquier persona. £5 de uso intemo, informacién necesaria para el manejo interno de la institucién pero que no debe ser accedida por personal ajeno. d) — Piiblica. Cuando su divulgacién sea de interés publico 0 no implique riesgo alguno para cualquier entidad publica © privada o persona. Todo documento deberd estar clasificado en concordancia con esta categorizacién, de no existir dicha clasificacién se presupondré la calidad de sensible, Ia clasificacién de Ia informacién sera reaizada de manera intema, en el marco de la normativa legal vigente. En el caso de documentos recurentes serd reaiizada de manera previa por el Director de cada drea, en documentos no recurentes seré responsablidad del servidor piblico Jefe de la unidad Organizacional produciora del documento. En el caso de documentos recibidos, de cardcter no recurrente Ia clasificacién seré responsabilidad de Asesoria General, cnARTICULO 32. Ingreso El ingreso de documentos hace referencia a los procedimientos minimos que deben seguirse al momento de incorporar documentos digitales o fisicos (digitalizacién) al sistema de Gestin Documental Digital del SENAPE. ARTICULO 33. Ingreso de documentos Todo documento fisico o digital que ingrese al SENAPE por ventanilla, comeo electrénico 0 cualquier otro medio serd incorporado al sistema de gestién de documentos cigitales del SENAPE, registrado y procederé su tramite correspondiente. En caso de ser un documento fisico, el mismo una vez digitalizado sera archivado en el archivo fisico de la entidad, para su preservacién. En el caso de documentos digitales deberd llenarse Ia plantilla o formulario correspondiente que incluya la informacién basica del documento y el enlace de su ubicacién. ARTICULO 34. Digitalizacién de documentos Todo documento fisico que ingrese al SENAPE sera debidamente digitalizado e incorporado al sistema de gestién de documentos digitales de Ia enfidad. £1 proceso de digitalizacién del documento se realizaré a través del escaneado en documento de igual tamafio, resolucién no inferior a 96 ppp. garantizGndose su legibilidad. £1 formato para la incorporacién al sistema de gestién de documentos digitales del SENAPE seré Portable Document Format (PDF). Para el ingreso de documentos fisicos digitalizados al sistema deberd llenarse Ia plantilla © formulario comespondiente que incluya la informacién basica del documento y el enlace de su ubicacién. ARTICULO 35. Validacién de documentos digitalizados El servidor pUblico responsable de Ia cigitalizacién de documentos deberé firmar digitalmente todo documento digitalizado, acreditando y responsabilizéndose Por la corespondencia entre el original y el documento digitalizado. 2ARTICULO 36. Clasificacién de documentos ingresados En Ia plantila 0 formulario de registro de documentos digitalizados, el servidor pUblico responsable de Ia digitalizacién deberé consignar la clasificacién del documento conforme a la clasificacién descrita en el acdpite “Clasificacién de documentos digitales” del presente regiamento. ARTICULO 37. Anulacién La anulacién de documentos en el sistema de gestién de documentos digitales del SENAPE, procederd solo si el documento en cuestién no hubiera causado efecto administrative. Para la anulacién de cualquier documento en el sistema de gestion de documentos digitales del SENAPE, deberd seguise el siguiente procedimiento: 1. Elautor del documento, el responsable o el interesado en Ia anulacién deberd elaborar un informe técnico al servider publico responsable de aprobacién de anulacién de documentos del SENAPE, especificando los antecedentes, la justificacion y haciendo conocer que el documento no ha causado efecto administrativo y asumiendo toda la responsabilidad por posibles consecuencias futuras. 2. Elservidor publico responsable de aprobacién de anulaciones, definido en el inciso k) del pardgrafo | del articulo 60 del presente documento, derivaré el informe aprobado al servidor piblico responsable de archive, quien procederé a anular el documento, informando al tesponsable de aprobacién de anulaciones sobre la anulacién de! mismo, Para la anulacién de un documento firmado digitalmente en el sistema deberd llenarse Ia plantilla 0 formulario correspondiente que incluya el informe de anulacién aprobado y el documento a anular, mismo que sera validado y firmado digitalmente por el responsable de archivo. — almacenamiento de los documentos digitales del SENAPE deberd permitir ordenar los documentos cronolégicamente 0 por expediente y en concordencia con o establecido en el presente Reglamento. 2BARTICULO 39. Expediente digital Todo archivo digital en el sistema de gestién de documentos digitales del SENAPE comesponderaé necesariamente a un expediente digital, mismo que estara debidamente codificado, seré siempre idenfificable y pasible de bUsqueda. ARTICULO 40. Codificacién Cade expediente estaré identificado por un cécigo alfanumérico, el mismo que estara consignado en cada documento que forme parte del expediente digital. ARTICULO 41. Clasificacion La closificacién de un expediente se realizaré de acuerdo al grado de sensibiidad y criticidad, en el marco de los niveles de clasificacién establecidos en el pardgrafo | del articulo 31 del presente Regiamento y estaré dada por el documento contenido en el expediente con mayor grado de clasificacién, conforme la clasificacién establecida para los documentos digitales en el presente reglamento. ARTICULO 42. Previsién de conversién de formato de documentos digitales 1. Para la conversién de formato de los documentos digitales, por razones de actualizacién de sistema, necesidad tecnolégica u otro, el Responsable de Planificacién del SENAPE deberd elaborar un plan de conversién en coordinacién con todos los responsables mencionados en el presente teglamento, garantizando la conservacién de los documentos originales, de los metadatos y el cédigo de Ia versién previa del sistema. El plan de Conversion seré aprobado por la Maxima Autoridad Ejecutiva. En caso de conversién de formato de los documentos digitales a soporte papel, por razones de publicacién, transferencia, envio o compatibiidad el Responsable de Archivo emitira una copia validade y firrnada digitalmente en el nuevo formato. ARTICULO 43. Firmas digitales para el proceso de conversién de formatos Para el proceso de conversién de formato de documentos digitaimente firmados, deberé conservarse 0 resquardorse una copia de los documentos originales y los nuevos deberdn ser validados por el Responsable de archivo, quien deberd fimar 4digitalmente todos los nuevos archivos, responsabilizGndose por la exactitud del contenido de los mismos con respecto al contenido de los anteriores. ARTICULO 44. Estampas cronolégicas para la conversion de formatos En caso de conversién de formato de documentos digitales con estampa cronolégica, los datos de la misma deberdn consignarse en el nuevo documento y deberén ser validados y firmados digitalmente por el Responsable de Archivo. ARTICULO 45. Previsién de migracién de documentos digitales |. Para la migracién de documentos digitales, por razones de necesidad tecnolégica, cambio de software u otro, el Responsable de Planificaci6n del SENAPE deberé elaborar un plan de migracién en coordinacién con todos los responsables mencionados en el presente regiamento, que garantice la preservacién de los documentos, metadatos y sistemas originales, para su consuita en caso de ser necesaria la verificacién. El Plan de migracién deberd ser aprobado por la Maxima Autoridad Ejecutiva. Il. Sila migracién requiriera la conversion del formato de los archivos digitales, { deberén tomarse en cuenta las previsiones establecidas en el acdpite correspondiente a “Previsién de conversién de archivos digitales”. ARTICULO 46. Firmas digitales para procesos de migracién Ze Si el proceso de migracién afectara en forma alguna Ia fima digital consignada en los documentos, deberan aplicarse las mismas medidas establecidas para el proceso de conversién de documentos con firma digital. ARTICULO 47. Estampas cronolégicas para procesos de Si el proceso de migracién afectara en forma alguna las estampas cronolégicas consignadas en los documentos, deberén aplicarse las mismas medidas estoblecidas para el proceso de conversin de documentos con estampa cronolégica, establecido en el articulo 38, 15