https://www.slideshare.

net/MgkkKluangJohor/pengurusan-fail
Persamaan
Panduan pengurusan sistem fail terdapat fail pengurusan am , fail bidang , fail perkhidmatan
bimbingan dan kaunseling , fail dokumentasi dan fail aktiviti kokurikulum
Kepentingan Pengurusan Fail
Penggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan
dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan.
Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod
yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara

Perkara dan Nombor fail

Isi surat menentukan perkara/tajuk
Jelas, ringkas dan padat
Tidak guna singkatan
Elak guna perkataan/ejaan sama yang mempunyai makna berlainan
Berdasarkan fungsi jabatan/unit
Nombor fail ikut sistem fail sedia ada
Didaftarkan di bawah perkara

Perbezaan
Prinsip-prinsip Sistem Fail
Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang;
Mudah disedia dan mudah disimpan;
Murah dan mudah diperolehi;
Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan;
Rekod mudah dicari bila diperlukan;
Cross reference –maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan.

Fail Terperingkat
Rahsia Besar: Boleh menyebabkan kerosakan besar kepada negara
Rahsia: Boleh membahayakan keselamatan negara
Sulit: Boleh memudaratkan kepentingan atau martabat negara
Terhad: Boleh menghalang kelicinan proses pentadbiran

Pengenalan Fail
Rahsia Besar - Kuning dan Berpalang Merah serta tercatat ‘RAHSIA BESAR’
Rahsia - Merah Jambu Berpalang Merah dan tercatat ‘RAHSIA’
Sulit - Hijau tercatat perkataan ‘SULIT’
Terhad - Putih tercatat perkataan ‘TERHAD’
Terbuka - Putih

MAKSUD CIRI -CIRI KESELAMATAN

TERBUKA- Tiada had
TERHAD - Pegawai yang menjalankan tugas
SULIT – Individu
RAHSIA - Maruah Negara
RAHSIA BESAR - Keselamatan Negara