Scribd Logo
Upload

Welcome to Scribd!

  • Ebook IPQI Business Process Management

    Uploaded by

    Meillin Thinaresnawatisiagian
    70 views30 pages

    Original Title

    eBook IPQI Business Process Management

    Copyright

    © © All Rights Reserved

    Available Formats

    PDF or read online from Scribd

    Did you find this document useful?

    Is this content inappropriate?

    Report this Document

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Download as PDF or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    70 views30 pages

    Ebook IPQI Business Process Management

    Uploaded by

    Meillin Thinaresnawatisiagian

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Download as PDF or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    of 30
    3 PROXSIS-PQ TPQ maa Member of #PROXSIS Business Process Management Ce “A IPQI PRODUCTIVITY & QUALITY TRAINING CENTER ‘Member of PROXSIS Kita sama-sama melihat banyak sekali terjadi perubahan dalam 20 bahkan 10 tahun terakhir dalam kita melaku- kan pekerjaan, terutama dengan hadirnya teknologi dalam kegiatan pekerjaan kita. Namun setelah kita lihat lebih dalam, teknologi sebenarnya tidaklah memilki ke- mampuan untuk berinisiatif, mengidentifikasi urutan proses yang benar dan sebaiknya. Teknologi (sampai saat ini) sifatnya masih berupa alat bantu yang "garbage in, garbage out". Jadi ada suatu hal penting yang masih relevan dari zaman dulu hingga kini (dan saya yakin di masa menda- tang juga) sehingga output/hasil pekerjaan dapat dijaga stabil, baik kualitas maupun kuantitasnya, terlepas dari teknologi yang digunakan, yaitu proses bisnis (business process) yang terkelola dengan baik. Contoh kasus adalah apa yang bisa kita lihat di dunia transportasi negara super maju seperti Jepang, Korea dan Singapura. Di negara-negara tersebut, keterlam- batan bus umum sampai di suatu halte adalah dalam hi- tungan detik. Pada contoh kasus ini teknologi tidak ber- peran secara dominan, mengingat bus-bus tersebut masih dioperasikan oleh manusia (driver). Kira-kira men- gapa mereka bisa begitu? Banyak contoh kasus lain di mana proses bisnis berperan sangat besar di dunia bisnis, seperti di industri logistik, jaringan mini market, manufaktur, energi, transportasi dan lain-lain. Perusahaan-perusahaan yang gagal dalam mengoptimasikan proses bisnisnya akan kalah bersaing dan akhirnya mati. Hal-hal tersebut di atas yang mendasari penerbitan e-book mengenai Business Process Management, yang sebenarnya kalau kita telusuri lebih dalam, ilmunya cukup sederhana. Semoga e-book ini dapat mencerahkan para Pembaca yang Budiman dan dapat benar-benar dapat diterapkan bagi peningkatan produktifitas kerja. Selamat membaca! Proxsis Royal of Society Redaksi : Versha Nur Yunita | Editorial : Roni Sutrisno | Wakil Editor : Melani Koernia | Design : Indah Sari Ratu BPM (Business Process Management) @ = Proxsis-Pa TPQI Trans cemer ber of HPROKSIS Cee gee eee eet men ees cae Re I) terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu eee is eeepc en eee it) masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi Pane ROC Cet et kere MUSK) PMN Rue eee euecoun gest c ts gece CMe Mtns Cun Coe cece cumC Ics CEI UU Ree) mengenai_ proses bisnis. Cee ee ere eR Ce em suatu proses bisnis adalah: + Definitif: Ste eee enon nae Per nce cos arUtiey Stee ene concn cts Peete ecu en Ten cue ae eeie Sree ot rere Pee en een ecos Se Tl Transformasi yang terjadi dalam ce ac ere en sac ricy crc un ST esate Tasca a MCR amen oR cls Pee eat ta eccen aac ey Suatu the umumnya, rie Tee (sc a ton Ree eee Se ec ae coe SOE UMC Macatee) SC ne ee er) Pee eae sr couc ii atis gan dari proses, juga dianggap prec CCC icdG Pee cae oe ctu Pee Re CURR coc Mec Er on IPQI Perkembangan pasar yang bergerak menjadi sangat kompetitif dan persaingan bisnis yang semakin kompleks dan ketat ‘telah menghadirkan tantangan baru bagi perusahaan. Kecepatan menjadi masalah yang patut diperhatikan yaitu bagaimana cara perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan dan mengevaluasi informasi dengan segera, dan untuk kemudian menggunakan informasi tersebut untuk merespon setiap kejadian dan masalah secara cepat dan tepat pula. Karena itu kecepatan menjadi faktor penting dalam menumbuhkan nilai kompetitif suatu peru- sahaan atau organisasi. Masalah yang sering kali terjadi adalah perusahaan gagal atau terlambat dalam merespon tantangan bisnis yang muncul secara tidak terduga. Sebagai contoh: banyak perusa- haan sangat lambat dalam mendeteksi adanya peluang-peluang bisnis baru serta dalam mendeteksi pergerakan yang dilakukan oleh kompetitor; lebih jauh lagi adalah perusahaan kadang cenderung mempunyai sifat reaktif dan tidak dapat mendeteksi masalah secara dini, dimana ini merupakan hal yang sangat kon- traproduktif bagi perusahaan dalam menghadapi perkembangan bisnis di masa seperti sekarang ini dan real-time, dalam arti apa yang mereka lihat saat itu di laporan adalah benar-benar menggam- barkan kondisi perusahaan sebenarnya saat itu juga, bukan 1 minggu yang lalu, 1 hari yang lalu, atau bahkan 1 jam yang lalu. 3PROXSIS-PQ Untuk itu peranan teknologi di sini menjadi sangat vital. Perusahaan dapat mengandal- kan teknologi yang tepat untuk membantu mereka dalam meningkatkan _efisiensi, mempertajam daya respons, dan pada akhirnya adalah mampu menghasilkan nilai kompetitif bagi perusahaan. Pada beberapa tahun terakhir telah banyak perusahaan yang memanfaatkan solusi dengan teknologi informasi (TI) untuk mengoptimasi proses bisnis yang dimilikinya, tapi kadang solusi yang mereka kembangkan masih setengah- setengah. Mereka membangun solusi TI tersebut dalam beberapa sistem yang terpisah, bukan dalam satu kesatuan. Sistem yang dibangun biasanya terbagi ber- dasarkan unit kerja, atau berdasarkan proses bisnis yang ada. Hal ini tentunya dapat menimbulkan beberapa_ masalah ketika suatu saat terdapat proses bisnis yang membutuhkan adanya _kolaborasi ataupun pertukaran informasi antar unit kerja atau antar proses bisnis untuk menye- lesaikan rangkaian prosesnya tersebut, yang tentunya hal ini tidak akan dapat ditangani dengan solusi TI model seperti ini. Solusi TI seperti ini sebenarnya sudah tidak relevan lagi untuk digunakan pada dunia bisnis yang sangat dinamis seperti saat ini. Teknologi Manajemen Proses Bisnis atau Business Process Management (BPM) adalah jawaban yang benar-benar ditunggu dan dibutuhkan kalangan bisnis untuk membantu bisnis mereka dalam menghadapi tantangan dan kompetisi seperti sekarang ini. [PQI tranmeceer Member of PROXSIS Bagaimana Solusi Business Process Management? A noensey @ == Proxsis-Pa IPQ fame STU Kt aT =i ea OLRM Fo] aloe (=I Memiliki 4 Komponen Utama, antara Ta er Penman ine em Mae etme g Beet cece en ieee Reece Tema oS nee cacy esses CS ume IC De oe reson Pec ee ea cu ooo Pet UN ORT eae amt eer CU MCU tune Cn} Pree ERC M Ucn cum cpu eo te et Cee une ie West cy Pees neck ema ue er ag Peer or are ener laurent g Meco Ae ea ini bisa diartikan sebagai penggunaan Application rR ne Ucueecm GNM CRMesoscliCn eisai Mae Mee Whee: Nee ate Merete ou ec rct tera cs Pen CM ae eco et Cee eu nec eteh eceod agi acre) era R Cue oR UM Peetu Ces cue PTR IM aCe eRe ste eet Neu Me eC ose Tone emerge Mele ieee aes Rea enigeceR eure A cater esa Wane at Pee ie Rete CCRC n CP ere Peer ane tac Tee aurea wasi bentuk kegiatan bisnis yang sedang berjalan, Pee STN ica icant acts sehingga dapat dengan cepat mengambil langkah Nee tc eer ane gee ao ener OM p merc at ae heey bisnis yang lebih efisien lagi. mn . IPQ Business Process Management dalam Penerapan Quality Management System Penulis : Edward Librianus, ST, AS9100, BPM, ISO 9001, ISO/TS Perubahan struktur pada ISO 9001:2015 tidak = merubahan pendekatan proses yang harus digunakan dalam _ penerapan quality management _— system tersebut. Bahkan pada Klausul 4.4.1 ISO 9001:2015, mensyarat- kan agar perusahaan menyusun Pproses-proses yang dibutuhkan pada bisnisnya, | menerapkan, memelihara dan secara_berkesi- nambungan meningkatkannya, serta membuat jalinan interaksi proses-proses tersebut yang mem- bentuk pemetaan proses _bisnis (Business Process Mapping). Sejalan dengan persyaratan tersebut, suatu proses bisnis yang baik+ harus dapat menggambar- kan interaksi antar tiap proses yang ada pada perusahaan. Interkasi yang dibuat memberikan gambaran alur proses bisnis yang bermula dari proses penerimaan input yang berasal dari proses sebelumnya (Supplier) untuk kemudian diolah menggunakan sumber daya pada proses tersebut agar dapat men- transformasikan @ Proxsis-pa input tersebut menjadi output yang akan diberikan kepada customer. Rangkaian aktifitas ini sering disebut SIPOC (Supplier — Input — Process — Output — Customer). Klausul tersebut juga mensyarat- kan proses-proses yang telah terjalin harus dilengkapi dengan kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk mengolah input yang diberikan menjadi suatu output yang diharapkan. Untuk mengukur —_keberhasilan _tiap proses dalam menghasilkan output yang diharapkan, maka perlu ditetapkan parameter objective yang menjadi acuan keberhasilan tiap proses tersebut. Pada setiap proses harus juga ditetapkan process owner sebagai person incharge yang memastikan proses yang berada di bawah pengendaliannya selalu berjalan efektif dan mencapai performa proses yang diinginkan. Hal ini lebih jelas digambarkan pada Turtle diagram. “~ PRODUCT ITY & QUALITY {PQI Teamwne center .*§ PROXSIS-PQ “~ ‘PRODUCTIVITY 6 QUALITY IPQ Ta TER BPR dan BPI Dalam Proses Bisnis @ ::Proxsis-Pa Pen essed Suen Cele ae cites N sore ORCS oR cane ciatct eee nee oe ecm a ec Perbaikan proses bisnis atau Business process enna) Cee cua cs eT ea aud TIER ul) een nee eRe Ta Cree ep ease MO enecu mI eT CT en tec ccd ep Recut ie ieee Oe eset Sen Ch icucctncn Pe CUR Came cu nd Pecan Stan cure Penundaan(Delay) Paseo ue 3. Dapat Memaksimalkan Pemanfaatan Perea rec 5. Mendapatkan Kepuasan (Customer Frendly) Cases Ome serta PA een Um Cees oO vennnys (PQU eannecenren Member of PROS Cen Cee REL BE escoil Sue cme Sesto} ee ee Scoala eR clea pemikiran kembali atau ulang secara fundamental Se ec Cu Mec Meco Peel Me CEs Me cet e oh cI) peeee Penn uic-an BPR menggunakan pendekatan untuk perancan- gan kembali atau ulang cara kerja dalam mendu- meme eS U SC en PcieueCu Men Meme Cuecim seucl ical eVects nr nar ue mre meee egis, serta kebutuhan pelanggan. CMe are ee nae Mone eT) Cee a eee ak eect Eee SOM aia USC oun atau Business Process Change Management. tree Cum I Ie Cone ine tC eee aecce cutest mcg aa Pee ger te eRe Meese] Pete estC Ma cs e) Creuere uke M ceey Mua ce ta Ue Cte Rese Cmte ner) Teknologi Informasi dianggap penting sebagai encom engi cmt ne Business Process Re-engineering “Business Process Reengineering is the fundamental rethinking and _ radical redesign of business processes to achieve dramatic improvements in critical contem- porary measures of performance, such as cost, quality, service, and speed.” artinya pemikiran ulang fundamental dan disain ulang radikal suatu proses bisnis untuk mencapai perbaikan dramatis dalam langkah-langkah ~—_kontemporer kritis kinerja, seperti biaya, kualitas, pelayanan, dan kecepatan. ” “Business Process Reengineering adalah pemikiran ulang fundamental dan peran- cangan radikal terhadap proses-proses bisnis untuk mencapai perbaikan secara dramatis dalam ukuran kritis terhadap kinerja seperti biaya, kualitas, jasa dan kecepatan.” BPR memperoleh fondasinya dari berbagai disiplin ilmu, dan ada 4 bagian penting yang diidentifikasi untuk diubah dalam BPR — yaitu; * Organisasi. * Teknologi. * Strategi. * Manusia. (organization, technology, strategy, and people) — dimana pada sebuah proses digunakan sebagai kerangka kerja (framework) untuk memperhitungkan dimensi-dimensi itu. wu seu, “~ PROXSIS-PQ IPQI tanec PROS Les eee Ce] Rekayasa Ulang atau Business Process Reengineering iyalah ; 1. Basis data yang dibagi-bagikan (shared databases), membuat informasi tersedia pada banyak tempat. PPS) C11) (dC) memungkinkan para generalis untuk melaksanakan tugas spesialis. PTD Rn cr (telecommunication networks), memungkinkan organisasi dapat disen- Hic] Cs LS (ono for) Te Leena) CP ta all c=) ora ecoialT-11e)1 1a ole) Lo san (decision-support tools), memung- kinkan pengambilan keputusan menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari. 5. Videodisk interaktif (interactive vid- eodisk), untuk mendapatkan oils langsung dengan pembeli potensial. 6. Identifikasi otomatis dan pelacakang (automatic identification and tracking), CSU ae cam SoUT COMO COL aun] oe] kan dimana mereka berada bukan menunggu untuk ditemukan. Perhitungan kinerja tinggi (high perfor- mance computing), memungkinkan peren- canaan on-the-fly (diciptakan pada saat dibutuhkan) dan perbaikan. [etter] ete Coir) g fey-Tef- Ws) <-] I V-1 afer) Le LlT (olefin) L01 era tig} * Mulailah dengan proses kecil yang dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang juga Sieh * dapat Mengatur jadwal yang jelas * Jangan menyebarkan sumber daya yang tipis dan fokus pada hasil jangka pendek. *Manajemen dan pemangku kepentingan Pear MAA Cg es Re|] OY) mL CT lao Clg or- 1-1-1] -\1-] www.gurupendidikan.com WRa\ Vik Dalam dunia yang sempurna, semua proses bisnis akan otomatis dan semua tugas pekerjaan akan dilakukan dengan hanya me-klik satu tombol. Namun, kita jelas tidak hidup di dunia yang sempurna. Sederhananya, proses berulang secara otomatis_tapi tidak setiap proses berulang, sehingga otomatisasi bukan solusi Praktis dalam semua kasus. Hal ini menjadi masalah utama bagi peru- sahaan karena produktivitas bisnis hampir seluruhnya bergantung pada kinerja yang cepat dan akurat dari proses bisnis. Untuk memulai, perlu dipahami bahwa proses bisnis tidak hanya untuk dimanfaatkan oleh adminis- trator TI. Bahkan, proses bisnis yang digunakan oleh __ setiap individu dalam bisnis dimulai dari CEO meberikan instruksi ke mana- jemen menengah, _ selanjutnya instruksi tersebut diberikan untuk Pekerjaan setiap individu. Sebuah proses bisnis dapat didefinisikan sebagai serangkaian setiap tugas yang diperlukan untuk menyelesai- kan persyaratan yang sama dalam bidang bisnis. Diantaranya termasuk penyediaan sumber daya, menyelesaikan per- mintaan layanan, memulai kontrak. penjualan, audit compliance, (ey maa atau melakukan rantai kegiatan yang sering digunakan dalam kegiatan perusahaan yang normal, pekerjaan individu yang membu- tuhkan penggunaan __teknologi komputasi secara otomatis selesai lebih cepat dan dengan akurasi yang lebih tepat dibandingkan secara manual, memastikan hasil yang konsisten dan meningkatkan produktivitas pengguna. Tentu, ini berarti bahwa semakin banyak tugas yang menggunakan teknologi komputasi otomatis lebih efisien dalam kegiatan bisnis. Alur kerja secara keseluruhan, terdiri dari beberapa tugas, secara otomatis dapat melakukan peker- jaan yang kompleks dari titik eksekusi. Sayangnya, tidak semua alur kerja atau tugas individu dalam bekerja dapat otomatis. Proses permintaan untuk PC desktop baru secara otomatis dapat menentukan dan penyediaan model, sistem operasi, konfigurasi hardware, dan aplikasi dasar untuk perangkat baru yang didasarkan pada peran pengguna, nmamun unsur_ seperti —_lainnya sebagai persetujuan untuk instalasi software mungkin tambahan mem- butuhkan input pengguna dari pihak ketiga. pRoxsis-Pa @ FOL Angin? i < Produk’: kan dat: Produk/servis masa kini Vs 4 $e Bp oouniservis masa yang akan datang -_ - bots a ano ie tae ue ink) Pree u nee un ee 13) on a Hd teeta sal uh ange Manageme iPQla Business Process Re-engineering Sepuluh cara dalam Rekayasa Ulang Rekayasa ulang bisnis proses, atau Business Process Re-engineeringmerupa- kan strategi yang umum diperkenalkan sebagai bagian manajemen bisnis untuk menganalisis, mendisain alur kerja serta proses bisnis di dalam organisasi. Sasaran utamanya adalah membantu organisasi untuk ‘berpikir ulang’ secara mendasar mengenai bagaimana cara mereka bekerja, bagaimana meningkat- kan pelayanan kepada _pelanggan, bagaimana memotong dan mengurangi biaya operasional dan bisa menjadi peru- sahaan berkelas dunia. + Eliminasi Birokrasi + Value-added assessment + Simplification + Eliminasi Duplikasi + Reduksi Cycle-Time “vn ral hour yet ‘TRAINING CENTER + Upgrade Process + Standardisasi + Penyederhanaan bahasa + Error — Proofing + Kemitraan pemasok Ke 10 cara diatas, merupakan cara yang umum dilakukan untuk melaku- kan rekayasa ulang bisnis proses anda. Memang, masih ada cara-cara lain tetapi sebagian besar bisa masuk ke dalam ketegorisasi tersebut di atas. Berkembangnya ilmu manaje- men tentu akan membawa manfaat baru dalam perkembangan BPR ke depannya. Sumber: ilmusdm.wordpress.com :PROXsIs- PAD Rekayasa Ulang Proses Bisnis Eliminasi Birokrasi = @ =#PRoxsis-Pa eRe CUM cre Pee esi ecco kan birokrasi tak perlu. Apa itu birokrasi, dan mengapa perlu dieliminasi? CSR a Ct CC ct ree eae MMO aon eater ent ae eM ICM gM sec Pee ce tC Rte cs Beem eM ete ee Meee See etc uct nie RCCL On Ogee icy tanggung jawab kerjanya dideskripsikan Pele te CMe Ue on Oe CM ae eee acces ec Met ema UCL) fies CC ca) terdapat banyak formulir yang harus dileng- Decca ee ona mei dilakukan sesuai dengan hirarki kekuasaan. PCR ae ame atc eM eee come CUMS ec Pee NS CoN Mca omc Pe MMe en keene et Ruud Pence ue mR ue een Pee CCM Ly PMC ae eom ie Mune ctl kualitas output daripada menambah kualitas Pe eee uns eo SMC SRC MRC pada organisasi DARPA seperti tercantum di meen CUM Meco erm seme AMY es eae UC A CR Res ci Tere ae t as o Pere RR CMC mec maka aliran informasi, ide program, kreatifi- fee Renta e ee Cae oo Sane MCC ameeCT birokrasi dalam bisnis proses adalah : Sear cine Rea nes + Mengurangi biaya * Menurunkan waktu siklus (cycle time) Sea cece cs Nc M cian) dilibatkan dalam keputusan lebih tinggi Seat nein ere un cane Pen Reena dcueie ta cee mR ae Oo Come eM CRUE Seep ta Tee pete nee Cy Perce Melee te este Mute TER em oe Pea eeu Rc eee CeTcon Tek oy Rekayasa Ulang Proses Bisnis ere eM tenis ER el LTTE cer Cela ale (Coe aktifitas yang ada dalam proses bisnis. Senn Caer cama ean r EE sua OE SLE ec ea Cet ON CML CML) tidak. Beberapa pertanyaan yang perlu diajukan terhadap altifitas tersebut ETE Eanes 1. Apakah setiap aktivitas dalam proses DCU UCC ECU Unc Drie PP Cm Ure UEC UMUC Ce anda untuk melakukan aktivitas Boe ed Sew AWE SUN eCe CUCM cI CELM IT EEE IBCMUC CRMC EER anc en cit benar-benar memberikan nilai tambah atau value-added. PONE CC EEE eeu) LU MC Pen En SME Cece Tmt cam sudut pandang pelanggan eksternal. Ini Cele COULD business value-added. Sedangkan lainnya, bisa disebutkan sebagai tidak member nilai tambah atau no-value added. Tujuannya dari rekayasa ulang dengan NNT ele eu lal alel-l tee Tone NI IAN