Caso de Estudio de PMI ~ Pil Project Management institute Chile — Construccién de los estadios para el mundial femenino Sub-20 de FIFA Respaldados con los estandares de direccién de proyectos del PMI, el gobierno de Chile construyé cuatro estadios de fiitbol segdn normas FIFA en nueve meses! Antecedentes Cuando la democracia retorné a Chile en 1990, ef crecimiento sostenido y el desarrollo del pais demandaron poner a punto una infraestructura piiblica que estaba decayendo, El Ministerio de Obras Pablicas de Chile, 0 MOP., respondié realizando cambios intetnos sustanciales, que incluian la adop. estaba a favor de in de un nucvo modelo que siones privadas y de trabajar mis de cerca de los gobiernos municipales, permitiendo asi actwalizar_ los principales aeropuertos, puertos, rutas, sistemas de agua, y cdificios piblicos de Chile Bajo el patrocinio de la Presidenta Michelle Bachelet, y respaldada por la meta del gobierno de attaer los principales eventos deportivos al pais, y asi mejorar la infracstructura del pais en el proceso, Chile gané el derecho a ser la sede de la Mundial de Féitbol Femenino Sub-20 de la FIFA la Asociacién de la Federacién Internacional de Futbol) en el 2008. Considerado un proyecto “nacional” patrocinado por la Presidencia de la Republica, esta iniciativa tuvo alta prioridad para 1a presidencia, y sus resultados muy esperados por los residentes chilenos. Desafios En un proceso de licitacién abierto de la FIFA, fueron cuatro las ciudades seleccionadas como posibles sedes en Chile: Temuco, La Florida, Coquimbo y Chillin, Solo habia un problema, Casos de Estadio de PMI [wow PMLonglaam 1 ninguna de estas ciudades tenia escadios de Firbol que cumplieran con las estrictas normas de la FIFA. Y ademés, tenfan menos de un afio para construir los estadios. Esto les presenté un desafio sin precedentes: construir cuatro estadios, desde cero, en solo nueve meses. Otro desafio fue que se mantuvo 1a cantidad de gence disponible para planificar y_ejecutar los proyectos, si bien el retorno a la democracia habla Hlevado a un crecimiento sustancial en los fondos de inversién y a un portafolio de proyectos diez veces mayor de lo que era antes. Por lo tanto, el M.O.P. ahora tenfa mas proyectos complejos con fechas de encrega agresivas pero pocos directores de proyectos con experiencia y certficados para lograr estos proyectos de alto perfil. Por eso, fue de primordial importancia el fortalecer el capitalCaso de Estudio de PMI hhumano chileno para mejorar la eficiencia de sus proyectos. Soluciones EI MOP. se dio cuenta répidamente de que no podrian construir los cuatto estadios en cuatro meses usando los mécodos informales descencralizados de planificacién, diteccién, y ejecucién de proyectos, que habian usado en el pasado. Los costos, tiempos y requisitos asociados eran demasiado complejos para utilizar principios y préeticas anticuadas de diteccién de proyectos. Adoprando los estindares del Project Management Institute (PMI), el M.O.P. pudo implementar la estructura y los proyectos necesatios EL inicio Personal del M.O.P. viajé a varios pafses incluyendo a México y Espafia para buscar ideas y formas de pensar que maximizaran el valor de sus proyectos y el desempetio de sus equipos. En estos Viajes, conocieron a lideres del PMI y aprendieron que la oficina de direccién de proyectos que el M.OLP. ya tenia funcionando, debia elevarse a un rol més estratégico dentro. de Ia organizacién, priorizada por encima de los servicios operativos y alineada de cetea con las metas estratégicas del Ministerio. En el ato 2006, el Sr. Victor Orellana, PMP, quién era el sectetatio ejecutivo del comité de direccién de proyectos del M.O.P.,asistié a un congreso global del PMI en Santiago de Chile Durante este evento de tres dias, al aprender sobre los estindares del PMI, el Ministerio encontré exactamente lo que necesitaba implementar. Luego de ello, fue asistido por el Capitulo Santiago del PMI para desarrollar lo que lamaron el modelo de Gestidn Integrada de Proyectos (GIP), Fl modelo estaba compuesto por lo siguiente: © Un programa de capacitacién a sus ditectores de proyectos: © EL desarrollo de procesos de direccién de proyectos estandarizados basados cn La Guia cde los Fundamentos de la Direeciém de Proyectos (Guia PMBOK); Casos de Estudio de PME | www PMLorg/lsam 2 © Una nueva estructura organizacional basada «en equipos de proyecto lexibles, y; © La implementacién de una nueva plataforma de informacién para lograr una coordinacién centralizada y virtual Los estandares de PMI para el plan Basado en los estindares del PMI, el MOP. ereé ‘un equipo compacto con un punto centzal de comando y tn tinico director de proyectos. Cada ciudad que era sede, estaba representada por un equipo satélite de tes personas, que supervisaban Ja ingenierla y construccién de cada estadio. Los proyectos también se apoyaton con personal de la oficina de proyectos: en total habla 250 trabajadores en cada estadio, lo que daba un total de 1.000 wabajadores en todo el proyecto. Este proyecto fue el primero donde el M.O.P. utiliad pricticas formales de dizeccién de proyectos definidas en la Guia PMBOK™. Los estindares del PMI fueron una guia de hacia dénde ir, dénde enfocarse, y qué modelo seguir. También les permitié comparar su madi quel momento con el mercado para determinar cémo mejorar. Tradicionalmente, el Ministerio cjecutaba su trabajo sobre la base de la ‘administracién de contratos", haciéndose cargo de cada pare del proyecto en fases separadas. rex y sofsticacién en Mediante la incorporacién de los estindares del PMI, el Ministerio pas6 a un modelo de diteccién de proyectos que integeaba todas las actividades y recursos aplicados para logear la meta finalCaso de Estudio de PMI Ademés, el Ministerio siguié los estindares del PMI para alincar a su personal en todos los niveles de la organizacién, desde el presidente hasta el Alkimo trabajador en el campo, de modo de que todas Jas partes trabajaran hacia una meta en Si solo uno de los niveles no estaba alineado, el proyecto fallarfa, Era crtico tener una visibn comiin y entender el plan, los procedimientos, y la meta final, y actuar como una entidad nica. El modelo de alineacién del M.O.P. tenfa un equipo dirigido por un director de proyectos, un equipo de tabajadores multidisciplinarios en el campo,, tuna plataforma colaborativa de informacién y comunicacién, y una oficina de proyectos para dar in general el apoyo mecodolégico y la coordin Hora del partido La investigacién de arquitectura preliminar del proyeeto habia comenzado en agosto del 2007 con tun presupuesto estimado de USS 100 millones. Se demolieron los estadios viejos que no cumplian con las normas de la FIFA, comenzaron los procesos de licitacién, se otorgaron los contrates pata abritse camino a los nuevos estadios entte enero y febrero del 2008. El Ministerio innové respecto a las adquisiciones. En lugar de contratar a un iinico proveedor, que era el modelo tipico del mismo, se tercerizaron diferentes partes del proyecto. a distintos especialistas. Esto ahorré dinero, disminuyé los problemas de comunicaeién, y ayudé a que el proyecto fuera més répid Dado que el éxito del proyecto depende en gran parte de las herramientas que el equipo tiene disponibles, el Ministerio implementé en cada cstadio, herramientas de colaboracién, de monitoreo y control, de comunicaciones, de supervisién y reportes. Estas tecnologias incluyeron plataformas de colaboracién basadas en Microsoft” SharePoint asi como herramientas para apoyar las comunicaciones online, herramientas de Casos de Estudio de PME [www PMLorg/lsam 3 gestidn de documentacién, y otras herramientas vireuales que estaban dispersas en los distintos equipos del proyecto. Dado que el estadio de fiatbol que estaba ubicado més al norte estaba a 2.000 km del estadio ubicado més al sur, era nnecesatio interactuar virwualmente Resultados Al implementar estindares de direccién de proyectos y tecnologias de vanguardia, yal cambiar completamente la forma en que realizaban el trabajo publico, el M.O.P. logré lo que nadie en Chile pensé que era posible: se entregaron a tiempo y dentro del presupuesto los cuatro estadios a finales de octubre del 2008, siendo el tiempo suliciente para preparar el Campeonato Mundial de Fiitbol Femenino Sub- 20 de FIFA, La marca Basado en este proyecto, el MOLP. generé politicas de Estado, con un sello de aprobacién del gobierno de Chile para realizar mejoras importantes en a infraestructura deportiva del pais. La Presidenta Michelle Bachelet estaba tan satisfecha con los resultados del proyecto que aprobé un segundo proyecto, el cual incluye la construccién de rece estadios de futbol adicionales en Chile. Hoy, este proyecto esté en su segunda fase de ejecucién, y el MOP. escCaso de Estudio de PMI planificando una nueva fase con la meta de tener, en cada ciudad de Chile que tenga més de 200.000 residentes, un estadio de fiitbol que un compromiso cumpla los estindares de que requiere una inversién total de mis de 150 rillones de délares para el 2012. Este proyecto también incluye la construccién de un gran snimero de centros deportivos de alto desempefio. A cravés de la relacién con ol PMI y of Capitulo Santiago de PMI, el M.O.P. ha reconocido el valor de una referencia metodolégica y sécnica Casos de Estudio de PME | www PMLorgilsam 4 para gestionar sus proyectos. Las organizaciones estén trabajando juntas para disefiar un plan formal de cooperacidn para apoyar los proyectos de reconscruceién post-terremoto.