PEMERINTAH KOTA SURAKARTA DINAS PERDAGANGAN UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT) METROLOGI J), Popda No. 1 Nusukan Surakarta Telp. 0271-727243, Fax. 0271-727243 Email : metrologi_solo@yahoo.co.id Kode Pos 57135 SURAT PENUNJUKAN AUDITOR Nomor 1£9/%(/ 2018 : Schubungan dengan penetapan dalam Panduan Mutu UPT Metrologi Kota Surakarta mengenai stuktur organisasi dan manajemen, kedudukannya di dalam organisasi induk, dan hubungan antara manajemen mutu, kegiatan teknis dan penunjang, kami menunjuk pegawai berikut ini untuk melaksanakan kegiatan Audit Internal NO E NAMA NIP KEDUDUKAN _ | 1 | Dra. Retno Pramusari 19641229 199503 2 002 Ketua Auditor 2 | Edi Mulyanto, s.T. 19621130 198411 1 001 Auditor 3. | M.Sumaryanto, S.Si. 19811006 200903 1 004 | Auditor 4 | Yudi Widyanto, 8.. 19760629 200604 1 004 Auditor Demikian harap dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. ta,0 November 2018 NIP. 19740521 200312 1 001UNIT PELAKSANA TEKNIS METROLOGI DINAS PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA. JI, Popda No. 01 Nusukan - Surakarta Telp. 0271 — 727243, Fax. 0271 - 727243 il: metrologi_solo@yahoo.co id LAPORAN RINGKAS (HASIL AUDIT INTERNAL) Tanggal Audit : 5 sd 7 Nov | Date Jumlah temuan : 13 (liga belas) 1. Tim Auditor : 1. Dra Retno Pramusari | | 2. Edi Mulyanto, S.T. 3.M. Sumaryanto, S.Si. A. Yudi Widyanto, S.E. RingkasanTemuan Aud 1. Tidak semua cap tera dimasukkan ke dalam brankas setelah selesai | | digunakan ‘Metode kerja dan instruksi kerja alat belum dilengkapi Belum ada rekaman pemeliharaan ruang penyimpanan alat Belum ada rekaman peminjaman alat Belum dilakukan cek antara untuk menjamin kebenaran alat standar Belum ada pemisahan alat yang tidak digunakan (out of scope) Belum ada SOP pelayanan teraltera ulang Belum dilakukan secara rutin pembuatan IKM (Indeks Kepuasan Masyarakat) sebagai feedback dari konsumen Belum ada SK penugasan untuk staf dan menajerial teknis maupun mutu 0, Belum ada uraian tugas (job description) bagi staf manajerial, teknis, dan personil pendukung kunci 11. Panduan mutu dan Prosedur mutu belum diupdate | 12. Belum ada pernyataan kebijakan mutu dan sasaran mutu | 13. Belum dilakukan kaji ulang manajemen PNOMSON Penanggungjawab Mutu, Catatan | Dra. Retno PramusariUNIT PELAKSANA TEKNIS METROLOGI } DINAS PERDAGANGAN | KOTA SURAKARTA J. Popda No. 01 Nusukan - Surakarta Telp. 0271 - 727243, Fax, 0271 - 727243 Email: metrologi_solo@yahoo.co id HASIL AUDIT INTERNAL Tanggal Audit : 5 sd 7 Nov 2018 LaporanNo.:2 dari 8 Bagian yang diaudit : Pendaftaran ‘Temuan Audit: Tidak ditemukan ketidaksesuaian | Auditee : Ribety A. Ketidaksesuaian terhadap Lampiran II Permendag No 78/2016 poin ~ Pemmintaan Tindakan Perbaikan : | Tidak ada tindakan perbaikan yang diminta Tanggal penyelesaian : ~ Nama/Tanda tangan Auditor Tanggal audit ditutup : 7 November 2018 Penanggungjawab Mutu | a ‘Tanggal audit berikutnya Dra. Retno Pramusari | Oktober 2019 Ue ee PreeceUNIT PELAKSANA TEKNIS METROLOGI DINAS PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA. JL Popda No. 01 Nusukan - Surakarta ‘Telp. 0271 - 727243, Fax, 0271 ~ 727243 Email: metrologi_solo@yahoo.co id HASIL AUDIT INTERNAL Bagian yang diaudit : Pengelolaan cap tera ‘Temuan Audit : 1. Tidak semua cap tera dimasukkan ke dalam brankas setelah selesai digunakan Auditee : Praditya Ketidaksesuaian terhadap | Lampiran Ill Permendag No 7812016 poin 2e Tanggal Audit: 5 sd 7 Nov 2018 LaporanNo.:3 dari 8 Permintaan Tindakan Perbaikan 1. Selesai digunakan, semua cap tera dimasukkan ke dalam brankas dan dikunci ‘Tanggal penyelesaian : Desember 2018 | NamalTaqila tangan Auditor Sumaryanto, S.Si. | Penanggungjawab Mutu Ze Dra. Retno Pramusani ‘Tanggal audit ditutup : 7 November 2018 ‘Tanggal audit berikutnya Oktober 2019"Nama/Tandaa tangan Auditor UNIT PELAKSANA TEKNIS METROLOGI DINAS PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA 31 Popda No. 01 Nusukan - Surakarta Telp. 0271 - 727243, Fax. 0271 - 727243 Email : metrologi_solo@yahoo.co id HASIL AUDIT INTERNAL Tanggal Audit Ee 7 Nov fora Na f4 ans agian yang diaudit : Pengelolaan standar muan Audit : 7 1. Metode kerja dan Instruksi kerja alat belum dilengkapi 2. Belum ada rekaman pemelinaraan ruang penyimpanan alat 3. Belum ada rekaman peminjaman alat 4. Belum dilakukan cek antara untuk menjamin kebenaran alat standar 5. Belum ada pemisahan alat yang tidak digunakan (out of scope) Auditee : Ari Dwi Yulianto Ketidaksesuaian terhadap Lampiran Ill Permendag No 78/2016 poin 2c, 2d, 2¢, 2f, 2h itaan Tindakan Perbaikan Melengkapi MK dan IKA Dibuat rekaman pemeliharaan ruang penyimpanan alat Dibuat rekaman peminjaman alat Dilakukan cek antara terhadap standar yang digunakan Alat yang tidak dipakai dipisahkan dan dilabeii out of scope geeNs ‘Tanggal penyelesaian : Akhir Desember 2018 M. Sumatyanto,S.Si Penanggungjawab Mutu Tanggal audit ditutup 7 November 2018 Tanggal audit berikutnya : Oktober 2019 hE \__— Dra. Retno Pramusari"UNIT PELAKSANA TEKNIS METROLOGI DINAS PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA 11 Popda No. 01 Nusukan - Surakarta ‘Telp. 0271 - 727243, Fax, 0271 - 727243 Email: metrologi_solo@yahoo.co id HASIL AUDIT INTERNAL Tanggal Audit: 5 sd 7 Nov [aporan No '5 dad 8 2018 Bagian yang diaudit : Pengelolaan aset ‘Temuan Audit : Tidak ditemukan ketidaksesuaian Auditee : Ribety A..S.Si. Ketidaksesuaian terhadap Lampiran Ili Permendag No 78/2016 poin te Permintaan Tindakan Perbaikan : 1. Daftar aset segera diupdate dengan penambahan aset dari provinsi | Tanggal penyelesaian : Akhir Desember 2018 | 4) ‘Nama/Tandé fangan Auditor : | | M.Sumatjanto,S.Si | P&nanggungjawab Mutu ‘Tanggal audit ditutup see 7 November 2018 a Tanggal audit berikutnya Dra. Retno Pramusari Oktober 2019UNIT PELAKSANA TEKNIS METROLOGI DINAS PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA JL Popda No. 01 Nusukan - Surakarta Telp, 0271 - 727243, Fax, 0271 ~ 727243 Email: metrologi_solo@yahoo.co id HASIL AUDIT INTERNAL Tanggal Audit : 5 sd 7 Nov D018 LaporanNo.:6 dari 8 Bagian yang diaudit : Pelayanan tera/tera ulang ‘Temuan Audi Belum ada SOP petayanan teraltera ulang Auditee : Subandono, ST., M.Si Ketidaksesuaian terhadap Lampiran ill Permendag No 78/2016 poin 2g, 2h, 2i Permintaan Tindakan Perbaikan : Segera dibuat SOP pelayanan teraltera ulang | Tanggal penyelesaian : Akhir Desember 2018 | ‘Nama/Tanda tangan Auditor : TWidyanto, S.E. oe Penanggungjawab Mutu ‘Tanggal audit ditutup | 7 November 2018 Tanggal audit berikutnya : Dra. Retno Pramusari Oktober 2019UNIT PELAKSANA TEKNIS METROLOGI DINAS PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA. J. Popda No. 01 Nusukan - Surakasta ‘Telp. 0271 - 727243, Fax. 0271 ~ 727243 Email : metrologi_solo@yahoo.co.id HASIL AUDIT INTERNAL Tanggal Audit : 5 sd 7 Nov 2018 LaporanNo.:7 dari 8 Bagian yang diaudit : Tata Usaha Temuan Audit : 1. Belum ditakukan secara rutin pembuatan IKM (Indeks Kepuasan Masyarakat) sebagai feedback dari konsumen Auditee : Mulyati Kartika,S.E. Ketidaksesuaian terhadap Lampiran III Permendag No 78/2016 poin 1g, 1i, 2b | Permintaan Tindakan Perbaikan 1, Dilakukan pembuatan IKM secara rutin Tanggal penyelesaian : Akhir Desember 2018 | | NamaFanda tay§dq Audi | Silipnst— Penanggungjawab Mutu Tanggal audit ditutup _— 7 November 2018 ae ‘Tanggal audit berikutnya Dra. Retno Pramusari Oktober 2019UNIT PELAKSANA TEKNIS METROLOGI DINAS PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA 1, Popda No. 01 Nusukan - Surakarta ‘Telp. 0271 - 727243, Fax, 0271 ~ 727243 Email : metrologi_solo@yahoo.co id HASIL AUDIT INTERNAL Ti it: 5 inlcontieat er dae Laporan No.:8 dari 8 it} Bagian yang diauait : Manajemen Puncak ‘Temuan Audit : 1. Belum ada SK penugasan untuk staf dan mengjerial teknis maupun mutu 2, Belum ada uraien tugas (job description) bagi staf manajerial, tek | dan personil pendukung kunci 3. Panduan mutu dan Prosedur mutu belum diupdate 4. Belum ada pernyataan kebijakan mutu dan sasaran mutu 5. Belum dilakukan kaji ulang manajemen Auditee : Mei Andrianto, S.T. | Ketidaksesuaian terhadap Lampiran Ili Permendag No 7812016 poin — Permintaan Tindakan Perbaikan 1, Dibuat SK penugasan untuk manajerial maupun staf 2. Dibuat uraian tugas bagi manajerial dan staf sesual dengan yang tercantum di Prosedur Mutu 3. Panduan mutu dan Prosedur Mutu segera diupdate sesuai kondisi saat ini 4, Dibuat peryataan kebijakan mutu dan sasaran mutu | 5. Segera dilakukan kaji ulang manajemen Tanggal pepyelesaian : 1a, 1 ti, 1, 1m, 2b [Nama nda tangan Auditor : Tanggal audit ditutup 7 November 2018 ‘Tanggal audit berikutnya | | Dra. Retno Pramusari | Oktober 2019 |UNIT PELAKSANA TEKNIS METROLOGI DINAS PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA J Popda No. 01 Nusukan - Surakarta ‘Telp. 0271 - 727243, Fax. 0271 ~ 727243 Email: metrologi_solo@yahoo.co id HASIL AUDIT INTERNAL Tanggal Audit : 5 sd 7 Nov 2018 Laporan No. dari 8 Bagian yang diaudit : Kasir ‘Temuan Audit: Tidak ditemukan ketidaksesuaian i Auditee : Sri Sulistyo M. |__| Ketidaksesuaian terhadap Lampiran Ill Permendag No 782016 poin Permintaan Tindakan Perbaikan : Tidak ada tindaken perbaikan yang diminta Tanggal penyelesaian : ~ | Nama/Tayida tangan Edi Mulyanto- z Penanggungjawab Mutu Tanggal audit ditutup | ae 7 November 2018 2 | | Tanggal audit berikutnya : L Dra. Retno Pramusari Oktober 2019NOTULEN RAPAT AUDIT INTERNAL UPT METROLOGI KOTA SURAKARTA 1. Hari dan Tanggal —_: Rabu, 7 November 2017 Waktu : Pukul 09.00-12.00 WIB 2. Materi Rapat Pembahasan penilaian kesesuaian operasional UPT Metrologi Kota Surakarta terhadap persyaratan manajemen dan persyaratan teknis 3. Pemimpin rapat Dra. Retno Pramusari Notulis : Praditya Jumlah peserta : 8 orang 4. Pokok pembahasan a. Penilaian terhadap persyaratan manajemen dan persyaratan teknis, b. Pembaharuan Panduan Mutu dan Prosedur Mutu ¢. Penutupan Audit Internal 2018 5. Hasil pembahasan a. Dari hasil penilian kesesuaian, terdapat beberapa temuan yang belum memenubi persyaratan manajemen dan persyaratan teknis yang ditentukan,seperti misalnya belum ada dokumen tentang penugasan penangungjawab mutu dan penanggung Jawab teknis, belum ada dokumen mengenai uraian tugasbagi manajerial maupun staf, dokumen mutu belum di-update, dan sebagainya b. Pembaharuan terhadap dokumen mutu disesuaikan dengan kondisi UPT saat ini terkait dengan adanya pelimpaban kewenangan dari provinsi dan penambahan ruang lingkup pelayanan tera/tera ulang 6. Penutup : Kegiatan rapat diakhiri pada pukul 12.00 WIBNOTULEN RAPAT AUDIT INTERNAL UPT METROLOGI KOTA SURAKARTA |. Haridan Tanggal _: Senin, 5 November 2018 Waktu : Pukul 09.00-12,00 WIB . Materi Rapat : Pembukaan Audit Internal dan Pembahasan Materi Penilaian Audit Intemal sesuai Permendag No 78/2016 tentang Unit Metrologi Legal Pemimpin rapat _: Dra, Retno Pramusari Notulis : Praditya Jumlah peserta 8 orang Pokok pembahasan : a. Pembukaan Audit Intemal . Materi penilaian /daftar pertanyaan audit internal Hasil pembahasan—: a. Audit Internal UPT Metrologi Kota Surakarta tahun 2018 dibuka oleh Dra. Retno Pramusari b. Secara garis besar, materi untuk penilaian kesesuaian / daftar pertanyaan audit internal diambil dari Permendag 51/2009 namun dilakukan beberapa penyederhanaan sesuai dengan kebutuhan unit metrologi daerah sesuai dengan afuran yang terbaru yaitu Permendag 78/2016 ¢. Dengan adanya perubahan kedudukan Organisasi Pemerintah Daerah (OPD) dan pelimpahan pelimpahan pegawai dari metrologi provinsi Jateng,maka perlu dilakukan pembaruan Pedoman Mutu dan Prosedur Mutu 4. Perlu disiapkan SOP pelayanan tera dan tera ulang untuk UPT Metrologi Kota Surakarta . Penutup : Kegiatan rapat diakhiri pada pukul 12.00 WIB iotulis, PradityaDAFTAR HADIR: RAPAT AUDIT INTERNAL Hari / Tanggal : Senin, 5 November 2018 Pukul + 10.00 - 14.00 WIB Tempat + Ruang Rapat UPT Metrologi Kota Surakarta NO NAMA INSTANSI TANDA TANGAN 1 | Mei Andante | ver Aetolg, | ——— 7 2 | Mbbats Karin uPT Mefrolag,’ ¥ 3 |RETAWO PRAmUSARI| UPT MeETRocy M, Stamey deo WT Me frites — A 5 |Nudi Wrdyonto | upr Mebrologs | © | EB Must, | Myr Medale i 7 | Peacttyn WPT Metrology 8 | Fehe Farm Bh | uPy Merloge IST Kepala Sub Bagian Tata Usaha, en NIP. 19640221 198304 2 002DAFTAR HADIR RAPAT AUDIT INTERNAL Hari / Tanggal : Selasa,6 November 2018 Pukul : 10.00 - 14.00 WIB Tempat +: Ruang Rapat UPT Metrologi Kota Surakarta NO NAMA, INSTANSI TANDA TANGAN 1 | Mei Andriano | VeT Aletrologi 2 | Muha Kardka UT Netoley \ M. Sumnorapa bo Upt taper 6 |Nudi Wrdaginlo [Wer Mebrolog: | 7 | Poadibyn UT Metrotog: Te 8 | Fae Fan A | upy Membge | 97 3 lrerwo. P wet meteocs!| E> Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Penata NIP. 19640221 198304 2 002DAFTAR HADIR RAPAT AUDIT INTERNAL Hari /Tanggal + Selasa, 7 November 2018 Pukul : 10.00 - 14.00 wiB Tempat + Ruang Rapat UPT Metrologi Kota Surakarta NO NAMA INSTANSI TANDA TANGAN 1 | Mei Andetaulo | UPr Alebrolags 2 | Mubatt Kart ica UAT esroleg 3 |RETNO. 7 UPT meTRooG! Me Qumeeren ie We Mt heslers © | EA Mulyots! wipi (Metrole, ee hs a xX & [Mini wrdyanto | URT Mebrologs | aes 2 mS) 8 | Pele mal | UT Meroleg i Kepala Sub Bagian Tata Usaha, df — Mutat Kartika, S.E. Penata NIP. 19640221 198304 2 002Daftar Pertanyaan Kesesuaian Terhadap Persyaratan Manajemen dan Persyaratan Teknis Keterangan : kriteria persyaratan (1, 2, 3) 1 :telah memenuhi persyaratan 2 : belum memenuhi persyaratan, dipertukan adanya tindakan perbaikan 3 : persyaratan tidak relevan, misal pengambilan contoh Beri tanda X pada kolom 1, 2, atau 3 yang sesuai B. _Persyaratan Manajemen B.1__ Organisasi Klausal Pada Lampiran Il Persyaratan 1] 2] 3)Keterangan| Peraturan ‘Status hukum UPTIUPTD dapat dipertanggungjawabkan secara | x Perwali Bia legal OTK Persyaratan’ UPTIUPTD melaksanakan kegiatan pelayanan teral x UPTIUPTD dan tera ulang sesuai dengan persyaratan ini Bab Lingkup sistem | Sistem manajemen mencakup kegiatan dalam | x manajemen fasilitas laboratorium permanen, di fasilitas sidang BAe tera di kantor metrologi dan di fasilitas sidang tera diluar kantor Manajemendan |Manajemen dan personil teknis _mempunyai | * Daftar SDM] ersonilteknis | kewenangan dan sumber daya yang diperlukan Bid untuk melaksanakan tugas Tekanan Aturan bahwa manajemen dan personil bebas dari | * Surat komersial B.1.e | tekanan komersial dan finansial, baik intemal pernyataan maupun ekstemal yang dapat berpengaruh negatif tethadap mutu pekerjaannyaB2 Klausal Pada Lampiran tl Persyaratan 3] keterangan Peraturan Wewenang Manajemen puncak adalah Kepala UPT/UPTD mangjemen yang memegang peranan penting terhadap Puncak ‘sistem manajemen. Bf Struktur Struktur_organisasi_mendefinisikan _ hubungan organisasi B.1.g | Semua fungsi yaitu hubungan antara manajemen Puncak, pekerjaan teknis, manajer___mutu, penunjang, dan bila relevan, posisi UPT/UPTD dalam organisasi induknya ‘Tanggung jawab | Tanggung jawab dan kewenangan semua personil Belum ada Sk) dan wewenang | yang mengelola, melaksanakan atau memverifikasi oe Bath Pekerjaan yang mempengaruhi mutu telah ditentukan Penyeliaan Penyeliaan yang memadai untuk personil yang ey Bai ‘melaksanakan kegiatan metrologi legal cou penyela Manajemen Menetapkan manajemen teknis yang sepenuhnya ones teknis B.1j bertanggung jawab atas pelaksanaan teknis Leer Manajer Menunjuk seorang staf sebagai manajer mutu yang Behurn ada Sk; mutu B.1.« bertanggung jawab atas implementasi dan Leesa Penerapan sistem manajemen mutu, dapat akses langsung ke manajemen puncak yang membuat keputusan Sistem Manajemen Klausal Pada Lampiran I Persyaratan Peraturan Kebjakandan | UPT/UPTD memilki Kebijakan dan prosedur lbim diupdate prosedur terdokumentasi dan menjamin bahwa kebijakan B2a dan prosedur tersebut telah dikomunikasikan, dipahami, dan dimplementasikan [Bim diupdate Panduan Mutu | Panduan mutu yang terkait dengan: B2bB.20B.2d |. Pernyataan kebijakan mutu yang telah disahkan dan didukung oleh tujuan dan sasaran sistem manajemen; ‘* mencakup atau menjadi acuan bagi prosedur endukung termasuk prosedur teknis; * mendefinisikan tugas dan tanggung jawab ‘manajemen teknis dan manajer mutu.B3 [Bim diupdate Pemnyataan Pemyataan kebijakan dan tujuan mutu telah kebijakan mencakup: B2b * komitmen manajemen laboratorium terhadap praktek profesional yang baik dan mutu pelayanannya; * pemyataan standar pelayanan laboratorium; ‘+ tujuan sistem manajemen; * persyaratan bagi personil untuk memahami sistem — dokumentasi dan — menerapkan kebijakannya; Komitmen Bukti_bahwa manajemen puncak mempunyai [im diupdate manajemen _| komitmen termasuk tanggung jawab mereka untuk puncak ‘memastikan kesesuaian dengan pedoman ini harus B2d _ditetapkan dalam panduan mutu = Pengendalian dokumen Kiausal Pada Lampiran Il Persyaratan 3 Peraturan Kebijakandan | Prosedur yang telah ditetapkan dan dipelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen (internal B3.a dan ekstemal) Pengesahan | Sistem manajemen mutu telah disetujul oleh dan penerbitan | personil berwenang sebelum diterbitkan dan dikaji ilaksanakan B3b llang secara periodik untuk menjamin kesesuaian yang berkelanjutan Daftar Induk | Laboratorium memelihara daftar induk atau bentuk faim (masterfst) | ain yang ekivalen dari semua dokumen yang fllaksanakan B3b beredar yang mendokumentasikan revisi dan distribusi mutakhir untuk: + kebijakan dan prosedur mutu secara umum; * prosedurteknis; * menghindarkan penggunaan dokumen yang tidak sah dan/atau kadaluarsa, Ketersediaan | Semua dokumen sistem manajemen mutu tersedia 43.22 bila dipertukan Identifikasi Semua dokumentasi mutu telah didentifikasi Baa ‘secara khusus mencakup: + tanggal penerbitan dan/atau nomor revisi; * nomor halaman;B4 + jumlah keseluruhan halaman atau suatu tanda yang menyatakan akhir dokumen; + _kewenangan. Perubahan Perubahan dokumen dikaji ulang dan disahkan oleh [aim dokumen fungsional yang sama dengan yang melakukan Kaji filaksaneken| B3c ulang sebelumnya atau yang ditunjuk ‘Amandem Prosedur tentang tata cara perubahan dan en. dalam Pengendalian dokumen yang disimpan dalam sistem komputer komputer Ketentuan dan Dokumen yang berisi tentang Ketentuan dan ‘Syarat [Bim diupdate} SyaratTeknis | Teknis (KST) UTTP mengacu pada dokumen uTTP termutakhir yang diterbitkan oleh Pemerintah B3e Kaji Ulang Permintaan, Tender, dan Kontrak Klausal Pada Lampiran il Persyaratan Peraturan Kebijakandan | Kaji ulang permintaan tera /tera ulang telah prosedur ditetapkan dan dipelihara dan menjamin bahwa: Baa * persyaratan ditetapkan, didokumentasikan dan dipahami; + kemampuan dan sumber daya UPT/UPTD memenuhi persyaratan. Penyelesaian Perbedaan apapun antara permintaan tera / tera Perbedaan ulang diselesaikan dan disetujui oleh UPT/UPTD Bab dan pemilk UTTP sebelum pekerjaan dilakukan Rekaman kaji | Memelihara rekaman kaji ulang permintaan tera/ uulang tera ulang Bac Pemberitahuan |Pelanggan diberi informasi bila _terjadi elanggan enyimpangan dari permintaan tera /tera ulang BaeB.5 — Subkontrakpengyjian Kiausal Pada 1 Lampiran Il Persyaratan Peraturan Menteri Kompetensi Bila laboratorium —melakukan _subkontrak, B5.a,B5.c Subkontraktor tersebut kompeten (memenuhi Persyaratan ini) laboratorium memelihara rekaman subkontraktor yang digunakan Tanggungjawab | UPT/UPTD bertanggung jawab kepada pemilk BSD UTTP atas pekerjaan subkontraktor (Pihak Keliga). B.6 — Pembelian Jasa dan Perbekalan Kiausal Pada Lampiran tt Persyaratan Peraturan Kebijakan dan | Mendokumentasikan kebijakan dan prosedur yang prosedur terkait dengan: Boa ‘+ pengadaan perbekalan dan jasa; + _Penerimaan dan penyimpanan perbekalan. Verifikasi Semua perbekalan yang mempengaruhi mutu tidak Beb digunakan sebelum dinspeksi untuk memverifikasi kesesuaiannya dengan spesifikasi standar atau Persyaratan yang ditetapkan Rekamannya dipelihara? Dokumen Dokumen pembelian dikaji ulang dan disetyjui pembelian Spesifikasi teknisnya sebelum diedarkan B6.c Evaluasi Memelihara rekaman evaluasi pemasok, dan daftar Pemasok ‘semua pemasok yang disetujui Bed 8.7 _ Pelayanan kepada Pemilik UTTP Klausal Pada Lampiran I! Persyaratan Peraturan Kebijakandan | Memiliki prosedur untuk bekerja sama dengan prosedur Pelanggan Bra Umpan balik Mempunyai cara untuk mencari umpan balik yang Pint entarn B7b Positif atau negatif dari pelanggan fommmenBB Pengaduan Kiausal Pada Lampiran It Persyaratan Peraturan Kebijakandan | Kebijakan dan prosedur untuk penyelesaian {Buku prosedur pengaduan pelanggan atau pihak lain lpengaduan Be Rekaman Memelihara rekaman pengaduan, investigasi, dan BS tindakan perbaikan 8.9 Pengendalian pekerjaan peneraan yang tidak sesuai Klausal Pada Lampiran it Persyaratan Peraturan Kebijakan dan | Kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan prosedur pekerjaan atau hasil yang tidak memenuhi prosedur Bo atau permintaan pelanggan, prosedur tersebut telah ‘menjamin bahwa: + tanggung jawab dan kewenangan yang telah ditentukan; + dilaksanakan evaluasi_terhadap _signifikansi ketidaksesuaian; + tindakan perbaikan dilaksanakan secepatnya; * pemilik UTTP diberitahu dan pekerjaan ditarik bila peru; + tanggung — jawab untuk ~—_mengesahkan pengulangan pekerjaan didefiniskan; *+_tindakan perbaikan diikuti dengan tepat. B10 Peningkatan KlausalPada Lampiran Il Persyaratan Peraturan Peningkata Mempunyai cara untuk meningkatkan efektivitas [Belum B10 sistem —manajemen secara _ berkelanjutan filaksanakan Peningkatan tersebut melalui penggunaan : + kebijakan mutu; + sasaran mutu; + hasil audit; + analisis data; > tindakan perbaikan dan pencegahan; +_kaji ulang manajemen.B.11__ Tindakan Perbaikan Klausal Pada Lampiran 11 Persyaratan Peraturan Kebijakan dan ‘Kebijakan dan prosedur dan memberi kewenangan prosedur yang sesuai untuk melakukan tindakan perbaikan, B11 rosedur tersebut telah mencakup: *+ analisis penyebab; * pemilihan dan pelaksanaan; * pemantauan tindakan perbaikan; + bila pertu pelaksanaan audit tambahan B12 Pengendalian Rekaman Klausal Pada Lampiran 11 Persyaratan Peraturan Prosedur Menetapkan dan memelihara prosedur yang B.12.adan berkaitan dengan rekaman mutu dan rekaman Bi2f teknis, meliputi * identifikasi, ‘* pengumpulan; + pemberian indeks; * pengaksesan; + penyimpanan; + pemeiiharaan; + pemusnahan; + waktu penyimpanan ; * periindungan dan membuat cadangan dan akses fekaman elektrorik, Integritas ‘Semua rekamen tersebut: rekaman ; B.12.bdan isles: B20 + mudah didapat; + dipelihara pada lingkungan yang sesuai; +_dijaga keamanan dan kerahasiannya. Rekaman Memelinara rekaman teknis yang beri [Ada tapi Bim teknis B.12d |. semua data pengamatan asii; Jengkap + data hasil perhitungan;+ informasi yang cukup untuk melaksanakan Pencarian data; + rekaman kalibrasi/penguijian; + rekaman staf; + salinan dari setiap —_sertifikat/laporan kalibrasiipengujian; + personil yang bertanggung jawab melakukan kalibrasipengujian; * personil yang bertanggungjawab memeriksa hasilkalibrasi/pengujian. Perekaman UPT/UPTD menjamin bahwa: ae * pengamatan, data, dan perhitungan direkam pada ‘saat data tersebut dibuat; * dapat didentifkasi untuk pekerjaan asainya, Tindakan ‘Setiap perubahan yang dilakukan terhadap rekaman terhadap ditakukan dengan cara: ae + data asi tidak dikaburkan; = ‘+ __data yang benar dituliskan disampingnya; Tindakan + Melakukan tindakan untuk menghindari hilangnya terhadap atau perubahan data asli yang disimpan secara fekaman elektronik ‘elektronik BA2f B.13_ Audit Internal Klausal Pada Lampiran i Pe Peraturan ersyaratan Menteri Persyaratan [Audit intemal dilakukan secara periodik untuk B13 memverifikasi bahwa kegiatan laboratorium sesuai ‘dengan persyaratan system mutu dan pedoman ini, dan menjamin bahwa: * audit sesuai dengan jadwal dan prosedur yang ditentukan sebelumnya; * program audit ditujukan pada semua unsur sistem manajemen, kegiatan pengujian, dan/atau kalibrasi,* audit direncanakan dan diorganisasikan oleh ‘manajer mutu; + audit dilakukan oleh personil yang terlatih dan Memenuhi kualifikasi, dan bebas dari aktifitas yang diaudit, bila sumber daya mengizinkan; * tindakan perbaikan dilaksanakan tepat pada waktunya + pelanggan diberi informasi secara tertulis tentang hasil yang terpengaruh + rekaman audit dan tindakan perbaikan dipelihara * Audit tambahan untuk memverifikasi efektifitas tindakan perbaikan yang telah dilakukan B.14 Kaji lang Manajemen + laporan dari personil manajerial dan penyelia; * hasil audit internal terakhir; + tindakan perbaikan dan pencegahan;; + asesmen oleh badan ekstemal; + hasil uji profisiensi /uji banding antar faboratorium; * perubahan volume dan jenis pekerjaan; ‘+ umpan balik dari pelanggan; * pengaduan; + rekomendasi tentang peningkatan; Kiausal Pada Lampiran I Persyaratan Peraturan Tujuan Peningkatan yang tepat dari manajemen UPTIUPTD [Belum Bisa rmetatul: filoksanekan + secara periodik melakukan kaji ulang manajemen lbetum terhadap sistem mutu; ijadwalkan + melaksanakan kaji ulang berdasarkan jadwal yang ditetapkan sebelumnya; + melaksanakan kaji ulang berdasarkan prosedur yang ditetapkan sebelumnya; * melaksanakan Kaji ulang untuk menjamin kelanjutan kesesuaian dan efektiftas; * metaksanakan kaji ufang untuk menginformasikan erubahan atau perbaikan yang diperlukan. 'si kaji ulang {si kaji ulang manajemen telah mencakup: Belum oaaaes + kesesuaian kebijakan dan prosedur, ea+ faktor relevan lainnya (misalnya: _kegiatan Pengendalian mutu, sumber daya dan pelatihan staf). Rekaman Rekaman kaji ulang dan tindakan manajemen [Belum B14b dipelihara idilaksanakan| Tindakan yang | Tindakan telah dilakukan dalam jangka waktu yang um dilakukan tepat dan disetujui litaksanakan B.14.b PERSYARATANTEKNIS Personil Klausal Pada Persyaratan > Personil yang melaksanakan pekerjaan tertentu [Daftar SDM dikualifkasi berdasarkan: * pendidikan; + pelatinan; + _pengalaman dan/atau keahlian yang dipraktekan. Program Program pelatihan telah merumuskan sasaran jadwal pelatihan Pendidikan, pelatihan, dan ketrampilan dari personil, iklat c2b yang dibutuhkan laboratorium Mempunyai kebijakan dan prosedur untuk mengidentifikasi pelatihan yang dibutuhkan dan menyelenggarakan pelatihan personil eaeet + Memilki uraian tugas (job description) bagi a coe staf manajerial, teknis, dan personil pendukung uae : kunci ‘Kewenangan Manajemen telah memberikan kewenangan kepada PersonilC.2.e | personiltertentu untuk: Rekaman C2 Rekaman dari semua personi teknis untuk: Paftar soM* kewenangan yang relevan dan tanggal konfirmasi; + Kompetensi, dan tanggal konfirmasi; + kualifikasi pendidikan dan profesional; + pelatihan, keahlian, dan pengalaman. ‘Akomodasi dan Kondisi Lingkungan Klausal Pada Lampiran I Persyaratan t}2la Peraturan Persyaratan Persyaratan teknis untuk akomodasi dan lingkungan teknis diterapkan C3.a Fasilitas Akomodasi dan kondisi lingkungan di dalam c3a laboratorium atau di luar fasilitas laboratorium tidak mengakibatkan ketidakabsahan hasil atau berpengaruh buruk pada mutu hasil Pemantauan | Melakukan pemantauan, _pengendalian, dan 3b perekaman kondisi lingkungan ditempat yang diperiukan Penghentian | Pengujian dihentikan, bila _kondisi_lingkungan C3b merusak hasil pengujian dan/atau kalibrasi Kegiatan yang | Pemisah yang efektif entera_ruang yang tidak sesuai_—_| berdampingan bila ada kegiatan yang tidak sesuai Cae ‘Akses ‘Akses ke ruangan laboratorium dipantau atau c3d dikendalikan Kerumahtangga | Kerumahtanggaan yang baik dalam laboratorium nat Metode Pengujian dan Validasi Metode Klausal Pada Lampiran tt Persyaratan 1}2]3 Peraturan Metode dan Menggunakan metode dan prosedur yang sesuai [Metode prosedur dengan Syarat Teknis (ST) yang berlaku dan kerja C4.a1) termutakhir untuk semua pengujian atau peneraan di dalam lingkupnya,Instruksi untuk iliki instruksi penggunaan dan pengoperasian lInstruksi peralatan semua peralatan, dan penanganan serta penyiapan kerja alat C.4.a2) barang yang diuji dan ditera ‘Semua instruksi, standar, panduan, dan data acuan yang relevan dengan pekerjaan UPT/UPTD harus dijaga tetap mutakhir dan harus selalu tersedia bagi personil Pemilihan * menggunakan metode pengujian dan peneraan MetodeC.4.b.1)|} untuk UTTP yang telah ditetapkan oleh Pemerintah + Jaminan bahwa standar yang digunakan adalah edisi mutakhir yang berlaku Kecuali bila standar tersebut tidak sesuai lagi atau tidak mungkin dilakukan.C5 Peralatan Klausal Pada Lampiran It Persyaratan Peraturan Operasional ‘Semua peraiatan yang diperlukan untuk pengujian C.5.asampai |: cs + tersedia dan berfungsi dengan baik; ‘+ mampu mencapai akurasi yang dibutuhkan; + sesuai dengen spesifikesi; + diperiksa dan dikalibrasi sebelum digunakan; *+ dioperasikan oleh personil yang berwenang; * dioperasikan menggunakan instruksi penggunaan yang ada dan dipelinara; + bila dapat dilakukan, ditandai secara unik. Rekaman. Rekaman peralatan dipelihara dan rekaman tersebut [Belum C54 ‘mencakup: itaksanak] * identitas peralatan dan pirantilunaknya; a + nama pabrik, model dan nomor seri atau identifikasi unik lainnya; + cek kesesuaian peralatan dengan spesifikasi;+ lokasi saat ini, bila sesuai; + instruksi dari pabrik, bila ada atau acuan keberadaannya; + sejarah kalibrasi dan tanggal kalibrasi berikutnya * rencana perawatan, bila sesuai dan perawatan yang telah dilakukan; + kerusakan, kesalahan pemakaian, modifikasi, atau perbalkan pada peralatan. Prosedur ‘Mempunyai dan mengimplementasikan prosedur C5405), untuk manajemen peralatan dan mencakup: C5k * penanganan yang aman, _transportasi, Penyimpanan, dan penggunaan; + perawatan yang direncanakan; ‘+ pengecekan antara untuk memelihara keyakinan pada status kalibrasi; + faktor koreksi yang tepat, bila dipertukan. Pembebanan | Peralatan yang mengalami pembebanan lebih atau [Belum berlebih kesalahan’ penanganan, memberikan hasil yang C59 mencurigakan atau rusak atau menyimpang dari batas-batas yang ditentukan tidak digunakan untuk kegiatan pengujian/kalibrasi dan + diisolasi; * diberi tabet dengan jelas atau diberi tanda bahwa tidak digunakan; ‘+ memeriksa pengaruh cacat atau penyimpangan dari batas-batas yang telah ditentukan; + Diperakukan —sesuai_ dengan —‘prosedur pengendalian pekerjaan yang tidak sesuai. Status kalibrasi | Identiikasi atas status kalibrasi peralatan, bila CSA memungkinkan Penggunaan | Peralatan yang berada di iuar pengendalian Kembali fangsung laboratorium, dicek, dan divatidasi tertebih Csi dahulu sebelum digunakan kembali Penyetelan Peralatan dijaga keamanannya dari penyetelan yang csi dapat — mengakibatkan —_ketidakabsahan —_hasil pengujian dan/atau hasil kalibrasice G7 Ketertelusuran Pengukuran Klausal Pada Lampiran i Persyaratan Peraturan Program ‘Mempunyai program kalibrasi bagi peralatan kalibrasiC.6.a | ukumya Ketertelusuran | Program kalibrasi telah menjamin pengukuran [ke SI] laboratorium tertelusur ke satuan SI (sesuai dengan C6..1), Kebijakan KAN tentang Ketertelusuran Pengukuren) C.6.b.3) + bukti kompetensi, kemampuan pengukuran, dan ketertelusuran; + sertifikat yang berisi hasi-hasil pengukuran; + sertifkat yang memuat _ketidakpastian pengukuran dan/atau pemyataan kesesuaian. ‘Standar Acuan | Mempunyai prosedur untuk: [Belum ada ae + kalibrasi standar acuan yang tertelusur ke satuan eee cae ‘S| melalui lembaga yang kompeten + kalibrasi standar acuan sebelum dan sesudah penyetelan + keterielusuran_bahan_acuan ke satuan Si_bila Penanganan barang yang ditera dan ditera ulang Klausal Pada Lampiran It Peraturan Persyaratan Menteri Prosedur Mendokumentasikan prosedur penanganan barang Cra yang diuj/dikalibrasi yang mencakup: + transportasi;ca + penerimaan; + penanganan; + perfindungan; + penyimpanan; + _penyimpanan dan pembuangan sisa Identifikasi Sistem untuk mengidentfkasi barang yang C7.b diuji Rekaman Rekaman tentang penerimaan barang yang diuji, defisiensi abnormalitas, dan penyimpangan yang ada pada Ipenyimpangan | saat barang diterima Cre jika terdapat keraguan tentang kesesuaian barang, rekaman tentang penginformasian kepada pemi UTTP dan diskusi yang dilakukan Fasiltas Fasiitas yang memadai untuk memelihara integritas pertindungan | barang dan perfindungan barang Crd Kondisi Kondisi lingkungan yang dipersyaratkan untuk fingkungan barang yang sensiti, dimonitor dan direkam, dan Crd keutuhan barang. Jaminan Mutu Hasil Tera dan Tera Ulang Klausal Pada Lampiran it Persyaratan Peraturan Pengendalian | Prosedur pengendalian mutu untuk memantau [Belum cek| mutu keabsahan data; pemantauan dapat mencakup tapi lantara caa tidak terbatas pada: * penggunaan bahan acuan bersertifikat dan/atau bahan acuan sekunder + partisipasi dalam uji profisiensi atau uji banding antarlaboratorium + replikasi kegiatan pengujian atau kalibrasi menggunakan metode yang sama atau berbeda ‘+ pengujian ulang atau kalibrasi ulang atas barang yang masih ada + korelasi hasil untuk karakteristik yang berbeda dari suatu barang Data Data pengendalian mutu yang telah direncanakan pengendalian | dikaji ulang, direkam =— untuk —_mendeteksi mutu kecenderungan, dan bila memungkinkan, diterapkan Caa teknik statisitikco Analisisdata_ | Analisis terhadap data pengendalian mutu, dan c8b tindakan yang dilakukan untuk —mengoreksi permasalahan dan mencegah pelaporan hasil yang salah Pelaporan Hasil Kiausal Pada Lampiran Peraturan Menteri Persyaratan Hasilpeneraan | berupa cap tanda tera dan dapat disertai Surat Coa Keterangan Hasil Pengujian (SKHP) dengan format dan bentuk yang ditentukan oleh Direktorat Metrologi Laporan Menerbitkan sertifkat/laporan _ pengujian/kalibrasi pengujian dan yang memuat: sertifikat ee kalibrasi Cha! C.9b,C.e.4, | * namadan alamat UPTIUPTO; Car + lokasi dimana pengujian dilaksanakan, bila berbeda dengan nama dan alamat UPT/UPTD + identitas taporan/sertifikat pada setiap halaman; + nama dan alamat pemilik UTP; + identifikasi dan metode yang digunakan; + uraian dari, Kondisi dari, identifkasi yang tidak meragukan dari barang yang diuji; + tanggal penerimaan barang, bila berpengaruh terhadap keabsahan; + tanggal pelaksanaan penguijian; + hasil pengujian, lengkap dengan satuan pengukuran; * nama, fungsi, dan tanda tangan atau identifikasi yang ekivalen dari personil yang berwenang mengesahkan laporen atau sertifikat; + pemyataan bahwa hasil pengukuran hanya berhubungan dengan UTTP yang dij;‘+ format iaporan dan sertifikat. ‘Amandemen cog Bila terjadi perubahan sertifkat laporan pengujian, atau SKHP yang telah diterbitkan, UPT/UPTD menerbitkan revisi sertfikatlaporan yang: + Bahan amandemen dibuat hanya dalam bentuk dokumen susulan, atau pemindahan data, mencakup pernyataan: | “Suplemen untuk Laporan pengujian (atau SKHP), nomor seri (atau identitas lainnya)", atau bentuk kalimat lain yang setara. ‘+ mempunyai acuan ke sertifkat asi; + didentitkesi sebagai tambahan; * memenuhi persyaratan tentang penerbitan sertifikat atau laporan.