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    documentacién en los museos: una vision general ANDRES CARRETERO PEREZ. Museo Nacional de Antropologia Madrid ‘Museo N° 2, 1997: 11-29 Lejanos ya los tiempos en que la funcién pri- mordial de los museos era la mera conserva- cién del patrimonio, hoy la demanda social los va transformando en mediadores culturales, en transmisores de informacién. La contemplacién de la obra de arte ha cedido terreno ante la comunicacién de su significado cultural. Sin embargo, pocos museos estan prepara- dos para esta tarea. Los fondos museograficos, literalmente aquellos objetos con los que hace- mos museografia, aquellos que se exhiben, siguen acaparando toda la atencién hasta llegar a hacer casi sinénimos museo y coleccién, sus- tantivo que hoy resulta insuficiente para carac- terizar al museo, y minimiza muchos otros aspectos de su contenido y actividad. En esta intervencién inicial voy a intentar mostrar el museo, de forma somera y con ine- vitable rapidez, como un sistema estructurado que retine, produce y gestiona informacién; que gestiona documentos de tipos muy diversos, como veremos, y que, por oposicién a la tradi- cional idea de coleccién, que es s6lo una parte del museo, podriames llamar “fonds museolé- gicos”, concepto de mucha mas amplitud, y més significativo y util para la organizacién y funcio- namiento de las instituciones. Sin empezar citando las tradicionales defini- clones de lo que es un museo, si quisiera mencio- ‘rar uno de sus elementos caracteristicos. La Ley de Patrimonio Historico Espafiol, por ejemplo, recoge de forma explicita que los museos con- servan bienes “de cualquier naturaleza cultural”. Museo Andrés Carretero Pérez Esta frase puede tener al menos dos lectu- ras diferentes, aunque no excluyentes. La lectu- ra habitual hace referencia a la diversidad de los museos, al hecho de que existen museos que conservan colecciones de Bellas Artes, Historia de la Técnica, Ciencias Naturales, Filatelia o de cualquier otra temdtica que busquemos. Todo aquello que suscita nuestro interés, el planeta entero, puede encontrarse en los museos. Es decir, hace referencia a la variada tipologia de instituciones que encierra el término museo, Lectura correcta.Al fin y al cabo los fondos museograficos, las colecciones, son el elemento definitorio de base de los museos. Sin embargo, si nos detenemos un momento en este con- cepto vemos pronto su “falta de conceptualiza- cién”. {Qué son los fondos museogréficos, al margen de la redundancia de que son los bienes que conservan los museos Existen definiciones de lo que es un docu- mento, un libro, una monografia o una publica- cién seriada,aunque no sean demasiado precisas y haya discusiones entre los especialistas, pero los manuales de museologia nunca incluyen wna definicién clara del concepto de coleccién. De hecho, cualquier definicién sobre elemen- tos precisos resulta insuficiente, ya que las colec- ciones pueden ser artisticas 0 estéticas 0 no, pue- den ser histéricas © no, pueden tener interés cientifico en si mismas 0 no, pueden tener valor econémico © no, etc., etc. De ahi quizas la ambi- aglledad de la coletilla “de cualquier naturaleza cul- tural” que nos ha dado pie a esta reflexion. El problema de definicién deriva de cémo se forman las colecciones, de cémo seleccionamos los bienes, de cémo tomamos la decision de que determinados objetos son utiles para “el cumplimiento de nuestras funciones” o signifi- cativos para la conservacién de nuestro patri- monio; seleccién que acaba teniendo, como casi todo en esta vida, un caracter contextual. Dependiendo de! momento histérico, de la especialidad de la institucién, e incluso de los intereses de sus titulares o de sus técnicos, se consideran de interés muy diferentes elemen- tos. Asi, segiin en qué museo, o en qué momen- to se ofrezca, la donacién de un objeto puede ser bienvenida o recibir un portazo; y en las colecciones ya formadas, segin las épocas y los museos, inevitablemente se presta mas aten a unos tipos de bienes que a otros, cosa que extrafia a veces a los especialistas ajenos al mundo de fos museos, que esperan encontrar un tratamiento homogéneo de los fondos de su n interés en todos los centros. Pero mas les sorprende todavia que, segiin los museos, cambie la conceptuacién de los bie- nes que buscan,y a veces tengan, y a veces no, la consideracién de fondos museograficos. Y esta ambigiledad es més usual de lo que a primera vista puede parecer. Si por “tradicion estética”, un cuadro de Velazquez es seguro que formard parte de ‘a coleccién en cualquier museo, aunque sea un museo de Ciencia y Técnica y tengan que colocarlo en una seccién de raros © inclasificables, no ocurre lo mismo Museo La documentacién en los nuseos: una visién general con muchos otros bienes. Una estampa, un gra- bado, sera coleccién “por esencia” en la Calcografia Nacional, pero puede ser conside- rada mero fondo informativo, elemento de apoyo, en un museo etnografico o de Ciencias Naturales; y del mismo modo, una fotografia de Ortiz Echagiie puede encontrarse en el archivo fotografico 0 en la coleccién segtin que el cen- tro considere prioritarias sus facetas informati- vas 0 las estéticas y creativas. Un altimo ejemplo: ;Cuantos museos arque- olégicos tienen en su registro de colecciones la documentacién cientifica producida por las ‘excavaciones arqueolégicas, en el supuesto de que conserven alguna?. Son més “arqueolégi- cos” los objetos procedentes de la excavacién que la documentacién sobre cémo se ha reali- zado dicha excavacién, documentacién que en Ultimo extremo supone el contexto de esos objetos, que en si mismos sélo son antiguos?. No obstante, no pretendo que establezcamos. ahora una definicion cerrada de qué elementos deben incluir los conceptos de fondo museogré- fico. 0 coleccién. Los museos guardan todos aquellos bienes que, se considera, documentan de manera adecuada la naturaleza que nos rodea, nuestra propia historia, nuestra creacién estética, nuestra forma de vivir, nuestra produccién indus- ‘rial, la vida de culturas lejanas, etc., etc. Las ambigtledades y las diferencias de criterio sobre qué documentos (porque la coleccién, al fin y al cabo, es un conjunto de documentos) son ms significativos siempre existirén, y no merece la pena el esfuerzo nominalista si somos capaces de concebir el museo como algo més que una coleccién. Lo que si podemos hacer es una segunda lec- tura de la expresion“bienes de cualquier natura- leza cultural”, considerando que no se refiere sélo a los fondos museogrificos, sino al conjun- to de informacién cultural que guarda el museo. TIPOS DOCUMENTALES EN EL MUSEO ‘Al margen de su tematica, y de cémo defi- nan los limites de sus colecciones, todos los museos conservan ademés bienes que, efectiva- mente pueden no tener un interés exponible, pero si son de interés para la investigacién, 0 sencillamente para la gestion. Por citar casos que conozco, el Museo Sorolla conserva la correspondencia del pintor; el Museo Cerralbo, documentos sobre la activi- dad politica del Marqués; el Museo Nacional de Antropologia un magnifico archivo histérico de fotografia; el Museo Nacional de Ciencias Naturales cientos de informes de expediciones cientificas de siglos pasados; y otros muchos museos acumulan actualmente informacién cien- tifica sobre excavaciones arqueolégicas u otros tipos de investigacion. Todos estos documentos estan intimamente conectados con las colecciones,o con la temitica cientifica del museo, pero en ningtin caso se consi- deran fondos museogréficos propiamente hablan- do. {Tienen por ello menos interés?, no requieren cel mismo nivel de catalogacién que los fondos pre- Museo Andrés Carretero Pérez suntamente exponibles?, ino forman parte de nuestro patrimonio?, sno necesitan similares cuida- dos,e incluso mas por la delicadeza habitual de sus mater les?, Parecen claras las respuestas. Aunque los consideremos en otra categorfa, y aunque segiin los centros su contenido varie, las series que componen los archivos fotogréfi- cos, sonoros, de filmaciones, de documentos his- t6ricos © cientificos, etc., son fondos del museo. Igualmente, la actividad del museo genera una gran cantidad de documentos de gestién de las colecciones: Los objetos se fotografian,a efectos de identificacién o servicio pliblico general; se realizan informes del estado de conservacién de los fondos, y descripciones de los tratamientos de restauracién que sufren; el préstamo de pie~ zas para exposiciones, cada vez més frecuente, genera también abundantes expedientes; etc. {Son todos estos documentos mera “docu- mentacion administrativa” © forman parte de nuestras colecciones en un sentido amplio?. Las reproducciones, los informes de conservacién © los datos sobre movimientos y periodos de exposicién forman parte de la historia vital del ‘objeto, y la informacién relativa a estas gestio- nes debe guardarse con el mismo cuidado que una ficha de catalogacién. El control de la documentacién gréfica puede evitarnos una nueva reproduccién del objeto a cada solicitud; las restauraciones actuales pueden orientar o condicionar otras futuras, 0 explicar anomalias 0 dafios que llegue a presentar el objeto; los préstamos anteriores de un objeto pueden determinar que se autori- ce un nuevo movimiento a una exposicién o no; y la custodia permanente de los expedientes de ingreso nos evitard tener que ir al Archivo General de la Administracién para conocer nuestras colecciones, como le ha ocurrido al Museo del Prado, y no es caso tinico. Por otro lado, tampoco podemos olvidar que, por reducida que sea, todo museo tiene su biblioteca, una biblioteca especializada, centrada en su Area tematica o histérica. Raramente exis- ten los medios para mantener las bibliotecas “en estado de revista” pero, quizas por su utilizacion cotidiana por propios y ajenos, casi todos los museos hacen grandes esfuerzos para mante- nerla catalogada, aunque sea a un nivel minimo. No obstante, en todo caso, la biblioteca “es otra cosa”, y suele ser vista como una pesada carga cuando un técnico de museos tiene que ocu- parse de su gestion, a pesar de constituir una herramienta basica para su trabajo diario. ‘Ademés, se da una forma sutil de esquizo- frenia: con gran frecuencia, la ordenacién, las clasificaciones tematicas, geograficas, cronolégi- cas, etc, que se usan con los libros u otros documentos no tienen nada que ver con los uti- lizados para ordenar las propias colecciones del centro. Quizés porque lo hacen especialistas con diferente formacién, cuando existe biblio- tecario 0 archivero, o quiz4s porque para su cla- sificacién se recurre a los titulos 0 los conteni- dos declarados, y no a sistemas clasificatorios generales.Volveremos sobre esta cuestion. Museo La documentacién en los museos: una visién general Y en fin, ademas existe documentacién administrativa en sentido estricto, fruto de la actividad general del museo, y relacién directa con las metas cientificas o que no tiene educativas de la institucién, sino con los pre- supuestos, las facturas de la luz, las bajas por enfermedad del personal, etc., etc., pero que ademas de Ia historia del propio centro, puede contener elementos legales de amplia proyeccién. Desde el punto de vista que hoy nos intere- sa, los diversos elementos que he ido mencio- nando, desde las obras maestras a las facturas, son resultado de la acciones desarrolladas por la institucién en el marco de sus competencias, son documentos, y como tales son fuentes de informacién, son fondos museolégicos. Son documentos con muy distintos destina- tarios:el gran piblico,al que llegamos mostran- do en las salas las piezas mas relevantes; el investigador que viene a estudiar piezas con- cretas, generalmente en el almacén, 0 ver foto- grafias e informes de trabajos de campo, 0 con- sultar publicaciones en la biblioteca; los propios técnicos del museo que necesitan conocer informacién para su actividad y para la toma de miltiples decisions; o el historiador que estu- dia historia econémica, o de la evolucién de las modas, a través de nuestro archivo; pero en cualquier caso son documentos que deben for- mar un conjunto unitario y coherent. Simplemente cada usuario necesita un tipo o nivel de informacién particular. El museo es, pues, un centro que reine, con- serva y genera documentacién. Cierto que (sin 4nimo de menosprecio) no puede compararse con un archivo © una biblioteca, aunque sélo sea porque buena parte de los bienes que con- serva no traen sus datos catalogréficos en la portadilla ni son directamente legibles, lo que exige un trabajo cientifico muy superior para su identificacién y adecuada descripcién y catalo- gacién; pero el museo es, entre otras muchas facetas, un centro de documentacién. Ahora bien, jrealmente, en la practica,lo es?. Un centro documental implica una organiza cién, un sistema que incluye normas descrip vas, secuencias de trabajo, y formulas de orde- naci6n fisica y conceptual de la informacién. De manera habitual los museos son, en el mejor de los casos, centros de documentacién de fondos museogrificos, que tienen adheridas, con mas 0 menos independencia y organizacién pro- pia, otras areas de informacién “secundaria”. Es decir, se solapa el estudio de colecciones con una biblioteca, ocasionalmente un archivo de docu- mentacién histérica, un archivo administrativo, etc.,a los que (a veces por imposibilidad material, €s clerto) no se concede la misma importancia, Y ademas cada museo tiene sus propias for- mulas y sistemas de organizacién y gestion en cualquiera de los aspectos resefiados. Un estudio realizado en 1993 permit comprobar que no habia mas de dos museos del Ministerio de Cultura que hicieran la misma operacién o gestién de la misma forma. El resul- Museo Andrés Carretero Pérez tado ofrecta todas las posibilidades de combi- natoria e interpretaciones de los instrumentos que los museos usaban para controlar tanto la documentacién administrativa ordinaria, como para el ingreso, asignacién de niimeros de inventario, redaccién de fichas de inventario y catélogo, gestién de movimientos, ordenacion cientifica, etc., de los fondos museogréficos, bibliogréficos, documentales, ... Y no se trata de un problema particular de los museos del Ministerio de Cultura. Si amplid- ramos la muestra no harfamos sino magnificar este aparente caos. La razén es bastante sencilla: no contamos con una estructuracién global de nuestro tra- bajo, y no existen normativas ni directrices téc- nicas que contemplen de manera general los procedimientos técnico-administrativos de tra- tamiento de los diversos fondos que conservan los museos. Los archiveros y bibliotecarios, por seguir con la comparacién anterior, llevan afios sen- tando normas descriptivas y catalogréficas para sus materiales, relativamente unitarios, y nor- mas de funcionamiento para sus instituciones. En los museos, por la diversidad de origenes, por la variedad de contenidos y de disciplinas por la necesidad cientificas de los técnicos, y imperiosa de estudiar y difundir los fondos, siempre ha pesado més el trabajo cientifico. Cada institucién adopta una organizacién parti- cular, y ante la emocién de identificar un Goya, qué mas da cémo hagamos la fichal. Una sencilla evidencia: un_bibliotecario puede cambiar de centro e incorporarse de manera inmediata al trabajo. Un técnico de museos tendra que reaprender la “mecénica”, la idiosincrasia y particularidades de la nueva institucién, desde el propio contenido y estructura de las fichas de catalogacién hasta los trémites para que un investigador acceda a los almacenes; y con frecuencia tendra que conocer la historia del centro para compren- der sus normas. MUSEO Y ORGANIZACION FUNCIONAL, El museo esta, parece, lejos de ser, de con- cebirse como, un “centro de documentacién”, Sin embargo, como decia al comienzo, han pasa- do los tiempos en que se consideraban conser- vatorios de obras de arte, y los usuarios busca- ban el simple deleite. Un centro cultural actual es, debe ser nece- sariamente, una institucién capaz de proporcio- nar informacién a muy diversos niveles, y de hacerlo rapida y eficazmente, y para ello no nos queda mas remedio que olvidar por un momen- to el componente cientifico particular del estu- dio de las colecciones, y empezar a pensar en la organizacién de nuestra tarea global. Y el primer punto de la organizacién de nuestra tarea global es la propia estructura interna de las instituciones, cuestién que, como he sefialado en otras ocasiones, quizés no ha podido desarrollarse porque durante afios no hha habido nada que organizar: el organigrama Museo La documentacién en los museos: una visién general era, y sigue siendo en muchos casos, un técnico con un auxiliar administrativo y los vigilantes de Salas. Si observamos el organigrama de muchos grandes ‘museos, vemos que se ordenan en torno a las colecciones; existen tres, cuatro, siete, ... u once departamentos (como en la nueva reorganizacién del Museo del Prado), que se reparten tematica o cronolégicamente las colecciones. Es una organizacién que podriamos llamar “cientificamente orientada”, alrededor de la cual pululan, sin un lugar claro en los organigra- mas, archiveros, bibliotecarios, restauradores, fotdgrafos, etc., etc. También en museos mas pequefios, con mucho menas volumen de per- sonal, se observa una tendencia a organizarse alrededor de las colecciones, aunque segura- mente por razones muy distintas. El resultado es que se descompone la institu- cién en tres, cuatro, siete, u once “instituciones menores” o' trol absoluto de sus colecciones, sus almacenes, “museos monogréficas” con un con- sus salas, sus registros y catalogos, ete., etc. No vamos a buscar ahora motivaciones a esta situacion; simplemente quiero sefialar su falta de operatividad. Todo aquello que no son colecciones adquiere inmediatamente un rango secundario, hasta el punto de que puede llegar a terminar dependiendo de la Gerencia, como si fa consetvacién, el movimiento de obras, las fuentes documentales o el trato con el pil ° fueran meras cuestiones administrativas. Como alternativa podriamos pensar en organigramas que recojan las funciones basicas del museo y lo estructuren como un “servicio”, formula presente en muchos museos de todo el los departamentos de Educacién 0 Didéctica han ido abrigndose paso mundo. En nuestro pai lentamente, pero no ocurre igual con el resto de las tareas. Un organigrama funcional, general y sintético para cualquier muséo, con las evidentes adapta- ciones segiin el volumen o particularidades de los centros en caso de adopcién organica real, podria ser el que reproduce el Gréfico I. DIRECCION SUBDIRECCION DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACION: Registro Colecciones Biblioteca Archivos Documentales PARTAMENTO DE CONSERVACION Gestion de fondos museogr: Restauracion| EPARTAMENTO DE INVESTIGACION: Secciones cientificas EPARTAMENTO DE DIFUSION Exposiciones 9 Didéctica ‘Actividades Culturales ADMINISTRACION [TE Seguridad y mantenilento Gréfico |: Organigrama Funcional n econémico-administrativa Museo Andrés Carretero Pérez Un museo debe documentar, conservar, estudiar y difundir sus fondos, y como institu- cién necesita una administracién para desarro- llar su labor. Estos simples conceptos resultan mas ope- rativos para organizar la gestién de un centro que la pura atencién, aun siendo central, a las colecciones. De hecho, aiin para el técnico que trabaja solo en su institucién es vital conocer esta organizacién para saber a qué tipo de ges- ti6n corresponde la actividad que desarrolla en cada momento. El departamento, orgénico o funcional, de Documentacién viene a ser el nticleo informa- tivo del Museo. No sélo retine la Biblioteca, los Archivos Documentales, y el control general de los ficheros de Registro y Catalogacién de Fondos Museogréficos, sino que se encarga de la gestién de ingresos, movimientos, reproduc- ciones y bajas. El Departamento de Conservacién es el encargado “fisico” de las colecciones Nela por su custodia, ordenacién y mantenimiento en alma- cenes © exposicién, se encarga de la realizacion de los desplazamientos, embalajes,etc,,y en caso necesario realiza tareas de restauracién. El Departamento de Investigacion, 0 de Colecciones, tiene como cometido bisico el estudio cientifico de los fondos, su catalogacién y clasificacion, la programacién del contenido de la exposicién, etc. E] Departamento de Difusién se encargaria de la relacién de! museo con el puiblico y con el exterior: planificacién y didéctica de exposicio- nes, actividades culturales, publicaciones, rela- ciones publicas, etc. Y por ultimo, ‘Administracin proporciona los medios mate- riales, la logistica, al resto de la estructura. Respecto a mi vision de las funciones, el tipo el Departamento de de personal, interrelaciones, etc., que deben tener estos departamentos, en las actas de las | Jornadas de Museologia podéis encontrar deta- Iles en los que ahora no voy a detenerme. AREAS Y PROCESOS DOCUMENTALES El propio organigrama que os propongo como ejemplo empieza ya a mostrarnos los tipos de informacién que vamos a encontrar en e! museo, en parte de contenido cientifico, en parte referida a la gestion de las colecciones, y en parte referida al funcionamiento y la presta- cién de servicios del centro;asi como sus pun- tos de produccién, estudio o tramitacion. A lo largo del trabajo de la Comi Normalizacién Documental de Museos de! Ministerio de Cultura hemos llegado a estable- cer, a efectos analiticos (ya que como velamos al comienzo Ia ubicacién conceptual real de wn documento puede ser muy variable) cuatro grandes areas documentales a las que hemos denominado: Fondos museogréficos Fondos documentales Fondos bibliograficos Fondos administrativos Museo La documentacién en los museos: una visién general ios fondos museograficos series objetuales, en materiales diversos, de incluyen bienes pertenecientes por definicién al Patrimonio Histérico (“conjuntos y colec- ciones de valor histérico, artistico, cientifi- co y técnico o de cualquier otra naturaleza cultural”, Ley PHE, art. 59.3), cuya conserva- cidn, catalogaci6n, restauracién y exhibicién ordenada constituye la funcién basica del museo. El Area que hemos denominado de fon- dos documentales agrupa series en sopor- tes diversos de escritura, imagen y sonido, cuya caracteristica comin basica es ser ejemplares “inicos”, no meras copias de una edit de fondos museograficos, que sdlo ocasio- nalmente tienen interés expositivo, pero que son un pilar fundamental para la n. Constituyen un tipo especial investigacion y el estudio de las coleccio- nes. Los fondos bibliograficos contienen también series documentales en soportes y formatos diversos (monograflas, publica- ciones seriadas, y “materiales especiales” en términos bibliotecarios), cuya caracte- ristica comin, a diferencia de los anterio- res, es ser ejemplares de una edicién siste- matica, no bienes Gnicos. Son un elemento basico de apoyo a la investigacién, exhibi- cién y difusion de las colecciones museo- graficas. Fondos administrativos: Junto a estas series, el Museo produce una gran canti- dad de documentacién estrictamente administrativa, derivada de general del centro, en muchas ocasiones con valor legal a largo plazo, que necesita del mismo control y ordenacién, y que puede considerarse analiticamente una la actividad cuarta “Area”. Centrandonos en las tres primeras, junto a los propios documentos primarios que el museo retine y conserva, la actividad museis- tica genera documentacién secundaria en forma de instrumentos de descripcién, infor- mes de conservacién, controles de gestion, etc., a lo largo de los procesos de trabajo: procesos y documentacién que son practica- mente idénticos, o podrian serlo, para fon- dos museograficos, documentales y biblio- graficos. Al margen de la descripcién y estudio cientifico que supone la catalogacién de cualquiera de los tipos de fondos, {qué hace- mos con ellos?. En primer lugar controlamos su secuencia vital que puede reducirse basi- camente a tres procesos: ingreso, movimien- tos y baja; y en segundo lugar, acumulamos informacién: respecto a su contexto, a los estudios de que son objeto, a los tratamien- tos que reciben; los dibujamos y fotografia~ mos, ete. De manera muy sintética, las acciones y pro- cesos de trabajo serian las que nos ofrece en esquema el Gréfico 2. Museo Andrés Carretero Pérez Ingresos en coleccion ‘Clasiicacion Catalogacion Depésitos pibiioos Depésitos de particulares Exposiciones propias Entradas temporales: Restauracion Depésitosjudiciaies Movimientos intornos Documentaciin grafica Estudio Grafico 2: Secuencia de trabajo “Exposien ‘Cambios ubleacion INGRESO DE FONDOS . sea en la coleccién permanente (posibilidad Después de las gestiones de oferta 0 solici- | para la que existen diversas formulas: compra, tud, de complejidad variable, los fondos ingre- | donacién, excavacién arqueolégica,...), san en el museo, sea en depésito a largo plazo, trétese de bie- 20 Museo La documentacién en los museos: una visién general nes publicos o de particulares; 0 bien llegan al museo para estancias de corta duracién,con fines de estudio, exposiciones tem- porales, restauracién, etc. posibilidad que hemos llamado entradas temporales, si bien su denomi- nacién legal es la de depésitos no registrables. CONTROL DE FONDOS En el caso de los bienes que ingresan con caracter “registrable”, sigue un proceso de con- trol que incluye su inscripcién, via Libros de Registro, asigna- cién de nimeros de inventario, descripcién, cla- sificacién y catalogacién, -el andlisis de su estado fisico, incluyendo trata- mientos © cuarentenas en caso necesario, su siglado © marcaje para identificacién, -y su ubicacién en el Area de reserva del museo. GESTION DE FONDOS Con posterioridad, realizamos continuas acciones con estos bienes, acciones que esen- cialmente pueden considerarse movimientos, ya que casi siempre implican un desplazamiento fisico. El grafico distingue entre movimientos internos y movimientos externos, por el distin- to tratamiento legal y documental que cada uno de los tipos tiene, si bien las finalidades de cual- quiera de los dos tipos pueden ser practica- mente las mismas: los objetos son estudiados, fotografiados, dibujados, restaurados, expues- tos, etc., dentro o fuera del museo. 2 BAJA DE FONDOS Y por iiltimo, afortunadamente en casos excepcionales, los objetos terminan su vida, sea materialmente, sea en el museo, y deben ser dados de baja. Hemos distinguido las bajas definitivas de las bajas temporales, porque en la practica es raro que, en coleccién propia, un bien tenga que ser dado de baja definitivamente, salvo que se queme y sea totalmente imposible recuperarlo, 0 por reordenacién sea asigna- do a otra institucién. Lo normal es que las bajas se produzcan por robo o “paradero desconocido”, situaciones que deben tener su control documental y administrativo, pero que son reversibles, por lo que no pueden conllevar la misma gestién que una baja defi- nitiva. De hecho, en cualquier caso, las bajas pue- den considerarse, y controlarse, como si se tra- tara de una forma particular de movimiento, ya que siempre nos va a interesar conservar la informacién relativa al bien. Como antes sefialaba, este proceso general, con ligeras particularidades, y con mayor o menor frecuencia de aparicién de unos tipos de gestion u otros, puede aplicarse tanto a fondos museogréficos, como a fondos documentales o bibliograficos. El control de esta actividad global de gestién se ejerce, o deberia ejercerse, a través de diver- sos tipos de archivos, que podemos ver tam- bién de forma esquemitica (Gréfico 3) Museo Andrés Carretero Pérez ["procésos FICHEROS PROCESOS FICHEROS PROCESOS FICHEROS FONDOS MUSEOGRAFICOS FONDOS DOCUMENTALES FONDOS BIBLIOGRAFICOS ingen Ingresos ngresos Ingresos are encoleccién | encolecaén | encoictin | aress Seana, Entradas temporales en depssito Entradas tomporales sachet Entrada temporal Entroda temporal Entrada temporal Libros de Registro Libros de Registro Libros de Registro Registro y Inventario Aegisto y Inventario Regio y Precatalogacién Cataogacion Catalogacion ataogocén Catalogacisn CCotalogocén CCatalogacién Conjuntos Conjuntos Kardex ‘Movimientos Movimientos* Movimientos: Movimientos+ ‘Movimientos Internos Interos Internos oe nas que cada instrumento descriptivo, catalografico, © de gestion necesita cuando menos los ele- mentos esenciales de identificacién del objeto © documento referenciado, y cada formula de ordenaci6n de los datos requiere la duplicacion de fichas, etc. Sin embargo, actualmente una gran parte de esta gestién puede informatizarse y automat zarse, lo que simplifica el problema. El Grafico 4 muestra un modelo de tra- tamiento informatico de la gestién museo- grafica, ¥ vu Gréfico 4: Esquema de bases de datos 24 Museo La documentacién en los museos: una visidn general Viendo el area incluida dentro de las lineas de flechas, observamos tres elementos princi- pales: las bases de catalogacién de fondos muse- ogréficos, fondos documentales y fondos biblio- gr Aficos respectivamente. Las dos primeras aparecen estrechamente unidas porque, como vamos a ver la totalidad de su gestion puede realizarse de manera comin, pero las tres aparecen interconectadas, de modo que puede consultarse la informacion vinculada (documentos relacionados con colecciones, publi- caciones en que se repraduce un objeto, etc) A estas bases de catalogacién, en las que des- cribimos detalladamente los bienes, puede llegar buena parte de la informacién descriptiva desde las bases de Ingresos,a través de las que se con- trolan las gestiones previas; y en el proceso de transferencia se pueden asignar automaticamen- te nlmeros de registro o inventario, generar actas de recepcién, libros de registro, etc. El fichero de Conjuntos que antes menciona- ba aparece en asociacién con las bases de cata- logacién de Fondos Museogréficos y de Fondos Documentales, ya que un conjunto puede estar compuesto sdio por fondos museogréficos, s6lo por fondos documentales, o incluir ambos tipos de documentos. Una vez controlados los fondos en los fiche- ros de catalogacién, la base de Movimientos ges- tiona la prdctica totalidad de nuestras acciones con los fondos, tomando autométicamente los datos catalogréficos necesarios de las bases ante- riores, de modo que, aunque una gestion afecte a 25 varios objetos no necesitaremos consignar dato alguno respecto a los mismos, y sélo una vez los datos descriptivos del tipo de movimiento que efecta el lote: tras seleccionar los registros de los fondos correspandientes en las bases de cataloga- cién, el sistema nos pide informacién sobre el tipo de movimiento 0 actuacién que afecta al conjun- to seleccionado (peticionario, titulo, lugar y fechas de exposicién, por ejemplo), asigna un numero de expediente a la gestion, y crea registros individua- lizados para cada uno de los objetos. Del mismo modo, la base de Movimientos genera registros de manera automitica.en su caso, en los ficheros de Conservacién, Documentacién Grafica y Reproducciones para que se cumplimen- cen en ellas los datos pertinentes. (Complementariamente aparece en el esquema, con linea discontinua, ya que no es estrictamente necesario, un fichero al que se trasladaria la informacién historica sobre prés- tamo de fondos, si bien puede permanecer siempre accesible, sin ningiin tipo de interferen- cia, en la propia base de Movimientos). Este control general de la gestién de fondos a través de un fichero central (Movimientos) presenta una notable comodidad: no sélo evita “pérdidas”, sino que permite conocer con qué volumen de fondos se est4 trabajando en todo momento, impide que se solicite una actuacién con un objeto que se encuentra en otro proce- so (por ejemplo, que se autorice un préstamo en las mismas fechas en gue la pieza est en res- tauracién), facilia fa consulta de “histéricos” Museo Andrés Carretero Pérez generales 0 por tipos de gestién, sea por fechas, nuimeros de expediente, ntimeros de inventario, etc. De este modo pueden elaborarse sencillas estadisticas sobre la actividad del centro, pedir informacién sobre préstamos anteriores de un ‘objeto antes de aprobar una nueva solicitud, conocer de forma inmediata el numero y carac- teristicas de las fotografias de la pieza, su estado de conservacién y los tratamientos recibidos, ... El drea de Biblioteca, como veis, tiene un fun- cionamiento similar, aunque mds simple, ya que los controles legales de muchas de sus gestiones no son tan rigidos, pudiéndose establecer de manera optativa un fichero de control de lectores en caso de que el museo emita tarjetas, cédigos de usua- ri etc, para la utilizacién del servicio. Fuera de las lineas de flechas encontramos, en la parte superior del gréfico, algunos ele- mentos de sistema, tales como las pautas de configuraci6n general, y de asignacién de dere- chos de utilizaci6n y consulta a diversos grupos de usuarios; el médulo de gestién de imagenes digitales, futurible ain en casi todos los museo: © [as utilidades comunes, entre las que pode- mos mencionar, por su uso genérico, los siste- mas de transferencia de datos desde otros ges- tores de informacién, o el control de formatos de impresin predefinides, que nos ahorren la escritura manual de actas, certificados registra- les y otros formularios y escritos usuales. A izquierda y derecha aparecen dos cuestio- nes mis,sin cuyo comentario no podemos cerrar esta visién general del sistema documental del 26 museo: un médulo de control de terminologia, compuesto de ficheros con listas y tablas de con- trol de términos, tesauros, etc., y el Archivo Administrativo, archivo que conecta todo el con- junto descrito con el Area de Administracién, rea en cuya description no vamos a entrar. Todas las gestiones que venimos describien- do generan multitud de papeles, que habrén de terminar en el Archivo Administrativo lo mas ordenadamente posible. Y Ia forma mas simple de ordenar nuestras acciones ya durante su realizacién, de guardar constancia de las mismas, y de recuperar la informacién de manera fiable en cualquier momenta, es asignar nimeros de expediente a cada tarea desde el comienzo de la gestién. No esperar a que los archiveros analicen y ordenen la documentacin a posteriori, 0 a tener que luchar nosotros mismos con los pape- les dos afios después hasta que cada uno encaja en su carpeta, sino establecer previamente nues- tras propias series, de manera que cuando inicia- mos cualquier accién sepamos a qué tipo perte- nece y podamos asignarle un cédigo en funcién de la serie, ta fecha y un niimero de orden. Este cédigo nos ayudard en el desarrollo de las gestiones, y facilitard el archivo de toda la documentacion ad el museo emita. El siguiente grafico (Grafico 5) nos ofrece una Visin simplificada de una tabla de series documenta les basada en el organigrama que antes hemos visto (La tabla completa de series documentales que en strativa o de gestién que Museo La documentacién en los museos: una visién general este momento contempla, como modelo general, el Proyecto de Normalizacién Documental recoge 130 entradas © cédigos para las gestiones de todas las reas funcionales del museo). LL. Direceién Subdirecci6n ‘Adminisracion Conservacién Documentacién 5.1. Fondos museogréficos 5.1. Ingrasos 5.1.11. Asignaciones 5.1.1.2. Depésitos estatales 5.1.13. Depésitos no estatales| S5.1.14.No Resueltos 5.1.2. Balas 2. Fondos documentales 3. Movimientos (Fondas m.y 4) 5.3.1, Exposicion 532 Restauracion 53,3, Documentacién Grafica 5.34, Investgacién 5.35, Depésvos pésitos no registrables (Fondos m.y d) Fondos biblograicos Difusion ‘Areas de Investigacién Grafico 5: Series documentalés La operacién consiste sencillamente en ana- lizar el organigrama de la institucién, determi- nar las competencias de cada departamento o seccién, delimitar los tipos de actuacién que nos interesa discriminar en cada caso, y asig- narles cédigos numéricos que el sistema carga ‘en su configuracién general. Por ejemplo, en el esquema, -el Departamento de Documentacién, numera- do con un “5”, Se ocupa entre otras cuestiones de “Fondos museogréficos” (5.1.), -y dentro de esta competencia, se encarga de la gestion de los ingresos de fondos en la colec- cién (5.1.1, .aspecto en el que nos interesa distinguir cua- tro variantes: «los ingresos por asignacién (5.1.I.1,), sin que sea necesario subdividir segin la formula espe- cifica de ingreto (compra, donacién, etc,), ya que en lo esencial el procedimiento de tramita- cién es similar, y la formula especifica de asigna- cién no produce ningun efecto legal 0 técnico- administrativo sobre fas colecciones. En cambio, en los depésitos, al menos en los museos de titularidad estatal, si interesar distinguir los depésitos de bienes de titularidad estatal (5.1.1.2) de los de otras titularidades (5.1.1.3.). Por ultimo, con frecuencia, se producen ofertas de ingreso de objetos que no interesan © para las que no existen medios econémicos, | anomalias en las tramitaciones, gestiones incon- a Museo Andrés Carretero Pérez clusas, etc., lo que genera una bolsa de actua- ciones fallidas a la que denominamos -expedientes “no resueltos” (5.1.1.4.). Tomando estos cédigos (5111), mas el afio en que se realiza la gestion (1996), mas un niimero de orden para cada tipo de gestion (4 para la cuarta gestion, p.e.), tendremos asignado un niimero de expediente: 51 | 1/1996/4, nime- ro que - aparecer inscrito en toda fa documentacién generada por la gestion, lo que evita pérdidas y confusiones, . nos serviré para archivar ordenadamente dicha documentacién, yen el caso particular de los ingresos, podré ser utilizado para asignar el numero de inventa- rio a los bienes, si el centro utiliza numeracién de expediente: 1996/4/1,2, 3, Un sistema informatico permite la creacién de registros en el archive administrativo, la asig- nacién automatica de estos numeros de expe- diente, e incluso la vinculacién del registro de correspondencia con el archivo, a medida que avanza nuestra tarea. DOCUMENTACION Y LENGUAJE La Ultima cuestién que quisiera tratar es el problema del lenguaje. Para que la informacién

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