Planificacién del proyects 244 scion del plan d estas a los rie WAAR La sefiora, administradora del proyecto, redacta et sigulente documento sobre los principales riesgos del proyecto, yy luego fo consulta con su esposo. oo Cambiar los Revisar las ‘Aimentos | Ingedintes | Fecha de catuc- sefora | endeom- | cadsobepasta | tetasenle | ingedetdon | posicn | | tends, | ited, | Espaciosy | Restos de Restos decuce-| Supenisarla | Limpiazaydes- | Sora equpas _inseclosy ——rachasoroedores | cocnaye! | contaminaciin toedores encontrado en enuipnen su | ogoruna cea danas en inestfa en la toalidad un par | cosina lacocina alana | oe das anes. Comivencia —Losimitados La sefiora percbe | Dirigria pltica | Cambiar el tema | Sefiora seaburren | alosinitados | alostemas que | de conversacin, osecisgustan. aburridos (bos- | lesintereseny | tezandoo muy | ear las que les calledos, or; dgustan. gjemp}o | | ! | inconformes con | | 1 | eldesayuno, | i Discusién. {Qué elementos tiene el documento? gPara qué nos sirven? 2Qué pasarfa durante el proyecto si no existisran? En su opinion, 2qué pasos se siguen para abtenerlos? ¢Estén todos los riesgos del desayuno? iHabrd proyectos que requieran mayor énfasis en la administracién de riesgos que otros? 4.8.1 Prapésito del procese de planificacién de la respuesta a los riesgos __ 8 objetivo es identificar los riesgos que pudieran perjudicar el desarrollo corriente del pro |] esto en sus aversas etapas; cualfearlos y cuonticarlos en cuanto a su probabiidad de ‘ocurtencia y potenciat impacto; definir una serie de acciones preventivas y correctivas a Tespuesta a los tlesgos que se juzguen més relevantes— para disminuir fa probabilidad de ‘su ocurrencia durante Is fase de ejecucién y, en caso de que se presenten, estar preparados para superarlos y mitigar su impacto en el proyecto.BAB Administracién del proyecto 4.8.2 Roles principales en el proceso Administradior del proyecto Raitt) Disefary operarel plan de sesgns realzanda los andlsisy consutas que san necesaris. El administrador dol proyecto os el reSgonsable timo de ‘estar al pendent y de toma las acciones preventvas y corectves necess. ecrrerarttres fis ocean wn est. ; Equipo de abajo Cafotorar cone adminstedor del jes aporando des, consceendn + | que sus itegantes recizarén el trabo.A algunos de ellos sels pos _nambrer responses de montreerelgin esge en conceta. é — ~ | ~ id Cente 0 destination, Prverinoraciny dr el vio Bue os oeumenos cesar, - ‘sobre todo si sus colaboradores tendrén ‘ur rol activo en el esfuerzo, i re Fetrocinadar Montenerse ater al cesaralo de a lntiaié del pryect, yd esa or bueno ona ea ee docuneis ead, 2 e a - ; = 4.8.3 Proceso de planificacion de la respuesta a los riesgos | Siguiendo ta Gula del pweox, decimes que el “riesgo de un proyecto es un evento o candiciin incierta que, si se produce, tiene un efecto positive 0 negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, como tiempo, costo, alcance 0 calidad. Un riesgo puede tener una o mas causasy, 4 si se produce, uno 0 mas impactos”. ' 1. Ideieaciin 2. Gualiecony evartifeactén 3. Dein oaciones prevents 4. Aeciones covoctvas Tebla 4.25 Pass para plaificarla respuesta a los riesgos Identificaci6n Para identifcar los riesgos es necesario revisar, de preferencia trabajando en equipo, o> documentos obtenidos-en las etapas previas de la planificacién del proyecto —el Enunciacs del alcance, la evr, el Cronograma, el Presupuesto, y otros— para detectar qué elementos de los ahf exjuestos pueden representar un riesgo. Hay que poner especial énfasis en las restrieciones y los supuestos aceptados en la planificacién, ya que, de no darse, constitu ‘un posible fropiezo. Por otra parte, existen articulos, libros, bases de datos accesibles a! pi blico, ete., sobre riesgos por érea de aplicacién o industria que es conveniente consular}? que offecen informacién valiosa sobre estadisticas de riesges por rea de actividad. PLTKKLIKLKLKKKEKKKILKERECLEPlariticacién del proyecto 243 ‘Tabla 4.26 Registra de riesgos identiicadas identificar tos riesgos on trabajo de equipo mediante tormenta de “J joas 0 utllzando Te técnica Delphi. Esta consiste en reunir @ un Erype de personas = jon experiencia en el tema y en solctarles su opinign sobre un riesgo espectfico; por | ondas sucesivas, el feclitador va haclendo converger sus opiniones hasta Vegar a una conclusion [Par trabajar de manera estructureda convene defn una sels de categorias y subca soias de resgos. Pr eemplo, a categoria ressos tnicos pods Incite subcatego- es: requsitos ecnolgias 9 utilizar y su dominio, absolescenet=, compiejidad, interfaces = ffonicas,etcétera. De esta manera se abliene un documento de registro» estructurado por aogorfas de rlesgos, sus causas y posibles respuestas, domo podemas observar ef la "Es mds provechoso i + cualificacion [a cualificacién de los riesgos se realiza considerat grado del impacto potencial det evento. Conviene fexibilidad del proyecto ‘obtenida como parte det enunciado del al holguras se cuenta. indo su probabilidad de oourrencia y el en este momento revisar fa matila de loanee, ara ver con qué Az alto Mi: medio B: bajo ‘Tabla 4.27 Matriz de cualifcacién de riesgos que puede tener fa forma de una matriz, en el cual se or categorfas y sus correspandientes probabilidades de ceumrencia © impacto potencal. Los valores pueden darse en tstminas de alto (hy medio (M) tajo (8) riesgo. Ast, tendremos ya un Fstado de rleggos asociads con el esfuerzo, con el tak nos podemos der cuenta de cudies son los mas relevantos y les otorEaremos meyor + prioridad para su posterior atencin (ver tabla 4.2%. > se obtiene asf un documento, telacionan los rlesgos listados pt244 Administracién del proyecto sins ere anki aie ACC Oe es eMeo nractey Fag Caco oe Tabla 4.28 Matriz de cuantificacion de riesgos Cuantificacion De juzgarse necesario, podemos cvantificar los riesgos utilizande técnicas como las siguien. tes: endlisis de sensibiidad, nos permite reviser de forma indepeniliente cada elemento in. cierto que nos afecta; andlisis de! valor monetario esperado, nos ayuda a relacionar ig probabilidad de ocurrencia con el impacto esperado para determinar en qué medida, my. netariamente hablando, nos impactard cada tropiezo; anailisis mediante drbal de decisiones técnica que nos permite abrir altemativas de accién en érbol y otorgarles un valor que puede ‘ser monetario, De este modo abtenemos un documento (ver tabla 4.28) con el rogistro de tos riesgos y un valor en ntimeros asociado con ellos. Tabla 4.29 Matric dela respuesta a iesgos Planificacién de la respuesta ‘los riesgos identificados y analizados podemos darles diversas respuestas: evitarlos, cam: biando ia ruta de accién que nos llevaria al tropiezo; transferirlas, paséndolos a un tercers mediante el pago de una prima por ejemplo, o mitigarios, reduciendo a probabilidad de ovv- tencia 0 el monto del impacto mediante acciones preventivas y correctivas. De esta manera desarrollaremos un documento que puede tomar la forma de una matriz, donde tendremos los riesgos, las acciones de respuesta que hayamos elegido, y a un responsable de su mo- nitoreo por cada uno de ellos. Asimismo, conviene incluir qué evento —al cual llamaros disparador— nos avisaré de la préxima ocurrencia del riesgo en cuestién; por ejemplo, un conflicto entre dos integrantes de! equipo que nos pone sobre aviso de la posible renuncia de tno de ellos. Estos elementos constituyen el Plan de la respuesta a los riesgos del proyecto (ver tabla 4.29), Enuniciado de aleance — . Presupuesto ftanitcacién da la respuesta a los fesges Figura 4.27 Documentos dol pracesa de planificacisn de respuesta o las r samen inca isa imi eae TUTTTTTICTLULLILTTP LTTE LETTER ETT TET EreereerteePleniicecin del proyecto 245 4.8.4 Documentos de la planificacién de la respuesta a los riesgos Como vemos en a figura 4.27, las principales entradas del proceso son el Enunciado del alcance, la evr, el Cronograma y el Presupuesto del proyecto; a su vez, la salida de la planificacién de la respuesta a los rlesgos esté constitulda por el plan correspondiente. A final de este capitulo se presentan los documentos de planificacion de la respuesta a Ios riesgos de tres casos de estudio. Se le sugjere elegir para su lectura y discusién el caso que preflera: de administraciGn, de ingenieifa 0 de tecnologias de informacién, A continuacién mostramos los elementos que integran el documento producto de ta plank ficacidn de la respuesta a los riesgos, que pllede tomar la forma de una matriz. Plan de respuesta a los riesgos Este documento permite especificar qué riesgos se presentaran, cémo y quién los enfrentaré durante la ejecucién del proyecto, asf como qué evento nos pondré en alerta, ya que su pre- sencia disparard el riesgo. Esta constituido por los elementos siguientes: Riesgos Probabilidad de ocurrencia Monto potencial del impacto Eventos disparadores de los riesgos Acciones preventivas Acciones correctivas Responsables Errores u omisiones que se comoten con frecuencia + No estin todos los riesgos 0 + Falta especificar acciones prevent: estén descritos de forma poco vas 0 comrectivas. Su costo es dema- clara. siado alto para el riesgo a mitigar: + Las probabilidades de ocurrencia € + Se omitié nombrar a un response: impactos son irreales. ble por riesgo. Criterios de terminacisn » Contamos con un documento comple- + ‘Ha sido autorizado por el cliente o toy coherente, elaborado en colabore- destinatario y por el patrocinador. cién con los integrantes del equipo.Planificacién del proyecto 247 \ hiip://wumpalisede. | @Risk " Realiza andlisis de flesgos usando simulacién Monte Carlo en hojas de Excel y | ene iteriaz con MS Project. - inievercom RishyProjects | Permitaimplementar sistemas de administracion de esgos y valoraciones Ge iesgos lo cual inclye la idenicacn de los mismos, Usa [a metodologia de cadena de eventos que define | ronograma con evento de riesgo, relaciones entre esgos,etCambio puede integrase con Microsoft Project and Oraclo Primavera, . ¥ wwncattask.com Aosk | Tiene enalzadar de resens y benficio, 4.8.6 Ejercicios sugeridos 1. En el proyecto de la primera Feria Estudiantii de Nuevos Productos que se ha veni- do describiendo en capftulos anteriores, se han detectado una’ serie de eventos que podrian afectar el proyecto y que deben ser tomados en cuenta para realizar un plan realista, © Adversidades ambientales, pues se realizard al aire libre © Deficiente estimacién del presupuesto + Cancelacién de proyectos de alumnos participantes, Falta de pago de alumnos participantes 0 de algunos departamentos Eventos estudiantiles 0 de otra indole que resten importancia a fa feria y, por ; -enide, participacién de la comunidad a) Identifique a qué subsategorias de riesgos pertenecen los mensionados ante rlormente, empleando la siguiente Estructura dedescomposicién de riesgos de! Peo = | a i cee eee T eee ees, fe [ Teaco | [ éxtemo | |rganizacional peed | . |{Reauerniento Dependen Estimacin : [Tecnologia Recusos | HY Paniicacion | Conpliad Sequiniont i | de interaces y canal yfbilded Calidad © Figura 4.28 Estructura de descompasicién de riesgos con algunas categories y subcategarias tinieas VE EV OOO OOOO PVE OST UVET EP EDVIVEP EPP RPaPae248 Administracién del proyecto ») 2Qué otros riesgos no identificados hasta ahora considera que corre el proyecto ©) Estime la probabilidad de que tos riesgos Identificados ocurran y clasiffqucios gy Bun los siguientes rangos. Anote su estimacion en la tabla de valoraci6n do fy riesgos. Yrepdel Reseojmp' d) Estime el nivel de consecuencia empleando los siguientes rangos. Anote su estima. cién en la tabla de valoracin de los iesgos. zaprcto Biéucian Tiere merce IGEN TAS Techs) aD VOUUOD Planficacion del proyecto 249 ®) Elabore un plan de respuesta a los riesgos apoyéindose en la tabla que se muestra enseguida. rant rnc | | Pon eset eau 4.8.7 Referencias a temas avanzados 1 cl ae es fundamentos de fa dlrecclén de proyectos, exe, cap. 14. _ Poject Management Handbook of Gheokiists, Mark J. Hiltz y B Enge, MarkCheck Publishing, Ontario, Canada. {The ew Compendlum of Project Managesment Practices, pw, 2008. Project and Program Risk Management, pu. iE Software Engineering Project Management (serv), Richard H. Thayer, see Computer Society, 2a.ed j q 4.8.9 Desarrollo de su proyecto {Soca ahora trabajar en el plan de fa respuesta a los, riesgos. Auxiliados con técnicas espe- Sficas, los disofpules identificardn los correspondientes a su proyecto y los clasificardn en ‘( Sletas categorias. Asimismo, cuantiicarén su probaillidad de ocurrencia y posible impactoPlonificacion del proyecto 249 €) Elabore un plan de respuesta a los riesgos apoyandose en la tabla que se muestra enseguida. h | | i | | | | | i i i 4.8.7 Referencias a temas avanzados : 1 Sula de fos Fundamentos de fa dlrecetén de proyectos, emt, cap. “4. Project Management Handbook of Checkists, Mark J. Hiltz y P Enge, MarkCheck Publishing, Ontario, Canada, The fa Compenaium of Project Management Practices, rut, 2003. Project and Program Risk Management, ri. Software Engineering Project Management (scr), Richard H. Thayer, ise: Computer Society, 2a, ed. 4.8.8 Referencias a paginas Web Listas de verificacién en el drea de proyectos: http://wwwimarkcheck.com/produets.html 4.8.9 Desarrollo de su proyecto Toca ahora trabajar en el plan de la respuesta a los riesgos. Auxiliados con técnicas espe- icas, los disefpulos identificardn los correspondientes a su proyecto y los clasificardn en, ‘ertas categorfas. Asimismo, cuantificarén su probabllidad de ocurrencia y posible impactoPlanificacién del proyecto 251 EJORA DE PROGESOS ADMINISTRATIVOS JESTAA RIESCOS PLAN DE LA RESPU! Ncomas Btetords | Eldiecterno | Dsarendaral_— | Negilreaneld- | instar Reowsit | jnemprsast_|ariteals | nen depmecw edd pene: detpeyeo(*) desettionde —_reunones la mponancia dels sino ey respuesta, dal pec. | panisipacion del cancla el conto. | siecor de la \ empresa. Elequpo de ELequipo deta: Desonnlaral Praicarcon el ire, Administador trabajo dela ‘be naatende iio acciones de tordea empresa del prjectn empress no, las lamados a! comunicacién para pare que tome quite cola- lag eunlones. + imalucrar al equipo ecciones al respec, ore, de uebajo en el projet, pecesa rowers Come arma Ofewretere-Cmerarcan eld Adina 0 elogaron et pect, los mento a into retard a empresa del pryecto i integar al final | procesos siguen | para mejorar la para que tome las +" detprowect, igual nohay ——comumiacin ena aecones necosais. " | comunicacion empresa. : hoot, ‘teste ~ pamiisuadr sl egupe de consulta252 Adminisiracion del proyecto | a dtedor de Recursos El director de | Werifcarlas compe- ; Ofrecerle entrena- | Adminisuador humares _produccién no | produccién no | toncias del director lento sugar | de pecto(*) ‘ene laforme-_entende tos plan- de poduccidn lsu temocn i | clin necesarla - teamientos do los inicio dl proyecto. | / consis, | Elequpo de Elequipo deta- Incr en el conra- | Negociar en eldi--Administador trabajo deia | bajono eliza sus | to de consutoia retard la empresa del proyeuto empresa noe encargos por fate, una cléusula para que tome las ne emp para de tempo respec. ‘medidas neesatas, el proyecto Procesos ——Contndanos Alana el Ofrecercapacita- | Sugeriret cambio Adminstador paras en planta. projecto,los pares | én al gerente de | de geente de del proyecta alfnaldel no disminuyen; | mantonimientayya_' mantenimiento. Droyeoto fel mantenimienio su personal; mante- prevent es my nario motiado. defcente porue of gererte 25 i i incompetent. ’ i * Admirstador él equipa de consulta nae PRERRRRREKRRKRERRRRRABRBRRABRRARB TEREREREEL ES