HÖÔÙNG DAÃN THÖÏC HIEÄN TROÄN THÖ BAÈNG

MICROSOFT WORD XP hoaëc MICROSOFT WORD 2003

I. Giôùi thieäu:
Coù bao giôø caùc quyù giaùo vieân in thö môøi phuï huynh hoïc sinh treân
maùy vi tính baèng caùch in em naøy xong xoaù boû vieát teân em khaùc vaøo roài
ra leänh in tieáp, cöù laøm nhö theá cho ñeán heát soá hoïc sinh cuûa mình chöa?
laøm nhö theá quaû thaät quaù phieàn phöùc. Trong luùc ñoù chaéc haün quyù
thaày coâ nghó raèng neáu nhö mình ñaõ coù danh saùch hoïc sinh mình chæ vieäc
taïo moät thö môøi roài cho in taát caû caùc hoïc sinh coù trong danh saùch maø
khoâng caàn phaûi nhaäp laïi teân. Ñeå giaûi quyeát vaán ñeà naøy Microsoft
Word cho ra moät öùng duïng raát hay ñoù laø Mail Merge (troän thö).

II. Chuaån bò:

1. Moät thö môøi.

2. Danh saùch hoïc sinh (coù theå baèng Word hoaëc Excel). Neáu ñeå yù
chuùng ta seõ thaáy 2 daáu ? trong thö môøi, ñoù laø 2 nôi chuùng ta seõ cheøn 2
Field (tröôøng) Hoï vaø teân cha hoaëc meï vaø Hoï teân hoïc sinh trong taäp tin
“Danh sach”. Löu yù trong quaù trình thöïc haønh chuùng ta khoâng neân ñeå daáu
? naøy.
* Chuù yù: Danh saùch hoïc sinh phaûi löu vôùi teân sao cho deã nhôù, vì trong
danh saùch naøy chæ coù teân caùc field vaø moãi moät field coù 1 doøng tieâu
ñeà ñaïi dieän. Khoâng coù tieâu ñeà cho caû baûng.
3. Thanh Mail Merge.
Theo maëc ñònh thanh Mail Merge khoâng töï ñoäng hieån thò sau khi caøi
ñaët. Do vaäy muoán laáy ñöôïc thanh Mail Merge thì vaøo Menu View ->
Toolbars -> Mail Merge. Luùc naøy thanh Mail Merge seõ xuaát hieän nhö sau:

III. Thöïc hieän:

 * Neáu taäp tin “Danh sach” coøn môû thì neân löu vaø ñoùng laïi.
1. Click vaøo nuùt Open data Source ñeå môû döõ lieäu nguoàn.

2. Cöûa soå Select Data Source xuaát hieän Choïn nôi chöùa taäp tin “Danh
sach” vaø choïn taäp tin ñoù. Neáu taäp tin nguoàn (töùc laø baûng “Danh sach”
maø chuùng ta ñaõ chuaån bò ôû phaàn II) laø Word thì chuùng ta boû qua böôùc
3.
 3. Sau khi choïn xong moät cöûa soá Select Table xuaát hieän, choïn Sheet
maø chuùng ta chöùa danh saùch hoïc sinh. Xong OK ñeå sang böôùc keá tieáp.

4. Ñaët con troû chuoät taïi vò trí caàn cheøn maãu tin vaø Click choïn nuùt
Insert Merge Fields ñeå môû hoäp thoaïi Insert Merge Field.
Click choïn Field caàn cheøn vaø Click nuùt Insert. Luùc naøy nuùt Cancel seõ
ñoåi thaønh nuùt Close. Click nuùt Close ñeå ñoùng hoäp thoaïi Insert Merge
Field. Tieáp tuïc ñaët con troû chuoät vaøo vò trí khaùc vaø Click choïn nuùt Insert
Merge Fields ñeå môû hoäp thoaïi Insert Merge Field, Click choïn Field caàn
cheøn, Click nuùt Insert vaø Click nuùt Close ñeå ñoùng hoäp thoaïi Insert Merge
Field. Cöù laøm nhö theá cho ñeán heát caùc Field. Sau khi cheøn xong böùc thö
seõ coù hình daùng nhö theá naøy:

Ñöøng lo, chuùng ta chæ caàn Click vaøo nuùt View Megre Data ñeå xem keát
quaû
 5. Baây giôø chæ caàn Click Print laø in bình thöôøng. Xong em naøy Click
nuùt Next Record ñeå sang em keá tieát vaø cho leänh in cho ñeán heát.

* Vôùi phöông phaùp naøy quyù thaày coâ chæ caàn click Next Record roài
click Print cho ñeán heát maø khoâng caàn phaûi ngoài goõ töøng teân töøng em
cho meät.

Chuùc thaønh coâng!