Nama : Siti Novela

Nim : 1934021044
Ruang : 306 - Regular Siang
Mata kuliah : KOMUNIKASI BISNIS (RPS 5)
Dosen : Dr. Bongsu Saragih, SE., MM

Communication in office is quite different from personal communication. In office we need to keep in
mind office procedures and rules. Written communication in office is meant as much for record as for
reference. Two very important kinds of written communication in office are memos and letters.

- OBJECTIVES

At the end of this lesson, you will be able to:

• write memos;

• write letters of enquiry, and

• write letters of complaint.

- MEMO

The Long man Concise Dictionary of Business English defines memo as “an in formal written or typed
message to someone in the same office or organisation, sent in place of a letter.”

Or “a short informal note or report-on some deal or event or conversation.” A memo is generally used
for sending messages from one department to another within the same organization. Given below is an
example of a memo.

So, office memos are:

• neither letters nor notices

• they give instruction and information. HOW TO WRITE A MEMO?

While writing a memo you should keep in mind the following points:-

• state the subject clearly and precisely.

• get to your main message directly.

• make your sentences short and simple.

• give preference to direct statements using personal pronouns if necessary.

e.g. instead of saying,

“ The chairman has desired that all section heads prepare monthly reports on the implementation of the
project and submit the same to the undersigned for compilation.” You can say- “I have been asked by
the Chairman to compile all monthly reports on the implementation of the project. Please send me a
report pertaining to your section by the 7 th of the month.”

• break up your message into points.

• make it brief because your reader may be a busy person and may not have

time to read a long message.

While writing a letter of enquiry remember the following points:-

• the contents of the letter should mention references (letters and agreements) of both parties (sender
and addressee)

• the enquiry should be specific.

• it should make clear that the matter is urgent and needs special attention.

FORMAT FOR LETTERS AND MEMOS ( FORMAT SURAT DAN MEMO )

Komunikasi di kantor sangat berbeda dengan komunikasi pribadi. Di kantor kita perlu mengingat
prosedur dan aturan kantor. Komunikasi tertulis di kantor dimaksudkan sebagai catatan dan referensi.
Dua jenis komunikasi tertulis yang sangat penting di kantor adalah memo dan surat.

- TUJUAN

Di akhir pelajaran ini, Anda akan dapat:

• menulis memo;

• menulis surat permintaan, dan

• menulis surat pengaduan.

- MEMO

The Long man Concise Dictionary of Business English mendefinisikan memo sebagai "pesan tertulis atau
diketik formal kepada seseorang di kantor atau organisasi yang sama, yang dikirim sebagai pengganti
surat." Atau ”catatan informal singkat atau laporan tentang suatu kesepakatan atau peristiwa atau
percakapan”. Memo umumnya digunakan untuk mengirim pesan dari satu departemen ke departemen
lain dalam organisasi yang sama. Diberikan di bawah ini adalah contoh memo.

Jadi, memo kantor adalah:

• bukan surat atau pemberitahuan

• mereka memberikan instruksi dan informasi.

BAGAIMANA MENULIS MEMO?

Saat menulis memo, Anda harus mengingat poin-poin berikut: -

• nyatakan subjek dengan jelas dan tepat.

• langsung ke pesan utama Anda.

• membuat kalimat Anda pendek dan sederhana.

• memberikan preferensi pada pernyataan langsung menggunakan kata ganti orang jika perlu. Misalnya
bukannya berkata, “Ketua menginginkan agar semua kepala seksi menyiapkan laporan bulanan
pelaksanaan proyek dan menyerahkannya kepada yang bertanda tangan di bawah ini untuk
dikompilasi.” Anda dapat mengatakan- “Saya telah diminta oleh Ketua untuk menyusun semua laporan
bulanan tentang pelaksanaan proyek. Tolong kirimkan saya laporan yang berkaitan dengan bagian Anda
paling lambat tanggal 7 bulan ini. ”

• pisahkan pesan Anda menjadi poin.

• buatlah singkat karena pembaca Anda mungkin orang yang sibuk dan mungkin tidak memilikinya
waktu untuk membaca pesan yang panjang.

Saat menulis surat pertanyaan, ingatlah poin-poin berikut:

• isi surat harus menyebutkan referensi (surat dan perjanjian) kedua belah pihak (pengirim dan
penerima)

• pertanyaan harus spesifik.

• harus menjelaskan bahwa masalah tersebut mendesak dan membutuhkan perhatian khusus.