© Neen eet: ela rai Al término del estudio de este capitulo, usted ser capaz de: ‘C-a Identificar el marco general del estudio de sistemas. ‘Ca Explicar los pasos basicos en el disefio de sistemas. Cos Identificar el concepto de flujo. Coa Conocer los enfoques iitiles para el disefio de sistemas existentes. ‘a Comprender los pasos basicos para el disefio de sistemas. Coo Explicar las caracteristicas de un buen sistema.8. Disefio de sistemas El disefio de sistemas proporciona un marco de trabajo total para aplicar el concepto de sistemas. Existen técnicas especificas de la ciencia administrativa, adaptables a ciertos aspectos del proceso de ejecucién, pero es importante proporcionar amplios lineamientos, dentro de los cuales puedan aplicarse con ventajas. Este capitulo se enfoca al marco de trabajo que relaciona la funci6n de disefio de sistemas con el concepto de sistemas. G 8.1 Marco general del disefio de sistemas La palabra disefio denota trazo, delineacién o descripcién. Comprende y combina caracteristicas o detalles que a menudo requieren la preparacién de dibujos o planes preliminares. Los autores Johnson, Kast y Rosenzweig, comentan: Un sistema es un arreglo de componentes para lograr un objetivo planeado. La funcién del disefio es importante en el establecimiento de una relacién entre las diferentes eta- pas o fases de un sistema, para concatenar y delinear el todo compuesto. Para sistemas de negocios, la funcién del disefio incluye la disposicién de las instalaciones fisi- cas para la produccién y las actividades auxiliares; también cubre la distribucién de personal y redes de comunicacién establecidas para proporcionar la informaci6n con- cerniente al proceso. Conforme se acepta el concepto de sistemas y sus diferentes mificaciones son aplicadas en los negocios y la industria; la funcién del disetio de si temas aumenta. Cuando se establee una nueva operacién de negocios, la funcién del disefio parece bastante directa. Sin embargo, el panorama del disefio de sistemas tam- bién cubre la funcién del redisefio, valorando sistemas existentes con vistas al cambi A través del tiempo esta actividad ha recibido una atencién considerable bajo diversas denominaciones tales como sistemas y procedimientos, anilisis de sistemas © ingenierfa de sistemas, Sin embargo, como ocurre casi siempre con la mayoria de las herramientas y técnicas, sus practicantes han proclamado su aplicacién a una gran variedad de problemas. En cualquier caso, se aplica a los sistemas existentes mas bien que al establecimiento de los nuevos. Los sistemas y procedimientos de trabajo también han sido sefialados como una actividad amplia que cubre muchas facetas de la operacién de las empresas. Sin embargo, implicitamente suele limitérsele al trabajo de oficina, al flujo de papeles y al disefio de formas, Desde la llegada del equipo electromecanico, la actividad de los sistemas y procedimientos ha incluido al disefio y a la programacién de sistemas de procesamiento de datos (PED) ya que ha sido ponderado en afios recientes e incluido en los conceptos mas amplios del disefio de sistemas, Los aspectos especificos de programacién, disefio de formas y rutina de papeleo, como parte del sistema de infor- maci6n y decisién, deben ser encajonados dentro del disefio total de sistemas. ‘RA. Johnson, FE. Kast y Rosenzweig, Teoria, integracién y administracién de sistemas, Limusa, México, 1969, p. 302.8.2 Determinacién de las necesidades del sistema G 8.2 Determinacion de las necesidades del sistema Aqu{ es necesario emplear una perspectiva total que afirme el predominio de lo rela- cional sobre lo aislado, de manera tal que incluya la totalidad de los elementos que puedan ejercer influencia en la determinacién de necesidades de un sistema. Se puede ejercer influencia en el andlisis y diagnéstico de la estructura procedimental, asi como en cl funcionamiento de una empresa, detallando sus interacciones e interdependen- cias. Ahora bien, la determinacién de necesidades de un sistema implica el andlisis de una organizacién como una expresién formal en la que se plasman la divisién fun- cional, los niveles jerérquicos, que define a través de procedimientos 0 Iineas de n la interrelacién y la coordinacién de actividades a efecto de lograr el cumpli- miento de objetivos organizacionales. Por tanto, la determinacién de necesidades de un sistema considera los aspectos siguientes: Para mejoramiento de los procedimientos Un procedimiento nos dice c6mo hacer el trabajo, qué proceso usar y ademéds de otras informaciones generales respecto al trabajo, los sistemas administrativos nos infor- man de gastos en tiempo, dinero y energia; los estudios de mejoramiento de los pro- cedimientos consisten en: * Adaptar los procedimientos a las nuevas tecnologia. + Simplificar el trabajo eliminando tareas que no contribuyan a la productividad. * Economizar en el uso de personas, procedimientos, formas, reportes, equipo. espacio y actividades. Cambio 0 modificacion La modificacién en un sistema administrative puede significar cambio de personal, procedimientos, operaciones, actividades, etcétera. Como ejemplo de cambios 0 modificaciones tenemos: + Redistribucién de unidades administrativas. * Redistribucién de funciones. * Redistribucién del espacio de trabajo. * Modificaciones en las formas, registros e informes, eteétera.8. Disefio de sistemas Conversion Convertir significa cambiar a otra forma o estado; conversién en sistemas significa un cambio ordenado de métodos antiguos a métodos nuevos. El propésito de una conversién depende de los pasos tomados previamente durante la planificaci6n y con- trol del sistema. Entre los factores que se deben considerar para la conversiGn estén: 1, Efectos sobre las disponibilidades actuales y las planeadas: a) {Se necesita mas espacio para nuevos equipos? b) gHacen falta mas unidades administrativas? 2. Efectos sobre el personal: a) {Se necesitan empleados adicionales para cumplir las operaciones 0 manejar los nuevos equipos? b) {Existe la necesidad de capacitar a los empleados actuales? 3. Efectos sobre costos: a) {Qué gastos adicionales habré para: alquilar equipo nuevo, para capacitar al personal y para operar nuevos equipos’? b) {Cuéles son los costos comparables entre el sistema antiguo y el nuevo? 4. Efectos sobre resultados: a) (Cémo se pueden comparar los resultados esperados del nuevo sistema con los conocidos del sistema antiguo? Un sistema totalmente nuevo Sup6ngase ahora que se han estudiado los planes de la gerencia y se ha determinado el requerimiento de introducir un nuevo sistema. Las tareas principales al disefiar un sistema nuevo son: + Desarrollar las operaciones de cada tarea. + Tlustrar las relaciones entre personas, procedimientos y equipos en toda la documentacién pertinente. * Disefiar la configuracion del nuevo equipo.8.3 El concepto de flujo G El concepto de flujo El disefio de sistemas comprende la identificacin de material, energia y flujo de informacién. Los anteriores elementos son parte de cada sistema y subsistema. El examen atento de ellos y el uso de los conceptos de flujo podrén facilitar el pensar en términos de sistemas Material Los aspectos del material en todo sistema abarcan tanto las instalaciones, como la materia prima, si la hay, que fluye a través del proceso. Todo sistema debe ser di- sefiado para asegurar la adquisicién de los materiales, los componentes necesarios para el procedimiento de productos. El disefio de sistemas incluird la identificacién de los medios de transporte requeridos para mover el material al lugar del proceso. En el caso de operaciones en los negocios, como las de las empresas comerciales o de servicio, tal vez no exista flujo de materiales; més bien el material en estos tipos de sistemas lo constituye la instalacién y el equipo usado. Sin que sea importante la existencia 0 no de cualquier flujo de material; todas las operaciones de negocios ya sea procesamiento de un producto o servicio, contienen elementos de energia e infor- macién. Energia En todo sistema operativo existe alguna fuente de energia, el proceso productivo puede requerir gas natural, petrdleo, carbén, algod6n, etc. Un negocio requiere ener- gfa eléctrica para operar los recursos materiales como la maquinaria, equipo de oficina, eteétera. Otra fuente de energfa, quiz4 la més importante, esté integrada por los recursos humanos. Se requiete, en una empresa, tanto la energia fisica como mental para ope- rar un sistema de negocios. El personal representa una fuente renovable de energia a corto plazo. Como fuente de energia, los recursos humanos son bastante variables si consideramos individuos; sin embargo en conjunto, el grupo representa una fuente de energia razonablemente estable para el sistema. Flujo de informacion Este elemento es basico en cualquier sistema, la informacién facilita las interrela- ciones entre subsistemas y proporciona el eslabén necesario para desarrollar si de sistemas EI flujo de informacién puede ser desarrollado para que transite a través de la ruta del material. Las requisiciones, pedidos, conocimientos de empaque, reportes, recen8. Disefio de sistemas cién de informacién, cuentas por pagar 0 cobrar, flujo de informacién para el control de produccién, ventas, compras, etc., son tipos de flujo de informacién, La informa- cién deberd siempre transitar a través del sistema junto con el material necesario para lograr los objetivos planeados. El flujo de informacién es, en muchos casos, el principal foco de atencién para los disefiadores de sistemas. La informacién debe fluir hacia los puntos clave de la empresa (centro de decisién), en donde son tomadas acciones y decisiones referentes al servicio que debe llevarse a cabo por el organismo; en tal caso el sistema puede estructurarse con base en el flujo de informacién. Sin embargo, actualmente la mayoria de los sistemas de esta naturaleza han sido fijados con base en relaciones, recursos humanos y organigramas, sin tomar en cuen- ta los proyectos orientados hacia las actividades. Es necesario en el disefio de sistemas reconocer las relaciones de operacién orga nizacionales, de control, en los subsistemas al desarrollar un sistema total. Por medio de los conceptos de flujo, tales sistemas son parte que integran cualquier sistema operativo ya sea que esté disefiado para proporcionar un bien 0 un servicio. G 8.4 Planeacion de recursos El disefio de sistemas es una actividad establecida concretamente para lograr arre- glos en instalaciones, recursos humanos, flujos de informacién, etcétera; para alcan- zat los objetivos establecidos. La funcién de planeacién de recursos puede incluir la adquisicién de nuevas instalaciones y/o recursos humanos o bien reubicacién de és- tos. El sistema a disefiarse puede ser bastante complicado o puede ser rutinario, esto depende de la experiencia en el rea planeada. La funcién del disefio de sistemas debe perfeccionar esta decisin preparando los recursos disponibles dentro de un sis- tema significativo ¢ integrado para el logro de objetivos G 8.5 Enfoque de sistemas en el disefio de éstos Aqu{ se enfatizardn los enfoques titiles para analizar y volver a disefiar los sistemas existentes. Orientacién del problema Un aspecto de gran importancia en el andlisis y disefio de sistemas es el enfoque del problema para identificarlo y definirlo claramente. Mediante el método cientifico (0 el enfoque general a la solucién de problemas) abarca inicialmente la definicién del problema, en téminos de los objetivos del sistema total y sus subsistemas. Aunque el sistema que se va a analizar puede ser tn subsistema, es esencial para el analista8.5 Enfoque de sistemas en el disefio de éstos, estar consciente de cémo est compuesto todo el sistema y de las interrelaciones entre él y sus componentes. Ya definido el problema y ubicado dentro del sistema total, pueden emplearse varias técnicas de anélisis, como las que a continuacién se enuncian: © Organigramas. + Sociogramas. + Gréficas de distribucién del trabajo. + Diagramas de flujo (para el andlisis de procedimientos). + Gréficas de distribucién de espacio. + Muestreo (aplicado a investigacisn de mercados, muestreo del trabajo, control de inventarios, auditoria). + Modelos integrados de produccién (usados para reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo, la produccién y los inventarios). En resumen, esta fase del estudio de sistemas recopila datos y los somete a un pro- ceso de andlisis 0 examen critico, con el propésito de descubrir y conocer las causas que originan el problema e impiden el funcionamiento normal de un sistema. Este esfurerzo servird de base para el desarrollo de posibles soluciones a los pro- blemas, situaciones o circunstancias que originaron el estudio. Es importante para los analistas tener en cuenta la necesidad de enfocar el pro- blema en lugar de hacerlo hacia las herramientas y técnicas de andlisi Diagramas de flujo Un elemento importante en casi todas las herramientas y técnicas indicadas es el dia- grama de flujo. El uso de sfmbolos y flechas direccionales permite a los analistas de sistemas desarrollar una representaci6n gréfica del sistema bajo estudio. En esta forma, se obtiene una descripcién completa de los procedimientos con el objeto de describir el sistema para la administracion. El uso de tal herramienta puede ser tan completo como sea necesario (para mayor informacién sobre los diagramas se estudian con mayor detalle en el Cap. 11). Modelos Ya sea para el flujo de material 0 de informacién, los modelos a escala de la distribu- cién de las instalaciones pueden ser utilizadas para modelar el sistema y sefialar cualquier problema de separacién fisica entre los elementos. La representacién de los aspectos fisicos es obviamente importante en la distribucién fisica de la planta para procesos de produccién, pero también pueden ser elemento clave en el disefio de sis- temas de informacién.8, Disefio de sistemas En cualquier caso, este enfoque ayuda a considerar disefios alternativos de sis- temas antes de ponerlos en prictica y antes de que ocurra una posible desorgani- zacién de los arreglos existentes, Ya definido el problema y establecidos los objetivos con objeto de asegurar una perspectiva adecuada, el analista de sistemas debe con- siderar los procedimientos. Si el sistema puede ser modelado en términos de diagra- mas de flujo, trazado de material y/o flujo de informacién, entonces los enfoques alternativos pueden ser aprobados en abstracto. Aunque el uso de tales modelos no asegura que el sistema propuesto trabajar en la préctica, proporciona mayor infor- macién que la disponible a través de los esfuerzos de prueba y error en el sistema en si mismo. Elementos basicos Hay elementos basicos en cada sistema o subsistema dado (material, energia, infor- macién). El enfoque del anilisis y disefio puede hacer resaltar uno u otro de estos ele- mentos, pero deben considerarse todos. Sistemas de informaci6n y decision Como ya se mencioné anteriormente, uno de los enfoques es la concentracién en el mejoramiento del equipo, con cambios concomitantes a sistemas engranados a los requerimientos de las maquinas. Un segundo enfoque es el de intentar desarrollar tantos datos como sean posibles para usarse en el sistema. Pueden ser recolectados 0 almacenados datos voluminosos de muchos tipos en caso de que ellos fuesen necesarios en agin momento. Un tercer enfoque esta orientado hacia la toma de decisiones. Este enfoque mi- nimiza el desarrollo de informacién inttil, debido a que tnicamente se recolectan datos con posibilidades de tener significado para la toma de decisiones. La concentracién en las decisiones requeridas en las operaciones de negocios indican la necesidad de organizar sobre las bases de un sistema de proyectos. Esta concentracién puede ser mantenida en todo el proceso del disefio y andlisis de sis- temas. Pueden desarrollarse muchas técnicas especificas para enfocar el problema. Donald G, Mallolm resume los pasos involucrados de la manera siguiente: 1, Establecer el criterio para las necesidades de informacién administrativa de manera que exponga las costumbres actuales de informacién, decisién, arreglos grificos y eportes en un flujograma. 2. Hacer diseiios preliminares. a) Desarrollar un enunciado preliminar de requerimientos de sistemas, esto es, especificar las frecuencias de los reportes, tipos y rutina de reportes, tipos de equipo, arreglos grificos.8.6 Disefio de un sistema b) Determinar qué cosa puede ser automatizada o programada y cual debe ser dejada tal como se lleva a cabo actualmente. 3. Evaluar el disefio preliminar. a) Determinar los costos de utilerfa (formas, reportes, registros), asf como implica- ciones de entrenamiento. b) Valorar la naturaleza del mejoramiento que puede lograrse. 4, Desarrollar un modelo revisado del sistema propuesto. a) Probar el diseiio por medio del método del anélisis del sistema 0 por un enfoque que involucre la simulacién 0 el juego, obteniendo, por tanto la participacién de los, usuarios finales. 5. Desarrollar las especificaciones del sistema, 6. Instalar, eliminar deficiencias, modificar y extender el sistema. Esta descripcién de pasos involucrados en el enfoque de sistemas proporciona un marco de trabajo. Algunos aspectos involueran procedimientos mas complejos que los que puedan ser necesarios para el andlisis y el nuevo disefio de subsistemas. Al fijar el criterio para determinar la necesidad de informacién administrativa, el sistema de decision puede ser establecido claramente. G 6 Disefio de un sistema La parte medular del estudio de sistemas es el disefio del sistema, ya que gran parte del éxito en la implantaci6n y operacién del mismo se debe a un buen disefio. Los pasos basicos en el disefio de sistemas son: 1. Un andlisis de los sistemas existentes para comprender las relaciones entre sus recursos, actividades, procedimientos, archivos. 2. Un estudio de los planes y objetivos generales con el prop6sito de determinar los requisitos del nuevo sistema, Para determinar lo que desea la gerencia que el nuevo sistema cumpla, el andlisis de sistemas debe plantear preguntas como: * {Qué resultados nuevos se desean? + {Cémo se han de implantar nuevos procedimientos? * {Qué recursos esté dispuesta la gerencia a usar para mejorar el sistema?8. Disefio de sistemas + {Quign dirigiré el sistema? + (Para qué fecha debe estar funcionando el sistema? + {Qué controles han de establecerse? Tras haber entendido perfectamente las actividades y procedimientos del nuevo sistema, designado el equipo y las personas, para las diversas soluciones alternativas y hecho un cuidadoso anlisis de todos los requerimientos y soluciones alternativas, hay que elegir el mejor disefio posible, que puede ser algo como: a) Unestudio de mejoramiento de procedimientos para hallar medios de aumen- tar la eficiencia. b) Un simple cambio o modificacién incluso en algo tan minimo como una sola actividad. ©) Una conversién de métodos manuales o mecanizados. d) Un sistema administrativo totalmente nuevo. La figura 8.1 muestra los principales pasos para el desarrollo y disefio de un sis- tema. La capacidad de que, ademas de ser adaptable el sistema sea autodidacta, se logra al incluir el elemento de disefio del sistema. La capacidad de que el sistema aprenda por sf sélo puede entenderse como la habilidad de redisefiarse por sf mismo, a partir de la experiencia de errores cometidos en el pasado. El analista deberd recibir informacién sobre el desempeiio del sistema, para in- crementar los beneficios, deberi intentar mejorar el mecanismo de adaptacién por medio de reglas de decisién mas efectivas, mayor eficiencia en los analizadores de informaci6n de entrada e interna, mejor recurso sensorial y mecanismo de control ms eficiente. ‘A continuacién explicamos brevemente cada uno de los pasos para el desarrollo y disefio de un sistema. 1. Problema. En cualquier empresa dindmica existen problemas; sin embargo, usualmente se presentan soluciones carentes de claridad, creando confusién a la administracién y teniendo como consecuencia el mal aprovechamiento de os recursos. Por tal motivo, antes de empezar a resolver un problema, hay que conocerlo con bastante profundidad. 2. Objetivos. Conociendo los problemas por resolver hay que establecer los objetivos del sistema que ayudardn a solucionarlo, Hay que tener presente que el valor de un sistema va relacionado directamente a los beneficios que pro- porcionaré a los usuarios, més que enfocarse a la sola eficiencia de operacion. 3. Restricciones. Las restricciones sefialan las fronteras del sistema 0 sea que estipularin al disefiador las condiciones con las que se pueden alcanzar los objetivos, asi como sus limitaciones. Esté claro que se necesita una constante revisién de los objetivos al estar planteando las restricciones y estas etapas deben desarrollarse simulténeamente, las restricciones pueden ser internas y externas.8.6 Disefio de un sistema Problema i clientes cond cabiero owes chess cuca soles Restccones ‘Apoyo ‘Organi- " Recursos || Grado de eto, || zacin |] Ree¥2* | Irnancere| | aces divecctin| | poten Imaterits||_ “cen peat Nodeto Tecaory le| especie aL tees 3 a & Aogistico = —— Implantacién Pasos para el desarrollo y disefio de un sistema.8. Disefio de sistemas 4, Modelo. En la seleccién y construccién del modelo del sistema se puede con- siderar que un modelo es Ta representacién imitativa de la realidad, por medio de diferentes formas. Los modelos proporcionan dos beneficios. El primero, econémico, tanto en su representacién como en la investigacién, por ejemplo un organigrama, diagrama de flujo, etc. El segundo beneficio es que permite analizar y experimentar con situaciones bastante complejas, sin necesitar esperarse a que ocurran en la realidad. El modelo en cuestién debe contener en su andlisis los objetivos y metas para alcanzar, los insumos al sis- tema serdn de tres tipos: 1. La informacién que procesaré internamente el siste- ma, 2. La informacién sobre el medio ambiente que afectaré al proceso y 3. Los instrumentos de control. Las variables dependientes seran los beneficios o servicios esperados y las independientes, la informacién del medio ambiente y de los instrumentos del proceso. Por ejemplo, para el subsistema de seleccién de personal, en donde el beneficio esperado es cierta cantidad de personal calificado, la informacién sobre el medio ambiente deberé considerar la demanda de personal para de- terminadas plazas, niimero de aspirantes a ocupar dichas plazas, nivel escolar; mientras, las variables instrumentales podrfan ser el presupuesto disponible, el ntimero de plazas disponibles y el programa de entrenamiento. 5. Recursos y especificaciones. Ademés de considerar los costos de personal, locales, mobiliario, equipo, etcétera, es importante ver c6mo se van a ejecu- tar las operaciones en la realidad; porque se pueden disefiar en el papel exce- lentes modelos, pero se suelen olvidar algunos de los factores que intervienen en la implantacién del modelo, por ejemplo, la resistencia al cambio por parte del personal, factores de indole politica (sindicato) 6. Simulacién. Otro punto importante de estudio es el disefio del mecanismo de control, ya que éste es el que va a regular y modificar la operacién del sistema, permitiendo en un momento dado, aprovechar al méximo los recursos dis- ponibles. 7. Implantacién, Una vez realizados los anteriores estudios y con el punto de vista de andlisis de sistemas, el punto final es implantar el sistema adoptado y esperar los resultados deseados, haciendo las correcciones necesarias a las desviaciones que se presenten. De lo anteriormente tratado podemos afirmar que s6lo cuando las empresas u organizaciones sean disefiadas con el punto de vista de andlisis de sistemas, podran aprovecharse fntegramente las ventajas de la nueva tecnologia administrativa. La mayor parte de los grandes administradores han estado modificando sus estructuras para que las decisiones puedan elaborarse mAs cientificamente y para que la trasmisién de la informacién se haga al ritmo de las evoluciones rapidas y las estructuras sean caracterizadas por el progreso tecnol6gico.8.8 Caracteristicas de un buen sistema Para disefiar una empresa u organizacién como sistema total deben conocerse y usarse la gran variedad de técnicas y conocimientos administrativos. El entendimien- to y uso de estas herramientas es parte integral del disefio de sistemas. G 8.7 Criterios para el disefio del sistema Para evaluar los sistemas alternativos y poder determinar cual de ellos es el mejor, se pueden considerar diferentes criterios, siendo los més comunes los de: a) Mensurabilidad. b) Factibilidad, ©) Optimizacin, a) Mensurabilidad. Fl sistema debe ser medible, es decir, debe tener la habili- dad de poder evaluar su funcionamiento para determinar su utilidad o defi- ciencia, Dentro de este contexto, una de las més serias debilidades de la orga- nizaci6n tradicional y aun la burécrata, es la problematica de medicién, ya que el modificar su estructura funcional o bien aumentar algunas Iineas de mando, no es facil desde un punto de vista cuantitativo, medir su eficiencia. b) Factibilidad. Este criterio impone que el sistema debe ser disefiado en forma realista para cumplir con las tareas encomendadas y, sobre todo, que haya seguridad en alcanzar los objetivos esperados a pesar de las vicisitudes del medio ambiente en que operaré. El uso de pruebas piloto es recomendable porque da una idea de cémo se comportaré el sistema, ¢) Optimizacién. Habiendo cumplido con los criterios anteriores, tal vez el que siga en importancia sea el de optimizacién, y es aqui donde las ciencias admi- nistrativas colaboran con mayor impetu. Definitivamente la mayoria de los administradores prefieren que un sistema sea factible antes de pensar en que sea dptimo; sin embargo, al cumplir con este tercer criterio, se aprovecharan mis eficientemente los recursos y se reducirén los costos de la organizacién. El disefio de un sistema con cierto grado de complejidad necesariamente requiere de un personal con conocimientos en diferentes disciplinas, como: administradores, psic6logos, matematicas, especialistas en informacién y en disefio de sistemas, que sobretodo dominen el trabajo en equipo. G 8.8 Caracteristicas de un buen sistema Durante el proceso de disefio de cualquier sistema, sea de compras, ventas, fac- turacién, presupuesto, manejo de materiales, contabilidad, administracién de perso-8. Disefio de sistemas nal, financiamiento, etc., se deben tener presentes ciertas caracteristicas generales que conduzcan al éxito de la implantacién Estas caracteristicas son las siguientes: Oportunidad. El sistema debe ofrecer informacién y servicios en la oportunidad con que son requeridos. Coordinacién. El sistema debe necesitar poca coordinacién, para ello se necesi- ta que las funciones estén repartidas razonablemente, de acuerdo con los principios de la organizacién cientifica. Las unidades de organizacién deben representar fun- ciones concreta Responsabilidad, Cada unidad debe responsabilizarse por la ejecucién de las actividades que le han sido asignadas. De no hacerse asf, se corre el riesgo de que: a) Las decisiones no sean ejecutadas. b) La ejecucién sea llevada a efecto por las unidades menos calificadas. ©) La ejecucién sea repartida sin criterio adecuado con resultados nulos 0 in- efectivos. Control. Las funciones de control deben ser asignadas en unidades indepen- dientes de las que son controladas. Costo. Los gastos presupuestados para la ejecucién de las actividades bajo deter- minado sistema implantado, deben ser absoluta relativamente mas baratas que el costo impuesto por el sistema reemplazado. Flexibilidad. Para permitir la supervivencia del sistema por un tiempo razonable, no obstante la dindmica econdmica, es indispensable que el sistema sea flexible. La flexibilidad se logra mediante la previsiGn, Se deben prever cambios, por ejemplo, Ios sistemas establecidos en un departamento de ventas deben prever Ia influencia de cambios en la demanda, en la forma de presentacién de los productos, de la exten- sién de las operaciones, eteétera. G 8.9 Limitaciones en la actividad del disefio de sistemas Es importante reconocer las limitaciones que se presentan en las actividades del di- sefio de sistemas. Las decisiones de politicas en los diferentes niveles jerarquicos en la empresa representan limitaciones a los analistas de sistemas en los niveles infe- riores. También, las instalaciones y el equipo disponible, asf como la fuerza de tra- bajo y su mezcla de habilidades, representan limitaciones. Tal vez se creen sistemas intrincados y complejos que no puedan ser aplicados por la carencia de instalaciones y/o de recursos humanos. Sin embargo, se sugiere que los analistas comiencen por disefiar los sistemas que son necesarios. La organi- zacién se pondré en marcha si se ve obligada a esforzarse, en logro de objetivos y metas.8.9 Limitaciones en la actividad del disefio de sistemas ua limitacién que los analistas deben tomar en cuenta en el diseiio de sistemas es el personal. Los problemas de resistencia al cambio 0 antagonismos son evidentes. Una reaccién similar se da con frecuencia cuando se disefian sistemas de informacién y decisi6n, sobre todo cuando requieren cambios de personal y equipo de acuerdo con los conceptos de sistemas. Los problemas son evidentes; las soluciones no lo son,8. Disefio de sistemas 1 x 4, Defina qué se entiende por el concepto disco. {Qué pasos bésicos abarca el disefio de sistemas? Para determinar lo que desea la direccién superior respecto al nuevo sistema, {qué preguntas debe plantearse el analista? {Qué aspectos de identific: in comprende el disefio de sistemas? (Qué enfoques son titiles para analizar y volver a disefiar los tentes? sistemas exis- La parte medular del estudio de sistemas es el disefio de sistemas, éCudles son los pasos basicos en el diseiio de sistemas? Para evaluar los sistemas alternativos y poder determinar cudl de ellos es el mejor. .Explique qué criterios son los mas comunes? Durante el proceso de diseiio de todo tipo de sistema, se deben tener presentes Ciertas caracteristicas. Explique cudles son las caracteristicas de un buen si tema. Existen ciertas limitaciones en la actividad del diseito de sistemas, cuales son estas limitaciones?