Số hóa doanh nghiệp

Hiện nay, các doanh nghiệp đang không ngừng trăn trở về vấn đề quản trị doanh
nghiệp trong tình trạng khủng hoảng hậu Covid 19 và những tình trạng tương tự.
Trong kỷ nguyên công nghệ, số hóa quy trình doanh nghiệp trở thành bước đi bắt
buộc nếu bạn không muốn doanh nghiệp của mình bị tụt hậu. Đó không chỉ là
chuyển giao nền tảng làm việc, mà còn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp
“sống sót” trong một thế giới biến động như hiện nay. 

Số hóa doanh nghiệp là gì?

Là quá trình chuyển đổi công tác điều hành, quản lý doanh nghiệp, quản lý các công
việc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu, theo cách truyền thống như các bản giấy tờ viết tay, bản
in trên giấy hay mọi hình ảnh âm thanh, dữ liệu với nhiều định dạng khác nhau sang
chuẩn dữ liệu trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác. Ngoài ra việc điều hành
quản lý công việc của nhân viên hay lãnh đạo, các phòng ban cũng được thay đổi
theo hình thức hiện đại từ việc họp mặt trực tiếp, nhắc nhở, phân công công việc
sang việc quản lý điều hành qua các hệ thống kết nối internet.

Lợi ích của số hóa trong doanh nghiệp

Quy trình chuyển đổi dữ liệu này tuy phức tạp nhưng đem đến lợi ích vô cùng to lớn
cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do tại sao các doanh nghiệp nên bắt tay
vào quá trình số hóa: 

Nâng cao năng suất làm việc

Một nghiên cứu chỉ ra rằng mỗi nhân viên cần phải tốn ít nhất 12 phút để tìm kiếm
các tài liệu giấy. Với số hóa, chỉ với một vài thao tác đã có thể giúp doanh nghiệp tiết
kiệm thời gian.

Nhân viên của công ty có thể sử dụng quỹ thời gian tiết kiệm được đó để học hỏi
thêm nhiều kỹ năng, xử lý những công việc khác quan trọng hơn.

Tiết kiệm chi phí

Thông thường chi phí dùng để in ấn giấy tờ của 1 doanh nghiệp là một con số khổng
lồ. Và chi phí này cũng đã bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau như chi phí khấu
hao trang thiết bị, tiền điện, tiền giấy mực…

Số hóa dữ liệu ngoài việc giúp tối thiểu hóa những loại chi phí này đến mức thấp
nhất còn giúp bạn tập trung các nguồn lực tài chính vào những mảng kinh doanh chủ
yếu, tăng cường đầu tư để mang lại lợi nhuận.

Theo các báo cáo gần đây, quy trình số hóa đã giúp các doanh nghiệp tiết kiệm
được hàng tỷ đồng. Và đó cũng chính là là số tiền mà họ đã lãng phí vào việc in ấn,
cũng như là chi phí lao động.

Dễ dàng tiếp cận và không bị giới hạn

Tất cả những dữ liệu đã được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số đều có thể dễ
dàng và nhanh chóng truy cập thông qua hệ thống đám mây hoặc các thiết bị kết nối
mạng internet ở bất cứ đâu vào bất kỳ lúc nào.

Có thể thấy rằng, việc số hóa đã tạo ra một cuộc cách mạng mới, giúp doanh nghiệp
dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm mọi thông tin, dữ liệu. 

Tăng cường mức độ bảo mật 

Trong trường hợp cần thiết, ta có thể giới hạn quyền truy cập xem văn bản các văn
bản quan trọng và cài đặt các luồng công việc liên quan, cùng với các nhóm quyền
hạn (quyền truy cập, quyền bình luận, quyền chỉnh sửa) cho từng cá nhân hoặc từng
phòng ban. 

Nâng cao khả năng lưu trữ thông tin

Thông tin được lưu trữ trên giấy tờ theo cách truyền thống là những loại thông tin có
khả năng bị thất lạc hoặc hư hỏng khá cao.  Trước kia, các doanh nghiệp phải đau
đầu trong việc tìm cách để lưu trữ tài liệu trên giấy sao cho hạn chế khả năng mất
hoặc hư hỏng mối mọt.

Vì thế, việc phát triển số hóa đã đảm bảo việc tất cả những tài liệu quan trọng của
doanh nghiệp sẽ được lưu trữ và giữ gìn cẩn thận. 

Phục hồi dữ liệu sau thảm họa

Bất kỳ loại cất giữ dữ liệu nào cũng sẽ luôn luôn tồn tại rủi ro về thảm họa. Dù là
thảm hoạ do thiên nhiên hay con người tạo ra, thì cũng đều có khả năng phá hủy
hoại giấy tờ, tài liệu quan trọng.

Và hiển nhiên điều này cũng sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển của
doanh nghiệp.
Thân thiện với môi trường

Lưu trữ dưới định dạng kỹ thuật số được nhận định là thân thiện môi trường. Tại
sao? Bởi vì cách lưu trữ này sẽ cho phép giảm tải việc in ấn, sử dụng giấy một cách
thừa thãi không cần thiết,  nâng cao ý thức bảo vệ môi trường cho doanh nghiệp.

Bước đệm hoàn hảo cho công cuộc chuyển đổi số

Lưu trữ các dữ liệu ảo hay quét hình ảnh đều là những bước đầu tiên trong quá trình
xây dựng kế hoạch chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Việc số hóa toàn bộ các thông tin tài liệu là chìa khóa vàng giúp doanh nghiệp đảm
bảo những thành công vượt bậc trong quá trình chuyển đổi số trong tương lai và tiết
kiệm được nhiều chi phí.